MANUAL PARA EL INGRESO DE TRABAJOS

EN PLANIFICACION DE PRODUCCION
Listadoderequerimientosajuniode2008

Héctor José Quiroa Enríquez - Junio 2008

Según datos y requerimientos a la fecha. Algunos requisitos pueden ser cambiados según conveniencia para fluídez de información y flujo de trabajo o para
asegurar la prevención de errores y retrasos o incumplimiento. Los cambios se informarán vía correo electrónico y serán adjuntados al documento original que
estará en planificación, se les recomienda imprimir correo y guardarlo junto a su copia del presente documento.
 INDICE DE CONTENIDO
1. Requisitos de papelería 3
1.1 Requisitos para el tiquete 4
1.2 Requisitos Depto. Contabilidad 4
1.3 Requisitos para archivo en planificación 5
1.4 Firmas para descuentos o detalles especiales 6
1.5 Tabla horas arte y consulta con jefe Depto. arte. 6
1.6 Anotación en tabla de planificación 6
2. Requisitos en tiempos 7
2.1 Control en “Meeting Maker” o programa planificación eventos en prensas. 7
2.2 Según detalles de trabajos en prensas 8
2.3 Según acabados o trabajos de postprensa 8
3. Requisitos por existencias en bodegas 8
3.1 Cantidades para medidas especiales y requisitos para corte 8
3.2 Revisión de existencias de papel 8
3.2.1 Material cortado 8
3.2.2 Material en bobina 9
3.2.3 Material comprado a proveedores locales 9
3.3 Revisión de existencias de tintas (no procesos cmyk) 9
3.3.1 Pantones de catálogo o guía 9
3.3.2 Pantones especiales fabricación sobre pedido 9
3.3.3 Barnices de existencia común 9
3.3.4 Barnices especiales (aroma, blister, etc.) 9
3.4 Revisión de existencias otros (espiral metálico o plástico, barras, punzones,
cintas, listones, ojetes, etc.) 10
4. Reportes electrónicos 10
4.1 Reportes de arte (estatus de arte, reportes de horas invertidas en trabajos,
reportes de artes con problemas, etc.) 10
4.2 Proforma digital 10
4.2.1 Destinatarios 10
4.2.2 Causas que la hacen necesaria 10
5. Flujo de información y de trabajo desde el tiquete hasta las prensas 10
6. Flujo de información de trabajo desde prensas hasta entrega 11
7. Arte 11
7.1 Tiempos de trabajo según tabla 11
7.2 Tiempos de trabajo según requerimientos de calidad y cómo afecta los
tiempos de trabajo 11
7.3 Requerimientos de papelería por Depto. Arte, para que creativo trabaje la
información recibida 11

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 El ingreso de trabajos a planificación de producción Print Studio
Requisitos de papelería
Todo trabajo en Print Studio, se hará únicamente si es ingresado a planificación y requiere
una cantidad de documentos que sirven para realizar todos y cada uno de los procesos
requeridos para entregar al cliente, el producto final. Según las actividades que requiera
cada trabajo para ser realizado, será la documentación a entregar, así por ejemplo:

Trabajos únicamente de Depto. Arte:

1. Dos copias impresas de proforma (ver formato de documento con Analista de Costos)
2. Dos copias orden de compra (puede ser obviado, si el documento tiene firma y sello por parte
del cliente o si se cumple con el inciso 3
3. Una copia impresa de documento “estimated” firmado y sellado por cliente, si no puede
obtenerse esto, puede estar firmado por el Gerente General y en casos muy especiales, por el
Gerente de Ventas
4. Una copia impresa de documento “estandard”, si incluye descuento, debe estar firmado según
las condiciones siguientes: hasta 6% o menor, el Gerente de Ventas, mayor al 6% Gerente
General

Trabajos que requieren impresión y acabados que se pueden realizar en Print Studio
1. Tres copias impresas de proforma (ver formato de documento con Analista de Costos)
2. Dos copias orden de compra (puede ser obviado, si el documento tiene firma y sello por parte
del cliente o si se cumple con el inciso 3
3. Dos copias impresas de documento “estimated” firmado y sellado por cliente, si no puede
obtenerse esto, puede estar firmado por el Gerente General y en casos muy especiales, por el
Gerente de Ventas
4. Dos copias impresas de documento “estandard”, si incluye descuento, debe estar firmado según
las condiciones siguientes: hasta 6% o menor, el Gerente de Ventas, mayor al 6% Gerente
General

Trabajos que requieren impresión y acabados que NO se pueden realizar en Print Studio
1. Tres copias impresas de proforma (ver formato de documento con Analista de Costos)
2. Dos copias orden de compra (puede ser obviado, si el documento tiene firma y sello por parte
del cliente o si se cumple con el inciso 3
3. Dos copias impresas de documento “estimated” firmado y sellado por cliente, si no puede
obtenerse esto, puede estar firmado por el Gerente General y en casos muy especiales, por el
Gerente de Ventas, además de las copias firmadas, es requerido que por cada subcontrato haya
una copia de documento “estandar” extra que se adjuntará a una copia de dicho subcontrato
4. Dos copias impresas de documento “estandard”, si incluye descuento, debe estar firmado según
las condiciones siguientes: hasta 6% o menor, el Gerente de Ventas, mayor al 6% Gerente
General
5. Tres copias de cotización POR CADA tipo de subcontrato que sea necesario para realizar los
acabados, si no hay posibilidad de que el proveedor entregue cotización por escrito, es
requerido que entregue por escrito, el detalle del precio, siempre en triplicado, con nombre y
firma para hacer válido el documento (la firma puede ser de quien ingresa el trabajo o del
Analista de Costos, si es él quien proporciona el precio)

Trabajos que requieren impresión y acabados que se pueden realizar en Print Studio,
pero requieren compra de insumos que no se manejan en bodega
1. Tres copias impresas de proforma (ver formato de documento con Analista de Costos)
2. Dos copias orden de compra (puede ser obviado, si el documento tiene firma y sello por parte
del cliente o si se cumple con el inciso 3
3. Dos copias impresas de documento “estimated” firmado y sellado por cliente, si no puede
obtenerse esto, puede estar firmado por el Gerente General y en casos muy especiales, por el
Gerente de Ventas
4. Dos copias impresas de documento “estandard”, si incluye descuento, debe estar firmado según
las condiciones siguientes: hasta 6% o menor, el Gerente de Ventas, mayor al 6% Gerente
General
5. Tres copias de cotización POR CADA insumo que se comprará, si no hay posibilidad de que el
proveedor entregue cotización por escrito, es requerido que entregue por escrito, el detalle del
precio, siempre en triplicado, con nombre y firma para hacer válido el documento (la firma
puede ser de quien ingresa el trabajo o del Analista de Costos, si es él quien proporciona el
precio)

Requisitos para el tiquete

De los documentos indicados, una de las proformas impresas irá adjunta, por lo que es necesario
que coincidan todos los datos de proforma con la información en el tiquete y eso sólo será viable, si
los cobros y detalles por cada trabajo, están hechos según las indicaciones de proforma, es decir, los
datos indicados de número de orden, presupuesto, cliente, nombre de trabajo, material, tamaño
final, cantidad de productos a fabricar, acabados y especificaciones especiales para corte, troquel,
etc., DEBEN estar contemplados y bien descritos dentro del detalle de cobro hecho o por hacer al
cliente, en otras palabras, el documento llamado “Standard”.

Algunos ejemplos:
Si en proforma indica que el material es un papel couché B100 brillante a dos caras, debe
asegurarse que en el documento “Standard” el nombre y precio del papel sea el de couché B100
brillante a dos caras, en caso contrario, con seguridad es motivo de rechazo.
Si en proforma indica que el tamaño final es 2”x12” y en el detalle de lo cobrado el tamaño es
distinto, el trabajo será rechazado.
Si en proforma indica que lleva barniz y no hay ningún renglón de cobro de dicho trabajo en el
documento “Standard”, el trabajo será rechazado.
Si en proforma indica pantone, DEBE estar indicado claramente el número de pantone (si es de
catálogo o guía) o el nombre si es pantone especial fabricado sobre pedido, además de que debe
haber detalle de tintas pantone y la cantidad de tintas detalladas en el documento “Standard”, debe
sumar y coincidir con la cantidad indicada en proforma.

Un dato muy importante a considerar, es que TODA indicación especial que genere confusión por
estar anotada en el detalle del trabajo dentro del documento digital “Standard” y no estar anotada o
no coincidir con la copia impresa de proforma, será definitivamente causa de rechazo.
En cuanto a las consideraciones de tipo de impresión Work and Turn o Vuelta de Campana, si el
trabajo da opción a usar cualquiera de las dos opciones (casos muy poco comunes, pero que suelen
suceder) y hay una opción anotada en el tiquete, se usará dicha opción, y si no está anotada,
producción tendrá la libertad de elegir la opción a utilizar según su propio criterio y conveniencia.

DEBEN considerar para el tamaño del pliego prensa, las opciones de Work and Turn o de Vuelta de
Campana, pues el tamaño difiere respecto a altura de pliego prensa según la opción indicada y si el
material no da de si, el trabajo será rechazado.

Requisitos departamento de Contabilidad

El departamento de Contabilidad requiere, para cuestiones de cobros y pagos, que la información en
proforma sea exacta comparada con respecto a los trabajos internos y subcontratos y que se asegure
la aceptación del precio por parte del cliente. Dicha aceptación de precio, sólo es válida por las vías
siguientes:
1. Firma de aceptación del documento llamado “estimate” o de la cotización que se les haya
presentado (si además de la firma, viene sellada, es mucho mejor).

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 2. Correo del cliente, firmado (es decir, que además de la empresa, venga el nombre del
remitente y el puesto que ocupa) y donde se especifique claramente que el cliente acepta el
monto con que el documento será ingresado a planificación.
3. Orden de compra (este documento tiene mucho mayor validez que cualquiera de los
anteriores y puede haber casos especiales en que sea el único documento que se acepte
según las condiciones y experiencias con el cliente cuyo trabajo se esté ingresando a
planificación) firmada y sellada, con especificaciones claras y precisas sobre el trabajo y el
precio que se está aceptando.

Observaciones: En casos muy especiales, se acepta la firma del Gerente de Ventas o el Gerente
General, pero la condición para dicha aceptación, es que el documento firmado sea el “estimate” y no el
“standard”, pues la firma en este último, tiene otro significado distinto al hecho de autorización de
cotización para el ingreso.

Como ya fue mencionado, además de los detalles que se consideran como aceptación del valor de la
cotización, el departamento de Contabilidad requiere que cuando haya subcontratos, se les entregue
copia de cada una de las cotizaciones de subcontrato, ello por razones de archivo y verificación
cruzada de información cuando se generen los pagos a los proveedores. Si no se cumple con dicho
requerimiento, Contabilidad no generará los cheques de pago respectivo a los subcontratistas, lo que
en definitiva generará conflicto, tanto en el momento de no generarse pago, como a futuro, pues si a
un proveedor no se le cumple por cuestiones distintas a los requisitos pactados con el proveedor,
éste no cumplirá o en el mejor de los casos lo hará sin la misma dedicación que nosotros solicitamos
para entregar un trabajo bien acabado, en casos de trabajos que se les encarguen después del
inconveniente que se haya generado en la respectiva liquidación de servicios.

Además de lo indicado, el departamento de Contabilidad solicita un documento “standard” para

verificar cuestiones como precios, descuentos, etc., a manera de chequeo cruzado.

Requisitos Archivo en Planificación

Por cuestiones de seguridad y como “backup” de papelería para futuras referencias o posible
resolución de conflictos en cuanto a descuentos, ingresos, etc., en planificación se solicita que
entreguen una copia de cada documento según se lista: Proforma, Orden de compra del cliente 1,
“Standard”, “Estimate” y cotizaciones de subcontratos, además de cotizaciones de materiales. Lo
anterior, debido a inconvenientes que se han estado presentando con el manejo de la papelería en
contabilidad. Estos requisitos están actualmente sujetos a prueba para considerar la posibilidad de
obviarlos y entregar únicamente las copias relacionadas a Contabilidad y compras, pero mientras no
se haga oficial, la regla es entregar las copias para el archivo de planificación. Si se tomara la
decisión de obviar las copias de planificación, la única copia que no podrá ser obviada, es la que
corresponde a los descuentos autorizados, de los cuales trataremos más adelante.

Además, es requisito OBLIGATORIO para toda reimpresión exacta, que entreguen muestra firmada
del producto (sólo se podrá hacer reimpresión exacta sobre trabajos que se hayan hecho en Print
Studio) y las firmas válidas son, el su orden: Cliente o Ejecutivo de Ventas. Como recomendación,
en la manera de lo posible eviten firmar ustedes como ejecutivos las muestras, pues cualquier
inconveniente o reclamo por parte del cliente, se deducirá como responsabilidad del ejecutivo al
haber entregado la muestra firmada por él.

En el caso de compra de papel, es REQUISITO OBLIGATORIO entregar muestra firmada ya sea

por su cliente o por ustedes como ejecutivos, del material que se está solicitando, preferiblemente
que sean un mínimo de dos muestras, pues una se entregará al Depto. de Calidad para la
verificación del mismo cuando el proveedor lo entregue en Print Studio y la otra estará en
Planificación como “backup” en el caso de cualquier inconveniente con la primera. Además, se
1
No es obligatorio, pero es recomendable y únicamente en los casos que se entrega orden de compra. Para
ver los casos en que no se entrega, ver inciso 1.2.

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deberá indicar el proveedor con quien se cotizó el material y el precio al que se cotizó, en caso
contrario, el departamento de Compras no hará el pedido y eso generará atrasos en el cumplimiento
de fechas de entrega a sus clientes.

Firmas para descuentos o detalles especiales

Unicamente hay dos firmas válidas para descuentos y cada una tiene un rango designado para ser
válida:
1. Gerente de Ventas.
Hasta un seis por ciento del valor original. Se tomará como seis por ciento, el rango
comprendido entre 6.0000% y 6.4999%, superior a ese rango deberá considerarse el
siguiente nivel.
2. Gerente General.
A partir del seis por ciento del valor original. Se tomará como valor mínimo 6.5% y es a
partir de ese valor que será asignada la única firma aceptable.

Las anotaciones correspondientes al descuento (si las lleva), deberán ser claras, en caso contrario, se
tomará como avalado únicamente el valor indicado en la copia firmada, NO SE HARAN
equivalencias de precios si no está indicado con la firma EN PUÑO Y LETRA del firmante.

En cuanto a detalles especiales, serán válidos los que el firmante declare como anotación en el
documento que firme o los que envíe por correo firmado, cualquiera otro caso, aunque el firmante
haya llegado en persona a indicarlo, no tendrá validez. Detalles especiales se refiere al caso de
algún acabado que no esté en la cotización original o cualquier anotación que no figure en la
cotización presentada al cliente, pero que el firmante considere necesario agregarla al trabajo para
mejorar el acabado y la satisfacción del cliente.

Tabla horas arte y consulta con el jefe de arte

Print Studio tiene una tabla de horas arte por cada tipo de trabajo, especificada en montaje y diseño.
El criterio de montaje se tomará como el hecho de que el trabajo ya viene terminado y el creativo
únicamente deberá hacer los ajustes necesarios para que quede en la prensa, es decir, aplicar perfiles
y ajustes de guías de corte. TODO lo que sea de armar, escribir o reescribir textos y diagramar, será
considerado diseño y deberá tomarse como tal para evitar que al momento de la revisión su trabajo
sea rechazado.
En los casos que se genere duda por cuestiones de criterio, se consultará por parte de planificación
con el jefe del Depto. de arte y él tendrá la última palabra para aceptar o rechazar el trabajo según el
tipo de hora arte que ustedes hayan indicado y el que el jefe de arte indique.

Anotación en tabla de planificación

En la mesa del asistente de planificación, hay una tabla “Shannon” con un talonario, la cual es
llamada tabla de ingresos. La función de dicha tabla, es servir de verificación cruzada a la
información de fecha y hora en que el trabajo está siendo ingresado para revisión en planificación.
La importancia de dicha tabla radica en que NINGUN ingreso será válido si no está en la tabla y si
no tiene claramente especificados los datos que en el talonario se solicitan. Aun si el correo fue
enviado hace diez días y la papelería está depositada en la bandeja de ingresos hace ocho días, el
ingreso NO SERA válido ni será tomado en cuenta, hasta que esté anotado en la citada tabla. La
principal razón de ello, es que quede constancia de que el ingreso fue hecho, pues hay ocasiones en
que nadie de planificación está presente cuando el ejecutivo llega a hacer el ingreso y tenemos el
conocimiento de que el tiempo del ejecutivo es tan valioso, que no puede esperar a que estemos
presentes.

Cabe mencionar, que si la fecha de entrega propuesta y anotada en la tabla, es distinta a la indicada
en proforma o la pactada con el Gerente de Producción, el documento será rechazado
inmediatamente. Los demás datos pueden generar atraso en la aceptación (se les informará y se les

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dará un tiempo de gracia no mayor a media hora para corregirlo), sin embargo, el dato de la fecha
de entrega es el único dato que genera rechazo inmediato.

Requisitos en tiempos
Es requisito fundamental para evitar el rechazo, la consideración de las fechas de entrega, las cuales
deberán ser discutidas con el Gerente de Producción o el Asistente de Planificación (en ese orden
de prioridad) y no únicamente asignadas por criterio del ejecutivo, pues son los dos puestos citados,
los que tienen conocimiento tanto de los procesos como del estado de trabajo en las máquinas que
los ejecutarán y en el área de empaque.

Control en “Meeting Maker” o programa planificación eventos en prensas.

Los trabajos en prensas, son controlados por medio de un software de calendarización por medio de
gráficos llamado “Meeting Maker”, en el cual están contemplados los tiempos de trabajo para cada
una de las cuatro prensas principales, la convertidora y las prensas secundarias. La jerarquía de
colores y sus significados están de la siguiente forma:
Blanco Espacio reservado
El espacio fue solicitado para un trabajo cuya papelería todavía no puede ser ingresada a
planificación, pero que se tiene el conocimiento que ingresará. La reserva de espacio, ayuda en el
sentido de que cuando el trabajo sea ingresado, se le dará prioridad en la medida de lo posible,
sobre los que no hayan sido ingresados al momento de tener la papelería en planificación. Sin
embargo, la reserva NO ASEGURA que el espacio para imprimir el trabajo se mantenga en el día y
hora que fue reservado, sino únicamente asegura que el tiempo en máquina no será un
inconveniente de mayor peso al momento de que el trabajo es ingresado. En este proceso, no se
hace pedido de material, ni para compra ni para corte.
Rojo Ingresado, pero artes no aprobados
En el momento que el trabajo es ingresado a planificación, el espacio se convierte en un ingreso,
lo cual se verá reflejado tanto en el “status” de arte, como en la forma en que se maneja dicho
espacio, pues tiene prioridad por sobre los espacios en blanco al momento en que los artes están
en aprobación. En este estadio, el material puede haberse enviado a cortar o a comprar (según el
caso), pero todavía no ha sido guillotinado, por lo que los cambios de tamaño, siempre que no
afecten al tamaño de pliego resma, todavía pueden hacerse sin perjuicio para el ejecutivo de
ventas. Respecto a las tintas y los extras para acabados, siempre que se indique con tiempo y con
la información de que no se ha hecho la compra, pueden hacerse cambios sin que los mismos
perjudiquen al ejecutivo, sin embargo, es muy importante asegurarse de que las compras no se
han hecho, pues en caso contrario, cualquier cambio que se haga, provocará la deducción de
responsabilidades hacia el ejecutivo de ventas. Los trabajos en este estadio, también pueden
cambiar su orden de prioridad según el reporte de “status” de arte, sin embargo, se movilizan
considerando variables como fecha de entrega, cantidad y clase de los acabados, material, etc.
Azul Artes aprobados
Es en este momento en que los espacios se vuelven hasta cierto punto inamovibles, pues ya
está todo listo para impresión y únicamente se está a la espera de que se termine de imprimir el
trabajo anterior al que está programado con estas propiedades. También, es en este punto, en
que el cambio de tamaño será inconveniente para el ejecutivo de ventas sin dicho cambio afecta el
tamaño en pliego prensa, pues hacia este punto, ya estará el pliego resma convertido a pliego
prensa y ya no se aceptarán cambios sin deducir responsabilidades. En este punto, únicamente el
Gerente de Producción tiene la autoridad para hacer cambios en el orden de impresión.
Verde En proceso de impresión
El trabajo se está imprimiendo en la prensa, por lo que cualquier cambio que solicite el cliente o
el ejecutivo, será deducido en perjuicio directo de quien solicita el cambio, pues ya se habrá
invertido tiempo de preparación, material y mano de obra en el proceso. En definitiva, NO ES
POSIBLE hacer cambios en este proceso para hacer un trabajo distinto al que se está
imprimiendo.
Naranja PostPrensa
En este momento, ya el trabajo no está en la prensa y está en cualquier proceso de los
acabados que se hayan indicado. En este momento, puede haber cambio de indicaciones en la
forma de empaque, siempre que dicho cambio no afecte los costos de dicho trabajo y que sea por
escrito.

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Negro Entregado
El trabajo oficialmente ya no está en Print Studio, aunque todavía esté físicamente, pues significa
que el cliente ya aceptó la muestra que se le envió para su recepción. El único cambio posible en
este proceso, es que el cliente haya rechazado la entrega física final del trabajo.
Amarillo Mantenimiento
En definitiva, la máquina no está disponible durante el tiempo que indique el espacio cubierto por
esta tarea.

Hay otros colores, relacionados principalmente con inamovilidad, asuetos, feriados y holguras, pero
para su consideración, sólo deben tomar las indicadas con anterioridad.

Según detalles de trabajos en prensas

Según el detalle de trabajos en prensas (tipo de impresión, pasadas, signaturas, etc.), aunado a los
otros procesos será el tiempo que se estimará para la entrega de los trabajos.

Según acabados o trabajos de postprensa

El último detalle a considerar para las entregas, es el correspondiente a los acabados o trabajos de
postprensa, pues hay algunos de ellos que son manuales y por lo mismo llevan un poco más de
tiempo y hay otros, que por la naturaleza del subcontrato y el acabado, deben considerar a veces
más de doce horas para dicho proceso. Por lo anterior, este dato también influye en la
consideración de tiempos de entrega.

Requisitos por existencias en bodegas

Deben revisar que haya existencia de lo que requiere su trabajo, para, en el caso de no haber
existencia poder entregar lo requerido para hacer la compra o el corte del material, según sea el
caso. El no haber existencia y no indicar qué se hará con respecto al material de su trabajo, es
causa definitiva de rechazo.

Cantidades para medidas especiales y requisitos para corte

En el caso de papel, es importante que tomen nota que para cantidades menores a dos mil unidades
resma, deberá ingresarse el material en tamaño estándar, siempre y cuando se cumpla con un
mínimo de quinientas unidades prensa, pues en caso contrario, no será aceptado en las prensas.
Para enviar a cortar alguna medida especial o material que no es considerable como “stock” o
existencia de bodega, la cantidad mínima también es de dos mil unidades resma.
Si no se cumplen los requisitos, su trabajo será rechazado.

Revisión de existencias de papel

En la dirección intranet \\Haggenserver\Reprod\Repbodega hay varios reportes sobre existencias de
papel, tanto en bodega 20 (papel cortado, en buen estado), bodega 25 (papel cortado y entregado
como final de bobina o con defectos) como en bodega 10 (bobinas, para cortar en convertidora).
Allí pueden confirmar el dato y como consejo, anoten la ubicación del mismo, para que bodega y
planificación no tengan excusa alguna al momento de entregar el material. La existencia de
material cortado varía en el transcurso del día, por lo que si la cantidad que necesitan está muy
ajustada a lo que hay en existencia, es conveniente que traten con bodega la posibilidad de una
reserva, siempre y cuando el ingreso sea lo más pronto posible.

Material cortado
El archivo donde está contemplado el material cortado (ya sea de bobina por convertidora o de
origen), está dividido en dos distintos según el estado y tipo de material. Uno es el de bodega 20,
que es el material en mejor estado que se encuentra en la bodega de papel. El segundo reporte, es el
de bodega 25, el cual tiene el inconveniente que puede estar combado, arrugado, disparejo, fuera de
escuadra o hasta amarillo, pero que si cumple con sus expectativas, puede ser utilizado. Es

8
importante que recuerden que hay requisitos para corte de material y si no se cumplen, aunque haya
bobinas el material no se cortará.

Material en bobina
En este archivo de reporte, están las bobinas tanto en detalle de unidades como en global por tipo de
papel, de las cuales se puede disponer para cortes. Es muy importante que estimen bien las
cantidades, pues en planificación y en bodega, se hace revisión según rendimientos para ver si las
cantidades que solicitan se pueden cubrir con la existencia de bobinas.

Material comprado a proveedores locales

Se debe cumplir con varios requisitos para que se haga el pedido de material a compras. Los
requisitos son:
1. Entregar muestra firmada
2. Indicar proveedor y precio
3. Asegurarse de cobrar el precio cotizado si es mayor al precio de lista de Print
Studio

Revisión de existencias de tintas (no procesos cmyk)

Toda tinta que no sea la estándar proceso, debe confirmarse la existencia en Print Studio. Se
consideran como no estándar proceso, todas las tintas ajenas a las que bodega indique que son
estándar proceso, aunque se tenga el conocimiento que son tintas proceso, pero si no son las que
bodega tiene definidas como estándar proceso, NO ES OBLIGACION de bodega tenerlas como
existencia y es más bien, obligación del ejecutivo cotizarlas para compra.

Pantones de catálogo o guía

No se mantiene existencia en bodega de pantones de catálogo o de guía, por lo que TODO pantone
que no sea estándar para fabricación (pueden consultar el listado con bodega), debe ser considerado
como compra. La cantidad y la compra son responsabilidad de planificación, sin embargo, para los
tiempos de entrega, debe estimarse un mínimo de dos días por la fabricación del pantone requerido
siempre que la cantidad no sea muy grande (cinco kilos máximo). Los pantones de catálogo, se
pedirán según el detalle de las guías que tienen tanto control de calidad como ventas, las cuales son
del mismo modelo y el mismo año, por lo que si no se usa la guía adecuada, puede generar
conflictos al momento de la entrega con el cliente.

Pantones especiales fabricación sobre pedido

Si el pantone no es de catálogo o de guía, DEBE solicitarse un parche entregando una muestra o
informando a su cliente que debe dar el visto bueno. Luego de autorizado el parche, se enviará a
hacer la tinta y será el parche la guía para aceptación o rechazo de la misma por parte del
proveedor. Ningún parche se devolverá al cliente, pues los parches pertenecen a Print Studio y se
conservarán en el Depto. de Control de Calidad como referencia y seguridad para posibles
inconvenientes.

Barnices de existencia común

Hay barnices que es común tener en Print Studio, sin embargo, si su trabajo requiere cantidades
mayores o muy ajustadas a la existencia en Print Studio, considerar la posibilidad para los tiempos
de entrega, pues si ustedes confirman y consideran esos datos, la posibilidad de que le fallen a su
cliente se reduce.

Barnices especiales (aroma, blister, etc.)

Estos barnices se piden según el trabajo lo requiera, es decir, en definitiva este detalle tendrá una
influencia muy grande sobre las fechas de entrega, por lo que es conveniente que se asesoren con
bodega y compras sobre el tiempo que se requiere para tener existencia de dichos productos.

9
Revisión de existencias otros (espiral metálico o plástico, barras, punzones, cintas,
listones, ojetes, etc.)
Hay materiales que por su naturaleza, no se mantienen en existencia en bodega, sin embargo, si la
cantidad que el trabajo requiere es menor a la que reporta bodega como existencia, el trabajo puede
ser recibido sin ningún inconveniente. En el momento que la existencia sea mayor, deben entregar
a planificación los datos sobre el material (precio, especificaciones claras y exactas) y el proveedor
del mismo. Si no hay suficiente existencia en bodega y no se entregan datos para la compra, el
trabajo será rechazado.

Reportes electrónicos
Para mantener el flujo de información entre Producción y Ventas, además del programa “Meeting
Maker”, se llevan varios reportes electrónicos según se detalla a continuación:

Reportes de arte (estatus de arte, reportes de horas invertidas en trabajos, reportes de

artes con problemas, etc.)
Un archivo de MSExcel es envíado a sus direcciones de correo electrónico y es el archivo de Estado
de artes o “Status” de arte. Dicho archivo tiene información sobre fechas de entrega, fechas de
ingreso a planificación, fechas de aprobación de artes y fecha de recepción de artes. Hay
descripción de colores para entender el estado de cada trabajo y la razón de dicho reporte, es para
que cualquier inconformidad usted como ejecutivo tenga la oportunidad de discutirla. Se tomará
como tiempo máximo medio día para discutir los datos (considerando la posibilidad del tiempo que
como ejecutivo usted invierte en las visitas a clientes), tiempo luego del cual, se tomará como
conforme con la información y no habrá ya aceptación de reclamo alguno.
Los reportes de horas invertidas en trabajos y de artes con problemas, pueden verlos también en la
carpeta \\Haggenserver\Reprod , pueden confirmar los nombres de dichos reportes con el jefe de
arte. Dichos reportes les servirán de guía para tener conocimiento tanto del estado de sus trabajos,
como de los inconvenientes que generaron y así, poder prever con su cliente, los posibles
inconvenientes de futuros trabajos y evitarse la desagradable situación de tener que disculparse por
no haberle podido cumplir.

Proforma digital
Debe enviarse por correo y a distintos destinatarios, la proforma que se entrega impresa en
planificación, con los datos correctos.
Destinatarios
Gerente de Producción
Asistente de Planificación
Jefe de Empaque
Asistente de Gerencia
Causas que la hacen necesaria
La planificación anticipada de ciertas actividades que requiere su trabajo (compras, estimación de
tiempos, estimación de espacios, etc.)

Flujo de información y de trabajo desde el tiquete hasta las prensas

Es muy importante que la información de su trabajo, sea manejada de forma clara y detallada. De
tal cuenta que se eviten al máximo los riesgos de que el cliente no reciba lo que solicitó. Cualquier
cambio en la información, debe ser proporcionado con tiempo para poder realizarlo en el trabajo.
Todos los involucrados deben estar informados, preferiblemente por mensajes de correo
electrónico. Usemos las herramientas electrónicas que la empresa nos proporciona.
En el tiquete, se indicará la mayor cantidad posible de información, por lo que si hay indicaciones
en el tiquete que contradicen la proforma o demás información o que puedan generar confusión, el
trabajo será motivo de rechazo o se suspenderá y eso definitivamente afectará su fecha de entrega.

10
Además del paquete de software “Meeting Maker” hay varios reportes que se llevan en el servidor,
los cuales podrán serle útiles en caso de no encontrar al encargado de proporcionarle dicha
información.
Flujo de información de trabajo desde prensas hasta entrega
No se tomará como válida la información que proporcione de forma verbal al prensista, sino debe
ser proporcionada y mejor si de forma escrita al supervisor de prensas, al Gerente de Producción, al
Asistente de Planificación, a Jefatura de Empaque y preferiblemente también a Control de Calidad.
Todo lo anterior, para que los involucrados en los procesos tengan la misma idea y no caigamos en
el defecto llamado “teléfono descompuesto”.

Arte
Tiempos de trabajo según tabla
Todo trabajo será verificado con la tabla de horas que maneja Print Studio, con el criterio ya
indicado acerca de qué es diseño y qué es montaje, por lo que es conveniente para evitarse el
desagradable caso de tener que hacer cambios luego de que el proceso de su trabajo fue suspendido
y el riesgo de no entregar a su cliente con la puntualidad y calidad que espera de nosotros.
Tiempos de trabajo según requerimientos de calidad y cómo afecta los tiempos de
trabajo
El departamento de Calidad, está en Print Studio para asegurarse que el cliente alcance la mayor
satisfacción posible. Por ello, es necesario que dicho departamento tenga el tiempo necesario para
poder hacer sus revisiones. Por ejemplo, si usted requiere un trabajo para entregar en doce horas y
el trabajo lo ingresa hoy a las 18:00, el departamento de Calidad apenas y tendrá tiempo de ver las
estadísticas del trabajo, pero no podrá hacer una adecuada revisión, con lo que se corre el riesgo de
que para cuando se detecten los defectos, el trabajo ya esté en manos del cliente y el concepto del
mismo sobre nosotros se caiga debido a “falsas expectativas” generadas por la mala organización
en cuanto al ingreso a planificación. En otras palabras, mientras más tiempo tenga Control de
Calidad para revisar, menos posibilidades hay de que se entregue al cliente un trabajo de baja
calidad.
Requerimientos de papelería por Depto. Arte, para que creativo trabaje la
información recibida
Para que los artes recibidos sean procesados, aunque no haya tiquete, el departamento de arte
requiere que se le entregue copia impresa de pro forma y sobre de trabajo con la información
debidamente descrita en los renglones que lo solicita dicho sobre.
Cada creativo precisa que la información en proforma sea clara y congruente con lo que recibe
como arte digital. El creativo no trabajará ningún arte si no tiene en sus manos una copia impresa
de la proforma y si esta no está clara.

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