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Excel XP:
Ingreso de Datos
y Formato de
Datos

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Ingreso de Datos y Formato de Datos Tecsup
Marzo 2008

ÍNDICE

1. Introducción ....................................................................................... 4
2. Objetivos ............................................................................................. 4
3. Ingreso al Excel .................................................................................. 4
4. Pantalla de Excel ................................................................................ 5
5. Desplazamiento en Excel .................................................................. 7
5.1. Desplazamiento en una Hoja .............................................. 7
5.2. Desplazamiento en un Libro ............................................... 8
6. Introducción de Datos....................................................................... 9
7. Modificación de Datos .................................................................... 10
8. Tipos de datos .................................................................................. 11
8.1. Valores Constantes ............................................................. 11
8.2. Fórmulas .............................................................................. 12
9. Selección de elementos de Excel .................................................... 12
9.1. Selección de Celdas (rango de celdas) ............................. 12
9.2. Selección de Columnas ...................................................... 13
9.3. Selección de Filas ................................................................ 14
9.4. Selección de Hojas .............................................................. 14
10. Formato de Columnas..................................................................... 14
10.1. Ancho de Columna............................................................. 15
10.2. Autoajustar a la Selección.................................................. 16
10.3. Ancho Estándar................................................................... 16
11. Formato de Filas............................................................................... 17
11.1. Alto de la Fila ...................................................................... 17
11.2. Autoajustar .......................................................................... 18
12. Formato de Hojas............................................................................. 18
12.1. Cambiar el nombre ............................................................. 18
12.2. Fondo de una Hoja ............................................................. 19
12.3. Color de Etiqueta ................................................................ 20
13. Insertar elementos de Excel............................................................ 21
13.1. Insertar Filas en una Hoja.................................................. 21
13.2. Insertar Columnas en una Hoja ........................................ 22
13.3. Insertar Celdas en una Hoja .............................................. 23
13.4. Insertar Hojas en un Libro................................................. 24
14. Eliminar elementos de Excel .......................................................... 25
14.1. Eliminar Filas y Columnas ................................................ 25
14.2. Eliminar una Celda............................................................. 25
14.3. Eliminar Hojas..................................................................... 26
15. Borrado de Celdas ........................................................................... 27
16. Operaciones con Archivos.............................................................. 27
16.1. Guardar un archivo ............................................................ 28
16.2. Cerrar un Libro ................................................................... 29
16.3. Abrir un Archivo ................................................................ 29
16.4. Nuevo Archivo.................................................................... 30
17. Copiar Celdas ................................................................................... 31
17.1. Copiar Celdas utilizando el Portapapeles....................... 31

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17.2. Copiar Celdas con el Mouse ............................................. 32


17.3. Copiar en Celdas Adyacentes........................................... 33
17.4. Pegado Especial .................................................................. 34
18. Mover Celdas ................................................................................... 36
18.1. Mover Celdas utilizando el Portapapeles ....................... 36
18.2. Mover Celdas utilizando el Mouse .................................. 37
18.3. Mover o Copiar Hoja ......................................................... 37
19. Formato de Celdas........................................................................... 38
19.1. Número ................................................................................ 38
19.2. Alineación............................................................................ 40
19.2.1. Alineación del Texto .......................................... 40
19.2.2. Orientación.......................................................... 42
19.2.3. Control del Texto................................................ 42
19.3. Fuente................................................................................... 42
19.4. Bordes................................................................................... 44
19.5. Tramas.................................................................................. 46
19.6. Crear Libros usando Plantillas ......................................... 47
20. Mapa Conceptual ............................................................................ 49
21. Referencias Bibliográficas............................................................... 50

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1. Introducción

Microsoft Excel XP es una poderosa Hoja de Cálculo que cuenta


con el mayor éxito en el mercado por su facilidad de manejo para
cualquier tipo de usuario.

Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular


datos y números, se podrá calcular, ordenar, combinar, separar,
hacer referencias, etc. Una hoja de cálculo es un programa que es
capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para
ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula
se pueden introducir números, letras y gráficos.

Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente


a las características, ubicación, orientación, etc., de los datos que
se están manipulando.

En esta unidad se verá el entorno de trabajo del Excel, así como


los elementos que lo conforman. También se realizarán las
operaciones de edición, como son insertar, copiar, eliminar,
celdas, columnas, filas u hojas, por último se aplicarán los
formatos a cada uno de estos elementos.

2. Objetivos

• Conocer la Estructura de una Hoja de Cálculo.


• Ingresar correctamente los diferentes tipos de datos.
• Realizar operaciones con los elementos de una hoja de cálculo:
insertar, eliminar, copiar y mover.
• Aplicar formato a los elementos de un Libro.

3. Ingreso al Excel

Las formas de ingreso a este programa son iguales a las ya vistas


en Word. A continuación indicaremos las principales o más
comunes, el usuario deberá optar por la que más se le acomode.
• Con el método convencional, a través del botón Inicio, Todos
los Programas y seleccionar de la lista Microsoft Excel.

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• Como acceso directo en el Escritorio.

• Como acceso rápido en la Barra de Tareas.

4. Pantalla de Excel

Una vez que se ingresa al programa debemos dar una breve


revisión a la pantalla inicial de Excel, los distintos elementos que
contiene la pantalla ya nos serán conocidos, pero de igual forma
se hará una breve reseña a ellos.

Barra de Título Barra Estándar

Barra de Menú
Barra Formato
Barra de Fórmulas

Indicador de
Columna

Indicador de Fila

Barra Estado Barra de Etiquetas Panel de Tareas

• La Barra de Título, contiene el nombre del documento sobre


el que se está trabajando en ese momento. Cuando se crea un
libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta
que lo guardemos y se le dé el nombre que desea. En el

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extremo de la derecha están los botones para minimizar,


restaurar y cerrar.

• La barra de menús, contiene las operaciones de Excel,


agrupadas en menús desplegables. Todas las operaciones se
pueden hacer a partir de estos menús. El icono con la cruz, del
extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar


desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre
del comando.

• La Barra de herramientas estándar, contiene iconos para


ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más
habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

• La Barra de formato, contiene las operaciones más comunes


sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de
fuente, etc. Hay operaciones que no están disponibles en un
determinado momento y se identifican porque tienen el color
atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto
como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el
color más claro.

• La Barra de fórmulas, nos muestra el contenido de la celda


activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando se
quiera modificar el contenido de una celda, dicha barra
variará ligeramente, este tema lo veremos más adelante.

• La Barra de etiquetas, nos permite movernos por las distintas


hojas del libro de trabajo.

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Excel maneja cada archivo con lo que se conoce como libros.


Los libros son conjuntos de hojas, es decir que en cada libro
tiene más de una hoja de trabajo, y además se pueden tener
hojas de gráficos, de macros, etc. Se pueden tener hasta 255
hojas en un libro.

A cada una de las hojas le corresponde una etiqueta. Dando


clic sobre la etiqueta correspondiente podemos cambiar a las
diferentes hojas que contiene el libro.

• Indicadores de filas y columnas, la hoja está dividida en filas


y columnas que se muestran en los encabezados. La
intersección de una fila y una columna, es una celda.

La hoja consta de 256 columnas y 65,536 filas. Cada columna


se nombra por letras, por ejemplo A, B, C, AA, AB, hasta IV y
cada fila se numera desde 1 hasta 65536.

La celda se nombra con el nombre de la columna a la que


pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto
la celda se llama A1.

En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna


celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más
remarcada que las demás.

• Panel de Tareas, el contenido del panel de tareas va


cambiando según la tarea que se esté haciendo con el Excel,
así la siguiente ventana muestra el Panel Nuevo Libro.

Los diferentes Paneles que presenta el Microsoft Excel son:


• Nuevo Libro.
• Portapapeles.
• Buscar.
• Insertar imagen prediseñada.

5. Desplazamiento en Excel

5.1. Desplazamiento en una Hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la


ventana del documento en un momento dado. La hoja, la
mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas
que las visibles en el área de la pantalla y es necesario
moverse por el documento rápidamente.

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Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas


para poder desplazarse a través de la hoja son:

Movimiento Teclado
Celda abajo Flecha abajo
Celda arriba Flecha arriba
Celda derecha Flecha derecha
Celda izquierda Flecha izquierda
Pantalla abajo AvPag (Page Down)
Pantalla arriba RePag (Page Up)
Celda A1 Ctrl + Inicio
Primera celda de la columna Ctrl + flecha arriba
activa
Última celda de la columna Ctrl + flecha abajo
activa
Primera celda de la fila activa Ctrl + flecha izquierda
Última celda de la fila activa Ctrl + flecha derecha

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe


con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el
comando Ir a, que se encuentra en el menú Edición.

• Seleccionar el menú Edición.


• Hacer clic sobre la opción Ir a. También se hubiera
podido pulsar la tecla F5, y aparecerá la ventana
siguiente:
• En el recuadro Referencia escribir, la dirección de la
celda a la cual se quiere desplazar.
• Hacer clic en el botón Aceptar.

También se puede utilizar el mouse, moviéndose con las


barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que
se quiere ir, y hacer clic sobre ésta.

5.2. Desplazamiento en un Libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de


cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo, aunque
podría adicionársele. Existen diversos métodos para
moverse por las distintas hojas del libro de trabajo.

En la barra de etiquetas, la activa será la hoja en que se


está situado ahora, Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier
etiquetase cambiará de hoja, es decir, si hace clic sobre la
etiqueta Hoja3 pasará a trabajar con dicha hoja.

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También se pueden utilizar combinaciones de teclas para


realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como
pueden ser:
Movimiento Teclado
Hoja siguiente Ctrl + AvPag
Hoja anterior Ctrl + RePag

También se puede cambiar de hoja utilizando los botones


de la izquierda de la barra de etiquetas, aunque esto no
significará que nos pasemos a la Hoja, sólo sino se vieran
en la Barra de Etiquetas se podrá apreciar, pero luego para
colocarnos en ella se tendrá que hacer un clic.

• Para ir a la Hoja1.
• Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.
• Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.
• Para ir a la última hoja

6. Introducción de Datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,


números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán
los siguientes:

1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los


datos.
2. Digitar los datos, que aparecerán en dos lugares: en la celda
activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el
dibujo siguiente:

3. Para introducir el valor en la celda se puede utilizar


cualquiera de los tres métodos que se explican a continuación:

Con la tecla Enter, se valida el valor para introducirlo en la celda


y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por
debajo.

Con las Teclas de movimiento, se valida el valor para introducirlo


en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la

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flecha pulsada, es decir, si pulsamos la Flecha de la Derecha la


celda activa será la celda contigua hacia la derecha.

Con el Cuadro de Aceptación, es el botón de la barra de fórmulas,


al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la
celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información se cambia de opinión y desea


restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que
pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de
Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los
datos y la celda seguirá vacía.

7. Modificación de Datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo


que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete


algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso
(Back Space) del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se
puede utilizar la tecla Flecha Izquierda porque equivale a validar
la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,


seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda adecuada.


2. Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte
del dato a modificar. En este momento la Barra de Estado
cambiará de Listo a Modificar.
3. Modificar la información.
4. Pulsar Enter o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación.

La diferencia de pulsar la tecla F2 radica en que la edición se


realizará sobre la misma celda y aparecerá el punto de inserción o
cursor al final de la misma, usted sólo tendrá que retroceder o
utilizar las teclas de dirección para colocarse sobre el carácter a
modificar.

También es posible hacer doble clic sobre la celda a modificar o si


quiere reemplazar por completo el contenido de una celda, sólo
colóquese sobre ella y escriba el nuevo contenido.

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8. Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo se pueden introducir distintos Tipos de


Datos:

8.1. Valores Constantes

Son aquellos datos que se introducen directamente en una


celda. Pueden ser: número, fecha, hora, o un texto.

• Números, para introducir números puede incluir los


caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales +, -,
( ), /, %, E, e, ., Pts.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y


para escribir un número negativo éste tiene que ir
precedido por el signo (-). Al escribir un número entre
paréntesis, Excel lo interpreta como un número
negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E ó e es interpretado como notación


científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10
elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en
los números introducidos como constantes. Cuando un
número tiene una sola coma se trata como una coma
decimal.

Si introducimos el símbolo % al final de un número,


Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si se
introduce fracciones tales como 1/4, 6/89, debe
escribir primero un cero, un espacio y luego la
fracción, de esta manera no se confundirá con números
de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera


medida se pasa automáticamente a anotación
científica. Por defecto los números aparecen alineados
a la derecha en la celda.

• Fecha u Hora, para introducir una fecha u hora, sólo


tiene que escribirla de la forma en que desea que
aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las


fechas y las horas también aparecen alineados a la
derecha en la celda.

Cuando se introduce una fecha comprendida entre los


años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos

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últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas


fechas que no estén comprendidas entre dicho rango,
necesariamente deberemos introducir el año completo.

A continuación se muestran algunos ejemplos de


formatos de fecha u hora:

1/12/99 1-12-99 2:30 PM


14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

• Texto, para introducir texto como una constante, se


selecciona una celda y se escribe el texto. El texto
puede contener letras, dígitos y otros caracteres
especiales que se puedan reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de
texto.

Si un texto no cabe en la celda puede utilizar todas las


adyacentes que están en blanco a su derecha para
visualizarlo, no obstante el texto se almacena
únicamente en la primera celda. El texto aparece, por
defecto, alineado a la izquierda en la celda.

8.2. Fórmulas

Es una secuencia formada por: valores constantes,


referencias a otras celdas, nombres, funciones, u
operadores. Se pueden realizar diversas operaciones con
los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc.
La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo = (igual).

9. Selección de elementos de Excel

El elemento básico en Excel se llama Celda, que es la intersección


de una columna y una fila, como B5, C8, EF10, etc.

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango


de celdas con Excel tendremos que seleccionar aquellas celdas
sobre las que queremos que se realice la operación. A
continuación se hacen mención a algunos de los métodos de
selección más utilizados.

9.1. Selección de Celdas (rango de celdas)

Existen dos formas principales de seleccionar celdas:

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• Selección Continua, sólo tiene que posicionarse sobre


una celda y hacer clic izquierdo sostenido con el
mouse hacia la abajo, derecha, izquierda o arriba.
También puede pulsar la tecla Shift más las flechas de
dirección.
Ejemplo: B3:D6

• Selección Dispersa, se realiza haciendo uso de la tecla


Ctrl y pulsando el clic izquierdo sobre la celda que
desee seleccionar.
Ejemplo: A3:A4;B4:B8;C3:D3;C5:D6

9.2. Selección de Columnas

La selección de una columna completa, es decir, las 65,536


celdas de una columna, se podrá hacer de una forma muy
práctica, sólo deberá hacer un clic izquierdo sobre el
indicador de columna que desee.

Haciendo clic izquierdo sostenido seleccionará varias


columnas contiguas, pero si desea seleccionar columnas
dispersas, utilizará la tecla Ctrl.

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9.3. Selección de Filas

Al igual que para las columnas, se podrá seleccionar toda


la fila, es decir, sus 256 celdas, con tan sólo hacer clic
izquierdo sobre el indicador de Fila que desee.
Si necesitan varias filas contiguas utilizará la tecla Shift o
con el clic izquierdo sostenido, pero si quiere filas
dispersas utilice la tecla Ctrl.

9.4. Selección de Hojas

Para seleccionar todas las filas y columnas de una hoja, tan


solo deberá situarse sobre el botón superior izquierdo de
la hoja situado a la izquierda del indicador de la columna
A y el de la fila 1.

10. Formato de Columnas

El formato que se aplica a las columnas es su ancho. Cada hoja


presenta a las columnas con un ancho por defecto de 10.71, pero
podría pasar que este ancho sea insuficiente para el contenido que
usted quiera colocar, no todas las columnas deberán tener el
mismo ancho, usted podrá personalizarlo de acuerdo a sus
necesidades.

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10.1. Ancho de Columna

Como ya se había indicado el ancho de una columna en


Excel es de 10,71 puntos (80 píxeles). Si se desea o necesita
modificar el ancho de alguna columna, se pueden utilizar
dos métodos:

• El primer método consiste en utilizar el menú. Pero


primero deberá seleccionar la columna o columnas a
las cuales se quiere modificar su ancho, si es que no ha
seleccionado ninguna la modificación se hará sobre la
columna de la celda en la cual se esté ubicado.

Ir al menú Formato y seleccionar la opción Columna,


en el submenú que se despliega seleccionar la opción
Ancho.

Seguidamente aparecerá la siguiente ventana en la que


debe digitar el ancho deseado. Por último hacer clic en
el botón Aceptar y el cambio se realizará.

Note el valor por defecto que tienen de ancho las


columnas en Excel: 10.71.

• El segundo método consiste en utilizar el mouse. Se


debe uno situar con el puntero del mouse en la línea
de división de los indicadores de dos columnas, en ese
momento el puntero del mouse adopta la forma de
una flecha de doble dirección.

Se debe hacer un clic izquierdo sostenido y arrastrar la


línea a la nueva posición. Aparecerá una línea
discontinua mostrándonos el nuevo ancho al igual que
un texto que nos indica el tamaño de este nuevo ancho.
Cuando encontremos el ancho deseado sólo soltaremos
el mouse.

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10.2. Autoajustar a la Selección

Si no se quiere cambiar el ancho de manera manual o


colocando un valor referencial, entonces quizá podríamos
ajustar automáticamente al ancho del contenido más
amplio de la celda de una columna. Para ello también
tenemos dos métodos:

• El primer método consiste en utilizar el menú, primero


seleccionar la columna a la cual se desee ajustar, ir al
menú Formato seleccionar la opción Columna y luego
del submenú la opción Autoajustar a la selección.

• El segundo método es mucho más rápido, sólo tendrá


que situarse sobre la línea divisoria derecha de los
indicadores de columna de aquella columna que desea
modificar.

Con el mismo sistema que para cambiar el ancho de


columna, sólo que esta vez hará doble clic con el
mouse, y el ajuste se hará automáticamente.

10.3. Ancho Estándar

Es posible cambiar el ancho estándar a todas las columnas


de una Hoja de Cálculo. Para modificarlo se deberá
cambiar a través del menú Formato, la opción Columnas y
del submenú seleccionar la opción Ancho Estándar,
mostrándose la siguiente ventana.

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Sólo deberá escribir la anchura estándar deseada y hacer


clic en el botón Aceptar. Ahora todas las columnas pasan a
tener la anchura estándar, excepto aquellas que tuvieran
asignadas una anchura particular.

11. Formato de Filas

Al igual que las Columnas, las Filas pueden presentarse con otras
dimensiones, sólo que en este caso no se trata de ancho sino de
altura de la Fila.

11.1. Alto de la Fila

El Excel ajusta automáticamente la altura de una fila


dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa
fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de una fila
es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12.75. Si
aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de
la fila 2, la altura de toda la fila es automáticamente 15.75.
En general el tipo de letra por defecto es Arial por lo que
las filas tienen una altura de 12.75 puntos.

Para modificar la altura de una fila se tendrán los mismos


métodos vistos en el ancho de columnas.

• Seleccionar la fila o filas a las que se desee cambiar la


altura, ir al menú Formato, la opción Fila y seleccionar
la opción del submenú Alto.

A continuación se mostrará la siguiente ventana donde


deberá escribir la altura que desea y luego hacer clic en
el botón Aceptar.

• El segundo método consiste en utilizar el método del


arrastre con el mouse. Situar el puntero del mouse en
la línea divisoria inferior del indicador de fila de la fila
que desee cambiar la altura.

El puntero se mostrará como una flecha de doble


dirección y sólo tendrá que hacer un clic izquierdo
sostenido y soltar cuando tenga la altura deseada.

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11.2. Autoajustar

Al igual que con las columnas se puede redimensionar la


altura de una fila para ajustarla a la entrada más alta de la
fila.

• Seleccionar la fila o filas e ir al menú Formato,


seleccionar la opción Fila y del submenú la opción
Autoajustar.
• El segundo método, mucho más rápido, es colocar el
puntero sobre la línea de división de los indicadores
de fila y hacer doble clic.

12. Formato de Hojas

12.1. Cambiar el nombre

Los nombres por defecto que le coloca el Excel a las Hojas


son: Hoja1, Hoja2, etc., pero si se trabaja con varias hojas
dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre
particular para cada hoja, así se podrá identificar de forma
más rápida.

Por ejemplo si se utiliza cada hoja para manejar los


ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría
nombrar Enero, la segunda Febrero, etc.

La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31


caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del
mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Para modificar el nombre de una hoja se tienen varios


métodos, pero primero deberemos estar colocado en la
hoja a la que se quiera cambiar el nombre:

• El primer método consiste en utilizar el menú


Formato, seleccionar la opción Hoja y del submenú
que aparece seleccionar la opción Cambiar nombre. La
etiqueta de la hoja quedará seleccionada a la espera

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que usted escriba el nuevo nombre, una vez escrito el


nombre sólo deberá hacer clic sobre la tecla Enter.

• El segundo método es; activando el menú contextual


(botón derecho del mouse) sobre la etiqueta, luego
elegir la opción cambiar nombre.

• El tercer método es mucho más directo y rápido, sólo


deberá hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en
su etiqueta, aparecerá seleccionado el nombre a la
espera del nuevo nombre de hoja, una vez escrito este
nuevo nombre pulsar la tecla Enter.

12.2. Fondo de una Hoja

Es posible colocarle una imagen de fondo a la Hoja de


Cálculo seleccionada, así cada hoja podrá tener una
imagen de fondo distinta, no confundir con insertar una
imagen dentro de una hoja, colocar un fondo será para
todas las filas y columnas de la hoja, es como un papel
tapiz, que se repetirá tantas veces sea necesario, la
cantidad de veces que se repita sólo dependerá del tamaño
de la imagen seleccionada.

Para poder colocar esta imagen de fondo deberá ir al


menú Formato, seleccionar la opción Hoja y del submenú
seleccionar la opción Fondo.

Se abrirá una ventana para que seleccionemos el archivo


de tipo imagen que servirá de fondo, por defecto se
colocará en la subcarpeta Mis Imágenes de la carpeta Mis
Documentos, de ella podemos seleccionar la carpeta
Imágenes de Muestra y seleccionar una de ellas.

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La Hoja quedará con el diseño de fondo, pero ahora si


usted vuelve al menú Formato, Hoja, ya no estará la
opción Fondo sino en vez de ello aparecerá la opción
Eliminar Fondo.

12.3. Color de Etiqueta

Para poder cambiarnos de Hoja a Hoja uno debe hacer uso


de las etiquetas, que no son otra cosa que pestañas, y si
queremos que nuestro libro se comporte de una manera
más amigable u organizada es posible colocarle a cada
pestaña o etiqueta un color de fondo.

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Para agregarle este color a la etiqueta debe ir al menú


Formato y seleccionar la opción Hoja y del submenú
seleccionar la opción Color de etiqueta.

Al momento de seleccionar esta opción se mostrará una


ventana donde podemos seleccionar el color de etiqueta
que queramos.

No se tiene toda la Paleta de Colores, pero se tiene una


buena variedad.

Usted puede seleccionar un color diferente para cada


etiqueta, dependiendo del rubro de que se trate. Por
ejemplo los mismos meses en Hojas de Cálculo diferentes
pueden tener el mismo color, como una estandarización.

Es importante hacer notar que, la Hoja activa no muestra


el color que usted ha seleccionado, el color se visualizará
cuando usted visite otra hoja, siempre la Hoja activa
tendrá fondo blanco.

13. Insertar elementos de Excel

Después de haber introducido datos en la hoja de cálculo, se


puede desear insertar celdas en blanco entre las ocupadas para
hacer lugar para datos nuevos o para incluir más espacio en
blanco en el área de datos, para ello será necesario que se puedan
insertar los diferentes elementos del Excel para así ampliar una
hoja de cálculo o un libro de trabajo.

Cuando se insertan celdas, Excel aplica formatos apropiados a las


celdas insertadas siempre que sea posible. Generalmente esto
significa que a las celdas insertadas se les da los mismos formatos
que tienen las celdas a su alrededor.

13.1. Insertar Filas en una Hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de


cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en
medio de los datos ya introducidos.

Primero se debe colocar sobre una fila o celda sobre la cual


quiere que se añada una fila, las filas siempre se insertan
encima de la celda o fila seleccionada. Ir al menú Insertar,

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y seleccionar la opción Filas, automáticamente se insertará


una nueva fila.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una


posición.

Si quiere añadir varias filas, basta con seleccionar tantas


filas como filas desee añadir. Todas se insertarán encima
de la selección.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el


número de filas varíe, seguirán habiendo 65,536 filas, lo
que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas
añadidas.

13.2. Insertar Columnas en una Hoja

De la misma manera que con la Filas, Excel nos permite


añadir columnas, que nos pueden haber faltado a la hora
de diseñar nuestra Hoja.

Primero se deberá seleccionar la columna delante de la


cual quiere añadir otra, ya que las columnas siempre se
añaden a la izquierda de la seleccionada. Ir al menú
Insertar, seleccionar la opción Columnas.

Todas las columnas a la derecha de la nueva cambiarán a


la siguiente posición. En caso de no haber seleccionado
ninguna columna, Excel toma la columna de la celda en
donde estamos situados como columna seleccionada.

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Si quiere añadir varias columnas, basta con seleccionar la


cantidad de columnas que desee insertar.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el


número de columnas varíe, seguirán habiendo 256
columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas,
tantas como columnas añadidas.

13.3. Insertar Celdas en una Hoja

En ocasiones, lo que interesa añadir no son ni filas ni


columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas
dentro de la hoja de cálculo.

Deberá seleccionar las celdas sobre las que quiere añadir


otras celdas, ir al menú Insertar y elegir la opción Celdas.
Esta opción no aparecerá si no tiene celdas seleccionadas.

Se mostrará una ventana donde debe seleccionar una


opción, si lo que se desea es insertar una celda, se tienen
las dos primeras opciones, desplazar el contenido hacia
abajo o hacia la izquierda.

Pero también en la posición de la celda podría insertar


toda una columna o una fila.

Nótese como desde aquí también le permite añadir filas o


columnas enteras, una vez seleccionada la opción hacer
clic en el botón Aceptar.

Desplazar las celdas hacia abajo

Desplazar las celdas hacia la derecha

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Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de


celdas no varía ya que se eliminan las del final de la hoja.

13.4. Insertar Hojas en un Libro

Es muy probable que necesite trabajar con más de tres


hojas en un libro de trabajo, para ello tendrás que añadir
más. El número de hojas puede variar de 1 a 255. Se verán
dos maneras de añadir hojas en un libro.

• Por el método del menú, primero colocarse sobre la


hoja delante de la cual se añadirá la nueva, ya que las
hojas siempre se añadirán a la izquierda de la
seleccionada.

Ir al menú Insertar y seleccionar la opción Hoja de


Cálculo. Note que aparecerá con el nombre Hoja4
automáticamente, y aunque a las hojas se les haya
cambiado de nombre, siempre la nueva hoja aparecerá
con el número correlativo.

• El otro método es con el menú contextual sobre el


nombre de la etiqueta de la hoja, hacer un clic derecho
y seleccionar la opción Insertar.

Pero al igual que el otro método la nueva hoja se


colocará delante adelante de la nueva hoja
seleccionada.

Cuando usted escoge este método se va a abrir una


nueva ventana donde debe seleccionar qué tipo de
elemento quiere insertar, por defecto se coloca en una
Hoja de Cálculo, luego hacer clic en el botón Aceptar.

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Marzo 2008

El nombre estará en función a cuántas hojas haya


añadido, pero usted lo podrá personalizar, y si usted
ha eliminado algunas, el correlativo queda en memoria
y colocará el número que hubiera correspondido si no
hubiese eliminado una hoja.

14. Eliminar elementos de Excel

Se ha visto como al momento de realizar nuestro trabajo es


posible que nos haga falta agregar elementos de Excel como Filas,
Columnas, etc., de la misma manera es necesario saber cómo
eliminar estos elementos para darle un mejor acabado a nuestro
trabajo.
14.1. Eliminar Filas y Columnas

Primero deberá seleccionar las filas o columnas que usted


desee eliminar, Excel se dará cuenta cual es el elemento
seleccionado y usted deberá ir al menú Edición y
seleccionar la opción Eliminar.

La selección deberá ser por el indicador de fila o de


columna, de esta manera se eliminará automáticamente la
columna o fila seleccionada.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no


varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo
65,536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se añaden
al final de la hoja, tantas como filas o columnas
eliminadas.

14.2. Eliminar una Celda

Pero podría darse el caso que usted no seleccione toda una


columna o una fila, sino que esté simplemente

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posicionado sobre una celda o un conjunto de celdas, en


ese momento se seguirá el mismo procedimiento. Ir al
menú Edición y seleccionar la opción Eliminar.

La diferencia radica en el hecho que Excel no sabe qué


eliminar, la fila o filas a las que pertenecen las celdas
seleccionadas o las columnas a las que pertenecen estas
celdas, o realmente sólo eliminar las celdas seleccionadas,
por ello aparecerá la siguiente ventana.

En esta ventana se elige la opción deseada dependiendo


de cómo queremos que se realice la eliminación de celdas,
desplazar las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha
(lo contrario a insertar celdas), y por último hacer clic en el
botón Aceptar.

14.3. Eliminar Hojas

Para eliminar una hoja, debemos posicionarnos sobre la


hoja a eliminar ir al menú Edición y seleccionar la opción
Eliminar Hoja, esta operación se realizará de manera
automática.

Usted podrá eliminar las hojas que no contengan


información, si un Libro de Excel viene con tres (03) hojas
por defecto, y usted sólo cuenta con información en dos de
ellas, entonces es posible que quiera eliminar la tercera

Es importante notar que elimina la hoja con todo su


contenido, por lo que es importante que se sitúe sobre la
hoja correcta, aunque siempre cuenta con la herramienta
de deshacer.

Otra manera es con el método del menú contextual, clic


derecho sobre la hoja que se desee eliminar, y seleccionar
la opción Eliminar.

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15. Borrado de Celdas

Es muy común que el contenido de una celda desee eliminarlo, no


es eliminar la celda sino sólo su contenido, esto se llama borrar las
celdas, para ello debe seleccionar la celda o el conjunto de celdas
que desea eliminar su contenido, ir al menú Edición, seleccionar
la opción Borrar donde aparecerá un submenú donde debe
definir qué es lo que desea borrar.

• Todo, elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los


comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto
la anchura de la columna y la altura de la fila.
• Formatos, borra el formato de las celdas seleccionadas que
pasan a asumir el formato Estándar, pero retiene su contenido
y sus comentarios.
• Contenido, elimina el contenido de las celdas seleccionadas,
tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su
formato.
• Comentarios, suprime cualquier comentario ligado al rango
de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y
formatos.

Otra forma para eliminar el contenido de una celda es


simplemente colocarse sobre la celda que quiere borrar y pulsar la
tecla Supr, este método borrará el contenido de la celda.

16. Operaciones con Archivos

Las operaciones comunes que se harán con un archivo de Excel no


son otras que guardar el libro, con las diferentes modalidades,
cerrar un libro, abrir un libro y crear un archivo nuevo.

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16.1. Guardar un archivo

Como ya se ha visto en las otras herramientas del Office,


para evitar la pérdida de nuestra información, del trabajo
en curso, será necesario que se guarde el archivo, este
procedimiento es igual al visto para Word y PowerPoint.

Se puede trabajar esta operación con el menú Archivo y la


opción Guardar o Guardar Como, recuerde que cuando se
va a guardar el archivo por primera vez siempre saldrá la
ventana de Guardar Como y da lo mismo que se
seleccione cualquiera de estas dos opciones.

De la misma manera se debe indicar en dónde se va a


guardar el archivos con la opción Guardar en:, que por
defecto nos muestra en la carpeta Mis Documentos,
debemos ingresar en la opción Nombre de archivo, el
nombre con el que se va a reconocer el actual libro, por
último la opción Guardar como tipo, nos permite guardar
el archivo en otras versiones de Excel, como página Web,
etc.

Una vez que usted coloca valores en cada opción sólo


deberá hacer clic sobre el botón Guardar. Ahora en la
Barra de Título se mostrará el nombre del archivo.

Existen otros métodos para guardar un archivo, con el


botón de la Barra de Herramientas Estándar, con la
combinación de teclas Ctrl + G. Estas opciones una vez
guardado el archivo nos permitirá actualizar los cambios,
si usted desea crear una copia, o generar otro archivo o
guardar el mismo pero en otra carpeta o ubicación
entonces tendrá que utilizar la opción Guardar Como.

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16.2. Cerrar un Libro

Una vez que se haya terminado de trabajar con un


archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando
memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se
puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo,


seleccionar la opción Cerrar, y en caso que al actual
archivo no se le hayan guardado los últimos cambios,
Excel nos avisará de ello mostrándonos la siguiente
ventana.

Usted deberá pulsar el botón Si, para guardar los últimos


cambios, pulsará el botón No, para ignorar los cambios y
que el archivo quede como en su última grabación y si no
está seguro o se equivocó de operación deberá pulsar el
botón Cancelar.

En el caso de querer cerrar un archivo que no había sido


previamente guardado, al momento de hacer clic sobre el
botón Si, se mostrará la ventana de Guardar Como.

Otro método para cerrar el actual libro es haciendo clic en


el botón en forma de equis (X) que se encuentra al final de
la Barra de Menús.

16.3. Abrir un Archivo

Para abrir un archivo también se tienen diversos métodos


al igual que con las otras herramientas del Office.

• Con el menú Archivo y la opción Abrir.

• Con el botón Abrir de la Barra de Herramientas


Estándar.

• Con el Panel de Tareas, en la sección Abrir un Libro y


seleccionar la opción Más Libros.

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Con cualquiera de los tres métodos anteriores siempre se


abrirá la siguiente ventana:

En ella se debe seleccionar la carpeta en donde se


encuentra nuestro archivo con la opción Buscar en, por
defecto nos muestra la carpeta Mis Documentos, de la
lista que se muestre deberá seleccionar el archivo que
usted desea abrir, para luego hacer clic en el botón Abrir.

Este botón muestra un menú desplegable al costado que


nos permitirá acceder a varias opciones, la usual es
simplemente Abrir.

16.4. Nuevo Archivo

El Excel nos brinda la oportunidad desde que accedemos a


la herramienta, de poder trabajar con un documento en
blanco, llamado Libro1, pero si usted desea abrir otro
archivo, es decir, crear otro libro sin necesidad de cerrar el
actual, se tienen también varios métodos.

• Con el menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo.


Aunque realmente no se genera otro libro si es que ya
existe uno, sólo se activa el Panel de Tareas y a partir
de ahí sí podrá generar otro libro en blanco, así no se
tuviese ningún libro abierto siempre activará el Panel
de Tareas.

• Con el botón de la Barra de Herramientas Estándar.

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• Con el Panel de Tareas, se tienen tres secciones con las


que se puede generar un libro nuevo, en la sección
Nuevo y la opción Libro en blanco, o crear un archivo
nuevo a partir de uno existente, o un archivo nuevo a
partir de una plantilla.

17. Copiar Celdas

Los métodos para copiar diferentes tipos de objetos, también son


vigentes en Excel. En este caso el copiado más frecuente es el de
celdas, se verán distintos métodos para ello.

17.1. Copiar Celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar es duplicar una celda o rango de


celdas a otra posición, sin perder el original. Cuando se
utiliza el portapapeles, como ya se ha visto, entran en
juego 2 operaciones, Copiar y Pegar. La operación de
Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles
de Windows y Pegar copia la información del
portapapeles donde nos encontremos situados.

Por lo tanto lo primero será seleccionar las celdas a copiar,


ir al menú Edición y seleccionar la opción Copiar.

Otra manera es con el botón Copiar de la barra de


herramientas estándar.

Observe como aparece una línea de marca alrededor de las


celdas copiadas indicándole la información situada en el
portapapeles, esta línea está parpadeando o simulando un
movimiento alrededor de la selección, este efecto es clásico
cuando se ha realizado la acción de copiar al portapapeles.

No es necesario seleccionar las celdas a donde quiere


copiar, así usted seleccione un área menor al área original
se podrá realizar el pegado, así usted se coloque sólo en
una celda, será a partir de esta que se colocará la copia.

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Por último ir al menú Edición y seleccionar la opción


Pegar, o hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de
herramientas estándar.

Al momento de Pegar, se podrá seleccionar cómo pegarlo


a través de las opciones que tiene esta acción.

Usted puede ver como el pegado puede ser direccionado a


pegar sólo las fórmulas, los valores, si tuviera formato
como bordes, pegarlo sin ellos, etc.

Mientras se encuentre la línea de marca activa será posible


seguir pegando, en cuanto se desactive ya no se podrá
pegar más, inclusive el botón de Pegar estará desactivado.
Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada,
se debe pulsar la tecla ESC del teclado.

17.2. Copiar Celdas con el Mouse

Ya se ha visto que para copiar existen diferentes métodos,


sino se desea utilizar el anterior método se utilizará el
mouse con la combinación de teclas para conseguir el
mismo efecto.

Primero se deben seleccionar las celdas a copiar, luego se


debe situar en algún borde de la selección, en este
momento el puntero del mouse se convierte en una flecha
blanca apuntando hacia la izquierda.

Ahora presione la tecla Ctrl ahora el puntero del mouse


cambia a un signo mas (+) y manteniendo pulsada la tecla
Ctrl, hacer clic izquierdo sostenido y arrastre la selección a
donde quiere copiarlo.

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Observe que aparecerá un recuadro que nos indica dónde


se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.
Suelte el botón del mouse cuando esté donde quiera
copiar el rango y suelte la tecla Ctrl.

17.3. Copiar en Celdas Adyacentes

Se tiene un método muy rápido para copiar contenido y


fórmulas en celdas adyacentes. Si lo que se va a copiar es
un texto el copiado será exacto, si es una fecha o texto
comprendidos en una serie, lo que pasará es un
autorelleno, por ejemplo si escribimos en una celda el
texto Lunes y luego lo copiamos a la derecha,
automáticamente saldrá: Martes, Miércoles, Jueves, etc.

Para copiar un rango de celdas o una celda a otra posición


siempre que ésta última sea adyacente a la inicial, primero
se tendrá que seleccionar la celda o celdas a copiar, luego
colocar el puntero del mouse en la esquina inferior
derecha de la selección, el puntero del mouse se convertirá
en una cruz negra.

Cuando se muestra el signo más deberá hacer un clic


izquierdo sostenido y arrastrarlo hasta la celda que desee
hacer la copia. Note como aparece un recuadro que nos
indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón
del ratón.

Soltará el botón izquierdo cuando esté donde quiere


copiar el rango.

Al soltar el botón se realizará la copia y aparecerá un


botón en la parte inferior derecha de la selección, son las
opciones de copiado, que por defecto estaba seleccionado
en la opción Rellenar la serie, pero usted podría
modificarlo y simplemente optar por Copiar celdas o
cualquiera de las demás opciones.

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Cuando se copian fórmulas con referencias a otras celdas


se debe tener el concepto de celdas relativas, absolutas o
mixtas, esto lo veremos más adelante.

17.4. Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor


de una celda sin necesidad de copiar la fórmula a la que
pertenece, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto
de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a
copiar o vincular la copia al original, donde los cambios en
el original sean reflejados en la copia. Esta posibilidad nos
la proporciona el Pegado especial.

Simplemente se hace una copia, podría ser con el método


del menú o con los botones de la barra de herramientas
estándar, el detalle viene en el momento de pegar.

De la misma manera las celdas seleccionadas para copiar


aparecen con la línea de marca alrededor indicándonos la
información situada en el portapapeles.

La diferencia radica en el pegado, se puede ir al menú


Edición y seleccionar la opción Pegado Especial, otra
manera es con el botón de la barra de herramientas
estándar pero en sus opciones y escoger Pegado Especial.

Aparecerá la siguiente ventana de Pegado especial con las


opciones que usted debe escoger para pegar, o definir qué

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Tecsup Ingreso de Datos y Formato de Datos
Marzo 2008

operaciones quiere pegar o colocar un vínculo con el


original. En nuestro caso realizaremos un Pegado Especial
con Pegado de Vínculos.

En el recuadro Pegar, se tienen las opciones:


• Todo, para copiar tanto la fórmula como el formato de
la celda.
• Fórmulas, para copiar únicamente la fórmula de la
celda pero no el formato de ésta.
• Valores, para copiar el resultado de una celda pero no
la fórmula, como tampoco el formato.
• Comentarios, para copiar comentarios asignados a las
celdas.
• Validación, para pegar las reglas de validación de las
celdas copiadas.
• Todo excepto bordes, para copiar las fórmulas así
como todos los formatos excepto bordes.
• Ancho de columnas, para copiar la anchura de la
columna.

En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a


partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la
celda donde se copia. Así por ejemplo si en la celda B1
tenemos el valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en
B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es
decir, 8.

La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que


Excel ignore cualquier celda en blanco del rango de copia.
Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas
en blanco, éstas se pegarán sobre las celdas
correspondientes al área de pegado y quedarán vacías
independientemente del valor inicial, pero si activamos
esta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado
no se verán afectadas y seguirán manteniendo su valor
original.

La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido


de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es
decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos
de columnas en filas.

Por último el botón Pegar Vínculos, permite que cualquier


cambio en el archivo original sea actualizado también en
la copia.

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Una vez colocada sus opciones deberá hacer un clic sobre


el botón Aceptar (ignorar esta opción si elige Pegar
Vínculos).

18. Mover Celdas

Como ya se ha visto con las otras herramientas del Office, mover


no es otra cosa que cortar, se pierde el original. En Excel son
válidos los métodos ya vistos pero revisaremos como funciona.

18.1. Mover Celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de


celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego 2 operaciones Cortar y Pegar. La
operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y Pegar copia la información
del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, se deberán


seleccionar primero las celdas a mover, luego ir al menú
Edición y seleccionar la opción Cortar, también puede
utilizar la combinación de teclas Ctrl + C o el botón de la
Barra de Herramientas Estándar.

Observe como aparece una línea de marca alrededor de las


celdas cortadas indicándonos la información situada en el
portapapeles.

Colóquese sobre las celdas donde desee pegar lo cortado,


como ya sabe no es necesario realizar ninguna selección,
tan sólo sitúese sobre la primera celda que será la de la
esquina superior izquierda.

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18.2. Mover Celdas utilizando el Mouse

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro


de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles.

Seleccione las celdas a mover y colóquese sobre un borde


de la selección, el puntero del mouse se convertirá en una
flecha blanca apuntando hacia la izquierda, es el mismo
tipo de puntero que cuando se realizaba la acción de
copiado.

Ahora no será necesario pulsar ninguna tecla simplemente


hacer un clic izquierdo sostenido con el mouse y arrastrar
la selección hacia otra posición y soltamos el botón del
mouse.

18.3. Mover o Copiar Hoja

Mueve o copia las hojas seleccionadas en otro libro o en


una ubicación diferente dentro del mismo libro.

Para ejecutar esta opción ir al menú Edición, elegir Mover


o copiar hoja…

En esta misma ventana podemos crear una copia de la


hoja seleccionada, el método es simplemente activar la
casilla de verificación de la parte inferior.

También podemos copiar o mover a un libro que aún no


ha sido credo. Esta opción crea un libro automáticamente.

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19. Formato de Celdas

La disposición y el aspecto de la hoja de cálculo son tan


importantes como los datos que contiene. Preparar el formato de
una forma apropiada asegura que los datos sean fáciles de leer y
comprender.

Para aplicar formatos se puede utilizar la barra de Formato o


realizar las operaciones a través del menú. Cuando corresponda
un botón de la barra de formato se hará la equivalencia.

Lo primero que se debe de tener en cuenta para aplicar un


formato se debe seleccionar la celda o celdas deseadas luego ir al
menú Formato y seleccionar la opción Celda y se desplegará la
siguiente ventana, donde aparecerán las distintas opciones que se
verán al detalle.

19.1. Número

Excel nos permite modificar la visualización de los


números en la celda, por defecto aparece como tipo
General, pero uno puede colocarlo como número,
porcentaje, moneda, contabilidad, fecha, hora, etc.

Lo primero será seleccionar el rango de celdas al cual


queremos modificar el aspecto de los números, ya
sabemos que tenemos que ir al menú Formato y la opción
celdas, la ventana que se muestra por defecto aparece en
la pestaña Número, donde se tiene una lista de las
diferentes categorías de número.

Al elegir cualquier una categoría, aparecerá en el recuadro


Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en
la celda. Las categorías más utilizadas son:

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• General, visualiza en la celda exactamente el valor


introducido.

• Número, contiene una serie de opciones para que los


números se visualicen como números enteros, con
decimales y con separador de miles.

Con los botones de la Barra de Formato es posible


generar el mismo efecto, colocar separador de miles
con dos decimales con el siguiente botón.

Y si usted quiere aumentar o disminuir los decimales,


podrá utilizar los siguientes botones. Esto es para el
caso que quiera por ejemplo, números enteros.

• Moneda, es parecido a la categoría Número, pero en


vez del separador de miles nos permite visualizar el
número con un símbolo monetario como podría ser $ o
Pts, en nuestro caso S/. (soles). Siempre lleva junto con
el símbolo monetario el separador de miles.

Para el caso de moneda se tiene un botón en la barra de


formato que nos permite aplicar rápidamente esta
propiedad, por defecto lo colocará en soles, ya que así
se configuró en el Panel de Control.

• Porcentaje, visualiza los números como porcentajes. Se


multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales
lo mostraría como 15,28%.

Para poder aplicar desde acá este formato se debió


haber ingresado el valor en decimales, en lugar de 30,
ingresar 0.3, para que aparezca 30.00%.

En el caso de trabajarlo desde el botón de la Barra de


Formato deberá colocar el número como se acaba de
indicar. Aunque existe una manera aún más rápida,
escribir el número y colocarle el símbolo de porcentaje
al lado, el Excel reconocerá este sistema.

• Fecha, visualiza la fecha correspondiente al número


introducido en la celda. Así el 1 equivaldrá a
1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.

Debe tener en cuenta que sólo es la manera de


visualizarlo, porque en la barra de fórmulas verá el
formato por defecto de una fecha.

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19.2. Alineación

Esta vez una vez que se ingrese al Formato de las celdas


deberá hacer un clic sobre la pestaña Alineación, y se
mostrará la siguiente ventana.

19.2.1. Alineación del Texto

En alineación se verá la posición del texto dentro


de la celda de manera horizontal y vertical.

• Alineación del texto Horizontal, alinea el


contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto al ancho de
las celdas. Se presenta una lista desplegable
donde se encuentran las siguientes opciones:

• General, es la opción del Excel por defecto,


alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido,
es decir, los números a la derecha y los
textos a la izquierda.
• Izquierda (Sangría), alinea el contenido de
las celdas seleccionadas a la izquierda de
éstas, independientemente del tipo de
dato. Note que a la derecha aparece un
recuadro de Sangría que por defecto está a
0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda
comienza un carácter más a la derecha,

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para que el contenido de la celda no esté


pegado al borde izquierdo de la celda.
• Centrar, centra el contenido de las celdas
seleccionadas dentro de éstas.
• Derecha, alinea el contenido de las celdas
seleccionadas a la derecha de éstas,
independientemente del tipo de dato.
• Rellenar, esta opción no es realmente una
alineación sino que repite el dato de la
celda para rellenar la anchura de la celda.
Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opción Llenar, en la celda
aparecerá ************ hasta completar la
ancho de la celda.
• Justificar, con esta opción el contenido de
las celdas seleccionadas se alineará tanto a
la derecha como a la izquierda.
• Centrar en la Selección, centra el
contenido de una celda respecto a todas las
celdas en blanco seleccionadas a la
derecha, o de la siguiente celda en la
selección que contiene datos.
• Distribuido, ajusta el contenido de la celda
al ancho de la celda y lo centra, si el
contenido es mayor al ancho lo ajustará en
dos líneas pero sigue siendo una celda.
• Alineación del texto Vertical, alinea el
contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la
altura de las celdas. Esta opción sólo
tendrá sentido si la altura de las filas se ha
ampliado respecto al tamaño inicial.
Presenta una lista desplegable que muestra
las diferentes opciones que se tienen:
• Superior, alinea el contenido de las celdas
seleccionadas en la parte superior de éstas.
• Centrar, centra el contenido de las celdas
seleccionadas respecto a su altura.
• Inferior, alinea el contenido de las celdas
seleccionadas en la parte inferior de éstas.
• Justificar, alinea el contenido de las celdas
seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior, automáticamente le
coloca una altura donde el contenido de la
celda se muestre totalmente.
• Distribuido, alinea el contenido de las
celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior y al mismo

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tiempo lo centra, pero no le coloca una


altura automática.

19.2.2. Orientación

Permite cambiar el ángulo del contenido de las


celdas, la opción por defecto es horizontal.

Con la primera ventana se podrá colocar el texto


de manera vertical como un anuncio, la segunda
ventana nos permitirá colocar cualquier ángulo de
0 a 90 grados en ambos positivo y negativo.

El cambio se puede hacer arrastrando el extremo


derecho de la imagen o colocando específicamente
el dato en la casilla de Grados.

El Excel ajusta automáticamente la altura de la fila


para adaptarla a la orientación vertical, a no ser
que se fije explícitamente la altura de ésta.

19.2.3. Control del Texto

Estas opciones son alternativas para la alineación


horizontal o vertical, nos permite personalizar la
posición del texto en la celda sin necesidad de
alinearlo.
• Ajustar texto, por defecto si introducimos un
texto en una celda y éste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido
introducido, pues si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en ésta, para ello incrementará
la altura de la fila y el contenido se visualizará
en varias filas dentro de la celda.
• Reducir hasta ajustar, si activamos esta
opción, el tamaño de la fuente de la celda se
reducirá hasta que su contenido pueda
mostrarse en la celda.
• Combinar celdas, al activar esta opción, las
celdas seleccionadas se unirán en una sola,
comportándose como una sola celda.

19.3. Fuente

Para visualizar las opciones de fuente una vez en la


ventana de formato de celdas hacer clic en la pestaña
Fuente y se mostrará la siguiente ventana:

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Mediante esta pestaña se va a poder cambiar la apariencia


de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Las opciones de esta ventana ya son bien conocidas a esta


altura del curso, se han visto las mismas opciones en
Word, así que sólo se hará una breve mención a cada una
de ellas.

• Fuente, se elegirá de la lista una fuente determinada,


es decir, un tipo de letra. Esta opción la podemos
realizar desde la Barra de herramientas de Formato.
• Estilo, se elegirá de la lista un estilo de escritura. No
todos los estilos son disponibles con cada tipo de
fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva. En la barra de formato con
los siguientes botones.
• Tamaño, dependiendo del tipo de fuente elegido, se
elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o
bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro. En la barra de Formato es el siguiente botón.
• Subrayado, esta opción se encuentra activa en
Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se
abrirá una lista desplegable donde podrá elegir un tipo
de subrayado.

Con la barra de herramientas de Formato se tiene el


siguiente botón:

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Marzo 2008

• Color, por defecto el color activo es Automático, pero


haciendo clic sobre la flecha de la derecha se podrá
elegir un color para el texto.

A través de la barra de formato o de la barra de dibujo


se puede también cambiar el color de la fuente.

• Efectos, se tienen disponibles tres efectos distintos:


Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o
desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de
la izquierda.
• Fuente normal, si esta opción se activa, se devuelven
todas los opciones de fuente que Excel tiene por
defecto.

Todas las opciones elegidas se podrán visualizar en el


recuadro Vista previa que es el modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.

19.4. Bordes

Esta opción de formato se mostrará cuando haga clic sobre


la pestaña Bordes en la ventana de formato de celda.

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Tecsup Ingreso de Datos y Formato de Datos
Marzo 2008

La opción de bordes nos permite crear líneas en los bordes


o lados de las celdas. Al elegir cualquier opción, aparecerá
en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda, es como una vista previa. Es
importante hacer notar que las líneas que presenta una
Hoja de Cálculo no son bordes sino guías.

Lo primero será seleccionar las celdas a las que se le quiere


aplicar un determinado borde, en ello se escogerá entre los
preestablecidos, que pueden ser:
• Ninguno, para quitar cualquier borde de las celdas
seleccionadas.
• Contorno, para crear un borde únicamente alrededor
de las celdas seleccionadas.
• Interior, para crear un borde alrededor de todas las
celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

Pero podría usted querer personalizar las líneas y sólo


escoger por ejemplo, línea superior y línea inferior, para
ello se tienen las opciones en Borde, sólo debe hacer clic
sobre los botones correspondientes.

Note que las por línea aplicada hay un botón presionado,


si se ha equivocado y quiere eliminar una línea sólo tiene
que volver a presionar el botón. Es posible activar las
líneas desde la misma pantalla, haciendo un clic donde
usted quiere colocar la línea.

No necesariamente usted debe colocar una línea simple, el


Excel le muestra una serie de Estilos que usted puede
escoger, pero luego de aplicar el estilo tiene que volver a
activar los bordes, ya que no se actualiza
automáticamente.

Usted también puede personalizar el color de la línea en la


opción Color, el color por defecto es el Automático, pero
haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un

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Ingreso de Datos y Formato de Datos Tecsup
Marzo 2008

color para los bordes. Al igual que con los estilos deberá
refrescar los bordes.

Para evitar este inconveniente, usted primero debe escoger


el estilo de línea y el color y luego aplicar los bordes o
líneas.

A través de la Barra de Herramientas de Formato también


se puede aplicar los bordes, adicionalmente nos muestra
una opción de Dibujar bordes, si usted la activa podrá
seleccionar un estilo de línea y aplicar un color a la línea
también.

Pero de esta manera no puede escoger otro estilo de línea,


y con la opción de Dibujar Bordes puede cambiar el color,
pero lo activará haciendo uso del botón Lápiz y hacer un
clic sobre la línea que desea aplicar el color o el estilo.

19.5. Tramas

Para activar la opción de Tramas debemos hacer clic sobre


la pestaña Tramas en la ventana de Formato de Celdas.

Esta opción no es otra cosa que sombreado, como ya se


había visto en Word, tenemos dos opciones, colocar un
sombreado o colocar una trama, con un color de fondo y
color de primer plano como relleno.

Generalmente se utiliza esta opción para resaltar un grupo


de celdas de las demás, como puede ser, la celda que
contenga totales, o las celdas de título.

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Tecsup Ingreso de Datos y Formato de Datos
Marzo 2008

Al desplegar la lista de tramas se muestran las tramas


disponibles y los colores que puede elegir para las
mismas.

Con la barra de herramientas de formato se puede colocar


color de sombreado pero no tramas, esta opción es
exclusiva del menú formato.

19.6. Crear Libros usando Plantillas

Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones


disponibles en Excel a la hora de empezar un libro de
trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos
que usaremos para la creación de libros de trabajo.

Una plantilla es un modelo que puede servir como base


para muchas hojas de cálculo. Esta puede incluir tanto
datos como formatos.

Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas en


primer lugar seleccionar el menú Archivo, de las opciones
elegir Nuevo…

Para utilizar plantillas no sirve el botón Nuevo de la barra


de herramientas.

Hacer clic sobre el enlace que aparece en el panel de


Tareas Nuevo Libro.

Seleccionar la ficha o pestaña Soluciones de hoja de


cálculo. Aparecerán las plantillas instaladas, si no lo
estuviesen habría que volver a instalar Excel2002 con las
opciones de plantillas activadas.

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Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura, hoja


de balance, etc. Aceptar.

Posiblemente nos avise de la habilitación de macros junto


con la plantilla, y al final aparecerá una copia de nuestro
modelo elegido.

Por ejemplo, si elegimos la plantilla Factura, nos mostrará


el modelo en el cual solo tendremos que llenar los datos
respectivos. Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el
cuadro Guardar como (para tener siempre la plantilla
original), en donde pondremos el nombre y la ubicación
de este archivo.

Para poder modificar el formato de la plantilla (moneda,


alineación, fuente, etc.) debemos desproteger la hoja.

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20. Mapa Conceptual

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21. Referencias Bibliográficas

• Claudio Sánchez. La Biblia de Microsoft Excel. 2004.


• Gabriel Strizinec. Excel XP en un solo Libro. 2004.
• Alejandro Scotti. Guía de Funciones de Excel. 2005.

Se ha utilizado como consulta la página de Microsoft


Latinoamérica:

http://office.microsoft.com/es-
hn/assistance/CH010422643082.aspx

FIN DE LA UNIDAD

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