A partir del material propuesto: CÓMO ORGANIZAR EVENTOS CON ÉXITO, extrae y

sintetiza aspectos que guarden relación con la definición de evento, tipos de eventos y
la planificación de los mismos.

¿QUÉ ES UN EVENTO?

Evento es todo acontecimiento previamente organizado quereúne a un determinado

número de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que desarrollarán y
compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estímulo del
comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.

Podríamos hablar de diferentes tipos de eventos. En algunos la programación nos

permite liberar la creatividad aplicando una seriede ideas, fantasías y entretenimientos
más originales o divertidos.
En otros casos, nos condiciona el marco debido a los requerimientos de un cliente que
exige una formalidad determinada o un estilo predeterminado, y sea por una cuestión
de conveniencia o de continuidad en la imagen ya institucionalizada.
Sin embargo, esto no quiere decir que se anule la creatividad osino que deberemos
encarrilarla dentro de márgenes más estrictos.
El buen gusto en los diseños de la papelería, por ejemplo, o unaestilización más
moderna o que refuerce la imagen ya conocida del cliente son caminos
recomendables.
Ya señalamos algunos tipos definidos de eventos, pero ésta clasificación no significa
que no puedan combinarse entre sí, ya sea por necesidades propias o para conseguir
un mejor resultado en los fines previstos.

Dos grandes campos de acción en los eventos: los empresariales, que tienen una
trascendencia pública y relacionada con algún rédito económico o de otra índole
(cultural o político institucional, por dar algunos ejemplos) y los sociales, que se
orientan más bien hacia el ámbito privado, familiar o de relaciones humanas, y que
buscan estimular precisamente los contactos entre personas o grupos, sin pretender
otros réditos que los afectivos o que inducen al mejoramiento de los vínculos
humanos.
Entre los empresariales podemos agrupar a los congresos,ferias, exposiciones,
lanzamientos de productos, seminarios, jornadas, desfiles de moda, peinados y
accesorios, workshops, reuniones de prensa, recitales musicales, desayunos, entregas
de premios, premières de espectáculos, megaeventos, showrooms, visitas o inaugu-
raciones de plantas empresarias o industriales, presentaciones de libros, actos
culturales y vinculados con las artes plásticas.
Como eventos sociales podemos considerar a los casamientos,cumpleaños,
recepciones formales e informales, inauguraciones de casas, aniversarios,
celebraciones de compañerismo, asados, tés,cenas o almuerzos, salidas, reuniones
infantiles, brunchs, actos folklóricos, reuniones religiosas o de colectividades.

Esta clasificación no es estricta y tiende más bien a establecer un ordenamiento que

nos facilite el tratamiento genérico de las distintas situaciones. Debe considerarse así
el espíritu del evento,sus objetivos, sus características, el escenario donde
transcurrirá,el tiempo de preparación y de desarrollo, para encarar su planificación.

TIPOS DE EVENTOS
• ACTOS CULTURALES

• BECAS Y CONCURSOS
• CONFERENCIAS DE PRENSA

• CONFERENCIAS
• CURSOS, JORNADAS, SEMINARIOS, CONGRESOS
• DESAYUNOS DE TRABAJO
• DESFILES DE MODA Y SHOWROOMS
• ENTREGAS DE PREMIOS

• ESPECTÁCULOS
• FERIAS Y EXPOSICIONES
• HOMENAJES
• INAUGURACIONES
• LANZAMIENTOS DE PRODUCTOS
• MEGAEVENTOS
• PRESENTACIONES DE LIBROS
• POW WOW ( término aplicado al turismo)
• TIANGUIS (ídem)
• VERNISSAGES
• WORKSHOPS

✓Eventos sociales: aquellos que reúnen a un determinado números de personas y

cuya trascendencia en la mayoría de los casos no va más allá de los límites de quienes
fueron invitados.Generalmente son de carácter festivo.

✓Eventos culturales, académicos, formativos: la comunicación se da en forma de

transmisión de mensajes que tienden a enriquecer el aspecto cultural de quienes
participan.

✓Eventos deportivos: aquellos en donde se desarrollan competencias, tienen que ver

con el desarrollo del espíritu deportivo, con el culto del cuerpo y sus aptitudes físicas.

✓EVENTOS MOTIVACIONALES

Cada vez más las empresas se preocupan por ofrecer a sus empleados o futuros
empleados la motivación ya sea para la pertenencia, la fuerza de ventas, el ponerse la
camiseta de la empresa, el hacer de su trabajo un fin en sí mismo logrando la
satisfacción de su realización personal, el cumplir con los objetivos de la empresa y a
su vez tener una seguridad en su trabajo.

Para ello hay empresas especializadas en esta actividad, algunas directamente

realizadas por los OPE (Organizador Profesional de Eventos y Exposiciones), otras con
el apoyo de especialistas en comunicación, relaciones públicas, marketing, psicólogos
que buscan aunar y cumplir con todos los objetivos.

¿Qué es lo que hace la motivación? ¿La motivación es una ciencia compleja sobre la
que se investiga desde el siglo XIX?
Principales factores que hacen a la motivación:
• Cultura de la empresa en eventos team-building.
• La cultura no se transmite sólo con teoría ni ejemplos sino que se vivencia en
jornadas, encuentros de arte, juegos de desafíos y superación, estrategias de
capacitación, trabajo y juegos en equipo,competencias.
• Se busca la unión del grupo, la cohesión del equipo a veces con acciones culinarias,
otras construyendo o desarrollando actividades deportivas, o pintando entre todos un
mural o una escultura.

✓EVENTOS POLÍTICOS

Los eventos políticos más característicos:

• Abiertos puntuales: puestos callejeros.

• Abiertos generales: concentración (en una plaza, etc.).
• Abiertos móviles:
• manifestación callejera.
• desfile proselitista.
• Cerrados generales: mitin interno.

✓OBJETIVOS DEL EVENTO

Primero diría que hay que conocer muy bien el objetivo delevento, y en base a ello
comenzar el proceso de su desarrollo. Los objetivos a veces están entrelazados entre
sí, otras son subyacentes.

Objetivos:
• ECONÓMICOS
• INSTITUCIONALES
• POLÍTICOS
• BENÉFICOS

✓EL MARKETING DE UNA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Se considera marketing al conjunto de técnicas utilizadas para la comercialización y
distribución de un producto o servicio entre los diferentes consumidores.

MARKETING APLICADO
Estos son los principales elementos o aspectos a tener en cuenta:
OBJETIVOS
• El Organizador de Eventos deberá discriminar claramente el objetivo deseado frente
a cada cliente.
• De ser necesario pensará en varios.
REQUISITOS DEL CLIENTE
• Indicar las necesidades de quien eventualmente nos contrate.

• Confirmar las necesidades si no está seguro a través de una nueva entrevista.

SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES
• Descripción del Evento y sus ventajas.
• Enumerar las características del servicio y cómo responde a una necesidad o resuelve
un problema específico.
ANÁLISIS DE COSTOS
• Hacer notar las ventajas económicas para el cliente.
• Comparar las ventajas en relación con el costo del producto y los de la competencia.
NUESTROS PUNTOS FUERTES
• Definir la ventaja competitiva más destacada.
• Enumerar los distintos aspectos positivos del producto o
servicio.
VENTAJAS CLAVE
• Resumir las ventajas clave que proporciona el producto,servicio o idea que se está
presentando.
PASOS SIGUIENTES…

• Lograr el compromiso firme del cliente.

• Ofrecer un beneficio extra.

• Enlace con futuros eventos.

Para ello es fundamental conocer las Características del contexto actual:
• Nuevo cuidado y conciencia por el medio ambiente.
• Las mujeres en el liderazgo.
• Estilo global y regionalismo cultural.
• Lo económico trasciende lo político.

• Libre comercio mundial.

✓EJEMPLO PARA UNA EMPRESA ORGANIZADORA DE EVENTOS SOCIALES
¿QUÉ ES?
Una empresa de Servicios de Organización de Eventos Sociales.

¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE?

Infraestructura que posee.
• Sede (propia o alquilada).
• Recursos tecnológicos (tel., fax, correo electrónico, sitio web,celulares, etc.).
• Personal de apoyo (técnico, administrativo, gastronómico, de mantenimiento).
¿QUÉ HACE?
• Provee o contrata la sede o predio.

• Proporciona servicio de catering (con o sin personal, mesas,sillas, tarimas.

• Escalinatas, escenarios, telones, mantelería (vajilla,menúes especiales, arreglos
florales, etc.).
• Realiza traslados (o contrata).
• Brinda servicios de:

• Asesoramiento personalizado.
• Audio e iluminación.
• Locución y animación (entretenimientos, atracciones y sorpresas).
• Show y espectáculos.
• Ambientación y adornos florales.
• Cotillón y souvenirs.
• Imprenta (invitaciones, tarjetería, diplomas, recuerdos,regalos, etc.).
• Seguridad, limpieza y mantenimiento.
¿CÓMO FUNCIONA?
• Mantiene entrevistas personales.
• Presenta diseños.
• Acuerda presupuestos.
• Establece y fija plazos de ejecución.
• Investiga presupuestos para contratación de servicios y/o materiales.
• Entrega carpetas o material de apoyo.
• Provee demos, videos institucionales o fotografías de eventos realizados
anteriormente.
• Proporciona visitas de reconocimiento.
• Facilita degustaciones.

¿PARA QUÉ SIRVE PRESTAR UN SERVICIO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS?

• Resuelve problemas.
• Permite ganar tiempo.
• Ahorra costos.

• Al centralizar las tareas favorece el cumplimiento de los plazos de acuerdo al

cronograma previsto.
• Permite al cliente ser el protagonista único y principal de la celebración logrando la
satisfacción de ser agasajado quitando el peso de las responsabilidades.
• Al estar asesorado por especialistas se garantiza la calidad, originalidad y la
posibilidad de estar a la vanguardia en celebraciones.

La comercialización y marketing deben considerar también:

ATENCIÓN A LOS SPONSORS
• Palcos de empresas
• Entradas y Credenciales
• Parking
• Lugares VIP
BANNERS, ESTÁTICAS, STANDS, ETC.
• Ubicación y tamaños
• No permitidos
• Vendidos

PUBLICIDAD
• Del evento
• En canje

MERCHANDISING
• Del evento
• En venta
• De sponsors

✓PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

¿Qué es planificar? Es organizar algo conforme a un plan. Es la disposición general de

un proyecto.
De acuerdo a las condiciones y los cambios cada vez más vertiginosos del mercado
actual, ya no basta con ser un buen intuitivo.
Hoy se requiere de un alto nivel de eficiencia, capacitación, información
permanentemente actualizada. Además es una actividad de un alto nivel de
versatilidad que incluye tareas como relaciones públicas, administración de recursos,
ambientación, manejo de grupos, supervisión general, etc. Por lo cual se requiere de
una correcta planificación y organización profesional para poder competir y lograr
excelencia en la calidad del servicio. Un evento que no ha sido organizado en forma
profesional, si sale bien, más que nada será producto de la buena suerte.
El proceso de planificación consta de seis etapas:
• Previsión
• Planeación
• Organización
• Integración
• Dirección
• Control

✓ETAPA DE PLANEACIÓN

Principios de Planeación
Principio de Precisión: toda planeación debe ser concreta y detallada, pues regirá
acciones específicas.
Principio de Flexibilidad: toda planeación debe dejar un margen de elasticidad sujeto a
cambios imprevistos y fuera de control.
Principio de Unidad: se debe diseñar una planeación para cada área y coordinar todas
entre sí.
Programa o plan de trabajo:

Para establecer el Programa de trabajo, se recomienda recurrir a los colaboradores

más cercanos. Se hace un primer borrador y después se hacen las revisiones que sean
necesarias. Una vez hecho esto, se reagruparán las acciones por rubro o área
comprendida en el evento para que luego sean ejecutadas por el comité
correspondiente.
Presupuesto:

el paso siguiente es cuantificar económicamente lo que cada acción representará. Esto

determina con la exactitud máxima posible el capital ó inversión requeridos, divididos
en dos renglones principales: egresos e ingresos.
• Egresos fijos. Gastos que necesariamente se harán (alquiler sede, por ej.).
• Egresos variables: condicionados por el número final de asistentes (portafolios,
carpetas, etc.).
• Presupuesto: abierto o cerrado.

• Punto de equilibrio: los ingresos compensan los egresos.

Cronograma: herramienta que señala la secuencia cronológica más eficaz para obtener
mejores resultados.

ETAPA DE CONTROL
Es la etapa final del proceso. En ella la función del equipo de trabajo es la de
recolectar, analizar, y comparar los datos necesarios para evaluar el logro de las metas
establecidas al comienzo.

Tres aspectos fundamentales sobre los que se aplican medios de control:

Finanzas: se aplican los medios adecuados para evaluar la administración de los

recursos financieros: si se hizo en forma correcta o no. Control de ingresos y egresos.
Resultados o balance final.
Cantidad de asistentes: (en el caso de que el evento haya sido de convocatoria
abierta) esto será determinante de futuros eventos.
Desarrollo del programa: (técnico, social, cultural, etc.) son la esencia real del evento.
Aplicamos medios de control personales(supervisión) e instrumentales (encuestas).

PAUTAS PARA EL ORGANIZADOR

Delimitar las tareas.
Fijar bien los roles.
Designar el responsable de cada área (o de varias).
Mantener informados y motivados a todos los que participan en ese proyecto.
Valorizar y reconocer el aporte de cada uno.
Saber escuchar.
Compartir.
ESTE ES UN TRABAJO EN EQUIPO!!