40º Congreso Mundial

De la Viña y el Vino
2017. Querétaro. México

Universidad de Guadalajara

Centro Universitario de Ciencias Económicas Administrativas

Organización de Congresos y Convenciones

Trabajo elaborado por los
alumnos de la Licenciatura
en Turismo, Brenda
Yesenia Rangel Contreras,
German García y Ana
Teresa Rodriguez Gamiño,
en ciclo escolar 2016-A

Página | 1
Presentación

El siguiente trabajo es la recopilación de los conocimientos adquiridos a lo

largo del semestre, en la asignatura denominada “Organización de Congresos y

Convenciones”, impartida por el Profesor José Manuel Quintero Villa.

El objetivo central es presentar de manera teórica la organización de un congreso,

que se eligió con anterioridad, así como la sede, por medio de la elaboración de una

candidatura donde se analizaron las posibles sedes.

Tomando en cuenta los siguientes factores: infraestructura; desde la conectividad

terrestre como la aérea, así como movilidad local, seguridad, equipamiento; hoteles,

restaurantes, hospitales entre otros, atractivos turísticos y el apoyo para el transito

internacional; aduanas, consulados y embajadas.

El supuesto a tratar es la 40º edición del Congreso Mundial de la Viña y el Vino con

sede en la ciudad de Querétaro, México, organizado por el OPR Ruvar.

A continuación, se presentará el desarrollo de la organización de dicho congreso.

Página | 2
Índice
Definición del Congreso ....................................................................................... 5

Antecedentes OPR ............................................................................................... 5

Antecedentes Convocante................................................................................... 6

Antecedentes congreso ....................................................................................... 7

Cronograma de actividades ................................................................................. 9

Cronograma general ............................................................................................ 9

Cronograma especifico ...................................................................................... 10

Contrato OPC....................................................................................................... 11

Comité organizador ............................................................................................. 16

Comité directivo ................................................................................................. 16

Funciones del comité .......................................................................................... 17

Definición del programa ..................................................................................... 19

Gestión de patrocinios ....................................................................................... 20

Edición y difusión ............................................................................................... 21

Documentación y materiales .............................................................................. 22

Sede del evento ................................................................................................... 23

Gestión del hospedaje ........................................................................................ 24

Gestión del catering ............................................................................................ 25

Requerimientos de audiovisuales ..................................................................... 26

Servicios de edecanes ........................................................................................ 27

Gestión de tours .................................................................................................. 28

Presupuesto......................................................................................................... 29

Control de calidad ............................................................................................... 30

Página | 3
Plan de operaciones ........................................................................................... 31

Página | 4
Definición del congreso
Antecedentes del OPR
En Ruvar somos expertos en la

planeación, promoción y organización de

congresos, exposiciones y convenciones.

Con 19 años de experiencia nos

respaldan, siendo en nuestro ramo la

mejor compañía organizadora de eventos.

El éxito de nuestros clientes se debe a que contamos con un método de trabajo

efectivo, experiencia, una red confiable de proveedores especializados y el mejor

equipo de trabajo, ofreciendo un servicio integral.

La organización profesional produce mejores resultados, comunicación efectiva,

ahorra tiempo y dinero y sobre todo disfrutará más su evento.

En Ruvar nos encargamos del adecuado desarrollo logístico y operativo,

permitiéndole dedicarse a los aspectos de fondo y realizar sus labores habituales

sin que represente una carga de trabajo adicional.

Página | 5
 Antecedentes del Convocante

La Organización Internacional de la Viña y el Vino, fue creada en 1874, después

del desastre provocado por la filoxera, que destruyó casi completamente la
viticultura europea, que los viticultores de Francia, Italia, Suiza, Austria y Alemania,
reunidos en un Congreso en Montpellier, buscaron conjuntamente los medios para
luchar contra la terrible plaga. Es un organismo intergubernamental de carácter
científico y técnico, con una competencia reconocida en el campo de la viña, el vino,
las bebidas a base de vino, las uvas de mesa, las uvas pasas y otros productos
derivados de la vid.

OIV - Misión

Dentro del campo de sus competencias, los objetivos de la Organización

Internacional de la Viña y el Vino son los siguientes:

a) indicar a sus miembros las medidas que permitan tener en cuenta las
preocupaciones de los productores, consumidores y demás actores del sector
vitivinícola;

b) asistir a las otras organizaciones internacionales intergubernamentales y no

gubernamentales, en particular a las que tienen actividades normativas;

c) contribuir a la armonización internacional de las prácticas y normas existentes y,

cuando sea necesario, a la elaboración de nuevas normas internacionales a fin de
mejorar las condiciones de elaboración y comercialización de los productos
vitivinícolas, tomando en cuenta los intereses de los consumidores.

Página | 6
Antecedentes del Congreso
Este congreso se ocupa de tratar aspectos técnicos y
científicos de la viticultura (producción de uva para vino)
y la vinificación (producción del vino), para la
salvaguarda de la integridad de los vinos, sin dejar de
lado los aspectos de sanidad y estándares de calidad en
la elaboración de vinos, así como en su distribución.

El congreso se celebra cada año con el fin de alcanzar

los siguientes objetivos, de la Organización
Internacional de la Viña y el Vino:

 Promover y orientar las investigaciones y experimentaciones científicas y

técnicas.
 Elaborar, formular recomendaciones y hacer un seguimiento de su aplicación
de común acuerdo con sus miembros, sobre todo en las siguientes materias:
las condiciones de producción vitícola, las prácticas enológicas, la definición
y/o la descripción de los productos, el etiquetado y las condiciones de puesta
en el mercado, los métodos de análisis y de apreciación de los productos
derivados de la vid.
 Someter a sus miembros las propuestas relativas a: la garantía de
autenticidad de los productos derivados de la vid, sobre todo cara a los
consumidores y en particular en cuanto a las menciones de etiquetado, la
protección de las indicaciones geográficas y en particular de las áreas
vitivinícolas y las denominaciones de origen, designadas por nombres
geográficos o no, que les son asociados, en la medida en que no cuestionan
los acuerdos internacionales en materia de comercio y propiedad intelectual,
la mejora de los criterios científicos y técnicos de reconocimiento y protección
de las obtenciones vegetales vitivinícolas.

Página | 7
  Contribuir a la armonización y la adaptación de la normativa por sus
miembros o, si es necesario, al reconocimiento mutuo, en lo que se refiere a
las prácticas que entran en el ámbito de sus competencias.
 Participar en la protección de la salud de los consumidores y contribuir a la
seguridad sanitaria de los alimentos: a través de la vigilancia científica
especializada, que permite evaluar las características propias de los
productos derivados de la vid; promoviendo y orientando las investigaciones
sobre las características nutricionales y sanitarias apropiadas; a través de la
difusión de la información resultante de dichas investigaciones a los
profesionales de la medicina y la salud.

Además, dentro de cada edición se seleccionan de las ponencias presentadas los

trabajos más relevantes e innovadores dentro del área de la edición para elaborar
la recopilación y publicar dichos trabajos para con ello dar a conocer los nuevos
conocimientos y las tendencias que girar en torno a la vinicultura y la vinificación.

México ha sido parte de este gran evento, con la celebración de la 19º edición del
congreso en Tijuana, Baja California Norte en 1996, en el presenta año, el congreso
tendrá sede en la ciudad de Bento Goncalves, en Brasil.

Últimas sedes:

 39º Bento Goncalves, Brasil - 2016

 38º Mainz, Alemania - 2015
 37º Mendoza, Argentina – 2014

Página | 8
Cronograma de actividades
Cronograma general
Meses
-12 -11 -10 -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 0
Actividades

Presentación al convocante de la
candidatura de la sede

Estudio de la candidatura y resolución

de propuesta

Elección de sede

Incorporación del presidente del

comité organizador al actual comité

Presentación al convocante de la
planificación del congreso

Estudio e informe de la documentación

Impresión de publicidad/Primera
difusión

Presentación publica del congreso y

los comités

Actualización de datos en pagina web

y redes sociales

Propuesta de programa y ponencias

Convocatoria de ponentes

Desarrollo de logística

Definición del programa

Cierre de pagina web/Segunda

difusión

Evaluación de comunicaciones

Cierre de libro de ponencias y

comunicaciones

Imprenta

Congreso

Página | 9
 Cronograma especifico

-47
-46
-45
-44
-43
-42
-41
-40
-39
-38
-37
-36
-35
-34
-33
-32
-31
-30
-29
-28
-27
-26
-25
-24
-23
-22
-21
-20
-19
-18
-17
-16
-15
-14
-13
-12
-11
-10
-48

-9
-8
-7
-6
-5
-4
-3
-2
-1
Semanas

0
Actividades
Presentación al convocante de la candidatura
de la sede
Estudio de la candidatura y resolución de
propuesta
Preparacion de la presentacion al convocante

Elección de sede
Incorporación del presidente del comité
organizador al actual comité
Firma de contrato OPR-Convocante
Definicion de comites
Planificacion de comites
Propuesta de secretaria tecnica (arbitraje)
Elaboracion de cronograma
Definicion de logistica (hoteles, transporte,etc)
Gestion de patrocinios
Presupuesto
Presentación al convocante de la planificación
del congreso
Estudio e informe de la documentación

Cierre de imagen y datos del congreso

Impresión de publicidad/Primera difusión

Presentación publica del congreso y los
comités
Actualización de datos en pagina web y redes
sociales
Propuesta de programa y ponencias

Convocatoria de ponentes

Contacto con ponentes

Desarrollo de logística (hoteles, transporte, etc)

Convenios y contrataciones

Definición del programa

Cierre de programa

Cierre de pagina web/Segunda difusión

Actualización de datos defintiva en pagina
web y redes sociales
Evaluación de comunicaciones

Elecion de medios

Cierre de libro de ponencias y comunicaciones

Recepcion de trabajos finales de los ponentes
Cierre de convenios con medios
Imprenta
Impresión de documetscion
Impresión de libro de ponencias

Congreso

Página | 10
Contrato OPR
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE SERVICIOS ENTRE OPC Y
CONVOCANTE

Guadalajara, Jalisco a ___ del mes de ___ del 2016.

De una parte DRA. MONICA ZAMUDIO VALDES, mayor de edad, con Identificación n° __________,
y con domicilio a estos efectos en _________, calle ____________

De otra parte, ANA TERESA RODRIGUEZ GAMIÑO, mayor de edad. Con Identificación n°
_________, y con domicilio a estos efectos en __________, calle __________

ACTÚAN
DRA. MONICA ZAMUDIO VALDES en nombre y representación de ORGANIZACIÓN
INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO con domicilio en AV. EULOGIO PARRA 3113,
GUADALAJARA, JALISCO y con RFC _______ en calidad de CARGO DEL REPRESENTANTE de
la misma.

ANA TERESA RODRIGUEZ GAMIÑO en nombre y representación de RUVAR S.A DE C.V. con
domicilio en SAN URIEL 690-5. COLONIA CHAPALITA, ZAPOPAN, JALISCO y con RFC _______
en calidad de DIRECTOR de la misma.

Reconociéndose ambas partes, en la representación que cada uno acredita, la capacidad necesaria
para obligarse mediante la suscripción del presente contrato, y declarando que las facultades y poder
por los que actúan no han sido revocados ni modificados.

EXPONEN
Qué ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO tiene previsto celebrar en
QUERETARO, QUERETARO, MEXICO del ___ al ___ de OCTUBRE de 2017, el 40º CONGRESO
MUNDIAL DE LA VIÑA Y EL VINO en el que se realizarán las siguientes actividades:
__________________________________________
_____________________________________________________________________________

Que entre las actividades propias de se recogen la organización de congresos RUVAR S.A DE C.V,
actividad en la cuenta con amplia experiencia.

Que resulta de mutuo interés la celebración del presente CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE

SERVICIOS entre ambas partes para la organización del citado congreso, conforme las siguientes

Página | 11
 ESTIPULACIONES

PRIMERA: OBJETO
El presente contrato tiene por objeto la realización por parte de RUVAR S.A DE C.V de cuantas
actividades y servicios fuesen necesarios para la organización y desarrollo del 40º CONGRESO
MUNDIAL DE LA VIÑA Y EL VINO que está previsto se celebre en QUERETARO, QUERETARO,
MEXICO del ___ al ___ de OCTUBRE de 2017, conforme se detallan en el presente documento.

SEGUNDA: SERVICIOS CONTRATADOS

RUVAR S.A DE C.V se compromete a prestar cuantos servicios y actividades fueren necesarios,
según las necesidades originadas para la organización y celebración del congreso, antes y durante
ésta y en particular las siguientes:

Contratación y coordinación de las salas y salones del CENTRO DE CONVENCIONES DE

QUERETARO necesarios para la celebración de las sesiones del Congreso, según las necesidades
derivadas del número de inscripciones, previa aceptación expresa del ORGANIZACIÓN
INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO.

Contratación y coordinación de los servicios varios de las sesiones del congreso, y en especial de:

 Edecanes, mediante la puesta a disposición del número de azafatas según las necesidades y
previa aceptación expresa de ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO
 Audiovisuales, según necesidades del congreso y previa petición de ORGANIZACIÓN
INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO
 Coffee break, consistente en ______ coffee break, durante ____ días, con una previsión inicial
para _____ personas, previa confirmación mediante acuerdo expreso entre ambas partes
según lista de inscritos.
 Seguridad, según los parámetros necesarios para el buen funcionamiento del citado evento.
 Servicio de traducción simultánea, según necesidades y previa notificación de
ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO

Recepción de ponentes, mediante la realización de aquellos contactos que fueran necesarios con los
mismos, contrataciones de boletos y aquellos servicios adicionales que precise al efecto el comité
organizador.

SECRETARÍA TÉCNICA: RUVAR S.A. DE C.V. se encargará de aquellas tareas administrativas

derivadas de la organización y celebración del Congreso y, entre otras, las siguientes:

 Mailing, recepción de las inscripciones y acuse de recibo.

 Control puntual de cobros y pagos.

Página | 12
  Listado periódico de inscripción, incluyendo número y nombre de congresistas y
acompañantes; domicilio completo, centro de trabajo del inscrito, hotel elegido, fechas de
estancia, tipo de habitación, cantidades abonadas, actos sociales incluidos.
 Emisiones y venta, en su caso de tickets de almuerzos, cafés, cena de gala, etc. Y control de
los mismos.
 Correspondencia de toda índole relacionada con el congreso.
 Desplazamiento y asistencia a los congresistas durante los días del congreso.
 Dispondrá de una oficina de representación en la Sede del Congreso, atendida mediante
personal propio, encargado de la atención general de los asistentes y entrega de la
documentación in situ del congreso, que previamente deberán haber preparado.
 Control de participantes, etc.

Por la realización de estas labores, RUVAR S.A. DE C.V. percibirá su pago de gestión por ______
pesos por inscripción o _____ pesos de honorarios profesionales o _______ % del total de la factura,
suma que será facturada por RUVAR S.A. DE C.V. a ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA
VIÑA Y EL VINO junto a las demás partidas en la liquidación final del congreso.

Todo el personal o subcontratado por RUVAR S.A. DE C.V. estará debidamente dado de alta en el
régimen de la Seguridad Social que corresponda, sin adquirir relación laborar alguna con
ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO, pudiendo solicitar ésta a RUVAR S.A.
DE C.V., en cualquier momento durante la vigencia del presente contrato, la acreditación de las altas
del referido personal en la Seguridad Social y el hecho de estar al corriente de pagos de cuotas
correspondientes.
La prestación de dichos servicios por RUVAR S.A. DE C.V. o personal contratado por esta sociedad,
en todo cuanto no sea previsto en el cuerpo del presente documento, será realizada de mutuo acuerdo
mediante la firma de cuantos anexos a este contrato fueran precisos, utilizando como referencia el
presupuesto elaborado al efecto por RUVAR S.A. DE C.V. con fecha ___ de ___ del ___ que queda
unido a este documento como Anexo y del que pasa a formar parte integrante, todo ello previa
aceptación expresa de ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO

TERCERA: PRECIO
El precio estipulado para los servicios contratados mediante el presente documento será, como
máximo, el unitario por cada servicio efectivamente prestado, conforme se detalla en el anexo del
presente documento, en el que se incluirán los gastos de gestión.
No obstante, lo anterior, como quiera que los servicios contratados quedan sujetos a posibles
modificaciones, dicho importe quedará pendiente de liquidación definitiva por RUVAR S.A. DE C.V.
una vez finalizado el Congreso y las actividades inherentes, siempre y cuando las modificaciones
hayan sido aceptadas por ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO, conforme a
lo dispuesto en el último párrafo de la estipulación anterior y conforme al número de servicios
efectivamente prestados.
En todo caso, la factura final deberá ser emitida por RUVAR S.A. DE C.V. en función del número real
de asistentes y servicios efectivamente prestados, diferenciando las partidas que lo componen, la cual
será contrastada por ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO con el parte diario
de actividades que RUVAR S.A. DE C.V. deberá remitir a éste durante los días de preparación y
celebración del Congreso.

Página | 13
 CUARTA: PROGRAMA PREELIMINAR DE INSCRIPCIONES
RUVAR S.A. DE C.V. se encargará de realizar la difusión del Programa Preliminar del Congreso,
remitiendo igualmente y junto a éste el Boletín de Inscripción en el que figurará RUVAR S.A. DE C.V.
como Secretaría Técnica y receptor de las inscripciones en la dirección consignada en el presente
documento.

QUINTA: GESTIÓN DE TESORERÍA

La supervisión de cobros y pagos del Congreso corresponde a RUVAR S.A. DE C.V., que además
efectuará materialmente los pagos que procedan solicitando con quince días de antelación las
cantidades que procedan a ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO.

ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO se compromete a abrir una cuenta

corriente, de uso exclusivo para atender las necesidades derivadas del Congreso, en las que se
ingresarán todas las cantidades percibidas, y contra cuyo saldo se efectuarán los pagos a
proveedores, facilitando plena información de los movimientos de dicha cuenta a ORGANIZACIÓN
INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO a fin de facilitar el control de la tesorería del congreso.

SEXTA: LIQUIDACIÓN FINAL

Finalizando el congreso, y conforme se señala la estipulación del presente documento, RUVAR S.A.
DE C.V. presentará a ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO un balance del
mismo con detalle por partidas del resultado económico final, en un plazo de ___ días a contar desde
la finalización del congreso.

La liquidación del saldo final a favor de cualquiera de las partes deberá ser realizada en un plazo no
superior a ___ días a contar desde su recepción por RUVAR S.A. DE C.V.

De igual modo, cualquier variación de los servicios contratados y/o alteraciones de las partidas
contratadas conforme se detalla en el anexo del presente documento deberá ser necesariamente
notificada por escrito y entrega personal, firmando al efecto el correspondiente recibí.

SÉPTIMA: NOTIFICACIÓN A PROVEEDORES

ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO se compromete a notificar por escrito a
aquellos proveedores, con quienes exista acuerdo para su intervención con relación al congreso, la
fecha a partir de la cual RUVAR S.A. DE C.V. ha sido nombrada como Organizador Profesional del
Congreso.

OCTAVA: INDEMNIZACIÓN POR INCLUMPLMIENTO

Para el caso de la no celebración del Congreso por causa directamente imputable ORGANIZACIÓN
INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO, ésta deberá abonar a RUVAR S.A. DE C.V. la totalidad
de los gastos realizados hasta la fecha de su notificación, previa justificación documental y
presentación de liquidación definitiva, además del ___ % de la suma total presupuestada para la
prestación de los servicios conforme se detalla en el ANEXO del presente documento.

En caso de incumplimiento total o parcial de los servicios contratados por ORGANIZACIÓN

INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO bien directamente a cargo de RUVAR S.A. DE C.V. o de
cualquiera de las personas físicas o jurídicas con quienes subcontrate la prestación de cualquiera de

Página | 14
los mismos, podrá el ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL VINO a su elección
optar por exigir el cumplimiento de los servicios contratados o rescindir el presente contrato, con abono
por RUVAR S.A. DE C.V. de la totalidad de los gastos originados por dicho incumplimiento, además
de los daños y perjuicios causados y el ___% de la suma total presupuestada para prestación de los
servicios conforme se detalla en el anexo del presente documento.

De igual modo, en caso de desistimiento contractual por RUVAR S.A. DE C.V., ésta se verá obligada
a abonar en concepto de indemnización a ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA Y EL
VINO la totalidad de los gastos que pudiera originar, tales como la contratación de los servicios
contratados a RUVAR S.A. DE C.V. por un tercero, además del ___% de la suma presupuestada por
RUVAR S.A. DE C.V. según se detalla en el anexo acompañado a este documento.

NOVENA: FUERO
Para cualquier discrepancia que pudiera surgir respecto de la interpretación del presente documento,
ambas partes, con renuncia expresa a su propio fuero, se sometan a los Juzgados y Tribunales de
______________ en prueba de conformidad, firman ambas partes el presente documento por
duplicado ejemplar y fecha arriba indicados.

ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LA VIÑA RUVAR S.A. DE C.V.

Y EL VINO
DRA. MONICA ZAMUDIO VALDES ANA TERESA RODRIGUEZ GAMIÑO

Página | 15
Comité Organizador
No hay norma que nos diga el número de personas que deben integrar un comité
organizador, pero en general se tiene la opción de contar con un comité organizador
compuesto por un comité directivo y de cierto número de comités especializados. El
comité directivo puede conformarse por, presidente, vicepresidente, secretario,
tesorero, y uno o dos vocales.
Los comités especializados pueden ser hasta 14, siendo los siguientes:
 Finanzas
Relaciones Públicas
 Programa
Registro
 Alojamiento
Transporte
 Recepción y Hospitalidad
Exposiciones
 Festejos
Personal
 Publicidad
Servicios Generales
 Ornato y Rotulación
Comité de Honor

Comité directivo
 Presidente: Es el que tiene la mayor responsabilidad del evento y,
prácticamente, es sobre quién recae el éxito o fracaso del mismo: planea,
organiza, dirige, controla las actividades generales, y toma de decisiones de
mayor responsabilidad.

Página | 1
 Vicepresidente: Su función es auxiliar al presidente en los actos y
comisiones que éste se le encomiende, conseguir el mayor número posible
de donativos y patrocinios y apoyar al tesorero o coordinador de finanzas
para obtener los financiamientos necesarios.
 Secretario: Programa las juntas del comité organizador, convoca y garantiza
su asistencia, elabora actas y da seguimiento a los acuerdos que se tomen.
 Tesorero: Elabora los programas y los presupuestos de ingresos y egresos,
vigila su desarrollo y hace cumplir lo establecido, determina cómo, cuándo
debe ingresarse el dinero, así como los métodos de financiamiento.
 Vocal (es): Se desempeñan como auxiliares de algunos de los miembros de
o comité directivo.

Funciones del comité:

 Comité de finanzas: Maneja el aspecto de económico del evento
 Comité de programa: Determina un programa interesante de trabajo para el
evento, temas que van a tratarse, subtemas y conferenciantes, en
coordinación con el comité de festejos, alternando los eventos sociales y de
trabajo para asegurar un ameno desarrollo de los mismos
 Comité de alojamiento: Asegura a los huéspedes y delegados habitaciones
satisfactorias.
 Comité de recepción y hospitalidad: Funciona como anfitrión de los
asistentes en todos los actos del evento, asignando edecanes y personas
adecuadas para cada ocasión.
 Comité de festejos: Planifica los eventos sociales, como paseos por la
ciudad, fiestas, comidas, de acuerdo con el comité de programa incluyendo
las actividades artísticas y recreativas.
 Comité de publicidad: Promueve el evento en los lugares donde considere
que se encuentran sus asistentes potenciales, para lograr la máxima
asistencia, así como de toda la publicidad pagada en los medios de
comunicación.

Página | 2
 Comité de relaciones públicas: Busca conseguir una buena imagen de la
reunión, mantener las buenas relaciones entre los que integran el comité
organizador y los asistentes y, por supuesto, intentará aparecer en los
medios de comunicación como noticia.
 Comité de ornato y rotulación: Se encarga de elaborar letreros para los
eventos sociales y de trabajo y la supervisión de la decoración de los salones
que van a utilizarse.
 Comité de registro: Realiza el registro de los participantes, entrega de
material, control de asistencia y entrega de diplomas.
 Comité de transporte: Consigue precios especiales para el traslado de los
participantes desde su lugar de origen, se encarga de la transportación
interna de los eventos de trabajo y a los eventos sociales.
 Comité de exposiciones: Obtiene el espacio necesario para las
exposiciones, prepara los folletos para su promoción, subarrienda los
espacios a quiénes exhibirán y controla su desarrollo.
 Comité de personal: Su función es facilitar el personal requerido durante el
desarrollo del evento: guías, interpretes, traductores, secretarías,
decoradores, electricistas y personal para montaje y desmontaje de
exposiciones.
 Comité de servicios generales: Éste sirve de apoyo directo a los demás
comités en actividades como montaje de salones, sacar copias fotostáticas,
etc.
 Comité de honor: Su función es puramente honorífica y su presencia tiene
lugar sólo en los actos solemnes de inauguración y clausura.

Página | 3
Definición del programa
Día Día 1 Día 2 Día 3 Día 4
Hora

09:00 - 09:30 Desayuno Desayuno Desayuno

Conferencia
Magistral
Magistral: “La “Cambios en las Conferencia
industria vinícola preferencias del Magistral:
09:45 - 10:50 mexicana y las consumidor y “Diferencias entre
políticas mercados vino español y
agroindustriales” emergentes” vino chileno”
*Georgina Gil
Pérez
11:00 - 11:30 Receso/Café Receso/Café Receso/Café

Conferencias
simultaneas
*Rigoberto Mendoza
Garduño, ”Imagen Conferencia
vitivinícola de Magistral:
11:50 - 12:50 R México en el mundo” “Competitividad
Conferencias
E *Yonatan Gutiérrez vitivinícola en
Simultaneas
G Gutierrez”Regulació México”
I n en México; ¿una
S limitante?”
T
R
13:00 - 14:00 O Clausura

14:00 - 14:30
Comida Comida
15:00 - 16:00

Conferencia
Plenaria
Conferencia Plenaria “Mercado de
“La industria vinos, mostos,
vinícola mexicana y uvas frescas y
las políticas pasas; una vista
16:00 - 17:00
agroindustriales” desde Argentina”
*Isabel Font Playán *Armando
*Patricia Gudiño Sócrates Celso
Pérez

Conferencia
Magistral
”Gestión de las
17:00 - 18:00 Acto Inaugural Receso rutas de vino en
México; caso de
estudio en
Querétaro”
Magistral: “La
competitividad de
los vinos
mexicanos en el
18:00 - 19:00
mercado
Receso
internacional;
mitos y Tour
tendencias”
19:00 - 20:00 Receso

Cóctel de
20:00 - 21:00 Cena de gala
bienvenida

Página | 4
Gestión de patrocinadores

Página | 5
Edición y difusión

Página | 6
Documentación y materiales
Catalago de materiales
Carpeta Ecológica

Descripción del producto

Carpeta porta documentos realizada en cartón
reciclado. Incluye divertidas notas adhesivas
en 6 colores diferentes, bloc de notas con 20
páginas y bolígrafo reciclado con tinta azul.
Personalizable en serigrafía 4 tintas planas en
portada y contraportada. Ideal para asistentes
a congresos. Medidas: 28,5 x 34,5 x 2,3 cm.
Bloc de notas en cartón reciclado con 60
hojas. Cierre de goma elástica.

Descripción del producto

Bloc de notas en cartón reciclado con 60 hojas.
Cierre de goma elástica. Puede personalizarlo
con su logo en serigrafía hasta 4 colores en tintas
planas. Perfecto para asistentes a cursos o
congresos. Medidas: 7,5 x 10,2 x 0,8 cm.
Bolígrafo Bambú

Descripción del producto

Un simple y ecológico regalo promocional: funda de cartón con
un bonito bolígrafo realizado en bambú. Podemos
personalizarlo con su logo para mayor impacto publicitario.
Medidas: 16,7 x 2,2 x 2,5 cm.

Página | 7
Bolígrafo Kraft

Descripción del producto

Bolígrafo Kraft. El bolígrafo más ecológico y práctico es este fabricado en
papel Kraft con el interior en papel de periódico reciclado. Material: papel
Kraft y periódico. Medidas: 14,5 cm.
Maletín Cierre cremallera

Descripción del producto

Porta documentos en Poliéster 600D con asa, cierre
cremallera y práctico compartimento exterior para móvil.
Perfecto como regalo promocional para asistentes a
congresos y eventos. Colores disponibles: azul, blanco,
negro y rojo. Medidas: 38,5 x 29,5 x 9,5 cm.
Identificador Badgo/ Lanyard Bonn

Descripción del producto

Identificador impreso con protector de plástico
transparente de 7,5 cm x 12,5 cm./ Cordón
identificativo. Material. Poliéster. Colores disponibles:
rojo, azul, negro, amarillo, blanco y verde. Medidas: 48
x 2 cm.
Set Powerbank

Descripción del producto

Para no dejar sin batería nuestro móvil. Incluye:
Powerbank de 2000 mHa, cargador USB para coche,
cable micro USB y el adaptador USB con el enchufe
de la UE. Presentado en funda de EVA. Colores
disponibles: blanco y negro. Medidas: 12 x 7 x 3,5 cm.

Página | 8
Logo

Constancia

Página | 9
Membrete

Página | 10
Sede del evento
Ciudad sede
Querétaro se ubica en el centro del país y limita, al norte con el estado de San Luis
Potosí, al oeste con el estado de Guanajuato, al este con el estado de Hidalgo, al
sureste con el Estado de México, y al suroeste con el estado de Michoacán.
Es un estado con un creciente índice de desarrollo industrial y acelerado desarrollo
empresarial. Contiene varios sitios declarados Patrimonio Cultural de la Humanidad
por la Unesco en 1996, y se considera Cuna de la Independencia de México. Es la
entidad donde se redactó la Constitución de 1917, vigente. Se divide en 18
municipios. Su capital es la ciudad de Querétaro o también conocida como Santiago
de Querétaro.

Con una ubicación privilegiada, convenientemente cerca de la Ciudad de México,

Querétaro tiene una excelente conectividad por tierra mediante una amplia
infraestructura carretera, y por aire mediante su Aeropuerto Internacional, con
conexión a cualquier parte del mundo. Querétaro está enlazado a través de una
moderna y amplia infraestructura carretera. La Terminal de Autobuses de
Querétaro, una de las más modernas y grandes del país, con salidas frecuentes a
los principales destinos nacionales y cada 15 minutos a la ciudad de México y al
aeropuerto.

Página | 11
 Recinto sede

El Querétaro Centro de Congresos (QCC) fue diseñado bajo estándares

internacionales de calidad, en una superficie de 32,000. m2 Está ubicado a sólo 10
minutos del Centro Histórico, a 20 del Aeropuerto Internacional de Querétaro y a 5
de la Terminal de Autobuses, además de que cuenta con:
 Piso de Exposiciones: 6,570 m2 divisible en 4 salas, para 328 stands de 3x3
 Piso de Congresos: 4,180 m2 distribuidos en 10 salones.
 Áreas Públicas: 8,536 m2 ubicadas en 5 lobbies y 2 terrazas.
 Helipuerto de 3 pistas.
 Sus 4 niveles se complementan con: Facilidades para personas con
capacidades diferentes, internet aire acondicionado, alimentos y bebidas.
 Estacionamiento para 1,550 autos m2 de área exterior.
Plano general

Página | 12
Tablas de capacidades según montaje

Página | 13
Gestión del hospedaje
Hotel sede
Casa Inn Premium Hotel Querétaro Centro de Convenciones

Dirección
Paseo de Miranda Ote. No. 2, Fracc. Monte Miranda, El Marques, Querétaro, QRO,
76240, México, 001 (877) 782 2627
Ofrece los siguientes servicios:
Restaurante de especialidades.
 Lobby bar
 Piso ejecutivo con Sky Lounge privado
 Room Service 24 hrs.
 Canal de nado techado y climatizado
 Gimnasio con vista panorámica de la ciudad
 Vapor / Sauna
 Jacuzzi panorámico y climatizado
 Chapoteadero climatizado (pensando en los chiquitos)

Página | 14
  Internet inalámbrico de banda ancha en todo el hotel
 Transportación en cortesía en la ciudad (Previa reservación y sujeta a
disponibilidad)
 Transportación en cortesía al Aeropuerto de Querétaro (Previa reservación y
sujeta a disponibilidad)
 Menú de almohadas (Pisos ejecutivos)
 Vitrina de “Box Lunch to Go” disponible las 24 hrs
 Exquisito desayuno buffet (a partir de las 7:00 a.m.)
 7 salones con distintas capacidades para juntas de negocios y eventos
 Salones de eventos hasta para 500 pax.
Servicio exclusivo Pisos Ejecutivos
desayuno continental incluido en la tarifa, servicio secretarial, servicio de canapé y
entremés en la tarde, bebidas internacionales, sala de juntas semi privada.
Habitaciones
Cuentan con un total de 195 habitaciones Premium de lujo divididas de la siguiente
manera:
 141 Habitaciones Estándar
 32 Habitaciones Superiores
 20 Junior suites
 1 Master suite
 1 Hándicap (Necesidades Especiales)
Amenidades en habitaciones
 Frigobar
 TV LED
 Teléfono con correo de voz
 Lámpara de lectura
 I home
 Seguridad contra incendios
 Aire acondicionado
 Escritorio de trabajo con asiento ergonómico y kit de amenidades Lavarino
Cosso de diseño y manufactura italiana

Página | 15
 Contrato hotel sede - OPR
CONTRATO DE HOSPEDAJE
“CASA INN PREMIUM HOTEL QUERÉTARO CENTRO DE CONVENCIONES”

Contrato de hospedaje celebrado entre el “CASA INN PREMIUM HOTEL QUERÉTARO

CENTRO DE CONVENCIONES” con domicilio en Playa Azul No. 120 cuartos el Carrizal,
Municipio de Coyuca de Benítez, Guerrero, C.P. 40983 representado legalmente por Rubén
Sebastián Hernández Salmerón, y por la otra, la C. Brenda Yesenia Rangel Contreras
con domicilio en Persia No. 44 Colonia Romero Rubio Delegación Venustiano Carranza,
México Distrito Federal C.P. 15400; a los que en lo sucesivo se les llamará “hostelero” y
“huésped” respectivamente; ambos, mayores de edad y con capacidad legal para contratar
y obligarse, declaran que el presente contrato lo sujetan a las siguientes:
CLÁUSULAS
PRIMERA. - El hostelero da en hospedaje al huésped veinte habitaciones del “CASA INN
PREMIUM HOTEL QUERÉTARO CENTRO DE CONVENCIONES” para que sean
ocupadas con sus instalaciones durante dos noches y tres días por un máximo de
setenta huéspedes distribuidos proporcionalmente según la disponibilidad de camas por
habitación. Las habitaciones dadas en goce al huésped se componen de una a cuatro
camas respectivamente, un baño completo, se encuentran debidamente amuebladas y con
el acondicionamiento necesario para una estancia placentera, reuniendo todas las
condiciones de higiene y salubridad correspondientes, declarando el huésped, a su vez,
que se da por recibido de él y que se encuentra en las condiciones indicadas a su entera
satisfacción.
SEGUNDA. - El hostelero se obliga, además, a realizar diariamente la limpieza e higiene
de todas las habitaciones ocupadas, así como a proporcionar los servicios con que el
“CASA INN PREMIUM HOTEL QUERÉTARO CENTRO DE CONVENCIONES” cuente,
con cargo al huésped y en un horario de 09:00 a 21:00 horas
TERCERA. - La retribución estipulada, por dicho hospedaje por noche será la cantidad de
$ 11,200.00 (once mil doscientos pesos 00/100 M.N.) mas I.V.A. que deberá pagar el
huésped al hostelero.
CUARTA. - El huésped deberá realizar una reservación del 50% del porcentaje total del
hospedaje, comprendiéndose para los efectos del presente contrato la cantidad de $
11,200.00 (once mil doscientos pesos 00/100 M.N.) mas I.V.A. que es el monto equivalente
a una noche de ocupación, pagadero a la fecha de la firma del presente acto jurídico y el
restante del monto total del costo por ocupación, deberá ser cubierto tres días hábiles
anteriores a la fecha de inicio del goce del servicio. Los contratantes podrán pactar en
común acuerdo el pago diferido de la reservación, no pudiendo ser más de dos fechas y el
ultimo adeudo a liquidar de la reservación deberá hacerse por lo menos dos meses antes
de la fecha de del goce y disfrute del hospedaje.
QUINTA. - Los contratantes en común acuerdo pactan que el pago de reservación se llevará
a cabo en dos exhibiciones, la primera en fecha ______ de Junio del 2012 por un monto
equivalente a $5,600.00 (cinco mil seiscientos pesos 00/100 M.N.) mas I.V.A. y el segundo

Página | 16
pago de reservación se realizará en fecha ______ de Junio del 2012 por un monto
equivalente a $5,600.00 (cinco mil seiscientos pesos 00/100 M.N.) mas I.V.A.
SEXTA. - El hospedaje principiara el día 17 de noviembre del 2012 y termina el 19 de
noviembre del 2012, comprometiéndose el huésped a entregar y desocupar las
instalaciones en la fecha referida. La hora de ocupación de las habitaciones podrá
efectuarse a partir de las 12:00 del día de la vigencia del hospedaje y hasta las 13:00 horas
del día de la conclusión del servicio. El uso excesivo de las habitaciones generara un cargo
de $100.00 por hora o fracción.
SEPTIMA. - El hostelero garantizara el buen funcionamiento de las instalaciones del Hotel
(electricidad, fontanería, aire acondicionado, televisores, agua caliente, etc.) y de los bienes
muebles, incluidos los de línea blanca. El huésped se obliga a reparar tales bienes durante
la vigencia de este contrato. Se entiende que dicho compromiso no existe cuando los daños
sean causados por culpa o negligencia de los huéspedes.
OCTAVA. - El huésped se obliga a mantener las instalaciones bajo las mismas condiciones
en que le fueron entregadas y por esté recibidas, cubriendo a su costa los daños y perjuicios
causados por los huéspedes a su cargo o por este mismo. Dicho cobro y correspondiente
pago por desperfectos se realizará al momento de la entrega de las instalaciones por
desocupación del hospedaje.
NOVENA. - El hostelero, se obliga:
I.A no entorpecer el uso de las instalaciones, a no ser por causa de reparaciones urgentes
e indispensables;
II. A garantizar el uso o goce pacífico d las instalaciones, por todo el tiempo de la ocupación;
III. A responder de los daños y perjuicios que sufra el huésped por los defectos o vicios
ocultos de las habitaciones objeto del contrato, anteriores al hospedaje;
IV. A no mudar la forma de las habitaciones ni a intervenir en el uso legítimo de estas, salvo
el caso de reparaciones urgentes e indispensables;
V. A responder de los daños y perjuicios, si el huésped sufre la evicción de todo o parte del
hospedaje objeto del contrato;
VI. Expedir al huésped el recibo correspondiente a la cantidad que éste le entregué, por
concepto del pago de servicios de hospedaje;
VII. A devolver el saldo a favor del huésped al terminar el hospedaje, en caso de que lo
hubiere, y a cumplir con todas las demás obligaciones que las leyes vigentes imponen a los
hosteleros.

DECIMA. - El huésped, se obliga:

I. A pagar cumplidamente, los montos fijados por concepto ser servicio de hospedaje
contratado, tanto el anticipo como el total del monto pactado por el objeto del contrato.
II. A cubrir el monto causado por los daños y perjuicios causados por este o huéspedes a
su cargo en los tiempos y las formas fijadas previamente.
III. A no conceder el uso de las instalaciones, en todo o parte, a otra u otras personas que
no sean las referidas previamente para su goce y disfrute;
IV. A no hacer cambio en las instalaciones del mismo sin el consentimiento, previo y por
escrito, del hostelero;
V. A dar aviso al hostelero de toda novedad perjudicial de las instalaciones, así como de
las goteras y deterioros del mismo, siendo responsable de los daños y perjuicios que su
omisión cause;
Página | 17
VI. A conservar las instalaciones en el buen estado en que lo recibió, y a devolverlo en ese
mismo estado al terminar el contrato y de la ocupación de las instalaciones;
VII. Recibir los alimentos en el horario previamente fijado por el encargado del comedor;
cumpliendo con todas las obligaciones que la ley vigente impone a los huéspedes.

DECIMAPRIMERA. - El huésped tiene el derecho de introducir a las instalaciones mascotas

que su altura no rebase los 50 cm y su longitud no exceda de 80 cm., su introducción solo
se llevara a cabo siempre y cuando se acompañe de los instrumentos y mobiliario necesario
para su cuidado y sanidad. El huésped se obligará a responder de todos los daños y
perjuicios causados por la mascota a los huéspedes, al personal del hotel y a las
instalaciones del mismo. Se prohíbe la entrada a especies animales consideradas como
peligrosas y las listadas en la Norma Oficial Mexicana NOM-059-SEMARNAT-2010.
DECIMASEGUNDA. - La cancelación del huésped de la reservación le generara una
retención por penalización del 20% del total del anticipo, sin perjuicio del monto a restituir.
DECIMATERCERA. - Para todo lo relacionado con la interpretación y cumplimiento del
presente contrato las partes se sujetan a las leyes y tribunales de la ciudad de Acapulco,
Guerrero.
LEIDO. - y comprendido el presente contrato se constituyéndose de tres fojas útiles
impresas por una sola de sus caras, las partes lo aceptamos lisa y llanamente y lo firmamos
de conformidad en la Ciudad de Acapulco de Juárez siendo las doce horas del día
________ mes ___________del 2012.

RUVAR S.A. DE C.V.

“CASA INN PREMIUM HOTEL
QUERÉTARO CENTRO DE Brenda Yesenia Rangel Contreras
CONVENCIONES”

Rubén Sebastián Hernández

Salmerón

Página | 18
Gestión del catering

Página | 19
Requerimientos de audiovisuales

Página | 20
Servicios de edecanes

Página | 21
Gestión de tours
Tour dentro del programa
Ruta del queso y vino de 3 hrs.

Salida: todos los días 2:30 a.m.

Costo: Adulto $380 Niño $400

No disponible durante la Feria Nacional del queso y el vino 13 al 29 de mayo,

solo en otras fechas.

2 Lugares a visitar:
1) Cava de quesos Bocanegra
2) Viñedos La Redonda

www.laredonda.com.mx

Incluye: Transporte con salida y regreso de nuestra oficina en el centro de

Tequisquiapan, recorridos guiados, degustaciones de quesos, vinos y aderezos
artesanales, 1 copa de cristal para vino y 1 frasco chico de aderezo.

Página | 22
 Recorridos post congreso
Cartel promocional

Página | 23
Presupuesto

Página | 24
Control de calidad

Página | 25
Plan de operación

Página | 26
Catálogo de proveedores de servicios

Página | 27
© 2016, primera edición, Universidad de Guadalajara, México.

Se prohíbe la reproducción, el registro o la transmisión parcial o total de esta obra

por cualquier sistema de recuperación de información, sea mecánico, fotoquímico,

electrónico, magnético, electro-‐óptico, por fotocopia o cualquier otro, existente

o por existir, sin el permiso previo por escrito del titular de los derechos

correspondientes.

Impreso y hecho en México