MANUAL DE USUARIO

Universidad Católica de Santa

María

Artefacto: Cliente:
SIGESMED_CPE_GU_V01 Dirección Regional Educación
Ciclo de Negocio:
Construcción Fecha: 23/01/2017

SIGESMED

Manual de Usuario
Administrativo/Control de Personal

Versión: 01
Fecha: 23/02/2017

[Versión del Producto]

Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución,

comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento
sin el previo consentimiento del organismo propietario.

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MANUAL DE USUARIO

HOJA DE CONTROL
Organismo Universidad Catolica Santa Maria
Proyecto SIGESMED
Entregable Manual de Usuario
Autor Global System & Consulting
Versión/Edición 01 Fecha Versión 23/02/2017
Fecha Aprobación dd/MM/AAAA
Aprobado por
Nº Total de Páginas <#>

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Fecha del Cambio
01 Versión Inicial Carlos Quijano Chavez 23/02/2017

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

Nombre y Apellidos
Carlos Quijano Chavez

TABLA DE CONTENIDOS

1. INFORMACIÓN GENERAL 6
1.1. Propósito 6

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1.2 Alcance 6
1.3 Funcionalidad 6

2. RESUMEN DEL SISTEMA 7

2.1 Actores 7
2.2 Autorización de uso del sistema 7
2.3 Configuración del Sistema 7
2.4 Flujo funcional del sistema 7
2.5 Niveles de Acceso del usuario 7

3. MAPA DEL SISTEMA 8

3.1. Modelo Lógico 8
3.2 Navegación 8

4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA 9

4.1 Funcionalidad 1 9
4.1.1 Pantalla 1 9
A. Mensajes de Error 9
B. Ayudas contextuales 9

5. FAQ 10

6. ANEXOS 11

7. GLOSARIO 12

8. BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS 13

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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. Propósito
El propósito de este documento es ser una guía para apoyar al usuario en el uso del sistema TIGER.

1.2 Alcance
El sistema de Control de Personal es un submódulo del módulo de Gestión Administrativa y tiene
como finalidad principal gestionar la asistencia del personal docente y administrativo de las
Instituciones educativas, UGEL y DREMO .

1.3 Funcionalidad

Las funcionalidades principales que maneja el Sistema de Control de Personal incluye la

automatización de las siguientes operaciones:

- Registro de Libro de Asistencia para la jornada laboral

- Calendarización de los días laborables y no laborables
- Registro de los Horarios
- Asignación de Horarios por cargo como personalizadamente(exclusivo por persona)
- Registrar la Asistencia en la Institución
- Verificar el control de asistencia del personal de la institución semanalmente
- Posibilidad de justificar tardanzas,inasistencias y faltas
- Posibilidad de registrar Horas adicionales de trabajo, adjuntando un documento valido
- Reporte de Cuadro de Asistencia mensual y Consolidado de Horas de los trabajadores de la
institución
- Reportes genéricos y estadísticos de la asistencia del personal dentro de un intervalo de
fechas, donde comprende reporte de listado, reporte circular, reporte en barras, y reporte
lineal

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2. RESUMEN DEL SISTEMA

2.1 Actores

Usuario Descripción Accesibilidad Funcionalidades

Director de I.E Es el encargado de administrar - Libro -Administración de la

todo el sistema de control de Asistencia jornada laboral
personal -Registro -Calendarización de los
Trabajador días no laborables
-Calendario- -Generación de
Horarios Horarios y poder
-Asignar asignarlos
Horario -Visualización de
-Registro Reportes
Asistencia
-Registro
Mensual
-Reporte

Responsable de Es la persona asignada por el -Calendario- Creacion y asignacion

Control de director de la institución controlar Horarios de Horarios
Personal opciones del sistema de control de -Asignar -Generación y
personal Horario visualización de
-Registro Reportes
Asistencia
-Control
Asistencia
-Registro
Mensual

Trabajador Es la persona que labora en una -Registro -Marcar Hora de

organización, ya sea IE,UGEL o Asistencia Entrada y Salida de la
DREMO Institución

2.2 Autorización de uso del sistema

El usuario debe estar Logueado, entrar al Modulo Administrativo y por último en el submódulo de
Control de Personal

2.3 Configuración del Sistema

La funcionalidad de Registros de Asistencia se inicia previa la configuración del Libro de Asistencia
donde se registra la jornada Laboral. El estado debe estar en “Activo” y el intervalo de fechas de
acuerdo con la fecha actual

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2.4 Flujo funcional del sistema

2.5 Niveles de Acceso del usuario

Usuario Accesibilidad

Director de I.E - Libro Asistencia

-Registro Trabajador
-Calendario-Horarios
-Asignar Horario
-Registro Asistencia
-Registro Mensual
-Reporte

Responsable de Control de Personal -Calendario-Horarios

-Asignar Horario
-Registro Asistencia
-Control Asistencia
-Registro Mensual

Trabajador -Registro Asistencia

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3. MAPA DEL SISTEMA

3.1. Modelo Lógico

3.2 Navegación

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Menú Descripción / Funcionalidades

Libro Asistencia Edición, Registro, Eliminación de libro de asistencia, donde comprende

los intervalos de fecha de la jornada laboral

Registro Trabajador Creacion y asignacion de un puesto laboral a una determinada Persona

a la Organización

Calendario-Horarios Creación de los horarios y la calendarización de los días laborables, no

laborables y recuperables

Asignar Horario Asignación y liberación de Horarios tanto en la modalidad por cargo

como personalizado

Registro Asistencia Registra la Asistencia del Personal, de acuerdo al dni ingresado, donde
se visualiza su estado de registro según el horario asignado

Control Asistencia Visualización de los estados de registro de asistencia del personal de la

institución por semanas, donde se puede justificar sus faltas, tardanzas
o inasistencias como también las horas adicionales mediante un
documento

Registro Mensual Revisión y generación de reporte de consolidado de asistencias y

Reporte Reportes estadísticos de la asistencia del personal,comprende

privilegios por organización. El usuario de DREMO puede ver el reporte
de todo el personal de UGEL e IEs

4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

4.1 Menú para el Responsable de CPE

Fig. Menú principal para el Responsable de CPE

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Fig. Menú del sub-módulo Control de Personal para el Responsable CPE

4.2 USO DEL MÓDULO PARA EL DIRECTOR DE I.E

4.2.1 Registro de Libro Asistencia

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Elegimos Agregar Configuración

Ingresamos los datos respectivos con el estado, seleccionado adicionalmente un

responsable que necesariamente deberá estar registrado en la organización y que debe
contar con una cuenta usuario en el sistema

Para seleccionar un trabajador como responsable deberemos hacer doble click sobre el

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Recordemos que para que la jornada laboral entre en actividad , el estado debe ser Activa.
Le damos en Crear Configuración para crear nuestro registro y poder revisarlo en nuestro
listado inicial

Adicionalmente tenemos los botones de editar y eliminar para las configuraciones que
tenemos registradas

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4.2.2. Registrar Trabajador

Esta funcionalidad no está en los requerimientos del presente módulo,se adjunto
como opcional.
Al entrar nos lista los trabajadores de la organización

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Cuando le damos en agregar se nos abrirá la ventana para el registro

donde partiremos la búsqueda de acuerdo al dni, para ver si la persona está o no

registrada, en caso esté registrado, los datos propios de persona se nos
autocompletara, igual si está registrado en la organización

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4.2.3 Calendario-Horarios
En este apartado se nos lista los horarios registrados

Para registrar un nuevo Horario le damos en agregar Horario. Se abrirá una ventana como
la siguiente:

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Completamos los datos, indicando una breve descripción del horario, seleccionamos el dia y
los campos de Desde y Hasta a continuacion pulsamos en + , para agregar el intervalo a
nuestro horario:

Si por casualidad erramos al colocar la hora, pulsamos en los botones de acción tanto para
editar como para eliminar la fila de horario

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Cuando tengamos nuestro horario listo, pulsamos en Guardar y nos deberá aparecer el
mensaje de confirmación y el mismo horario en el listado inicial

Así mismo en el listado por cada horario tenemos opciones de ver, editar o eliminar el
horario

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Ahora para la calendarización pulsamos en Configurar Calendario y nos deberá aparecer

una ventana como la siguiente:

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Donde podemos agregar un día determinado, una descripción del dia y un motivo: dia de
recuperacion o Dia no laborable:
A Continuación pulsamos en +, y automáticamente se editará el horario señalando las
fechas indicadas con los colores de acuerdo a la leyenda:

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4.2.4 Asignar Horarios

En este apartado existen dos modalidades, Asignar por cargo y Personalizado. Estos estan
divididos en pestañas en la misma ventana

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En la Pestaña “Por Cargo” nos listará todos los horarios registrados y si está asignado a un
horario, en la columna “Cargo Asignado”

Pulsamos en Ver para visualizar el horario:

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Asignar , para asignarlo a un cargo:

Donde deberemos, seleccionar el tipo de Cargo y a continuación los cargos:

Si el cargo seleccionado está asignado en otro horario, este nos notificara e impedirá que
podamos asignar un horario sobre ese horario ya asignado, para esto, hay tambien otra
opcion que es liberar horario.

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Para Asignar un horario. Pulsamos en Asignar.

Para liberar damos en Liberar

Ahora en cuanto a la segunda pestaña, “Personalizado”

Podemos buscar trabajador mediante la lupa para consultar sobre uno en especifico, y
seleccionandolo con doble click

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Donde podemos ver que el usuario tiene o no un horario asignado que no necesariamente
es el horario del cargo

Para asignar Horarios individualmente o masivamente seleccionamos los trabajadores y a

continuación seleccionamos el horario y pulsamos asignar

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La próxima vez que consultamos sobre el personal debería cargarnos su horario asignado

4.2.5 Registro Asistencia

En este apartado es una simulación de un reloj electrónico donde, nos mostrará la hora del
servidor imposibilitando el manejo desde una pc usuario

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Para registrar una asistencia, el Personal deberá ingresar los 8 dígitos de su dni, y el
sistema automáticamente detectará al personal

Para marcar la asistencia, puede realizarlo presionando ENTER o pulsando sobre MARCAR

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El sistema verificará respecto a su horario, y mostrará el estado de su registro, el cual

puede ser 3: Asistió, Tardanza y Falta
Cada Personal deberá marcar la hora de salida como la de entrada, el sistema lee
intercaladamente. Si un personal no marca a la salida, aunque haya llegado temprano. El
sistema al finalizar el dia lo detectará y le pondrá como falta

5.6 Control Asistencia

En este apartado se encuentra un calendario semanal donde se señalan el registro de
asistencia que tuvo el personal de la institucion

Nos marcara de un color en particular dependiendo de la leyenda:

Si pulsamos sobre alguna falta(Otros) nos aparecerá una ventana para señalar los campos
para su respectiva justificación

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En un dia podemos tener varias asistencias. de acuerdo al turno. Para justificar una
asistencia registrada debemos dar doble click sobre ella

Nos autocompletara como se ve en la figura

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A continuación seleccionamos un tipo de regularizacion, un numero de tramite y algunas

observaciones necesarias

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Recordar que las justificaciones deben pasar por trámite documentario, una vez obtenido el
número de expediente, se podrá proceder con esta función.
Para completar la justificación presionamos en Regularizar:

***Las Inasistencias se verifican automáticamente 5 minutos antes de que termine el dia

Otra funcionalidad de esta pantalla es la de registrar horas adicionales, para ello pulsamos
en Horas Adicionales en la parte superior derecha de la interfaz

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Aquí buscaremos el personal con la misma metodología (haciendo doble click sobre ella) y
una señalando el dia que haya una necesidad de hacer el respectivo registro.

El sistema verificará si existen horas extras el día seleccionado, si es que existe se listara
las asistencias del día como en el caso de las justificaciones, y se sigue la misma
metodología

En este apartado se puede adjuntar un documento que es opcional como las observaciones

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4.2.7 Registro Mensual

En este apartado se genera los reportes de consolidado Asistencia y Cuadro de asistencias

por mes, los meses se listan de acuerdo al año registrados en el libro asistencia

Para generar un reporte pulsamos en la opción correspondiente

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4.2.8 Reporte

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En este apartado se evaluará las asistencias de un determinado trabajador para ello lo

buscamos mediante su dni

Ingresamos los 8 dígitos de su dni, y mostrará los apellidos y nombres de la persona

Ahora tendremos que seleccionar las organizaciones a las cuales está registrado la
persona.
Se nos habilitará las fechas, e ingresamos el rango de fechas que queremos ver el reporte

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Luego seleccionamos en las opciones los reportes que queremos visualizar

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5. FAQ

¿Porque está deshabilitada la funcionalidad de Registro Asistencia?

Esta funcionalidad se habilita de acuerdo a la jornada laboral registrada en el Libro Asistencia y su

estado. Debe ser Activo

¿Porque no puedo registrar mi Asistencia?

El registro de asistencias se da a los trabajadores que tengan un Horario Asignado

¿Porque no se asigna el Horario a una persona por Cargo?

Porque la Persona tenía un Horario Personalizado, la asignación de Horarios por Cargo actuan sobre
los trabajadores sin ningun cargo Asignado

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6. ANEXOS

7. GLOSARIO

Término Descripción

Libro Asistencia Configuración Inicial de las jornada laborales de la Institución

Trabajador Personal que labora en la Organizacion

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8. BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS

<Introduzca contenido y borre cuadro>

En este punto se incluirán las referencias a la documentación utilizada para la elaboración de dicho
documento.

Referencia Título

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