I

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR EL TÍTULO DE:

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN

BODEGAS DE INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.

AUTORAS:

TROYA JARAMILLO JENNY DEL CARMEN

CABRALES MONROY ADRIANA BRIGGIT

TUTOR DE TESIS:

C.P.A. LEONARDO CHALEN AGUAS

GUAYAQUIL, OCTUBRE 2016

 i

Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO “Optimización de procesos de control de inventarios en bodegas de Industrial Juvenalis S.A.”

AUTORES: Troya Jaramillo Jenny del Carmen TUTOR: C.P.A Leonardo Chalen Aguas
Cabrales Monroy Adriana Briggit REVISORES: Ing. Com. Omar Mejía Flores
Econ. Freddy Cortez Bailón
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: Contaduría Pública Autorizada

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 83

ÁREA TEMÁTICA: CONTROL INTERNO, AUDITORÍA, INVENTARIO

PALABRAS CLAVES: CONTROL DE INVENTARIO, OPTIMIZACIÓN, AUDITORÍA
RESUMEN
La investigación se desarrolló en la empresa Industrial Juvenalis S.A., donde se evidenció problemas en el control de inventario debido a
que cuentan con un manual desactualizado y obsoleto donde los procedimientos no definen sistemáticamente las funciones a ejecutar en el
control de inventario, para mantener un correcto resguardo y registro de las existencias en el área de bodega, para ello se procedió a realizar
un estudio empírico y teórico basado en la recolección de información bibliográfica y de campo por medio de instrumentos como fueron los
cuestionarios y las entrevistas, en esta etapa intervinieron las áreas de la empresa que están ligadas en la cadena de entrada y salida de
suministros, con los resultados obtenidos se procedió a someter a un análisis en base a aspectos metodológicos y de control interno para
emitir un informe técnico que detalle los datos relevantes mediante una opinión general de las autoras frente a la problemática que aborda la
empresa, con el fin de establecer los parámetros para el diseño de un manual de políticas y procedimientos de control de inventario para la
toma de inventario, la requisición de suministros, el registro de la entrada y salida, entre otros procedimientos enfocados en optimizar esta
gestión para reducir los riesgos de pérdidas económicas. En conclusión, los resultados de la investigación permitieron establecer que existen
problemas en cuanto al manejo de las existencias en bodega, debido a la falta de capacitación del personal, y a que los procedimientos no
están correctamente sistematizados para agilizar el control de inventario en las diferentes etapas logísticas y comerciales, por lo que se
recomienda tomar en cuenta la implementación de un manual que establezca actividades y funciones ligados en el resguardo y manejo de la
mercadería y materiales para que así la empresa no se vea afectada a futuro por la acumulación de materiales obsoletos que signifiquen
pérdidas económicas.
N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF
x
SI NO
x 0980397507
CONTACTO CON AUTORES: Jenny Troya Teléfono: E-mail:
Jaramillo x jenny_troya83@outlook.com
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:x

Teléfono: x
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

Certificación del Tutor

Habiendo sido nombrado yo, C.P.A. Leonardo Chalen Aguas, como tutor de tesis de grado

como requisito para optar por título de Contador Público Autorizado, presentado por:

TROYA JARAMILLO JENNY DEL CARMEN CON C.I. # 0924100142 y CABRALES

MONROY ADRIANA BRIGGIT CON C.I. # 0923973473, cuyo tema es:

“OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN

BODEGAS DE INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.”

Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su

sustentación.

C.P.A. Leonardo Chalen Aguas.

TUTOR DE TESIS
 iii

Renuncia de Derechos de Autor

Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de

absoluta propiedad y responsabilidad de: TROYA JARAMILLO JENNY DEL CARMEN

con C.I. # 0924100142, CABRALES MONROY ADRIANA BRIGGIT con C.I. #

0923973473, cuyo tema es:

“OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN

BODEGAS DE INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.”, derechos que renunciamos a favor de

la universidad de Guayaquil, para que haga uso como a bien tenga.

JENNY TROYA JARAMILLO

C.I. 0924100142

ADRIANA CABRALES MONROY

C.I. 0923973473
 iv

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

Certificación de Sistema Anti plagio

Para fines académicos, certifico que el trabajo de titulación “OPTIMIZACIÓN DE

PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN BODEGAS DE INDUSTRIAL

JUVENALIS S.A.” perteneciente las estudiantes TROYA JARAMILLO JENNY DEL

CARMEN y CABRALES MONROY ADRIANA BRIGGIT tiene un nivel de coincidencias

y referencias 2% según informe del Sistema de anti plagio URKUND.

C.P.A. Leonardo Chalen Aguas

TUTOR DE TESIS
 v

Dedicatoria

Dedico este trabajo en primer lugar a Dios por regalarnos por su bendición

y sabiduría brindada para lograr alcanzar esta meta tan importante en

nuestras vidas.

A mis Padres Elda y Manuel por ser un apoyo incondicional, por estar

siempre a mi lado brindándome no solo su amor sino también siendo un

ejemplo a seguir, regalándome cada consejo imprescindible para afrontar

diversas situaciones que se me han presentado en el camino de la vida,

A mis hermanos, ellos tan importantes para mí; aunque con algunos

estemos tan lejos físicamente siempre nos brindamos esa palabrita de

aliento, gracias a ustedes mis hermanos Nelly, Freddy, Cristhian y Ginger y

a mi Esposo e Hijos por el tiempo y la paciencia y sobre todo por apoyarme

y darme esa voz de aliento para seguir y alcanzar mis metas.

Unas palabras de agradecimiento también a mi amiga y compañera de tesis,

a ti Adri gracias por estos meses de compromiso, dedicación y esfuerzo.

Jenny Troya
 vi

Dedicatoria

A mi madre, Patricia Monroy, eres una mujer que simplemente me hace

llenar de orgullo, te amo y no va a ver manera de devolverte todo lo que has

hecho por mí, eres una mujer admirable esforzada y valiente, eres mi guía,

mi ejemplo, mi amiga, esta tesis es un logro más que llevo a cabo, gracias a

ti, a tus consejos, a tu empuje, y lo más importante, tus oraciones.

A mi padre, Gustavo Cabrales, eres un hombre trabajador, responsable,

quien a pesar de la distancia siempre has estado pendiente de mí, he

aprendido muchas cosas buenas de ti y te agradezco, por tanto.

A mis hermanos, Vanessa, Damaris, Israel, Génesis, Jeremías, Belén,

Samuel, les dedico esta tesis no solo por estar presentes aportando buenas

cosas a mi vida sino por tanta felicidad que siempre me han causado, por

estar siempre presentes en cada etapa de mi vida; espero poder ser un buen

ejemplo para ustedes.

Adriana Cabrales
 vii

Agradecimiento

Me faltan las palabras para expresar mi agradecimiento primero a Dios por

ser bondadoso conmigo y brindarme el entendimiento y las fuerzas

necesarias para seguir día a día, a mi Madre Elda que aunque ya no este

ahora físicamente conmigo sé que espiritualmente me sigue apoyando como

siempre lo hizo desde que me trajo al mundo, y como no agradecer a mi

padre también por su ejemplo por su amor por su apoyo incondicional; a

mis hermanos por ser parte de mi vida y estar tan felices como yo por este

logro tanto como si fuera cada uno de ellos el que lo estuviera alcanzando, a

mi esposo por el tiempo y la paciencia y por último pero no menos

importantes a mis hijos por ser mi fuente de inspiración y superación a

quienes amo de manera infinita e inexplicable.

Jenny Troya
 viii

Agradecimiento

Al creador de todas las cosas, por permitirme llegar a este momento tan

especial e importante en mi vida, por su inmenso amor y fidelidad, por ser

el pilar fundamental en mi vida, por la salud que me ha brindado, al que me

dio la fortaleza para continuar en los momentos más difíciles, por tal motivo

agradezco primeramente a Dios.

A mi familia, amigos, docentes, a todos aquellos que en el transcurso de mi

vida aportaron buenas enseñanzas para mi formación profesional.

Adriana Cabrales
 ix

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA: OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN
BODEGAS DE INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.

Autoras: Troya Jaramillo Jenny Del Carmen

Cabrales Monroy Adriana Briggit

Tutor: C.P.A. Leonardo Chalen Agua

Resumen

La investigación se desarrolló en la empresa Industrial Juvenalis S.A., donde se evidenció

problemas en el control de inventario debido a que cuentan con un manual desactualizado y
obsoleto donde los procedimientos no definen sistemáticamente las funciones a ejecutar en el
control de inventario, para mantener un correcto resguardo y registro de las existencias en el
área de bodega, para ello se procedió a realizar un estudio empírico y teórico basado en la
recolección de información bibliográfica y de campo por medio de instrumentos como fueron
los cuestionarios y las entrevistas, en esta etapa intervinieron las áreas de la empresa que
están ligadas en la cadena de entrada y salida de suministros, con los resultados obtenidos se
procedió a someter a un análisis en base a aspectos metodológicos y de control interno para
emitir un informe técnico que detalle los datos relevantes mediante una opinión general de las
autoras frente a la problemática que aborda la empresa, con el fin de establecer los
parámetros para el diseño de un manual de políticas y procedimientos de control de
inventario para la toma de inventario, la requisición de suministros, el registro de la entrada y
salida, entre otros procedimientos enfocados en optimizar esta gestión para reducir los riesgos
de pérdidas económicas. En conclusión, los resultados de la investigación permitieron
establecer que existen problemas en cuanto al manejo de las existencias en bodega, debido a
la falta de capacitación del personal, y a que los procedimientos no están correctamente
sistematizados para agilizar el control de inventario en las diferentes etapas logísticas y
comerciales, por lo que se recomienda tomar en cuenta la implementación de un manual que
establezca actividades y funciones ligados en el resguardo y manejo de la mercadería y
materiales para que así la empresa no se vea afectada a futuro por la acumulación de
materiales obsoletos que signifiquen pérdidas económicas.

Palabras claves:

Control interno Auditoría Inventario

 x

UNIVERSITY OF GUAYAQUIL

FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES

SCHOOL OF ACCOUNTING PUBLIC AUTHORIZED

THESIS PRESENTED AS A REQUIREMENT TO QUALIFY FOR THE TITLE OF

CERTIFIED PUBLIC ACCOUNTANT
TOPIC: PROCESS OPTIMIZATION INVENTORY CONTROL IN INDUSTRIAL
HOLDS JUVENALIS

Authors: Troya Jaramillo Jenny Del Carmen

Cabrales Monroy Adriana Briggit
Advisor: C.P.A. Leonardo Chalen Aguas

Abstract

The investigation was carried out in the company Industrial Juvenalis SA, where there were
evidences problems in the control of inventory because they have an outdated and obsolete
manual where the procedures do not systematically define the functions to execute in the
control of inventory, to maintain a correct Storage and storage of stocks in the warehouse
area. An empirical and theoretical study was carried out based on the collection of
bibliographical and field information through instruments such as questionnaires and
interviews. Areas of the company that are linked in the chain of entry and exit of supplies,
with the results obtained were subjected to an analysis based on methodological aspects and
internal control to issue a technical report that details the relevant data through an opinion
General of the authors against the problems that the company addresses, in order to establish
the parameters for the design of a manual of policies and procedures of inventory control for
the taking of inventory, requisition of supplies, registration of the entry And exit, among
other procedures focused on optimizing this management to reduce the risks of economic
losses. In conclusion, the results of the investigation allowed to establish that there are
problems regarding the management of stock in warehouse, due to the lack of training of the
personnel, since the procedures are not correctly systematized to expedite the control of
inventory in the different stages Logistic and commercial, so it is recommended to take into
account the implementation of a manual that establishes activities and related functions in the
safeguarding and handling of merchandise and materials so that the company is not affected
in the future by the accumulation of obsolete materials Which means economic losses.

Keywords:

Internal control Audit Inventory

 xi

Lista de Contenido

Resumen ix

Abstract x

Introducción xviii

Capítulo I. El problema 1

Planteamiento del problema 1

Formulación de la investigación 4

Sistematización 4

Objetivos de la investigación 5

Justificación 5

Delimitación de la investigación 6

Hipótesis 7

Variables de la investigación 7

Operacionalización de las variables 8

Capítulo II. Marco Referencial 9

Antecedentes de la Investigación 9

Marco Teórico 11

Control Interno. 11

Importancia del Control Interno. 12

Ventajas del Control Interno. 12

Objetivo del Control Interno. 13

Elementos del control interno. 13

Clasificación de los Inventarios. 17

Control de inventarios. 17

Importancia. 18
 xii

Ventajas. 18

Registro de inventarios. 18

Políticas de inventarios. 20

Objetivos del control de inventarios. 20

Cuentas relacionadas con el manejo de control de inventarios. 21

La Gestión de bodega. 21

Elementos que forman parte de la gestión de bodega. 22

Ventajas de la aplicación de la gestión en bodega. 23

Procedimientos dentro del control de inventarios. 23

Manual de procedimientos y políticas. 26

Actividades de ingreso. 26

Actividades de egreso. 27

Marco Contextual 27

Marco Conceptual 31

Marco Legal 34

Capítulo III. Marco Metodológico 37

Diseño de la Investigación 37

Investigación de Campo. 37

Enfoque cualitativo 37

Tipo de Investigación 38

Población y Muestra 39

Técnicas e instrumentos de investigación 40

Tratamiento y presentación de resultados 41

Análisis de la entrevista 47

Análisis de resultados 52
 xiii

Informe técnico 54

Capítulo IV. Propuesta 56

Descripción de la propuesta 56

Alcance 57

Objetivos general 57

Específico 57

Misión 58

Visión 58

Organigrama funcional del área de bodega 58

Normas Generales 64

Políticas Generales 64

Políticas de control de inventario en el área de bodega 67

Procedimiento de toma de inventario físico en bodega 68

Requisitos para realizar la toma de inventario físico 69

Materiales para desarrollar la toma de inventario físico 69

Departamentos responsables 69

Horarios 70

Procedimientos de toma de inventario físico 70

Ejecución de inventario 71

Resultado 73

Procedimientos de salida de suministros de la bodega 73

Procedimientos de conciliación contable del movimiento de suministros 74

Procedimientos de compras directas de suministros 75

Políticas de control de inventario en el área de contabilidad 75

Formatos utilizados para el control de inventario 76

 xiv

Validación del manual 78

Conclusiones y recomendaciones 79

Referencias bibliográficas 81

Apéndice 84
 xv

Lista de Tablas

Tabla 1 8
Matriz de Variables
Tabla 2 39
Población
Tabla 3 39
Muestra
Tabla 4 41
Dificultades en control de mercadería
Tabla 5 41
Clasificación de inventario
Tabla 6 42
Control periódico de inventario
Tabla 7 42
Procedimientos de control de inventarios
Tabla 8 43
Registro de inventarios
Tabla 9 43
Control de inventario sistematizado
Tabla 10 44
Responsabilidades en bodega
Tabla 11 44
Respaldo de compras
Tabla 12 45
Documentos de soporte
Tabla 13 45
Mantenimiento del stock
Tabla 14 46
Políticas Internas
Tabla 15 46
Capacitación del personal
 xvi

Lista de Figuras

Figura 1 14

Elementos del Control Interno

Figura 2 19

Origen del Registro de Inventarios

Figura 3 24

Proceso del control de inventarios en bodega

Figura 4 25

Flujo en Bodega

Figura 5 58

Área de bodega
 xvii

Lista de Apéndice

Apéndice A 84

Evidencias Fotográficas
Apéndice B 86

Formato del cuestionario

Apéndice C 87

Formato de la entrevista
Apéndice D. 88

Formatos para el área de bodega

 xviii

Introducción

El control de inventario representa una gestión esencial para toda empresa, pero no se

considera lo que representa un problema a corto plazo, debido a que no se mantiene un

registro diario de las unidades producidas que son almacenadas en bodega lo que no permite

a la gerencia mantener un conocimiento de existir faltantes o excesos de productos que no

mantienen una rotación normal por lo que eleva el riesgo de mantener en depósito mercadería

obsoleta o caducada.

El objetivo principal de esta investigación es establecer un Instrumento

Administrativo que permita implantar políticas y procedimientos de ingresos y egresos de

inventario con el fin de optimizar los procesos y control del inventario de las Bodegas de

Industrial Juvenalis en el cantón Durán. Para lograr el objetivo de esta investigación se han

desarrollado cuatro capítulos distribuidos de la siguiente manera:

En el primer capítulo se describe en un contexto macro, meso y micro la realidad

palpable del control de inventario y los problemas que genera la ausencia de esta gestión en

las empresas que adquieren una alta cantidad de suministros, por lo que se detallan los puntos

críticos que inciden en la problemática de la empresa Industrial Juvenalis S.A., para de esta

manera definir objetivos y directrices para la investigación con el fin de definir la alternativa

de solución más adecuada para la entidad.

El capítulo II es la base teórica fundamentada mediante la consulta de libros,

documentos, archivos, entre otros, con respecto a temas que inciden en el control de

inventario, el cual se sustenta mediante citas de autores y expertos del área, además de la base

legal que esté ligada con la investigación.

El capítulo III comprende el diseño de la investigación que contiene los tecnicismos e

instrumentos para la recolección de información en la empresa Industrial Juvenalis S.A.,

respectivamente con el área de bodega, así como la consulta con expertos en el área de
 xix

control interno para definir la magnitud del problema y los parámetros para el diseño de la

propuesta.

El capítulo IV es el diseño de la propuesta que es un Manual de Políticas y

Procedimientos de Control de Inventario como alternativa de solución para la empresa

Industrial Juvenalis S.A., con el fin de optimizar la gestión de bodega para un correcto

manejo de las existencias y reducir los riesgos de pérdidas económicas.

 1

Capítulo I. El problema

Planteamiento del problema

A nivel mundial.

En el mercado mundial se produce una variedad de productos y accesorios con el fin de

cubrir una demanda, pero los cambios en las tendencias e innovaciones provocan que la

mayor parte de bienes y servicios producidos sean obsoletos, lo que para las empresas que no

llevan un adecuado manejo de los inventarios les puede representar un problema ya que

acumularían pérdidas por la inadecuada gestión de las unidades adquiridas o producidas en

bodega para su comercialización y registro.

La mayoría de las empresas europeas para aumentar la eficiencia dentro del control del

inventario, estiman la demanda y el control de la inversión de capital con el fin de optimizar

la cadena de suministros. Según la revista Negocios Globales (2016) afirma a través de la

opinión de Rodrigo Fuente que “el fin de los cambios en la gestión de control de inventarios

se ha generado por los constantes errores en cuanto a la cantidad de productos en bodega y el

desconocimiento de la demanda, generando menor liquidez.

Los avances tecnológicos y los cambios en la parte contable han obligado a las

empresas a realizar una reestructuración interna a fin de aprovisionarse de productos que

puedan abastecer una demanda dentro de un mercado. En Latinoamérica las pequeñas y

medianas empresas que abarcan más del 75 % a diferencia de las Industrias y Grandes

Empresas, cometen el error de no tomar en cuenta el manejo adecuado de los inventarios que

poseen, esto genera problemas ya que no se mantiene un conocimiento de la cantidad exacta

de bienes, los registros contables, el costo de mantenimiento, la clasificación y valuación de

los mismos, entre otros, lo que imposibilita la toma de decisiones que puedan generar mayor

rentabilidad.
 2

A nivel de Ecuador.

En el Ecuador ha predominado toda actividad emprendedora, que ha conllevado la

creación de empresas dedicadas a diferentes naturalezas comerciales, ventas, servicios, entre

otros, a pesar de ello la gestión para el control de inventarios no es un asunto primordial,

debido al desconocimiento o la ausencia de manuales de políticas y procedimientos, lo que

influye directamente en la posición financiera de las entidades, ya que al no garantizar una

información confiable de los registros de unidades producidas o materiales adquiridos en la

bodega, estos se deterioran y dejan de ser un medio de beneficio económico.

Las empresas ecuatorianas mantienen un conocimiento de la actividad comercial que

desempeñan, pero no de los procesos de control, planificación y gestión en bodega para

clasificar, localizar, mantener y registrar el inventario que posee, sin conocer que este

elemento es el activo más importante dentro de los resultados consolidados en los balances

financieros, por lo que al persistir el problema de no desempeñar actividades de control

interno de los bienes no se podrá disponer de información correcta y fehaciente respaldada en

los libros contables y documentos de soporte.

En la empresa.

Industrial Juvenalis S.A., se dedica a la fabricación de etiquetas autoadhesivas,

embalaje, mangas PVC, mantiene una amplia cartera de clientes desde sus inicios en los años

1992. Actualmente precisa de un manual de políticas y procedimientos para el control de

inventarios, el cual se encuentra desactualizado y obsoleto pues no cuenta con

procedimientos apropiados, lo que representa problemas ya que no se mantiene un

conocimiento de la cantidad de productos que tiene en bodega, así como también no se

clasifican, ni se valúan las mercancías para determinar si presentan fallos o deterioro.

La bodega mantiene una desorganización de los productos y estos no se encuentran

correctamente clasificados, no se mantiene un registro correcto en base a un conteo físico, por

 3

lo que genera imprecisión en la información contable, es por ello que de continuar con el

problema esto puede producir un impacto en la razonabilidad de los estados financieros,

reduciendo los niveles de liquidez generado por las pérdidas económicas dadas por una

incorrecta gestión en la verificación de los volúmenes de unidades producidas ingresadas y

que salen para su comercialización.

Además, no disponen de planes estratégicos para ajustarse a la mercadería que se

excede de la rotación normal de productos comercializados a los clientes, debido a la falta de

controles físicos de las existencias en bodega, sin considerar el análisis de los informes y

documentos como órdenes de compra, despacho y recepción de materiales y materia prima

por lo que las áreas operativas no mantienen un conocimiento de insumos que están faltantes

o acumulados.

El personal de bodega rota constantemente razón por la cual no se mantiene

capacitado para desarrollar una adecuada gestión de bodega con el fin de mantener ordenado

y clasificado el inventario con su etiqueta respectiva, así como también el uso de formatos de

recepción y despacho de productos para su comercialización o transformación. Estos

limitantes afectan el rendimiento económico de la empresa debido a que al no mantener un

correcto control de la mercadería no se puede precisar de un plan de financiamiento para el

aprovisionamiento de materiales escasos y mantenimiento de los mismos para evitar su daño

o deterioro. Los principales problemas en el control de inventarios en la bodega de la empresa

Industrial Juvenalis S.A., son los siguientes:

a) No se establecen responsabilidades y obligaciones para el personal de bodega con

respecto a los controles de inventario y toma física de las existencias en el área de bodega.

b) No se contienen políticas y normas generales para el proceso de control de inventarios

en el área de bodega y la conciliación de registros de las existencias en el departamento de

contabilidad.
 4

c) El área de bodega no cuenta con políticas y procedimientos para el desarrollo del

control de inventarios.

d) No se mantienen procedimientos 100 % sistematizados de los controles de inventario

para la recepción, registro y control en bodega mediante la planeación y controles

realizados de manera periódica.

En conclusión Industrial Juvenalis S.A., no lleva un control adecuado de los inventarios

lo que genera inconvenientes al momento de receptar la mercadería, debido a que no se

cuentan con formatos para la remisión y registro de las facturas, así como también el conteo

físico de manera periódica para que el registro pueda ser enviado a la gerencia, con el fin de

tomar decisiones que ayuden a optimizar las operaciones de producción en la entidad y

consolidando información precisa en los estados financieros.

Formulación de la investigación

¿De qué manera el diseño de un manual de control de inventarios permitirá mejorar los

procedimientos realizados en el área de bodega en Industrial Juvenalis S.A., cantón Durán?

Sistematización

a) ¿Cuáles son los procedimientos y gestiones realizadas en Industrial Juvenalis S.A.,

para el control de inventarios?

b) ¿Qué políticas se aplican en Industrial Juvenalis S.A., para el control de inventarios

que posee?

c) ¿Cuáles son las responsabilidades y funciones que desempeñan los encargados de

bodega para la gestión de inventarios?

 5

Objetivos de la investigación

General.

Diseñar un manual de políticas y procedimientos de control de inventarios que permita

optimizar los procesos en el manejo y resguardo de las existencias en la bodega de Industrial

Juvenalis S.A.

Específicos.

Analizar los procedimientos y gestiones realizadas en Industrial Juvenalis S.A., para el

control de inventarios.

Establecer las políticas y procedimientos de control de inventario aplicados en el área

de bodega en Industrial Juvenalis S.A.

Determinar las responsabilidades y funciones que desempeñan los encargados de

bodega para la gestión de inventarios.

Justificación

Se justifica el desarrollo de la presente investigación debido a la problemática actual

que aborda en Industrial Juvenalis S.A., con respecto al funcionamiento del área de bodega y

la gestión de inventarios que no cumple con los procedimientos y políticas dentro del control

interno, por lo que el desconocimiento ha provocado problemas que pueden representar un

peligro en la liquidez de la empresa. Es por ello que a través del estudio se pretende optimizar

las políticas y procedimientos utilizados en el control de los inventarios que la empresa

posee, con el fin de proporcionar información a la gerencia, para la toma de decisiones que

permita mejorar los procesos empleados en esta área.

 6

Teórica.

A través del estudio y análisis de datos se busca proporcionar de conocimientos que

aporten a la investigación, con respecto a las políticas y procedimientos empleados en el

control de inventarios en Industrial Juvenalis, ayudando de esta manera a los encargados del

área de bodega a realizar gestiones responsables y correctas para solucionar el problema que

provoca imprecisiones en los registros de información que no concuerdan con los datos

registrados en el área de contabilidad.

Práctica.

Su justificación práctica se da en base a la necesidad de la gerencia de Industrial

Juvenalis S.A., en optimizar los procesos empleados en el control de inventarios para que se

pueda precisar de un correcto conteo, clasificación, reconocimiento, valuación, entre otros, de

las unidades producidas, así como también una correcta gestión en la recepción y salida de

los bienes, logrando que no se pierdan, adicional con los resultados obtenidos se podrá

establecer los lineamientos para el diseño de políticas y procedimientos que se apeguen a los

puntos críticos identificados en la investigación.

Metodológica.

A través del estudio de campo y el uso de tecnicismos se podrá recolectar información

correcta y fehaciente que permita tener una perspectiva de los problemas que se dan en

Industrial Juvenalis S.A., con respecto a la gestión realizada en bodega para el control de

inventarios, los datos obtenidos se ajustarán a un análisis y descripción con el fin de

proporcionar información que fortalezca el estudio y el diseño de la propuesta.

Delimitación de la investigación

Campo: Control Interno

Área: Control de inventarios

 7

Aspectos: Políticas, procedimientos, control de inventarios, registro de unidades producidas.

Tiempo: 2016

Lugar: Industrial Juvenalis S.A., cantón Durán

Población: Departamento contable y bodega

Tema: Optimización de los procesos de control de inventarios en bodegas de Industrial

Juvenalis S.A.

Hipótesis

Con el diseño de un manual de políticas y procedimientos de control de inventarios en

Industrial Juvenalis S.A., se podrá mejorar la gestión en el manejo de las existencias en

bodega.

Variables de la investigación

Variable independiente.

Manual de políticas y procedimientos de control de inventario

Variable dependiente.

Optimización de los procesos del control de inventario

 8

Operacionalización de las variables

En la presenta tabla se detalla la estructura de la investigación en base a la matriz de las variables, que es la siguiente:

Tabla 1
Matriz de Variables
Variables Definición Definición Dimensiones Indicadores Ítems Instrumentos Técnica
conceptual Operativa
Independiente: Es un documento Mejorar los  Fundamentos  Concepto de ¿Cuál es la Libros Cuestionario
Manual de físico que contiene procesos dentro generales sobre control importancia del Documentos
procedimientos información del control de el control de interno desarrollo de web
y políticas de basado en el inventarios. inventario  Importancia controles de Entrevistas
control de manejo de las  Fundamentación del control inventarios? Encuestas
inventario existencias en el sobre el manual de ¿Qué
área de bodega, de control inventarios elementos se
con sustento legal  Políticas  Ventajas de efectúan dentro
y en función a internas las políticas del control de
principios de internas inventarios?
auditoría
Dependiente: Es el resultado Optimizar los  Gestión de  Concepto de ¿Qué factores Libros Cuestionario
Optimización obtenido mediante procesos bodega la gestión de se consideran Documentos
del proceso del el desarrollo de aplicados en el  Procedimientos bodega dentro de la web
control de actividades que control de en el control de  Elementos gestión de Entrevistas
inventario permiten mantener inventarios bodega usados en la bodega? Encuestas
una correcta como parte de gestión de ¿Cuáles son las
organización y la gestión de bodega ventajas de la
control de las bodega de la  Importancia gestión de
mercaderías en empresa, bodega?
bodega. permitiendo
aumentar la
rentabilidad.
Nota: Matriz de operacionalización que permita el desarrollo de la investigación y estudio de las variables, fuente: Las Autoras
 9

1. Capítulo II. Marco Referencial

Antecedentes de la Investigación

La importancia de la investigación se da, debido a la ausencia de políticas y

procedimientos adecuadas para el control de inventarios en Industrial Juvenalis S.A., siendo

un factor elemental para optimizar las operaciones de producción y el registro de información

confiable respecto a los volúmenes de mercaderías que ayuden a determinar si se requiere de

cambios, aprovisionamiento, mantenimiento o valuación de los mismos. Para el proyecto se

procedió a consultar diferentes trabajos que guarden relación con el tema, los cuales se

detallan a continuación:

Según Cruz (2014) de la Universidad Estatal de Milagro, carrera de Contaduría Pública

y Auditoría CPA, en su trabajo de investigación titulado “Análisis para determinar cómo

afecta en el almacenaje de los materiales de bodega, el no cumplimiento del manual de

políticas y procedimientos para el control de ingresos y egresos de los ítems de la bodega

general de CNEL del cantón Milagro, provincia del Guayas”, planteo como objetivo general

el estudio no experimental que permita establecer las falencias en el área de bodega llegando

a la conclusión la importancia del desarrollo de un plan de aplicación de procedimientos y

control de inventarios considerando como factor importante las políticas.

Se relaciona con la presente investigación ya que se busca analizar los puntos críticos

en el área de bodega de la empresa Industrial Juvenalis S.A., con el fin de establecer una

alternativa de solución que permitan optimizar el control de inventario para reducir los

riesgos de pérdidas y caducidad de materiales o unidades producidas.

Según Yuquilima (2015) de la carrera de Contabilidad y Auditoría, de la Unidad

Académica de Ciencias Empresariales UTMACH, en su trabajo de investigación titulado “EL

control de los inventarios y su afectación en los Estados Financieros en el sector bananero”,

planteo como objetivo general el desarrollo de políticas y procedimientos para optimizar la

 10

gestión de control de las mercaderías en las bodegas y el registro contable llegando a la

conclusión de que se debe presentar datos reales y correctos que no afecten el resultado en los

estados financieros, revelando la realidad económica en el sector bananero en Machala.

Su relación con la presente investigación se genera debido a que se busca optimizar el

control de inventario para que se concilien las existencias de bodega para su contabilización

con el fin de presentar los resultados en los estados financieros, siguiendo procedimientos y

políticas para mantener un registro correcto en el área de bodega y contabilidad.

Según Jiménez (2012) de la carrera de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría de la

Universidad Central del Ecuador, en su trabajo de investigación titulado “Diseño de

mejoramiento del sistema de control de inventarios en la empresa Ginsberg Ecuador S.A.”,

planteó como objetivo el desarrollo de un manual de procedimientos que determine

normativas y políticas para el cumplimiento de las responsabilidades en la gestión de

inventarios, llegando a la conclusión de que es necesario su aplicación, mejorando de tal

manera el correcto control de la mercadería en la empresa.

Se tomó como referencia el proyecto debido a que está orientado a los fines de la

presente investigación que busca proponer un Manual para el control de inventarios en el área

de bodega de la empresa Industrial Juvenalis S.A., con el fin de desarrollar actividades de

control sistematizados y eficientes para mantener un registro físico de las existencias en el

lugar, con el fin de proporcionar información importante a la Gerencia y contador de la

entidad.

Según Andrade y Tenemaza (2012) de la Universidad Politécnica Salesiana con sede en

Cuenca, carrera Contabilidad y Auditoría, en su trabajo de investigación titulado “Propuesta

de elaboración de un Manual de Control Interno Basado en el Modelo COSO, para los

procesos de control de inventarios, compras, ventas y talento humano aplicado al

supermercado MEGAMARKET, calle & hijos del cantón Cañar”, planteo como objetivo
 11

general diseñar conjuntamente una serie de procedimientos que permitan mejorar la gestión

en las áreas de administración, contabilidad y bodega llegando a la conclusión de que se tiene

que aprovechar los recursos y manejar la información financiera correspondiente a la

existencia de mercadería en los inventarios como propósito de elaborar estados financieros de

manera correcta.

Marco Teórico

Control Interno.

El control interno, afirmó Bosquet (2011) “es la expresión sistemática utilizada para la

descripción de diferentes métodos y acciones empleados en una entidad con el fin de evaluar

sus actividades” (p. 43). Según el autor son un conjunto de actividades o acciones

planificadas estratégicamente, que adopta un profesional u organización para monitorear

todas las operaciones realizadas por los departamentos que conforma una empresa,

permitiendo de esta manera mantener un nivel de confianza de la información administrativa,

financiera y operativa. Otro punto de vista es el de Barquero (2013), que define el control

interno como:

Un plan estratégico para salvaguardar todos los procedimientos internos de una

empresa, mediante el análisis, revisión, clasificación y discusión de los resultados e

información obtenidas durante una exhaustiva evaluación, permitiendo de esta manera definir

errores para ser corregidos, con el fin de optimizar la gestión financiera de la empresa que ha

sido sometida a este tipo de control. (p. 13)

Para el autor el control interno es un plan organizado y estructurado para dinamizar

las actividades de evaluación de los departamentos, actividades, documentos, sistemas,

activos, entre otros, que tiene una empresa, permitiendo verificar que estos no presenten

anomalías que limiten el desarrollo empresarial y la optimización de la gestión financiera

para el manejo de los recursos económicos y de producción.

 12

Importancia del Control Interno.

En el libro (Los nuevos conceptos del control interno: Informe COSO, 2014) indica que

la importancia de este sistema es un proceso sofisticado y confiable que permite evaluar las

actividades y tareas realizadas en una empresa, que requieren de una mayor optimización y

mejoramiento de los procedimientos financieros, administrativos y productivos a fin de

cumplir con los objetivos organizacionales establecidos por la entidad para sus fines

específicos.

En el libro se afirma que el control interno es importante, ya que representa un

sistema esencial y complejo para una empresa, que busca mejorar su estructura

organizacional y empresarial a fin de aumentar el nivel de confiabilidad de las actividades

administrativas, financieras y operativas que son variables elementales para alcanzar una

mayor rentabilidad y progreso.

Ventajas del Control Interno.

Las ventajas del Control Interno, según Eslava (2013) son determinadas, considerando
el nivel de efectividad y confiabilidad, que son las siguientes:

a) Permite conocer la gestión financiera realizada por la empresa y si esta muestra

confiabilidad en sus directrices.

b) Evaluación de los riesgos de la empresa.

c) Monitoreo de las actividades ejecutadas en todos los departamentos de la empresa.

d) Conocer los procesos contables para la revelación de la información financiera; y,

e) Mejorar el ambiente de control interno de la empresa.

Por lo tanto, la aplicación de controles internos en una empresa, otorga una serie de

ventajas que están orientadas en dinamizar las actividades y áreas de responsabilidad para

aumentar la efectividad de las operaciones, de esta manera la estructura operacional de la

 13

entidad puede mantener un ambiente armónico en la gestión desarrollada para cumplir con las

metas de la organización.

Objetivo del Control Interno.

Los objetivos del control interno analizando los aspectos mencionados anteriormente,

son los siguientes:

a) Generar confiabilidad y efectividad en las actividades internas de la empresa.

b) Salvaguardar los activos fijos de la empresa ante el peligro de deterioro, fallos,

pérdidas, entre otros.

c) Hacer cumplir con las obligaciones legales a nivel tributario, contable y

administrativo.

d) Revelar información financiera real y con validez, para una correcta toma de

decisiones.

e) Aumentar la calidad de los procedimientos de producción que posee una empresa.

Elementos del control interno.

Según Escribano (2013) el control interno “se estructura por un conjunto de

procedimientos que están ambientados en aspectos normativos para medir la efectividad de

una empresa en base a sus operaciones”. (p. 54)

El control interno contiene elementos que son requeridos para evaluar aspectos

financieros, administrativos y operativos que posee una empresa, con el fin de medir su nivel

de confiabilidad o riesgos ante los resultados presentados por el auditor, de esta manera se

puede precisar de información que revele que puntos deben ser corregidos o mejorados para

aumentar la efectividad de las actividades. Estos componentes se clasifican de la siguiente

manera:
 14

Ambiente de control interno

Evaluación de riesgos

Actividad de control gerencial

Sistemas de información contable

Monitoreo de actividades

Figura 1: Elementos del Control Interno

Adoptado de: Escribano (2013)

El ambiente de control interno, consiste en la aplicación de actividades que estimulen a

las áreas de responsabilidad a cumplir con las tareas asignadas, considerando aspectos éticos

e integrales que conduzcan al éxito de la empresa. Los elementos que forman parte de este

componente, son los siguientes:

a) La integridad y los valores éticos aplicados por el personal de la empresa.

b) Responsabilidad en el desarrollo de las tareas.

c) Autoridad para conducir las actividades internas de la empresa.

d) Estímulo en la estructura organizacional

e) Aplicación de políticas para el personal de la empresa

f) Desarrollo del clima de trabajo.

La evaluación de riesgos es una directriz que permiten definir los niveles de afectación

o probabilidad de que se manifiesten problemas para la empresa, dentro de este componente

se considera el análisis del tratamiento contable aplicado a los estados financieros que pueden

influir en la toma de decisiones de la gerencia. Los elementos que se manifiestan en esta

variable, son las siguientes:

 15

a) Procedimientos de análisis e identificación de riesgos a nivel interno y externo

b) Planeación objetiva para determinar los indicadores de rendimiento financieros

c) Emisión de objetivos claros conforme a las metas a alcanzar mediante la evaluación

de riesgos.

d) Evaluación de las actividades y gestión financiera aplicada para la elaboración de

estados financieros.

En las actividades de control gerencial, se efectúan procedimientos que permitan

monitorear las actividades que son asignadas diariamente en los diferentes departamentos que

conforma una empresa. Esto quiere decir que implica la gestión interna para aumentar la

efectividad dentro de las actividades, mediante la aplicación de política que constituyen la

estructura organizacional de la entidad. Este elemento de caracteriza por conformar tres

categorías:

a) Controles en las operaciones internas

b) Control de los procesos contables aplicados para la presentación de estados

financieros

c) Controles en la aplicación de políticas y responsabilidades de cumplimiento.

El sistema de información contable, es un conjunto de acciones aplicados para el

tratamiento de los registros de ingresos y egresos de la empresa, en conformidad al hecho

económico suscitado durante un determinado periodo, con el fin de proporcionar datos

confiables, plasmados en informes financieros veraces. Este componente conforma las

siguientes directrices:

a) Estudio y análisis de la información suficiente generada por la actividad financiera

de la empresa

b) Emisión de informes financieros de manera oportuna para el cumplimiento de las

obligaciones de cada área que conforma la empresa

 16

c) Evaluación de los sistemas y métodos aplicados al tratamiento de la información

financiera para la presentación de estados financieros.

El monitoreo de actividades, implica un conjunto de procedimientos para la evaluación

de la gestión de calidad y efectividad de la empresa, identificando la dinámica aplicada en los

controles para identificar posibles fallos o debilidades que limiten la estructura empresarial de

la entidad. Los elementos que conforman este componente del control interno, son los

siguientes:

a) Evaluación diaria de las actividades en todas las áreas de la empresa

b) Monitoreo por parte de un auditor que no está ligado a la empresa.

c) Evaluación del rendimiento laboral en cada uno de los departamentos.

d) Análisis del control interno aplicado en la empresa.

En el libro (Compras e Inventarios, 2014) el concepto de inventario, indica que es

“todos los bienes o materia prima que reposan en un depósito o almacén, destinado para un

proceso de transformación de un producto o para su venta”. (p. 4). Según lo afirmado en la

obra, este método es aplicado para salvaguardar los activos y demás insumos que posee una

empresa de manera clasificada con el fin de usarlos para una actividad específica, este medio

de acción está combinado con estrategias para mantener el ciclo de las operaciones de

producción y operativas de la entidad.

Para Pérez (2011) los inventarios son “todos los elementos esenciales que posee una

empresa para la producción de unidades de venta, los cuales son aprovisionadas y

almacenadas conforme a las necesidades de demanda y oferta” (p. 45). Según el autor

representa a la existencia de elementos que se mantienen en reposo de manera momentánea,

para luego suplir necesidades futuras de la entidad conforme a la transformación de estos

componentes en productos finales para su comercialización o uso específico.

 17

Clasificación de los Inventarios.

Según el libro (Compra e Inventarios, 2014) indica que los inventarios se clasifican

“considerando aspectos de forma o para que función está destinada, ya sea para procesos

determinados o uso de materiales” (p. 65). A continuación, se detalla las tres formas en que

se divide este sistema considerando la apreciación expuesta en la obra consultada:

a) Inventarios de materia prima: Aquellos que están constituidos por un conjunto de

insumos y materiales que son esenciales para el proceso de transformación y

producción de unidades para su venta.

b) Inventarios de productos en proceso: Están comprendidos por aquellos materiales

utilizados dentro de los procesos de producción de bienes para su comercialización.

c) Inventario de producto terminado: Son todos los bienes que fueron transformados

mediante un proceso de producción, estos son destinados para una actividad

específica o su comercialización.

Control de inventarios.

Para Ballou (2014) el control de inventarios es “una gestión planificada que desprende

una serie de políticas y procedimientos para mantener un ordenamiento y agrupación

armónica de las unidades o materiales que posee una empresa para su localización y uso” (p.

98). Según el autor es un elemento vital para el correcto manejo de los recursos que posee

una empresa, ya que permite emplear procesos integrales para el orden y correcta gestión de

las existencias de materiales y demás artículos destinados para la venta o producción que

posee la entidad, salvaguardándolo de daños, fallos o deterioros y mantener un registro

contable veraz contra los datos generados a través del conteo físico.
 18

Importancia.

Para Rivas (2013) el control de inventarios, es importante “porque permite optimizar la

gestión de bodega a través de la adopción de políticas y procedimientos para establecer

planes orientados a mantener el resguardo de los inventarios” (p. 34)

Por lo tanto, es importante la implementación de controles de inventarios en una

empresa ya que permiten mantener un orden y registro de la existencia de materiales e

insumos que posee una empresa, para su venta o uso dentro de las actividades operativas,

además permite aprovisionarse de recursos según el nivel de demanda y la restricción de

acceso a información o su ingreso para salvaguardar los activos.

Ventajas.

Las ventajas en la aplicación del control interno en una empresa, son las siguientes:

a) Se reducen los gastos en materiales y materia prima

b) Aumenta la gestión de control de la recepción y salida de mercancías

c) Mejorar la cadena de suministro de bienes

d) Localizar los materiales y materias primas

e) Mantener políticas de restricción en acceso a las bodegas para personal no autorizado

f) Aumentar los márgenes de rentabilidad

Registro de inventarios.

El registro de inventarios para Cantú (2012) es “parte de los controles realizados para el

manejo y control de los materiales y materias primas que posee una empresa luego de realizar

un conteo físico y revisión financiera de las compras contra la existencia en bodega” (p. 31)

Según el autor el registro de inventarios es una gestión realizada internamente para

mantener un control de las existencias de stock en las bodegas contra los informes

financieros, con el fin de precisar de datos confiables sobre los volúmenes de materiales o
 19

productos para la venta que posee la empresa, para su localización y resguardo. El origen del

registro de inventarios se genera en base a las variaciones en las existencias de bodega, que se

ilustra a continuación:

Entrada:
Inventario inicial o existencias iniciales
Compras del periodo
Devoluciones de clientes

Salida:
Ventas del periodo
Devoluciones a proveedores
Mermas, deterioros, robos, entre otros.

Existencia de Inventarios de mercancías

Figura 2: Origen del Registro de Inventarios

Adoptado de: Cantú (2012)

El registro de inventarios nace de un proceso de control realizado en la empresa, donde

se caracteriza los siguientes elementos:

Conteo Físico:

Para el registro del inventario, se procede a realizar un conteo físico de los materiales y

productos que se mantienen en la bodega de la empresa hasta el final de un periodo

determinado. Este método representa un mayor costo si se realiza de manera regular ya que se

direcciona una mayor cantidad de dinero destinada para el pago de sueldos al personal

encargada de la gestión.
 20

Periodicidad:

Esto se realiza en base a las políticas internas que posee una empresa, para la gestión

del inventario físico que, dependiendo de las necesidades de la gerencia, se realiza con mayor

frecuencia al final del periodo.

Políticas de inventarios.

Para Cantú (2012) las políticas de inventarios “son un conjunto de normas adoptadas

por una empresa para mantener el control en la gestión de registro, conteo, validación,

resguardo, entre otros de la existencia de mercancías en bodega” (p. 54)

Las políticas de inventarios según la autora, son normas establecidas en una empresa

para el cumplimiento de la gestión del control de las existencias en bodega, con el fin de

conocer las cantidades de compras realizadas durante el periodo y la demanda a cubrir.

Además, establece directrices para el resguardo y validación de los activos que posee una

empresa.

Objetivos del control de inventarios.

Tomando en cuenta lo analizado anteriormente, se definen los objetivos del control de

inventario, que son los siguientes:

a) Reducir el desabastecimiento de productos en base al control de registros de compras

contra las existencias en bodega.

b) Evitar el exceso de existencia de inventarios en las bodegas por medio de la

optimización de la gestión de control para mantener un equilibrio de la oferta y

demanda.

c) Optimizar el traslado y transporte de inventarios de forma eficiente.

d) Aumentar los márgenes de beneficio por medio de la gestión de control de inventarios.

 21

Cuentas relacionadas con el manejo de control de inventarios.

Según Eslava (2013) en el control de inventarios “se realiza un registro de la existencia

de bodegas, considerando además las transacciones de compras relacionado a diferentes

cuentas que forman parte de los libros contables” (p. 44).

Para el autor las cuentas relacionadas con este medio de gestión, permiten conocer los

volúmenes de inventarios que posee la empresa contra la información financiera, esto permite

maximizar los márgenes de beneficios reflejados en la rentabilidad.

Las cuantas relacionadas en el control de inventarios, son los siguientes: a) 101 –

Efectivo; b) 107 – Clientes; c) 120 – Inventarios de mercancías; d) 205 – Proveedores; e) 401

– Ventas; f) 415 – Devoluciones sobre venta; g) 417 – Descuentos sobre venta; h) 501 –

Costos de ventas; i) 505 – Compras; j) 510 – Fletes sobre compras; k) 515 – Devoluciones

sobre compras.

La Gestión de bodega.

La gestión de bodega, afirma Pérez (2011) son los “procedimientos empleados para una

correcta administración de las existencias de materiales y productos en los depósitos, con el

fin de efectuar actividades de salida, ingreso y devolución de artículos” (p. 32)

Por lo tanto la gestión de bodega es la aplicación de funciones que permiten

desarrollar actividades de control del stock de materiales y mercancías que posee la empresa

a través de la ejecución de políticas internas para la administración de las actividades de

ingreso y salida de las unidades de venta y producción.

Importancia de la Gestión de bodega.

La gestión de bodega es importante ya que permite establecer los procedimientos para

manejar el stock de productos para la venta que posee una empresa, otorgando

responsabilidades para los responsables del área a fin de realizar una administración eficiente
 22

de la entrada, salida, devolución, baja de materiales y demás artículos para la entrega de

informes de las actividades efectuadas.

Elementos que forman parte de la gestión de bodega.

Según Valero (2010) en la gestión de bodega se “desenvuelve una serie de actividades

y controles, combinados con una serie de herramientas para maximizar las actividades de

despacho y recepción de las unidades de venta” (p. 23). Para el autor el manejo de recursos

como humanos y materiales son esenciales para mantener un control adecuado de los

inventarios, permitiendo proporcionar información adecuada de los volúmenes de activos que

la entidad dispone para el proceso de producción o su venta, estos elementos se desglosan de

la siguiente manera:

a) Responsables de llevar a cabo la gestión de bodega.

b) Políticas de inventarios adoptadas en la empresa para el cumplimiento de las

responsabilidades.

c) El Folio de entrada para entregar comprobantes cuando un producto o material ingresa

a la bodega.

d) El Folio de salida son comprobantes entregados cuando de la bodega se despacha

algún artículo o producto.

e) Informes de registros de inventarios que permite comparar contra los registros

contables de compra y venta. Estos datos reflejan la siguiente información: a) Código

del artículo o producto; b) Nombre y numeración de la bodega; c) Detalles de los

activos si estos se encuentran habilitados o no.; d) Fecha de emisión del informe; e)

Responsables del control de inventarios

 23

Ventajas de la aplicación de la gestión en bodega.

Analizado los aspectos mencionados anteriormente, conforme a la gestión de bodega,

se cita a continuación las ventajas de su aplicación:

Reducción de los costos de adquisición de artículos que no sean necesarios para la

venta.

Aumento del apoyo en los procesos productivos mediante el traslado y registro de los

materiales para la transformación de productos.

Coordinación de los controles de entrada, salida y devolución del stock de inventarios

que reposan en el área de bodega.

Mejoramiento de la cadena de comercialización efectuada por la empresa para una

mayor calidad del servicio.

Procedimientos dentro del control de inventarios.

La finalidad del control de inventario es constatar que estos se encuentren

correctamente almacenados y registrados tanto en el sistema informático como en los libros

contables con el fin de evitar pérdidas económicas generadas por la acumulación de bienes o

materiales obsoletos. El proceso implica al área de bodega y contabilidad, donde los jefes de

los departamentos deberán realizar el plan de desarrollo de la toma de inventario físico, dicha

planeación de control debe ser aprobado por la gerencia para su puesta en marcha según la

fecha de realización.

La programación del control de inventario se realiza de manera general, recomendable

dos semanas antes de finalizar el periodo, para llevarse a cabo se debe contar con un

cronograma que será distribuido a los involucrados para el desarrollo del proceso,

previamente son comunicados mediante memorándum, notificando la fecha y hora que

 24

deberá presentarse para realizar el conteo de los suministros almacenados en bodega para su

registro.

Sistema de enteda en
bodega

Aprovisionamiento de Minimización de
stock de mercadería errores en bodega

Control de entrada y Emisión de

salida de bodega información fiable

Figura 3: Proceso del control de inventarios en bodega

Adoptado de: Cantú (2012)

En el procedimiento de control de inventarios de bodega, se procede a realizar la

minimización de errores por medio de la gestión realizada por responsable que hace uso de

herramientas que ayuden a mantener una optimización en los procedimientos de entrada y

salida del stock de mercadería destinada para la venta.

Aplicado el control de inventarios en la bodega se podrá aumentar la eficiencia en la

distribución del almacén, con el fin de generar una rotación adecuada del stock de

mercadería, para que de esta manera se pueda reducir los errores que se puedan dar en las

dimensiones de manejo, registro, identificación, evaluación de las actividades realizadas en

esta gestión.
 25

Distribuci
ón de
almacén

Dimensio
Rotación Disminución nar
adecuada de mermas adecuada
mente

STOCK

Figura 4: Flujo en Bodega

Adoptado de: Guedes (2012)

El proceso general en el control de inventario empezará mediante la programación,

preparación y ejecución en el día y hora establecido para llevar a cabo las actividades

encomendadas a cada uno de los auxiliares y personal de apoyo, que además dispondrá de

todos los materiales y elementos que ayuden a sistematizar la gestión de toma de inventario

físico, para que una vez realizado se entreguen los registros al jefe de bodega, encargado de

desarrollar los informes pertinentes que serán enviados al departamento de contabilidad para

su respectiva contabilización y revisión que permita verificar que no existen faltantes o

inconsistencias en los registros revelados en los Estados Financieros.

El resultado del proceso de control de inventario permitirá determinar si existen

variaciones en los registros en caso de generarse sobrantes o faltantes el área de bodega

deberá justificarlo o solicitar el recuento que será ejecutado en presencia de los jefes para

corroborar que no existen problemas. El control de inventario representa una gestión

 26

necesaria para que la empresa pueda mermar errores y negligencias debido a la ausencia de

procedimientos sistematizados para garantizar que no se estén presentando pérdidas

económicas.

Manual de procedimientos y políticas.

Para Guedes (2012) el manual de procedimientos y políticas “es un instrumento que

proporciona lineamientos y normas para el adecuado control de las actividades internas de

una empresa, con el fin de consolidar información confiable para la toma de decisiones” (p.

65). Esta herramienta precisa de directrices basados en aspectos legales y de auditoría que

permiten evaluar las funciones desempeñadas en una determinada área, además de aportar

con estrategias operativas y administrativas para reducir los errores y maximizar la eficiencia

en la entidad.

Los roles que se evidencian a través de estos procedimientos, son los siguientes:

a) Administración de bodega

b) Ajustes en el inventario para definir precios

c) Realizar informes y documentos de los registros de inventarios

d) Procedimiento logístico de entrada y salida en las bodegas

e) Reportes no valorizados de inventarios

f) Restricciones en el acceso a bodega

Las actividades principales que se consideran dentro de los procedimientos y políticas

para el control de inventarios plasmados en un manual, son los siguientes:

Actividades de ingreso.

Las actividades de ingreso en la gestión de bodega son las siguientes: a)

Consignaciones; b) Devolución por concepto de ventas y a proveedores; c) Actividades de

 27

bodega en consignación, tránsito, entrega y recepción; d) Donaciones; e) Sobrantes; y,

Producción.

Actividades de egreso.

En el proceso de desarrollo de las actividades de egreso se realizan las siguientes: a)

Entregas, ventas y consumos; b) Devolución de la compra; c) Cadena de distribución d)

Donaciones; e) Faltantes; f) Inventario dado de baja; g) Producción; y, Destrucción.

Marco Contextual

Descripción de la empresa.

Industrial Juvenalis S.A., es una fábrica dedicada a la producción de autoadhesivas,

bandas de impresión, mangas PVC, entre otros. Sus funciones empezaron el 15 de junio de

1992, dentro del mercado impresor ecuatoriano, cuyos primeros clientes potenciales fueron

los productores de banano, camarón y flores.

Luego de los cambios industriales y tecnológicos se enfocó en expandir su capacidad

operativa, para proceder a fabricar etiquetas autoadhesivas cuya calidad ha permitido

consolidar el producto dentro de las industrias farmacéuticas, lubricantes, lácteos, alimentos,

cosméticos, aseo industrial, entre otras líneas de consumo masivo.

Para el 2000 la producción de líneas de cintas de embalaje fue realizada en

Industriales Juvenalis, con el fin de añadir dentro del stock de mercadería empaques impresos

y sin impresión para ser ofertados a la cartera de clientes segmentados dentro del sector de

comercio masivo de productos y servicios. Esto llevó a innovar parte de los productos para el

sector industrial, por medio de productos para embalaje de carga, según las medidas, colores

e impresiones, ajustándose a las necesidades de sus clientes.

 28

En el 2004 se consolidó Industriales Juvenalis en el mercado, debido a que abarco

parte de la demanda de productos de embalaje y etiquetado de productos masivos y cargas, de

esta manera se pudo suplir las necesidades de las industrias y unidades comerciales,

cumpliendo con estándares de calidad según su certificación ISO.

El último avance tecnológico desarrollado en Industriales Juvenalis fue a través de la

implementación de líneas de mangas termoencogibles, los cuales fueron comercializados a

partir del 2007. Además de contar con un sistema de impresión denominado “flexografía”, le

ha permitido imprimir etiquetas en siete colores, barniz UV, impresión por el reverso y

deslaminación de materiales con impresiones por el autoadhesivo.

Industrial Juvenalis se ha consolidado en el mercado ecuatoriano y también se ha

proyectado a nivel internacional, debido a la calidad de los productos y servicio otorgado a

los clientes potenciales que han permitido alcanzar el éxito como una Industrial Flexográfica.

Misión.

Elaborar etiquetas de excelente calidad bajo un gran sentido de responsabilidad social,

brindado crecimiento y desarrollo sostenible, innovando y creciendo en base a los

requerimientos de nuestros clientes para lograr la máxima satisfacción.

Visión.

Liderar la industria flexo gráfica a nivel nacional e internacional, siendo reconocidos

por la eficacia, eficiencia y calidad de nuestros productos y servicios. El cual nos diferencia y

encamina hacia la excelencia.

 29

Principios.

Industrias Juvenalis S.A., como parte de su gestión establece los siguientes principios:

a) Sinergia: Es la forma de trabajo en equipo de carácter colaborativo donde los

resultados del mismo son mejores que los que se darían si cada individuo trabajara por

cuenta propia.

b) Responsabilidad: Se caracteriza por tener la virtud no sólo de tomar decisiones de

manera consiente, sino también de asumir las consecuencias que conllevan esas

decisiones y de responder por las mismas.

c) Creatividad: Es la capacidad de crear, de innovar, de generar nuevas ideas o

conceptos, que normalmente llevan a conclusiones nuevas, ayudan a resolver

problemas o producen soluciones valiosas.

d) Valores: Dentro de los valores por los cuales la empresa Industrial Juvenalis S.A.,

aspira a ser reconocido en el mercado y por sus clientes están: a) Pasión por la

excelencia; b) Integridad y austeridad; c) Respeto y desarrollo integral; y, d) Innovar

para los clientes

Productos que ofrece la empresa.

Los productos que destacan dentro de la oferta comercial de Industriales Juvenalis S.A.,

son los siguientes: a) Etiquetas; b) Mangas termoencogibles; c) Mangas PVC; y, d)

Impresiones de etiquetas

Estructura organizacional.

El organigrama de Industrial Juvenalis S.A., detalla la estructura de cada uno de los

departamentos que forman parte del mismo, que se ilustra en la siguiente figura:
 30

Organigrama de la Empresa Industrial Juvenalis S.A.

Figura 5. Organigrama de Industrial Juvenalis S.A.

Fuente: Industrial Juvenalis S.A.

 31

Marco Conceptual

1. Compras: Es una cuenta de movimiento utilizada por la contabilidad cuando la

empresa realiza compra de mercaderías con el fin de obtener recursos necesarios para la

ejecución de operaciones. (Songor, 2011)

2. Control: Consiste en el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa

dentro de un área específica, donde se enfoca en diferentes perspectivas que inciden en la

gestión realizada, esto se logra mediante la planeación y programación de procedimientos

para garantizar la mejora de irregularidades en un corto, mediano y largo plazo. (Teruel,

2014)

3. COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión de Normas):

Es un sistema integrado de procesos para la implantación, gestión y control de un control,

aplicado en la definición de la estrategia y aplicado a través de la organización en cada nivel

y unidad. (Cabello, 2011)

4. Costos de ventas: Es el gasto económico que representa la fabricación de un producto

o la prestación de un servicio. El costo de venta es el esfuerzo económico que se realiza para

lograr objetivos operativos. (Barquero, 2013)

5. Demanda: La demanda se considera como lo que ha de consumirse, por salidas de

materiales para producción o de productos terminados, para ventas, en cierto periodo que

puede ser anual, semestral, mensual, semanal o diario. (Acosta, 2014)

6. Devoluciones: Las devoluciones de compras se generan cuando el bien presenta

defectos o no cumple con las características del pedido mediante la requisición, esto se trata

de una contra cuenta de ingresos, ya que disminuye los ingresos por ventas. (Enciclopedia de

Economía, 2015)
 32

7. Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventario a la mano supone

protección, para mantener una demanda que pueda satisfacer las necesidades de los clientes,

con el fin de mantener la cadena de suministro de mercancías. (Cantú, 2012)

8. Inventario periódico: Es un método aplicado para el registro continuo del stock en

almacén, se procede a realizar el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los

resultados son plasmados en informes financieros. (Ballou, 2014)

9. Inventario permanente o perpetuo: Es un método que permite el registro continuo

de las existencias y los costos de los productos o mercancías que se han vendido, esto a través

de técnicas para el control de los niveles de inventario, evolución de precios, rotaciones con

el fin de tomar decisiones que beneficien a la empresa. (Rivas, 2013)

10. Inventario: Son activos mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la

operación; en proceso de producción con vista a esa venta; o en forma de materiales o

suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.

(Norma Internacional de Contabilidad 2, 2005)

11. Materia prima: Hace referencia a todos los elementos materiales que hacen parte del

proceso de producción y del producto, esta puede ser directa, que es la que guarda relación

directa con el producto, por su fácil asignación o lo relevante de su valor. Es indirecta ya que

no guarda relación directa con el producto, no es de fácil asignación y su valor es irrelevante.

(Acosta, 2014)

12. NIA 501 (Norma Internacional de Auditoría): Es una guía de aplicación y otras

anotaciones explicativas que se enfocan que se presencia en el recuento físico de existencias,

conforme a procedimientos al menos una vez al año con el fin de que sirvan de base para la

preparación de los estados financieros y, en caso, para determinar la fiabilidad del sistema de

inventario permanente en la entidad. (NIA 501, 2005)

 33

13. NIA 6 (Norma Internacional de Auditoría): Establece los procedimientos que debe

realizar el auditor conforme a políticas y procedimientos dentro de los sistemas de

contabilidad y de control interno que son relevantes para las aseveraciones de los estados

financieros. La comprensión de los aspectos relevantes de los sistemas de contabilidad y de

control interno, junto con las evaluaciones del riesgo inherente y de control y otras

consideraciones, harán posible para el auditor. (NIA 6, 2005)

14. NIC 2 - Inventarios: Son normas de contabilidad que establecen los procedimientos

para el tratamiento contable de los inventarios que posee una empresa en el cual se incluirán

el costo de los servicios para los que la entidad aún no haya reconocido el ingreso de

operación correspondiente. (Norma Internacional de Contabilidad 2, 2005)

15. Reserva de inventarios: La reserva de inventario es un enfoque proactivo que

utilizan las empresas para prepararse para los acontecimientos tales como el deterioro, robo y

otros impactos negativos en los inventarios. Se utilizan como un método de reevaluación para

dar cuenta del inventario que ya no es utilizable o para los cuales el costo promedio es mayor

que el valor de mercado. (Davoren, 2014)

16. Sistema de inventario: Es una forma práctica de establecer un sistema de inventario

para la contabilización de cada artículo que sale del almacén y colorar una orden por más

existencias cuando los inventarios lleguen a un nivel predeterminado (punto de reorden).

(Davoren, 2014)
 34

Marco Legal

Ley de Compañías Codificación N° 000 RO/312 del 15 de mayo del 2009.

Lo estipulado en la Ley de Compañías en el capítulo V con respecto al artículo 126 en

relación al presente trabajo sirve para conocer la correcta aplicación de las normativas en

función de cómo se deben sancionar las faltas que realicen los administradores o gerentes en

el cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa, la misma en los literales c y d

menciona las faltas a las que no se debe incurrir.

Código de Comercio – Codificación 28 del Registro Oficial Suplemento 1202 modificado

el 26 de junio del 2012.

Según en el artículo 39 del Código de Comercio detalla que la contabilidad del

comerciante por mayor debe llevarse en no menos de cuatros libros encuadernados, forrados

y foliados, que son: Diario, Mayor, de inventarios y de caja.

Norma Internacional de Auditoría NIA 501.

Con Resolución del 15 de octubre del 2013, indica con respecto a la guía de aplicación

y otras anotaciones explicativas que la presencia en el recuento físico de existencias, literal

A1 establece que:

La dirección habitualmente establece procedimientos de acuerdo con los cuales se

realiza un recuento físico de existencias al menos una vez al año con el fin de que sirvan de

base para la preparación de los estados financieros y, en su caso, para determinar la fiabilidad

del sistema de inventario permanente en la entidad.

En el literal A3 de la NIA considerando el apartado 4 – 8 establece que entre las cuestiones

relevantes para la planificación de la presencia en el recuento físico de existencias se

incluyen, por ejemplo:

a) Los riesgos de incorrección material relacionados con las existencias.

 35

b) La naturaleza del control interno relacionado con las existencias.

c) Si cabe prever que se establezcan procedimientos adecuados y que se emitan

instrucciones apropiadas para el recuento físico de existencias.

d) El momento de realización del recuento físico de las existencias.

e) Si la entidad mantiene un sistema de inventario permanente.

f) Las ubicaciones en que se almacenan las existencias, la importancia relativa de las

existencias y los riesgos de incorrección material correspondientes a las distintas

ubicaciones, a efectos de decidir en qué ubicaciones es adecuada la asistencia.

g) En el recuento físico de existencias realizado en una fecha distinta a la de los estados

financieros, según el apartado 5 del literal A 9, indica que:

Por razones prácticas, el recuento físico de existencias se puede realizar en una fecha o

fechas distintas a la de los estados financieros. Esto se puede realizar con independencia de

que la dirección establezca las cantidades de existencias mediante un recuento físico anual o

mediante un sistema de inventario permanente.

Norma Internacional de Auditoría NIA 6 Sección 400 – Evaluación de Riesgo y Control

Interno.

Según la Norma Internacional de Auditoría NIA 6 sección 400 en el punto número

nueve indica que en la auditoría de estados financieros, el auditor está interesado sólo en

aquellas políticas y procedimientos dentro de los sistemas de contabilidad y de control

interno que son relevantes para las aseveraciones de los estados financieros. La comprensión

de los aspectos relevantes de los sistemas de contabilidad y de control interno, junto con las

evaluaciones del riesgo inherente y de control y otras consideraciones, harán posible para el

auditor:

a) Identificar los tipos de potenciales representaciones erróneas de importancia relativa

que pudieran ocurrir en los estados financieros;

 36

b) Considerar los factores que afectan el riesgo de representaciones erróneas

substánciales; y,

c) Diseñar procedimientos de auditoría apropiados.

En el punto 10 de la presente norma en el capítulo de introducción indica que, al

desarrollar el enfoque de auditoría, el auditor considera la evaluación preliminar del riesgo de

control (conjuntamente con la evaluación del riesgo inherente) para determinar el riesgo de

detección apropiado por aceptar para las aseveraciones del estado financiero y para

determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos para dichas

aseveraciones.

En el numeral dieciocho del título sobre sistema de contabilidad indica que el auditor

debería obtener una comprensión del sistema de contabilidad suficiente para identificar y

entender:

a) Las principales clases de transacciones en las operaciones de la entidad;

b) Cómo se inician dichas transacciones;

c) Registros contables importantes, documentos de respaldo y cuentas en los estados

financieros; y,

d) El proceso contable y de informes financieros, desde el inicio de transacciones

importantes y otros eventos hasta su inclusión en los estados financieros.

 37

2. Capítulo III. Marco Metodológico

Diseño de la Investigación

En el presente proyecto se diseñó una serie de procedimientos metodológicos que

permitieron recolectar información cualitativa que demostraron la realidad actual ante los

procesos de control de inventarios realizados en Industrial Juvenalis S.A., esto con el fin de

proporcionar un plan para optimizar la gestión interna a fin de reducir los riesgos de presentar

registros físicos de las existencias de mercadería en las bodegas y evitando su pérdida.

Investigación de Campo.

Por medio de la investigación de campo se procedió a efectuar tecnicismos y métodos

para el análisis de los puntos críticos que afectan la gestión en las bodegas de Industrial

Juvenalis S.A., y el uso de instrumentos enfocados en el control interno que permitieron

medir el manejo y proceso de aplicación de políticas y procedimientos dentro del control de

inventarios, reflejando resultados que fueron discutidos y analizados más adelante dentro del

proyecto.

Enfoque cualitativo

El enfoque de la investigación fue en aspectos cualitativos ya que se procedió a

describir las premisas y datos obtenidos durante el estudio de campo, esto a través de la

recolección de información y los procedimientos observados dentro del control de

inventarios. Por lo tanto, los conocimientos plasmados en el proyecto relacionado a la actual

gestión de la existencia de mercaderías en bodega partieron de pautas.

Por lo tanto, la metodología cualitativa que fue aplicado en la investigación se basó en

perspectivas del estudio de la situación actual de los procedimientos y políticas de control de

inventarios, donde se precisó de la colaboración del personal que desempeña sus actividades

dentro de la bodega.
 38

Tipo de Investigación

Descriptiva.

La investigación fue descriptiva debido a que los datos estudiados y analizados

permitieron corroborar las características y la situación actual ante el marco procedimental

dentro del control de inventarios realizados en Industrial Juvenalis S.A., además de validar el

estudio y los resultados obtenidos dentro de la recolección de información por medio del

cuestionario y la entrevista.

Documental.

Por medio de la investigación documental se procedió a consultar y manejar

información validada y confiable sobre los procedimientos aplicados dentro del control de

inventarios, la aplicación de normas y el control interno, permitiendo presentar ideas teóricas

fehacientes que fortalecieron el estudio realizado en Industrial Juvenalis S.A.

No experimental.

La investigación fue en aspectos no experimentales ya que no se alteró la realidad ante

la situación actual dentro de los procedimientos de control de inventarios realizados en

Industrial Juvenalis S.A., los puntos críticos identificados se basaron en premisas que

permitieron concluir nuevos fundamentos validados, con el fin de establecer los parámetros

para el diseño de procedimientos que optimicen la gestión actual dentro de las bodegas de la

industria.

Analítica.
Por medio de la investigación analítica se procedió a descomponer todos los elementos

que fueron recopilados a través del uso de instrumentos, lo que permitieron observar los

hechos reales y los efectos del problema dentro del control de inventarios en Industrial
 39

Juvenalis S.A., afectando los procesos internos y el deterioro de la mercadería que no es

resguardada y registrada de manera adecuada, representando pérdidas económicas.

Población y Muestra

La población que se consideró para el desarrollo de la investigación fue el personal del

área de bodega de Industrial Juvenalis S.A., que se detalla a continuación en la siguiente

tabla:

Tabla 2
Población
Ítem Área Técnica Población
1 Área Administrativa - 26
2 Área Contable - 2
3 Área de Bodega Cuestionario 5
4 Área Operativa Cuestionario 11
5 Área comercial - 5
6 Expertos Entrevista 3
Total de población 52
Nota: Detalle de la población que forma parte de Industrial Juvenalis S.A., obtenido a través de la administración del lugar.

El total de la población es de 52 personas, de los cuales se consideró al personal del

área de bodega que son 5 y 11 en el área operativa los cuales a través de un cuestionario

proporcionaron información que permitió revelar las causas y efectos dentro del control de

inventarios en Industrial Juvenalis S.A., también se consideró a expertos en el área de control

interno para el desarrollo de entrevistas con el fin de obtener datos que ayudaron a fortalecer

el estudio y establece los lineamientos para el diseño de la propuesta.

Muestra

Se detalla a continuación en la siguiente tabla la distribución de la muestra para el

desarrollo de la investigación.

Tabla 3
Muestra
Ítem Área Técnica Muestra
1 Área de Bodega Cuestionario 5
2 Área Operativa Cuestionario 11
3 Expertos Entrevista 3
Total de la muestra 19
Nota: Detalle de la muestra seleccionada para el desarrollo de la investigación
 40

Técnicas e instrumentos de investigación

Observación.

Por medio de la observación se pudo identificar elementos que influyen en el problema

dentro del control de inventarios en Industrial Juvenalis S.A., donde se estudió y analizó para

su comprensión, permitiendo de tal manera explicar por medio de teorías aspectos relevantes

para la comprensión y desarrollo de la propuesta.

Análisis de datos.

El análisis de datos permitió estudiar aspectos evidentes dentro de la gestión de

inventarios, conteo físico, medición, registro, clasificación, entre otros elementos que se

llevan a cabo en bodega. Esta información permitió corroborar la realidad ante la

problemática generada en Industrial Juvenalis S.A., relacionado a través de las actuales

políticas y procedimientos efectuados para el control de la existencia del stock de mercadería.

Cuestionario.

El cuestionario se estructuró por diez preguntas cuyo objetivo fue recopilar información

respecto a los procedimientos efectuados dentro del control de inventarios efectuado dentro

de Industrial Juvenalis S.A., lo que permitió identificar las falencias dentro de esta gestión.

Los involucrados fueron el personal del área de bodega que realizan el conteo físico y el

resguardo del stock de mercadería.

Entrevista.
La entrevista se efectúo a tres expertos especializados en control interno, se definió de

esta manera con el fin de obtener información de importancia y coherente sobre los

procedimientos y directrices que deben efectuarse dentro del control de inventarios. Además

de los procesos que deben considerar para el resguardo y restricción de información de los

registros conforme a la existencia del stock de venta.

 41

Tratamiento y presentación de resultados

1. ¿Industrial Juvenalis S.A., presenta dificultades en el proceso de control de la

mercadería?

Tabla 4
Dificultades en control de mercadería
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 6 38 %
1 No conozco 5 31 %
No 5 31 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 38 % indicó que sí se presentan dificultades en los procesos de control de la

mercadería en Industrial Juvenalis S.A., esto se puede apreciar en las actividades realizadas

por el personal de bodega que no son supervisadas, lo que provoca que no se clasifique,

ubiquen y manejen adecuadamente las existencias.

2. ¿El inventario de las mercaderías se clasifica y ordena de manera adecuada?

Tabla 5
Clasificación de inventario
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 6 31 %
1 No conozco 5 13 %
No 5 56 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 56 % indicaron que el inventario de las mercaderías que posee Industrial Juvenalis

S.A., no se clasifica y ordena de manera adecuada, por lo que su identificación se dificulta y

reduce la efectividad en el manejo de la mercadería dentro de las diferentes etapas logísticas

y comerciales en la empresa.
 42

3. ¿Se realizan controles de los inventarios de manera periódica?

Tabla 6
Control periódico de inventario
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 0 0%
1 No conozco 4 13 %
No 12 56 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 75 % de los encuestados indicaron que no se realizan controles de los inventarios

de manera periódica. Consultando con el jefe de bodega indicó que esta gestión se realiza una

vez al año al finalizar el periodo contable, donde se realiza el conteo físico y registro de

forma manual en hojas de control entregadas por el contador de la empresa, para luego ser

enviadas a la gerencia.

4. ¿Industrial Juvenalis S.A., desarrolla procedimientos para el control de

inventarios?

Tabla 7
Procedimientos de control de inventarios
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 8 50 %
1 No conozco 2 12 %
No 6 38 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 50 % indicaron que si se realizan procedimientos para el control de inventarios en

Industrial Juvenalis S.A., en cambio el 12 % no conoce y el 38 % indicaron que no debido a

que el manual de la empresa está desactualizado y obsoleto. Los procedimientos están

enfocados en la entrada y salida de la mercadería sin tomar en cuenta su resguardo y

ubicación según las características de los materiales, para evitar daños o pérdidas.
 43

5. ¿Se realiza el conteo físico de las mercaderías para el registro de inventarios?

Tabla 8
Registro de inventarios
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 10 62 %
1 No conozco 2 13 %
No 4 25 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 62 % indicó que sí se realiza el conteo físico de la mercadería para el registro de

inventarios, en cambio el 13 % indicó indiferente y el 25 % que no se efectúa está actividad.

El jefe de bodega indicó que el conteo físico del inventario se ejecuta una vez al año como

parte del cronograma para verificar si existen faltantes en la mercadería o la acumulación de

los mismos.

6. ¿El proceso de control de inventarios es 100 % sistematizado?

Tabla 9
Control de inventario sistematizado
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 0 0%
1 No conozco 5 31 %
No 11 69 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 69 % indicaron que no son 100 % sistematizados los procesos de control de

inventarios en Industrial Juvenalis S.A., que se debe a la falta de seguimiento en las gestiones

dentro del manejo de las existencias en el área de bodega, conforme a un manual que defina

políticas y normas generales para el personal, logrando así optimizar el manejo de los

materiales y recursos necesarios dentro del proceso de producción y comercialización.

 44

7. ¿Se distribuyen responsabilidades y funciones para la gestión de inventarios en

bodega?

Tabla 10
Responsabilidades en bodega
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 0 0%
1 No conozco 0 0%
No 16 100 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 100 % indicó que no se distribuyen responsabilidades y funciones para la gestión

de inventarios en bodega. Es importante que el manual defina las actividades que deben

realizar los trabajadores dentro del manejo de los recursos que dispone la empresa para que

así se reduzca la carga de estrés y se simplifique los procedimientos dentro de la toma de

inventario, registro físico, clasificación, métodos de valuación, entre otros.

8. ¿Disponen de respaldos de las compras de materiales y mercaderías que entran y

salen de la bodega?

Tabla 11 Respaldo de compras

Respaldo de compras
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 15 94 %
1 No conozco 1 6%
No 0 0%
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 96 % indicó que sí se dispone de respaldos de las compras de materiales y

mercaderías que entran y salen de la bodega, ya que cuentan con un registro para los datos de

la guía de remisión, nota de venta, facturas entregadas por los proveedores, entre otros.
 45

9. ¿Se hace uso de documentos de soporte de los controles de inventarios en Industrial

Juvenalis S.A.?

Tabla 12
Documentos de soporte
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 0 0%
1 No conozco 5 31 %
No 11 69 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 69 % indicó que no se realizan documentos de soporte de los controles de

inventarios realizados en Industrial Juvenalis S.A., ya que el registro se lo realiza en Kardex,

sin contar con hojas de control para el personal, de la salida de mercadería, formatos para el

registro de las tomas de inventario, entre otros, lo que eleva los riesgos de no disponer de

información precisa de las gestiones realizadas en bodega.

10. ¿Se realizan procedimientos de mantenimiento del stock de mercadería en la

bodega?

Tabla 13
Mantenimiento del stock
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 0 0%
1 No conozco 7 44 %
No 9 56 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 56 % indicó que no se realizan procedimientos de mantenimiento del stock de

mercadería en la bodega. El personal no toma en cuenta el desarrollo de actividades de

limpieza y resguardo del inventario, lo que puede provocar el deterioro del mismo por la falta

de cuidados sobre los recursos que posee la empresa.

 46

11. ¿Existen políticas internas aplicadas dentro de la gestión de bodega en Industrial

Juvenalis S.A.?

Tabla 14
Políticas Internas
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 11 69 %
1 No conozco 5 31 %
No 0 0%
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 69 % indicó que sí existen políticas internas aplicadas dentro de la gestión de

bodega en Industrial Juvenalis S.A., que están definidas en el manual de control que manejan

actualmente en la empresa, pero que no están enfocados en la optimización de las tomas de

inventario físico y la gestiones para el manejo adecuado de los recursos.

12. ¿El personal de bodega es capacitado de manera continua para el desarrollo de

controles de inventarios de manera adecuada?

Tabla 15
Capacitación del personal
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
Si 0 0%
1 No conozco 3 19 %
No 13 81 %
Total 16 100 %
Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.

Análisis:

El 81 % indicó que el personal de bodega no es capacitado de manera continua para el

desarrollo de controles de inventarios de manera adecuada. Es importante dentro de los

cronogramas de actividades para el área de bodega tomar en cuenta la capacitación de los

bodegueros sobre la gestión de inventario, para que así realicen procesos correctos en el

manejo del mismo.

 47

Análisis de la entrevista

Objetivo:

Fortalecer la investigación a través de la entrevista a expertos sobre los procedimientos

de control de inventarios.

Entrevistado: Luis Ceme

Cargo: Jefe de Bodega

1. ¿Qué restricciones deben aplicarse dentro del acceso a los controles de inventario?

Debido a que la compañía maneja gran cantidad de inventario misceláneo es necesario

implementar restricciones en su control por lo cual se ha tomado como medida la revisión de

las personas. A la entrada y salida de sus jornadas laborales, adicionalmente el inventario se

encuentra custodiadas por personas autorizadas las cuales son responsables de cualquier

pérdida que hubiese.

2. ¿Qué documentos son necesarios para autorizar el ingreso o salida de la mercadería

desde la bodega?

Nuestros documentos que utilizamos son las entradas y salidas de bodega las cuales

son previamente elaboradas y cotejadas con la mercadería que está ingresando o saliendo

respectivamente adicionalmente el departamento de bodega se encarga de validar con la

respectiva factura.

3. ¿Cuáles son los procedimientos empleados dentro del control y conteo físico de las

unidades producidas en la bodega para el registro de inventarios?

Dentro del proceso productivo el departamento de producción es el encargado de

realizar ordenes de pedido en las cuales se detalla todas las materias primas para realizar la

elaboración de ciertos pedidos y cuantas unidades se van a producir, una vez finalizada la
 48

producción es remitida al departamento de costo la cual es el encargado de determinar el

costo de cada producción y dar valor al inventario.

4. ¿Con qué frecuencia es importante realizar la revisión del stock de inventario

disponible para la venta?

Debido a que la compañía maneja materias primas importantes y misceláneas se ha

optado realizar inventarios semanales lo cual implica la selección de 10 productos al azar

para su validación.

5. ¿Cada que tiempo es necesario el desarrollo de procesos de capacitación al personal

del área de bodega con respecto al adecuado manejo del inventario?

Nuestra política es dar capacitación de forma al personal de bodega como al

departamento de producción de forma anual, es importante mencionar que previo a la entrada

de personal nuevo a la compañía es necesario dar charlas del manejo de las bodegas y de

seguridad industrial.

6. ¿Cómo debe estructurarse un plan para la aplicación de normas y políticas de

procedimientos de control de inventario?

Bueno en mi opinión la estructuración se deben considerarse los siguientes puntos:

a) Tener en cuenta cuánto dinero tiene la compañía para poder invertir en el plan.

b) Que el plan sea adaptable a la compañía en el corto plazo.

c) Utilización en lo mayor posible de procesos automatizados y utilización de la

tecnología.

d) Elaborarlo con el objetivo de que la compañía en un futuro requiera sacar otra

clase de productos, por lo cual debe ser adaptable.

 49

7. ¿Es necesario considerar aspectos tributarios para la estructuración de plan de

aplicación de normas y políticas para el control de inventarios?

Por supuesto, el método de costeo de los inventarios es elemental para el pago del

impuesto a la renta, por el cual se debe escoger el método adecuado, debido a que al no tener

un correcto control de costeo de los inventarios podría estar perjudicando a la compañía

haciéndole cancelar un mayor impuesto o caso contrario estar perjudicando al SRI, lo cual

podría ser objeto de multas a la compañía.

Entrevistado: Elías Aguirre

1. ¿Qué restricciones deben aplicarse dentro del acceso a los controles de inventario?

a) Que las transacciones de inventario sean manejadas de forma exclusiva de quien es el

custodio de la bodega.

b) La persona custodia de la bodega solo pueda ver reportes sin costos.

c) Manejar Stock máximos y mínimos de saldos de inventarios.

2. ¿Qué documentos son necesarios para autorizar el ingreso o salida de la mercadería

desde la bodega?

PARA INGRESOS

a) Requisición de Bodega

b) Orden de Compra

c) Guía de Remisión

PARA EGRESOS

a) Requisición de Bodega

b) Orden de Producción

c) Egreso de Bodega
 50

Vale indicar que todos estos documentos deben de estar debidamente firmados y

autorizados por las personas responsables.

3. ¿Cuáles son los procedimientos empleados dentro del control y conteo físico de las

unidades producidas en la bodega para el registro de inventarios?

a) Levantamiento de los saldos de inventarios “esto no es más que tomar una foto del

saldo al inventario a la fecha en que se va a realizar el inventario físico.

b) Tener asignados los grupos de personas para el conteo físico del inventario.

c) Hacer corte de documentos.

d) Se realizarán dos conteos físicos de forma cruzada entre los grupos asignados al

inventario.

e) En el caso de existir diferencias serán analizadas con el movimiento del kardex y

los documentos físicos a fin de determinar los motivos de la diferencia.

4. ¿Con qué frecuencia es importante realizar la revisión del stock de inventario

disponible para la venta?

Bueno realmente esto dependerá de la política de la empresa en cuanto a materia de

control de inventario, lo cual dependerá del tipo de negocio que se maneje, pues un inventario

físico demanda tiempo, lo que si se recomienda es realizar conteo físico de los ITEMS más

representativos, es decir los de mayor movimiento y de mayor costo.

5. ¿Cada que tiempo es necesario el desarrollo de procesos de capacitación al personal

del área de bodega con respecto al adecuado manejo del inventario?

Este es otro punto que dependerá de la política de la empresa en cuanto a capacitación

del personal, pero por experiencia le puedo decir que mínimo en una empresa asignan dos

cursos en el año para cada persona.

 51

6. ¿Cómo debe estructurarse un plan para la aplicación de normas y políticas de

procedimientos de control de inventario?

Bueno hoy por hoy los procedimientos básicamente se manejan amparados en normas

ISO.

7. ¿Es necesario considerar aspectos tributarios para la estructuración de plan de

aplicación de normas y políticas para el control de inventarios?

Yo me atrevo a decir que si, pues los inventarios son parte esencial para la justificación

de desembolsos de dinero, pues en la compra de inventario tendremos como soporte una

Factura de por medio, la cual debe de estar soportada con un Ingreso a Bodega, una

Retención en la fuente, que son documentos habilitantes en el caso de existir un

requerimiento de información por parte del SRI.

Entrevistado: Paola Guevara

1. ¿Qué restricciones deben aplicarse dentro del acceso a los controles de inventario?

Bodega no debe tener acceso a costos ni a hacer registros contables.

2. ¿Qué documentos son necesarios para autorizar el ingreso o salida de la mercadería

desde la bodega?

Facturas, guías de remisión e ingresos y egresos de bodega.

3. ¿Cuáles son los procedimientos empleados dentro del control y conteo físico de las

unidades producidas en la bodega para el registro de inventarios?

Una vez que se haya realizado el conteo de las unidades producidas se procede a

realizar el registro de los costos en los libros, previamente verificar que se haya utilizado la

materia prima y la mano de obra solicitada.

 52

4. ¿Con qué frecuencia es importante realizar la revisión del stock de inventario

disponible para la venta?

Se debería realizar semanalmente según la periodicidad del stock del inventario.

5. ¿Cada que tiempo es necesario el desarrollo de procesos de capacitación al personal

del área de bodega con respecto al adecuado manejo del inventario?

Depende de las políticas de la empresa, pero a mi parecer debería ser 2 veces al año.

6. ¿Cómo debe estructurarse un plan para la aplicación de normas y políticas de

procedimientos de control de inventario?

Se lo debe trabajar optimizando el manejo del inventario y que los controles se lleven

internamente de la mejor manera

7. ¿Es necesario considerar aspectos tributarios para la estructuración de plan de

aplicación de normas y políticas para el control de inventarios?

Para el control de inventarios no necesitamos ver los aspectos tributarios más bien

todo lo referente al control interno y lo necesario para implementar para que se lleve bien el

inventario y pueda controlárselo.

Análisis de resultados

El control de la mercadería en Industrial Juvenalis S.A., presenta dificultades debido a

que el manual que posee la empresa está desactualizado y no está a conocimiento de los

responsables que no son capacitados regularmente lo que representa limitantes para la

optimización en los procedimientos de conteo físico, registro, valuación, mantenimiento,

resguardo entre otras actividades asociadas al control interno.

La mercadería que posee Industrial Juvenalis S.A., no se clasifica de manera adecuada

lo que no permite su correcta ubicación y orden para su inmediato despacho, esto debido a la

ausencia de controles del inventario de forma periódica y sorpresiva para medir las
 53

existencias en bodega y comprobar que estos concuerdan con los registros contables

desarrollados en el departamento contable. Los procedimientos de control se ejecutan

regularmente sólo si la gerencia requiere de ello, pero los métodos y técnicas utilizados no

son los adecuados debido a que las políticas internas en el manual para el control de

inventarios están desactualizadas.

Los conteos físicos como parte del control de inventarios en Industrial Juvenalis S.A.,

sí se ejecutan, pero debido al desconocimiento de los auxiliares no se mantiene una correcta

clasificación y registro de los mismos mediante herramientas tecnológicas, todos los informes

son hechos a mano y son entregados al departamento contable lo que disminuye la rapidez de

respuesta para el conocimiento de la existencia de stock de mercadería.

Estos datos permiten reflejar que los procedimientos de control de inventario en

Industrial Juvenalis no son 100 % sistematizados lo que representa un riesgo de presentar

pérdidas de mercadería que no han sido adecuadamente clasificadas lo que puede

desencadenar su deterioro o daño. El manual que posee la empresa cuenta con referencias

basados en las ISO 9001 destinados para automatizar el Sistema de Gestión de la Calidad en

la bodega conforme a los productos terminados.

Las áreas de responsabilidades en la empresa no distribuyen adecuadamente las

responsabilidades para la gestión de inventario en bodega, por lo que no se precisa de

controles adecuados que aumentan el riesgo de acceso a información y al área de personas no

autorizadas y calificadas para realizar el correcto manipuleo de los productos para su registro.

El personal de bodega sí dispone de documentos como comprobantes y facturas de las

compras de materiales, así como también de formatos para el despacho de las mercaderías

para ser distribuidas a los clientes. Pero estos no son acompañados de documentos de soporte

como informes y registros realizados correctamente para que puedan ser comparados contra

registros contables.
 54

En el área de bodega no se ejecutan planes de mantenimiento del stock de mercadería

por lo que estos al no clasificarse y registrarse presentan con el tiempo daños y deterioros que

luego son devueltos por el cliente y representando pérdidas económicas.

Industrial Juvenalis S.A., sí dispone de políticas internas que están dirigidas a la

gestión de bodega las cuales deben ser cumplidas, pero estas no están en conocimiento de

todas las áreas que intervienen dentro de la rotación de mercadería y no están actualizadas en

el manual de control de inventarios que posee la empresa.

Informe técnico

Mediante el método analítico realizado en la investigación se pudo describir todos los

elementos identificados dentro de los procedimientos de control de inventarios en la empresa

Industrial Juvenalis S.A.: como son el despacho de mercadería, controles internos, conteos

físicos, clasificación y registro, reconocimiento, mantenimiento, entre otros.

Fue pertinente la descripción de los procedimientos ejecutados en el área de bodega

considerando la necesidad de conocer si el personal cuenta con la capacitación adecuada para

ejecutar las actividades inmersas para el control de los inventarios de productos

comercializados en Industrial Juvenalis S.A., además de la posición estratégica y jerárquica

de las responsabilidades para cada trabajador en bodega.

El desarrollo de procedimientos de control de inventarios es necesario y deben

mantenerse 100 % sistematizados y actualizados para optimizar la gestión realizada en

bodega, esto mediante la interpretación de las razones financieras de la empresa que busca

generar rentabilidad y reducir gastos innecesarios, disminuyendo los riesgos de presentar

pérdidas e inventarios obsoletos.

Es indispensable una correcta planeación estratégica con el fin de definir

procedimientos para la revisión de los productos terminados que son distribuidos y enviados
 55

hasta la bodega de Industrial Juvenalis S.A., optimizando los mecanismos aplicados para la

recepción, almacenaje, manipuleo y despacho de mercaderías.

La adopción de principios de gestión en bodega permitirá aumentar el rendimiento

dentro de los procesos para responder ante los pedidos de los clientes de Industrial Juvenalis

S.A., logrando un adecuado manejo de los recursos tales como etiquetas para el despacho ágil

de la mercadería dentro de la cadena de comercialización.

Los métodos aplicados en Industrial Juvenalis deben apegarse a parámetros de las ISO

9001 para que sea más efectiva la gestión de compras e importaciones realizadas para el

abastecimiento de materiales y productos destinados para el proceso productivo y comercial,

siguiendo condiciones de compra que estén adecuadamente decretadas y especificadas.

El manejo de bodega, materia prima y consumo debe estar enfocado en criterios

técnicos y profesionales para una adecuada recepción de los insumos que estén destinadas a

un proceso de transformación. Esto debe aplicarse mediante la asignación de

responsabilidades para el personal adecuado que debe receptar el orden de compra de los

proveedores de Industrial Juvenalis S.A.

Las decisiones que tome la gerencia dependerán del nivel de necesidad ante la

optimización de los procesos de control de inventarios para aumentar la rentabilidad de

Industrial Juvenalis S.A., en relación a periodos económicos anteriores. Mediante el presente

informe se demostró las causas que han incidido en la gestión de bodega de la empresa

debido a la inadecuada aplicación de procedimientos y de disponer de un manual

desactualizado que no cuenta con directrices actualizadas dentro del control de inventarios.

Industrial Juvenalis S.A., es una entidad con trayectoria en el mercado ecuatoriano por

lo que es necesario tomar medidas que ayuden a transformar la gestión de inventarios de

inadecuada a exitosa, que en un periodo de corto a largo plazo representará beneficios

económicos para la empresa.

 56

4. Capítulo IV. Propuesta

Descripción de la propuesta

ÁREA: BODEGA

EMPRESA: INDUSTRIALES JUVENALIS S.A.

MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE INVENTARIOS

Dirigido para el personal de:

BODEGA
 57

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL GENERALIDADES Página 1 de 22
DE INVENTARIO

Alcance
El desarrollo de políticas y procedimientos de manera diaria con el fin de que el

personal de bodega desarrolle actividades de control de inventario de manera adecuada, que

estén plasmadas en un manual como herramienta que permita optimizar esta gestión de suma

importancia para el desarrollo empresarial y económico de la empresa Industrial Juvenalis

S.A.

Objetivos general

Optimizar los procedimientos de control de inventarios en la empresa Industrial

Juvenalis S.A., de manera sistematizada para reducir riesgos y errores que permitan a la

entidad obtener beneficios económicos.

Específico

Proporcionar políticas de control para inventarios para el cumplimiento de actividades

internas en la gestión de bodega de la empresa Industrial Juvenalis S.A.

Establecer procedimientos sistematizados para el control de inventarios en bodega que

permitan optimizar las actividades realizadas en esta área por el personal autorizado de la

empresa Industrial Juvenalis S.A.

Determinar actividades de capacitación para el personal de bodega con el fin de

aumentar sus conocimientos en el control de inventarios.

 58

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL GENERALIDADES Página 2 de 22
DE INVENTARIO

Misión

Mejorar la gestión del control de inventario con el fin de eliminar los errores en

bodega que permitan el aumento de beneficios económicos para la empresa Industrial

Juvenalis S.A.

Visión

Optimizar el control de inventarios para que la empresa Industrial Juvenalis S.A.

pueda reorganizar en su totalidad la gestión de bodega con el fin de mantener un buen nivel

de rentabilidad y liquidez.

Organigrama funcional del área de bodega

Jefe de Bodega

Auxiliar de Bodega 1

Despachador

Figura 6: ÁREA DE BODEGA

Adoptado de: Industrial Juvenalis S.A.

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Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL RESPONSABILIDADES Página 3 de 22
DE INVENTARIO

Datos de identificación

Nombre del Cargo: Jefe de Bodega

Área: Bodega

Reporta a: Jefe financiero y Gerente General

Descripción del cargo

El Jefe de Bodega está encargado de velar porque se desarrollen los controles

adecuados en los depósitos o almacenes, ejecutando actividades que son otorgadas al resto

del personal del área, para el reporte del stock de mercadería y la existencia de inventario que

es entregado al área financiera y gerencia con el fin de aprobar el proceso de

aprovisionamiento o despacho de carga.

Funciones

Firmar documentos de despacho de mercaderías o recepción de las mismas.

a) Establecer planes anuales para ser entregados a la Gerencia General de la empresa.

b) Reportar los informes de inventarios al departamento financiero y la gerencia.

c) Informar a la gerencia de las necesidades de insumos y materiales para producción.

d) Revisar el listado de despacho de mercadería para los clientes con el fin de programar

los procedimientos de distribución.

e) Verificar que el personal de bodega cuente con su identificación y atuendo adecuado

para realizar las actividades.

 60

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL RESPONSABILIDADES Página 4 de 22
DE INVENTARIO

f) Cumplir con las políticas y procedimientos que posee la empresa para el control de

inventarios.

g) Supervisar las actividades realizadas en el área de bodega de la empresa.

h) Establecer entrenamientos anuales para el personal de bodega sobre control de

inventarios.

i) Revisar y aprobar los registros de inventarios luego del conteo físico para su reporte a

la gerencia.

Perfil básico

Educación mínima requerida: Estudios superiores en áreas administrativas y empresariales.

Experiencia mínima: 3 años

Otros requerimientos: Manejo de sistemas informáticos, conocimientos de gestión de

bodega.

Pautas generales: Trabajo en equipo, liderazgo, facilidad de manejar equipos de trabajo,

relaciones interpersonales.

Datos de identificación

Nombre del Cargo: Auxiliar de Bodega

Área: Bodega

Reporta a: Jefe Bodega

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Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL RESPONSABILIDADES Página 5 de 22
DE INVENTARIO

Descripción del cargo.

El Auxiliar de Bodega está encargado de realizar el control y conteo de inventarios y

existencias de stock de mercadería para mantener el registro con fines de ser reportado al jefe

de bodega.

Funciones

a) Colaborar en el conteo físico de la existencia de mercadería para el registro en Excel y

el sistema informático que maneje la empresa.

b) Realizar las actividades de control de inventarios periódicos según el cronograma de

actividades de la empresa.

c) Reportar al jefe de bodega si existe faltante de material para realizar la requisición a los

proveedores.

d) Clasificar los materiales según sus características.

e) Preparar los productos que serán distribuidos para los clientes.

f) Presentar los reportes de movimientos de inventarios de manera mensual al jefe de

bodega.

g) Participar en la cadena de suministro de mercadería en conjunto con el despachador.

h) Resguardar los equipos y materiales almacenados en la bodega de la empresa.

i) Contar con los materiales y uniformes adecuados para realizar las actividades en

bodega.
 62

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL RESPONSABILIDADES Página 6 de 22
DE INVENTARIO

Perfil básico.

Educación mínima requerida: Estudios superiores en áreas administrativas y empresariales.

Experiencia mínima: 2 años

Otros requerimientos: Manejo de sistemas informáticos, conocimientos de gestión de

bodega.

Pautas generales: Trabajo en equipo, Responsable, Proactivo.

Datos de identificación.

Nombre del Cargo: Despachador

Área: Bodega

Reporta a: Jefe Bodega

Descripción del cargo.

El Auxiliar de Bodega está encargado de realizar el control y conteo de inventarios y

existencias de stock de mercadería para mantener el registro con fines de ser reportado al jefe

de bodega.

Funciones.

a) Colaborar en el conteo físico de la existencia de mercadería para el registro en Excel y

el sistema informático que maneje la empresa.

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Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL RESPONSABILIDADES Página 7 de 22
DE INVENTARIO

b) Realizar las actividades de control de inventarios periódicos según el cronograma de

actividades de la empresa.

c) Clasificar los materiales según sus características.

d) Preparar los productos que serán distribuidos para los clientes.

e) Presentar los reportes de movimientos de inventarios de manera mensual al jefe de

bodega.

f) Participar en la cadena de suministro de mercadería en conjunto con el despachador.

g) Resguardar los equipos y materiales almacenados en la bodega de la empresa.

h) Contar con los materiales y uniformes adecuados para realizar las actividades en

bodega.

Perfil básico.

Educación mínima requerida: Estudios superiores en áreas administrativas y empresariales.

Experiencia mínima: 2 años

Otros requerimientos: Manejo de sistemas informáticos, conocimientos de gestión de

bodega.

Pautas generales: Trabajo en equipo, Responsable, Proactivo.

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Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE NORMAS Página 8 de 22
INVENTARIO GENERALES

Normas Generales

1. Es responsabilidad de la Gerencia de Industrial Juvenalis S.A., autorizar la realización

del inventario general en la bodega de la empresa.

2. El contador de la empresa deberá controlar con responsabilidad el inventario general

de la existencia en bodega.

3. Los procedimientos en la toma de inventario deberán ser realizados en base a las

normas generales del manual de procedimientos.

4. El inventario general podrá ser ejecutado de manera selectiva según las necesidades

de la gerencia de la empresa.

Políticas Generales

1. El proceso de control de inventario en la bodega de la empresa se ejecutará de manera

permanente, con cortes mensuales los cuales se realizarán durante el último día hábil,

bajo normas de control y auditoría según la NIA – Norma Internacional de Auditoría,

las disposiciones legales establecidas en la Ley de Compañías, Constitución y

reglamentos tributarios.

2. En el área de bodega se mantendrá un registro sistemático de la cadena de suministros

de la mercadería, materiales, repuestos, entre otros.

3. Se debe mantener un registro diario de la entrada y salida de la mercadería para efecto

de cierre mensual.

4. En el último día hábil del mes el jefe de bodega deberá emitir un informe a la gerencia

que detalle el reporte de entrada y salida de la mercadería de la bodega.

 65

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE POLÍTICAS Página 9 de 22
INVENTARIO GENERALES

5. El auxiliar contable llevará a cabo conciliaciones de las unidades físicas producidas y

los montos detallados en factura, para ser emitido al departamento contable en los

primeros cinco días del mes luego del cierre del control de inventario.

6. Los responsables de realizar los procedimientos de conciliación, conteo físico,

valuación, control de inventario deberán mediante firma dejar una constancia como

evidencia autorizada de las acciones realizadas en bodega.

7. El jefe de bodega deberá gestionar la elaboración y actualización de los códigos de los

materiales, repuestos, productos en bodega para su clasificación y localización de

manera oportuna.

8. Todas las unidades producidas deberán mantener un proceso de entrada y salida de la

bodega mediante formatos autorizados y firmados por el jefe del área.

9. Se mantendrá controles para la revisión física de las unidades producidas almacenadas

en bodega de manera periódica con el fin de identificar mercadería por caducar u

obsoleta.

10. El personal del área de bodega es el responsable de realizar el control de activos

obsoletos y materiales caducados que tenga la empresa para su almacenaje y desecho.

11. Las unidades producidas deberán etiquetarse según la línea de productos para su

almacenaje y localización.

12. El jefe de bodega deberá informar a la gerencia de faltantes de materiales y productos

para su abastecimiento.
 66

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE POLÍTICAS Página 10 de 22
INVENTARIO GENERALES

13. El movimiento de las unidades de venta debe mantenerse registrado en el sistema o de

forma manual para que el área de contabilidad precise de información de las

existencias físicas disponibles.

14. El jefe de bodega es la persona autorizada y calificada para desarrollar el cronograma

de control interno, tomar las decisiones y mantener una estructura organizacional del

área de almacenaje de las unidades de venta disponible.

15. El jefe de bodega como responsable del área tiene la tarea de hacer funcionar de

manera adecuada el manual de control de inventarios para una correcta gestión de

manera sistematizada.

16. El personal que esté involucrado en el proceso de control interno, deberá mantenerse

capacitado de forma periódica.

17. Los auxiliares de bodega deberán registrar de manera manual y en el sistema

informático todos los materiales, repuestos, productos, entre otros que ingresen al

área, receptando los comprobantes entregados por lo proveedores.

18. Cada unidad ingresada en bodega será registrada en un reporte de entrada, gestión

realizada por el auxiliar de bodega.

19. Los reportes de entrada deberán estar acompañados de documentos como facturas y

comprobantes.

20. La recepción de entrega por parte de los proveedores será aceptada siempre y cuando

esté acompañado con su respectiva factura.

21. Cuando ingresen a bodega suministros dañados estos deberán ser devueltos a los

proveedores con 48 horas de anticipación.

 67

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE POLÍTICAS Página 11 de 22
INVENTARIO GENERALES

22. Todas las facturas y registros manuales e informáticos deberán ser enviados al

departamento contable para la contabilización de los valores de las unidades

ingresadas.

23. Es importante que un auxiliar realice el control físico de las unidades que ingresan

para identificar fallos para ser informado al Jefe de Bodega para su respectiva

devolución.

24. En caso de que la recepción de materiales sea elevado y complejo para el control se

contará con el apoyo de personal para agilizar la gestión de conteo y revisión.

25. En caso de que se recepten equipos o maquinarias el cotejado debe ser realizado por

personal de maquinaria o sistemas para su revisión en presencia del proveedor y el

Jefe de Bodega para descartar fallos de fábrica.

Políticas de control de inventario en el área de bodega

1. Verificar que los suministros, repuestos, materiales y unidades producidas cumplan

con las condiciones de calidad (ISO, INEN, entre otros) para su uso.

2. Registrar los documentos oficiales de compra, ingreso y salida, devolución,

corrección, para su estricto control que permita desarrollar el sistema de inventario.

3. Cumplir con la normatividad de la empresa para el desarrollo de las actividades en

bodega.

4. Operar un sistema automatizado e informático para el registro del inventario en

bodega.
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Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE POLÍTICAS DE Página 12 de 22
INVENTARIO CONTROL DE
INVENTARIOS

5. Controlar el surtido de materiales y unidades producidas para el reabastecimiento

según las necesidades de la empresa.

6. Coordinar de manera periódica controles de inventario para la validación de las

unidades producidas que permitan tomar decisiones ante posibles daños en las

existencias de bodega.

7. Registrar manualmente y en el sistema informático los materiales, suministros y

unidades producidas que hayan caducado o de desuso.

8. Realizar estudios de las condiciones y espacios del área de bodega para la distribución

de las existencias que ingresen al lugar.

9. Realizar procedimientos de conservación del área de bodega y las existencias.

Procedimiento de toma de inventario físico en bodega

Los procedimientos desarrollados de la toma de inventario físico en bodega tienen

como finalidad determinar la existencia de suministros que son propiedad de la empresa

depositadas y almacenadas en la bodega.

Objetivos del procedimiento de toma de inventario físico

1. Realizar una planificación de inventario físico en la bodega de la empresa Industrial

Juvenalis S.A.

2. Definir materiales esenciales para el desarrollo del control de inventario físico.

3. Definir la estructura organizacional del control de toma de inventarios físicos en la

bodega de la empresa para disponer de conocimientos para la toma de decisiones.

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Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE TOMA DE Página 13 de 22
INVENTARIO INVENTARIO

Requisitos para realizar la toma de inventario físico

1. Durante el proceso de toma de inventario físico la bodega deberá estar cerrada y

restringir el acceso a personal no autorizado.

2. Preparar los formularios para el registro de las existencias durante el control de

inventario.

3. Dotar a todo el personal de bodega y apoyo con los materiales especiales para ejecutar

la toma de inventarios.

4. Coordinar las actividades a realizar dentro de la toma de inventarios físicos según los

horarios aprobados por la gerencia.

5. Designar a personal calificado para el uso de los equipos para el inventario físico.

Materiales para desarrollar la toma de inventario físico

1. Formularios para el registro de inventario

2. Básculas para pesar materiales y productos en bodega

3. Calculadoras

4. Plataformas elevadoras

5. Sistema Kardex

Departamentos responsables

1. Departamento Administrativo

2. Departamento de Contabilidad

3. Departamento de Compras

4. Área de Bodega
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Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE TOMA DE Página 14 de 22
INVENTARIO INVENTARIO

Horarios

Día Hora

Viernes 18:00 pm a 23:00 pm

Sábado 8:00 am a 15:00 pm

Domingo 8:00 am a 15:00 pm

Procedimientos de toma de inventario físico

Programación del inventario: La Gerencia de Industrial Juvenalis S.A., deberá autorizar la

toma de inventario general dos semanas antes de finalizar el año de ejercicio fiscal, con el fin

de disponer de información para la toma de decisiones en base de aprovisionamiento,

reabastecimiento o definir inventarios mínimos y máximos.

a. La Gerencia aprobará el cronograma entregado por el jefe de bodega para el

desarrollo del control de inventario.

Preparación del inventario: El contador informará al personal de bodega de la empresa

sobre la fecha de inicio para que este mediante un memo detalle el cronograma a las áreas

logísticas.

b. Los detalles del cronograma deberán contener indicaciones como hora, fecha, lugar,

responsables, firma de autorización y revisión.

c. El Jefe de bodega designará personal de logística y bodega para el apoyo en la toma

de inventarios considerando el orden de los materiales y limpieza de la bodega.

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Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE TOMA DE Página 15 de 22
INVENTARIO INVENTARIO

d. El Jefe de Bodega definirá los procedimientos desarrollados para el control de

inventario de manera adecuada, siguiendo directrices y normas de control interno.

e. El personal de apoyo que ejecutará la toma de inventario dispondrá del equipo

necesario, así como también las hojas de registro de inventarios.

f. El personal de apoyo dispondrá de ficha para el registro de la toma de inventarios.

2. El personal de apoyo en bodega deberá ser informado con 72 horas de anticipación

sobre las responsabilidades y horarios para el control de inventarios.

3. El Jefe de bodega revisará que se cuenten con todos los materiales y formatos para la

ejecución de la toma de inventarios físicos.

4. Un día antes de la toma de inventarios el Jefe de Bodega y el Contador capacitarán al

personal sobre los procedimientos de control a ejecutar en el área de bodega.

Ejecución de inventario

1. El personal de apoyo el día de la toma de inventario deberá firmar una hoja de

asistencia ante el titular que es el Jefe de Bodega.

2. Previo al desarrollo del control de inventario el Jefe de Bodega dará las últimas

indicaciones al personal de apoyo para establecer los procedimientos a llevarse a

cabo.

3. Los documentos de registro de inventario y notas de ingresos y salida serán firmados

por el Jefe de Bodega y entregados al Contador para la conciliación.

 72

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE TOMA DE Página 16 de 22
INVENTARIO INVENTARIO

4. Una vez realizado el conteo físico y registro de las unidades de venta y demás

suministros se procederá a registrar en el sistema informático donde el jefe de bodega

y el contador deberán verificar si concuerdan los registros contra los ingresados en

sistema e información contable.

5. El personal de apoyo se distribuirá tareas que son el conteo de unidades de venta y el

auxiliar registrará costos y categorías de manera ordenada. El formato de registro

contará con los nombres de los responsables del inventariado.

a. Es importante que el registro de inventario físico cuente con su respectivo

código de ítem, la cantidad contada, código de etiqueta, categoría y ubicación.

b. El formato además contará con la fecha del inventariado y la firma de los

responsables.

c. Terminado el control de inventarios todo el personal deberá entregar las hojas

de registro al Jefe de Bodega para realizar el informe que será entregado a la

gerencia.

6. El Jefe de Bodega antes de entregar los informes a la gerencia deberá realizar el

siguiente control de los registros:

a. Deberá verificar que los registros de cantidad y saldo estén adecuadamente

detallados.

b. Sí se presentan datos incorrectos se procederá a realizar un reconteo físico

donde participará el personal responsable con el Jefe de Bodega.

c. De existir faltantes el Jefe de Bodega deberá suscribir un informe para ser

entregado al área contable y gerencia para las respectivas decisiones.

 73

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE TOMA DE Página 17 de 22
INVENTARIO INVENTARIO

Resultado

1. Luego de ser revisados los registros del inventario realizado el área de bodega será

notificado para realizar los procesos de entrada y despacho. En cambio, el contador de

la empresa tendrá el papel de contabilizar los valores generados en el inventario para

determinar si existen variaciones en los Estados Financieros.

2. En caso de existir variaciones en el inventario el responsable de bodega deberá emitir

un informe a la Gerencia detallando las causas de las variaciones, que se pueden dar

por los siguientes casos:

a. Sobrantes de inventarios

b. Faltantes de inventarios

3. La Gerencia definirá sí es necesario el aprovisionamiento de suministros en base a las

variaciones.

4. El contador entregará un original a la Gerencia del resultado del inventario

contabilizado y una copia al área de bodega.

Procedimientos de salida de suministros de la bodega

1. Toda la mercadería o materiales que salgan de bodega deberán estar registrados de

manera manual o en el sistema.

2. Los auxiliares despacharán el abasto de suministro al área de venta para ser

entregados a los clientes.

3. El Jefe de Bodega autorizará y firmará el formato de salida de la mercadería.

4. Cada salida de mercadería deberá contar con su reporte de salida que es entregado al

departamento contable.
 74

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE SALIDA DE Página 18 de 22
INVENTARIO MERCADERÍA

5. Se realizará revisiones periódicas de las existencias contabilizadas con los registros en

sistema para corroborar que se mantenga las cantidades definidas en el control de la

toma de inventario.

6. Todas las facturas generadas serán firmadas por el Jefe de Bodega para el despacho de

la carga a los clientes.

7. De existir devoluciones por parte de los clientes el Jefe de Bodega deberá corregir en

el sistema y cancelar las facturas ingresadas.

Procedimientos de conciliación contable del movimiento de suministros

1. La conciliación contable se desarrollará cada mes en base a los registros del

inventario.

2. Las conciliaciones que se lleven a cabo deberán contar con el soporte de registro

contable y demás comprobantes como: facturas, notas de entrada y salida; informes de

inventario, notas de devolución y corrección.

3. El cierre de las conciliaciones se realizará el último día laboral del mes.

4. De existir correcciones en los resultados obtenidos a través de las conciliaciones

deberán estar sustentadas con su respectiva documentación.

5. El área de bodega deberá realizar un corte de documentos en base a los movimientos

de mercadería durante todo el mes para que el departamento contable realice la

conciliación al cierre de cada mes.

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Área: COMPRAS

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE COMPRA DE Página 19 de 22
INVENTARIO SUMINISTRO

Procedimientos de compras directas de suministros

1. La compra directa de suministros o materiales se realizará siempre que sea en caso de

emergencia o de existir escases de las existencias en el área de bodega.

2. Toda compra directa que realice la empresa deberá ser autorizada por el Gerente

General.

3. Toda compra realizada en la empresa deberá cumplir con las condiciones y criterios

legales del país.

4. Las compras que lleguen a bodega deberán ser registradas con su código de ítem

como parte del control de inventarios.

5. El área de bodega deberá emitir al cierre de cada mes el reporte de unidades

compradas con sus respectivas facturas al departamento contable para su

contabilización.

6. Todas las compras directas realizadas serán valuadas de manera independiente y por

separado.

7. Todas las compras deberán facturarse a nombre de la empresa y firmadas por el Jefe.

Políticas de control de inventario en el área de contabilidad

1. Llevar el registro contable del inventario para ser contabilizados y revelados en los

estados financieros.

2. Participar en la evaluación de las existencias en bodega mediante el control de

inventarios.

3. Realizar las conciliaciones mensuales de los saldos existentes en bodega que se han

generado al cierre de cada mes.

 76

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE FORMATOS Página 20 de 22
INVENTARIO PARA EL
CONTROL DE
INVENTARIO

Formatos utilizados para el control de inventario

Los formatos utilizados para el control de inventario en el área de bodega de la

empresa son sistematizados para aumentar los niveles de eficiencia dentro del registro y

gestión de los suministros, materiales, productos, etc.

Catálogo de Unidades Producidas

Documento el cual permitirá mantener el registro diario de las unidades producidas

que ingresan al área de bodega para su almacenamiento, donde se consignarán los siguientes

datos:

1. Código del producto elaborado

2. Descripción del producto.

3. Presentación del producto (suelta, al granel, líquida, entre otros)

4. Fecha de caducidad del producto

5. Número de ítem registrado en bodega

Formato de devoluciones

Es un formulario a usarse en el área de bodega para realizar la devolución de

mercadería o suministros que presenta fallas o daños donde se detallará los datos de la factura

y presentarse un informe que detalle el motivo de la devolución.

 77

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE FORMATOS Página 21 de 22
INVENTARIO PARA EL
CONTROL DE
INVENTARIO

Corrección de Inventario

Este formulario se realiza en caso de realizarse un ajuste de la toma de inventario si se

presentan variaciones de los registros de Kardex contra los contables, donde el jefe de bodega

deberá emitir un formulario a gerencia para la aprobación de un recuento con fines de realizar

la gestión de la corrección de inventario.

Reporte mensual de existencias

El reporte mensual de existencias será utilizado para resumir los registros diarios de

suministros, repuestos, mercadería, etc., que reposan en bodega, gestión que deberá realizar el

auxiliar para ser entregado al jefe de bodega para su aprobación, luego deberá ser emitido al

departamento contable para realizar los controles respectivos.

Formato de requerimientos de suministros

En caso de existir faltantes de suministros en bodega el jefe deberá realizar la

requisición de compra que será enviada al departamento de compra para realizar las

cotizaciones respectivas con los proveedores, luego deberá ser emitido al departamento

contable para la contabilización de los costos y definir el presupuesto para la compra.

Una vez realizado el formulario y demás documentos de soporte será enviado a la

gerencia para su aprobación y proceder a realizar la compra.

 78

Área: BODEGA

POLÍTICAS Y Elaborado por: Gerencia

PROCEDIMIENTOS Fecha de vigencia Enero 2017
PARA EL CONTROL DE VALIDACIÓN Página 22 de 22
INVENTARIO

Validación del manual

El presente manual de control de inventarios de la empresa Industrial Juvenalis S.A.,

queda formalmente aprobado y validado por los responsables en la gestión de inventarios de

bodega.

Expuesto esto se concede la aprobación del mismo con fecha día/mes/año, en la

ciudad de Guayaquil.

___________________________ _____________________________

GERENTE DE INDUSTRIAL CONTADOR DE INDUSTRIAL

JUVENALIS S.A. JUVENALIS S.A.

______________________________ _______________________________

JEFE DE BODEGA DE INDUSTRIAL JEFE ADMINISTRATIVO DE

JUVENALIS S.A. INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.

 79

Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones
El personal de bodega no dispone de políticas para establecer responsabilidades y

obligaciones en el control de inventario, además de no ejecutarse capacitaciones de manera

regular que permitan a los trabajadores adaptarse a los nuevos cambios generados interna y

externamente según las necesidades de la empresa.

La empresa no dispone de normas generales que permitan al área de bodega y

contabilidad realizar procedimientos de manera eficiente en el control de inventarios con el

fin de mantener un registro mensual y control de los suministros para su conciliación contable

permitiendo revelar información correcta conforme a los niveles de existencia en bodega.

En el área de bodega no se dispone de procedimientos y políticas para el control de

inventarios de manera sistematizada lo que eleva el riesgo de presentar suministros y

unidades obsoletas, caducas o con fallos que generen pérdidas económicas, esto asociado por

la falta de coordinación de actividades conjuntas para el conteo físico, valuación, resguardo y

conciliación de las existencias en bodega.

Mediante la investigación de campo realizada en la empresa se pudo conocer que no

se ejecutan controles de inventarios 100 % sistematizadas, a pesar de que cuenta con un

manual este no se mantiene actualizado y correctamente formulado por lo que no se precisa

de procedimientos para la planificación, organización y controles en el área de bodega al

cierre de cada mes con el fin de mantener el conocimiento sobre los niveles mínimos o

máximos en el lugar.
 80

Recomendaciones
Se recomienda a la Gerencia de Industrial Juvenalis S.A., implementar un manual de

políticas y procedimientos de control de inventario sistematizado y actualizado que permita

optimizar la gestión de bodega para reducir las pérdidas económicas generadas por la falta de

controles de suministros, registro de existencias, conteo físico, valuación, conciliaciones

mensuales, logrando de esta manera eficiencia y eficacia en esta actividad.

Es recomendable integrar en el área de bodegas normas y políticas generales que

permitan aumentar el nivel de eficiencia dentro del control de inventarios con el fin de

optimizar esta gestión logrando reducir los riesgos de presentar niveles de existencia con

caducidad y obsoletos, de esta manera la empresa adquirida una ventaja competitiva y

mayores beneficios económicos.

Es importante que el Jefe de Bodega planifique, organice y coordine con tiempo la

toma de inventario físico en el área de bodega para constatar que no existen decrecimiento de

suministros, caducidad, daños o fallos, además de mantener un registro correcto de forma

manual y en el sistema informático de las cantidades de existencia para la venta con el fin de

ser emitidas junto a documentos de soporte al departamento contable para la conciliaciones

mensuales que permitan ser presentadas en los estados financieros, revelando el

comportamiento económico de la empresa.

Se recomienda que el Jefe de Bodega realice un cronograma de entrenamiento y

capacitación para los auxiliares y personal de apoyo para el control de inventarios con el fin

de aumentar el nivel de eficiencia en los controles de conteo físico, valuación, registro en las

notas de entrada y salida, desarrollo de reportes de inventario, correcciones, devoluciones,

entre otros procedimientos esenciales para el control de inventario en la bodega de la empresa

Industrial Juvenalis S.A.

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 Apéndice

Apéndice A

EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

ESTUDIO DE CAMPO REALIZADO EN EL ÁREA DE BODEGA DE LA EMPRESA

INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.

AUXILIARES DEL ÁREA DE BODEGA DE LA EMPRESA INDUSTRIAL

JUVENALIS S.A.
ACUMULACIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS POR LOS
PROVEEDORES

AUXILIAR REALIZANDO EL REGISTRO MANUAL DE COMPRAS

 Apéndice B
FORMATO DE ENTREVISTA

1. ¿Qué restricciones deben aplicarse dentro del acceso a los controles de

inventario?

2. ¿Qué documentos son necesarios para autorizar el ingreso o salida de la

mercadería desde la bodega?

3. ¿Cuáles son los procedimientos empleados dentro del control y conteo físico de

las unidades producidas en la bodega para el registro de inventarios?

4. ¿Con qué frecuencia es importante realizar la revisión del stock de inventario

disponible para la venta?

5. ¿Cada que tiempo es necesario el desarrollo de procesos de capacitación al

personal del área de bodega con respecto al adecuado manejo del inventario?

6. ¿Cómo debe estructurarse un plan para la aplicación de normas y políticas de

procedimientos de control de inventario?

7. ¿Es necesario considerar aspectos tributarios para la estructuración de plan de

aplicación de normas y políticas para el control de inventarios?

 Apéndice C

FORMATO DEL CUESTIONARIO

Ítem Pregunta Si N/C No

1 ¿Industrial Juvenalis S.A., presenta dificultades en
el proceso de control de la mercadería?
2 ¿El inventario de las mercaderías se clasifica y
ordena de manera adecuada?
3 ¿Se realizan controles de los inventarios de manera
periódica?
4 ¿Industrial Juvenalis S.A., desarrolla
procedimientos para el control de inventarios?
5 ¿Se realiza el conteo físico de las mercaderías para
el registro de inventarios?
6 ¿El proceso de control de inventarios es 100 %
sistematizado?
7 ¿Se distribuyen responsabilidades y funciones para
la gestión de inventarios en bodega?
8 ¿Disponen de respaldos de las compras de
materiales y mercaderías que entran y salen de la
bodega?
9 ¿Se realizan documentos de soporte de los
controles de inventarios realizados en Industrial
Juvenalis S.A.?
10 ¿Se realizan procedimientos de mantenimiento del
stock de mercadería en la bodega?
11 ¿Existen políticas internas aplicadas dentro de la
gestión de bodega en Industrial Juvenalis S.A.?
12 ¿El personal de bodega es capacitado de manera
continua para el desarrollo de controles de
inventarios de manera adecuada?
Nota: Formato del cuestionario utilizado para la recolección de información en la empresa Industrial Juvenalis S.A.
 Apéndice D.
FORMATOS PARA EL ÁREA DE BODEGA
Hoja N°:
TIPO DE SUMINISTRO: FECHA:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN CATEGORÍA CADUCIDAD ÍTEM

Nota: Formato de catálogo para el registro de las unidades producidas

Formato de devoluciones

Jefe de Bodega: N° de Folio:

Factura N°: Fecha de la factura: Fecha: Día Mes Año
Proveedor: N° de Lote:

Código: Clave: Descripción: Presentación: Cantidad Costo Costo Observaciones

Surtida Devuelta unitario total

ELABORADO AUTORIZO RECIBIDO

___________________________ _____________________________ ______________________________

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
Nota: Formato de las devoluciones de suministro o materiales a proveedores
Corrección de Inventario

FECHA: DIA MES AÑO

ÁREA: FOLIO: N° DE LOTE:

CÓDIGO ÍTEM DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN CANTIDAD CANTIDAD COSTO COSTO
AJUSTADA UNITARIO TOTAL

JUSTIFICACIÓN:

FORMULÓ JEFE DE BODEGA REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

___________________________ _____________________________ ______________________________

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
Nota: Formato para la corrección de inventario una vez aprobado el recuento por parte de la gerencia
Reporte mensual de existencias

FECHA: DÍA MES AÑO

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN EXISTENCIAS ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS COSTO COSTO

ANTERIORES ACTUALES UNITARIO TOTAL

ELABORADO REVISADO AUTORIZADO

___________________________ _____________________________ ______________________________

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
Nota: Formato para el registro mensual de las existencias en el área de bodega
de requerimientos de suministros
Formato de requerimientos de suministros

UNIDAD: N° DE FOLIO:
RESPONSABLE: FECHA DE FECHA DE ENTREGA
RECIBIDO

CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN CANTIDAD CANTIDAD OBSERVACIONES

SOLICITADA SURTIDA

SOLICITADO POR ENTREGADO POR RECIBIDO POR

___________________________ _____________________________ ______________________________

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
Nota: Formato para la requisición de materiales o suministros a los proveedores