Como Ejecutar, Medir y

Controlar los Proyectos

y Programas Sociales
Contenido
1 Ciclo del Proyecto
2 Consideraciones iniciales
3 Ejecución del Proyecto
3.1 Desarrollo de Actividades
3.2 Monitorear y controlar las actividades
3.3 Gestionar y abordar los riesgos
3.4 Convocar Reuniones de Seguimiento
3.5 Registrar e Informar Avances
4 Seguimiento y Control del Proyecto
5 Cierre del Proyecto
1. Ciclo del Proyecto

En esta sesión, se analizará como ejecutar, controlar, medir y cerrar el ciclo de un Proyecto
 2. Consideraciones Iniciales
LA EJECUCION del Proyecto, es implementar o poner en marcha la planificación llevada a cabo
previamente. Antes de Ejecutar lo Planificado, el Coordinador o Líder del Proyecto se asegura que:

• Se han gestionados los recursos necesarios para desarrollar cada actividad.

• Se ha realizado la reunión de inicio con todo el Equipo de Trabajo.
• Cada objetivo se ha dividido en fases y actividades manejables para alcanzar los resultados
deseados.
• Todas las actividades están dentro del presupuesto y control financiero del proyecto.
• Se han identificado los riesgos y factores externos que pueden afectar las actividades, elaborando
planes de respuesta para mitigarlos.
• Se tiene implementado un Plan de Comunicación efectiva con todos los involucrados en el Proyecto.
3. Ejecución del Proyecto

La fase de ejecución es la más relevante y la razón de ser del proyecto.

En ella se decidirá si en la práctica se alcanzará el éxito.

Se debe coordinar y dirigir todos los esfuerzos hacia el logro de los objetivos, manteniendo el
control de todo lo que se hace y supervisando todos los aspectos relacionados con el
desarrollo de las Actividades.

Las principales tareas que se desarrollan en la ejecución del Proyecto son:

3.1 Desarrollo de Actividades.

3.2 Monitorear y controlar las actividades.
3.3 Gestionar y abordar los riesgos.
3.4 Convocar reuniones de seguimiento.
3.5 Registrar e Informar Avances.
3. Ejecución del Proyecto
3.1 Desarrollo de actividades
3. Ejecución del Proyecto
3.2 Monitorear y Controlar las Actividades
Al comenzar la ejecución de las Actividades, el
Coordinador del Proyecto debe MONITOREAR:

El Avance de las Actividades: Verificar el avance

real vs el avance planificado, aplicando las correcciones
que sean necesarias.

Los Plazos de Ejecución: Al igual que el control del

avance, se debe controlar los plazos de ejecución
efectivos por cada actividad.

Cumplimiento de los Responsables: Supervisar de

forma continua que los Responsables cumplan con sus
“Entregables” en los lapsos estipulados y con calidad.

La Gestión de los Recursos: Asegurarse los métodos

para que los recursos lleguen a cada actividad, según lo
planificado, ajustando los déficit que puedan ocurrir.
3. Ejecución del Proyecto
3.2 Monitorear y Controlar las Actividades
Al comenzar la ejecución de las Actividades, el
Coordinador del Proyecto debe CONTROLAR:

El Flujo de Información: Establece un flujo de comunicación

Eficaz, fomenta reuniones para información del proyecto,
promueve reuniones virtuales, correos y medios sociales.

Control Presupuestario (Costos y Gastos): Desarrolla el

presupuesto en la planificación y controla los costos y gastos
durante la ejecución, actualizando el presupuesto y sus cambios.

La Ruta Crítica y Avance Real de las Actividades: Asigna

prioridad a las actividades de la ruta crítica, controla y ajusta su
avance real y actualiza los cambios con sus responsables.

La Gestión de los Recursos: Gestiona la distribución y

asignación de los recursos que correspondan a cada
actividad, registrando todas las adecuaciones.
 3. Ejecución del Proyecto
3.3 Gestionar y Abordar los Riesgos
El Coordinador, junto a su equipo de Trabajo, identifica y Prioriza los Riesgos inherentes al Proyecto.

➢ Utiliza los formatos (FOR-SST-01 – MAT-SGC-03) y herramientas disponibles para el registro y control.
3. Ejecución del Proyecto
3.3 Gestionar y Abordar los Riesgos
➢ Determina la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo y utiliza datos históricos (si se
tienen) para estimar EL IMPACTO de cada riesgo en el proyecto.
3. Ejecución del Proyecto
3.3 Gestionar y Abordar los Riesgos
➢ Elabora la MATRIZ DE RIESGOS (MAT-SGC-03), en función de su impacto y
probabilidad de ocurrencia.
3. Ejecución del Proyecto
3.3 Gestionar y Abordar los Riesgos

➢ Gestiona los recursos para ejecutar los Planes de mitigación de los riesgos
detectados.
➢ Realiza un Análisis Cuantitativo de los Riesgos para iniciar con el plan de
mitigación
3. Ejecución del Proyecto
3.4 Convocar Reuniones
de Seguimiento
El Coordinador y su equipo de trabajo deben
reunirse periódicamente para revisar,
controlar, ajustar e informar todas las
adecuaciones referentes al desarrollo del
Proyecto.
3.5 Registra e informa
los Avances
El Coordinador y su equipo de trabajo deben
registrar e informar, en los formularios
respectivos, a todas las partes interesadas
acerca de los avances, adecuaciones y
ajustes requeridos por las actividades del
Proyecto.
 4. Seguimiento y Control del Proyecto
Se deben establecer los criterios para Controlar, Medir y Evaluar el progreso del Proyecto, con
el fin de hacer las correcciones, modificaciones y ajustes necesarios para el logro de los
Objetivos. Por tanto, el Coordinador y su equipo de trabajo, debe asegurarse de:

• Controlar todos los cambios de manera integral

• Controlar el Alcance de cada Actividad
• Controlar el Cronograma de Actividades
• Mantener un control financiero (Costos/gastos)
• Controlar la Calidad de los entregables y del Proceso
• Cuantificar y controlar los Indicadores del proceso
• Mantener bajo control los Riesgos inherentes
5. Cierre del Proyecto
La última etapa del Proyecto, es el Cierre del mismo. El Coordinador o Líder, debe
verificar que las siguientes actividades hayan sido concluidas:

❑ Verifica que todas las actividades han sido completadas y se han logrado los
objetivos planteados.
❑ Verifica la entrega y aceptación formal por el cliente, de todos los “Entregable”
❑ Confirma y registra la aceptación formal del trabajo, la culminación de todos

Thank You
los contratos y el cierre de las reclamaciones pendientes.
❑ Analiza el resultado del
conocimiento generado.
Proyecto y documenta el intercambio de

❑ Identifica y documenta las lecciones aprendidas.

❑ Mide la satisfacción del Cliente.
❑ Archiva la información para futuros usos por la Organización.
❑ Transfiere los Productos, Servicios o Programas del proyecto al Usuario final.
❑ Realiza el Informe Final de cierre del Proyecto.
 Resumen final
Fueron verificadas y socializadas con el Equipo de Trabajo,
1 las consideraciones iniciales para la Ejecución del Proyecto.

2 Fueron descritas las 5 etapas que comprenden la Ejecución

del Proyecto.
Desarrollo de Actividades
Monitorear y controlar las actividades
Gestionar y abordar los riesgos
Convocar Reuniones de Seguimiento
Registrar e Informar Avances
Se listaron las verificaciones para realizar el seguimiento y
3 control del Proyecto

4 Se explico la gestión de Cierre del Proyecto.

 En la próxima sesión, hablaremos de:
“Monitoreo y Evaluación de los Programas Sociales”

Gracias por su atención