La explotación de la información

La explotación de la información no pertenece al ciclo de vida del sistema de

indicadores, sino que se corresponde con la utilización de los datos de salida de este

sistema.

El comité de dirección está formado por los responsables de las áreas; los comités

sociales, comercial y de apoyo están constituidos por los responsables de unidades. Los

comités se reúnen mensualmente para realizar un seguimiento de los indicadores de

gestión, entre otras tareas.

El análisis de la información debe tener en cuenta el conjunto de indicadores

representados en el cuadro de mando, ya que la interpretación del resultado de un

indicador puede cambiar según los resultados de los demás indicadores.

La información de los indicadores determina, anualmente, los nuevos objetivos a

establecer. Los indicadores de procesos también se evalúan anualmente en las auditorías

internas, una vía de entrada para la revisión de los procesos. Finalmente, la información

de los indicadores es utilizada para la elaboración de memorias y de informes de

resultados.

Toma de decisiones y definición de las áreas de mejora

La lectura de los indicadores y del cuadro de mando permite visualizar la diferencia

entre los resultados deseados y los resultados reales, así como la evolución de un

proceso según sus objetivos, por ello facilita la toma de decisiones y permite identificar

las ·reas de mejora. En ocasiones, para disponer de la suficiente información para la

toma de decisiones, puede resultar necesario realizar un análisis más profundo de algún
aspecto representado por un indicador o comparar la información con la obtenida de

otros indicadores.

Comunicación de resultados

La comunicación de los resultados obtenidos del cuadro de mando permite:

− realizar un balance de las acciones de mejora y de los resultados obtenidos;

− poner de relieve tanto los Éxitos como los fracasos, para emprender las acciones

necesarias;

− explicar los objetivos y los márgenes de mejora previstos, e

− implicar al personal de la organización.

EXAMEN PERIODICO DEL SISTEMA DE INDICADORES Y DEL

CUADRO DE MANDO

La revisión del sistema de indicadores coincide con el ciclo anual de la gestión y,

especialmente, con el ciclo estratégico de dos años, es importante llevar a cabo un

examen periódico del sistema de indicadores y cuadros de mando para asegurarse de

que siguen siendo pertinentes y cumplen con los objetivos definidos.

Pertinencia de los indicadores y cuadros de mando

Un indicador puede resultar obsoleto cuando: − han sido definidos nuevos objetivos

por la organización, o han evolucionado estos objetivos; − ha cambiado el responsable,

el cliente de los indicadores y de los cuadros de mando o han evolucionado las

expectativas; − el aspecto representado por el indicador no permite medir la diferencia

con los objetivos o ya no es significativo (por ejemplo: se cerró la acción, el aspecto no

varía, etc.). Así mismo, es necesario asegurar que los usuarios están satisfechos del
sistema de indicadores y cuadros de mando en función de sus necesidades, y que Éstos

˙últimos cumplen con los criterios de calidad establecidos. Cuando se demuestre que

uno o varios indicadores ya no son útiles, o no son objeto de seguimiento, es importante

conocer la causa y cuestionar su mantenimiento.

Mejora del sistema

Según los resultados de las evaluaciones periódicas, se deben mantener, modificar o

suprimir los indicadores existentes, o crearse nuevos indicadores. La formalización de

estos exámenes permite disponer de un sistema de indicadores y cuadro de mando

actualizado y fomenta la mejora continua de la organización.