Fase 3 - Realizar la Planeación y organización en un caso empresarial

Actividad Grupal

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios -ECACEN

Programa de Administración de Empresas.

Yopal, 2021
 Introducción

De acuerdo con el análisis que se había realizado previamente el presente trabajo está basado con
el fin de realizar la respectiva planeación y organización de Terpel S.A.

La planeación es el proceso de prever y proponer estrategias para el desarrollo de una empresa,

para Terpel S.A se estructurará mediante la elaboración de su respectiva misión, visión,
objetivos, valores corporativos y el presupuesto de la empresa, teniendo en cuenta para su
desarrollo el material pedagógico y los requerimientos solicitados.

La organización de Terpel es establecer la estructura necesaria para la sistematización racional

de los recursos que se tiene para obtener un mejor beneficio y desempeño de la misma, es
realizar el organigrama y mencionar los cargos con sus respectivas funciones además de la
asignación de los recursos de Terpel.

En la actualidad el planear y la organización es una de las herramientas de gestión mas

importantes. Para Terpel el alcanzar las metas previstas teniendo en cuenta los cambios y
demandas que se impone en el entorno es el quehacer y el camino por recorrer para cumplir los
objetivos previstos y tomar las mejores decisiones, estableciendo una buena estructura para
controlar y establecer las actividades de Terpel S.A.
 Objetivos

Objetivo General

Elaborar la planeación y organización para la empresa Terpel.

Objetivo Específico

Analizar la situación actual y el futuro deseado para Terpel.

Identificar la misión y visión de Terpel.

Elaborar los objetivos.

Definir los valores.

Elaborar el presupuesto para la empresa.

Realizar el organigrama.

Mencionar los cargos y funciones.

Asignar los recursos de la empresa.

 Desarrollo de la actividad grupal:
Usted ha sido asignado como gerente de la empresa (Escoger una empresa objeto de estudio,
de acuerdo con las indicaciones de su docente.), para ello, debe desarrollar los siguientes puntos:
1. Análisis de la organización:
Elabórese un breve historial de la empresa seleccionada:
Determine para la empresa seleccionada: Marque con una X según actividad económica,
tamaño y tipo de sociedad:

Características de la empresa TERPEL.

Actividad económica Marca Tamaño Marca Tipo de Empresa Marca con

con una X con una una X
X

Mineras Micro S.A.S

Agropecuarias Pequeña LTDA
Industriales X Mediana UNIPERSONAL
Comerciales X Grande X OTRA X
Servicios X

Fuente: Sena (2017)

 Factores claves del éxito (FCE) Terpel.
Según Sánchez (2016), expresa que los factores claves del éxito, son las actividades que la
empresa tiene que efectuar bien, para alcanzar el éxito en el sector económico en el que se
encuentra la organización.

Factores claves del éxito de Terpel.

Es sostenible ambiental y socialmente.

Está presente en todo el territorio nacional.

Está presente en el mercado de los combustibles, autos eléctricos y lubricantes.

Fuente: Elaboración propia, extraída de Sánchez (2016)

1.1. Diagnóstico Interno
Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas:
Fortalezas de Terpel.
Variables Fortalezas Calificar (1 al 5)

Marketing La filosofía de atender personas, no carros. Lo que 5

la hace una empresa amigable al consumidor.
Recurso Humano Hay más de 1500 empleados a nivel nacional. 3
Consumo Terpel es la empresa líder en venta de combustible 5
a nivel nacional.

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las fortalezas

Marketing: La empresa tiene varias publicidades interesantes como “Ya fue al baño” o
“Atendemos a personas, no a carros”. Para Terpel el buen servicio siempre ha sido una prioridad,
prueba de esto es el año pasado (2020) en el que la empresa registró 8,8/10 en satisfacción del
consumidor.

Recurso Humano: Terpel cuenta con más de 1500 empleados de manera directa. En el ejercicio
del empleo se rechaza cualquier tipo de discriminación entre o hacia los empleados, y se hacen
consultas anuales mediante un dialogo abierto con el objetivo de convertir este espacio en una
construcción participativa.

Consumo: La empresa tiene más de 20000 estaciones de servicio lo que representa un 32% del
mercado colombiano de abastecimiento y la numero uno en Colombia.
Debilidades de Terpel.
Variables Debilidades Calificar (1 al 5)
Marketing En sus operaciones 4
extranjeras no ha logrado
posicionarse como líder de
mercado.

La junta directiva es 2
Recurso Humano internacional, solo el 28%
de los miembros son
colombianos.
Aumento del precio del 5
Consumo combustible que incentive
al consumidor a escoger a la
competencia.

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las debilidades.

Marketing: Terpel es el líder en Colombia en el número de EDS, sin embargo no ha podido

reflejar esa supremacía en el mercado de Ecuador y Perú.

Recurso Humano: Solo 4 de 14 de miembros de la junta directiva son colombianos, ya que la

empresa es propiedad de Compañía de Petróleos de Chile (COPEC) desde 2012 por lo tanto la
empresa no está bajo el control de un colombiano.

Consumo: La empresa tiene que controlar el precio de los combustibles en sus estaciones para
que los clientes no cambien de EDS y también para que los clientes de otras EDS al comparar
precios y detectar un precio más bajo constantemente en Terpel escojan esta como su estación
preferida.
1.4 Diagnóstico externo
Oportunidades de Terpel.
Variables Oportunidades Calificar (1 al 5)

Político La construcción de puntos para recargar 5

autos eléctricos.
Económico Tanto los combustibles fósiles como los 5
lubricantes de vehículo presentan una
importante demanda al día.
Los combustibles fósiles ofrecidos por la 4
Social empresa son indispensables para las
actividades de desarrollo de los
colombianos.

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las Oportunidades.

Político: Al ser la empresa líder en Colombia, Terpel está comprometida con el medio ambiente
y la sostenibilidad por la tanto ha instalado 30 estaciones de carga en ciudades principales como
Bogotá, Medellín, Neiva, Valledupar, Tunja, entre otras, con el fin de que los usuarios puedan
atravesar todo el país sin preocuparse por la autonomía de sus vehículos.

Económico: Hoy en día el combustible es un producto de primera necesidad porque permite

individual y empresarialmente aumentar la productividad, por lo tanto recibe una demanda
constante.

Social: Los vehículos son expresiones de la libertad humana, poder ir a donde quiero cuando
quiera, para la movilización de las personas en la realización de sus asuntos personales es
indispensable el combustible ofrecido por Terpel de excelente calidad y precio.
Amenazas de Terpel.
Variables Amenazas Calificar (1 al 5)
Político El futuro de los combustibles fósiles 4
amenazado por el avance de los motores
de inducción.
Económico El precio del barril de petróleo post- 4
pandemia sigue subiendo.
Social Las protestas y paros que han sido 5
constantes en los últimos años han
causado desabastecimiento de
combustible en múltiples regiones del
país.

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las amenazas.

Político: Hoy en día el elevado precio de los autos eléctricos se debe a los altos de investigación
y producción, pero con el pasar del tiempo con la aparición de más marcas con proyectos
competitivos estos precios van a disminuir y el auto eléctrico va a estar disponible para el
ciudadano promedio lo que significa una gran amenaza al mercado de los combustibles fósiles.

Económico: En diciembre de 2020 el precio del barril de petróleo era de 49,17$ y a día de hoy 23
de noviembre de 2021 es de 81,66$. Si el precio del petróleo sigue en aumento el de la gasolina
también lo hará.

Social: Las protestas y paros realizados en Colombia han impedido el abastecimiento constante
de combustible en diferentes zonas del país, en las protestas de mayo de 2021 se observó el
episodio más fuerte de estos acontecimientos en el cual durante más de una semana diferentes
localidades del país se encontraron en desabastecimiento total del combustible.
Diagnóstico Interno

Diagnóstico interno de Terpel.

Fortalezas (F) Debilidades (D)

La filosofía de atender personas, En sus operaciones extranjeras no ha

no carros. Lo que la hace una empresa
amigable al consumidor.
Hay más de 1500 empleados
a nivel nacional.
Terpel es la empresa líder en venta
de combustible a nivel nacional.
logrado posicionarse como líder de
mercado.
La junta directiva es internacional, solo el
28% de los miembros son colombianos.
Un aumento del precio del combustible que
incentive al consumidor a escoger a la
competencia.

Fuente: elaboración propia.

Diagnóstico Externo

Diagnóstico Externo de Terpel.

Oportunidades (O) Amenazas (A)

La construcción de puntos de recargar El futuro de los combustibles fósiles.

en las principales ciudades del país.
El precio del barril de petróleo sigue
La demanda actual de los combustibles subiendo.
fósiles.
Las protestas y paros que bloquean la
logística.
Lo indispensable de los combustibles
fósiles para el desarrollo económico La llegada de una poderosa empresa
extranjera de EDS.
Ofrecer productos saludables en las
tiendas ‘Altoque’.
Fuente: elaboración propia.

2. Relaciones los recursos que necesita para la empresa que selecciono como estudio de caso.

Recursos Gerencia Área Área Área Área

Administrativ Financiera Comercial Operativa
a
Ingeniero de Administrador Economista. Administrador Ingeniero de
petróleos con de Empresas de empresas petróleos
Humanos especialización en especialista en
dirección de Marketing y
empresas ventas

Técnicos Los resultados Los teléfonos y Computadora Computadora Máquinas

trimestrales. agendas y software de y software de automatizadas
gestión gestión de de producción
financiera inventario

Contratos con Contratos del Caja fuerte Papel Montacargas

proveedores personal
Material

Financiero Pagos a Pagos de nomina Créditos Cuotas Pagos de

proveedores logística
 Planeación:

1. De acuerdo con el análisis que realizó en las Debilidades, Fortaleza, Oportunidades y

Amenazas (DOFA), realice la situación actual y el futuro deseado para la empresa como estudio
de caso:

Tabla 7 Situación de la Empresa Terpel.

Situación actual Futuro deseado de la empresa

La filosofía de atender personas, no carros. En términos económicos, buscan afiliados

Lo que la hace una empresa amigable al y accionistas que obtengan la rentabilidad
consumidor. esperada de sus inversiones y que
continúen viendo esta marca como su
Hay más de 1500 empleados mejor opción de negocio en un entorno de
a nivel nacional. mercado competido y exigente. Así
mismo, buscan mejorar constantemente los
Terpel es la empresa líder en venta procesos con proveedores y contratistas
de combustible a nivel nacional. para lograr que los mejores crezcan de la
mano de la compañía y ayuden a mantener
En sus operaciones extranjeras no ha los exigentes estándares de calidad que los
logrado posicionarse como líder de hacen líderes.
mercado.
La junta directiva es internacional, solo el
28% de los miembros son colombianos.
Un aumento del precio del combustible
que incentive al consumidor a escoger a la
competencia.
La construcción de puntos de recargar en En Terpel están convencidos de que las
las principales ciudades del país. grandes empresas están llamadas a jugar
 un papel primordial en la construcción de
un mejor país y de un mejor futuro para
La demanda actual de los combustibles
todo. Como compañía quieren ser líder en
fósiles.
la distribución de combustible en
Colombia, quiere hacer un “revolcón” en

Lo indispensable de los combustibles la estrategia de negocio con el fin de

avanzar y crecer sosteniblemente para
fósiles para el desarrollo económico
generarle valor al país.

Ofrecer productos saludables en las

tiendas ‘Altoque’

El futuro de los combustibles fósiles.

El precio del barril de petróleo sigue
subiendo.
Las protestas y paros que bloquean la
logística.
La llegada de una poderosa empresa
extranjera de EDS.

Fuente: elaboración propia

2. Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada:

Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión formal. Si ya posee una
misión y visión establecida, evalúela y redefínala de acuerdo con los niveles competitivos de
hoy. Si la compañía carece de una exposición de la misión y visión, elabórelas.
Tabla 8 Misión y Visión Terpel

Misión: Visión:

Somos una empresa colombiana con Queremos ser la empresa líder en el

más de 50 años de historia, que hemos mercado de abastecimiento de
generado experiencias memorables, combustible en Ecuador y Perú, y en
movilizando al país con todas nuestras nuestro país queremos aumentar y
marcas. Tenemos más de una década mejorar las instalaciones de
ofreciendo el mejor combustible con el abastecimiento eléctrico. Nuestro
mejor servicio a todos los colombianos importante plan nacional también
porque nos hemos establecido como los incluye seguir brindando apoyo al país
líderes en los sectores de abastecimiento en épocas de pandemia, así como
de combustible, y lubricantes. Nuestra mejorar nuestras técnicas de producción
presencia esta en todo el territorio mediante la investigación y de esta
nacional y nuestros valores son la manera fabricar lubricantes amigables
integridad, el respeto y la confianza. con el medio ambiente con el fin de
Recientemente nos hemos convertido en alcanzar un mayor bienestar en la
pioneros en la industria del sociedad.
abastecimiento eléctrico automotriz
porque somos una empresa
comprometida con la conservación del
medio ambiente, el respeto a la mujer y
la educación nacional.

Fuente: elaboración propia

Tabla 9 Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo

Corto plazo (1 a 3 meses) Mediano plazo (3 meses a 1 Largo plazo (1 a 5 años)

año)
Establecer capacitaciones Fortalecer los equipos de Optimizar los recursos para
para obtener un equipo de Terpel con la mejor lograr eficiencia y así
trabajo con vocación para tecnología en cuanto a brindar mejor servicio y
trabajar con compromiso y surtidores, para garantizar productos a los clientes y
con la mejor actitud de calidad y medida exacta en así llegar a más de 1.200
servicio. el producto. estaciones renovadas.

Proporcionar a los Seguir generando negocios Seguir implementado en

trabajadores programas que y aportando al desarrollo de todas las estaciones el uso
faciliten su crecimiento la cadena de valor. de paneles solares
tanto personal como reduciendo el CO2 una de
profesional. las causas del
calentamiento global.

Fortalecer la inclusión Imponer garantías de Mantener el liderazgo en la

laboral a personas con transparencia y legalidad de distribución y
limitaciones cognitivas, en los negocios con los comercialización de
alianza con Best Buddies. clientes e inversionistas. combustibles líquidos, gas
natural vehicular y
fabricación de diferentes
tipos de lubricantes.

Fuente: elaboración propia

Tabla 10. Determinar los valores corporativos

Terpel sustenta todos sus mecanismos de autorregulación, cumplimiento y gobierno

corporativo en una cultura basada en valores que garantizan una gestión ética y
transparente:

Integridad, respeto, confianza, equidad, autorregulación, principios, responsabilidad

Social.

Integridad: comprende las iniciativas de Terpel a desarrollar la sensibilidad ética y la

capacidad del razonamiento moral y a reducir las conductas antiéticas.

Respeto: Terpel garantiza que las personas, empleados respeten a la organización y que
sientan que su trabajo es valorado y reconocido.

Confianza: Incrementa la productividad en Terpel, además de generar un entorno más

favorable para desarrollar y cumplir los objetivos de la empresa,

Equidad: Fortalece los mecanismos de autorregulación en todos los paises donde opera,
reflejado en el aumento del uso responsable y de la efectividad de la línea Ética.

Autorregulación: Se cuenta con un mecanismo de autorregulación para una gestión ética

y transparente: código del buen gobierno y código de conducta.

Principios: El código de buen gobierno corporativo contiene los principios que enmarcan
la administración y el buen gobierno de Terpel, fortaleciendo la transparencia de la
gestión y la adecuada garantía de los derechos de los accionistas.

Responsabilidad Social: Terpel asegura el bienestar personal, ambiente laboral con las
medidas de seguridad adecuadas y el manejo del recurso humano.

Fuente: elaboración propia

Tabla 11. Realizar las políticas

Política de Política de pago a Política de horarios Políticas de

satisfacción del los proveedores formación al cliente
cliente interno

Ser educada/o. La programación de Las horas de El proceso de

pagos estará a cargo trabajo diarias formación tiene una
del tesorero, bajo la deben distribuirse duración de 3
revisión y firma de al menos en dos semanas, en
la dirección secciones, con un horarios de la
 administrativa. intermedio de mañana de lunes a
descanso. jueves.

Prestar atención. La dirección Los días laborales Los resultados de la

administrativa y son de lunes a elección del
financiera analizará viernes. personal se
y procurará, en la publicaran en 7 días
medida en que su hábiles después de
liquidez lo permita, haber terminado el
aprovechar los proceso de
descuentos por formación.
pronto pago
ofrecidos por
proveedores,
siempre y cuando
éstos superen las
tasas de rentabilidad
ofrecidas por el
mercado financiero.

Resolver Se hará pagos de El horario laboral Después de haber

satisfactoriamente acuerdo con los es de 7:00 am a 12 sido admitido, debe
un inconveniente. plazos establecidos pm, y de 2:00 pm a presentarse en la
con los proveedores 5:00 pm. sede seleccionada
en 3 días con el
uniforme de la
organización.

Fuente: elaboración propia

Tabla 12 Presupuesto $1´500.000.000

Recursos Gerencia Área Área Área Área Operativa

Administrativ Financiera Comercial
a

Humanos 70 Hombres 60 mujeres y 65 mujeres y 100 mujeres y 470 mujeres y

y 80 hombres 80 hombres 250 hombres 510 hombres
en todo el en todo el en todo el en todo el país
50 Mujeres
país país país
en todo el
país

Técnicos Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de

cómputo con cómputo con cómputo con cómputo con cómputo con
excelente excelente excelente excelente excelente
computador tecnología tecnología tecnología tecnología

Impresora Impresora Impresora Impresora Impresora

Sillas Sillas Sillas Sillas Sillas

Escritorio Escritorio Escritorio Escritorio Escritorio

Teléfono Teléfono Teléfono Teléfono Teléfono

Circuito de Circuito de Circuito de Circuito de Circuito de

televisión televisión televisión televisión televisión

proyector de proyector de proyector de proyector de proyector de

video video video video video
 software software software software software
contable contable contable
cámaras de cámaras de
seguridad seguridad cámaras de cámaras de cámaras de
seguridad seguridad seguridad
internet internet
internet internet internet

red de cobro
(datafono)

Material Oficinas con Oficinas con Oficinas con Oficinas con Equipos
paramentos paramentos paramentos paramentos necesarios para
necesarios necesarios necesarios necesarios la prestación
para su para su para su para su del servicio
respectivo respectivo respectivo respectivo
Uniforme
funcionamie funcionamien funcionamien funcionamien
empresarial
nto to to to
Red de cobro
Lápiz Lápiz Lápiz Material
publicitario Lápiz
Papelería Papelería Papelería
Lápiz Papelería
Libretas Libretas Libretas
Papelería Libretas
Portafolios Portafolios Portafolios
Libretas Portafolios
Archivador Archivador Archivador
Portafolios Archivador
Grapadora Grapadora Grapadora
Archivador Grapadora
Sellos Sellos Sellos
Grapadora Sellos
Perforadora Perforadora Perforadora
Sellos Perforadora
Resma Resma Resma
Perforadora Resma
Calculadora Calculadora
 Resma Calculadora

Calculadora

Financier Entre Entre Entre Entre Entre

o
$270.000.000 $235.000.000 $245.000.000 $450.000.000
$300.000.00
0

Organización:

Organigrama

Gerente General

Presidencia

Director Director Director Director

administrativo financiero comercial Operativo

Jefe de ventas Jefe de operaciones

Recursos
Humanos
Contador Auditor

Auxiliar Mercadeo Asiste De Administra Talento

Auxiliar
costos Ventas dor de humano
contable
Jefe Asistente planta
de de
RR recursos Servicios
HH humanos Generale
s
Operario Técnicas
Mencionar los cargos y funciones según el organigrama.
No CARGO
1 Presidente
2 Director administrativo empleados.
3 Director financiero
4 Director comercial
5 Director operativo
6 Recursos humanos
7 Contador
8 Auditor
9 Jefe de ventas
10 Jefe de operaciones
FUNCIONES
Planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo
de la empresa.
Planifica negocios. Gestiona proyectos. Redacta
contratos. Evalúa el desempeño de los
Elabora presupuestos. Asesora a la junta
directiva en decisiones económicas.
Planifica y organiza programas de venta.
Gestiona la cartera de clientes. Dirigir, gestionar
y supervisar las actividades del personal de
ventas.
Negocia con proveedores. Mejora los procesos y
el equipo. Controla los costos operativos.
Administra al personal. Desarrolla un buen
clima laboral. Evalúa el desempeño de los
trabajadores.
Prepara las declaraciones tributarias. Diligencia
los libros de contabilidad. Mantiene la
información contable actualizada.
Examina la información financiera y contable de
una empresa. Establece políticas y
procedimientos adecuados.
Elabora un plan de ventas con objetivos a
alcanzar. Capacita a los trabajadores del área de
ventas.
Supervisa y dirige el ambiente laboral, las
operaciones y el mantenimiento de las
instalaciones.
Asignación de recursos materiales, técnico y financieros:

No Cargo Asignación de recursos

Computador.
Papelería.
1 Presidente Contratos con proveedores.
Computador.
Papelería.
2 Director administrativo Financiación para nuevos proyectos.
Computador.
Papelería.
3 Director financiero Lista e historial de créditos.
Computador.
Papelería.
4 Director comercial Lista e historial de cuotas.
Computador.
Papelería.
5 Director operativo Costos operativos.
Computador.
Papelería.
6 Recursos humanos Historial de desempeño del personal.
Computador.
Papelería.
Pagos de nóminas.
7 Contador Contratos del personal.
Computadora.
Papelería.
Liste e historial de operaciones financieras
8 Auditor internas y externas.
Computadora.
Papelería.
9 Jefe de ventas Software de gestión de inventario.
Computadora.
Papelería.
Maquinaria industrial.
10 Jefe de operaciones Mantenimiento de maquinaria industrial.
 Conclusión

En el desarrollo de la investigación se puede conocer y analizar que la compañía Terpel S.A.

tiene un posicionamiento alto en el mercado de Colombia, también podemos evidenciar, que por
medio de unas estrategias claras la empresa se ha logrado mantener como una de las compañía
más grandes del país prestador del servicio de distribución de combustible.
 Referencias bibliográficas

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Bogdanski, E. P. S. Elizalde, A. D. Portillo (Eds). Editorial Digital UNID. https://elibro-
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Echeverría, L (2019). OVA Proceso Administrativo. Repositorio Institucional Universidad

Nacional Abierta y a Distancia. Consultado el 20 de Diciembre del 2021.
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Terpel (2021). Quienes Somos. Terpel. Consultado el 22 de noviembre de 2021.

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.