Novedades de la versin 3.1.

2 Factura Electrnica en AdminPAQ

Beneficio A partir de esta versin AdminPAQ cuenta con la posibilidad de emitir Facturas Electrnicas y otros documentos de acuerdo a los estndares del Servicio de Administracin Tributaria SAT, que ofrece los siguientes beneficios: Cumplir con los requisitos el SAT (Anexo 20, del 01/Sept./04) en cuanto a forma y contenido para Factura Electrnica. Intercambiar su informacin de forma rpida y segura con sus clientes y proveedores. Reducir costos en el proceso de facturacin (papelera, almacenaje y envos). Y si es proveedor de las Grandes Cadenas, cumple con los requisitos para ser proveedor.

Qu es Factura Electrnica

La factura electrnica en Mxico es la representacin digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD) con validez fiscal, que utiliza los estndares definidos por el SAT en cuanto a forma y contenido (RMF Anexo 20 de septiembre 1, 2004).

Cmo se implementa

Para implementar el proceso de Factura Electrnica en su empresa debe cumplir con ciertos requisitos y realizar algunas configuraciones en AdminPAQ; observe el siguiente diagrama:

Servicio de Administracin Tributaria

FEA Firma Electrnica Avanzada

El usuario solicita al SAT: Certificado de FEA Certificado de Sello Digital Series y Folios autorizados
SAT

CSD Certificado de Sello Digital

Series y Folios autorizados

Completar datos generales de la empresa

Configurar Conceptos

Folio por documento modelo?

Crear folios desde Folios y Conceptos asumidos

* Certificado * Llave Privada

No

Crear folios en cada Concepto

Configurar datos de Clientes

Emitir y Entregar Facturas Electrnicas

En formato .XML

* Llave Pblica
(del cliente)

Crear y enviar Reporte Mensual al SAT

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Requisitos Para poder manejar la Factura Electrnica en AdminPAQ es necesario que cuente con los siguientes requisitos: Tener un Certificado de Firma Electrnica Avanzada (FEA) vigente. Llevar la contabilidad de la empresa en un sistema electrnico (ContPAQ por ejemplo). Cumplir con lo dispuesto en el CFF (Cdigo Fiscal de la Federacin) y RMF (Resolucin Miscelnea Fiscal). Utilizar el estndar tecnolgico reconocido por el SAT. Contar con al menos un Certificado de Sello Digital Solicitar la cantidad de folios a utilizar. Generar y enviar el informa mensual al SAT.

Importante: Una vez que un contribuyente opta por emitir Facturas Electrnicas, no puede regresar a la opcin de facturacin impresa.
Fundamento legal: Artculo 29, noveno prrafo del CFF.

Definiciones tcnicas

Para comprender la implementacin en AdminPAQ de la Factura Electrnica, es necesario que conozca algunas definiciones importantes: Concepto Firma Electrnica Avanzada Siglas Descripcin FEA La Firma Electrnica Avanzada (FEA) es solicitada ante el SAT por el representante legal de la empresa. La FEA incluye el Comprobante de Contrasea Privada, el archivo que controla la seguridad en el uso de un certificado (.key) y el archivo de requerimiento digital del certificado (.req). El uso de este instrumento es amplio y ser el mecanismo de validacin de una diversidad de trmites que el SAT pondr a disposicin de los contribuyentes, entre ellos, la solicitud de un Certificado de Sello Digital. El uso de este certificado se limita a la expedicin de Comprobantes Fiscales Digitales CFD o Facturas Electrnicas El archivo que contiene el certificado tiene la extensin .cer. Para obtenerlo, deber proporcionar al SAT los archivos .key y .req. Para poder emitir las Facturas Electrnicas debe solicitar al SAT un rango de Folios Autorizados que utilizar en dichas facturas. Para poder solicitar los folios, es necesario el CSD.

Certificado de Sello Digital

CSD

Folios Autorizados

Para mayor informacin puede consultar: Firma Electrnica Avanzada http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/tu_firma/ Comprobantes Fiscales Digitales http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/ Tu Firma http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/portufirma.asp Tutorial de Firma Electrnica Avanzada http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/graficos_interactivos/83_3503.html

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Completar datos generales de la empresa Para poder emitir Facturas Electrnicas desde AdminPAQ, una vez que cuenta con la FEA, el CSD y los folios autorizados, debe asegurarse que cuenta con todos los datos de su empresa capturados en AdminPAQ: Nombre o Razn Social RFC Representante Legal Domicilio Fiscal

Para capturar los datos generales de su empresa, vaya al men Configuracin y seleccione la opcin Empresa.

Configurar Conceptos

AdminPAQ permite la configuracin como comprobante fiscal digital de los conceptos pertenecientes a los documentos modelo: Factura Nota de Cargo al cliente Nota de Crdito Devolucin de Venta Para configurar los conceptos que se emitirn como CFD, realice el siguiente procedimiento: Paso 1 2 3 Accin Vaya al men Configuracin y seleccione la opcin Conceptos. Indique el cdigo del concepto que desea configurar como CFD. Ejemplo: 4 Factura a Crdito Marque la opcin Comprobante Fiscal Digital. Resultado: El botn 6 Configurar el concepto como Comprobante Fiscal Digital se habilitar. Presione el botn 6 Configurar el concepto como Comprobante Fiscal Digital. Resultado: El sistema mostrar la ventana de configuracin. Capture los datos para que el concepto se emita como CFD: Ruta y Nombre del Archivo del Certificado (archivo .cer). Ruta y Nombre del Archivo de la Llave Privada (archivo .key). Indique si desea Guardar la Contrasea de Llave Privada, si es as, capture la Contrasea y su Confirmacin. Nota: En caso de no guardar la contrasea, el sistema la solicitar cada vez que emita una Factura Electrnica (CFD). El sistema muestra la Vigencia del Certificado. Observe que el sistema muestra de forma automtica la Ruta y Nombre de Archivo del Reporte en Formato de Impresin con un reporte distinto segn el Documento Modelo del Concepto. En el caso de facturas el reporte es ImpCFDFactura.RTW, en Devoluciones sobre Venta ImpCFDDevVentas.rtw, en Notas de cargo ImpCFDNotacargo.rtw y para Notas de Crdito ImpCFDNotaCrdito. Indique si desea Emitir y Entregar a la vez el CFD. Observe que el botn Folios Autorizados por el SAT se encuentra deshabilitado, esto se explicar ms adelante.

Nota: Entindase por Emitir cuando la factura ha sigo generada pero no se ha entregado an al cliente, por lo tanto, es factible su modificacin; y Entregar cuando la factura ya ha sido entregada como comprobante fiscal al cliente y no se permite su modificacin.

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Configurar Conceptos (contina)
Paso 6 Accin Presione el botn Aceptar para guardar la configuracin del Comprobante Fiscal Digital. Resultado: Observe que el botn 6 Configurar el concepto como Comprobante Fiscal Digital indica que ya tiene informacin. Mantenga esta ventana abierta para ejecutar los siguientes procedimientos.

Antes de configurar folios

Para poder crear y configurar los Folios autorizados por el SAT es necesario que ejecute el siguiente procedimiento: Paso 1 Accin Dentro del o los conceptos que desea configurar como CFD, presione el botn 1 Configuracin del Encabezado del Documento. Resultado: El sistema muestra la ventana de configuracin del encabezado Localice el campo Folio y verifique el origen del Valor Asumido. Ejemplo: Consecutivo del documento modelo. Presione el botn Aceptar para cerrar la configuracin del encabezado.

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Para la creacin y configuracin de Folios autorizados por el SAT considere que: S la configuracin es... Consecutivo del documento modelo; o Al imprimir tomar consecutivo del documento modelo Consecutivo del concepto; o Al imprimir tomar consecutivo del concepto Entonces... Deber crear y configurar los Folios autorizados por el SAT desde la opcin Folios y Conceptos Asumidos del men Configuracin. Deber crear y configurar los Folios autorizados por el SAT desde la opcin del concepto, dentro del botn 6 Configurar el concepto como Comprobante Fiscal Digital.

Configurar Folios en el Documento Modelo

Para configurar los folios autorizados desde el Documento Modelo, ejecute el siguiente procedimiento: Paso 1 Accin Vaya el men Configuracin y seleccione la opcin Folios y Conceptos Asumidos. Resultado: El sistema mostrar un listado de los Documentos Modelo. Localice el Documento Modelo y haga clic sobre el Folio. Resultado: El botn Crear Folios se habilita.

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Configurar Folios en el Documento Modelo (contina)
Paso 3 Accin Presione el botn Crear Folios. Resultado: El sistema muestra la ventana Creacin de Series y Folios y por omisin muestra el Documento modelo: seleccionado. Capture la Serie que utilizarn los folios. Ejemplo: Serie A Capture el Folio Inicial del rango de folios autorizados. Ejemplo: 1001 Capture el Num. de Folios autorizados. Ejemplo: 300 Capture el nmero de la Aprobacin de los folios autorizados. Nota: El nmero de aprobacin es proporcionado por el SAT. Capture la Fecha de aprobacin de los folios. Repita los pasos 4 al 8 para capturar otro rango de folios. Indique la ruta y nombre de la bitcora en el campo BITCORA (INCLUYE UBICACIN FSICA) Presione el botn Creacin Series y Folios. Resultado: El sistema comenzar el proceso de creacin de folios autorizados. Al finalizar ofrecer la lectura de la bitcora. Si lo desea, consulte la bitcora, de lo contrario, presione el botn Finalizar. Resultado: El sistema regresa a la ventana Creacin de Series y Folios. Presione el botn Cerrar para salir de las ventanas: Creacin de Series y Folios Folios y Conceptos Asumidos.

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Configurar Folios en el Concepto

Para configurar los folios autorizados desde el Documento Modelo, ejecute el siguiente procedimiento: Paso 1 2 Accin Dentro del concepto al que desea asignarle los folios autorizados, presione el botn 6 Configurar el concepto como Comprobante Fiscal Digital. Presione el botn Folios Autorizados por el SAT. Resultado: El sistema muestra la ventana Creacin de Series y Folios y por omisin muestra el Documento modelo: Factura. Capture la Serie que utilizarn los folios. Ejemplo: Serie A Capture el Folio Inicial del rango de folios autorizados. Ejemplo: 1001 Capture el Num. de Folios autorizados. Ejemplo: 300

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Configurar Folios en el Concepto (contina)
Paso 6 7 8 9 10 Accin Capture el nmero de la Aprobacin de los folios autorizados. Nota: El nmero de aprobacin es proporcionado por el SAT. Capture la Fecha de aprobacin de los folios. Repita los pasos 4 al 8 para capturar otro rango de folios. Indique la ruta y nombre de la bitcora en el campo BITCORA (INCLUYE UBICACIN FSICA) Presione el botn Creacin Series y Folios. Resultado: El sistema comenzar el proceso de creacin de folios autorizados. Al finalizar ofrecer la lectura de la bitcora. Si lo desea, consulte la bitcora, de lo contrario, presione el botn Finalizar. Resultado: El sistema regresa a la ventana Creacin de Series y Folios. Presione el botn Cerrar de la ventana Creacin de Series y Folios. Presione el botn Grabar para guardar la configuracin del Concepto y salga de la ventana.

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Consultar Folios generados Podr consultar los folios generados, tanto del Documento Modelo como del Concepto a travs del botn Consultar Folios de la ventana Creacin de Series y Folios. Observe el siguiente grfico:

Nota: Para ms detalle sobre el filtrado de informacin desde una vista, consulte el tema Configurando Vistas del Manual del usuario.

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Eliminar Folios Adems de la consulta de los Folios Autorizados, podr eliminar los folios no utilizados tanto del Documento Modelo como del Concepto a travs del botn Eliminar Folios, para hacerlo ejecute el siguiente procedimiento: Paso 1 Accin Vaya al concepto o documento modelo que ha configurado como Comprobante Fiscal Digital y presione el botn Eliminar Folios. Resultado: El sistema mostrar la ventana Eliminacin de Folios digitales. Indique los datos para eliminar los folios de acuerdo a las siguientes opciones: Opcin Todos Rango de Folios No. de aprobacin No. de Orden Descripcin Elimina todos los Folios Autorizados que no hayan sido utilizados durante el periodo de vigencia. Permite indicar un rango de folios especfico a eliminar. Permite eliminar los folios correspondientes a un nmero de aprobacin del SAT. Permite eliminar los folios correspondientes a un nmero de orden del SAT.

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Indique el Nombre de la Bitcora que guardar los resultados del proceso. Presione el botn Eliminar Folios para iniciar el proceso. Resultado: El sistema mostrar una barra de avance y al terminar ofrecer la lectura de la bitcora. Seleccione la opcin en la que desea consultar la bitcora, de lo contrario, presione el botn Finalizar. Resultado: El sistema habr eliminado los folios indicados y regresar a la ventana del proceso. Presione el botn Cerrar para salir de la ventana.

Configurar Clientes

Para completar la configuracin, es necesario configurar los datos de los clientes a los que les entregar Facturacin Electrnica; ejecute el siguiente procedimiento: Paso 1 Accin Desde el men principal, vaya al men Catlogos y seleccione la opcin Clientes. Resultado: El sistema mostrarla la vista de clientes. Haga doble clic sobre el cliente que desea configurar. Resultado: El sistema mostrar la ventana de captura del catlogo con los datos del cliente seleccionado. Asegrese de que el RFC del cliente sea correcto y que el Domicilio Fiscal este completo. Presione el botn 6 Emisin y Entrega de CFD para capturar la informacin necesaria para realizar la Facturacin Electrnica. Resultado: El sistema mostrar una ventana de captura.

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Configurar Clientes (contina)
Paso 5 6 Accin Capture los correos electrnicos del cliente a los que ser enviado el CFD en la seccin INFORMACION DE ENTREGA. Indique el tipo de entrega, seleccionando alguna de las siguientes opciones: Correo Electrnico: Se enviar mediante el correo electrnico la Factura Electrnica en formato .XML. Impresin: Se realizar la impresin de la Factura Electrnica en una hoja en blanco incluyendo todos los datos de la Factura Electrnica. Nota: Por omisin la factura se imprime con un formato prediseado, si lo requiere, podr personalizar un formato desde WinRep Reporteador Programable. Archivo en Disco: Permite copiar el archivo de la Factura Electrnica en formato .XML a un cualquier unidad de disco.

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Nota: Al seleccionar cualquiera de estas opciones en los datos del cliente sirve para tomar el asumido, pero si lo requiere, puede utilizar cualquiera de los 3 en cualquier momento. Indique si desea Abrir el correo electrnico al enviar, en caso de que desee modificar el mensaje a enviar; de lo contrario, el sistema enviar el mensaje con un formato preestablecido incluyendo el archivo de la Factura Electrnica. Capture la Ruta y Nombre de Archivo de Certificado que corresponde a su Clave pblica de del cliente que servir para la encriptacin de la Factura Electrnica, de tal forma que slo el dueo del certificado podr utilizarla, ya que para abrirlo le solicitar su contrasea que corresponde a su clave privada. Indique si desea Entregar Encriptado el mensaje enviado al cliente. Si lo desea, presione el botn Correo de prueba para asegurarse que el cliente recibir sus mensajes sin ningn inconveniente. Resultado: El sistema enviar un correo de prueba a las cuentas proporcionadas por el cliente. Presione el botn Aceptar para cerrar la ventana Emisin y Entrega de CFD. Presione el botn Guardar para conservar la informacin del cliente y salta del catlogo.

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Emitir y Entregar Factura Electrnica

Una vez que ha realizado toda la configuracin necesaria, ejecute el siguiente procedimiento para realizar una Factura Electrnica: Paso 1 2 Accin Vaya al men Movimientos, submen Ventas; seleccione la opcin Facturas y haga clic sobre el tipo de factura que desea realizar. Presione el botn Nuevo para crear una nueva factura. Importante: En caso de no haber guardado la Contrasea de clave privada en la configuracin del Concepto como Comprobante Fiscal Digital, AdminPAQ la solicitar en este momento.

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Emitir y Entregar Factura Electrnica (contina)
Paso 3 Accin Indique la Serie y Folio de factura. Nota: Observe que el sistema asumir estos datos de acuerdo a los Folios Autorizados por el SAT que haya generado. Indique el cdigo del cliente al que desea facturarle y capture el resto del encabezado del documento. Capture los movimientos de la factura. Al terminar, presione el botn Emitir y Entregar de la barra de herramientas. Observe el siguiente grfico:

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Nota: El botn Emitir y Entregar aparece cuando en el concepto se seleccion la opcin Emitir y Entregar a la vez; de lo contrario slo mostrar el botn Emitir y al consultar de nuevo el documento, mostrar el botn Entregar. Resultado: El sistema mostrar la ventana Emitir y Entregar Comprobante Fiscal Digital. En la seccin INFORMACIN PARA LA EMISIN capture la Contrasea del Rep. Legal. Nota: Recuerde que este dato no ser solicitado si en la configuracin del Documento Modelo o del Concepto marc la opcin Guardar Contrasea. En la seccin INFORMACIN DEL MEDIO DE ENTREGA seleccione el medio de entrega que el cliente le solicita. En caso de seleccionar la opcin Correo Electrnico verifique la cuenta de correo que el sistema muestra y si lo requiere podr capturar un Correo Electrnico Adicional. Nota: Por omisin el sistema mostrar la opcin configurada en los datos del cliente, pero podr seleccionar otra si as lo requiere. Indique si desea Encriptar la entrega y si desea entregar una Copia (No el Original). Nota: La opcin Entregar Copia (No el Original) podr entregarlo en los casos en los que el cliente no ha pagado el total de la factura.

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Emitir y Entregar Factura Electrnica (contina)
Paso 9 10 Accin Verifique que el sistema le muestre la informacin sobre Ruta y Nombre de Archivo del Reporte en formato de Impresin y la Ruta y Nombre el archivo en Disco. Presione el botn Aceptar para que la Factura Electrnica sea emitida. Nota: Cuando haya seleccionado la opcin Correo Electrnico con la opcin Envo Automtico el sistema enviar la factura directamente. Recuerde que una vez entregada la factura, no podr ser modificada. Presione el botn Terminar para guardar la factura y terminar la operacin. Nota: La impresin de la factura se realizar con el formato de impresin seleccionado en la configuracin del Concepto en el campo Ruta y Nombre de Archivo del Reporte en Formato de Impresin. Cuando se trata de un CFD se imprimir la Cadena original (contiene los datos del cliente y del documento) y el Sello digital (contiene el sello digital encriptado) al calce de la factura.

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Cancelacin de Factura Electrnica

Si desea cancelar una factura, una vez ha sido emitida y entregada, slo deber consultar la factura y desde el men Documento seleccionar la opcin Cancelar documento, con esto, AdminPAQ marcar la factura con la leyenda Cancelado en el encabezado.

Emisin masiva de CFDs

Adems de la opcin de emitir y entregar una Factura Electrnica una vez que se termin su captura, AdminPAQ ofrece la posibilidad de emitir y entregar los CFD o Facturas Electrnicas de forma masiva; para realizar este proceso ejecute los siguientes pasos: Paso 1 Accin Vaya al men Archivos y seleccione la opcin Emisin masiva de Comprobantes Fiscales Digitales. Resultado: El sistema mostrar la ventana Emisin y Entrega de Comprobantes Fiscales Digitales. En la seccin Procesar para: marque si desea Emitir y/o Entregar. En la seccin SELECCIN DE DOCUMENTOS indique el Concepto del que desea realizar la emisin o entrega masiva. En la seccin RANGOS DE DOCUMENTOS indique si desea utilizar un rango de fechas o un rango de folios y capture los rangos. En la seccin INFORMACIN PARA LA EMISIN capture la Contrasea del Rep. Legal para que sea incluida en la llave de autentificacin del documento. En la seccin INFORMACIN DEL MEDIO DE ENTREGA indique si la entrega se realizar por medio de correo electrnico, impreso o en disco capturando cada uno de los datos requeridos. Nota: En el caso de la opcin Correo electrnico indique si se tomar la cuenta de correo electrnico del catlogo de clientes y para clientes no configurados, capture la cuenta de correo a la que sern enviados los documentos. Indique si desea Encriptar Entrega de los Comprobantes Fiscales Digitales. Indique si desea entregar Copia (No el original) en los casos en que el documento no ha sido pagado en su totalidad.

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Emisin masiva de CFDs (contina)
Paso 9 Accin Presione el botn Emitir para iniciar el proceso. Resultado: Al terminar el sistema enviar un mensaje con el resultado del proceso. Presione el botn Aceptar para terminar el proceso y el botn Cerrar para salir de la ventana.

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Cmo obtener el Reporte Mensual

En el men Reportes se agreg el nuevo grupo Comprobantes Fiscales Digitales, en el que se encuentran los reportes: Informe Mensual al SAT que le permite crear un reporte mensual con el concentrado de Facturas Electrnicas de acuerdo al formato solicitado por el SAT:

Comprobantes Fiscales Digitales le permite imprimir un listado de las Facturas Electrnicas emitidas:

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