SESIÓN Nº04

Desarrollo de un
cronograma mediante
MS Project

- Parte IV -
Mecánica de clases

❑ Mecánica de clases
✓ Teoría Vs. Práctica ordenadores
Contenido de la Sesión

❑ Proceso de planificación
❑ Alcance Vs. Temporalidad
❑ Cronograma vinculado a EDT
❑ Proceso de desarrollo del cronograma
❑ Tareas recurrentes e hitos
❑ Dividir duración de tareas
❑ Vistas y tablas en MS Project
❑ Filtros
ASPECTOS GENERALES
Empezando…
Botones rápidos:
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- Deshacer
- Rehacer

Menú Contextual
Cambia según el menú
principal seleccionado
Empezando…
Menú Proyecto

Comando información
del proyecto
En <Información del Proyecto>, incorporaremos la información básica del proyecto.
Fecha Inicial: Especifica la fecha de inicio del proyecto actual.
Fecha de finalización: Especifica la fecha de finalización del proyecto actual.
Fecha actual: Especifica la fecha actual. De forma predeterminada esta fecha se genera por la
fecha y hora del equipo. Puede usar este cuadro para cambiar la fecha actual y como se refleja
en Project.
Fecha de estado: Especifica la fecha de estado. Project usa la fecha de estado para realizar
valor acumulado, cálculos, identificar la fecha de finalización en el cuadro de diálogo,
actualizar proyecto y colocar líneas de progreso. Si establece la fecha de estado en NOD,
Project usará la fecha actual como fecha de estado.
Programar a partir de: Especifica si Project programará el proyecto desde una fecha de inicio
del proyecto o una fecha de finalización del proyecto.
Si programa a partir de la fecha de inicio, todas las tareas nuevas tienen un tipo de restricción
predeterminado de Lo antes posible (ASAP). Si programa a partir de la fecha de finalización,
todas las tareas nuevas tienen un tipo de restricción predeterminado de Lo mas tarde posible
(ALAP).
Empezando…
Menú Proyecto

Comando información
del proyecto
Calendarios base:
Estándar: Tiene un día laboral y una semana laboral de lunes a viernes de 8am a 5pm con 1
hora de periodo no laborable para un descanso entre las 12p a 1p.
24 horas: No tiene tiempo no laboral. Todo el tiempo de domingo a sábado de 12 a 12am se
establece como tiempo laborable.
Turno noche: Este calendario está configurado para un turno nocturno. Horario de Lunes a
sábado de 11pm a 8am, con 1 hora de tiempo no laborable para un descanso entre 3am a
4am.
Prioridad: Indica la facilidad con la que se retrasan las tareas del proyecto actual cuando los
recursos se nivelen en varios proyectos. Escriba o seleccione un número entre 0 a 1000, con
el número mas alto indica una prioridad proyecto. Establecer la prioridad en 1000 significa
que los recursos no se nivelarán. Al nivel, Project considera las prioridades de nivel de
proyecto antes que las prioridades de nivel de tarea.
Estadísticas: Abre el cuadro de diálogo Estadísticas que puede usar para revisar las fechas de
inicio y finalización programadas y real fechas de inicio y finalización, duraciones, trabajo y
costos.
PROCESO
Proceso planificación
1. Determinar las fases del proyecto y los hitos.
2. Determinar el diagrama de red del proyecto.
3. Determinar las actividades de cada paquete de
trabajo (Para plantear un diagrama de red, a
pesar de la ortodoxia vigente, no se tienen en
cuenta los paquetes de trabajo, solo las
actividades)
4. Desarrollar el cronograma.

DISEÑO ADQ. COMPONENTES INTEGRACIÓN

1
Mont Test

1.2.1 1.1.2.1 1.2.2 1.2.3

2 1.3.1 1.5.1 1.1.2.2 1.3.2 1.3.3 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5

1.4.1 1.1.2.3 1.4.2 1.4.3

1.1.1 3
Concepto Alcance Vs Temporalidad
DISEÑO ADQ. COMPONENTES INTEGRACIÓN
Diagrama de red
Mont Test

1.2.1 1.1.2.1 1.2.2 1.2.3

1.3.1 1.5.1 1.1.2.2 1.3.2 1.3.3 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5

Diagrama de GANTT
1.4.1 1.1.2.3 1.4.2 1.4.3
(incluir actividades)
1.1.1
Cronogramas vinculados a WBS (EDT)

EDT resultado

• Necesario desvincular las herramientas de

diseño de la EDT respecto de las del
cronograma.

• La vinculación permanente deriva en una

EDT orientada a fases
Proceso de desarrollo del cronograma
Desarrollar el cronograma

1. Introducir las fases del proyecto: Tal como se introduciría una tarea
2. Introducir las actividades
3. Dimensionar las tareas: Duración / Trabajo
4. Desarrollar los calendarios de proyecto o específicos de recurso
5. Introducir TODOS los recursos disponibles del proyecto
6. Establecer el perfil y costo hora de cada recurso
7. Vincular las tareas
8. Asignar recursos
9. Completar el cronograma
i. Hitos
ii. Tareas resumen
iii. …
10.Eliminación de sobreasignaciones
11.Establecer línea base
12.Establecer visualización
13.Hacer el seguimiento
Proceso de desarrollo del cronograma
Reglas de oro para planificar el cronograma

REGLA 1: Defina el inicio del proyecto (Paso 1)

REGLA 2: Defina los tipos de tarea (Paso 3)
REGLA 3: Siga los principios del diagrama de Black-box (Paso 4)
REGLA 4: Deje que el sistema calcule – no edite las fechas (Paso 3)
REGLA 5: Use hitos para especificar eventos y fechas (Paso 2)
REGLA 6: Use “plazos” en lugar de “restricciones” (Paso 3)
REGLA 7: Evite los extremos abiertos para las tareas resumen (Paso 4)
REGLA 8: Principio “Highlander” – Una tarea, un recurso (Paso 7)
REGLA 9: No hay asignación de recursos en el nivel de tareas resumen (Paso 7)
REGLA10: Actualizar el proyecto en la fecha de estado
MENUS PRINCIPALES
Menú Proyecto

COMANDOS:
▪ Información del proyecto
▪ Campos personalizados: Permite definir campos de usuario, además de los que trae por defecto
▪ Vínculos entre proyectos: Asignación de dependencias externas (otros proyectos) a tareas específicas
▪ EDT: Asigna códigos de EDT a las tareas
▪ Cambiar tiempo de trabajo: Modifica los calendarios del proyecto
▪ Calcular proyecto: Recalcula el proyecto después de un cambio, suponiendo que las opciones de actualización
automática estén desactivadas
▪ Establecer línea de base: Guarda la línea de base que sirve de referencia a futuras modificaciones
▪ Mover proyecto: Modifica la fecha de inicio del proyecto
▪ Fecha de estado: Fecha en la cual indicamos en que momento nos encontramos. Por defecto, es la del
sistema.
▪ Actualizar proyectos: Actualiza el proyecto (tareas realizadas), a la fecha de estado.
Menú Tarea

VER:
▪ Gantt: Muestra el cronograma del proyecto
▪ Red: Muestra el diagrama de red del proyecto
▪ EDT: Muestra la EDT a partir de la estructura del cronograma. No será una EDT orientada a entregables
▪ Uso de tareas: Muestra los recursos involucrados en cada tarea, así como el calendario de dicho recurso para
dicha tarea
Menú Vista I

Vistas de tareas:
o Uso de tareas: Listado de tareas asignadas a cada recurso
o Diagramas de Gantt con diferentes niveles de información
Vistas de recursos: Listado de organización y características de los recursos
o Hoja de Recursos: Muestra la ventana de listada de recursos
o Uso de recursos: Muestra en que tareas se utiliza cada recurso, así como el calendario de dicha tarea para
dicho recurso
Datos: Filtros y agrupaciones
o Permite opciones de visualización (filtros y agrupaciones)
o Entre los filtros a destacar, cabe mencionar el de tareas críticas
Zoom: Visualización del cronograma (nivel de detalle)
o Por porcentaje
o Proyecto completo
Vista en dos paneles: Permite combinar GANTT con otras representaciones (recursos, utilización de tareas, diagrama de
red,…)
Establecer Líneas base

Selecciona la línea base activa

Hay hasta 10
TAREAS
Menú introducción tareas
Tarea nueva al final:
Colocando el cursos sobre una fila vacía,
se puede editar el nombre, y sus
principales parámetros: Duración,
fechas…

Para vincular dos tareas, es necesario

Genera que una tarea sea subsidiaria de la
seleccionar dos tareas: Manteniendo
anterior, que pasaría a ser una tarea
pulsada la tecla <CTRL>, seleccionar
resumen
ambas.
Menú edición de tareas
Aparece al hacer click sobre el
nombre de la tarea

Información de cada pestaña:

✓ General
✓ Predecesoras
✓ Recursos
✓ Avanzado
Propiedades de tarea - General

Especifica la importancia de la tarea

Parámetro a tener en cuenta cuando debe redistribuirse el proyecto:

1-Mínima: La tarea no se moverá, lo harán las demás
1000-Máxima: La tarea se moverá lo que haga falta
Propiedades de tarea - Predecesoras
Para vincular dos tareas, nos colocaremos
sobre la barra de la tarea predecesora,
pulsaremos el botón derecho del mouse, y
arrastraremos con el cursos hasta la tarea
sucesora

Cantidad de tiempo a transcurrir entre

ambas tareas
* No suele aparecer al abrir la ventana. Es
necesaria expandir

Tipo de dependencia:
FS: Finish to Start
FF: Finish to Finish
SF: Start to Finish
Puede seleccionarse tanto el tipo de dependencia, como el SS: Start to Start
adelanto retraso.
Propiedades de tarea - Recursos

Aparecerán todos los recursos del

proyecto

1. Seleccionar los recursos que intervendrán en la tarea (previamente tiene que haber sido introducidos en el
catálogo de recursos)
2. Determinar el porcentaje de asignación (% de la jornada laboral)
Propiedades de tarea - Recursos

La tarea se representa como un hito.

También aparece como hito si se
especifica que su duración es 0

1. Duración = Trabajo / Unidades

2. Si se selecciona <Condicionada por el esfuerzo>, el trabajo permanece constante.
RECURSOS
Hoja de recursos

Seleccionar vista recursos

Ficha de recursos
Aparece al hacer doble click sobre el nombre del recurso

Calendario del recurso

Eliminación de sobreasignaciones

Reprograma automáticamente eliminando

incongruencias (No se puede deshacer)

Recurso “Juan Pérez” claramente sobreasignado

Opciones:
1. Desplazar la tarea donde dicho recurso tenga disponibilidad
2. Asignar otro recurso
3. Reprogramar automáticamente
CALENDARIOS
Establecimiento de calendarios

Editar las fechas del calendario:

Seleccionar un día concreto
Un conjunto de ellos: Fecha inicio >>Mantener <MAYUS> >>fecha final
Editar nombre de la excepción
Seleccionar horario laboral
Preguntas

Gracias por su atención…