Código D-028

Secretaria General
Vigencia 22-Mar-2019

SISTEMA DE INFORMACION ESTUDIO Y LA Versión 09

DIVULGACION DE NORMAS Página 1 de 3

SISTEMA DE INFORMACION PARA EL ESTUDIO Y LA DIVULGACION DE NORMAS

FINALIDAD: Adoptar un mecanismo que permita identificar, divulgar, y evaluar oportunamente la

normatividad legal y reglamentaria aplicable a los diversos procesos de GENSA con el fin de que
sea implementada adecuadamente y permita mantener actualizados los normogramas

GENERALIDADES:

Actualmente se han establecido algunos mecanismos por los cuales ingresa información de
carácter jurídico a la organización.

- Resoluciones y Circulares Externas

- Notinet
- Internet
- Directrices internas
- Cámaras ambientales (Andesco y Andeg) en forma mensual
- Identificación de normativas de SST a través de Intermediación de seguros
- Identificación de normativas de SST a través de reportes de ARL
- Notificaciones de la Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG
- Notificaciones del Centro Nacional de Operación - CNO
- Otros

Conociendo estos medios se diseña el sistema de información en los siguientes términos:

1. Conformar el Comité de Normas el cual estará integrado por:

Representante de la Secretaría General

Representante de la Dirección de Control Interno
Profesional del Sistema integrado de Gestión y Gestión Organizacional- Secretaria del
Comité
Persona del proceso al que le compete la norma o ley

2. El comité de normas o cualquier empleado realiza la identificación de la norma.

3. El comité de Normas analiza la aplicabilidad de la información identificada.
4. El comité de Normas consigna mediante un acta el análisis realizado sobre la aplicación y
cumplimiento de la norma.
5. El Comité de Normas comunica el requisito legal aplicable y las medidas de control.
6. El Comité de Normas se reunirá cada que un proceso lo requiera con el fin de evaluar el
cumplimiento de la normatividad actual y vigente aplicable a la organización.
7. Es obligación de cada líder de proceso identificar la normatividad que puede afectar su
marco legal, realizar el análisis de la misma y solicitar al Comité de Normas su estudio.
Cada líder de proceso, previo análisis del Comité de Normas, deberá realizar
actualización del normograma del proceso, bien sea por adición de nuevo marco legal

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nuevo o por exclusión de una regulación ya existente, e igualmente tendrá la

responsabilidad de la publicación del mismo ante el SIG (INTRAGENSA)
8. La verificación del cumplimiento de los requisitos legales se realizará a través de varios
mecanismos: Consignación en el F-119 Normograma de cada proceso, en la columna
evidencia de cumplimiento, la manera en que se cumple o se puede demostrar el
cumplimiento de la normativa; revisión del cumplimiento en las auditorías internas y
registro del resultado de dicha revisión en los respectivos informes de auditoría; evaluación
de cumplimiento legal realizado semestralmente por el proceso, que se evidenciará en acta
de grupo primario u otro registro de control que el proceso estime conveniente.

Adicionalmente el comité de normas realizará en forma anual análisis general del marco
legal aplicable a la organización y descrito en los diferentes normogramas, generando un
informe de cumplimiento.

9. Es obligación del líder de cada proceso divulgar a su personal a cargo la normatividad legal
vigente aplicable a la empresa.
10. Es obligación de todo el personal de GENSA velar por el cumplimiento de las normas
aplicables a su proceso

CONTROL DE CAMBIOS
Tipo cambio Revisado y
Elaborado
Fecha Versión Asunto Aprobado
A M S por
por
Unidad Secretaria
1-jul-2009 X 01 Creación
Jurídica General
Inclusión de
responsabilidades de los
Comité de Secretaría
31-ene-2010 X 02 líderes de proceso
Normas General
respecto a los
normogramas
Aclaración del Numeral 8
en el cual se adiciona la
responsabilidad del Comité de Secretaría
27-jun-2012 X 03
proceso de realizar Normas General
evaluación semestral del
cumplimiento legal
Se aclara la periodicidad
de reunión del comité
estableciendo que el Comité de Secretaría
23-Sep-2013 X 04
mismo se reunirá cada Normas General
que un proceso así lo
requiera
Se modifican los
Comité de Secretaría
22-May-2014 X 05 integrantes del comité
Normas General
para que la Secretaría

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General pudiera dar

participación a cualquiera
de los abogados que la
integran previa
instrucción de la
Secretaria General
Se ajusta el ítem número
Comité de Secretaría
30-Sep-2016 X 06 8 verificación de
Normas General
cumplimiento legal
Se modifica el cargo de la
secretaria del comité, a
09-may-2018 X 07 profesional unidad del
sistema integrado de
gestión
Se vincula en el literal 8 ,
la responsabilidad del
comité de normas de
Comité de Secretaría
05-oct-2018 X 08 hacer un seguimiento y
Normas General
validación de
cumplimiento legal en
forma anual
Se integran mecanismos
de identificación de marco
legal, se aclara la forma
de validar el cumplimiento
Comité de Secretaría
22-mar-2019 X 09 legal en el F-119.
Normas General
Se ajustan cargos de
acuerdo a nueva
estructura
A: Adición M: Modificación S: Supresión

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