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Por tanto, es necesario modificar el enfoque actual del sistema empleado por las
pymes, transformar los procedimientos de costeo y presupuestario tradicionales que
utilizan y aplicar la filosofía por actividades, lo cual conlleva utilizar sistemas de gestión
de costos que ofrecen la posibilidad de obtener la eficiencia económica tanto a largo
como a corto plazo. Ello proporcionará el uso adecuado de los datos que suministran el
resto de los sistemas al promover la integración y el cambio de mentalidad, aspecto
imprescindible para el desarrollo de las mini pymes.
La utilización del sistema de costeo por actividades [Activity Based Costing (ABC)],
como elemento central del sistema de información económico financiera para la gestión
de emprendimientos, exige la transformación de aquellos sistemas que le aportan los
aspectos esenciales para la obtención de la información que propicie una toma de
decisiones que repercuta en la eficiencia económica; estos son el de costos y el de
presupuestario.
Las actividades son todo el conjunto de labores y tareas elementales cuya realización
determina los productos finales de la producción. Con esta definición coinciden Castelló
(1994), Lizcano (1994); Ripoll y Tamarit (2002).
Pérez Barral (2008), define las actividades como el conjunto de acciones que se
realizan para garantizar un servicio, las mismas responden a los procesos y se
ejecutan y clasifican según su nivel jerárquico.
El ABC pretende establecer un conjunto de acciones que tienen por objetivo la creación
de valor empresarial, por medio del consumo de recursos alternativos, que encuentran
en esta conexión su relación causal de imputación.
Desde el punto de vista del costo tradicional, estos asignan los costos indirectos
utilizando generalmente como base los productos a producir y lo hacen considerando
solamente el volumen de producción, a diferencia el ABC identifica que los costos
indirectos son asignables no a los productos, sino a las actividades que se ejecutan
para satisfacer determinado servicio.
Las actividades están conformadas por determinadas tareas. Esto quiere decir que los
sistemas de información de hoy deben tener no solamente los objetivos tradicionales
de reportar información, sino facilitar el análisis a todos los niveles de la organización
con el objeto de lograr las metas de eficiencia, análisis de actividades indirectas
consumidas por los productos en su elaboración para corregir y mejorar las
distorsiones que se presenten, resaltando a largo plazo todos los costos variables.
El modelo ABC prevé que se identifique un conjunto de actividades, tales que eliminen
la posibilidad de que existan costos indirectos respecto a ellas, eliminándose; de esta
forma, la necesidad de realizar repartos secundarios entre actividades.
De acuerdo a la frecuencia.
La distinción entre actividades con o sin valor añadido adquiere una gran importancia
para llevar a cabo una correcta gestión de costos, por tanto, es importante:
El análisis cuidadoso de las actividades que añaden valor puede dar la pauta a
fin de conseguir que solo consuman los recursos estrictamente necesarios para
brindar el servicio y en sentido paralelo para satisfacer al cliente.
El análisis detenido de las actividades que no añaden valor ayuda aun más a la
reducción de los costos, por ejemplo, verificar la calidad de la mercancía
recibida, puede quedar suprimida si la dirección centra sus esfuerzos en eliminar
las causas que lo provocan, exigiendo a los proveedores suministros con la
calidad requerida.
La década del 90, puso en crisis al Sistema ABC con determinadas limitaciones que se
estaban presentando en la práctica empresarial y por tanto sus creadores Kaplan y
Cooper aceptan las críticas realizadas al mismo por diverso empresarios y entonces
surge un nuevo ABC denominado entonces: ABC/ABM.
El secreto para una buena gestión de costos es conocer en profundidad los gastos que
la empresa tiene para generar su producto o servicio y, por supuesto, tomar nota de los
gastos necesarios para mantenerlo en funcionamiento. Debido a esto, muchos
consultores comienzan sus procesos de gestión financiera al enumerar los costos fijos
y variables.
Los costos fijos son los costos estructurales de una empresa: electricidad, suministro
de agua, nómina, entre otros.
Los costos variables están relacionados con el margen de ganancia, por ejemplo: valor
de la materia prima, impuestos, comisiones, propinas para los empleados, etc.
Las empresas no pueden seguir realizando tareas que no le generen valor, deben
eliminarse todas aquellas tareas que entorpezcan o no ayuden al desempeño eficaz de
los factores productivos, porque este valor es lo que le da el posicionamiento
privilegiado o menospreciado que se tenga el mercado, medido esto por la calidad de
sus productos, la eficacia de los servicios, los precios bajos, crédito remanente, etc.
Es por esto que el presupuesto flexible, como expresión del principio de adaptabilidad,
es el indicado. Actualmente se utiliza un presupuesto que es fijo para todo el año, lo
cual le resta utilidad. Por ello, es válido considerar que la presupuestario por
actividades, mediante la utilización de un presupuesto flexible, legitimaría el papel de
este mecanismo.
Este análisis permite a los directivos evaluar las consecuencias de grandes cambios en
la relación de productos y de clientes. Ha llegado el momento de tratar los costos
presupuestados como endógenos a la gestión basada en las actividades, no como una
decisión que se toma aislada del sistema ABC. De hecho, las recompensas reales
procedentes del ABC no pueden materializarse a menos que se inserten en el proceso
presupuestario de la organización.
Con respecto a esa cuestión, los estudiosos coinciden con el planteamiento de Kaplan
y Cooper (1999). Según estos autores, la práctica presupuestaria convencional está
representada por un proceso negociador repetido entre los diferentes dirigentes de
cada centro de responsabilidad y las altas direcciones de las organizaciones. Los
directores de los centros de responsabilidad buscan constantemente más recursos,
mientras que los altos jefes desean controlar los aumentos en los costos autorizados
para las diferentes entidades con un nivel de autonomía. Por otro lado, los
presupuestos basados en actividades ofrecen una gran oportunidad para que estas
disputas estén más apoyadas en hechos concretos y menos en la influencia, el poder y
la capacidad negociadora de cada uno de los directivos.
Incrementar los beneficios y reducir los costos, dos puntos logrados con la operación
completa de su gestión. ¿Cómo es eso posible? Bueno, al conocer las actividades que
más le quitan recursos a una empresa. ¿Qué le parece proponer un proyecto para
optimizarlas?
Comprensión del mercado: cómo están cambiando los valores de los productos
y servicios de la competencia;
Los hábitos de los clientes: conocer el ritmo al que compran sus clientes y lo que
compran lo ayudará a armar una estrategia de ventas más competitiva;
Crear escenarios: la empresa puede comparar los meses y los escenarios de
diseño para el año siguiente, por ejemplo;
Dominio contable: no habrá errores al cerrar el año fiscal de la compañía, ya que
los números se monitorean a lo largo del período.
Hasta aquí, básicamente se sitúan las características esenciales que definen él costeo
basado en la actividad, sin embargo, todavía queda por esclarecer su nivel de
interrelación con el enfoque de la Gerencia Estratégica de Costos (GEC), el cual ha
pasado a ocupar un lugar recurrente en los análisis que se realizan de la década del
90’, a partir del hecho de que se tienden a declarar obsoletos los sistemas de costos
utilizados por las grandes compañías. Entre sus principales difusores se encuentran J.
Shank y V. Govindarajan con su obra Gerencia Estratégica de Costos (1993), en ésta
los autores demuestran que la GEC es el primer esquema analítico en relacionar la
información apropiada con la estrategia de la empresa.
Entendiéndose pues, según Johnson, que las empresas para que sean competitivas
necesitan que sus directivos identifiquen y eliminen actividades que no generan valor y
para que sean rentables, éstos requieren información que les permita gestionar el costo
de las actividades (Carmona, 1993: p. 316).
Los niveles de interrelación del ABC y la GEC se hacen más nítidos, si se realiza un
examen sobre las causales de costos, en el campo del segundo aspecto, en este, se
acepta el hecho de que los costos son causados o impulsados por muchos factores, los
que se interrelacionan en forma compleja. Por lo tanto entender el comportamiento de
los costos significa comprender la compleja reciprocidad del conjunto de las causales
de costos que funcionan en una situación determinada.
Este asunto tiene sus particularidades según el grado de análisis que se derive, en la
contabilidad gerencial tradicional, el costo es básicamente función de una sola causal
de costos: el volumen de producción. En la GEC, el volumen de producción como tal se
considera que capta muy poco de la riqueza del comportamiento de los costos según
esto, las causales de costos se dividen en dos grandes clases: Las causales
estructurales y las causales básicas de ejecución.
Entre las causales básicas de ejecución se encuentra como mínimo las siguientes:
compromiso del grupo de trabajo, gerencia de calidad total, utilización de la capacidad,
eficiencia en la distribución de la planta, configuración del producto, y aprovechamiento
de los lazos existentes con los proveedores y/o clientes a través de la cadena de
valores de la empresa.
Los niveles de interrelación del ABC y la GEC residen, en que colocan la atención en
las diferentes etapas de la totalidad de la cadena de valores, de la cual la empresa
forma parte, bajo la particularidad de un enfoque hacia lo externo, considerándose el
concepto de valor agregado un concepto limitado, en ellos el costo se considera una
función de selecciones estratégicas, en función de las causales estructurales y de
ejecución del costo.
Un análisis de los aspectos básicos del paradigma del costo estratégico frente a la
contabilidad gerencial, permite observar los niveles de ruptura de estos y las tareas
esenciales que involucra el ABC como parte de la GEC.
CONCLUSIONES
En general, en el presente trabajo se aboga por que las pymes empleen un sistema de
presupuestario basado en el concepto de actividad. Asimismo, se propone la aplicación
de una manera de gestionar que promueva la descentralización y la coordinación,
aspectos poco frecuentes en el tipo de organización referido. Por otra parte, cabe
enfatizar la relevancia que posee la gestión de costos como instrumento de reducción
de los costos totales de los productos con la ayuda de los departamentos de
producción, diseño, ingeniería, investigación y desarrollo y marketing. Entre sus
actividades más significativas se halla el mejoramiento de la calidad de bienes y
servicios y del valor percibido por el usuario.
Las empresas en desarrollo luchan con sus números para mantener un buen precio en
sus productos, pagarles a los proveedores y empleados, y aún obtener ganancias. Y
esto se vuelve aún más complicado cuando, por ejemplo, no tiene un conocimiento
completo de sus costos operativos.
María Virginia Caligiore Gei, Ailín del Valle Cimador, Néstor Federico Moretta Setay:
Aplicación de Herramientas de gestión de costos en las PyMEs mendocinas
(http://bdigital.uncu.edu.ar/objetos_digitales/4931/caligioregei-
aplicaciongestionespymes.pdf)