Conciencia empresarial y financiera (cuidado de costos)

Costos, ¿Qué son costos?

El concepto de costes representa todos los recursos que una empresa va a

precisar para alcanzar sus objetivos previamente marcados. Toda empresa, para
lograr sus metas, se marca el modo y los caminos a seguir, para ello, se precisan
todo tipo de recursos: materiales, humanos… Para optimizar el proceso y alcanzar
los objetivos con éxito, la empresa deberá medir el coste, es decir, cuantificar en
términos monetarios todos los recursos que debe emplear.

En el ámbito empresarial, el coste es el valor monetario que una empresa

ha invertido para producir sus bienes y servicios.Por ejemplo: Materias
primas, Mano de obra, Insumos etc.

La meta de cualquier empresa es obtener el máximo de beneficios. Y éstos los

consigue a través de la venta de sus bienes y servicios.

Una empresa debe tener muy claro qué son costes, puesto que, gracias a ello,
será capaz de establecer un precio de venta adecuado, precio de la competencia,
función oferta-demanda, público objetivo al que va dirigido, etc. Pero, dejando por
un momento dichos elementos de lado, la empresa, para poder obtener
beneficios, deberá cubrir, como mínimo, sus  costes. De lo contrario, iría en
picado y las pérdidas le llevarían a la quiebra.

Ejemplo. Si para producir un litro de aceite me ha hecho falta 1 kilogramo de

olivas, tendrás que, por lo menos, cubrir lo que te haya costado ese kilogramo de
olivas para que tu venta sea rentable y obtengas algo de ganancia.

Costos fijos

Los costes fijos son aquellos costes que permanecen invariables, aunque los

niveles de actividad y de producción de tu empresa cambien, son constantes. Son
gastos que no dependen del nivel de producción de bienes y servicios; aunque
con el tiempo, sí que es posible que sufran variaciones.

Imagina un alquiler, que sube cada año un pequeño porcentaje. Además,

estos gastos fijos se pagan de manera constante en periodos de tiempo, ya sean
diarios, mensuales, trimestrales, anuales, etc.
 A nivel personal, seguro que tienes mes a mes toda una serie de gastos fijos de
los cuales no puedes deshacerte, pero, a su vez, ya los tienes previstos, pues, al
contrario que los costes variables son costes a los que debes hacer frente sí o sí
todos cada cierto periodo de tiempo. Nos referimos a costes fijos tales como: la
hipoteca, el seguro del coche, los recibos de luz, agua y teléfono, etc. ¿Te suena
verdad? Pues lo mismo sucede a nivel de empresa.

Puesto que, en las empresas la lucha permanente pasa, precisamente, por tratar
de controlarlos y disminuirlos.

Los costes fijos son gastos que permanecen constantes e invariables

ante cambios en los volúmenes de producción de bienes y servicios
de una empresa.

Ejemplos de costos fijos

o Alquiler de un local u oficina,

o Servicios por gastos de teléfono, luz y agua, donde se pagan facturas cada
determinado tiempo (mensual, bimensual o trimestral por regla general).
o Pago de seguros que la empresa tenga contratados, tales como seguros contra
incendios o contra desastres naturales, seguros de responsabilidad civil o
cualquier aquel a empresa considere necesarios para el desarrollo de su actividad.
o Pago por la contratación de profesionales, como pueden ser abogados o
asesores, que prácticamente todas las empresas tienen contratadas. Un gasto
fijo que se ha hecho fundamental para garantizar y asegurar la marcha del
negocio dentro de la normativa vigente y evitando posibles conflictos legales.
o Pagos por servicios de renting de maquinaria o automóviles empleados para
el desarrollo de la actividad.

En definitiva, los costes fijos son gastos que permanecen invariables ante

cambios en el nivel de producción; sin embargo, suponen un grave problema para
las empresas puesto que, en caso de la productividad o los ingresos disminuyan,
el importe de los costes fijos se mantiene igual, debiendo asumir su pago a pesar
de todo.
Costos variables 

Son aquellos gastos que varían en proporción a la actividad de la empresa. De

esta manera, los costos fijos y los costos variables constituyen el costo total.

Se les suele denominar costos a nivel de unidad producida, ya que

varían según el número de unidades producidas.

El ejemplo más preciso de costo variable es el costo por la materia prima, debido a
que entre más unidades se produzcan de determinado producto, mayor cantidad
de materia prima se requiere, o viceversa.

Los costos de producción de una empresa resultaran más eficientes, cuando el

porcentaje de costos variables sea mayor que el porcentaje de costos fijos.
Hablando hipotéticamente, si una empresa tuviera 100% de costos variables, y en
un mes no produce nada, tendrá cero costos, pero al incurrir en costos fijos bien
sea en un 50%, y no producir nada en un mes, se tendrían costos por pagar y no
se obtendría alguna ganancia o beneficio económico. Lo que significarían pérdidas
para la compañía.

Ejemplos de costos variables

 Costos de materia prima: Mientras más unidades de producto se hagan,

más materia prima será requerida. Este costo esta también determinado por
la calidad del producto y el nivel de ventas, si las ventas aumentan la
empresa se ve en la necesidad de aumentar la producción para poder cubrir
la demanda.
 Embalaje, empaques y etiquetas: Está estrechamente relacionado con la
producción y venta del producto.
 Mano de obra directa e indirecta: Es el trabajo medido en horas hombre
que se relaciona directa o indirectamente con cada unidad de producto
terminada. Incluye la labor de obreros, supervisores, personal de
 mantenimiento de la planta. Cuantas más se piezas se produzcan y vendan,
más horas trabajo u operarios serán necesarios.
 Impuestos específicos: Son aquellos impuestos selectivos que gravan el
consumo de determinados bienes o servicios. Por ejemplo, el Impuesto
sobre bebidas alcohólicas, artículos de lujo y algunos servicios bancarios.

Ya se ha comentado que este tipo de costos aumentan o bajan en función del

nivel de ventas o actividad de la organización. Esta flexibilidad facilita la
adaptación de las empresas a la situación de determinados momentos, bien sea
ante periodos de crisis económica, estaciones climáticas, temporadas
vacacionales y festividades o épocas especiales, donde la producción de
determinados productos baja y otros suben según sea el caso.

Cuidado de los costos

En un mercado altamente competitivo, tu empresa equivale a un pequeño grano

de arena en una playa. Es muy complicado hacerse un hueco, destacar y,
además, obtener ganancias suficientes para ir tranquilo y desahogado. Debes
intentar destacar sobre tu competencia, tener un elemento que te haga diferente y
que dé cierto valor añadido a tus productos y servicios. De esta manera, irás
adquiriendo cada vez una cuota de mercado mayor. ¿Y qué truco emplear? Ten
siempre en mente maximizar tus beneficios y apostar por el cuidado o
minimización de costes. Lógico, ¿verdad?

Y en cuanto a los costes que debes minimizar, son los siguientes:

o Costes variables. Coste de factores que puede variar en el tiempo y que

dependen del nivel de producción de bienes y servicios.
o Costes fijos. Coste que es independiente del nivel de producción y no varían
en un corto/medio plazo.

Una empresa logrará la minimización de costes si elige la mínima

cantidad de trabajo y, con ella, produce el máximo de unidades de
bienes y/o servicios con los recursos que dispone.
Llevado a números, sabemos que el beneficio se obtiene de la diferencia entre los
ingresos totales y los costes totales. De ahí que, cuanto mayor sean los costes,
menor será el beneficio obtenido. Por tal razón, la economía en general y las
empresas en particular, busquen reducir los costos en los que incurren durante el
proceso productivo de sus bienes y servicios.

Es importante que tengas muy claro qué son los costes y que cuantifiques
todos los elementos que empleas para producir tus bienes. De esta manera,
sabrás con qué margen de beneficio cuentas y si debes o no reducir los
diferentes tipos de costes, de qué manera y en qué productos, para rentabilizar al
máximo tu empresa.

La cuestión debe centrarse en el mejoramiento de la productividad de tal forma

incluso con incrementos en los costos totales pueden obtenerse incrementos
superiores de ingresos.
La segunda cuestión es que “no se trata en realidad de reducir costos, sino más
bien de eliminar sus causas”; para ejemplificar este último concepto puede
tomarse el caso de una máquina fotocopiadora en una empresa, con la cual se
emiten gran cantidad de fotocopias innecesarias o no atinentes a la actividad de la
empresa, sería totalmente erróneo reducir tales costos alquilando una
fotocopiadora más barata o utilizando papel de menor calidad, de lo que realmente
se trata es de evitar la incorrecta utilización de la fotocopiadora.

Puntos clave para el cuidado de costos

1) La falta de sistema

Los costos son el producto de múltiples factores que inciden en el proceso

productivo, y por lo tanto tratar de controlar y reducir los mismos, implica la
necesidad de conocer cuales son y como se interrelacionan entre sí. No
hacerlo no sólo puede llevar a acciones inconducentes, sino además pueden
producir efectos contrarios.

Así entre los principales factores que inciden en los procesos productivos, y de tal
forma en los costos de producción, tenemos: la materia prima, la mano de obra,
las máquinas, las medidas, el método y el medio ambiente (llamadas las Seis M).
 2) Ausencia de aplicación de instrumentos estadísticos

No se hace uso de valiosas herramientas de estadísticas, entre las cuales se

cuenta una herramienta tan poderosa como lo es el Control Estadístico de
Procesos.

Este instrumento no sólo es de gran importancia para su aplicación a la calidad y

productividad, con su efecto indirecto en los costos, sino en el control mismo de
los costos promedios por producto o servicio. La utilización de esta herramienta de
gestión permite a la administración conocer la capacidad del proceso
productivo para generar bienes dentro de determinados parámetros de
costos, sino que además permite evitar errores en la toma de decisiones al
momento de verificarse variaciones en los costos, constituyendo por otra parte un
valioso elemento de monitoreo preventivo.

3) Visión parcializada

“incapacidad entrenada” haciendo referencia a la capacitación en un área

determinada dejando de lado los procesos propios de la empresa. Ello tiende a
adoptar malas decisiones en el uso de los recursos, donde cada sector lucha por
mayores presupuestos y exclusividades, sino además reina entre los
sectores la falta de colaboración, lo cual genera duplicación de actividades,
subutilización de recursos y mayores costos de lo necesario.

4) Escaso énfasis en las fases de preproducción

Antes de iniciar la producción es fundamental evaluar los costes en que se incurre

evitando evaluarlos una vez que la producción ha sido puesta en marcha.

5) No se enfoca debidamente la Mejora Continua

Lograr determinados niveles en materia de calidad, productividad, costos y

tiempos de entrega (o de ciclos) no lo es todo. De nada ha de servir ello si no está
acompañado de un sistema de mejora continua de manera tal de mantenerse
continuamente competitivo.

Es fundamental lograr nuevos y más altos niveles de calidad y productividad que

permitan a la empresa obtener productos y servicios de menor coste.

6) Falta de aplicación de control de estándares

Implica la necesidad de verificar la existencia de tales estándares, y su adecuado

cumplimiento.
 7) Falta de aplicación de control de desperdicios

Estos desperdicios o despilfarros se dan en los excesos de inventarios, las

sobreproducciones, los tiempos de espera, las reparaciones y eliminación de
productos con fallas, los movimientos innecesarios, los transportes internos
excesivos e innecesarios, los procesamientos improductivos generados en las
falencias de diseño (sea del producto o servicio, como de su producción).

Los objetivos de las empresas de clase mundial es llegar a los Seis Ceros:
“cero inventarios – cero defectos – cero accidentes – cero reparaciones –
cero papeles – cero tiempos de espera”. Lograr ello es reducir los costos al
nivel competitivo, pues se habrán eliminado todas aquellas actividades que no
agregan valor agregado para el consumidor.

8) Errores de implementación

No tomar debidamente en cuenta la cultura organizacional lleva a no readaptar

convenientemente los sistemas a implementar en la empresa, razón que motiva
diversos inconvenientes a la hora de su puesta en práctica, lo cual lleva a no
poder superar convenientemente la resistencia al cambio. Quedarse sólo en
los aspectos técnicos dejando de lado los factores humanos es una
invitación al fracaso.

9) Errores por falta de planificación

La planificación tanto estratégica, como táctica y operativa de la empresa, debe

tener lugar para lograr una óptima implantación del sistema destinado al control y
reducción de costos.

Una buena planificación, tanto por los planes resultantes, como por el proceso en
sí, es de fundamental importancia para a partir de ello generar los presupuestos
financieros que sirvan de elementos conductores tanto para el Control de
Gestión como para el Control Presupuestario.

10)Carencias de los directivos y niveles gerenciales

Carencias como la falta de visión sistémica, excesivo enfoque sectorial

(incapacidad entrenada), falta en la capacidad de supervisión, liderazgo y
motivación, ausencia de conocimientos en materia de comportamiento
organizacional y psicología organizacional, como también el pensar dentro de los
límites, careciendo de capacidad de inteligencia emocional, y la resolución de
problemas y toma de decisiones, lleva a una muy mala gestión empresarial. Ello
incide en la falta de excelencia, lo cual relega a la empresa a un marco menos
competitivo. Hoy se exige mentalidades proactivas, los directivos y gerentes no
deben reaccionar ante los resultados, sino que deben crear las condiciones para
que los resultados tengan lugar. Es pues un cambio de mentalidad. El directivo
actual no se debe conformar nunca, debe buscar continuamente nuevos logros.
Liderar el cambio y la mejora continua es hoy la consigna dominante,
desconocerla es quedar marginado del mercado.

11)Falta de cultura y disciplina para lograr bajos costes y reducirlos de

manera continua

Lograr de forma continua mejorar los niveles de calidad, costos y productividad

requiere de una fuerte disciplina, una profunda ética de trabajo y una cultura que,
de preeminencia a la investigación y desarrollo, el logro de nuevos y mejores
estándares, y una continúa búsqueda de satisfacción al cliente.

Sin disciplina y una cultura que le den marco, los resultados de cualquier
búsqueda de mejoramiento serán circunstanciales o naufragarán en el
fracaso.

12)Falta de planes de mantenimiento preventivo

Se debe contar con planes y políticas destinados a un mantenimiento preventivo

que elevé al máximo la productividad, haciendo mínimos los tiempos de
paros y las fallas ocasionadas en los productos o servicios.

13)Descuidar la importancia de los sistemas de información

Tratar de reducir los costes sin contar con un sistema de información exacto,
oportuno y relevante, impedirá no sólo el seguimiento de la evolución de los
costes, sino además adoptar las medidas rápidamente ante los desvíos
producidos.

14)Falta de capacitación

Por otro lado las labores de capacitación y entrenamiento resultan fundamentales

para mantener actualizados al personal. No hacerlo comporta un hecho grave,
pues los conocimientos no podrán ser actualizados de un día para otro como si
puede hacerse con una máquina. Pero ojo, de nada servirá adquirir la más
moderna maquinaria sin personal que sepa hacer un uso óptimo de la
misma.

El capacitar al personal para el trabajo en equipo, la resolución de

problemas, el control de calidad, un mayor nivel de polivalencia y una mejor
comprensión de los procesos productivos y de negocios es fundamental
para hacer competitiva a la empresa.
 15)Adquirir insumos y materiales en función al precio y condiciones de
pago

Adquirir insumos en función al precio y condiciones de pago, haciendo competir a

los proveedores entre sí es un grave error. Hoy las nuevas formas de gestión de la
producción como lo es el Just in Time. Actualmente se apunta a contratos de largo
alcance con un proveedor por insumo, en lo cual no sólo se privilegia el precio y la
forma de pago, sino además la calidad de los productos, la capacidad de
innovación del proveedor, las entregas justo a tiempo y en las cantidades exactas
solicitadas, de manera tal de lograr el mínimo coste total. La nueva gestión
apunta a las alianzas estratégicas con los proveedores.

16)No se toma debidamente en cuenta las habilidades, experiencias,

capacidad y creatividad del personal

Se deja de lado uno de los principales activos de la empresa que está constituido
por su capital humano, tanto de directivos como de empleados. La idea de que el
personal sólo debe obedecer órdenes, dejando su mente al ingresar al trabajo y
realizar sólo tareas con sus manos no solamente provoca un desperdicio de las
capacidades que el personal que todos los días está en el campo de acción puede
volcar a la empresa, sino que además constituye un fuerte desmotivante
generador de menores productividades y consecuentemente de mayores costes.
Generar la aplicación de sistemas de sugerencias es una forma de permitir que
el personal participe activamente en la generación de ideas para la mejora de
la calidad, de la productividad y de los niveles de costes. Así, haciendo un
aprovechamiento de sus experiencias y creatividad es posible mejorar
ostensiblemente el desempeño organizacional. Las compañías japonesas
registran cada año, nuevos records en cuanto a cantidad de sugerencias
propuestas por sus empleados y obreros, como en cuanto a reducción
significativas en materia de costes.

17)Ausencia de trabajo en equipos

En la actual era de la producción sólo puede lograrse ser competitivo si se

trabaja en equipo, en la organización como conjunto, y en actividades de grupos
por productos, procesos, actividades y funciones. Generar grupos de acción
continua, como destinados a objetivos específicos es vital, por tal razón el
pertenecer o no a grupos ha dejado de ser algo voluntario para ser una exigencia
de la época. Si los competidores son más fuertes entre otras cosas por trabajar
con equipos de trabajo, no aplicar las mismas reglas es perder capacidad de
respuesta ante la acción del entorno. No basta con motivar y sensibilizar al
personal acerca de la necesidad de su participación en equipos de trabajo.

No se trata de que realices recortes sin más, sino de que

puedas hacer más cosas gastando menos.