1.

1 Marco Teórico

Teniendo en cuenta que la propuesta de mejora, objeto del presente proyecto, se realiza en

base la operación de una empresa de outsourcing (IQ Outsourcing), es importante

comprender con claridad en qué consiste dicha clasificación de la compañía.

1.1.1 Outsourcing

El Outsourcing es un término inglés conformado por dos palabras "out" que traducida al

español significa fuera y "source" cuyo significado es fuente u origen, es decir, la expresión

se refiere a una fuente externa, la cual generalmente dentro del ámbito empresarial es

utilizada para referirse a la subcontratación, externalización o tercerización, el cual,

podemos definir como un proceso empleado por una empresa en el cual otra empresa u

organización es contratada para desarrollar una determinada área dela empresa contratante

(Almanza Martínez & Archundia Fernández, 2015).

Ahora bien, como se mencionó anteriormente, la propuesta de mejora se particulariza a la

operación de dos procesos de IQ Outsourcing: Canje y Gestión Documental, razón por la

cual es necesario establecer en qué consiste cada uno de ellos.

1.1.2 Canje y Visación

Procesamiento de cheques en Colombia, apoyo en procesos de intercambio, pago y

devolución de los mismos girados en el país, bajo el cumplimiento de acuerdos

interbancarios y de servicio con el Banco de la República. Esta solución permite la gestión

de clientes VIP y procesos de confirmación tanto de roles de operación y control de los

bancos, como del cliente titular (Outsourcing, Innovación IQ, 2018).

1.1.2.1 Canje enviado

Se compone de los cheques girados por otros bancos, recibidos por cajeros, para realizar

transacciones. Estos cheques se envían al cobro diariamente a través de la compensación en

el Banco de la República (Betancourt P. & Sanatamaría B., 2016).

1.1.2.2 Canje recibido

Se compone de los cheques girados por el cliente consignados en otros bancos y que a

través de la compensación los presentan al cliente para el pago (Betancourt P. &

Sanatamaría B., 2016).

1.1.2.3 Devolución enviada

Es el conjunto de cheques girados por el cliente consignados en otros bancos, cuyo pago no

fue aceptado por alguna de las causales de devolución (Betancourt P. & Sanatamaría B.,

2016).

1.1.2.4 Devolución recibida

Se compone de los cheques girados por otros bancos, consignados en el cliente, que fueron

enviados al cobro y por alguna de las causales de devolución no fueron pagados

(Betancourt P. & Sanatamaría B., 2016).

1.1.2.5 Visación

Es el proceso de verificación de las características e información contenida en el cheque,

como firmas, seguridades de formato, fechas, sellos y condiciones de pago, frente a las

condiciones pactadas entre EL CLIENTE y el cliente, para la aceptación del cheque como

instrumento de pago. Proceso que comprende la confrontación de firmas y condiciones de

aceptación de los cheques mediante despliegue de las imágenes de los cheques y las firmas,
la revisión de lámpara de luz ultravioleta, de forma y contenido y de condiciones de manejo

(Betancourt P. & Sanatamaría B., 2016).

1.1.3 Gestión Documental

Comprende las estrategias, métodos (digitalizar y centralizar), y herramientas usados para

capturar, administrar, conservar y compartir contenidos a los procesos de una organización.

La solución Gestión Documental en procesos e indexación funciona bajo módulos que se

pueden usar integralmente o de manera independiente, de acuerdo a las necesidades

particulares del cliente:

 Módulo de Recepción de Documentos: En puntos presenciales se realiza el

recibimiento y pre-clasificación, a través de ventanilla, del contenido documental

físico a procesar de los clientes.

 Módulo de Digitalización de Documentos: Se digitalizan grandes volúmenes de

todo tipo de documentos: estructurados (formatos), semiestructurados (facturas) y

no estructurados (correos electrónicos y cartas).

 Módulo de Manejo Electrónico de Documentos: Consiste en la integración de los

documentos que han sido creados electrónicamente para ser almacenados,

compartidos y procesados de manera 100% electrónica.

 Módulo de Escaneo de Documentos: Se capturan los documentos en papel con OCR

(Optical Character Recognition) de operación continúa y se transforman en formato

electrónico para ser guardados y compartidos en un repositorio digital.

 Módulo de Captura y Calidad: Habilita los campos que no han sido reconocidos

automáticamente y deben ser digitados y validados en los procesos de calidad de

información.
 Módulo Documental y Portal de Consulta: Para uso interno, facilita la manera en

que el equipo de trabajo involucrado en el proceso publica, comparte y consulta

información por un canal Web (Plataforma digital) que cuenta con los más altos

niveles de seguridad de la información (Outsourcing, Innovación IQ, 2018).