Guía de Proveedor

Facturas y Notas de Crédito

WPP Business Servicess

 Tabla de contenido

AUTORIZANTE GR PARA LA SOLICITUD ODC PRODUCCION .................................................... 2

NOTIFICACION DE ODC ................................................................................................................... 3

Buscar una ODC pendiente de aprobar………………………………………………………………….4

CÓMO IDENTIFICAR LOS DATOS DE MI ODC ............................................................................... 5

APROBAR O RECHAZAR UNA ODC ............................................................................................... 6

Aprobación de la ODC……………………………………………………………………………………..6

Rechazo de la ODC………………………………………………………………………………………..7

CÓMO CARGAR MIS FACTURAS Y/O NOTAS DE CREDITO ........................................................ 8

Cargar factura electrónica…………………………………………………………………………………9

Cargar factura electrónica………………………………………………………………………………..10

¿Cómo saber que mis facturas se anexaron correctamente?.......................................................11

CÓMO CORREGIR MIS FACTURAS Y/O NOTAS DE CREDITO .................................................. 13

APROBACION DE MIS FACTURAS Y/O NOTAS DE CREDITO ................................................... 14

CÓMO VISUALIZO LA INFORMACION .......................................................................................... 14

¿QUIENES PUEDEN RECHAZAR MIS NOTAS DE CREDITO? .................................................... 15

Vista del proveedor después del rechazo………………………………………………………………16

¿QUE HACER EN CASO DE QUE MIS NOTAS DE CREDITO SEAN RECHAZADA? ................. 17

QUE DEBO HACER DESPUES DE CARGAR MIS FACTURAS Y/O NOTAS DE CREDITO

CORREGIDAS .................................................................................................................................. 18

1
 AUTORIZANTE GR PARA LA SOLICITUD ODC PRODUCCION

• OPCOS donde el solicitante debe dar el GR:

o BURSON

o PPR

o FINANCEPLUS

o MILLWARD BROWN

• OPCOS donde el jefe inmediato del solicitante debe dar el GR:

o YR

o HK

o HOGARTH

2
 NOTIFICACION DE ODC

Cuando adjunten en el portal tu ODC recibirás un correo en el cuál se indica que tienes una ODC

pendiente de aprobar y mostrará los datos siguientes para que puedas buscarla:

▪ Numero de ODT

▪ Numero de ODC

NOTA:
Este correo puede llegar directo a tu bandeja de entrada o en NO DESEADOS ya que a veces lo marca

como SPAM por el tipo de cuenta (noreplyppfinanceplus.com).

3
 Buscar una ODC pendiente de aprobar

Una vez que ingreses al portal te mostrará la siguiente pantalla

1) Para buscar la orden en “Filtrar ODC por” debes seleccionar “PRODUCCION”

2) Dentro del Menú selecciona la opción “PENDIENTES DE APROBAR”

3) En seguida se mostrará un listado con las ODC que tengas pendientes de aprobar

4) Cuando te abra el listado da clic en Abrir sobre la ODC que necesites revisar.

Debe indicar “Producción”1

Selecciona para ver detalles de la ODC4

Listado de ODC3

Seleccionar para ver detalles de la ODC2

4
 CÓMO IDENTIFICAR LOS DATOS DE MI ODC

Dentro del cuerpo de la ODC los datos principales son:

1) Fecha de Solicitud (fecha en la que se crea el Folio)

2) Solicitante (persona que carga la ODC)

3) ODT (número de orden de trabajo)

4) ODC (número de orden de compra)

5) PROVEEDOR - Concepto (Nombre del proveedor y la descripción del bien o servicio a facturar)

6) Botón para descargar la ODC

5
 APROBAR O RECHAZAR UNA ODC

Aprobación de la ODC

1) Es IMPORTANTE como primer paso descargar la ODC adjunta y validar todos los datos.

2) Si los datos son correctos y se está de acuerdo con la información deberás seleccionar la opción

“APROBAR ODC Y CONDICIONES”

Botón para aprobar ODC2

Presionar el botón “Rechazar ODC” En caso

que la orden tenga algún error. Al presionar

Rechazar debemos explicar el motivo

Descarga aquí tu ODC1

NOTA:
Si necesitas consultar tu ODC nuevamente y ésta ya fue aprobada previamente, deberás seleccionar
dentro del menú la opción “APROBADAS PROVEEDOR” para encontrarla

6
Rechazo de la ODC

3) En caso de encontrar algún error o no estar de acuerdo con la ODC deberás seleccionar la opción

“RECHAZAR ODC” e indicar l motivo del rechazo.

4) Si rechazas la ODC deberás esperar una nueva notificación en la cual se indique que el solicitante

ha adjuntado la nueva ODC (se mantendrá el mismo folio)

Botón para rechazar ODC3

NOTA:
Con el rechazo de la ODC se inicia de nuevo el proceso y se inicia el proceso.

NOTA:
Al momento que se aprueba la ODC se regresa a nosotros para una aprobación adicional,
en cuanto esto suceda el portal te notifica que ya puedes ingresar tu factura de lo
contrario no se habilitara la opción de "ingresar facturas".
7
 CÓMO CARGAR MIS FACTURAS Y/O NOTAS DE CREDITO

1) Una vez que apruebes la ODC te mostrará el siguiente mensaje y te habilitara la opción para

seleccionar tu tipo de Nota de Crédito

Mensaje que se ha aprobado la Orden de Compra

En esta parte selecciona el tipo de factura o nota de crédito que deberás adjuntar.

8
Cargar factura impresa

1) Debes seleccionar factura impresa

2) Una vez seleccionado el tipo de factura, te habilitará la opción para que busques tu archivo PDF,

para ello haz clic en Examinar

3) Busca y selecciona tu archivo, da clic en abrir

4) Para adjuntar y grabar el archivo debes hacer clic en “ANEXAR FACTURA .PDF” (si no realizas

este paso tu factura no se va adjuntar y se mostrará como si no hubieses cargado tu archivo)

Selección del Tipo de

Factura1

Opción para buscar tu PDF2

Botón para grabar PDF4

9
 Cargar factura electrónica

1) Debes seleccionar factura electrónica

2) Una vez seleccionado el tipo de factura, te habilitará la opción para que busques tus archivo PDF y

XML, para ello haz clic en Examinar

3) Busca primero el XML y selecciona tu archivo, da clic en abrir

4) Para adjuntar y grabar el archivo debes hacer clic en “ANEXAR FACTURA .XML” (si no realizas

este paso tu factura no se va adjuntar y se mostrará como si no hubieses cargado tu archivo)

5) Después da clic en Examinar en Factura PDF

6) Busca tu PDF y selecciona el archivo, da clic en abrir

7) Para adjuntar y grabar el archivo debes hacer clic en “ANEXAR FACTURA .XML” (si no realizas

este paso tu factura no se va adjuntar y se mostrará como si no hubieses cargado tu archivo)

8) Para adjuntar y grabar el archivo debes hacer clic en “ANEXAR FACTURA .PDF” (si no realizas

este paso tu factura no se va adjuntar y se mostrará como si no hubieses cargado tu archivo)

Grabar XML7.
Buscar archivo XML2.

Grabar PDF8.
Buscar archivo PDF5.

10
¿Cómo saber que mis facturas se anexaron correctamente?

Cuando hayas cargado el XML te mostrará un mensaje que te indica que se anexo correctamente y que

debes cargar el pdf.

11
Cuando tus facturas se hayan cargado correctamente el portal en automático te mostrará el mensaje que

muestra la imagen a continuación.

Tus facturas se muestran con un botón en verde que indica DESCARGAR FACTURA .XML/.PDF (igual

que el botón que utilizas para descargar la ODC)

Las facturas de Notas de Crédito se han anexado con éxito, se envía

notificación al solicitante para visto bueno de las notas de crédito.

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 CÓMO CORREGIR MIS FACTURAS Y/O NOTAS DE CREDITO

En caso de que hayas cargado una factura incorrecta y necesitas corregirla, debes seguir los siguientes

pasos:

▪ Da clic en sobre el tipo de factura que desees corregir “BORRAR FACTURA.XML/.PDF”

▪ Se habilitará la opción para que busques y selecciones el archivo correcto

▪ Haz clic en Abrir

▪ Una vez que selecciones el archivo debes hacer clic en el botón Azul que indica “ANEXAR

FACTURA .XML/.PDF) para grabar el archivo

Botón para borrar y adjuntar

de nuevo el XML

Botón para borrar y adjuntar

de nuevo el PDF

NOTA:
Esta opción la tendrás habilitada siempre y cuando el encargado de dar el GR aun no haya aprobado tus

facturas y Caja no haya colocado la Fecha Tentativa de Pago. Solo podrás borrar y cargar nuevos

archivos pero no podrás cambiar el tipo de factura.

▪ Puedes consultar: Cargar Factura impresa/ Cargar factura electrónica ya que estos pasos también te indican como cargar

tus archivos

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 APROBACION DE MIS FACTURAS Y/O NOTAS DE CREDITO

Cuando cargues tus facturas el usuario solicitante o el encargado del GR recibirán una notificación en la

que se les indica que deben ingresar a la ODC y aprobar las facturas y/o Notas de Crédito.

Posteriormente deberás esperar a tener la aprobación del GR para que el área de caja coloque una

Fecha Tentativa de Pago.

Recibirás notificación cuando se dé el Gr y también la notificación cuando el área de Caja coloque la

Fecha tentativa de pago para que tú ingreses al portal y valides la información.

CÓMO VISUALIZO LA INFORMACION

Datos donde podrás ver el GR (Visto Bueno) del solicitante o Autorizante, así como consultar tus facturas

o notas de Crédito XML y PDF y la fecha tentativa de pago que se ha programado.

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 ¿QUIENES PUEDEN RECHAZAR MIS NOTAS DE CREDITO?

• El Autorizante del GR:

Cuando cargues tus facturas y/o notas de crédito el usuario encargado de dar el GR recibe una

notificación indicándole que debe ingresar al portal y revisar los archivos para aprobarlos. Cuando el

usuario ingrese va a descargar tus facturas, si detecta que algún dato está incorrecto o que los archivos

adjuntos no corresponden a la ODC puede rechazarla. En ese momento borra tus notas de crédito

cargadas y coloca el motivo del rechazo. Cuando el usuario rechaza tus Notas de crédito recibes una

notificación a tu correo en el cuál te indica que tus Facturas y/o notas de crédito han sido rechazadas y

tienes que ingresar al folio para cargarlas nuevamente.

• El área de Caja (Front Desk):

Después de que ya estén cargadas tus notas y ya cuenten con el Gr, el área de Caja revisa tanto la ODC

como los archivos que adjuntas para corroborar que todo este correcto y los datos coincidan en caso de

que detecten algún error proceden a rechazarlas y de igual forma eliminan tus archivos y colocan el

motivo por el cual se te están rechazando para que tu modifiques tus notas de crédito y las adjuntes

nuevamente. Cuando caja rechaza tus Notas de crédito recibes una notificación a tu correo en el cuál te

indica que tus Facturas y/o notas de crédito han sido rechazadas y tienes que ingresar al folio para

cargarlas nuevamente.

*En este caso recibes las mismas notificaciones que cuando tus facturas se te rechazan a través del GR.

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Vista del proveedor después del rechazo

Cuando ingreses de nuevo el Folio podrás observar el Estatus (Rechazado por Front Desk) la Fecha en

que se rechazó tu Factura y/o notas de crédito y el usuario que rechazo tus facturas y/o notas de crédito

así como el Motivo por el cual fueron rechazadas

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 ¿QUE HACER EN CASO DE QUE MIS NOTAS DE CREDITO SEAN RECHAZADA?

Una vez que recibas la notificación en la que te indica que tus facturas fueron rechazadas, deberás

ingresar al portal y verificar el motivo del rechazo para que puedas re facturar.

Podrás observar que tus facturas se borraron y que tienes habilitada la opción para cargar de nuevo tus

archivos.

Una vez que hayas corregido tus facturas tienes que ingresarlas de nuevo en los campos

correspondientes.

▪ Puedes consultar: Cargar Factura impresa/ Cargar factura electrónica ya que estos pasos también te indican como cargar

tus archivos

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 QUE DEBO HACER DESPUES DE CARGAR MIS FACTURAS Y/O NOTAS DE CREDITO

CORREGIDAS

Una vez que cargues tus facturas nuevamente después de ser rechazadas (tanto por el GR como por FD)

te mostrará la notificación que tus facturas fueron anexadas correctamente y se envía notificación al

Autorizante para que pueda dar de nuevo el GR a tus facturas y/o notas de crédito (esto quiere decir que

el proceso se reinicia).

▪ Después de esto debes esperar a que el Autorizante de el GR, cuándo esto suceda recibirás una

notificación la cuál te informa que fueron aprobadas.

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 ▪ Una vez que se hayan Autorizado tus Facturas Caja ingresa al Folio y revisa que las Facturas

cargadas y/o notas de crédito coincidan con los datos de la ODC, si esto es correcto proceden a

colocar la Fecha Tentativa de Pago, y recibes una notificación cuando esto sucede. Debes

ingresar al Folio para conocer esta Fecha.

En caso de cualquier duda, aclaración o asistencia respecto al rechazo de sus facturas

contactar a Carolina Vigil en el siguiente correo: carolina.vigil@wppfinanceplus.com.

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