UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

ADMINISTRACIÓN TURÍSTICA Y HOTELERA
LOGISTICA, GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

GUIA DE ESTUDIO

1. PROPÓSITO DE FORMACIÓN
Propósito General

El curso tiene como propósito la formación de profesionales con los

conocimientos suficientes, habilidades y destrezas en materia de Diseño y
Organización de eventos, así como de actividades que le permitan la
adecuada planeación, gestión y comercialización del turismo, con base en
herramientas académicas, técnicas y pedagógicas y bajo el concepto de
desarrollo turístico sostenible y desarrollo humano; en correspondencia al
propósito de formación en el Programa, encaminado a “Formar un profesional
integral mediante el desarrollo de las competencias cognitivas y socio afectivas
para que incursione en la empresa turística y le permita contribuir con el
desarrollo de las organizaciones y la creación de nuevas empresas que
generen y reflejen la identidad, pertenencia y autonomía, fortaleciendo la
economía local, regional, nacional y el mejoramiento de la calidad de vida de la
sociedad dentro de los parámetros de la competitividad y las exigencias de la
globalización”.

Propósitos Específicos

 Identificar de manera clara y precisa la clasificación de los grupos de

Congresos y Convenciones según el mercado y según su objetivo.

 Desarrollar las fases previas a tener en cuenta en la Planeación de un

evento (identificación de motivos, definición del tipo de evento, actividad,
público objetivo, tiempo, espacio, forma).

 Diseñar la estructura orgánica de los diferentes comités para llevar a cabo

exitosamente la organización del evento.

 Aplicar técnicas de marketing para lograr una óptima comercialización y

promoción del evento.

 Identificar la variedad de montajes de salones de acuerdo al tipo de evento.

 Aplicar las normas protocolarias en las diferentes etapas del proceso de un

evento: pre-evento, evento y post-evento.
  Diseña los respectivos formatos que le permitan evaluar el desarrollo del
evento, de acuerdo a unos indicadores de evaluación y a unos estándares
de calidad.

 Conocer nuevas alternativas para desarrollar el turismo de eventos en las

regiones.
 Concientizar a los estudiantes sobre la importancia que tienen ellos como
futuros prestadores y generadores de empresas turísticas.

 Contribuir con un modelo de integración de todos los factores que deben

ser considerados para el desarrollo de estrategias competitivas sustentables
de las empresas turísticas en la actual fase de la globalización.

CONTENIDO
TUTORIA 1
Antecedentes históricos, generalidades, clasificación de grupos,
congresos, convenciones y clasificación de eventos. Tipologías de
eventos más utilizadas.

Núcleo Problemático: La falta de información y del criterio lógico para

diferenciar claramente la operatividad y logística de cada evento y poderlos
planear de acuerdo a la caracterización de cada uno de ellos.

Conocimientos:

 Generalidades y Antecedentes Históricos

 Visión sobre la Importancia del Estudio de la Organización de Eventos, Su
Relación con el Turismo y la Industria de la Hospitalidad.
 Clasificación de los Grupos de Congresos y Convenciones según el
mercado y según sus objetivos.
 Oficina de Congresos y Convenciones
 Clasificación de eventos según su objetivo
 Tipologías de eventos más utilizadas (ver anexo 2 NTS-OPC-001)

Preguntas generadoras:

¿Cuál es la oferta / demanda en nuestra región para el desarrollo de eventos?

¿Quiénes compran, venden, organizan y dirigen eventos en la economía de

hoy, ubicándonos en nuestro entorno regional?

¿De acuerdo a la clasificación de eventos, cuáles cree que sean los más
viables de llevar a cabo en nuestra región?
 TUTORIA 2

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE EVENTOS

Núcleo Problemático 1: La falta de realizar una adecuada planeación

estratégica en la estructuración de los proyectos que permita una exitosa
ejecución en el desarrollo de los eventos, tratando de minimizar los riesgos y
aprovechando las oportunidades con unas estrategias y formulación de planes
concretos que permitan alcanzar los objetivos.

Conocimientos

 Definición del evento

 Identificación de motivos que determinan el evento
 Para quién se hace un evento
 El cómo se llevará a cabo y su incidencia
 El dónde, la importancia de la selección del lugar
 El cuándo, los recursos económicos a aplicar

Preguntas generadoras:

 - ¿Qué procesos se deben tener en cuenta para el desarrollo de los diferentes

tipos de eventos?
 Cuáles son las estrategias específicas y consistentes a tener en cuenta para
una adecuada planeación?
 Enumere algunas ventajas de la planificación.
 ¿Por qué es tan importante el reconocimiento físico previo al desarrollo de un
evento para la selección del lugar?

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UN EVENTO (TUTORIA 2)

Núcleo Problemático 2: Dentro de la administración la asignación de

actividades juega uno de los aspectos más difíciles, debido a que es darle a cada
quien la participación dentro de la consecución de los objetivos empresariales.
De ahí la importancia que para lograr una exitosa organización de eventos todas
las personas que forman parte de dicha organización tengan claramente
determinado sus responsabilidades y su campo de acción, al igual que sus
relaciones con los demás integrantes con el objeto de lograr la coordinación de
los trabajos de las personas y de ese modo lograr los objetivos propuestos.

Conocimientos

 Estructuración del comité técnico- académico

 Estructuración del comité administrativo operativo
  Estructuración del comité Financiero
 Estructuración del comité de registro y relaciones públicas
 Estructuración del Comité de publicidad y comercialización

Preguntas generadoras:

 - -¿Bajo qué conceptos o parámetros se debe diseñar la estructura orgánica

de un evento determinado?
 ¿Por qué considera que es importante la coordinación de esfuerzos
individuales para lograr un verdadero trabajo en equipo?
 ¿Cómo considera se pueden optimizar la elaboración y formulación de
objetivos y planes de apoyo que ayuden a diseñar de manera clara y concreta
la organización de un evento?
 ¿Cuál considera que sea el perfil idóneo del grupo de organizadores?

TUTORIA 3

EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE EVENTOS

Núcleo Problemático 1: El desconocimiento de las organizaciones de una

metodología que les permita poner en práctica todo lo planificado y la
organización diseñada para cumplir eficientemente con las actividades
programadas para el evento. Y de poder realizar una evaluación integral
del evento respecto a los integrantes del Comité Organizador, las diferentes
actividades y todo lo concerniente al desarrollo del mismo que permita definir
las áreas críticas que afectan el desarrollo exitoso para plantear nuevas
estrategias y ajustar estructuras organizacionales.
Conocimientos

 Cómo ejecutar un evento

 Cómo evaluar un evento
 Formatos de Reglamentos, contratos y convocatorias, promoción y control
 Montaje de auditorio, salones y mesas

Preguntas generadoras:

 ¿Cuáles son los criterios o requisitos a tener en cuenta en la ejecución de un

evento?
 ¿Cuáles Servicios de apoyo se requieren?
 ¿A quienes les corresponde evaluar y en qué momento se evalúa?
 ¿Qué se debe evaluar y para qué?
 ¿Bajo qué parámetros se realiza una evaluación estándar? Registre algunos
indicadores de evaluación
 PROTOCOLO DE EVENTOS
Núcleo Problemático 2: El desconocimiento de las organizaciones de la
aplicación de unas normas de etiqueta y protocolo empresarial en la
realización de cualquier evento.

Conocimientos

 Protocolo: Definiciones, ceremonia, presentaciones, partes de espacio

social, ubicación de ejecutivos, ubicación para reuniones,
comunicaciones, etiqueta de mesa (asignar modalidades por cipas)

Preguntas generadoras:

 ¿Cuáles son los protocolos a tener en cuenta según el tipo de evento a

realizar?
 ¿Qué entiende por Imagen Corporativa de un Evento?
 ¿Cuál es la precedencia en los diferentes actos y tipos de eventos?

TUTORIA 4

MARKETING DEL TURISMO DE EVENTOS Y/O REUNIONES

Núcleo Problemático: El desconocimiento de las organizaciones de unas

estrategias de comercialización y de mercadeo que les permitan acertar en la
difusión, promoción y comercialización del evento.

Conocimientos
 Presupuesto de ingresos, inscripciones, subsidios, patrocinios
 Presupuesto de egresos, costos de promoción, costos académicos, costos
de organización
 Estrategias de marketing de eventos.
 Eventos Comerciales: Ferias y Exposiciones, Ruedas de Negocios,
Muestras y Misiones Comerciales, Desayunos de negocios.(asignar por
cipas)

PREGUNTAS GENERADORAS:
 ¿Cuáles son los elementos mínimos a tener en cuenta para lograr con éxito
un acertado sondeo de mercado?
 ¿cuáles estrategias de promoción son claves para darle una acertada
publicidad al evento?
TUTORIA 5ª.

NORMATIVIDAD Y REGLAMENTACION EN LA REALIZACION DE

EVENTOS

Núcleo Problemático: El desconocimiento de las organizaciones de la

normatividad existente y obligatoriedad del cumplimiento de las mismas en la
realización de cualquier evento.

Conocimientos

 CONPES 3640- lineamientos de política para el desarrollo del turismo de

convenciones y congresos.(Dirección de Planeación Nacional)

 Norma técnica sectorial NTS – OPC 001. Operación de congresos,

ferias y convenciones. Requisitos de servicio. 2009 (Icontec)

 Norma Técnica Sectorial Colombiana NTS - TS 006-1. Sistema de

gestión para la sostenibilidad. Organizadores profesionales de
congresos, ferias y convenciones, 2012. (Icontec)

 Norma Técnica Sectorial Colombiana NTS - TS 006-2. Sedes para

eventos, congresos, ferias y convenciones. Requisitos de sostenibilidad,
2012. (Icontec)

NOTA: Las lecturas programadas para todas las tutorías deberán ser
socializadas en cipas a través de la realización de unos talleres o de preguntas
generadas por cada lectura. Dichos talleres serán enviados mínimo 3 días
antes del encuentro tutorial y serán socializados en las respectivas sesiones de
clase. Al finalizar cada tutoría se hará un Quiz escrito e individual que permita
evaluar en cada estudiante los logros de aprendizaje por cada una de ellas.


Trabajo Final de Curso: Desarrollar por cipas un trabajo de investigación
sobre un evento de reconocida trayectoria a nivel local, regional, nacional. O
presentar propuesta de un posible evento académico, comercial, deportivo,
entre otros. Lo anterior teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:

 Antecedentes o línea de tiempo del evento elegido. (En caso de un

evento posicionado)
 Diagnostico que permita identificar las etapas de planeación,
organización (estructura de Comités con actividades definidas).
  Estrategias de Marketing, identificando imagen corporativa, piezas
publicitarias, patrocinios, aliados estratégicos, entre otros.
 Evaluación del evento, con diseño de encuestas de evaluación tanto a
organizadores del evento como a participantes (como asistentes o
expositores, según sea el caso).
 Presupuesto del evento (de Ingresos y de Egresos)

Bibliografía General del Curso

 Organización de Congresos y Convenciones. Cravioto,

MagallónTonatiuh. Editorial Trillas S.A. 1998

 Eventos y exposiciones, una organización exitosa. Jack Fleitman.

Editorial Mc Graw Hill .1997

 Congresos, convenciones y reuniones. Organización y Operación de

Eventos Especiales. Diana Peña Guzmán. Editorial Trillas. Capítulo 5 “El
Marketing del Turismo de Reuniones”. (Pág. 157-223)

 Exposiciones, Ferias. Como planear estratégicamente su participación.

Siskind Barry. 3R. Editores. 1997

Martha Patricia Vergara Bermúdez

Tutor Pedagógico
mpvergarab@ut.edu.co
3157737021