PRESUPUESTOS

Control presupuestario
 PRESUPUESTOS
Control presupuestario

Taller de presupuesto 2
 ESCUELA DE NEGOCIOS
Directora: Lorena Baus Piva.

ELABORACIÓN
Experto disciplinar: Eduardo Durán.
Diseñadora instruccional: Olga Frías Aracena.
Editor instruccional: David Villagrán.

VALIDACIÓN
Jefa de Diseño Instruccional: Alejandra San Juan Reyes

DISEÑO DOCUMENTO
AIEP

Taller de presupuesto 3
Tabla de contenidos

Aprendizaje esperado de la semana ................................................................................... 5

Introducción ......................................................................................................................... 5

1. Control presupuestario: características y requisitos .................................................... 6

2. Importancia del control presupuestario ......................................................................... 7

3. Principios del control presupuestario ............................................................................ 8

4. Herramientas del control presupuestario ....................................................................... 9

5. Control presupuestario según contexto....................................................................... 13

Conclusiones ..................................................................................................................... 15

Ideas claves ........................................................................................................................ 16

Referencias bibliográficas ................................................................................................. 17

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Aprendizaje esperado de la semana

Distinguen control presupuestario como herramienta de control, en función de

los objetivos de la organización.

Introducción

El control presupuestario constituye la retroalimentación en el apoyo a los

indicadores para evaluar una política o meta establecida en una organización o
plan establecido, en busca de obtener ingresos, después de la realización de
los gastos intervinientes para lograr los resultados esperados.

Hoy en día los analistas de control presupuestario lo utilizan como un medio

para establecer un proceso funcional en su estructura empresarial en términos
de negocios, considerando siempre un plazo de tiempo predeterminado.

El control presupuestario nos ayuda a reducir la incertidumbre de los hechos

futuros (previo estudio de mercado), para establecer el control de las
actividades considerando el estudio de costos y los indicadores de corto y largo
plazo que desea alcanzar la organización para tomar decisiones acertadas.

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1. Control presupuestario: características y requisitos

El control presupuestario corresponde al conjunto de actividades y acciones

tendientes a visualizar el equilibrio entre ingresos y egresos, de acuerdo con los
presupuestos establecidos en una empresa, con el fin de afianzar el procesode
toma de decisiones antes, durante y después de los resultados logrados enla
gestión.

El control presupuestario reviste de gran importancia, tanto pública como

privada, de carácter económico-financiero, ya que permite asegurar el
cumplimiento de los objetivos trazados, de acuerdo con los recursos disponibles
para su utilización de forma óptima.

Como ya se explicó, el presupuesto tiene su origen como herramienta de control

relacionada con aspectos administrativos, contables y financieros. Ahora bien,
la base de su concepción es la planeación y el control financiero para mantener
la operación del negocio mediante la comparación entre los resultados
estimados y los reales acontecidos.

Los requisitos para la implementación de un control presupuestario

corresponden a:

a. Fijación de los planes y objetivos en base a la estructura de la

organización.
b. Definir las áreas de responsabilidad, delimitando las obligaciones de los
supervisores, encargados de la gestión.
c. Establecer participación de todas las áreas en el presupuesto.
d. Actualización permanente de los datos históricos en los registros
contables.
e. Utilización eficiente de equipos y materiales.
f. Análisis periódico de las actividades.

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 g. Seguimiento y actualización de los presupuestos presentados.

2. Importancia del control presupuestario

La importancia del control presupuestario es vital para cualquier negocio, ya

que sirve tanto en el análisis como en las actividades de control respecto a las
posibles desviaciones en la planificación, constituyendo un constante
seguimiento a la reorganización de cuentas, y la sostenibilidad financiera
(viabilidad del negocio).

Lo anterior permite afianzar para la empresa:

• Una política de precios acorde a la realidad del mercado y estudio de

sus variaciones
• Posicionamiento y estudio de los clientes, tanto internos como
externos
• Reducción de costos y gastos logrando una efectividad en los
resultados.

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3. Principios del control presupuestario

Los principios del control presupuestario corresponden a la revisión de tres

aspectos importantes:

1. Definición de las responsabilidades y directrices generales,

considerando que cada miembro pueda contribuir en la transmisión de
instrucciones generales, como también de las actividades para el diseño
de presupuestos, planes, programas, dependiendo de la definición
estratégica establecida por la empresa en conjunto con sus políticas.

2. Delegación de autoridad, tendiente a establecer la participación de cada

unidad de la organización considerando los requerimientos de recursos y
los indicadores obtenidos en el proceso o actividad empresarial.

3. La responsabilidad individual requerida para cada cargo o participante

tendiente a lograr una negociación, coordinación, aprobación y
seguimiento de los resultados que se van obtenidos en el ejercicio.

Dentro de estos tres aspectos los principios son:

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Principios del Control Presupuestario
Predictibilidad Predecir o estimar futuro escenarios o resultados
Asignar valores monetarios o cuantitativos de demanda para
Previsión Determinación Cuantitativa
un período
Objetivo Prever siempre teniendo en cuenta las metas propuestas

Precisión Expresar las estimaciones en forma precisa y concreta

Establecer el costo beneficio de los procesos conel fin de
Costos
optimizar los recursos
Visualizar los márgenes para prever cambios de acuerdo a las
Flexibilidad
condiciones de mercado
Existencia de un presupuesto para cada área o unidad de
Unidad
negocio
Planificación Confianza
Contar con el apoyo de todos los estamentos de negocios de
la organización
Participación de todos los miembros de la organización
Participación
fortalecido por las experiencias de cada área
La oportunidad para las acciones tanto preventivas como
Oportunidad
correctivas tengan efecto en tiempo y forma
Los registros contables deben adaptarse para el cumplimiento
Contabilidad de Áreas
de los objetivos presupuestarios

Debe existir una estructura que brinde soporte definiendo las

Orden
autoridades y responsabilidades
Organización Debe ser oportuna, concisa y ser escrita para evitar doble
Comunicación
lectura

La autoridad debe ser fijada en términos de integración al

Autoridad
cumplimiento de los objetivos, no debe ser absoluta
Dirección Los objetivos generales deben estar por sobre los particulares
Coordinación

Reconocimiento Reconocer éxito de las acciones individuales

Determinar las excepciones y evaluarlas para establecer
Excepciones
actividades correctivas
Control
Deben ser claras y precisas con miras al logro de los
Normas
resultados
Debe haber conciencia de los costos tanto fijos como
Conciencia de Costos
variables para su evaluación

Figura 1. Principios del Control Presupuestario

4. Herramientas del control presupuestario

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Siendo el presupuesto un modelo cuantitativo en la planificación y planeación,
este proceso de preparación de información requiere de pronósticos e informes
de seguimiento que permitan ir advirtiendo posibles desviaciones del plan
original establecido por la organización, encontrándose inserto en el proceso
administrativo de las actividades a desarrollar.

La planificación presupuestaria permite saber en tramos cortos de tiempo cómo

se van conformando las actividades propias del negocio, demostrando
indicadores y cifras, sirviendo de instrumento de control de gestión.

Lo anterior permite establecer involucramiento como también el apoyo de las

gerencias, clara definición de objetivos de corto y largo plazo, establecer una
estructura de apoyo realista, buen registro contable de la información, y
revisiones regulares de seguimiento.

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 Figura 2. El proceso administrativo inserto en el control presupuestario
Fuente: Welsch, Hilton, Gordon y Rivera (2005)

Las herramientas de seguimiento al control presupuestario involucran informes

que permiten visualizar qué tan lejos se encuentra la organización de alcanzar
sus objetivos, y se pueden agrupar según el grado de flexibilidad, según el
período de tiempo, según el sector de aplicación y según el campo de aplicación
en la empresa.

a) De acuerdo con el grado de flexibilidad, los presupuestos los

agrupamos en presupuestos rígidos y flexibles.

• El presupuesto rígido corresponde a aquel que se elabora para una

actividad que no varía, concentrado principalmente en estamentos
gubernamentales del sistema público.
• El presupuesto flexible, en tanto, corresponde al que incluye cifras
presupuestadas para distintos rubros, que van variando respecto a su
realidad por los cambios en los niveles de actividad. Estos muestran
diferentes niveles de costos y gastos.

b) De acuerdo con período de tiempo de aplicación pueden ser de corto

y largo plazo
• Corto plazo, se comprende los que comprende un ciclo de operaciones
dentro de un año o hasta un año.
• Largo plazo, en tanto, equivale a planes que superan la frontera de un
año, principalmente ubicados en planes del sector público o estratégicos
en el sector privado.

c) De acuerdo con el sector de aplicación

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 Estos pueden ser comprendidos en organismos o entidades que los
traducen según programas en los que se declaran acciones a realizar,
modelándose principalmente para un mejor control del gasto público,
denominado el presupuesto base cero.
El presupuesto base cero se constituye en aquel corresponde a un
documento que refleja la asignación y aplicación de los recursos con el
objeto de alcanzar un mayor grado de rentabilidad y eficiencia. Sus etapas
son:

1. Establecer un objetivo principal

2. Definir niveles de decisión
3. Desarrollar las estrategias de decisión
4. Ejecución de las estrategias
5. Revisión del proceso

En cambio, en el sector privado los presupuestos se encuentran

agrupados para las distintas actividades que presenta el desarrollo de las
operaciones en una empresa y están dedicados a las actividades de esta.

d) De acuerdo con su aplicación en la empresa, pasan a denominarse

presupuestos del plan operativo y del plan financiero.

• En el plan operativo, se consideran como presupuestos de carácter

económico, ya que muestran la visión de la empresa en términos de la
generación de recursos para la actividad, resumiendo su estructura
comúnmente en el Estado de Resultados proyectado.
• En el plan financiero, en tanto, se distinguen aquellos representados
por las partidas que componen o constituyen el Balance, siendo de dos

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 tipos: el presupuesto de caja, flujo de caja o Cash-flow, inserto en el
área de tesorería, que establece estimaciones de fondos disponibles en
la caja, bancos o valores negociables, reflejando las salidas y entradas
de estos. Y los presupuestos del plan de inversiones, tanto en
partidas de activos fijos o en proyectos conocidos como presupuestos
de capital.

5. Control presupuestario según contexto

El control presupuestario según su contexto implica el establecimiento de

planes de seguimiento que permitan ir evaluando el desarrollo de las
actividades establecidas en conjunto con sus procesos, para establecer
acciones preventivas o de corrección, las cuales hacen posibble visualizar la
forma y la manera de alcanzar los indicadores fijados para cumplir con los
objetivos y metas.

En un ámbito estricto, el control presupuestario hace referencia a todas las

actividades encaminadas al equilibrio entre los ingresos y egresos estimados
de acuerdo con ciertos patrones de predicción que permitan gestionar los
déficits, asegurando que existan los recursos necesarios para la operación.

A partir del control presupuestario es posible anticipar y estudiar las

desviaciones al ejecutar los presupuestos, adoptando medidas ante
desequilibrios e inestabilidades.

El control presupuestario, en términos de gestión, generalmente se le encarga

a la figura del Controller, quien es la persona definida como el analista de control
tanto financiero como de control, cuya funciones corresponden a proporcionar
los instrumentos y herramientas necesarias para que el cuerpo directivo de la
empresa pueda ir adoptando actividades preventivas o correctivas conforme al

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desarrollo del plan presupuestario, respecto a las estimaciones de ventas o
ingresos en la organización.

Figura 3. Etapas de planeación y control presupuestario

Fuente: Burbano (2005, p.16)

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Conclusiones

El control presupuestario es importante para poder apoyar la toma de

decisiones y conocer todas las variables que afectan el desarrollo de los
procesos internos de un negocio. Se debe considerar siempre los indicadores,
que van ayudando a establecer acciones correctivas y preventivas conforme al
análisis económico-financiero de los resultados obtenidos, además de ir
comparando aquellos indicadores generados en el mercado para simular
escenarios en tiempo real, evaluando así el cumplimiento de los objetivos de
acuerdo a ventajas competitivas desarrolladas.

Por otra parte, debemos tener en cuenta las desventajas de los presupuestos
al ser estimaciones. Estos deben ser adaptados constantemente a los cambios
de importancia. Además, su ejecución no es automática, ya que necesita del
capital humano, y se constituye en una herramienta cuyo propósito es ayudar a
la administración y no competir con ella.

El control presupuestario se constituye en un plan de seguimiento de ayuda a

la alta gerencia, y debe ser establecido con la plena participación de los
individuos responsables de su realización, a los que se les debe delegar la
autoridad adecuada.

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Ideas claves

Características y requisitos del control presupuestario

• Fijación de los planes y objetivos en base a la estructura de la

organización.
• Definir las áreas de responsabilidad, delimitando las obligaciones de los
supervisores, encargados de la gestión.
• Establecer la participación de todas las áreas en el presupuesto.
• Actualización permanente de los datos históricos en los registros
contables.
• Utilización eficiente de equipos y materiales.
• Análisis periódico de las actividades.
• Seguimiento y actualización de los presupuestos presentados.

Principios del control presupuestario

1. Previsión
2. Planificación
3. Organización
4. Dirección
5. Control

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Referencias bibliográficas

Burbano, J. (2005) Presupuestos. 4ta edición. México: McGraw-Hill.

Welsch, G., Hilton, R., Gordon, P., Rivera, C. (2005) Presupuestos.

Planificación y control. 6ta edición. México: Pearson.

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