Facultad de Ciencias Económicas y de

Administración

CONTROL INTERNO

Unidad 4.4

Información y Comunicación

1
Componentes
del control
interno
 INFORMACIÓN y
COMUNICACIÓN

La Información
es necesaria en toda organización para

que cada uno de sus integrantes pueda ejercer sus
responsabilidades en aras de conseguir los objetivos.

La Comunicación
se da tanto interna como externamente

y debería brindar a la organización información necesaria
para cumplir con sus objetivos.
 Componente :
INFORMACIÓN y COMUNICACIÓN

Respalda el funcionamiento de todos los componentes del CI (aristas de

la pirámide)

Los controles existentes en el sistema de información y comunicación

respaldan la capacidad de la entidad para usar información adecuada
y cumplir con sus responsabilidades de control interno.

El sistema de información es un conjunto de actividades que implica

tanto a personas como a procesos, datos y tecnologías.

Mediante la comunicación, la organización comparte información

relevante y de calidad tanto interna como externamente.
 FUNCIONES GERENCIALES
Búsqueda de las Brindar razonable
opciones más seguridad
propicias para de éxito
ETAPAS DEL PROCESO lograr los objetivos(COMPONENTES)

RUMBO
SOPORTE
1 Establecimiento de objetivos a nivel de entidad•
2 Planeamiento estratégico •
3 Fijación de factores del ambiente de control •
4 •
Establecimiento de objetivos a nivel de actividad
5 Identificación y análisis de riesgos •
6 Administración de riesgos •
7 Dirección de actividades de control CADENA DE
•
8 Monitoreo RIESGO •
9 Información y comunicación •
10 Adopción de medidas correctivas •
Conceptos básicos - COSO 1992 – (I)
• Se debe identificar, capturar y comunicar la información pertinente en
una forma y en un marco de tiempo que posibilite que la gente cumpla
con sus responsabilidades.

• Los sistemas de información:

 producen informes, conteniendo información operacional, contable y
relativa al cumplimiento, que hacen posible conducir y controlar el
negocio.
 Tratan no solo con datos generados internamente, sino también con
información sobre eventos, actividades y condiciones externos que es
necesaria para tomar fundadas decisiones empresariales y elaborar
información para uso externo.
Conceptos básicos - COSO 1992 – (II)
• Debe existir una comunicación interna eficaz en un sentido amplio,
fluyendo hacia abajo, hacia arriba y horizontalmente a través de la
organización.
• Todo el personal debe:
 recibir un mensaje claro de la dirección superior de que las
responsabilidades de control deben ser tomadas en serio.
 entender su propio rol en el sistema de control interno, así como también
de qué manera las actividades individuales se conectan con el trabajo de
otros.
 tener medios para comunicar información significativa hacia arriba:
 Canales habituales fluidos
 Canales alternativos si las circunstancias lo aconsejasen

• Es necesario que haya comunicación eficaz con las partes externas,

tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas.
 Principios relativos a Información y
Comunicación (COSO 2013):
• La organización:

13: obtiene o genera y utiliza información relevante y de

calidad para apoyar el funcionamiento del Control Interno

14: comunica la información internamente, incluidos los

objetivos y responsabilidades, necesarias para apoyar el
funcionamiento del sistema de control interno

15: se comunica con las partes interesadas externas sobre

aspectos clave que afectan el funcionamiento del control interno.
 INFORMACION

INTERNA EXTERNA

SISTEMA DE INFORMACION
IDENTIFICA, RECOGE, PROCESA Y COMUNICA

PARA PARA PARA

OBJETIVOS OBJETIVOS OBJETIVOS DE
DE REPORTE OPERACIONALES CUMPLIMIENTO

DECISIONES
 INFORMACIÓN
• En toda organización
– Se necesita información a todos los niveles, para manejar los
negocios y cumplir con los objetivos de la entidad.

– Se debe identificar, recopilar y comunicar, en forma y plazo, la

información que necesita cada funcionario para poder cumplir
sus responsabilidades o la que necesitan terceros interesados
para tomar decisiones relacionadas con la entidad.

– La calidad de la información afecta la capacidad para tomar las

decisiones apropiadas para administrar y controlar las
actividades
 INFORMACION
• Principio 13: La organización obtiene o genera y utiliza
información relevante y de calidad para apoyar el funcionamiento
del Control Interno

• Puntos de Interés:
1. Identifica requisitos de información,
2. Capta datos de fuentes internas y externas,
3. Procesa datos relevantes y los transforma en información,
4. Mantiene la calidad a lo largo de todo el proceso
5. Evalúa costos y beneficios
 Sistema de información
Elementos del sistema:
• OBJETIVO: Eficacia en la gestión hacia objetivos
• OBJETO:
– Información sobre actuación de la empresa para uso interno y
externo
– Información sobre el contexto
• PROCESO = (puntos de interés en Coso 2013):
– Identificación de los requisitos de la información requerida
– Captura de datos necesarios en fuentes internas y externas
– Procesar los datos y convertirlos en información
– Mantener la calidad a lo largo de todo el proceso
– Evaluar costo-beneficio
– Distribución (formato, destino, oportunidad)
 Identificar requisitos de Información
• La alta Dirección deberá transmitir (y los destinatarios
apropiados recibir) información sobre:
o los objetivos que desea cumplir,
o Requisitos de la información que requiere (detalle
requerido y oportunidad)

• La Dirección y estructura administrativo-operativa debe

comprender esos objetivos y los requisitos de la información
necesaria para alcanzarlos, así como su función para
conseguir los primeros y cumplir con los segundos.

• El entendimiento claro de los requisitos permitirá identificar

fuentes de información y datos confiables y relevantes,

• En todo momento deberá tenerse en cuenta el costo-beneficio

Procesamiento de la Información
• El volumen de la información accesible para y de la
organización puede representar:

o oportunidad
 mayor acceso a información puede mejorar el control interno,
o riesgos
 operacionales y de negocio causados por ineficiencias de
sobrecarga de datos,
 seguridad y privacidad derivados de la naturaleza de los datos
almacenados.
Procesamiento de la Información
• Se deben implementar controles que garanticen el uso y
manejo adecuado de la información, sistemas de
información desarrollados con integridad y procesos
tecnológicos que proporcionen oportunidades para mejorar
la efectividad, la velocidad y el acceso a la información a
los usuarios apropiados.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
• Incluyen:
– Datos de origen interno
– Datos de origen externo
• Que pueden provenir de:
– Mecanismos formales
• Ej.: el sistema contable, indicadores elaborados por el depto. de
Control de Gestión, reportes difundidos por la intranet
institucional, etc.
– Mecanismos informales
• Conversaciones con empleados, clientes, proveedores
• Seminarios profesionales o del ramo de actividad.
Información de fuentes relevantes
INFORMACIÓN INTERNA (ejs.)
• Los receptores apropiados y los canales para
proporcionarla varían.
– Estrategia y objetivos de la entidad
– Saldos contables
– Informes de Presup. vs. Real
– Informes de control de entrada, salida del personal,
ausencias…
– Actos impropios (intentos de fraude, uso inadecuado de
los recursos de la entidad, etc.)
– Infinidad de otros varios según la entidad
• Circulares, Memorándums, Comunicados,
Reuniones Confidenciales, etc. (varían según las
circunstancias y el destinatario)
INFORMACION EXTERNA (Ejs.)
• Su contenido y características también varían según
las circunstancias y el destinatario
– Datos económicos específicos del mercado:
• Tipo de Cambio, Tasa Libor, IPC, IPNN
– Información sobre la competencia
• Nuevos productos y servicios
– Iniciativas Legislativas o Reguladoras:
• Leyes, Decretos, Reglamentaciónes -B.C.U. ,I.M.M., etc.
– Información sobre operaciones con la empresa
• Estados de cuenta de proveedores, bancos, etc.
– Realización de ferias, congresos u otros eventos que
interesen a la entidad.
Procesamiento de la Información
• Las organizaciones desarrollan sistemas de información
para obtener, capturar y procesar grandes cantidades de
datos de fuentes tanto internas como externas, y
convertirlos en información significativa y procesable y
cumplir con los requerimientos definidos de información.

• Los sistemas de información implican una combinación de

personal, datos, y tecnología que apoyan los procesos del
negocio.
Procesamiento de la Información
• La información se puede obtener a través de varias formas
como:
 entradas manuales,

 recopilación,

 tecnologías de información-Intercambio electrónico de

datos(EDI)

 Interfases de programación de aplicaciones (API)

 Conversaciones con clientes, proveedores, reguladores,

 etc,
Procesamiento de la Información
• El volumen de la información accesible para y de la
organización puede representar:

o oportunidad
 mayor acceso a información puede mejorar el control interno,
o riesgos
 operacionales y de negocio causados por ineficiencias de
sobrecarga de datos,
 seguridad y privacidad derivados de la naturaleza de los datos
almacenados.
Procesamiento de la Información
• Se deben implementar controles que garanticen el uso y
manejo adecuado de la información, sistemas de
información desarrollados con integridad y procesos
tecnológicos que proporcionen oportunidades para mejorar
la efectividad, velocidad y acceso de la información a los
usuarios.
 CALIDAD DE LA INFORMACION
• La calidad de la información dependerá de
si ésta es:
Accesible
Apropiada
Actual
Protegida
Conservada
Suficiente
Oportuna
Valida (exacta)
Verificable
 INFORMACION PARA
OBJETIVOS CONTABLES
• Algunos ejemplos:
– Diarios de Operaciones
– Inventarios
– Planilla de cobranzas
• Pero también
– Informes de antigüedad de saldos de clientes
– Tasaciones de bienes de uso
– Estados de cuenta de proveedores, bancos, etc.
 INFORMACION PARA
OBJETIVOS OPERATIVOS
• Algunos ejemplos:
– Volumen de público atendido
– Cantidad de clientes por línea de productos
– Parte diario de disponibilidades
– Informes de antigüedad de saldos de clientes
• Pero también:
– Inventarios y Diarios de operaciones
– Saldos contables
– Ejecución del presupuesto
INFORMACION PARA OBJETIVOS
DE CUMPLIMIENTO
• Por ejemplo:
– Leyes, Decretos, Reglamentación B.C.U.
– Balance de Ejecución Presupuestal (Ej. Entes públicos)
• Pero también:
– Saldos contables
• Liquidación de Impuestos (p.ej.I.V.A.)
– Parte diario de disponibilidades
• Normas sobre encajes en un Banco
 PAUTAS DE EVALUACIÓN
• Se debe considerar el grado en que:
– Se obtiene y suministra a la jerarquía correspondiente la
información interna y externa necesaria en relación a los
objetivos establecidos
– La jerarquía correspondiente apoya el desarrollo de los
sistemas de información requeridos aportando los
recursos necesarios
– La información suministrada a cada persona le permite
cumplir con sus responsabilidades eficaz y
eficientemente
 COMUNICACIÓN
• En toda organización debe existir una
comunicación eficaz en el sentido más amplio, lo
cual implica una circulación multidireccional de la
información, es decir ascendente, descendente y
transversal.

• También es necesario que haya comunicación

efectiva con las partes externas, tales como:
Clientes, Proveedores, Organismos de control, etc.
 Comunicación interna
• Principio 14: La organización comunica la
información internamente, incluidos los objetivos y
responsabilidades que son necesarios para apoyar el
funcionamiento del sistema de control interno

• Puntos de Interés:
1. Comunicar la información de Control Interno,
2. Se comunica con el consejo de administración,
3. Facilita líneas de comunicación independientes (canales
alternativos o de denuncias)
4. Definir el método de comunicación relevante
 Comunicación hacia abajo
• Proceso destinado a comunicar la información necesaria para que el
personal comprenda y desempeñe sus responsabilidades de control
interno:
 Objetivos específicos
 Políticas y procedimientos
 Importancia, relevancia y beneficios de un Control Interno eficaz.
 Funciones y responsabilidades de la dirección y el resto del
personal en el desarrollo de los controles
 Expectativas de la organización para comunicar en forma
ascendente, descendente y horizontal cualquier asunto significativo
relativo con el control interno, incluyendo situaciones de
debilidades o incumplimientos en los controles
 Comunicación hacia abajo
• La comunicación es inseparable de los sistemas
de información.
• Por ello todo el personal debe recibir desde la
Dirección, Gerencia o Jefatura:
– INFORMACION NECESARIA: para cumplir con
sus responsabilidades
– COMUNICACION CLARA: en cuanto a que sus
responsabilidades relacionadas al control interno
deben ser asumidas seriamente.
 Comunicación hacia abajo
• En la comunicación hacia abajo son importantes
tanto:
– LA CLARIDAD DEL MENSAJE cómo
– LA EFICACIA DE SU COMUNICACION

• Las tareas de los empleados y sus responsabilidades les

son comunicadas a través de:
– Circulares internas,
– memorándums,
– manuales de tareas y procedimientos,
– reuniones,
– etc.
 Comunicación lateral
Todo el personal debe:
• Comprender su propio rol en el sistema de control interno.
(Comportamiento esperado)
– Manuales de tareas y procedimientos, etc.

• Conocer cómo sus actividades se vinculan con el trabajo de

otros (dentro de su propio sector o del resto de la empresa)

(Cómo afecta su labor la de los demás)
– Reuniones, grupos de trabajo, comités, etc.
– Evitar compartimientos estancos o “chacras”

• Saber como actuar ante lo inesperado.

 Comunicación sobre control
interno al Consejo
• Proporciona al Consejo la información necesaria para ejercer
sus responsabilidades de supervisión de control interno,

• Información comunicada sobre el control interno:

• Cumplimiento,
• Cambios producidos,
• Problemas que surjan,

• Características de la información al consejo

• Nivel de detalle suficiente para permitir tomar decisiones, (equilibrio en el
detalle)
• Formato y frecuencia acordada
 Comunicación sobre control
interno al Consejo
• La existencia de un área de Auditoría Interna independiente de
la Dirección mejora el sistema y la comunicación que fluye
hacia el Consejo respecto al tema.

• La existencia de comunicación (hacia abajo) del Consejo de

Administración con el resto del personal sin interferencia de la
Dirección posibilita
– Indagar en forma independiente,
– Evaluar aspectos que los funcionarios no trasmitirían por propia
iniciativa (situaciones incómodas)
 Comunicación más allá de los
canales ordinarios - hacia arriba
• LINEAS NORMALES DE DEPENDENCIA
– La gente de más abajo está en contacto directo con la realidad
(amenazas, oportunidades, éxitos, fracasos, dificultades,
inaplicabilidad de procesos, comportamientos, etc)
– Debe existir voluntad de las jerarquías a escuchar y apoyar las
sugerencias de los subalternos.
– Política de puertas abiertas

• LINEAS ALTERNATIVAS o INDEPENDIENTES

– canales de comunicación separados, que actúen como
mecanismos de seguridad cuando las líneas normales no puedan
ser utilizadas. (No matar al mensajero)
 Métodos de comunicación (I)
• La claridad y la efectividad de la comunicación son importantes
para que el mensaje haya sido recibido.

• Según la organización, el tema, la situación, pueden existir

formas de comunicación más efectivas que otras, por lo que es
necesaria una evaluación continua para determinar si las
comunicaciones son efectivas o no.

• La dirección definirá el método más adecuado de comunicación

teniendo en cuenta audiencia, naturaleza de la comunicación,
costo, implicaciones regulatorias y otros factores.
 Métodos de comunicación (II)
• Algunos métodos son:
• Paneles de control (Cuadros
de mando)
• Correo electrónico – email
• Formación presencial o en
línea
• Memorandos
• Conversaciones uno a uno
• Evaluaciones de desempeño
• Políticas y procedimientos
• Presentaciones
• Publicaciones en redes
sociales
• Mensajes de texto
• Transmisiones vía internet y
otras formas de video
• Sitios web o publicaciones
 Comunicación externa
• Principio 15: La organización se comunica con las
partes interesadas externas sobre los aspectos clave que
afectan al funcionamiento del control interno

• Puntos de Interés:
1. Se comunica con las partes interesadas externas
2. Comunicación saliente.
3. Comunicación entrante para la Dirección y el consejo de
administración.
4. Comunicación independiente – más allá de los canales regulares
5. Método de comunicación
 Comunicación externa
• La comunicación externa se da en dos
sentidos (entrante y saliente).
• Los interlocutores son:
– Accionistas u otros propietarios,
– Socios comerciales
– Clientes
– Proveedores
– Organismos de contralor (DGI, BPS, MSP, BCU,
Tribunal de cuentas, etc.)
– Analistas o instituciones financieras,
– Etc
 Comunicación externa entrante
• La comunicación externa entrante puede
proporcionar:
– Información significativa sobre la calidad de los
productos o del servicio prestado.
– Información importante sobre el
funcionamiento del control interno.
• Reclamos, quejas, .......
• Deberían ser atendidas por personal
independiente, preparado para investigar y
llevar a cabo las acciones pertinentes.
 Comunicación externa saliente
• Permite a las partes externas interesadas conocer
– Eventos, actividades o circunstancias que afecten su
interacción con la entidad,
– La importancia del control interno para la organización,
– Valores y cultura de la organización,
– Normas de relacionamiento de la entidad con terceros,
– Etc
• Las herramientas tecnológicas y de comunicación permitirán el
acceso a foros públicos para publicar y analizar actividades,
negocios y controles.
• El uso de los foros públicos obliga a la Dirección a establecer
líneas generales y controles de su uso para evitar se pongan en
peligro los objetivos de la organización.
 Comunicación externa entrante para
la dirección y el consejo
• Comunicaciones de partes interesadas externas vinculadas al sistema de
control interno de la organización, por ej:
– Evaluación independiente del control interno de un proveedor de
servicios tercerizados
– Evaluación del control interno de la entidad efectuada por auditor
independiente
– Feedback o retroalimentación procedente de clientes, (calidad de
productos, errores, etc.)
– Resultado de revisiones de organismos reguladores
– Nuevas disposiciones impuestas por organismos reguladores o
nuevas leyes
– Consultas de proveedores
– Publicaciones en medios de comunicación o sitios web respaldados
o patrocinados por la empresa.
 Comunicación más allá de los
canales regulares

• Al igual que para la comunicación interna, en la

externa debe existir canales alternativos que sean
de conocimiento externo para poder recibir
información de utilidad de la entidad

• Ej: Manejo bien – Tel XX ????

 Método de comunicación

• Los métodos a emplear pueden variar según sea:

– El público objetivo,
– La naturaleza de la comunicación,
– El momento de que se trate,
– Los requisitos legales o regulatorios,
– Etc.