CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El crecimiento del número de empresas en las economías del sector

petrolero ha creado la necesidad de contar con más y mejores herramientas

de dirección empresarial, que les permite crear valor a través de las técnicas

de gestión. En los últimos tiempos y cada vez más, se ha transformado en

una acción fundamental dentro de las empresas, medir y comparar distintas

tareas y actividades con estándares, ya sea de calidad en función de

procesos productivos, tecnológicos, de responsabilidad social, ambientales y

de desempeño funcional de cargos entre otros.

Para poder triunfar y sobrevivir requieren de resultados de calidad y

trabajar actuando dentro de los escenarios ágiles y dinámicos que les

permitan adaptarse rápidamente al tipo de demanda solicitada. Por ésta

razón se supone que en los entornos dinámicos e impredecibles se

desempeñan mejor las organizaciones que adapten indicadores de gestión.

Todas las actividades o procesos de una organización pueden medirse con

parámetros que, enfocados a la toma de decisiones, son señales para

monitorear la gestión. De esta manera, se asegura que las actividades vayan

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en el sentido correcto y permiten evaluar los resultados de una gestión frente

a sus objetivos, metas y responsabilidades.

Estas señales son conocidas como indicadores de gestión. Para

Pachecos (2002, p.40) los indicadores de gestión representan una medida de

la condición de un proceso o evento en un momento determinado, y pueden

proporcionar un panorama de la situación del mismo que es como la

expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una

organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún

nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se

tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso.

El sistema de indicadores de gestión es el mecanismo idóneo para

garantizar el despliegue de las políticas corporativas y acompañar el

desenvolvimiento de los planes; es una necesidad en la medida en que crece

la complejidad de la organización, lo cual demanda descentralización y

flexibilidad.

Las organizaciones con mejoramiento continuo mantienen una

coordinación de los procesos de control de gestión, mediante la formulación,

control y seguimiento de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad para

promover mejoras en los procesos que contribuyan a incrementar el valor de

la empresa. Pachecos (2002, p.41)

La visión de procesos, la gestión por competencias, el desarrollo de

habilidades gerenciales, el trabajo en equipo, entre otros tópicos, son el

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contexto en el que las métricas de gestión hacen su aporte y contribuyen a

ampliar y precisar el valor de los resultados en la cadena de valor.

La idea de analizar estos indicadores en las empre sas de procura de

materiales del sector petrolero es captar aspectos cualitativos o cuantitativos

de las realidades que pretende medir o sistematizar, logrando así sacar

conclusiones que permitan corregir posibles desviaciones en los planes para

alcanzar la situación deseada y mantenerse bajo control.

Los indicadores de gestión son considerados para las gerencias de

procura como un índice que evalúa integralmente la generación de valor

permitiéndole visualizar el éxito de la empresa, dado que debe estar

adaptado a la misma, sin dejar a un lado las nuevas perspectivas en el

entorno y reducir la incertidumbre por medio de la información registrada o

captadas.

En este sentido analizar los indicadores de gestión en las

organizaciones es importante si se consideran dimensiones tales como la

eficacia, efectividad, eficiencia y calidad.

En la medida que el negocio petrolero se torna más competitivo y

riesgoso, la gestión de procura para el sector tiene en cuenta numerosos

factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad

de suministro, las eficacias en las entregas y la calidad de los proveedores la

cual va respaldada por planos de ingeniería y especificaciones, documentos

de control de calidad y actividades de prueba, que evalúan los artículos

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comprados y desarrollando actividades que ayudan a identificar los

productos y servicios que mejor se puedan obtener.

Para eso se requieren las bases sólidas y precisas que le permitan

posicionarse y mantenerse en el mercado dominado por un entorno global,

cada día más exigente.

En la industria petrolera, donde la demanda de materiales es de alta

calidad, hecho a la medida o especializado, para la cual existen pocas

fuentes de proveedores en el mercado, la disponibilidad de materiales a corto

plazo es critico, debido a las campañas para promocionar la exploración y

producción de campos petroleros, y proyectos para modernizar refinerías

registran una intensa actividad, que busca aprovechar los actuales precios

del crudo y requiere fortalecerse para mantener una industria en permanente

crecimiento en gran parte debido a la alta demanda de crudo mundial y

mercados creciente como China y la India. AIE (Agencia Internacional de

Energía)

Así mismo, todas las predicciones que se tienen sobre la demanda de

energía, apuntan a que en el año 2030, los combustibles fósiles seguirán

dominando la estructura de la demanda global de energía primaria. Esta

situación genera una gestión de procura de materiales de supervivencia o la

modificación de su modelo de negocio con su capacidad de dar una

respuesta competitiva a factores tan críticos como la entrega de equipos,

repuestos y suministro cumpliendo las exigencias de calidad y la entrega.

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De no tener esa disponibilidad de materiales al momento, tanto para las

actividades de exploración y producción primaria como en las de refinación y

a lo largo de toda la cadena logística, estarían enfrentando un desequilibrio y

discontinuidad a la producción lo que contribuiría a disparar una crisis debido

a la vulnerabilidad del mercado petrolero que se refleja en los aumentos de

precios por el incumplimiento de metas de producción, y la causa que

subyacen en esta coyuntura crítica son de carácter estructural a lo largo de

su cadena productiva y para ello se tiene que garantizar la procura de

materiales para evitar aumentos adicionales de precios sin precedentes.

Se puede ver el papel estratégico que juega la función de compra. Un

enfoque de gestión del suministro para la industria petrolera sugiere una

preocupación sobre la disponibilidad a largo plazo de las compras críticas o

de alto precio; suministros futuro fiables son puntos críticos para el éxito de la

empresa, el propósito de la gestión de materiales es obtener la eficiencia en

las operaciones a través de la integración de todas las actividades de

adquisición, movimiento y almacenaje de material en la empresa que nos

permita ver el proceso en todo momento y administrar los recursos

necesarios para prevenir y cumplir realmente con los pedidos de los clientes

y optimizar esos cuellos de botella.

El conocimiento profundo parte de admitir y conocer la variabilidad, las

causas y las mismas se pueden conocer al realizar mediciones. Conocer

esto es precisamente la clave para gerenciar los procesos, para conquistar

los objetivos de excelencia que se plantea la empresa. Unos indicadores que

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vayan desde la correcta comprensión del hecho o de las características que

se quieren medir, hasta la toma de decisiones acertadas para mantener,

mejorar e innovar el proceso que se está midiendo. Establecer un sistema de

indicadores debe involucrar tanto los procesos operativos como los

administrativos en una organización, y derivarse de acuerdos de desempeño

basados en la misión y los objetivos estratégicos de la organización. Muchas

veces se interpreta que las mediciones solo, son utiles para conocer

tendencias, “promedios”, olvidándose que estos son útiles dependiendo de

cómo son presentados o procesados y que cuando dirigimos procesos dentro

de la empresa no nos basta solo las tendencias “promedios”, sino que

debemos ir más allá, conociendo con precisión la variabilidad en toda su

gama y la interconexión de factores y causas en cada nueva situación.

Mingarr, (1996, p.24).

La medición no solo puede entenderse como un proceso de recoger

datos, sino que debe insertarse adecuadamente en el sistema de toma de

decisiones. A la hora de fijar indicadores, ya sea para cumplir con lo que

sugiere ISO 9000 o bien para el desarrollo del cuadro de mando del

Balanced Scorecard muchas veces las empresas parten de una meta para

definir el indicador, lo cual es un error, otras confunden lo que es un

indicador con la fórmula para su cálculo. Hay quienes primero definen el

indicador y luego establecen el objetivo. Se pueden tomar muchos datos

sobre la causa de un efecto, pero hay que analizar ese efecto y clasificarlos,

estudiar su frecuencia, aislar los principales y establecer sus relaciones, con

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la finalidad, ya sea de poner bajo control el proceso, poco servirá dicho datos

y la medición de los indicadores. Para garantizar la confiabilidad de los datos

de los indicadores de gestión es necesario contar con un clima

organizacional sano, donde los intereses comunes de la organización

prevalezcan sobre los departamentos y mucho más sobre aquellos intereses

individuales incompatibles con el logro de los objetivos.

Los indicadores nacen a partir de la definición de variables críticas para

cada objetivo y se le atribuye a cada una las dimensiones o variables que

tienen como propósito la evaluación que reflejen resultados. El proceso por

el cual se obtiene los indicadores de gestión determina de manera importante

su legitimidad y aplicabilidad.

Dicho proceso debe garantizar que los indicadores satisfagan los

requisitos de validez, confiabilidad y debe ser abordados con criterios

técnicos y en un ambiente de amplia participación. En suma, la medición de

indicadores debe estar destinada a dar cuenta de la actividad, productividad,

calidad del servicio que presta el conjunto de cada una de las unidades de la

empresa. Pachecos, (2000, p.140)

Conocer y aplicar lo más actual en este ámbito de indicadores es

necesariamente urgente. Necesario porque las técnicas de control se han

convertido en ventajas competitivas determinantes en un campo decisivo. Y

cada empresa según su industria requiere conocer sus indicadores, es decir

las variables por donde se transmiten las buenas y malas decisiones, por

donde podemos anticipar los resultados deseados y formar una cadena

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donde los resultados del nivel inferior pueden ser conductores del nivel

superior. Se requiere para esto generar nuevas habilidades para observar y

analizar las actividades dentro y fuera de la empresa, incorporar en todos los

niveles un nuevo dominio que facilite el cambio a través de indicadores

relevantes y adecuados, mejorando así las posibilidades de consolidar los

negocios y aprovechar oportunamente el desarrollo emergente.

Podría decir que el objetivo de los indicadores de gestión es aportar a la

empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas

establecidas; la razón de ser de un indicador es entonces: Comunicar,

Entender, Orientar y Compensar la ejecución de las estrategias, acciones y

resultados de la empresa y uno de los problemas más habituales es su

alineación; cada uno de estos procesos es gerenciado por organizaciones

distintas, por responsables distintos, en muchos casos el proceso de

planificación, asignación de recursos, información y seguimiento lo ejecutan

de forma separada. Philippe, (2000, p.4)

Esta falta de alineación genera inconsistencia al momento de clarificar,

jerarquizar, comunicar, ejecutar y medir la estrategia. Lo que seria para un

departamento importante para otro no lo es, en fin no hay una integración de

todos y cada uno de los componentes de la empresa en pro de un objetivo

único o consistente para la empresa. El implementar una estrategia para

lograr el futuro elegido implica una combinación apropiada de estructura y

control. La estructura asigna las tareas y precisa como se coordinan, sin

embargo no da el suministro de motivación suficiente para que funcione y

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surge la necesidad de analizar los indicadores de gestión que abarquen, con

un adecuado conocimiento sus posibles dimensiones.

Finalmente, se puede mencionar que es importante medir el

desempeño del proceso logístico de procura de materiales para el sector

petrolero para conocer que tan bien lo están haciendo, si están enfocados en

las actividades correctas que pretende garantizar el abastecimiento oportuno

y confiable para cumplir con las expectativas del cliente.

La investigación consistirá en determinar los indicadores de medición

que no estén alineados con la estrategia de toda la compañía, indicadores

demasiados complejos que hacen difícil resumir todo el panorama y que se

enfocan solo en lo financiero.

Los indicadores de gestión a trabajar son de desempeño del proceso

logístico de procura o compra, que están enfocados en las actividades

correctas para cumplir con las expectativas del cliente usando unos

enfoques balanceados de indicadores financieros y no financieros.

El proyecto de investigación busca fundamentar con solidez que, a

través de los indicadores de gestión, se estimule a los gerentes a entender el

rendimiento de los procesos, y será una herramienta útil para ayudar hacer

mejor su trabajo, y a ser aún más critico entender el desempeño para

obtener los efectos deseados.

Por ultimo se plantearan una serie de recomendaciones acerca de lo

importante que son los indicadores de gestión de procura y el adecuado uso

para su aplicación en los procesos logístico de la empresa que serán una

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base de generación de ventajas competitivas y por ende de su

posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional.

2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Por las razones antes expuestas, se pueden plantear vari as

interrogantes las cuales pueden ser:

¿Cómo es el sistema de indicadores de gestión de procura materiales

del Sector petrolero del Estado Zulia?

¿Cómo son los indicadores que evalúan la eficacia de gestión de

procura materiales del Sector petrolero del Estado Zulia?

¿Cuáles son los indicadores que evalúan la efectividad de gestión de

procura materiales del Sector petrolero del Estado Zulia?

¿Cómo son los indicadores que evalúan la eficiencia de gestión de

procura materiales del Sector petrolero del Estado Zulia?

¿Cómo son utilizadas las herramientas para el control del sistema de

indicadores de gestión?

3. OBJETIVOS

3.1 Objetivo General

Analizar los indicadores de gestión de procura de materiales en el

sector de la industria petrolera del Estado Zulia.

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3.2 Objetivos Específicos

Caracterizar los indicadores de eficacia en la procura de materiales en

el sector de la industria petrolera del Estado Zulia.

Caracterizar los indicadores de eficiencia en la procura de materiales en

el sector de la industria petrolera del Estado Zulia.

Caracterizar los indicadores de efectividad en la procura de materiales

en el sector de la industria petrolera del Estado Zulia.

Identificar las herramientas de control del sistema de indicadores de

gestión de procura en el sector de la industria petrolera del Estado Zulia.

4. JUSTIFICACIÓN

Como se ha mencionado anteriormente, las empresas del sector

petrolero requieren de una alta confiabilidad para sus procesos, la cual es

dada principalmente por un eficiente mantenimiento preventivo y éste a su

vez esta relacionado con los proyectos de ampliación o modernización de

plantas ya existente con una oportuna disponibilidad de materiales.

Para que dicha disponibilidad sea oportuna, detrás de ella debe haber

una eficiente gestión, es decir, una eficiente planificación, organización,

integración del personal, dirección y control. La función de comprar puede

ser considerada como el primer centro de costo de la empresa. Una gestión

de compra es una ventaja competitiva o una preocupación sobre la

disponibilidad del material.

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Los indicadores de gestión son instrumentos de monitoreo y

observación que son claves para el pilotaje de los procesos relacionados que

nos permite ver la situación en todo momento y administrar los recursos

necesarios para prevenir y cumplir realmente con los pedidos de los clientes

y optimizar los procesos de procura. La gestión de compra tiene numerosos

factores, tales como los costos de los inventarios y de transporte, la

disponibilidad de suministro, la eficacia en la entrega y la calidad de los

proveedores.

Uno de los factores determinantes para que todo este proceso, llámese

logístico o de producción, se lleve a cabo con éxito, es implementar un

sistema adecuado de indicadores para medir la gestión de los mismo, con el

fin de que se puedan implementar indicadores en posiciones estratégicas

que reflejen un optimo resultado en el mediano y largo plazo, mediante un

buen sistema de información que permita medir las diferentes etapas del

proceso logísticos.

Por tal motivo, desde el punto de vista práctico, el estudio del

comportamiento de cada uno de los elementos de la gestión en cuanto a la

procura de materiales para el sector petrolero y la comparación con la base

teórica disponible, permitirá conocer de qué manera se está gestionando y sí

se está haciendo de manera correcta. Esto permitirá identificar factores

influyentes en la gestión y posibles desviaciones en el proceso; generará

posibles mejoras y soluciones a implementar, lo cual se traducirá en una

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mejor gestión y, a largo plazo, una mayor confiabilidad de los procesos

productivos.

Asegurando la confiabilidad de los procesos productivos se asegura la

calidad de los productos que se ofrecen a los clientes, se reducen costos y

se aumenta la productividad, lo que desencadena beneficio para la empresa,

clientes y empleados.

Desde el punto de vista teórico este estudio permite extender los

conocimientos en el área de indicadores de gestión en empresa de procura

de materiales para el sector petrolero, además de suministrar aportes que

fomenten el desarrollo de herramienta de control de gestión y por ende de

planificación estratégica logrando así el uso adecuado de estrategias para

decisiones gerenciales.

Desde el punto de vista metodológico, este estudio generará un

procedimiento para analizar la gestión de los procesos de procura, a través

de indicadores que son uno de los agentes determinantes para que todo

proceso de logístico se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar

en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestión o la

administración de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar

los indicadores de gestión en posiciones estratégicas que muestren un efecto

óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un sistema de información que

permita comprobar las diferentes etapas del proceso logístico que podrá ser

aplicado a otros sectores industriales y a otros procesos administrativos.

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Finalmente este análisis servirá de apoyo a la línea gerencial y de

apoyo logístico en el proceso de toma de decisiones tanto operacionales

como técnica.

5. DELIMITACIÓN

El presente trabajo esta enmarcado dentro del contexto gerencial de

las empresas y busca establecer los aspectos de indicadores de gestión de

procura de materiales para el sector petrolero del Estado Zulia.

En cuanto a la delimitación espacial, la siguiente investigación se lleva a

cabo en las diferentes Gerencia o Departamentos de Procura de Materiales

de las empresas petroleras del Estado Zulia, es decir, PDVSA Bariven (Filial

de Petróleos de Venezuela encargada de la procura de materiales y la

administración de sus Inventarios) y las siguientes empresas mixtas (ver

cuadro N° 1):

Cuadro N° 1. Empresas mixtas

Empresa Mixta Socio

Petrolera Sino-Venezolana S.A CNPC Venezuela
Petroboscán S.A Chevron Global Technology Services Company
Petrolera Regional del Lago C.A (PERLA) Shell
Petroquiriquiri S.A Repsol YPF/CGC
Baripetrol S.A Perenco, Lundin Latina de Petróleo y Tecpetrol
Petrowayu S.A PETROBRAS y Williams International Oil and Gas
Petroperijá S.A Bristish Petroleum (BP)
Petroindependiente S.A Chevron Global Technology Services Company
Petrocabimas S.A Suelopetrol
Petrowarao S.A Perenco, Lundin Latina de Petróleo y Tecpetrol
Petrocumarebo Vinccler Oil & Gas
Lagopetrol S.A Hocol, Ehcopek Petróleo y Cartera de Inversiones Petroleras

Fuente: Marcano, 2008.

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La investigación esta sustentada principalmente desde los criterios

teóricos de Koontz, Pachecos, Chávez, Juran, Serna, entre otros.

Temporalmente, la duración del trabajo de investigación será de doce

(12) meses, comenzando desde el mes de Julio del 2007 y culminando en el

mes de Julio del 2008.