ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2382231)

APRENDIZ:

JEAN CARLOS BENAVIDES SIMANCA

INSTRUCTOR:

PEDRO ABEL MEDINA RIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

SUCRE, SUCRE

AGOSTO DE 2021
 SOBRE LA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y SU
IMPORTANCIA

Una labor importante y necesaria en una institución o empresa, es la de clasificar, ordenar y

describir los documentos que esta produce y recibe, esta acción bien hecha asegura tener un
procedimiento eficaz y eficiente en la consolidación de un mejor sistema archivístico. Pues
bien, una herramienta muy útil para este proceso son las tablas de retención documental,
más aun con la obligatoriedad que se consagró en la ley 594 de 2000 o Ley General de
Archivos, para con las instituciones del estado.

Una tabla de retención documental es básicamente dónde se registra un listado de series

documentales con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les asigna un
tiempo de permanencia en cada ciclo vital del documento. Su importancia y la aplicación
en el entorno laboral de esta herramienta archivística radican, en que es fundamental a la
hora de fortalecer y apoyar las estrategias de gestión documental al interior de las empresas;
además para ello, es necesario tener en cuenta su difusión, fechar al inicio y de cómo
aplicarla al interior de la misma.

En definitiva, a través de la tabla de retención documental y de su aplicabilidad se puede no

solo dar cumplimiento a la ley, sino también facilitar el rápido acceso a la información,
contribuir a la racionalización de la producción de documentos, garantizar la selección y
conservación de documentos que tienen carácter permanente, categorizar y optimizar los
procesos de transferencia de documentos y muchas más ventajas que le brindan a la
empresa o institución mayor seguridad no solo para manejar la información que produce a
diario, sino también para que cumpla mejor sus funciones y preste un servicio eficiente.