CAPITULO 5.

APLICACIONES OFIMÁTICAS BÁSICAS

Procesadores de texto y otras herramientas

El software ha transformado para siempre nuestra forma de escribir. En

lugar de sufrir con el penoso proceso de escribir y volver a escribir persiguiendo un
borrador «limpio», un escritor puede centrarse en el desarrollo de ideas y dejar
que la computadora se preo- cupe de la disposición pulcra de las palabras en la
página. La tecnología de procesamiento de texto hace posible que casi cualquier
persona se comunique eficazmente mediante la escritura. El trabajo con un
procesador de texto implica los siguientes pasos:

 Introducción del texto.

 Edición del texto.
 Formateo del documento.
 Corrección del documento.
 Almacenamiento del documento en disco.
 Impresión del documento.

Los primeros sistemas de procesamiento de texto normalmente obligaban al

usuario a seguir estos pasos en un orden estricto. Algunos sistemas todavía hoy
en uso (sobre todo en mainframes y otros sistemas de distribución de tiempos)
segregan esos procesos en pasos que no pueden mezclarse fácilmente. La
mayoría de escritores que actualmente utilizan procesadores de texto pueden
cambiar libremente entre la edición y el formateo; en algunos casos pueden hacer
ambas cosas a la vez.

Introducción, edición y formateo de texto

Virtualmente con todos los procesadores de texto modernos, las palabras

aparecen en pantalla casi con el mismo aspecto que tendrán en la página impresa.
Esta característica se conoce a menudo como WYSIWYG (abreviatura de what
you see is what you get [lo que ve es lo que obtiene]). A medida que escribe, el
texto aparece en pantalla y se almacena en la RAM. Gracias a una función
denominada ajuste de palabras, el procesador de texto transporta
automáticamente las palabras que no encajan en la línea actual, pasándolas a la
siguiente línea junto con el cursor.

La mayoría de procesadores de texto contienen poderosas herramientas de

edición para cambiar y realinear las palabras en la pantalla. La mayoría de
usuarios de computadora están familiarizados con el Portapapeles, que puede
almacenar temporal- mente fragmentos de texto y otros datos, lo que permite
cortar y copiar palabras de una parte de un documento y pegarlas en otra parte del
mismo documento o en un documento diferente.

Formateo de caracteres

La mayoría de impresoras pueden imprimir texto a varios tamaños (en

puntos), con distintos tipos y diferentes estilos, algo que no sería posible con las
máquinas de escribir. El tamaño de los caracteres se mide en puntos, siendo un
punto igual a 1/72 de pulga- da. La mayoría de documentos, incluyendo este libro,
utiliza tamaños de punto más pequeños para el texto a fin de que encaje más
información en cada página, mientras que los tamaños de punto más grandes se
dejan para resaltar los títulos y las cabeceras. En el lenguaje de los cajistas, una
fuente es un tamaño y el estilo un tipo. Por ejemplo, el tipo Helvética incluye
muchas fuentes, una de las cuales es Helvética 12 pun- tos negrita. En el mundo
del PC, muchas personas utilizan los términos fuente y tipo indistintamente.

Formateo de párrafos

Hay muchos comandos de formato que se aplican a los párrafos, en lugar

de a los caracteres: esos comandos controlan los márgenes, el espacio entre
líneas, las sangrías, las tabulaciones y la justificación (o alineación). La
justificación se refiere a la alineación del texto en una línea. Normalmente hay
cuatro opciones de justificación: justificación o alineación izquierda (margen
izquierdo recto y margen derecho dentado), justificación o alienación derecha,
justificación completa (ambos márgenes quedan rectos) y justificación centrada.

Formateo del documento

Algunos comandos de formateo se aplican al documento entero. Por

ejemplo, el comando Configurar página de Microsoft Word permite controlar los
márgenes que se aplicarán por todo el documento. Otros comandos permiten
especificar el contenido, el tamaño y el estilo de las cabeceras y las notas al pie
(bloques que aparecen en la parte superior y en la parte inferior de cada página,
mostrando información repetitiva, como los títulos de capítulo, los nombres de los
autores y los números de página calculados automáticamente). La mayoría de
programas de procesamiento de texto ofrecen una gran flexibilidad de formateo

Esquemas y procesadores de ideas

Si cualquier hombre desea escribir en un estilo claro, Para muchos de

nosotros la parte más dura del proceso de escritura es la recopilación permítale
primero que sea y organización de nuestros pensamientos. Las técnicas
tradicionales de las clases de inglés, incluyendo los esquemas y las tarjetas de
nota 3-por-5, implican trabajo adicional. Pero cuando la tecnología de la
computación se aplica a esas técnicas avala- das por el tiempo, se transforman en
herramientas altamente poderosas encaminadas a extender nuestra mente y a
modernizar el proceso de convertir pensamientos vagos en prosa sólida.

Los esquemas, como la opción de vista de esquema de Microsoft Word,

son, de hecho, procesadores de conceptos. Los esquemas resultan
particularmente eficaces para llevar a cabo tres funciones:

 Organización de información en jerarquías o niveles, de modo que cada

título pueda dividirse en subtítulos más detallados, que a su vez pueden
dividirse en piezas más pequeñas.
 Reconfiguración de los conceptos y niveles de modo que las subidas se
muevan automáticamente junto con sus ideas padre.
 Ocultación y visualización de niveles de detalle según las necesidades, de
modo que pueda examinar el bosque, los árboles o una hoja en particular
de su proyecto.

Buscadores de sinónimos

El clásico buscador de sinónimos, o tesauro, es una valiosa herramienta

para localizar la palabra correcta, pero no resulta especialmente amigable para el
usuario. Con un buen tesauro, es tarea sencilla seleccionar una palabra y ejecutar
un comando para buscar un sinónimo. El tesauro computarizado proporciona una
satisfacción casi instantánea, visualizando todas las clases de posibles sustitutos
para la palabra en cuestión. Si encuentra un buen sustituto en la lista, puede
indicar su preferencia con un clic o pulsando una de- terminada tecla; la aplicación
hace la sustitución por usted.

Referencias Digitales

Los escritores confían en los diccionarios, los libros de citas, las

enciclopedias, los atlas, los almanaques y otras referencias. Casi todos estos
recursos ya están disponibles en formato digital, en CD-ROM, DVD y en la Web.
La búsqueda de temas o palabras mediante una computadora es normalmente
mucho más rápida que el desplazamiento de un dedo por las páginas de un libro.
Las referencias electrónicas bien diseñadas facilitan el salto entre los temas
relacionados en busca de los hechos alusivos. Además, la copia de citas
electrónicamente es cuestión de una fracción de tiempo de lo que se tardaría para
volver a escribir la información desde un libro. Por supuesto, este tipo de copia
rápida facilita el plagio y puede tentar a muchos escritores a violar las leyes de la
propiedad intelectual y las normas éticas.
 Correctores ortográficos

Aunque muchos de nosotros simpatizan con el punto de vista de Jackson,

el hecho es que una ortografía correcta es parte importante de casi toda
comunicación por escrito. Es por ello que un procesador de texto normalmente
incluye un corrector ortográfico, que compara las palabras del documento con las
palabras de un diccionario almacenado en disco.

Las palabras que no se encuentran en el diccionario son marcadas como

sospechosas, como posible falta de orto- grafía. En muchos casos, el corrector
ortográfico sugiere la ortografía correcta y ofrece la sustitución de la palabra
sospechosa. Sin embargo, en última instancia depende de usted decidir si la
palabra marcada está realmente mal escrita.

Nuevas herramientas para la manipulación de texto

El software de procesamiento de texto ha evolucionado rápidamente en los

últimos años. La evolución no ha terminado; las tendencias actuales sugieren que
en la tecnología del procesamiento de textos se están introduciendo grandes
cambios.

Procesamiento de texto escrito a mano

Para una población pequeña pero creciente, los sistemas basados en un

bolígrafo son una alternativa para la introducción de texto. El reconocimiento del
texto escrito a mano no resulta fácil para las computadoras; es algo que requiere
software sofisticado que pueda interpretar los movimientos del bolígrafo como
caracteres y palabras. La diversidad en la escritura a mano dificulta al software
actual la traducción de todos nuestros garabatos a la hora de escribir. Los
poderosos sistemas basados en un bolígrafo, como los Tablet PC, trabajan con
eficacia porque utilizan todo el poder del notebook PC modernos y de los
avanzados algoritmos de reconocimiento de escritura a mano. Los sistemas más
sencillos basados en un bolígrafo, como los basados en el Palm OS, requieren
que los usuarios introduzcan los caracteres utilizando un sistema definido
cuidadosamente que minimiza los errores.

Procesamiento de texto con el habla

Finalmente, la mayoría de los escritores anhela una computadora que

pueda aceptar y procesar de forma fiable la entrada de la voz: un escritor
conversacional. Con semejante sistema, un usuario puede decir a la computadora
lo que debe escribir, y cómo debe escribirlo, simplemente hablando frente a un
micrófono. La locución del usuario entra en la computadora como una señal de
audio digital. El software de reconocimiento de la voz busca patrones en las ondas
de sonido e interpreta los sonidos localizando patrones familiares, fragmentando
los patrones de sonido entrantes en palabras, separando comandos del texto y
pasando esos comandos al procesador de texto.

Procesadores de texto inteligentes

El reconocimiento de la voz es sólo uno de los aspectos de la investigación

en inteligencia artificial que es posible que termine en los futuros procesadores de
texto. Muchos expertos prevén que los procesadores de texto pueden anticiparse
a las necesidades del escritor, actuando como un editor o un coautor electrónico.

¿Qué es la autoedición?

El proceso de producción de un libro, una revista u otra publicación implica

varios pasos:

 Escribir el texto.
 Editar el texto.
 Producir dibujos, fotografías y otros gráficos que acompañarán al texto.
 Diseñar un formato básico para la publicación.
 Colocar el texto en cajas de texto.
 Distribuir el texto y los gráficos en las páginas.
 Componer e imprimir las páginas.
 Encuadernar las páginas como una publicación terminada.

En la publicación tradicional, muchos de estos pasos requieren un

equipamiento caro, especialistas altamente cualificados para trabajar con ese
equipo y mucho tiempo. Con la tecnología de la publicación de escritorio (DTP) o
autoedición, el grueso del proceso de producción se puede acometer con
herramientas pequeñas, asequibles y fáciles de utilizar. Un sistema de autoedición
normalmente incluye uno o más Mac o PC, un escáner, una impresora de alta
resolución y software.

La autoedición ofrece varias ventajas para las empresas: ahorra dinero; las
publicaciones cuya producción costaba cientos o miles de dólares a través de una
imprenta exterior ahora se pueden generar en casa con una parte de su coste
anterior; la autoedición también ahorra tiempo, pues se puede tardar unos días en
tener una lista una publicación mediante la autoedición, en lugar de semanas o
meses que serían necesarios si se publicara lo mismo utilizando los canales
tradicionales; por último, la autoedición pue- de reducir la cantidad de errores de
publicación, debido a que el control de la calidad es más fácil de mantener cuando
los documentos se producen en casa.
 La hoja de cálculo: software para la simulación y la especulación

Más que ningún otro tipo de software autónomo para PC, la hoja de cálculo
ha cambiado la forma que las personas tienen de hacer negocio. De la misma
forma que un procesador de texto puede otorgar al usuario control sobre las
palabras, el software de hoja de cálculo permite al usuario tomar el control de los
números y manipular- los de forma que de otro modo sería difícil o imposible. Un
programa de hoja de cálculo puede reducir el trabajo de tareas que implican
cálculos repetitivos: presupuestos, administración de inversiones, proyectos
comerciales, libros de cuentas, simulaciones científicas, talonarios de cheques,
etc. Una hoja de cálculo también pue- de revelar relaciones ocultas entre los
números, sacando a la luz muchas conjeturas de las planificaciones y
especulaciones financieras.

La matriz manejable

Casi todos los programas de hoja de cálculo están basados en un concepto

sencillo: una matriz manejable. Un documento de hoja de cálculo, denominado
hoja de trabajo (o también hoja de cálculo o simplemente hoja), normalmente
aparece en pan- talla como una rejilla de filas numeradas y columnas identificadas
mediante letras. La caja que representa la intersección entre una fila y una
columna se denomina celda. Cada celda de esa rejilla tiene una dirección única,
compuesta por un número de fila y una letra de columna. Por ejemplo, la celda
situada en la esquina superior izquierda de la celda A1 (columna A, fila 1) en la
mayoría de aplicaciones de hoja de cálculo. En una hoja de cálculo nueva, todas
las celdas aparecen vacías; depende del usuario rellenarlas. Cada celda puede
contener un valor numérico, una etiqueta alfabética o una fórmula que represente
una relación con los números de otras celdas.

Software de estadística: más allá de las hojas de cálculo

El software de hoja de cálculo es notablemente versátil, pero ningún

programa es perfecto para todas las tareas. Para esas situaciones en que las
hojas de cálculo no encajan muy bien con el trabajo, existen otros tipos de
aplicaciones de manipulación de números.

Gestores monetarios

El software de hoja de cálculo tiene sus raíces en las hojas del libro mayor
de contabilidad, pero rara vez se utilizan las hojas de cálculo para la contabilidad
comercial y la teneduría de libros. La contabilidad es una colección de reglas,
fórmulas, leyes y tradiciones, y crear una hoja de cálculo para manipular los
detalles del pro- ceso es complejo y lleva mucho tiempo. En lugar de contar con
hojas de cálculo de propósito general para contabilidad, la mayoría de empresas
(y muchos hogares) utilizan software de administración contable y financiera
profesionalmente diseñado.

Matemáticas automáticas

La mayoría de nosotros rara vez se enfrenta a unas matemáticas más

complejas que el rellenar los formularios de la declaración de la renta. Pero las
matemáticas más complejas son parte esencial del trabajo de muchos científicos,
investigadores, ingenieros, arquitectos, economistas, analistas financieros,
profesores y otros profesionales. Las matemáticas es un lenguaje universal
destinado a definir y entender los fenómenos naturales, así como una herramienta
utilizada para crear todo tipo de productos y estructuras. Trabajemos o no
directamente con ellas, nuestras vidas se ven moldeadas constantemente por las
matemáticas.

Análisis de datos y estadísticas

Una rama de las matemáticas aplicadas que ha ganado importancia en la

era de las computadoras es la estadística; la ciencia de la recolección y análisis de
datos. La tecnología computacional moderna nos proporciona montañas de datos:
censales, políticos, del consumidor, económicos, deportivos, del tiempo,
científicos, y muchos más. A menudo nos referimos a los datos como estadísticas
(«el Gobierno ha hecho públicas hoy las estadísticas sobre desempleo»). Pero los
números por sí mismos sólo cuentan parte de la historia. El análisis de esos
números (la búsqueda de patrones y relaciones entre ellos) puede proporcionar el
significado de los datos. («Los analistas observan que el aumento del desempleo
se limita a las ciudades más afectadas por la congelación en los contratos
gubernamentales».) Los estadistas gubernamentales, empresariales y científicos
dependen de las computadoras para dar sentido a los da- tos en bruto.

Riesgos calculados: modelado y simulación por computadora

Sea parte de una sencilla hoja de cálculo o de un conjunto complejo de

ecuaciones, los números a menudo simbolizan fenómenos del mundo real. El
modelado por computadora (el uso de computadoras para crear modelos
abstractos de objetos, organismos, organizaciones y procesos) se puede realizar
con hojas de cálculo, aplicaciones matemáticas o lenguajes de programación
estándar. Un ejecutivo comercial que crea una hoja de cálculo para proyectar las
ganancias y pérdidas trimestrales está intentando modelar el mundo económico
que afecta a su empresa. Un ingeniero que utiliza un procesador matemático para
comprobar la resistencia de un puente está modelando matemáticamente el
puente. Incluso un estadista que empieza a examinar los datos recopilados en el
mundo real crea modelos estadísticos para describir los datos.

Los modelos por computadora no siempre son tan serios: la mayoría de los
videojuegos son modelos. Tableros de ajedrez, juegos de pinball, campos de
batalla, estadios, colonias, ciudades, mazmorras medievales, culturas
interplanetarias y sociedades mitológicas son todos ellos modelados y convertidos
en videojuegos. Los estudiantes utilizan los modelos por computadora para viajar
por el Oregón Trial, explorar plantas nucleares, invertir en el mercado de valores y
disecar ranas digitales.

Simulaciones por computadora: los riesgos.

El lado oscuro de la simulación por computadora puede resumirse en pocas

palabras: la simulación no es realidad. El mundo real es un lugar sutil y complejo,
y capturar tan sólo un fragmento de esa sutileza y complejidad en una simulación
por computadora es un reto tremendo.

Haciendo que la realidad encaje en la máquina

Las simulaciones son intensivas en computación. Algunas simulaciones

son tan complejas que los investigadores tienen que simplificar los modelos y
ajustar los cálculos para conseguir que se ejecuten en el mejor hardware
disponible. Incluso cuando hay disponibilidad de la potencia informática suficiente,
los investigadores se enfrentan a una tentación constante de reformar la realidad
por conveniencia de la simulación. En ocasiones, esta simplificación de la realidad
es deliberada; pero mucho más a me- nudo es inconsciente. En cualquier caso, la
información puede perderse, y la pérdida puede comprometer la integridad de la
simulación y poner en cuestión los resultados.

La ilusión de la infalibilidad

Los riesgos pueden magnificarse porque las personas toman las

computadoras en serio. La gente tiende a enfatizar los informes generados por
computadora, a menudo a expensas de otras fuentes de conocimiento. Los
ejecutivos utilizan hojas de cálculo para tomar decisiones que implican miles de
trabajos y millones de dólares. Los pro- líticos deciden el destino de las armas
militares y las especies en peligro basándose en los resúmenes de las
simulaciones por computadora. Los doctores utilizan los modelos por computadora
para tomar decisiones de «vida o muerte» que implican drogas y medicamentos
nuevos. Todas estas personas, en algún sentido, depositan su con- fianza en las
simulaciones por computadora. Muchas de ellas confían en los datos
precisamente porque fue una computadora quien los generó.
 Volver a visitar GIGO

La exactitud de una simulación depende de lo estrechamente que se

corresponda el modelo matemático con el sistema que pretende imitar. Los
modelos matemáticos se crean sobre conjeturas, muchas de las cuales son
difíciles o imposibles de verificar. Algunos modelos sufren de conjeturas
defectuosas; otros contienen conjeturas ocultas que ni siquiera son obvias a sus
creadores; y otros van por el mal camino debido a errores clericales o humanos.

El informe diario del tiempo es el resultado de un modelo complejo por

computa- dora. Nuestra atmósfera es demasiado compleja para capturarla con
exactitud en un modelo por computadora; por eso el boletín meteorológico es a
veces erróneo. Ocasionalmente, los errores de simulación producen resultados
desastrosos. Modelos por computadora erróneos fueron los responsables de las
inundaciones del Río Colorado, del derrumbamiento del tejado de un centro
comercial en Salt Lake City y de la caída de un avión en su primer vuelo de
prueba. Este tipo de desastres son raros. Es mucho más común que los modelos
por computadora ayuden a evitar tragedias señalando los fallos de los diseños.