SEMANA 2 -FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

SEMANA Nº 2

Teoría General de Sistemas y

Áreas Funcionales de una Empresa

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APRENDIZAJE ESPERADO
El estudiante será capaz de:

• Diferenciar elementos de la Teoría General

de Sistemas y las áreas funcionales de una
empresa, considerando su funcionalidad.

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APRENDIZAJE ESPERADO..................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
RESUMEN ............................................................................................................................................ 5
PALABRAS CLAVE ................................................................................................................................. 6
PREGUNTAS GATILLANTES .................................................................................................................. 6
1. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Y ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA .............................. 7
1.1. Teoría General de Sistemas y sus Elementos .......................................................................... 7
1.2. Áreas Funcionales de la Organización ................................................................................... 11
1.2.1. Área de Producción ......................................................................................................... 11
1.2.2. Área de Finanzas ............................................................................................................. 13
1.2.3. Área de Recursos Humanos ............................................................................................ 14
1.2.4. Área de Administración ................................................................................................... 15
1.2.5. Área de Tecnologías de la Información ........................................................................... 16
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................... 17
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 18

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INTRODUCCIÓN
La Teoría General de Sistemas (TGS) es un
marco de análisis que permite explicar
fenómenos y conceptos a través de la
comprensión de éstos como una totalidad,
con unas cualidades superiores a las de sus
elementos aislados.
En el caso de las organizaciones, el enfoque
de sistemas hace posible analizarlas en sus
diferentes áreas funcionales, sin perder la
perspectiva de conjunto, bajo la cual
prevalece la clara visión de interdependencia
entre las mismas, que obliga a mantener una
estrecha coordinación de sus funciones y una
atenta mirada al impacto que las fuerzas del
ambiente puedan ejercer sobre el cuerpo de
la organización en general y sobre cada uno
de sus componentes.
En razón de lo expuesto, resulta inevitable al
analizar las áreas funcionales de la
organización, adoptar una perspectiva
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sistémica, que permita visualizarlas como
subsistemas del sistema organizativo,
articuladas a través de interacciones que
coadyuvan a lograr los objetivos
organizacionales.
En este contenido se parte de la TGS y sus
elementos, para abordar áreas funcionales
genéricas de la organización, tales como
producción, finanzas, recursos humanos,
administración y tecnologías de la
información, acerca de las cuales se exponen
aspectos básicos como significado y
funciones.
El acercamiento a las áreas funcionales de la
organización resulta importante, en virtud de
que permite mostrar una visión global de la
especialización de actividades en el contexto
organizativo, sin perder de vista la integración
de dichas áreas en una perspectiva sistémica.
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RESUMEN
El enfoque de sistemas resulta indispensable para analizar las diferentes áreas funcionales de la
organización como subsistemas de ésta, articuladas a través de interacciones que contribuyen a
lograr los objetivos comunes de la misma.

En este sentido se estudiarán los fundamentos de la teoría general de sistemas y su integración con
las áreas de la organización, todo para mostrar cómo de forma global se pueden estudiar procesos
relacionados con todas las áreas funcionales de la empresa.

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PALABRAS CLAVE

Teoría General de Sistemas Sistemas Sistemas Organizacionales

Áreas Funcionales Áreas de la Empresa Funciones

PREGUNTAS GATILLANTES
• ¿Cuáles son los elementos de la Teoría General de Sistemas?
• ¿Cuáles son las principales áreas funcionales de la organización?
• ¿Cuáles son las funciones de las principales áreas de la organización?

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1. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Y ÁREAS FUNCIONALES DE

UNA EMPRESA
1.1. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Y SUS ELEMENTOS
La Teoría General de Sistemas (TGS) constituye el desarrollo teórico orientado a identificar y
establecer principios básicos aplicables a los sistemas en general, sin importar el campo de la ciencia
al cual pertenezcan. Esto permite que los fenómenos se enfoquen como sistemas y en calidad de
tales, se estudien desde una perspectiva de totalidad, lo cual hace posible comprender los
comportamientos que no son explicables al estudiar las partes del fenómeno de manera aislada.

La TGS fue desarrollada por Karl Ludwig von Bertalanffy (1968), quien la considera una ciencia
general de la totalidad “que nos acerca a la meta de la unidad de la ciencia” (p. 35). El autor define
al sistema como un complejo de elementos interactuantes que forman un todo, cuyas
características o propiedades no se encuentran en sus elementos separadamente (p. 56).

La TGS parte de tres premisas básicas:

• Los sistemas existen dentro de sistemas mayores y por ende, cada sistema está compuesto, a
su vez, por subsistemas o sistemas menores. Un departamento de producción está dentro de
una empresa industrial; una fábrica de prendas de vestir está dentro del sector de la industria
textil; una municipalidad está dentro del sector público.
• Los sistemas son abiertos, intercambian elementos ininterrumpidamente con el ambiente,
constituido por otros sistemas que están a su alrededor. Las organizaciones reciben del
ambiente insumos, información, tecnología y recursos financieros; y a cambio entregan
productos y servicios a otras organizaciones y a la sociedad en general.
• Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Los productos y servicios que una
organización es capaz de generar están limitados por su estructura organizativa, su tecnología
y las capacidades del personal. En tal sentido, se debe considerar que, si la organización desea
ampliar sus mercados, diversificar su línea de productos o incursionar en otra rama de actividad,
debe adaptar su estructura funcional y tecnológica a los cambios planteados.

Conceptos Fundamentales de los Sistemas

Los conceptos fundamentales de los sistemas son: interacción, globalidad, organización y objetivo.
A continuación, se expone cada uno de estos aspectos.

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Interacción:

La interacción significa que los elementos de un sistema tienen relaciones bidireccionales o de

influencia recíproca, por lo cual existe interdependencia entre ellos; dentro de estas interacciones,
un elemento puede tener un comportamiento diferente en su relación con cada uno de los restantes
(von Bertalanffy, 1968, p. 56).

A raíz de interacciones que se dan en el sistema, las modificaciones de un elemento afectarán a la

globalidad del mismo. En la organización, una paralización en el sistema de producción, provocará
una disminución de las ventas, lo que repercutirá en el flujo de caja (gestión de recursos financieros)
y, a su vez, afectará el sistema de pagos del personal, así como el de compras.

Globalidad

Un sistema tiene propiedades resultantes de la integración de sus elementos que superan las
características de sus componentes por separado y que solamente son atribuibles al sistema en su
conjunto. De esta forma, en el todo surgen cualidades que no tienen sus elementos y que son
llamadas propiedades emergentes. A esta característica de los sistemas se le denomina sinergia.

En una organización, la combinación de recursos financieros, tecnologías y competencias de las

personas permiten construir capacidades de producción y comercialización de bienes y servicios que
no están al alcance de los referidos recursos en forma aislada. En el mismo sentido, puede decirse
que la coordinación entre las diferentes áreas de la organización, genera resultados superiores a la
suma de los rendimientos que cada una de las partes obtiene individualmente.

La globalidad implica que para poder comprender un sistema, se le debe abordar como un todo y
no tratar de segmentarlo en sus partes, ya que perdería sus propiedades esenciales. El estudio de
las partes por separado, no permite explicar o predecir el comportamiento del sistema. A esta visión
del conjunto se le llama holismo.

Organización

Es el patrón de interrelaciones que definen la interdependencia entre los elementos del sistema, y
que da lugar a una totalidad nueva con atributos diferentes a los que poseen las partes. En el caso
de los sistemas organizacionales, este concepto se expresa en la estructura organizativa y las normas
de funcionamiento que rigen el comportamiento de los miembros de la organización.

Objetivo

Todo sistema existe para cumplir con un propósito, que es la finalidad en torno a la cual se organizan
las relaciones entre los elementos del mismo. En el caso de las organizaciones, tienen una finalidad
o misión, por ejemplo, prestar servicios de telecomunicaciones en un determinado mercado, y en

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el marco de la misma, se establecen objetivos, que son los logros que se espera alcanzar para un
determinado horizonte temporal.

Clasificación de los Sistemas

Para simplificar el estudio de los sistemas se les clasifica de diferentes formas, sin embargo, existen
clasificaciones de uso más común, como son las que se basan en aspectos de los sistemas tales
como: materialidad, relaciones con el medio ambiente, comportamiento y complejidad. A
continuación, se muestra la diferenciación de los sistemas de acuerdo a cada uno de estos criterios.

a) De acuerdo a la materialidad

• Físicos: son los que tienen carácter tangible, como las máquinas o el cuerpo humano.

• Abstractos: son los que no tienen expresión material, sino que existen en la esfera conceptual,
como las teorías científicas, los sistemas legales y las normas de contabilidad.

b) De acuerdo a sus relaciones con el medio ambiente

• Abiertos: son aquellos que intercambian recursos y energía con el medio circundante de forma
constante. Este flujo de intercambio les permite mantenerse en un estado estable, lo que
significa que conservan su composición, a pesar de las fuerzas que tienden a provocar el
desorden, en razón de lo cual son capaces de alcanzar un determinando estado final o una meta,
no obstante, los cambios en las condiciones del ambiente o en el propio sistema. Esta propiedad
se denomina equifinalidad. Los sistemas abiertos son eminentemente adaptativos, ya que
deben responder continuamente a los cambios del ambiente.

• Cerrados: en teoría, son sistemas que no mantienen relaciones recíprocas con el medio
ambiente, sin embargo, no existen en rigor, ya que todos los sistemas reciben algún tipo de
insumo del medio y generan alguna salida hacia el mismo. Por lo tanto, esta denominación se
usa en realidad para aludir a los sistemas que tienen comportamientos predecibles y
programados y que producen salidas invariables, tales como las máquinas.

c) De acuerdo a su comportamiento

• Determinísticos: son los sistemas cuyo comportamiento es predecible, ya que obedecen a ciclos
programados. Ejemplo de ellos son las computadoras.

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• Probabilísticos: son aquellos cuyo comportamiento se describe en términos de probabilidades,

ya que están sujetos a la influencia de variables desconocidas e incontroladas. Tal es el caso de
los sistemas sociales y, específicamente, las organizaciones.

d) De acuerdo a su complejidad

• Simples: son aquellos cuyo número de componentes, interacciones y funciones es reducido, por
ejemplo, una bicicleta.
• Complejos: son los que están conformados por un número y diversidad considerable de
elementos, que establecen una nutrida trama de interacciones, para el desarrollo de un
volumen significativo de funciones. Por ejemplo, una aeronave.

Dinámica Funcional de los Sistemas

A partir de la premisa de que los sistemas, en general, tienen intercambios con el medio ambiente,
la TGS plantea que los mismos obedecen a una dinámica funcional que les permite cumplir con sus
objetivos.

Imagen 1. Elementos de la dinámica de la empresa

Fuente: Elaboración Propia

Entre estos elementos, intervienen los aspectos que se mencionan a continuación:

Entradas: son los insumos constituidos por materiales, energía e información que se requieren para
el funcionamiento del sistema y que son suministradas por el medioambiente. Por ejemplo, en el
sistema de gestión financiera de la empresa, una entrada sería la información sobre el
comportamiento de las tasas de interés activas.

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Salidas: son los productos o resultados que se obtienen de las operaciones de transformación del
sistema. En el sistema de contabilidad de una organización, los estados financieros constituyen una
salida.

Proceso: es el mecanismo de conversión que permite la transformación de entradas en salidas.

Ejemplo de este concepto, es el proceso productivo dentro de una empresa industrial.

Homeostasis: son los mecanismos de respuestas de autorregulación interna del sistema, que
permiten mantenerlo estabilizado ante los cambios en las condiciones del medio ambiente, con el
fin de conservar invariable su estructura o forma. Un ejemplo de este tipo de mecanismo en las
organizaciones, son los sistemas de control del riesgo.

Retroalimentación: es el mecanismo a través del cual se compara la información sobre las salidas
del sistema contra un estándar establecido, con el propósito de corregir las desviaciones respecto
al estado que se desea mantener o a las metas por alcanzar, con lo cual el sistema se autorregula.
La retroalimentación, es, por tanto, un mecanismo de homeóstasis o de autorregulación. Un
ejemplo de retroalimentación, es la evaluación del cumplimiento de los requerimientos de calidad
de un producto.

Entropía: es un proceso de degradación de la energía en los sistemas, que conduce

irreversiblemente hacia el desorden. Este proceso tiende a ser inevitable en los sistemas cerrados,
en cambio, los sistemas abiertos pueden restaurar su energía a través de la interacción con el medio
ambiente, por lo cual, pueden evitar la entropía y lograr estados de creciente organización, lo que
se conoce como entropía negativa o negantropía. Los sistemas abiertos logran este estado a través
de respuestas adaptativas frente a los cambios del ambiente, lo que les permite optimizar la
estructura en un proceso continuo de auto-organización. Por ejemplo, la organización puede utilizar
la subcontratación u outsourcing para incorporar nuevos procesos y tecnologías a sus operaciones,
con lo cual puede adaptarse a las exigencias del entorno, manteniendo una estructura flexible y
disminuyendo costos, a través de la obtención de servicios del medio ambiente.

1.2. ÁREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN

1.2.1. ÁREAS DE PRODUCCIÓN

El área de producción es la encargada de ejecutar los procesos relacionados con la creación de

productos, por tanto, está orientada a la transformación de materias primas o insumos (inputs) para
la generación de bienes y servicios (outputs).

Tradicionalmente, la función de la producción se asociaba a las operaciones de fabricación de

bienes, sin embargo, a raíz del auge económico de las actividades de servicios, se ha incorporado a

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este sector en las consideraciones relativas a la función productiva, de tal forma que, al hablar de la
misma, se hace referencia tanto a los productos tangibles como a los servicios.

El objetivo del área de producción puede plantearse como gestionar las operaciones de
transformación de la materia prima e insumos en productos o servicios, para lograr su eficacia y
eficiencia, atendiendo a criterios de calidad y a la normativa legal aplicable.

Las funciones del área analizada pueden dividirse en cuatro categorías: diseño de operaciones,
planificación y control de operaciones, gestión de inventarios y gestión de la calidad:

a) Diseño de operaciones

El diseño de operaciones abarca un conjunto de decisiones relacionadas con el tipo de sistema

productivo y tecnologías a utilizar en la producción, la capacidad productiva y el arreglo físico de las
operaciones de fabricación del bien o prestación del servicio. Abarca funciones como:

 Determinar el tipo de sistema de producción y los insumos a utilizar.

 Determinar la capacidad productiva y las tecnologías a emplear.

 Diseñar el flujo de operaciones y la distribución física de los materiales, equipos y personal en

los espacios de las instalaciones productivas, así como las condiciones ambientales de las
mismas, con el propósito de aumentar la eficiencia y mejorar las condiciones de seguridad y
salud laboral.

b) Planificación y control de operaciones

La planificación y control de operaciones comprende la definición de objetivos, acciones y metas de

producción a corto y mediano plazo, así como la aplicación de mecanismos de seguimiento para
evaluar la ejecución de las operaciones de acuerdo a los términos previstos. Incluye aspectos tales
como:

• Formular planes de producción a mediano y corto plazo.

• Establecer estándares para la fabricación del producto o prestación del servicio y para la
ejecución de las operaciones, en general.

• Coordinar el desarrollo de las actividades productivas.

• Diseñar y aplicar procedimientos e instrumentos de seguimiento de las operaciones.

• Diseñar y ejecutar planes de mantenimiento de la fábrica.

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• Establecer y ejecutar programas de seguridad y salud laboral.

c) Gestión de inventarios

El concepto de inventario hace referencia a las existencias de materiales o insumos que se

transforman o se consumen en las operaciones de generación de un bien o servicio, así como a los
productos terminados o en proceso disponibles. La gestión de inventarios abarca las políticas y
procedimientos destinados a la preservación de estos recursos y a la optimización de los costos
derivados de mantener y reponer dichas existencias. Entre las funciones del área de producción
relacionadas con la gestión de inventarios figuran:

 Establecer mecanismos para la preservación física de los inventarios.

 Establecer políticas y procedimientos para el control de las cantidades de materiales, insumos

y productos disponibles.

 Establecer políticas y procedimientos de determinación de costos de los inventarios.

 Aplicar metodologías para gestionar los niveles de inventarios óptimos y el momento en el cual
se debe hacer la reposición de los mismos.

d) Gestión de la calidad

La gestión de la calidad se relaciona con la aplicación de criterios y normas para la fabricación de un

bien o la prestación de un servicio, con el fin de garantizar la satisfacción del cliente, manteniendo
la eficiencia en la producción. Entre las funciones del área de operaciones en materia de gestión de
calidad figuran:

 Establecimiento de estándares de calidad para los productos y procesos.

 Adiestramiento del personal en materia de calidad.

 Seguimiento al cumplimiento de los estándares de calidad de los productos o servicios.

1.2.2. ÁREA DE FINANZAS

El área de finanzas es la encargada de gestionar los recursos financieros necesarios para el

funcionamiento de la organización, así como las inversiones de los fondos excedentes. El objetivo
del área de finanzas es optimizar la estructura de financiamiento de la organización, garantizando
la disponibilidad de fondos para hacer frente a las obligaciones a corto plazo, con el menor riesgo
posible.

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Las funciones del área de finanzas se relacionan, entonces, con tres aspectos de gestión: estructura
financiera, liquidez y tesorería.

El primer aspecto tiene que ver con definir y mantener un nivel de endeudamiento que resulte
aconsejable para la organización, tomando en consideración el costo del financiamiento. Dicho nivel
de endeudamiento se mide por la relación entre las obligaciones y los recursos propios (patrimonio)
de la organización.

La gestión de la liquidez consiste en mantener los montos de activo circulante requeridos para hacer
frente a los pagos asociados con el ciclo operativo del negocio y las obligaciones a corto plazo.

Por su parte, la gestión de tesorería se refiere a la gestión de las disponibilidades en cuentas

bancarias y la inversión de los fondos excedentes de la organización. A continuación, se mencionan
algunas funciones del área de finanzas en cada uno de los tres aspectos mencionados.

a) Estructura de financiamiento

• Determinar la estructura de financiamiento conveniente para la organización.

• Determinar la composición adecuada del pasivo entre corto y largo plazo.
• Identificar las fuentes de financiamiento para la empresa y evaluar las opciones disponibles.
• Tomar decisiones sobre inversiones de capital.
• Determinar el riesgo financiero.

b) Liquidez

• Determinar el nivel de liquidez necesario.

• Analizar el flujo de efectivo de la organización.

c) Tesorería

• Controlar disponibilidades en cuentas bancarias.

• Tomar decisiones sobre inversiones financieras.
• Elaborar presupuesto de inversiones.

1.2.3. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

El área de recursos humanos se ocupa de la captación y desarrollo del personal de la organización,

así como de los aspectos administrativos de la asignación de retribuciones laborales a los
trabajadores. El objetivo del área es asegurar la disponibilidad y retención del talento humano que
se ajuste a los requerimientos de la organización, con base en la satisfacción y el bienestar laboral.
Entre las funciones del área figuran las que se mencionan a continuación:

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• Formular planes, políticas y procedimientos de reclutamiento del personal.

• Formular políticas y planes de capacitación y desarrollo del personal.
• Gestionar el sistema de retribuciones y beneficios laborales de acuerdo a las normas internas y
legales vigentes.
• Velar por el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
• Establecer procedimientos y criterios de evaluación del personal.
• Desarrollar planes de capacitación y desarrollo del personal.

1.2.4. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

El área de administración se orienta a la integración de los recursos de la organización, a los efectos

de lograr los objetivos de la misma con el mejor aprovechamiento posible de dichos recursos. Su
propósito es, por tanto, ordenar los esfuerzos de la organización en todos los niveles, mediante la
planeación, organización, dirección y control. Estas constituyen las funciones básicas de la
administración, dentro de las cuales se agrupan funciones más detalladas de las cuales se dan
ejemplos a continuación.

a) Planeación
• Formular los objetivos, estrategias y metas de la organización a través de planes de corto,
mediano y largo plazo.
• Establecer mecanismos de vinculación entre la organización y su entorno.

b) Organización
• Establecer la estructura y procedimientos de la organización mediante instrumentos formales
como organigramas y manuales.

c) Dirección
• Adoptar políticas de gestión del talento humano orientadas a la motivación, participación y el
trabajo en equipo.
• Establecer canales de comunicación entre los niveles y áreas de la organización.

d) Control
• Establecer mecanismos de seguimiento del desempeño para monitorear el cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
• Hacer seguimiento a las variables del entorno que afectan el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.

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1.2.5. ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

El objetivo del área de tecnologías de la información apunta a la generación de información exacta

y oportuna a partir del procesamiento electrónico de datos, a los fines de apoyar la toma de
decisiones de la organización. Entre las funciones del área referida se encuentran las siguientes:

• Capturar y procesar electrónicamente datos relativos a las actividades de la organización, a los

fines de generar información para la toma de decisiones.
• Elaborar y aplicar planes de mantenimiento del hardware y software.
• Desarrollar sistemas de información que den soporte a los procesos de trabajo de la
organización.
• Aplicar mecanismos y procedimientos para garantizar la seguridad de la información y la
administración del acceso a la misma.
• Dar soporte técnico a los usuarios de los recursos informáticos.
• Gestionar los servicios de conexión a redes (intranet e internet).

1.2.6. ÁREA DE MARKETING

El área de marketing o mercadotecnia dentro de una organización tiene como tarea la comunicación
del valor de un producto, servicio o marca hacia un determinado segmento del público para
encaminar el cumplimiento de un objetivo final: el de promocionar o vender ese producto, servicio
o marca.

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COMENTARIO FINAL
La Teoría General de Sistemas (TGS) se centra en dos aspectos fundamentales como son: las
interacciones entre los elementos del sistema, que permiten a éste comportarse como una totalidad
con atributos superiores a los de sus partes, y la influencia del medio ambiente en el sistema, que
exige una constante readaptación del mismo para mantener su estado estable. Con base en estos
dos aspectos, la TGS es indiscutiblemente un marco de análisis aplicable a las organizaciones, ya
que, para alcanzar sus objetivos, éstas deben actuar con sentido de unidad, basadas en esfuerzos
coordinados y apoyadas en sus capacidades propias, bajo una determinante influencia de las fuerzas
del ambiente en sus dimensiones económica, social y tecnológica, que hoy como nunca marcan el
rumbo de los negocios.

Las diferentes áreas funcionales de la organización responden a la necesidad de administrar de

forma especializada la diversidad de recursos y la complejidad de actividades que concurren en la
misma; no obstante, a través de la función administrativa y desde una perspectiva sistémica, dichas
áreas deben interrelacionarse, como subsistemas del sistema organizativo, para contribuir al logro
de los objetivos de éste.

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REFERENCIAS
Diez Vial, I., Martín de Castro, G. y Montoro Sánchez, M. A. (2012). Fundamentos de Administración

de Empresas. Civitas-Thomson Reuters.

Domínguez-Ríos, V. A. y López-Santillán, M. A. (2017). Teoría General de Sistemas, un enfoque

práctico. Tecnociencia Chihuahua, 10(3), (p.125-132).

Von Bertalanffy, L. (1968). Teoría General de los Sistemas. Fondo de Cultura económica.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2021). Fundamentos de la Administración. Teoría General de Sistemas y

Áreas Funcionales de una Empresa. Semana 2.

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Texto.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2020).Instrumentos de Gestión Ambiental para Procesos de Evaluación en el

SEIA. Parte II. Evaluación de Impacto Ambiental. Semana 3

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