ACTIVIDADES BOOKKEEPER

FUNCIONES OPERATIVAS Y DE CONTROL INTERNO

● Asistencia a Briefing de Staff y Managers

● Revisión del Daily Report
● Asegurar el registro oportuno de las operaciones del día (Revisión y auditoría al día)
● Validación de cierre diario de los sistemas operativos
o Lavu
o Winks
o Otros
● Recolección de sobres de concentración de efectivo y cierre de operaciones del día anterior.
● Revisión y validación de del control de los desayunos incluidos
● Análisis y validación de las cortesías otorgadas
● Prueba Selectiva mensual de inventarios de:
o Alimentos
o Bebidas
o Blancos
● Realización semestral de inventarios de:
o Mobiliario
o Equipo
o Activos fijos
● Realización de arqueos de caja de fondos fijos asignados a la operación
o Al menos 1 vez al mes

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Ingresos

● Revisión y cuadre de los ingresos de los módulos operativos

● Validación y conciliación de cobros con tarjetas de crédito y débito, transferencias bancarias
● Conciliación Bancaria y seguimiento a los posibles contra-cargos bancarios
● Facturación diaria de los ingresos al público en general.
● Elaboración y envío de la cobranza diaria a agencias.
● Cuadre y registro póliza de Ingresos en el sistema contable.
● Seguimiento a la recuperación de cartera de cuentas por cobrar
● Administración, integración y cuadre de saldos de las cuentas control tales como:
o Saldo de huéspedes (Guest Ledger)
o Bancos
o Caja
o Cuentas por cobrar
o Intercompañías
o Impuestos vs ingresos generados
 ACTIVIDADES BOOKKEEPER
Egresos

● Revisión y aplicación de pagos de los Eventos de acuerdo al Programming de Experience.

● Revisión de facturas (Cumplimientos con obligaciones fiscales) 
● Validación de comprobantes fiscales.
● Pago:
o A proveedores
o De servicios
o De comisiones a agencias (Booking, Expedia, Hostelworld, Despegar, STA Travel etc.)
● Alta de proveedores nacionales e internacionales cuando se requiera
● Envío de comprobantes de pago a proveedores y gerencias involucradas

Contables

● Registro contable de amortizaciones, depreciaciones y seguros.

● Control de provisiones 
● Control, registro y entrega de propinas
● Registro contable de estadísticas
● Aplicación y registro contable del costo de la comida de empleados

Inversión

● Recopilación de presupuestos y reportes de avances de obra para la realización de pagos

requeridos por el área de Development.
● Aplicación de pagos y registros contables de las operaciones de Development (inversión o gastos)
● Envío de comprobantes de pago a proveedores y gerencias involucradas

Archivo digital

● Digitalización de los registros contables realizados incluyendo los soportes que correspondan
o Factura
o Comprobante de pago
● Solicitar y digitalizar los complementos de pago de proveedores por todos los pagos realizados.

Contabilidad electrónica

● Catálogo de cuentas (Una sola vez y cada vez que sea modificado
● Balanza de comprobación (presentación mensual al tercer día del segundo mes siguiente al que
correspondan los datos)
● Información de pólizas y auxiliares (Presentar sólo cuando el SAT necesite verificar información
contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones)

FUNCIONES FISCALES

● Análisis de la balanza de comprobación

● Determinación de impuestos estatales y municipales
o Impuesto al hospedaje
o Impuesto de Saneamiento Ambiental
o Predial (cuando aplique)
 ACTIVIDADES BOOKKEEPER
● Determinación de los impuestos federales
o IVA
o ISR
o Impuesto retenidos
● Revisión de información con el corporativo México de los impuestos determinados
● Llenado y presentación de declaraciones ante la autoridad
● Registro de los pagos realizados y amarre de los saldos de impuestos a cargo o a favor
● Revisión de los declarado vs contabilidad
● Atención a requerimientos de las autoridades

FUNCIONES LEGALES

● Validación contractual con todos los proveedores de servicio

o Fumigación
o Servicios administrativos (pagadora)
o Servicios legales (contrato con despachos)
● Validación contractual o de convenios con proveedores de productos
o Proveedores en general
o Contratos con contratistas o proveedores del área de Development
● Archivo digital de los contratos con estos proveedores
● Actualización de la vigencia de Licencias y Permisos (alcohol, hospedaje, retail, cowork, tours)

FUNCIONES DE PRESENTACIÓN

● Elaboración, revisión y análisis del P&L mensual

● Presentación de resultados a la operación con observaciones y comentarios

FUNCIONES RECURSOS HUMANOS

● Atención de pendientes Rh
● Contratos
● Publicación de vacantes
● Altas
● Finiquitos
● Incidencias
● Bamboo
● Pago de Nómina
● Entrega de Recibos de Nómina
● Registro de Nómina en el módulo contable
● Control y provisión de Aguinaldo y Bonos
● Entrevistas

Guardias operativas que se lleguen a acordar con la Gerencia del hotel

Las funciones relacionadas son enunciativas más no limitativas.