Webinar

Apoyo al Proceso
de Facturación
En el marco del Plan 3+3
BHP implementó un sistema
de Revisión Automática
Facturación

Objetivos

1. Emisión / Aceptación /
Contabilización en 1 DIA
2. Evita Bloqueos
3. Pago en Tiempo &
Oportunidad
CICLO DE LA FACTURACIÓN

VENDOR SII SAP - BHP

PDF XML

FACTURA
13/Julio – Revisión Automática FACTURACIÓN

SII SAP - BHP

XML

Objetivo: CHEQUEAR que las Reglas de Facturación BHP

ya existentes SE CUMPLAN (no se agregan reglas nuevas)
RESULTADO Revisión Automática FACTURACIÓN

SII SAP - BHP

XML

1 ó más reglas Falla Todas Reglas OK

FACTURA RECHAZADA FACTURA ACEPTADA
- Rechazada en SII - Aceptada en SII
- No Contabilizada en SAP-BHP - Contabilizada en SAP-BHP
- NC a emitir por Factura rechazada - OK en Flujo de Pago
también será rechazada - Plan 3+3
¿Qué debe cumplir
la factura para que
sea ACEPTADA?
1. Encabezado Factura DEBE tener
• Razón Social toda la información
necesaria y correcta
2. Referencias
• Orden de Compra
• Guía Despacho
• HES
Información DEBE
estar en el lugar &
3. Detalle Factura forma correcta
• QBLI 13/Julio
Referencias
ORDEN DE COMPRA
(PO – Purchasing Order)

SIEMPRE debe estar indicada la PO Cuadraturas IMPORTANTES

(10 dígitos - actualmente 45XXXXXXXX)
PRECIO  precio unitario debe ser
Código Referencia: 801 IGUAL al de la PO

CANTIDAD  debe ser igual o menor al

XML? valor de la PO

PO en dólares (u otra mnx)  la factura

debe estar con el Tipo Cambio del día de
la EMISION DE LA FACTURA
…si Factura es por PRODUCTOS (Bienes) …si Factura es por SERVICIOS

GUÍA DE DESPACHO HES

(GR – Good Receipt) (HES – Hoja Entrada Servicios)

Facturar sólo un (1) GR por Factura Facturar sólo un (1) HES por Factura

Se debe revisar que GR se encuentre Se debe revisar que HES se encuentre

INGRESADA en SAP-BHP APROBADA en SAP-BHP
(Ariba / Correo Notificación) (Ariba / Correo Notificación)

Código Referencia: 52 Código Referencia: HES

XML? XML?

Solo debe ir GUIA DESPACHO ó HES (nunca juntas)

Caso Especial: FACTURAS CONSIGNACIÓN
<Referencia>
1. Solo debe ir en el campo <NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
801 (Orden de Compra) el <FolioRef>4000167097</FolioRef>
número de liquidación de <FchRef>2020-07-25</FchRef>
</Referencia>
consignación (número que
siempre parte en
400XXXXXXX)

2. NUNCA se debe agregar

- GUIA DESPACHO
- HES
Asunto: Notificación de recepción de Mercadería
Asunto: Notificación de recepción de Servicio
Detalle / QBLI
QBLI: referencia en la línea de detalle que conecta lo facturado con la
línea de la PO que se esta facturando

Como se puede ver, la referencia QBLI es una

referencia APARTE que va en el XML de la factura (no
va en la glosa ni en otro campo)
…¿cuando se agrega el código QBLI?

PRODUCTOS SERVICIOS
Guía Despacho (GR) HES

SIEMPRE NUNCA
¿Y por qué es tan
importante que la
factura sea
tan exacta?
FACTURA
RUT 55.646.444-K

IMPEKE SpA
FACTURA ELECTRONICA

N° 272626
¿Factura TIENE
MINERA ESCONDIDA LTDA
CERRO EL PLOMO 6100
EXPLOTACION MINERA
79.587.210-8
LAS CONDES
CREDITO
toda la información
necesario y correcta?
SI
Orden de Compra 4509380330
Guía Despacho GD-8272626
HES 1008272736

Q Un Descripción PU PT

4 UN MOTOR HR-WIWYWY $10.000.- $40.000.-

Según PO 4509380330
Line Item 10

4 UN POLEA POL-292737 $2.000.- $8.000.-

Según PO 4509380330
Line Item 20
FACTURA
RUT 55.646.444-K

IMPEKE SpA
FACTURA ELECTRONICA

N° 272626
¿Factura TIENE
MINERA ESCONDIDA LTDA
CERRO EL PLOMO 6100
EXPLOTACION MINERA
79.587.210-8
LAS CONDES
CREDITO
toda la información
necesario y correcta?
SI
Orden de Compra 4509380330
Guía Despacho GD-8272626
HES 1008272736

Q Un Descripción PU PT

4 UN MOTOR HR-WIWYWY $10.000.- $40.000.-

Según PO 4509380330
¿Información ESTA

NO
Line Item 10

4 UN POLEA POL-292737 $2.000.- $8.000.-

en el lugar &
Según PO 4509380330
Line Item 20
forma correcta?
 Antes del 13-Julio?
FACTURA
RUT 55.646.444-K

IMPEKE SpA
FACTURA ELECTRONICA

N° 272626 - Proceso Manual

- Intervención Humana
MINERA ESCONDIDA LTDA 79.587.210-8
CERRO EL PLOMO 6100
EXPLOTACION MINERA
LAS CONDES
CREDITO
- Puedo leer e interpretar
- Pero? Bloqueos / Errores Post
Orden de Compra 4509380330
Guía Despacho GD-8272626
HES 1008272736

Después del 13-Julio?

Q Un Descripción PU PT

4 UN MOTOR HR-WIWYWY $10.000.- $40.000.-

Según PO 4509380330
Line Item 10
- Proceso Automático
4 UN POLEA POL-292737
Según PO 4509380330
$2.000.- $8.000.-
- Sin Intervención Humana
Line Item 20
- Sin Bloqueos
- PAGO TIEMPO
 FACTURACION OK – CHECK LIST
FACTURA RUT 55.646.444-K

100% FACTURA ELECTRONICA  Orden de Compra

 Siempre debe estar referenciada
IMPEKE S.A.
N° 272626
 Precio Unitario debe ser igual a de la PO
 Cantidad debe ser igual o menor a la PO
 TC debe ser del día de la emisión (PO en dólares)
MINERA ESCONDIDA LTDA 79.587.210-8
CERRO EL PLOMO 6100 LAS CONDES
EXPLOTACION MINERA CREDITO  Si la factura es de:
 PRODUCTOS: agregar Guía Despacho
o Solo una (1) GR por Factura
Orden de Compra 4509380330 o Verifica que GR este ingresada en SAP-BHP
Guía Despacho GD-8272626  SERVICIOS: agregar HES
HES 1008272736
o Verifica Monto HES sea igual a la Factura
o Verifica que HES este aprobada
Q Un Descripción PU PT
 En la factura solo debes colocar un GR ó HES, nunca JUNTAS
4 UN MOTOR HR-WIWYWY $10.000.- $40.000.-
Según PO 4509380330
 Opción 1: PO + GR
Line Item 10  Opción 2: PO + HES
 Opción 3 (Consignación): PO
4 UN POLEA POL-292737 $2.000.- $8.000.-
Según PO 4509380330  QBLI: si tu factura es por PRODUCTOS debes agregar la
Line Item 20
referencia QBLI, esta debe
 Referenciar a la línea de la PO (10, 20, 30, según
corresponda)
 Cada línea de la factura debe tener QBLI
Canales Oficiales Comunicación BHP
1er Paso – Levantar Caso 2do Paso – Contacto Comercial | ESCALAR
https://case.bhpbilliton.com/es-ES/BHPB- Contacto PO (Purchasing Contact) / Contract Owner
Vendor-PaymentService/
Casos de
ERROR
Error CUADRATURA
En este caso
ORDEN DE COMPRA
- OK en montos finales
Linea Descripción Cantidad PU PT - Diferencia en las unidades
10 Acido Sulfúrico AC-200 10 $2.000.000 $ 20.000.000 - Sera RECHAZADA
20 Acido Sulfúrico AC-500 15 $3.000.000 $ 45.000.000

FACTURA La FACTURA debe tener la misma

estructura de la ORDEN DE
Linea QBLI Descripción Cantidad PU PT
1 10 Acido Sulfúrico AC-200 10000 $ 2.000 $ 20.000.000
COMPRA en
2 20 Acido Sulfúrico AC-500 15000 $ 3.000 $ 45.000.000
- PRECIO UNITARIO
Neto $65.000.000 - CANTIDAD
IVA $12.350.000 - QBLI
Total $77.350.000
Error CUADRATURA
En este caso
ORDEN DE COMPRA
- OK en montos finales
Linea Descripción Cantidad PU PT - Diferencia en las unidades
10 Estación Trabajo DESK-1000 2 $1.500.000 $3.000.000 - Sera RECHAZADA

FACTURA La FACTURA debe tener la misma

estructura de la ORDEN DE
Linea QBLI Descripción Cantidad PU PT
1 10 Silla DESK-1000 2 $ 200.000 $ 400.000
COMPRA en
2 10 Mesa Trabajo DESK-1000 2 $ 800.000 $1.600.000
3 10 Lampara DESK-1000 2 $ 100.000 $ 200.000 - PRECIO UNITARIO
4 10 Cajonera DESK-1000 4 $ 200.000 $ 800.000 - CANTIDAD
- QBLI
Neto $3.000.000
- N° LINEAS
IVA $ 570.000
Total $3.570.000
Error REFERENCIAS (PO, GR, HES)

Error numero PO, sistema intenta

comparar
“OC 4506798729” = “4506798729”
RECHAZO

Se intento ingresar un numero

llamado HES en el campo PO
RECHAZO
Error REFERENCIAS (PO, GR, HES)

Error numero GR, sistema

intenta comparar
“52-00016215” = “16215”
RECHAZO

Además tiene
GR y HES
RECHAZO
Se esta haciendo referencia a una
Guía Despacho Manual (código 50)
Hoy son Guía Despacho Electrónica
(código 52)
Error REFERENCIAS (PO, GR, HES)

Se intento referenciar una HES

pero en el campo de PO (801)
RECHAZO

Error numero HES, sistema intenta

comparar
“HES 1009338177” = “1009338177”
RECHAZO

HES es un número que siempre parte en

100XXXXXXX
RECHAZO
Error REFERENCIAS / QBLI
PDF

XML

QBLI no es múltiplo de 10 Numero de HES no válido

(línea no válida en PO - BHP) (siempre parte en 100XXXXXXX)
RECHAZO RECHAZO
Error QBLI
PDF Línea Descripción Cantidad PU PT
MOTOR HK-6152 según PO
1 1 $12.560.000 $ 12.560.000
4509594001 - QBLI 10

XML <Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<CdgItem>
<TpoCodigo>INT1</TpoCodigo>
<VlrCodigo>HK-6152</VlrCodigo>
</CdgItem>
<NmbItem>MOTOR HK-6152 según PO 4509594001 - QBLI 10</NmbItem>
<QtyItem>1.000000</QtyItem>
<UnmdItem>UN</UnmdItem>
<PrcItem>12560000.000000</PrcItem>
<MontoItem>12560000</MontoItem>
</Detalle>

No existe QBLI – El sistema no puede asociar este producto a la Linea 10 de la PO

Error QBLI

XML

No hay problema que

existan dos o más
códigos en el XML

QBLI no es múltiplo
de 10  RECHAZO
Error QBLI
PDF

XML FORMA CORRECTA EN XML

<CdgItem>
<TpoCodigo>QBLI</TpoCodigo>
<VlrCodigo>10</VlrCodigo>
</CdgItem>
Gracias