¿Cómo calcular

y cobrar la cuota de mantenimiento

de las copropiedades?
Instructivo completo
Contenido
¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de los
condóminos? Instructivo completo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

¿Qué es la cuota de mantenimiento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04

¿Qué incluye la cuota de mantenimiento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05

¿Cómo calcular la cuota de mantenimiento de

cada copropietario? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06

Ejemplo de cálculo de cuota de mantenimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07

Los gastos extraordinarios ¿Cómo se cubren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

¿Cada cuánto se debe pagar la cuota de mantenimiento? . . . . . . . . . . . 09

La mejor forma de cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

¿Qué hacer en caso de retraso en el pago? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Aprenda a incentivar la cuota puntual por parte de las copropiedades. . 13

Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
¿Cómo calcular y cobrar la
cuota de mantenimiento de los
condóminos?
Instructivo completo
La vida en comunidad implica asumir responsabilidades para conservar la
propiedad común en óptimas condiciones. Es en Asamblea de Copropietarios que
se establecen acuerdos para determinar cómo calcular la cuota de mantenimiento,
que sustenta el pago de los gastos.

Preservar los bienes e instalaciones comunes, además de garantizar ambientes

saludables y agradables para quienes conviven en la propiedad, incide en el valor
general del patrimonio, en caso por ejemplo, de futuras negociaciones personales.

Es el administrador el encargado de velar que los arrendatarios o propietarios

cumplan con el compromiso y cancelación de la cuota de mantenimiento.

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 3

¿Qué es la cuota de
mantenimiento?
La cuota de mantenimiento se trata del importe que cada miembro copropietario
o propietario debe pagar por concepto de cobertura de gastos generados en las
áreas o instalaciones comunes.

La cuota de mantenimiento prevé el

consumo de servicios corrientes y el pago
de proveedores de las áreas comunes de
la propiedad

El pago de esta cuota de mantenimiento es obligatorio y acumulable, en caso de

que las copropiedades no cumpla con su obligación.

Existen dos tipos de cuota de mantenimiento:

De gastos corrientes

De gastos extraordinarios

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 4

 ¿Qué incluye la cuota de
mantenimiento?
La cuota de mantenimiento, dependiendo si es de gastos corrientes o
extraordinarios, cubrirá una serie de ítems distintos, pero en general supone
saldar el consumo de servicios y el pago de proveedores.

Luz Expensas/impuestos que

recaigan sobre la propiedad
Agua
Sueldo de empleados contratados
Vigilancia (como el administrador)

Control del lobby (en caso de Mantenimiento y refacción de

contar con uno la propiedad) parqueaderos, piscinas, parques
o gimnasios (en caso de contar
Teléfono de la recepción con éstos en la propiedad)

Servicio de aseo Fondo de reserva

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 5

¿Cómo calcular la cuota de
mantenimiento de cada
copropietario?
El cálculo de la cuota de mantenimiento la hace el administrador previa
aprobación de la Asamblea de Copropietarios en cuanto a los gastos que deben
considerarse.

En estos casos se suman todos los gastos comunes y el total resultante, se divide
entre el número de apartamentos o casas cuando todos gozan de la misma
cantidad de metros cuadrados de construcción o coeficiente de copropiedad.

En caso de que las propiedades particulares no tengan el mismo coeficiente, se

debe calcular primero el metraje privativo ¿Qué significa esto? Que el porcentaje
a pagar dependerá del coeficiente de cada propiedad individual. Mientras más
metros tenga, más alto será el pago de la cuota de mantenimiento.

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 6

 La Asamblea de Copropietarios
tiene la potestad de aprobar los
gastos a considerarse en la
cuota de mantenimiento

Además, en algunos casos el uso de por ejemplo, la piscina o el gimnasio, puede

ser exclusivo para aquellos copropietarios que estén dispuestos al pago de una
membresía por lo que no entraría en los gastos comunes. Se encargan del pago de
su mantenimiento los miembros afiliados.

Una vez más, las normativas o acuerdos que rijan estas situaciones deben
establecerse obligatoriamente en Asamblea de Copropietarios.

Ejemplo de cálculo de cuota

de mantenimiento
La cuota de mantenimiento se fijará respondiendo al presupuesto que se proyecte
y apruebe, y su monto total será el que resulte suficiente para cubrir el presupuesto
de gastos e inversiones de cada período-ejercicio.

Estas cuotas se pueden o deben ajustarse cada que la Asamblea de

Copropietarios lo crea conveniente.

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 7

Por ejemplo, convengamos una
propiedad horizontal en la que los 50
apartamentos que la componen tienen
el mismo coeficiente de copropiedad y
en la que se determina que el costo del
mes por pago de proveedores y
servicios comunes es de 1 millón de
pesos.

¿Cómo calcular la cuota de

mantenimiento en este caso?
Dividiendo el millón de pesos entre 50.
Es decir, que cada casa o apartamento
tiene el deber de pagar 20 mil pesos de
cuota de mantenimiento.

Los gastos extraordinarios

¿Cómo se cubren?
Los gastos extraordinarios tienen que ser asumidos por los copropietarios, de nuevo,
con la aprobación previa de dichos gastos de la Asamblea de Copropietarios.

Estas cuotas generalmente responden a gastos imprevistos, de mejoras o

ampliaciones de las áreas comunes o del mantenimiento correctivo de la
infraestructuras.

También tienen que ver por ejemplo, con la contratación de servicios que ayuden a
conservar o vigilar bienes comunes, como por ejemplo, cercas eléctricas o cámaras
de seguridad, o su reemplazo.

Los gastos extraordinarios

responden, generalmente, a pagos
por servicios de mantenimiento
correctivos imprevistos

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 8

Según el artículo 38 del Régimen de Propiedad Horizontal vigente (Ley 675 de 2001),
estas cuotas extraordinarias deben ser aprobadas por el 51% del coeficiente de
copropietarios, y de ser cuatro veces el valor de una cuota ordinaria, debe tener el
voto favorable de al menos 70% de ese coeficiente de copropietarios.

Los gastos extraordinarios tienen su propia dinámica para establecerse y para los
tiempos de aviso previo y cobro. El pago de esta cuota es obligatoria y su
incumplimiento puede acarrear intereses moratorios o sanciones.

¿Cada cuánto se debe pagar la

cuota de mantenimiento?
Cada propiedad horizontal establece las fechas para la cancelación de las cuotas
de mantenimiento, tanto ordinarias, como extraordinarias. Habitualmente este
pago se realiza el mes vencido dentro de los primeros días del siguiente, entre el
quinto y el décimo día.

De la misma forma cuando se acuerda la aprobación de una cuota extraordinaria,

se establecen también los plazos o tiempos para cancelarlas.

Nunca está de más recordar que es la Asamblea de Copropietarios, con

ejecución del administrador, la que tiene la facultad de fijar estos pagos de
cuotas y las fechas de finiquito.

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 9

 La mejor forma de cobrar
Contar con una base de registros actualizada que contenga los datos de contacto
de todos los copropietarios y su historial de pagos es el primer paso en terreno
seguro para cobrar eficientemente la cuota de mantenimiento.

El administrador, además, debe ser un

estudioso de la ley y saber hasta
dónde pueden llegar sus atribuciones
en la acción de cobrar.

Es importante hacerle entender a los

copropietarios la importancia de
mantenerse al día en el pago de la
cuota de mantenimiento ya sea
corriente o extraordinaria. Que tengan
claro ítem y el por qué de cada gasto y
así los copropietarios sentirán la
confianza de que el dinero que están
aportando, está siendo correctamente
utilizado.

El trabajo del administrador es

generar esa confianza y mantener las
cuentas claras.

Es clave la transparencia en el
cálculo y exposición al detalle de los
gastos en la cuota de mantenimiento
para evitar trabas en el cobro

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 10

En el recibo de pago se debe especificar
la fecha límite para el pago y el
administrador debe estar al pendiente
que cada propietario o arrendador reciba
el aviso, ya sea en físico o digitalmente.

También es prudente publicar en la

cartelera informativa de la propiedad y
en un lugar visible, el detalle del recibo -
de los gastos corrientes o extraordinarios
- y la fechas para su pago.

El trato del administrador al momento de

pedir el pago de la cuota debe ser
amable, pero firme, considerando que el
mejor camino para la convivencia
comunitaria es la tolerancia y el respeto.
Este trato debe ser en igualdad de
condiciones para todos los
copropietarios.

El administrador además, tiene que actuar siempre en concordancia con los

acuerdos establecidos en la Asamblea de Copropietarios y que a su vez estos
deben estar enmarcados en el Régimen de Propiedad Horizontal Vigente.

¿Qué hacer en caso de

retraso en el pago?
Hay que cumplir una serie de
procedimientos y/o protocolos en el
caso de que algún copropietario
incurra en el retraso del pago de su
cuota de mantenimiento.

El reglamento interno de la propiedad

debe tener establecido el número de
recibos atrasados que debe acumular
cada arrendador o propietario antes
del primer llamado de atención.

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 11

Este primer aviso de mora se hace extra legalmente. El administrador enviará una
carta formal informando al arrendador o propietario el monto total de su deuda y el
tiempo que tiene para saldarla. El administrador tiene la obligación de llegar a un
acuerdo y hacerlo cumplir.

En el caso de que no se cumpla con el primer acuerdo extra legal, el administrador

debe elevar la queja y el llamado de atención ante las autoridades pertinentes.

En caso de retraso en el pago de la

cuota de mantenimiento debe
ejecutarse el protocolo establecido
en Asamblea de Copropietarios

Según detalla el artículo 30 de la Ley 675 que rige el sistema de propiedad

horizontal en Colombia, “el no pago de expensas comunes, en el término fijado en
el reglamento de propiedad horizontal, o en su defecto por la Asamblea General de
Copropietarios, causará intereses de mora equivalentes a una y media veces el
interés bancario corriente”.

El administrador puede llevar el caso del incumplimiento de pago a los tribunales

competentes, en un procedimiento ejecutivo civil, cuando se acumulen al menos
12 cuotas impagas o el monto antes, de ese tiempo, sea alto.

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 12

El administrador no debe descuidar su rol de conciliador en todos los casos y
aunque no puede hacer excepciones, sí debe considerar cada caso de
incumplimiento de pago individualmente, y establecer formas de pago viables
para el deudor, cuando se justifique por alguna situación económica precaria.

Cabe destacar que también se pueden presentar casos de deudores en la

comunidad por disconformidad con lo pautado en la Asamblea de
Copropietarios, en ese caso, si la conciliación no llega a buen término, hay que
pedir el asesoramiento de un abogado.

Aprenda a incentivar la cuota

puntual por parte de
las copropiedades
El pago impuntual de la cuota de
mantenimiento lleva al deterioro y mal
funcionamiento de la propiedad. Puede
fallar, por ejemplo, la prestación de los
servicios básicos, lo que va en
detrimento de la calidad de vida del
entorno comunitario.

Involucrar a todos los miembros, o la

mayor cantidad posible, en las
decisiones que se tomen en cuanto al
pago de cuotas corrientes o
extraordinarias puede causar un buen
impacto en el porcentaje de pagos
puntuales.

Al sentirse parte de lo acordado y que

sus opiniones fueron tomadas en cuenta
para determinar en qué se gastará el
dinero recaudado, genera en el
copropietario un mayor sentido de
pertenencia dentro del grupo.

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 13

Manejar transparentemente el cómo se
calculó la cuota de mantenimiento
también es clave a la hora incentivar el
pago puntual. El administrador debe
estar disponible y dispuesto a contestar
o aclarar cualquier duda o punto en este
aspecto.

Contratar empresas prestadoras de

servicios con comprobada experiencia
para mejorar el estado de la propiedad o
su vigilancia o mantenimiento, incentiva
a los arrendatarios o propietarios a ser
puntuales, pues relacionarán su
compromiso de pago con esas mejoras.

Demostrar con hechos que el dinero destinado por cada miembro de la comunidad a
la cuota de mantenimiento se está usando para aumentar el valor de la propiedad es
una de las más eficientes formas de motivación.

Conclusiones
Para mantener en óptimas condiciones las áreas comunes de las propiedades es
necesario el cobro y pago puntual de las cuotas de mantenimiento. Estas cuotas
cubren el pago de servicios ordinarios y extraordinarios que le dan plusvalía al
bien raíz.
El cómo calcular la cuota de
mantenimiento se establece en
Asamblea de Copropietarios. Las
decisiones que allí se tomen deben
estar enmarcadas en la Ley 675 de
2001.

En las cuotas de mantenimiento se

incluyen pago de servicios básicos de
las áreas comunes como la luz, el agua,
el aseo, vigilancia o proveedores. Cada
arrendatario o propietario está obligado
a cumplir con el compromiso de pago.

¿Cómo calcular y cobrar la cuota de mantenimiento de las copropiedades? 14

Las cuotas de mantenimiento se deben pagar a tiempo y el incumpliento de esta
norma puede derivar en la adición de esa deuda de intereses moratorios o
sanciones.

El administrador es el garante de que estas cuotas se cobren y que el dinero vaya

destinado a lo que se estableció.

Concientizar a los arrendatarios o propiestarios de la importancia del pago a

tiempo de la cuota de mantenimiento es procurar un entorno sano y armonioso
en la propiedad horizontal.

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