La función de control:

Naturaleza e Importancia de la Función de control

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están
llevando a cabo. 
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de
esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de
existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. 
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a
posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una
labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha
ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede
adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del
pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo,
esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones
significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información
pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación. 

Tipos de control:

Existen los siguientes tipos de control administrativo:

Control previo o pre control. Al ser previos a la acción, aseguran que ésta responda a los
recursos (humanos, materiales y financieros) planificados. Esto pasa por identificar los
gastos financieros presupuestados, anticipar las actividades por realizar y prever lo que
costará llevarlas a cabo.

Control directivo o de dirección. Se les conoce como controles de avance o controles

cibernéticos, y supervisan el recorrido de los procesos organizacionales antes de que
acaben, para tener tiempo de tomar medidas o forzar un cambio de ruta. Estos controles
sólo dan resultado si se posee una retroalimentación adecuada.

Control a corriente. Este control se lleva a cabo a lo largo del proceso empresarial, es

decir, a la par que están transcurriendo, de la mano de directivos o del propio personal
operario.

Control posterior. Se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva y se dan de
manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo las conclusiones
pertinentes de lo que salió bien y lo que no tanto. Luego se recoge un informe que sirve
para futuras gestiones y para recompensar o alentar a los trabajadores.

Consecuencias sociales del control.

Son consecuencias sociales aquellas que afectan la relación del individuo con el entorno
social, producto de una circunstancia previa, una decisión o una acción. Por ejemplo: los
problemas de audición dificultan la integración del sujeto en el entorno social. Así, la
incomunicación es una consecuencia social de la ausencia o disminución de la audición.

Es el conjunto de prácticas, actitudes y valores destinados a mantener el orden

establecido en las sociedades. Aunque a veces el control social se realiza por medios
coactivos o violentos, el control social también incluye formas no específicamente
coactivas, como los prejuicios, los valores y las creencias.

Técnicas para promover el control.

Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

 Contabilidad
 Auditoria
 Presupuestos
 Reportes, informes
 Formas
 Archivos (memorias de expedientes)
 Computarizados
 Mecanizados 
 Gráficas y diagramas 
 Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
 Procedimiento hombre máquina, mano izquierda, mano derecha etc. 
 Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. 
 Métodos cuantitativos 
 Redes
 Modelos matemáticos
 Investigación de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticas

 Las normas: En la medida que la administración realice sus actuaciones conforme a

la Ley y regulaciones, no incurrirán en desviaciones y sanciones que generan su
omisión;
 La misión: La observancia de la naturaleza de la organización posibilita que todas las
actuaciones estén dirigidas a cumplir sus propósitos;
 La planeación: Permite controlar y demarcar las actuaciones de la organización para
el cumplimiento de sus objetivos; de una acertada planeación dependerá su
seguimiento y cumplimiento de metas e indicadores;
 El perfil del talento humano comprometido  y ético: Posibilita que una vez
seleccionado y dirigido a las áreas y procesos de su competencia, se asegure la
calidad de los resultados;
 Los sistemas de información: Las bases de datos de los clientes, así como la
certeza razonable de su contabilidad, presupuesto y demás productos financieros y
administrativos automatizados, permite proyectar  futuras actuaciones y tomar las
mejores decisiones para la organización;
 Los manuales: Medio para formalizar y documentar los procesos y procedimientos de
la organización, como una manera de estandarizan con cierta precisión las operación
y  responsabilidad de quienes manejan el quehacer organizacional;
 Los archivos: Memoria institucional, que propicia las bases y  soportes de
actuaciones pasadas para utilizarlas como experiencia en los proyectos futuros;  
 La alta Dirección: De su estilo a través de políticas y estrategias dependerá el
desempeño de la organización en su conjunto, lo que aunado a la administración del
riesgo, implica la adopción de controles preventivos que posibilita la mitigación de
eventos irregulares y poco convenientes para la organización.
 La responsabilidad del sistema de control interno de la organización recaerá sobre el
representante legal, no obstante la aplicación de métodos, procesos y procedimientos
 al igual que la eficiencia, eficacia de las operaciones será de todos los que hacen parte
de la organización en la medida de sus competencias y funciones;
 Quejas y reclamos: Manera de advertir y corregir el inconformismo de los clientes
frente a ciertos procesos que requieren atención;
 Comunicación: Fuente de direccionamiento sobre instrucciones y operaciones, que
en la medida de ser bien entendida y ejecutada se logra los objetivos que se persigue;
 Revisor Fiscal: Su responsabilidad llega hasta el momento en que descubra y reporte
las irregularidades a los organismos competentes;  el revisor fiscal no debe tener
responsabilidad ninguna porque sus funciones no van más allá de identificar fallas y
sugerir correctivos, mas no el de tomar decisiones.  Si las irregularidades no son
informadas a quien corresponda, el revisor fiscal seguirá siendo responsable por las
irregularidades presentadas y las consecuencias en que estas puedan derivar. Para
exonerase de las responsabilidades por los actos irregulares por el detectados,
además de informarlos, debe conservar la prueba de que ha reportado.
 Lo que el revisor fiscal no debe hacerse el desentendido ante las irregularidades
detectadas, y menos firmar un balance, declaración o certificación a sabiendas que
está sustentado en información incorrecta o fraudulenta.
 En el caso de irregularidades presentadas en tiempos en los que el revisor fiscal no
trabajaba para la sociedad, es obligación del revisor hacer un diagnóstico de la
empresa para identificar las consecuencias de esas irregularidades, además de
identificar si se siguen o no presentando.
 La responsabilidad de las irregularidades presentadas en tiempos anteriores,
naturalmente no lo son del nuevo revisor fiscal, sino del que lo era en el momento de
la ocurrencia de los hechos irregulares, circunstancia que no exonera de la obligación
al nuevo revisor fiscal de hacer una evaluación de la situación actual de la sociedad.
 Auditoría interna: La responsabilidad más importante del auditor interno, es la de
revisar constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado. Como
oficina asesora debe de comunicar a la alta dirección las falencias o desviaciones que
se presenten, así como al comité de auditoría para que se adopten los correctivos
necesarios.
 La oficina de Control Interno o auditoría interna como parte integral del sistema
controlara, verificara y evaluará en forma independiente el funcionamiento del sistema
de control interno con el fin de proponer recomendaciones.
 Auditoría externa: Una responsabilidad muy importante de un auditor es denunciar el
fraude que vea o que sospeche. El dictamen u opinión independiente tiene
trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el
sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a
tener plena credibilidad en la información examinada.
 Comité de auditoría: Tiene como principal función recomendar el nombramiento o
separación del auditor interno, así como revisar y aprobar el plan de auditoría que se
espera desarrollar. Adelantará una labor permanente de observación sobre la labor de
la auditoría y frente a los informes financieros y de gestión.
 Discutir las políticas con relación a la evaluación y la administración de riesgo, y de
más situaciones que generen impacto en el normal desarrollo de la organización. Su
mayor responsabilidad obedece a informar permanentemente a la Junta Directiva
sobre la calidad del control interno existente.
 Plan de mejoramiento: Control que posibilita asumir las recomendaciones de las
auditorías y establecer compromisos en función de tareas, metas e indicadores, con el
propósito de lograr el mejoramiento continuo.

Controles generales para la medición financiera y control de la organización humana.

  El entorno: este puede ser estable o dinámico, variante cíclicamente o completamente
atípico. Una buena adaptación del entorno facilitada en desarrollo en la empresa.
 Los objetivos de la empresa: ya sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y
ambientales.
 La estructura de la organización: según sea, funcional o divisional, implica establecer
variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.
 El tamaño de la empresa: esta condición está relacionada con la centralización, mientras
más grande la empresa es necesario descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones
debido a la gran cantidad de información que se maneja.
 La cultura de la empresa: las relaciones humanas son muy importantes, y se debe
incentivar y motivar al personal que labora en la empresa.

Entre los principios de la organización se establece dicha normalización o especificaciones de lo

que debe o no hacer o ejercer una persona. Institucionalmente es preferible referir el potencial
humano como principal materia prima de la empresa; a través del principio de especialización y el
principio de paridad autoridad-responsabilidad se delegan y especifican las funciones básicas a
cumplir por este elemento de la organización (la persona).