Paso A Paso Almacen Rev

DOCUMENTO TÉCNICO PARA MODELADO DE NEGOCIO
PROCESO ELECTORAL – ALMACÉN INSUMOS
2022
FT-DEV-003 DOCUMENTO TÉCNICO PARA
Versión 1.0 MODELADO DE PROCESO
PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL
Ficha del Documento

Autor Turrisystem Soluciones Tecnológicas
Responsable
Proyecto
Nombre del documento
Código
Destinatarios
Palabras claves
Fecha de inicio 2022
Página 2 Versión 1.0 2022

Control de Versiones
Versión Creado Revisado Aprobado

1.0

Contenido
OBJETIVO GENERAL DOCUMENTO 5

OBJETIVO GENERAL PROCESO 6
OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROCESO 6
GLOSARIO 7
ALCANCE DEL PROCESO 8
PASO A PASO ALMACEN 9
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESO 10
1. Recepción de matriz de requerimientos 10
2. Unificación de las matrices 10
3. Inventario 10
4. Recepción de insumos 11
5. Entrega de insumos a los procesos 12
6. Devoluciones 13
7. Recomendaciones 13

OBJETIVO GENERAL DOCUMENTO

Brindar una guía informativa del paso a paso realizado en Almacén General respecto a
la recepción, almacenamiento y distribución de insumos enfocado en los procesos
electorales.

OBJETIVO GENERAL PROCESO
Realizar la recepción y almacenamiento de los elementos para los procesos CODI, de

tal manera que se revise, se organice y se entregue a cada uno de los procesos
solicitantes.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROCESO
● Facilitar la capacitación y adiestramiento del personal.

● Permitir la evaluación del desempeño de los trabajadores en base al ideal
esperado por la empresa.
● Dar a conocer de Forma Organizada de estructurada y presentada eficazmente
a los lectores.
● Lograr que los destinatarios lean y asimilen el contenido del documento dentro
de cada proceso electoral.

GLOSARIO
1. Acta de Devolución: Acta generada de manera manual, la cual se utiliza para

regresar al almacén los elementos y/o insumos sobrantes al finalizar el proceso.
2. Acta de salida: Acta generada por el sistema para entregar los elementos y/o
insumos al proceso correspondiente.
3. CENSO: Proceso que se realiza para la verificación de todos los paquetes en la
caja, estiba y/o recipiente en el que se esté transportando los elementos.
4. Elementos: Son los componentes dentro del proceso que son trazables y se
identifican por etiquetas RFID, como lo son; las bolsas destinadas a sobre D, las
tarjetas, tarjetones, cartillas, los formularios variables y fijos.
5. Insumos: Son los componentes que se usan dentro del proceso, pero no
requieren de trazabilidad eje: cajas, lapiceros, bolsas etc.
6. Inventario: Relación detallada, ordenada y valorada de todos los bienes,
derechos y deudas de una empresa.
7. Matriz de elementos: Matriz que relaciona los elementos dados por la E-Divipol
que son indispensables para la continuidad del proceso.
8. Matriz de Insumos: Matriz que relaciona los insumos necesarios para el
proceso.
9. Orden de salida: Documento generado por el Software, el cual contiene la
información relacionada con los elementos y/o insumos (si aplica), que se van a
entregar a un proceso en específico, entre la información contenida está el tipo
de material, el código SAP y la cantidad.
10. Orden de Compra: Documento por el cual, el proceso de compras notifica a su
proveedor el material, elemento y/o insumo y las cantidades que se solicitan,
junto con los precios establecidos en las cotizaciones.

11. Remisión: Documento el cual contiene la información relacionada con el

material entregado en CODI.
12. Matriz de elementos: Documento en donde, se especifica la cantidad de cada
uno de los elementos descritos contractualmente.

ALCANCE DEL PROCESO

El alcance de este proceso es el de almacenar, distribuir y llevar un control de los
diferentes elementos, en esta parte se incluyen todos los formularios variables y fijos,
cartillas, tarjetas, bolsas plásticas destinadas a sobre D, entre otros elementos.

PASO A PASO ALMACEN
Paso 1: Creación de matriz de elementos
Paso 2: Inventario
Paso 3: Recepción de elementos
Paso 4: Entrega de elementos a los procesos
Paso 5: Devoluciones
Paso 6: Recomendaciones

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESO

1. CREACIÓN DE MATRIZ DE ELEMENTOS
Se realiza la matriz de elementos contractuales con cantidades por cada uno de los kits
para el proceso electoral, inicialmente se lleva a cabo con datos proyectados (pre
Divipol-procesos anteriores), y posteriormente cuando la Entidad haga entrega de la
Divipol definitiva se calculan los elementos que se requieren, lo anterior genera que los
proveedores si tienen cantidades solicitadas en mayor proporción o en menor deberán
hacer el ajuste según el requerimiento.
2. Inventario
Almacén se encarga de realizar un inventario de todos los elementos con los que
cuentan, al igual que revisan el estado de cada uno y si son aptos para ingresar en
operación, una vez terminan el inventario envían una matriz en donde relacionan los
elementos y las cantidades que les hacen falta para cumplir con las necesidades de
cada proceso.
El proceso de compras se encarga de realizar la petición a los proveedores, mediante

una orden de compra, este correo es enviado como una copia a los líderes de cada
proceso junto con el líder de almacén, la respuesta por parte del proveedor es la fecha
estimada para la entrega de los insumos solicitados.
3. Recepción de elementos
La recepción de elementos se puede llevar a cabo de dos formas, la primera con la
entrega de una factura o con la entrega de las remisiones, cabe resaltar que, en caso
de tener las remisiones, se deben recibir al menos 1 remisión con 5 copias, puesto que
almacén se queda con una remisión, luego calidad revisa el material y se queda con
una remisión, pasa a tecnología quien CENSA el material y se queda con otra remisión,
una remisión queda en la estiba y la otra se entrega a colmena
Posterior a la recepción de los elementos en el Almacén se lleva a cabo lo siguiente:

● Se clasifican los materiales por proceso y por tipo de material, por ejemplo,
los formularios, tarjetas, cartillas y demás, realizando una verificación del
estado y de las características de cada uno de ellos:
○ Generalmente se revisa los logos
○ El estado de los elementos, puesto que por condiciones externas, los
elementos pueden estar deteriorados
○ Color de los materiales
○ Para algunos elementos, se toma una parte del material con el objetivo
de estimar el peso y la cantidad de unidades que vienen por caja. Por
lo que se ejecutan las siguientes actividades:
■ Se pesa y se resta el peso de la caja, de esta forma se realiza
un estimativo de cuantos fajos de ese material se tienen en la
caja.
● Se divide la cantidad de los materiales en el número de mesas que se tienen
dispuestas para esta actividad (Esta parte se realiza con las bolsas
correspondientes a Sobre D)
○ Generalmente por cada mesa se encuentran cuatro operarios, entre
los cuales se divide la cantidad de bolsas que se encuentra en una
caja.
○ Los operarios se encargan de revisar el material, en donde verifican
que no tenga agujeros, que los extremos de la bolsa no se abran con
facilidad, que tengan el mismo tamaño que las bolsas, entre otras
características cualitativas del material.
○ En caso de que los operarios se encuentren con una novedad, en la
mesa, en uno de los extremos tienen el espacio para dejar el material
con las novedades.

○ El supervisor está pasando periódicamente, encargándose de revisar

el material con la novedad y confirma o rechaza la novedad.
○ El supervisor notifica al líder del proceso, quienes van a realizar la

solicitud al proveedor para generar el cambio del material.
4. Entrega de elementos a los procesos

Para la entrega de los elementos, se realiza de manera manual un acta en donde se
relacione la cantidad entregada del elemento, con el elemento y el proceso al que se
esté realizando esa entrega, posteriormente se llevan a cabo los siguientes pasos.
● Se alistan las cantidades solicitadas por el proceso, para en lo posible

entregar el material en las fechas estipuladas por el proceso (no siempre se
puede cumplir con estas fechas, debido a contratiempos que se pueden
presentar con los proveedores y con el transporte del material a CODI).
● Se verifica que las cantidades correspondan en el acta de entrega

● Se lleva el material al proceso que realizó la solicitud
● El proceso debe firmar cada una de las actas que entrega almacén (se puede
presentar más de un acta, generalmente son dos actas, una con la que se
queda el proceso y la otra se la queda almacén, en esta última acta, el
proceso la entrega debidamente firmada).
● El proceso verifica las cantidades entregadas por parte de almacén,de esta
manera se verifica que las cantidades relacionadas en el acta sean las que se
están entregando.
Esta última parte, se realiza posterior a la firma del acta, por cuestiones de tiempo y en
dado caso de que haga falta algún elemento o las cantidades no correspondan, el

proceso notifica la novedad y almacén entrega el faltante para completar las cantidades
que se relacionan en el acta.
5. Devoluciones
Para realizar una devolución se pueden presentar dos opciones, la primera es que en el
momento de realizar la revisión por parte de almacén el material presente defectos, la
segunda es que en el proceso se identifique material no conforme a las necesidades de
este, para el segundo caso se realiza el siguiente proceso:
● El proceso realiza un acta de devolución del material, en donde incluye el

motivo de la devolución, si es por producto no conforme o por sobrante, cabe
resaltar que el único que aplica para devoluciones es el producto no conforme
El siguiente proceso aplica para los dos casos mencionados:
○ Almacén verifica las cantidades y el estado de los productos.
○ El líder del almacén se pone en contacto con el proveedor.
○ El proveedor designa un representante quien se encargará de

realizar la revisión del material y hacer efectivo el cambio del
material no conforme por el material que se necesita.
Luego se sigue nuevamente el proceso de entrega del material hacia el proceso que
notificó la novedad.
6. Recomendaciones
El proceso de entrega de los elementos por parte de Almacén hacia los procesos
debería ser mediado por un aplicativo, de esta forma sería más fácil el seguimiento del
estado de cada uno de los elementos. Es decir, que cuando el proceso reciba el
elemento se tenga una remisión la cual tenga un Qr o un código de barras que se
pistolee y se ingrese al sistema el estado de ingreso al proceso de Sobre XX.

Idealmente, el proceso de almacén debería utilizar el software para la generación de las

actas llamadas Orden de Salida y no realizar las actas de manera manual, y el mismo
software debería estar generando las actas para la devolución de los materiales, el
proceso no debería realizar estas actas de manera manual, en este caso puntual, se
debería modificar el estado del elemento, a devolución, para llevar una trazabilidad de
los errores que se pueden generar y el establecimiento de indicadores de control que
mejoren el proceso.

Paso A Paso Almacen Rev

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Paso A Paso Almacen Rev

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

DOCUMENTO TÉCNICO PARA MODELADO DE NEGOCIO

PROCESO ELECTORAL – ALMACÉN INSUMOS

PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL

Ficha del Documento

Página 2 Versión 1.0 2022

PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL

Versión Creado Revisado Aprobado

Página 3 Versión 1.0 2022

PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL

OBJETIVO GENERAL DOCUMENTO 5

Página 4 Versión 1.0 2022

PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL

OBJETIVO GENERAL DOCUMENTO

Página 5 Versión 1.0 2022

PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL

OBJETIVO GENERAL PROCESO

Realizar la recepción y almacenamiento de los elementos para los procesos CODI, de

OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROCESO

● Facilitar la capacitación y adiestramiento del personal.

Página 6 Versión 1.0 2022

PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL

1. Acta de Devolución: Acta generada de manera manual, la cual se utiliza para

Página 7 Versión 1.0 2022

PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL

11. Remisión: Documento el cual contiene la información relacionada con el

Página 8 Versión 1.0 2022

PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL

ALCANCE DEL PROCESO

Página 9 Versión 1.0 2022

PROCESO ELECTORAL – ALMACEN GENERAL