EXCEL AVANZADO

Carlos Valdes Garrido

Ingeniero en Computación e Informática
Contenido
1.- Formato personalizado ...................................................................................................... 4
1.1.- Estilos predefinidos .................................................................................................... 4
1.2.- Crear estilos de celda predefinidos ............................................................................ 5
1.3.- Modificar, copiar o borrar un estilo ........................................................................... 6
1.4.- Copia rápida de formato ............................................................................................ 6
2. - Formato condicional ......................................................................................................... 7
3.- Temas................................................................................................................................. 9
4.- Formato a tablas .............................................................................................................. 10
4.1.- Estilos de celdas ........................................................................................................ 11
5.- Administrar escenarios .................................................................................................... 11
6.- Buscar objetivo ................................................................................................................ 13
7.- Tabla de datos ................................................................................................................. 15
7.4.- Consolidar datos ....................................................................................................... 17
8.- Comprobar errores en fórmulas...................................................................................... 19
8.- BUSCAR OBJETIVO ........................................................................................................... 21
8.11- EL COMANDO BUSCAR OBJETIVO ........................................................................... 21
9.- bloquear las celdas en una hoja ...................................................................................... 23
9.1.- Cómo bloquear celdas especificas ........................................................................... 25
9.2.- Cómo proteger un rango de celdas en Excel ............................................................ 26
10.- Encriptar archivos con contraseña ................................................................................ 27
11.- Tablas dinamicas............................................................................................................ 30
11.1.- Crear una tabla dinámica ....................................................................................... 30
11.2.- Eliminar tabla dinámica .......................................................................................... 35
11.3.- Aplicar filtros a una tabla dinámica ........................................................................ 35
11.4.- Obtener promedios en una tabla dinámica ........................................................... 36
12.- Gráficos con tablas dinámicas ....................................................................................... 37
12.1.- Actualización de una tabla dinámica ...................................................................... 38
12.2.- Campos calculados ................................................................................................. 38
12.3.- Elementos calculados ............................................................................................. 40
 12.4.- Segmentación de datos .......................................................................................... 40
12.5.- Opciones en una tabla dinámica ............................................................................ 42
13.- Power Query ................................................................................................................. 43
13.1.- Transformar datos con el editor de Power Query ................................................. 44
14.- Power Pivot................................................................................................................... 45
1.- Formato personalizado

Excel nos permite no solo realizar cuentas, sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente.

Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del
año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

1.1.- Estilos predefinidos

Excel nos ofrece unos estilos ya creados para formatear tablas o celdas. En Inicio >Estilos

Para dar formato a una celda o a un grupo de celdas, seleccionamos una celda o un grupo
de celdas y hacemos clic en “Estilo de celda” se desplegará el siguiente cuadro de diálogo
Al hacer clic sobre una opción el estilo se aplicará automáticamente.

Uno de los estilos predefinidos es Normal, de forma que, si quieres que una celda
formateada, ya sea con un estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato
normal, sólo tendrás que elegir esta opción.

Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla, selecciónalas y pulsa Dar
formato como tabla. La forma de proceder es similar a la anterior, elegirás de un listado el
estilo que prefieras y se aplicará. La única diferencia es que aparecerá un pequeño cuadro
de diálogo para que selecciones las celdas que quieres que formen parte de la nueva tabla
y elijas si ésta contendrá encabezados.

Una vez finalices el formateo, lo que habrás creado será una tabla, por lo que aparecerá la
pestaña Herramientas de tabla.

Estas dos opciones descritas tienen en común que te permiten crear un Nuevo estilo.

1.2.- Crear estilos de celda predefinidos

Configuramos una celda como deseemos y en la pestaña Inicio > Estilos > Estilos de celda >
Nuevo estilo de celda se abrirá un cuadro de dialogo como el siguiente
Indicamos un nombre para el estilo personalizado. Hacemos clic en Aplicar formato para
iniciar la ventana de Formato de celdas. Configuramos todo lo que deseemos.
Cuando tengamos todo configurado hacemos clic en Aceptar. Ahora veremos en Estilos de
celda que tenemos una categoría denominada personalizada en la que se encontrará el
nuevo estilo creado.

1.3.- Modificar, copiar o borrar un estilo

Para modificar un estilo predefinido, ya sea personalizado o incluido en Excel, haremos clic
con el botón derecho del ratón sobre él y seleccionamos la opción del menú Modificar

Podemos copiar el estilo a otro exactamente igual con el elemento Duplicar. O borrarlo con
el elemento Eliminar.

1.4.- Copia rápida de formato

Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido muchas veces
es copiar el formato.
La forma de hacerlo es:
Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.

Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato . Está situada

en la categoría Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y pegar.
Observarás que, al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene el siguiente aspecto
.
Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar el formato. Y ya
está. De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que volver a establecer
todos y cada uno de los parámetros de formato a mano: color, fuente, relleno, bordes, etc.
2. - Formato condicional

Sirve para que, dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no
sobre esa celda.

Se suele utilizar para resaltar errores, para resaltar un contenido concreto de una celda,
para valores que cumplen una determinada condición, etc.

Para aplicar un formato condicional a una celda, seleccionaremos la celda que queremos
darle el formato, accederemos al menú Inicio > Estilos > Formato condicional

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación
con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza
las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos
efectos a determinadas celdas.

Vamos a ver cómo crear una nueva regla personalizada para aplicar un formato que cumpla
unas condiciones determinadas. Aparece el siguiente cuadro de diálogo.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla, para aplicar un formato a las celdas que
contengan un valor.

En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe
cumplir la celda y de qué forma se marcará.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias
opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que,
un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a
comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos

escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El
formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el
color de fondo de la celda, etc.
3.- Temas

Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un

libro. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto el
documento al completo. Esto no implica que no se pueda personalizar las celdas de forma
independiente, pero sí deberemos tener en cuenta que, si utilizamos colores del tema al
colorear un relleno o un texto, éstos cambiarán si modificamos el tema.

Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaña Diseño de página, en la sección Temas.

Si hacemos clic en el botón Temas aparecerá la siguiente ventana de diálogo.

Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Excel se conectará con la

página web de Microsoft para adquirir más temas cuando éstos estén disponibles.
Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de nuestra
empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y utilizarlo
en otros documentos.

Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar
temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, allá donde lo hayamos
guardado.

Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearías,
puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los botones Colores, Fuentes y Efectos.

4.- Formato a tablas

Excel proporciona un gran número de estilos de tabla predefinidos que puede utilizar para
dar formato rápidamente a una tabla. Si estos estilos no le sirven puede crear el suyo
propio.

Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de estilos

rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales, la primera
y la última columna, y las filas y columnas con bandas.

Para ello en la pestaña Inicio -> Estilos -> Dar formato como tabla tenemos los distintos
estilos predefinidos, basta con seleccionar el que deseemos.
 4.1.- Estilos de celdas

Excel no permite dar un formato rápido a una celda o un conjunto de celdas desde Inicio -
> Estilos -> Estilos de celda, basta con seleccionar la o las celdas y elegir el formato que
deseemos de todos los suministrados por excel

5.- Administrar escenarios

La función de los escenarios es guardar con un nombre un conjunto de valores asignados

a unas determinadas celdas de entrada, para después sustituir automáticamente los
valores originales y observar cómo éstos afectan al resto de los datos de la hoja de cálculo.

Los escenarios son útiles cuando se trabaja con variables que no sabemos exactamente que
valores van a tomar. Por ejemplo, si se desea crear un presupuesto, pero no se sabe
exactamente los valores de las distintas partidas, en este caso se podrán definir distintos
valores (escenarios) para esas partidas y cambiar entre escenarios.
En la pestaña Datos > Análisis Y si > Administrador de escenarios

Inicialmente vemos que no hay ningún escenario definido, hago clic en el botón Agregar y
aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Introduzco un nombre de escenario en Nombre de escenario. Indicaré las celdas que se

van a modificar en Celdas cambiantes.

En el cuadro de dialogo Valores de escenario escribiremos los valores para las celdas
cambiantes.
Si los valores a cambiar fueran más de uno la ventana de dialogo tendría este formato

Una vez introducidos los valores hago clic en Aceptar.

6.- Buscar objetivo

Excel nos puede ayudar a calcular el valor de una celda partiendo de los datos de otras.

La herramienta Buscar objetivo resuelve ecuaciones del tipo 5+X=7 donde el valor X lo
calcula Excel.

Vamos a ver un ejemplo muy sencillo para entender la herramienta. En la celda A1 tenemos
el valor 45, la celda A2 será la variable que buscará Excel, y en la celda A3 tendremos la
fórmula =A1*A2.

El valor de A3 quiero que sea 789, por lo que tendré la ecuación 45*X=789.

En la pestaña Datos > Análisis y si > Buscar Objetivo aparece el cuadro de dialogo
En la casilla definir celda indicaremos la referencia de la celda que vamos a modificar, en
este ejemplo sería A3.

En la casilla Con el valor indicaremos el resultado que debe aparecer en la celda indicada
en el paso anterior. En nuestro caso 789.

Para terminar en la casilla para cambiar la celda, le indicaremos la celda que queremos
obtener el valor es decir la incógnita de nuestra ecuación que sería A3. Quedaría así:

Haremos clic en el botón Aceptar y se resolverá de la siguiente

forma

Excel mostrará en la celda indicada (A2) el resultado obtenido.

Si queremos que el valor se mantenga en la celda pulsaremos Aceptar y si deseamos que

todo vuelva a su estado inicial pulsaremos cancelar.
7.- Tabla de datos

En la pestaña Datos > Análisis y si > Tabla de datos nos presenta Excel una herramienta
para analizar lo que pasaría en una hoja de cálculo si se modifican algunos valores.

Las tablas de datos son rangos de celdas que muestran distintos resultados de uno o varios
cálculos, modificando para ello, algunos valores de los que depende la fórmula o fórmulas
con el fin de ver y comparar todas las variaciones posibles en la hoja de cálculo.

Las Tablas de datos que permite realizar Excel pueden ser de una o de dos variables.

7.1.- Tabla de datos de una variable

Veremos un ejemplo para ver el funcionamiento.

Vamos a calcular el pago mensual de un préstamo utilizando la función PAGO de Excel.

Ahora queremos calcular cual sería el pago mensual si se varia el tipo de interés. Para ello
introducimos los distintos tipos de interés y seleccionamos el rango A6:B11

En la pestaña Datos > Herramientas de Datos > Análisis Y si > Tablas de datos aparecerá el
cuadro de dialogo Tabla. Aquí se debe introducir la referencia de la celda de entrada en el
interior del recuadro Celda de entrada (fila) o Celda de entrada (columna) dependiendo si
los valores variables de la tabla han sido introducidos en una fila o una columna. En nuestro
ejemplo quedaría así:

Y al hacer clic en aceptar quedaría lo siguiente

7.2.- Tabla de datos de dos variables

Será necesario tener dos celdas de entrada que se deseen modificar.

Una celda con valores variables que se desean aplicar a una de las celdas de entrada.

Una columna con valores variables que se desean aplicar a la segunda celda de entrada.

Una fórmula en la intersección de la fila y la columna de los valores variables para obtener
los resultados de la tabla de datos.

Vamos a verlo con un ejemplo. Partimos de los datos del ejemplo anterior pero ahora con
dos variables: el interés y la duración del préstamo.

Introducimos los distintos tipos de interés en la columna correspondiente y los años en la

fila y quedará de la siguiente manera.
Vemos que, en la intersección de la fila y columna de los valores variables, hemos puesto
la fórmula =B5.

Seleccionar el rango A8:D13

En la pestaña Datos >Herramientas de datos > Análisis Y si > Tabla de Datos, se visualizará
el cuadro de diálogo siguiente

Ahora como trabajamos con dos variables introduciremos valores en la fila y columna,
siendo
en la fila B3 y en la columna B2 y hacer clic en Aceptar y el resultado será

7.4.- Consolidar datos

Permite realizar un resumen de datos de distintos libros, hojas o rangos. Es decir, combina
la información para mostrar un resumen de los datos.

Por ejemplo, tenemos las tablas siguientes que indican las ventas de distintos libros en
distintas librerías.
Lo que se desea es obtener un resumen de todas las ventas del año.

Para ello consolidamos los datos de los semestres, los pasos a seguir serán
Situarse en la celda donde quiero que se consoliden los datos.

En la pestaña Datos > Consolidar hacer clic en el botón y aparece el siguiente cuadro de
dialogo

Función: seleccionar el tipo de operación que se desea ejecutar (suma, promedio, etc)

Referencia: seleccionar todos los rangos a consolidar, hacer clic en Agregar para añadir los
datos.
Todas las referencias: se visualizan todos los datos añadidos hasta el momento.

Usar rótulos en fila superior: si la activamos, indicamos que la primera fila de cada
referencia son títulos.

Columna izquierda: indica que la columna izquierda de cada referencia son títulos.

Crear vínculos con los datos de origen: al activar esta opción se crea una fórmula en el
rango consolidado con relación a los datos consolidados, de esta forma si los datos
originales de la consolidación se modifican, se modificará el resultado de la consolidación.

El resultado obtenido de la consolidación sería:

8.- Comprobar errores en fórmulas

Es común que al escribir fórmulas dentro de un libro de trabajo se generen errores

y más aún cuando las fórmulas constan de funciones anidadas o cálculos complejos. Por
ende, detectar un error puede ser complicado.
Por lo anterior, Excel ofrece la herramienta Comprobación de errores que permite detectar
el origen del error cuando éste se ha generado.
Por ejemplo la fórmula SI(B2=10,”A”,SI(B2>=8,”B”,”C”)).
Escribiendo la fórmula con error SI(B2=10,”A”,SI(B2>=8, B ,”C”)), Excel
devuelve un error del tipo #¿NOMBRE? para comprobar éste o cualquier otro
error sigue los pasos:
• Selecciona la celda que generó el error.
• Haz clic en la pestaña Fórmulas, sección Auditoría de Fórmulas, opción Comprobación
de errores.
Se abre el cuadro de diálogo de la herramienta.
- Opciones. Abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel para modificar la configuración de
Fórmulas.
- Ayuda sobre este error. Abre la página oficial de Office mostrando
información con respecto a este error.
- Mostrar pasos de cálculo. Proporciona la herramienta Evaluar fórmulas,
que permite realizar los cálculos paso a paso y así encontrar
el origen del error.
- Omitir error. Ignora el error actual y, en caso de existir, pasa al siguiente
error para evaluarlo.
- Modificar en la barra de fórmulas. Habilita la edición de la fórmula en la barra de fórmulas
para corregir el error.
• Haz clic en el botón Mostrar pasos de cálculo. Se abre el cuadro de diálogo Evaluar
fórmula. Este cuadro de diálogo permite realizar paso a paso la fórmula y analizar los
valores de la misma.

• Presiona el botón Evaluar para avanzar en la evaluación de la fórmula hasta encontrar el

origen del error generado.
• Una vez encontrado el origen del error. Haz clic en el botón Cerrar.
Dentro del ejemplo el argumento que genera el error es el segundo de la función SI anidada.
• En el cuadro de diálogo Comprobación de errores haz clic en el botón Reanudar, y
posterior a eso haz clic en el botón Modificar en la barra de fórmulas.

Puedes acceder directamente al cuadro Evaluar fórmulas desde la pestaña Fórmulas,

sección Auditoria de Fórmulas, opción Evaluar fórmulas.
8.- BUSCAR OBJETIVO

Esta herramienta te ayudará a hacer muchas pruebas de valores en una fórmula

hasta encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas.
Es decir, si sabemos el resultado de una fórmula, pero no estamos seguros del valor de uno
de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudará a probar diversos escenarios
hasta encontrar el valor exacto que necesitamos.
Por ejemplo, supongamos que tenemos el siguiente problema.

Tengo un número que multiplicado por otro número X me deberá dar el resultado
mostrado. Aunque este es un problema muy fácil de resolver matemáticamente será de
utilidad para mostrar la funcionalidad de Buscar objetivo.
Empezaré por definir una fórmula importante. En la celda C3 colocaré la fórmula que se
deberá cumplir para obtener el resultado deseado, es decir, =B1*B2 deberá dar como
resultado 439482.

Por ahora el resultado en C3 será cero, porque no hay valor en la celda B2 sin embargo, al
momento de ir buscando el valor adecuado para B2, el valor de la celda C3 llegará a ser el
mismo que B3 cuando se haya encontrado el valor correcto.
8.11- EL COMANDO BUSCAR OBJETIVO

Ahora deberás hacer clic en la ficha Datos y seleccionar Análisis Y si donde se desplegará
un menú de opciones y deberás elegir Buscar objetivo.
De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Buscar objetivo donde deberás llenar los
siguientes cuadros de texto.

• Definir la celda. Es la celda que contiene la fórmula

• Con el valor. Este es el número que deseamos como resultado de la fórmula.
• Para cambiar la celda. La celda que será modificada hasta tener el resultado
deseado.
Una vez que se han establecido los parámetros debes hacer clic en el botón Aceptar y Excel
comenzará a realzar los cálculos necesarios. Cuando haya encontrado un resultado
adecuado se mostrará el cuadro de dialogo Estado de la búsqueda de objetivo.

Este cuadro de diálogo simplemente notifica que se ha llegado al objetivo modificando la

celda especificada. Al cerrar el cuadro de diálogo podrás observar el resultado. Para
nuestro ejemplo Excel fue haciendo diversas pruebas hasta llegar al resultado de 520.0970
que es el número que multiplicado por 845 nos dará el resultado esperado.
9.- bloquear las celdas en una hoja

El primer paso implica el bloqueo general de las hojas del libro activo, esto evitara cualquier
modificación que se pretenda llevar a cabo. Por defecto, cuando se protege una hoja o un
libro de trabajo, todas las celdas se bloquearán impidiendo ingresar o eliminar cualquier
registro en ella.

Para lograr este tipo de bloqueo, debemos ir al menú “Revisar” y en el grupo “Proteger”
damos clic en la opción “Proteger hoja”:

Allí se desplegará el siguiente asistente:

 será posible, si así lo deseamos, de asignar una contraseña para el acceso a las hojas y en
el panel central podemos activar las casillas sobre las cuales los usuarios no tendrán
permisos para el bloqueo general activamos la casilla “Proteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas” ubicada en la parte superior. Pulsamos en Aceptar para aplicar los cambios y
cuando se intente realizar algún cambio sobre alguna de las celdas de esta hoja se
desplegará el siguiente mensaje. Como vemos se impide llevar a cabo cualquier tipo de
edición en las celdas.

Para quitar esta protección, iremos de nuevo al menú “Revisar” y en el grupo “Proteger”
daremos clic en la opción “Desproteger hoja”. Esto activará todas las opciones de edición
de la hoja seleccionada.
 9.1.- Cómo bloquear celdas especificas

Es probable que no siempre deseemos bloquear todo el contenido de la hoja activa sino
solo una o varias celdas en particular.
Para este proceso vamos a seleccionar las celdas que no deseamos sean bloqueadas., es
decir, estas celdas se pueden editar después de proteger la hoja activa de Excel, después
de seleccionarlas debemos dar clic derecho sobre ellas y elegir la opción “Formato de
celdas”:

En la ventana desplegada iremos a la pestaña “Proteger” y allí debemos desactivar la casilla

“Bloqueada” la cual se encuentra activa por defecto. Pulsamos en Aceptar para guardar los
cambios.
Después de esto volvemos al menú “Revisar” y damos clic en “Proteger hoja”. Allí pulsamos
en “Aceptar” y ahora será posible editar la celda seleccionadas pero no las demás celdas
de la hoja activa de Excel .

9.2.- Cómo proteger un rango de celdas en Excel

Ahora, otra opción que nos ofrece Excel es el bloqueo de un rango especifico de celdas,
esto hará que solo ese rango no tenga permisos de edición.
Para lograr este objetivo, debemos seleccionar todas las celdas de la hoja pulsando sobre
el botón de selección ubicado a la izquierda de la columna A y veremos lo siguiente:

Ahora damos clic derecho sobre cualquier área y en el listado desplegado seleccionamos la
opción “Formato de celdas”:
En la ventana desplegada iremos a la pestaña “Proteger” y allí desmarcamos la casilla
“Bloqueada” y pulsamos Aceptar:

Pulsamos en Aceptar para aplicar los cambios y ahora seleccionamos el rango que
deseamos bloquear o proteger y daremos clic derecho sobre él , seleccionamos “Formato
de celdas” y en la pestaña “Proteger” activamos la casilla “Bloqueada” Pulsamos en
Aceptar, vamos al menú “Revisar” para pulsar sobre la opción “Proteger hoja” y ahora solo
este rango de celdas estará bloqueado para su edición:
De este modo, será posible proteger una celda o un rango de celdas en Excel impidiendo
que se puedan realizar cambios en el.

10.- Encriptar archivos con contraseña

Para dar inicio a este proceso, iremos al menú “Archivo” y allí vamos a la sección
“Información” y debemos pulsar sobre la categoría “Proteger libro” y seleccionamos la
línea “Cifrar con contraseña”:
Se desplegará la siguiente ventana donde ingresamos la contraseña a usar para el cifrado:

Pulsamos en Aceptar y debemos confirmar dicha contraseña

De nuevo pulsamos en Aceptar y veremos que la sección “Proteger libro” se encuentra
resaltada:

Ahora, cuando se intente acceder a este archivo, veremos lo siguiente. Ingresaremos la

contraseña establecida para acceder a la información del libro.

Para eliminar la contraseña que ha sido establecida en el libro, debemos ir de nuevo a la

ruta “Archivo / Opciones / Proteger libro” y al pulsar en la opción “Cifrar con contraseña”
simplemente borrar la contraseña establecida. Pulsamos en Aceptar y de este modo se ha
eliminado la encriptación del archivo seleccionado.

Como vemos, es un proceso simple proteger nuestros archivos personales o confidenciales

en Excel, agregando una contraseña segura la cual solo conocerán los usuarios autorizados.

11.- Tablas dinámicas

11.1.- Crear una tabla dinámica

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios

criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc.

Vamos a ver cómo crear una tabla dinámica a partir de una hoja Excel.
Tenemos la referencia de los productos de un almacén, el mes de venta y el importe de la
venta.

Para examinar mejor los datos vamos a crear una tabla dinámica.

En la pestaña Insertar > Tabla dinámica

Al hacer clic aparece el siguiente cuadro de dialogo

Le indicamos el rango de la tabla que vamos a utilizar para crear la tabla dinámica y donde
queremos crearla, si en una hoja nueva o en la misma hoja.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas
las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Al pulsar Aceptar se abrirá un nuevo panel en la derecha, conteniendo la lista de campos o

elementos que es posible añadir a la tabla dinámica.

Seleccionado uno a uno los campos, mediante la técnica de arrastrar y soltar podremos
diseñar la tabla y modificarla. También puede hacerse en la pestaña Opciones > Mostrar >
Lista de campo.

Los campos incluidos en la tabla dinámica pueden ser eliminados fácilmente, basta con
arrastrarlos fuera de la tabla. Igualmente, pueden ir de un área a otra de la tabla. Esto
permite reordenar la tabla tantas veces como necesitemos. Podemos realizar operaciones
y refrescar la información para obtener nuevos datos respecto a los que se hayan incluido
en el origen.
Ahora personalizamos la forma de presentar los datos Una fila para cada una de las

Referencias de la tabla.

Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a

y finalmente el campo IMPORTE a la sección .

Quedaría así
Y el resultado de la tabla dinámica

Después de crear la tabla dinámica vemos en la cinta de opciones que aparece dos pestañas
específicas de tabla dinámica que son Opciones y Diseño.

La tabla dinámica después de crearla podemos modificarla, podríamos añadir los campos
Cantidad y Total y obtendríamos la nueva tabla siguiente
Al añadir varios campos en la sección valores puede ser que puede ser que
aparezca en la sección Rótulos de columna, moverlo a rótulos de fila para interpretar mejor
el gráfico.

11.2.- Eliminar tabla dinámica

Seleccionar la tabla dinámica en su totalidad y presionar la tecla Supr.

11.3.- Aplicar filtros a una tabla dinámica

Si el volumen de datos de la tabla dinámica es muy grande se pueden aplicar filtros para
visualizar los datos que interesen en un momento dado.
Los campos principales en la tabla dinámica van acompañados de una flecha en la parte
derecha para visualizar un desplegable de la siguiente forma

El filtro se realizaría como hemos visto anteriormente.

 11.4.- Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio,
puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o
el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto nos debemos situar en la celda que queremos modificar y con el botón
derecho del ratón hacer clic en Configuración de campo de valor…

Y veremos el cuadro de diálogo siguiente donde podremos cambiar el sumatorio por el

promedio, máximo, mínimo, etc.

También podemos ver este cuadro de diálogo desde la pestaña opciones > campo activo
También podemos cambiar la configuración de un título de área, se abrirá el siguiente
cuadro

12.- Gráficos con tablas dinámicas

En la pestaña Opciones > Herramientas > Gráfico dinámico

Al hacer clic en este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, aquí el proceso
es el mismo que hemos visto en el apartado de gráficos.
 12.1.- Actualización de una tabla dinámica

Si se cambian los datos de la tabla origen, se puede actualizar la tabla dinámica sin tener
que crearla de nuevo. Para ello en la pestaña Opciones > Datos

Actualizar: actualiza la información del libro que provenga de una fuente de datos.

Actualizar todo: actualiza toda la información que provenga de una fuente de datos.

Cambiar origen de datos: Cambia los datos de origen de la tabla dinámica.

12.2.- Campos calculados

Además de los campos que automáticamente añade Excel al crear una tabla dinámica,
podemos añadir otros campos adicionales.

En la pestaña Opciones > Cálculos

Resumir valor por: el total puedo modificarlo. Por defecto será la suma pero puedo ponerle
producto, mínimo, máximo, etc.
Mostrar valores como: crea valores personalizados para mostrar los valores con relación
a otras filas y columnas de la tabla dinámica.

Campos, elementos y conjuntos: crea y modifica los campos y elementos calculados.

En la pestaña Opciones > Cálculos > Campos, elementos y conjuntos > Campo calculado
aparece el siguiente cuadro de diálogo

Nombre: título del nuevo dato.

Fórmula: la fórmula que queremos introducir utilizando los campos que vemos en el cuadro
de dialogo y cualquier constante.

Sumar: una vez que la fórmula esté introducida pulsar Sumar.

Eliminar: elimina el campo calculado seleccionado en Nombre

 12.3.- Elementos calculados

Además de los campos de la tabla original de datos, en una tabla dinámica podemos incluir
también campos adicionales, que operan con elementos concretos de los campos. Para
ello iremos a la pestaña Opciones > Cálculos > Campos, elementos y conjuntos > Elemento
calculado y aparece el siguiente cuadro de dialogo.

Nombre: introducir el nombre del campo calculado.

Fórmula: para obtener el resultado. Los campos y elementos se pueden insertar en la

fórmula, seleccionándolos y haciendo doble clic. En este caso se pueden incluir campos o
elementos en la fórmula.

Sumar: se añade el elemento calculado para poder utilizarlo en la tabla dinámica.

12.4.- Segmentación de datos

Inserta una segmentación de datos para filtrar datos de manera interactiva.

En la pestaña Opciones > Ordenar y filtrar > Insertar segmentación de datos, nos situamos
en la tabla dinámica que queremos segmentar y hacemos clic en Insertar segmentación de
datos
En este ejemplo vemos que podemos hacer una segmentación por deportes, trimestre,
ventas. Vamos a hacerla por trimestre para ello seleccionamos en el cuadro de dialogo
Trimestre y pulsamos aceptar, vemos que nos aparece un cuadro de dialogo nuevo, que es
donde vamos a interactuar con la tabla dinámica

Por defecto aparecen seleccionados los dos trimestres, si seleccionamos solamente uno
vemos como cambia la tabla dinámica.
 12.5.- Opciones en una tabla dinámica

Cuando creamos una tabla dinámica en Excel, en la cinta de opciones aparecen dos grupos
específicos de la tabla dinámica que son Opciones y Diseño.

Los diferentes grupos que tenemos en la pestaña Opciones son:

Tabla dinámica: indicamos el nombre de la tabla dinámica creada y las opciones de

configuración de la tabla.

Campo activo: indicamos el nombre del campo activo y la configuración del mismo.

Agrupar: agrupa o desagrupa elementos o campos.

Ordenar o filtrar: ordena o filtra los datos de la tabla. Inserta una segmentación de datos
para filtrar datos de manera interactiva.

Datos: actualiza o cambia el origen de los datos.

Acciones: borra, selecciona o mueve la tabla dinámica.

Cálculos: calcula y muestra los valores. Crea campos calculados y elementos calculados.

Herramientas: crea un gráfico dinámico.

Mostrar: muestra u oculta encabezados, botones, etc.

Los diferentes grupos que tenemos en la pestaña Diseño son:

Diseño: configura totales y subtotales. Diseño de la tabla en general y de las filas en

concreto.

Opciones de estilo de tabla dinámica: configuración de filas y columnas, encabezados de

filas y columnas.

Estilos de tabla dinámica: formato y colores de la tabla. Se puede personalizar el estilo.

13.- Power Query

Power Query, lo que puedes hacer con esta poderosa herramienta de datos, además de
descubrir la importancia de manejar los Business Analytics (proceso de recopilación,
clasificación, procesamiento y estudio de datos comerciales para obtener información
comercial) de tu empresa.
Lo primero que debes saber sobre el funcionamiento de este complemento de Excel, es
cómo ingresar a Power Query en Excel. Pues es muy sencillo, ya que el complemento está
ubicado en la parte superior del programa.

Si no puedes ingresar a Power Query, debes descargar la última actualización Microsoft

Power Query para Excel.

Puedes usar Power Query para Excel cuando necesites conectar datos desde una fuente
única o desde varias bases de datos.
Para conectar los datos, ingresa a la sección “obtener datos externos”. Las fuentes pueden
incluir datos de una web, archivos, base de datos, Azure y otras fuentes.

el procedimiento para utilizar Power Query es

• Cuando conectas tus datos en Power Query aparecerá un panel de vista previa.
• Dar clic a “cargar” si deseas trabajar los datos en Excel.
• Si desea aplicar transformaciones o dar forma a los datos, dale clic a “editar”.
• Si opta por la opción “editar” se iniciará el “editor de queries”.
 13.1.- Transformar datos con el editor de Power Query

El editor de Power Query te permite transformar los datos de las conexiones para su
posterior análisis.
Cuando hablamos de transformar datos en Power Query nos referimos a modificarlos de
cualquier manera (quitar una columna, cambiar datos, combinar, etc).
A medida que transforme los datos, notara las modificaciones en tiempo real y podra
ajustarlas hasta lograr su objetivo. La transformación de uno o más conjuntos de datos se
llama datos de forma.

• Abre el editor de query.

• Selecciona “iniciar el editor”.
• Puedes ver todos los cambios que realice en la sección “pasos aplicados” del panel
“configuración de query”.
14.- Power Pivot

Power Pivot se usa para modelar los datos y realizar cálculos más complejos que Excel no
puede manejar.

Cuando Power Query haya importado y limpiado las diversas fuentes de datos, puedes
utilizar Power Pivot para establecer relaciones entre las tablas o queries.
Luego, utilizando DAX (expresiones de análisis de datos), el lenguaje de fórmulas de Power
Pivot, puedes crear cálculos más potentes y modelos de datos más sofisticados que en
Excel.
En conclusión, si quieres trabajar con un gran conjunto de datos de Power Query, es
recomendable usar Power Pivot.

Estos programas trabajan de forma integrada, especialmente, porque son desarrollados

por la misma compañía: Microsoft. Si tuviésemos que resumir la manera en que se
integran, podríamos decir que Power Query prepara los datos que serán analizados en
Power Pivot.
Si te preguntas para qué sirve Power Pivot en la transformación de los datos de Power
Query, es simple. Esta herramienta se encarga de trabajar los modelados y cálculos más
complejos que no se pueden realizar en una hoja de Excel o tabla dinámica.
Power Query y Power Pivot son dos herramientas que pueden trabajar de forma
independiente; pero se complementan entre sí cuando necesitan analizar un volumen alto
de data.

Power Pivot es un complemento para Excel que te ayudará a analizar grandes cantidades
de información y a crear modelos de datos altamente sofisticados.

Podemos utilizar Power Pivot para importar grandes volúmenes de datos provenientes de
diversas fuentes y posteriormente hacer un análisis de la información.

Es altamente complicado, y poco recomendable, utilizar solamente la funcionalidad de

Excel para mantener una base de datos empresarial. Sin embargo, Power Pivot nos
permitirá acceder a múltiples fuentes de datos para integrar la información en Excel y crear
nuestro Modelo de Datos tal como lo haría cualquier profesional de TI.
Las relaciones que podemos crear entre las tablas nos permitirán realizar consultas
complejas de una manera mucho más simple de lo que podríamos lograr solo con Excel.
Además, es posible relacionar tablas que provengan de fuentes de datos diferentes y
tratarlas como si fueran una sola tabla, lo que convierte a nuestro modelo de datos en
Power Pivot en algo único y de mucha utilidad.