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Herramientas para la Planificación y Mejora de la Calidad – Unidad 2

Herramientas de Generación de ideas

Estructura Unidad 2: Herramientas de Generación de ideas

1. Objetivos de Unidad y Apartados

2. Apartado 2.1: Introducción

− Lección 2.1.1: Introducción


− Lección 2.1.2: ¿Cómo crear ideas?

3. Apartado 2.2: Herramientas de Generación de ideas

− Lección 2.2.1: Introducción


− Lección 2.2.2: Tormenta de Ideas (Brainstorming)
− Lección 2.2.3: Variaciones del Brainstorming
− Lección 2.2.4: Multivotación
− Lección 2.2.5: Diagrama de Afinidad
− Lección 2.2.6: Ejemplo Diagrama de Afinidad
− Lección 2.2.7: Diagrama de Relaciones
− Lección 2.2.8: Ejemplo Diagrama de Relaciones

4. Enlaces de Interés de la Unidad

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1. OBJETIVOS DE UNIDAD Y APARTADOS

OBJETIVOS UNIDAD 2
‰ Estimular el uso de herramientas de generación de ideas para su uso en el ámbito
de la empresa: para la resolución de problemas, propuesta de causas probables,
propuesta de áreas a mejorar…

‰ Dar a conocer la herramienta de Tormenta de Ideas (brainstorming) y algunas de


sus variantes para la generación de un gran número de ideas.

‰ Dar a conocer la herramienta de Multivotación, que permite reducir a un número


manejable, un gran número de ideas obtenidas a partir de sesiones de generación
masiva de ideas.

‰ Dar a conocer la herramienta Diagrama de Afinidad, que es utilizada agrupar


ideas afines.

‰ Dar a conocer la herramienta Diagrama de Relaciones, que es utilizado para


establecer relaciones de causa-efecto, permitiendo la estructuración lógica de las
ideas generadas.

HERRAMIENTAS DE GENERACIÓN DE IDEAS

OBJETIVOS APARTADO 2.1


‰ Introducir el concepto de creatividad.

‰ Presentar las actitudes y principios necesarios para que una sesión de creatividad
conjunta (de grupo) sea eficaz.

Introducción

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OBJETIVOS APARTADO 2.2


‰ Presentar herramientas de generación de ideas:

o Tormenta de Ideas (brainstorming)

o Variantes del Brainstorming

‰ Presentar una herramienta asociada a la generación de un gran número de ideas,


que permite reducir el número de ideas a un número manejable para el grupo: la
Multivotación.

‰ Presentar herramientas asociadas a la generación de ideas para la resolución de


problemas y determinación de las causas:

o Diagrama de Afinidad

o Diagrama de Relaciones

Herramientas de Generación de Ideas

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2. APARTADO 2.1: INTRODUCCIÓN

2.1 Lección 2.1.1: Introducción

2.1.1 ¿Qué es la creatividad?

Aunque existen muchas definiciones sobre la creatividad, todas coinciden en que:

La creatividad es una capacidad de los seres humanos


para producir algo nuevo.

Y que:

La actividad creativa debe ser intencionada y apuntando


a un objetivo.

2.1.2 ¿Qué es una idea?

Según la Real Academia de la Lengua (RAE), se define Idea como:

IDEA: (Del latín idĕa, y este del griego ἰδέα, forma,


apariencia).
(...)
4. f. Plan y disposición que se ordena en la fantasía para
la formación de una obra.
(...)
7. f. Ingenio para disponer, inventar y trazar una cosa.

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2.2 Lección 2.1.2: ¿Cómo crear ideas?

2.2.1 ¿Cómo crear ideas?

La creación de ideas y fomento de la creatividad es


impulsada por la interacción con otras personas,
proponiéndose retos de resolución de problemas y sobre
todo, practicando.

Existen una serie de técnicas que son utilizadas para estimular la generación de ideas.

Aunque la eficacia de las técnicas realmente, se obtiene de su


utilización en grupo, algunas de estas técnicas también pueden ser
utilizadas de forma individual. Porque estas técnicas son:

‰ Una forma de entrenar y de poner en práctica unas habilidades creativas.


‰ Guías para desarrollar la creatividad.

2.2.2 GENERACIÓN DE IDEAS EN GRUPO

En este trabajo en grupo, y para sacar el máximo partido a la generación de ideas en


grupo, hay que tener presente una serie de recomendaciones, para que no disminuya la eficacia
de las técnicas:

Determinar un objetivo claro

Todos los integrantes deben tener claro el objetivo por el


que se reúnen.
¿Qué se pretende?

Dimensión del grupo de trabajo

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De 6 a 10 personas es lo ideal: más es nocivo porque añade


confusión y menos, restan eficacia al cruce de ideas y
asociaciones.

Heterogeneidad mejor que homogeneidad

El mejor grupo de trabajo en creatividad es aquel


compuesto por personas con características personales o
profesionales diferentes.

Ausencia de Jerarquía
Lo ideal es que no exista ningún grado de jerarquía entre
los participantes o al menos, dejar esa jerarquía “fuera”. De ser
así, puede dificultar el aporte de ideas y cohibir a alguno de los
participantes.

Delimitar el tiempo de las sesiones

Las sesiones de creatividad tienen una duración y según el


planteamiento, una periodicidad. La duración de cada sesión no
debería ser superior a 3 horas.

Permitir “aires frescos”


El ambiente del grupo debe ser flexible a la entrada de
nuevos participantes, aunque lo ideal en grupos de creatividad es
su mantenimiento durante un período prolongado para optimizar
su funcionamiento.

Confianza y buen clima de trabajo

En el grupo de creatividad debe existir un clima de


confianza entre sus miembros, de estabilidad y cohesión.

Cada una de estas variables repercute positivamente en el rendimiento del grupo de


generación de ideas.

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3. APARTADO 2.2: HERRAMIENTAS DE GENERACIÓN DE IDEAS

3.1 Lección 2.2.1: Introducción

3.1.1 Herramientas relacionadas con la generación de ideas

A continuación, presentamos diferentes


herramientas de mejora continua que están
vinculadas al proceso de generación de ideas,
para incluir todas las posibles dimensiones de un
problema, de una mejora, de un nuevo diseño…

Las herramientas son las siguientes:

‰ Tormenta de ideas o Brainstorming. Es una técnica utilizada para generar una


gran cantidad de ideas en un corto periodo de tiempo, con la participación de
un grupo de personas.
‰ Variantes de la Tormenta de ideas. Dependiendo de la dinámica de las
sesiones, de los medios utilizados, etc… para realizar la Tormenta de ideas, se
derivan una serie de técnicas diferenciadas que conducen al mismo objetivo que
la Tormenta de Ideas: la generación de una gran cantidad de ideas en poco
tiempo, potenciando la participación y creatividad de un grupo de personas.
‰ Multivotación: Esta herramienta no es utilizada para la generación de ideas,
sino que, una vez que se han generado un gran número de ideas (por ejemplo,
utilizando alguna de las técnicas anteriores) permite, mediante sucesivas
votaciones y el consenso, llegar a un listado más reducido y manejable de ideas.
‰ Diagrama de Afinidad: Esta herramienta se utiliza para conseguir que las ideas,
opiniones… sean organizadas en base a criterios afines de relación natural entre
ellas.
‰ Diagrama de Relaciones: Esta herramienta se utiliza para desarrollar un
contexto lógico para las ideas, opiniones… explorando e identificando las
relaciones causa-efecto entre ellas.

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3.1.2 Participantes

Para las herramientas que vamos a presentar en esta unidad, se recomienda formar un
equipo, donde el número de participantes esté entre 6 y 10 personas.

Para estructurar y organizar las sesiones, se recomienda la designación de las siguientes


funciones dentro del grupo:

‰ El facilitador: (o moderador) Es la figura


encargada de dirigir la sesión. Su función es
formular claramente el problema o tema a tratar y
que todos se familiaricen con él. Es el encargado de
llevar la dinámica del grupo: que se cumplan las
normas, no permitiendo las críticas. Debe
permanecer callado e intervenir cuando se corte la
afluencia de ideas, estimulando a los demás a
formularlas. Su función también será la de conceder
la palabra, haciendo que todos participen. Además,
es la persona que da por finalizada la sesión.

‰ El secretario: Es la figura que registra por escrito


las ideas según van surgiendo. Las numera, las
reproduce fielmente, las redacta asegurándose de
que el que emite la idea está de acuerdo con lo
escrito. Opcionalmente, puede coincidir con la
figura del facilitador.

‰ Los participantes: Su función es producir ideas y


seguir las reglas de juego.

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3.2 Lección 2.2.2: Tormenta de Ideas (Brainstorming)

La Tormenta de Ideas o Brainstorming es la


herramienta de generación de ideas más
conocida.

Fue desarrollada por A. Osborn (especialista en


creatividad y publicidad) en los años 30 y
publicada en 1963 en el libro "Applied
Imagination".

3.2.1 ¿Qué es?

La Tormenta de Ideas es una Herramienta para la mejora


continua que tiene por objeto:

- Estimular la participación y creatividad del grupo

- Generar en poco tiempo, un gran número de ideas


sobre un tema aprovechando la capacidad creativa de las
personas.

El objetivo que se persigue con la reunión de tormenta de ideas es que el grupo pueda
alcanzar un nivel más alto de creatividad que la suma de los participantes por separado.

3.2.2 ¿Cuándo utilizarla?

Generalmente, se utilizará siempre que sea necesario obtener de forma eficaz, propuestas
de un conjunto de personas, lo que permite, en entre otros:

‰ Identificar oportunidades de Mejora.


‰ Identificar causas de problemas.
‰ Proponer acciones concretas de mejora.
‰ Identificar áreas o actividades problemáticas en un diagrama de flujo.
‰ Identificar clientes/proveedores de un proceso
‰ Y además, a nivel de participación y compromiso de las personas, se consigue:

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‰ Liberar la creatividad de los equipos.


‰ Involucrar a todos en el proceso.

3.2.3 Relación con otras herramientas

La herramienta de Tormenta de Ideas se relaciona generalmente con otras herramientas:

‰ Diagrama de Afinidad
‰ Diagrama Causa-Efecto (Ishikawa)
‰ Análisis de Campo de Fuerzas
‰ Diagrama de Interrelaciones
‰ Hoja de Recogida de Datos
‰ Multivotación
‰ Técnica del Grupo Nominal
‰ Matriz de priorización

3.2.4 Reglas de juego

Las cuatro reglas básicas de la herramienta de Tormenta de Ideas son:

LA CRÍTICA NO ESTÁ PERMITIDA

Todo comentario, crítica y discusión de las ideas expresadas debe postergarse para
después de la sesión, una vez que llega la parte de .

LIBERTAD Y DESINHIBICIÓN

El éxito de esta herramienta depende principalmente de la libertad para expresar las


ideas. A veces, la idea más estrafalaria puede que sea la mejor o la que desencadene otras ideas.

LA CANTIDAD ES CALIDAD

La cantidad ayuda a encontrar la calidad en las ideas. En el periodo de producción de


ideas, las ideas que se producen más tarde son mejores que las primeras.

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ADAPTACIÓN y COMBINACIÓN

Aparte de hacer sus propias sugerencias, a los participantes se les debe animar para que
sugieran cómo mejorar las ideas de otros o cómo combinar dos o más ideas en una mejor.

3.2.5 ¿Cómo se utiliza?

Una sesión de Tormenta de Ideas, se resume en el siguiente esquema:

SITUACIÓN DE PARTIDA

Tema a tratar
OBJETIVO:
Generación de muchas Grupo de X
ideas alrededor del tema a personas
tratar

SESIÓN DE TORMENTA DE
IDEAS Exponer Tema a tratar

Tormenta de ideas

Clarificar ideas

Eliminar duplicadas

OTRAS TÉCNICAS Reducir la lista

Es decir, la sesión se desarrolla del modo siguiente:

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1. EXPOSICIÓN DEL OBJETO DE LA SESIÓN

El facilitador elegido describe el objeto de la reunión, es


decir, el problema, tema a tratar o asunto de discusión.

‰ Se recomienda que el tema a tratar esté visible


durante la sesión, anotándolo en un rota-folio o
en una pizarra.

2. GENERACIÓN DE IDEAS

Se generan ideas por turnos hasta que las ideas se vayan


agotando, primando la creatividad y evitando la crítica.

‰ El facilitador pide a cada participante que


aporte una idea por turno hasta que se agote el
tiempo estipulado para esta parte de la sesión.
Si alguien no se le ocurre una idea, podrá pasar
turno en esa ocasión, para aportar una idea en
el siguiente. Se realizará una escucha activa de
las ideas de los demás, intentando generar
nuevas ideas partiendo de las de los otros.
‰ El secretario escribe las ideas generadas de
manera visible para todos en una pizarra, rota-
folio o similar. Anotará las ideas sin
interpretación alguna, es decir, se reflejo
exacto de lo que dijo la persona que la expuso.

3. CLARIFICAR LAS IDEAS

Una vez finalizado el tiempo de generación de ideas, se


aclaran todas las ideas repasando la lista, para asegurar que todos
los miembros las comprenden.

‰ Se revisan una a una las ideas registradas,


preguntando a los participantes si hay dudas o
se requiere hacer algún comentario.

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4. ELIMINAR IDEAS DUPLICADAS

Tras las aclaraciones, es el momento de eliminar las ideas


duplicadas, siempre que los que las plantearon estén de acuerdo.
Para ello:

‰ Se revisan todas las ideas para evitar


duplicidades, eliminar las improcedentes, o
para combinar entre varias relacionadas entre sí
formando una sola.

5. REDUCIR LA LISTA (USO DE OTRAS HERRAMIENTAS)

Es posible que se considere conveniente reducir la lista a


un número menor de ideas, de manera que sea más manejable o
que se quiera priorizan algunos elementos, para ello:

‰ Se puede aplicar en primer lugar, una


herramienta de votación, como es la
Multivotación.
‰ Para poder, después, priorizar las ideas,
utilizando una herramienta de priorización
(matrices, diagramas).

3.2.6 Recomendaciones finales

A modo de resumen, en general, para


hacer más efectiva la sesión de Tormenta de
Ideas de grupo, y teniendo en cuenta las reglas
de juego explicadas, se aconseja:

‰ Delimitar la duración de la sesión: Establecer la duración de la sesión y dentro


de ésta, establecer el límite de tiempo para la sesión de “Tormenta”.
‰ Comprensión del tema a tratar: Se trata de que la cuestión planteada
(problema, tema a tratar) sea conocida y comprendida por todos para poder
generar ideas.
‰ Mantener un ambiente de respeto: Hay que mantener a ultranza un respeto
sobre las opiniones de los otros miembros, evitando la crítica o el desprecio.

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Bajo ningún pretexto deben permitirse comentarios marginales a favor o en


contra de alguna idea propuesta.
‰ Participación de todos: Todas las personas involucradas deben contribuir
activamente. El facilitador de la reunión debe cuidar la participación completa.
Para ello se debe crear un clima que favorezca esta participación.
‰ Posponer el debate: Durante la generación de las ideas no está permitido
entrar en el debate de las mismas. Tampoco se deben hacer comentarios sobre
ellas, ni positivos, ni negativos.
‰ Registro de las ideas: Escribir todas las ideas de forma visible a todo el grupo
de la forma más literal posible. En este sentido, es aconsejable que se utilicen,
en la propuesta de las ideas, el mínimo de palabras posibles, para
posteriormente, en la fase de aclaración, hacer una descripción más larga.
‰ No personalizar: Desligar las ideas del autor que las propuso, para conseguir la
"despersonalización".
‰ Libertad y desinhibición: Cualquier idea es aceptable en principio, por “rara” o
desafortunada que parezca. Éstas pueden dar lugar a otras ideas aceptables. Se
ha de dejar fuera pensamientos como “Se van a pensar que soy idiota al decir
esto”, “Ya lo han dicho” “No funcionará”, “Voy a hacer el ridículo”… TODAS LAS
IDEAS SON VÁLIDAS.

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3.3 Lección 2.2.3: Variaciones del Brainstorming

A continuación vamos a describir algunas de las variantes de la


herramienta Brainstorming (Tormenta de Ideas).

Estas variaciones siguen la filosofía de la Tormenta de ideas,


es decir, generar el poco tiempo un gran número de ideas,
aprovechando la capacidad de creatividad y fomentar la participación,
con el fin de resolver un determinado tema o problema.

Dependiendo de los grupos, algunas de estas variantes se pueden adaptar mejor al número
de participantes, a su nivel de experiencia en la generación de ideas, la compenetración de los
participantes, los recursos disponibles, etc.

Las herramientas que se van a mostrar son las siguientes:

‰ TÉCNICA DEL GRUPO NOMINAL


‰ BRAINSTORMING CON POST-IT
‰ STOP AND GO BRAINSTORMING
‰ DISCUSIÓN 66
‰ BRAINWRITING
‰ MÉTODO 635

3.3.1 Técnica del Grupo Nominal

La TÉCNICA DEL GRUPO NOMINAL es una herramienta de


generación de ideas, que combina la generación de ideas
de forma individual con la interacción del grupo.
Finalmente, la decisión en grupo se obtiene mediante
votación individual.

Existen ciertas variaciones de esta herramienta con respecto a la fase de generación de


ideas vistas en la Tormenta de Ideas. Además, se incluye una fase de votación, (que tiene similitud
con la herramienta de Multivotación) con el fin de llegar a un consenso sobre cuáles son las ideas
que, a juicio de todo el grupo, son las mejores. Estas variaciones se explican a continuación.

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GENERACIÓN DE IDEAS

GENERACIÓN DE IDEAS INDIVIDUAL

Trabajando en silencio, cada miembro del equipo escribe sus


ideas en una hoja de papel. Los participantes no deben hablar entre sí
hasta que todos han acabado de escribir.

‰ Dependiendo de la complejidad del tema, se dedican


de 5 a 10 minutos para esta tarea de generación
silenciosa de ideas. Apuntándolas de un modo
conciso y breve.

PUESTA EN COMÚN

Cada miembro del equipo lee una de sus ideas, por turno.

‰ El secretario escribe la idea en un panel o pizarra. La


ronda de exposición continúa hasta que todas las
ideas han sido expresadas y registradas por escrito.
‰ Durante esta fase no debe permitirse discusión
alguna. Si embargo, sí es posible clarificar las ideas y
combinar unas con otras, siempre que sus autores
estén de acuerdo con ello.

VOTACIÓN DE IDEAS

Se llevará a cabo una votación de las ideas: ELEMENTO Nº


1
1ª RONDA 2ª RONDA

‰ El secretario asigna una letra o número a cada una


4

8 PERSONAS 5

6
7

de las ideas propuestas, para evitar confusiones en el


8

10

11

momento de la votación.
12

13

14

15

‰ Se puntúan las ideas individualmente.


‰ El secretario recoge las puntuaciones dadas a cada
idea.
‰ El facilitador suma las puntuaciones otorgadas a cada
idea.
‰ Se reescribe la lista de ideas en función del orden de
importancia obtenido, la que posee una puntuación
mayor será la considerada como más importante por

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el grupo.

3.3.2 Brainstorming con Post-It

El BRAINSTORMING CON POST-IT es una variante de la


Tormenta de Ideas donde se utilizan Post-its para
recoger las ideas generadas individualmente y después se
ponen en común

Es una técnica muy parecida a la Tormenta de Ideas excepto que, precisamente, se utiliza
además un recurso añadido: los Post-its. La variación con respecto a la Tormenta de Ideas, se
explica a continuación.

GENERACIÓN DE IDEAS

Cada participante tiene un taco de Post-it y un rotulador.

‰ Cuando uno piensa una idea, la anota en un Post-


it de manera bien legible (una idea por Post-it) la
dice en voz alta y se la entrega al facilitador.
‰ El facilitador pega el Post-it en una cartelera u
otro lugar donde todos la puedan ver.
‰ Los miembros del grupo generan nuevas ideas
aprovechando las expuestas por los otros.

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3.3.3 Stop and Go Brainstorming

El STOP AND GO BRAINSTORMING es una variante de la


Tormenta de Ideas en donde se alternan periodos de
generación conjunta de ideas con periodos de generación
individual

Es muy parecida a la Tormenta de Ideas con una variante de generación de ideas de forma
individual (en silencio). La variación con respecto a la Tormenta de Ideas, se explica a
continuación.

GENERACIÓN DE IDEAS

Se alternan y repiten las siguientes actividades:

‰ Por turno y, cada uno de los participante dice en


voz alta sus ideas, durante un periodo de entre 3
y 5 minutos. El secretario anota las ideas en una
pizarra o rota-folio.
‰ En silencio, durante un periodo de 3 a 5 minutos,
cada participante piensa ideas en relación con el
tema propuesto.

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3.3.4 Discusión 66

La DISCUSIÓN 66 es una variante de la Tormenta de


ideas, en la cual un grupo grande se divide en pequeños
grupos de seis personas

En esta ocasión, la variación con respecto a la Tormenta de ideas está en la organización


del grupo en pequeños grupos, que van interaccionando unos con otros, para la generación de
ideas. Esta técnica tiene aplicación cuando se trata de estimular la generación de ideas en grupos
muy grandes, con los que no se podría llevar a cabo una Tormenta de Ideas.

La variación con respecto a una sesión clásica de Tormenta de ideas se describe a


continuación.

GENERACIÓN DE IDEAS

Se divide el grupo grande en grupos más pequeños (de 6


personas).

‰ Cada grupo de 6, tiene 6 minutos para generar


ideas utilizando la técnica de Tormenta de Ideas.
‰ Se unifica el grupo grande y se ponen en común
las ideas generadas en cada uno de los grupos
pequeños.
‰ Los periodos de seis minutos de Tormenta de
grupo entre 6, se puede repetir varias veces para
permitir la combinación de ideas tras la puesta
en común.

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3.3.5 Brainwriting

El BRAINWRITING es una técnica de Tormenta de Ideas en


la que cada participante escribe sus ideas y se preserva
el anonimato del creador de cada idea

Esta técnica fue inventada por Horst Geschka y miembros del Batelle Institute. En la
sesión, los participantes se sientan alrededor de una mesa, cada uno con un lápiz y un bloc de
papel. La variación con respecto a la fase de generación de ideas de la Tormenta de ideas, se
explica a continuación:

GENERACIÓN DE IDEAS

La sesión de generación de ideas consiste en:

‰ Cada participante escribe cuatro ideas en una


hoja de papel de su bloc, y las coloca boca
abajo, en el centro de la mesa, formando una
pila.
‰ Los participantes van cogiendo hojas de la pila y
añaden nuevas ideas, inspirándose incluso en las
que ya están en la hoja.
‰ Vuelven a poner la hoja en la pila, cara abajo y
cogen otra añadiendo más ideas en la nueva
hoja.

En cualquier momento, si así lo prefiere, un participante


puede comenzar una nueva hoja de su propio bloc y añadirla a la
pila.

Al cabo de 20-30 minutos, se acaba el proceso, y se


recogen las hojas de ideas para evaluarlas posteriormente.

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3.3.6 Método 635

El MÉTODO 635 es una variante del brainwriting, en el


que se establece un número de personas para formar un
grupo y un número de ideas por generar en periodos de
tiempo prefijados

Este método fue ideado por Warfield. Las cifras (635) que identifican esta técnica de
generación de ideas, dan las claves de su funcionamiento, explicado a continuación.

Un grupo de 6 personas, se reúnen alrededor de una mesa


para generar ideas relativas a un tema previamente planteado.

‰ Se da a cada una de ellas una hoja en blanco.


‰ Cada participante deberá escribir 3 ideas en su
hoja, de manera concisa y breve ya que sólo
dispone de 5 minutos para escribirlas.
‰ Una vez transcurridos, cada uno pasará su hoja al
compañero de al lado.
‰ Se repite el proceso de escribir 3 nuevas ideas
en la misma hoja, en otros 5 minutos, después
de haber leído las ideas de los participantes
anteriores, que servirán a su vez como fuente de
nueva inspiración.

Al completar el ciclo de 6 intervenciones de 5 minutos, en


el que se habrán hecho circular todas las hojas, se podrá disponer
de 18 ideas en cada hoja, lo que puede suponer 108 ideas en sólo
½ hora.

Posteriormente, las ideas serán aclaradas y analizadas por


el grupo para eliminar duplicidades.

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3.4 Lección 2.2.4: Multivotación

Esta es una herramienta que sirve de complemento a otras


técnicas de generación de ideas, como la Tormenta de Ideas o la
Técnica de Grupo Nominal.

Se utilizará para reducir a un número manejable una serie grande


de ideas, opciones, acciones, temas de cualquier tipo.

3.4.1 ¿Qué es?

La MULTIVOTACIÓN es un sistema estructurado que


permite reducir, paso a paso, un amplio listado de
temas o ideas hasta disponer solamente de un número
manejable, mediante votaciones secuenciales.

El objetivo que se persigue es que el grupo pueda llegar a un acuerdo para reducir a un
número manejable, las ideas que se hayan propuesto con anterioridad.

3.4.2 ¿Cuándo utilizarla?

Como ya se ha dicho, es una técnica que complementa a las técnicas de generación de


un gran número de ideas (Tormenta de ideas, Técnica del Grupo Nominal…), ya que se utiliza:

‰ Cuando la lista de ideas obtenida sea muy amplia y siempre que el objeto de la
misma sea determinar un número pequeño de alternativas.
‰ Siempre que el grupo quiera reducir un numeroso listado de opciones de
cualquier tipo, a un número “manejable” y se necesite obtener de forma
rápida un “cierto” consenso
‰ Cuando se desee la despersonalización de las ideas, es decir, la minimización o
eliminación de la dualidad “idea-autor”, obligando a que todos hagan suya, al
votarla, alguna de las opciones que quede al final

3.4.3 Relación con otras herramientas:

Esta técnica está pensada para ser utilizada como paso posterior a la generación masiva
de ideas:

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‰ Tormenta de Ideas
‰ Técnica del Grupo Nominal

Y como paso previo a la utilización de otras herramientas, como por ejemplo:

‰ Diagrama de Afinidad
‰ Diagrama de Relaciones
‰ Matriz de priorización

3.4.4 ¿Cómo se utiliza?

La técnica de Multivotación se resume en este esquema:

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Partimos de una situación en la que un grupo de X personas ha generado un gran listado


de ideas (N ideas). El objetivo es llegar a obtener un numero manejable de ellas (un nº P de
temas manejables), tratando de que el grupo esté de acuerdo.

‰ En la primera ronda: cada persona vota tantos temas como considere


interesante, como mínimo da su voto a la mitad de los temas expuestos.
‰ Se eliminan las opciones con menor número de votos: aquellas que tengan un
nº de votos menor que la mitad del número de los participantes. En caso de
empate con pocos votos o de que se haya producido una reducción demasiado
rápida de temas, es aconsejable eliminar las menos votadas exclusivamente,
permitiendo realizar, al menos una segunda vuelta.
‰ Segunda ronda: cada persona vota como máximo a la mitad de los temas
restantes. A continuación se eliminan las opciones con menor número de
votos.
‰ Sucesivas rondas: se prosigue con la votación hasta que la lista quede
reducida a un número manejable de temas (puede variar, pero, podría ser de 3
a 5 temas).

A continuación, mostramos un ejemplo de los resultados de una Multivotación:

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3.4.5 Recomendaciones

Para que la herramienta de


Multivotación resulte eficaz, se recomienda lo
siguiente:

‰ Se puede asignar una letra a cada idea, tema o elemento, para facilitar el
posterior recuento de votos.
‰ Nunca se debe llevar la votación hasta que quede un solo elemento. La opción
final del grupo requiere que se llegue a un consenso. No abusar de esta
Herramienta. El consenso, si puede lograrse, es mucho más adecuado.

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3.5 Lección 2.2.5: Diagrama de Afinidad

Un Diagrama de Afinidad es una herramienta creativa que


permite organizar la información reunida en sesiones de
Tormenta de Ideas.

Fue desarrollada por Kawakita Jiro (antropólogo) y es por ello


que también es conocida como Método KJ.

3.5.1 ¿Qué es?

El DIAGRAMA DE AFINIDAD es una herramienta creativa


para la mejora continua utilizada para conseguir gran
cantidad de ideas u opiniones y agruparlas en base a la
relación natural existente entre ellas

3.5.2 ¿Cuándo utilizarla?

Con respecto a la utilización del Diagrama de Afinidad, esta es una herramienta muy útil
en una gran cantidad de aplicaciones, no obstante, su mayor utilizada es antes situaciones en las
que se trata de:

‰ El problema es complejo o difícil de entender


‰ El problema parece estar desorganizado
‰ El problema requiere de la participación y soporte de todo el equipo/grupo
‰ Se quiere determinar los temas claves de un gran número de ideas y problemas

Sin embargo, no se recomienda la utilización de esta herramienta cuando:

‰ El problema a abordar es sencillo.


‰ Es necesario disponer de la solución rápidamente

3.5.3 Relación con otras herramientas

Un Diagrama de Afinidad generalmente se relaciona con las siguientes herramientas de


mejora continua:

‰ Tormenta de Ideas

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‰ Diagrama de Relaciones
‰ Diagrama de Árbol
‰ Diagrama de Causa-Efecto (Ishikawa)

3.5.4 ¿Cómo se utiliza?

La creación de un Diagrama de Afinidad, los pasos a seguir son los siguientes:

1. DEFINIR EL TEMA O PROBLEMA A TRATAR

El facilitador elegido describe el objeto de la reunión, es


decir, el problema, tema a tratar o asunto de discusión.

‰ Se recomienda que el tema a tratar esté visible


durante la sesión, anotándolo en un rota-folio o en
una pizarra.

2. GENERAR LAS IDEAS

Es posible que estos datos ya estén disponibles al haber


sido registrados previamente. Si no es así, las ideas o soluciones
serán generadas mediante el uso de la “Tormenta de ideas”. En
cualquier caso, las ideas se plasmarán en tarjetas o notas
adhesivas, teniendo en cuenta lo siguiente.

‰ Deben recogerse de la manera más precisa


posible.
‰ Se tenderá a que las expresiones contengan, al
menos, un verbo y un sustantivo.
‰ Deben escribirse con claridad

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3. DESPLEGAR LAS TARJETAS DE IDEAS

Adosar las tarjetas de las ideas a un panel, pizarra, plano


de papel o cualquier otra superficie.

‰ En principio, se colocarán de forma


ALEATORIA.

4. CLASIFICAR LAS IDEAS

Se agrupan las ideas en función de la relación que tienen


unas con otras.

Este proceso se lleva a cabo del siguiente modo:

‰ Comenzar detectando dos tarjetas, cuyas ideas


estén relacionadas entre sí, y situarlas juntas
en un extremo del panel.
‰ Buscar otras tarjetas que estén relacionadas
entre sí o con la agrupación ya conformada.
‰ Repetir el proceso hasta que todas las tarjetas
hayan sido agrupadas.
‰ Las tarjetas que no encajen en ningún grupo
pueden quedarse solas, o ser reunidas en un
grupo propio.

Una variante es que se realice la clasificación de forma


individual:

‰ En silencio y por turno, cada participante,


mueve y agrupa las tarjetas según su propio
criterio.
‰ Puede darse el caso de que una tarjeta cambie
de lugar en varias ocasiones.
‰ En caso de no alcanzarse el consenso, el
facilitador hará un duplicado de la tarjeta, de
manera que la idea aparecerá en más de una
agrupación.

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5. CREAR LAS TARJETAS DE ENCABEZAMIENTO

Las tarjetas de encabezamiento son el nombre que se le


da a cada grupo de tarjetas, que reflejan la relación esencial que
define una agrupación de ideas.

‰ Se asignará un nombre a cada grupo de tarjetas


por medio de un debate en grupo.
‰ Se escribe en otra tarjeta, con términos claros
y precisos, de modo que pueda ser
comprendida por cualquiera.
‰ Dicha tarjeta será colocada encima del grupo
de datos a que se refiere.
‰ Opcionalmente, los grupos podrían ser
agrupados a su vez, bajo otros de un nivel
superior (“supertítulo”) que recogiera las
relaciones existentes entre ellos.

6. DIBUJAR EL DIAGRAMA DE AFINIDAD

Para ello:

‰ Se escribe la formulación del problema en la


parte superior del diagrama.
‰ Posteriormente, se situarán los títulos en la
parte superior de sus respectivos grupos de
ideas.

7. DISCUSIÓN Y CLARIFICACIÓN DE IDEAS

Para finalizar, se discutirán y clarificarán las ideas, las


agrupaciones de éstas y los títulos de acuerdo al tema planteado.

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3.5.5 Recomendaciones finales

A modo de resumen, en general, para


hacer más efectivo el uso del Diagrama de
Afinidad, se aconseja lo siguiente:

‰ Comprensión del tema a tratar: Se trata de que la cuestión planteada


(problema, tema a tratar) sea conocida y comprendida por todos para poder
generar ideas.
‰ Limitar el tiempo dedicado. Cuando las ideas no estén disponibles y deban ser
generadas mediante el uso de la “Tormenta de ideas”, se aconseja limitar la
duración de esta fase.
‰ Reducir ideas: Dependiendo de la experiencia del equipo que genera las ideas,
puede ocurrir que resulte un gran listado de ideas poco manejable. Se conseja
reducir un poco este listado (utilizando por ejemplo la Multivotación, pero sin
llegar a reducirlo excesivamente, consensuándose dentro del equipo).
‰ Número de agrupaciones: Por lo general, no deberían formarse un número de
agrupaciones de más de diez. No obstante, no debe forzarse a que una tarjeta
forme parte de una agrupación a la que realmente no pertenece, tanto si es
para evitar un nº grande de agrupaciones como para agilizar el proceso y
querer acabar antes.
‰ Ideas sueltas: Conforme avanza el proceso de clasificación, las ideas que de
momento no se pueden clasificar en un grupo, se sitúan a una lado, puede que
estas tarjetas formen su propia agrupación o que finalmente, se queden solas,
sin encontrar ninguna otra afín a ellas.
‰ Mantener un ambiente de respeto: Hay que mantener a ultranza un respeto
sobre las opiniones de los otros miembros, evitando la crítica o el desprecio.
Bajo ningún pretexto deben permitirse comentarios marginales a favor o en
contra de las ideas propuestas o las agrupaciones realizadas.
‰ Participación de todos: Todas las personas involucradas deben contribuir
activamente. El facilitador de la reunión debe cuidar la participación
completa. Para ello se debe crear un clima que favorezca esta participación.

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3.6 Lección 2.2.6: Ejemplo Diagrama de Afinidad

3.6.1 ¿Tema a tratar?

En la reunión del grupo, se les plantea la cuestión de que el Departamento de RRHH


pretende mejorar su actuación y ser considerado como el más organizado de la empresa:

El departamento RRHH desea ser ejemplo de


implicación con la Calidad Total

Se centra la situación en lo que atañe al Director de RRHH y se les pregunta:

¿Qué se ha de hacer para que el Director de RRHH


mejore su implicación con la Calidad Total?

3.6.2 Generación de ideas

De una sesión de Tormenta de Ideas, y una vez reducido a un número manejable el


número de ideas (Multivotación) se consensuaron las ideas siguientes:

‰ Ser capaz de formar a otros.


‰ Tener el pensamiento enfocado a procesos.
‰ Conocer los métodos de trabajo del departamento.
‰ Capacidad de organización de grupos multi-funcionales.
‰ Reducir la variabilidad de los procesos.
‰ Ser capaz de identificar a los propietarios de los procesos.
‰ Capacidad de comunicación.
‰ Se capaz de delegar.
‰ Tener habilidades de facilitador
‰ Ser capaz de alcanzar el consenso junto con el equipo.
‰ Ser capaz de vencer la resistencia al cambio.
‰ Vender a la dirección las ventajas del trabajo en equipo.

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‰ Hacer uso de las herramientas de mejora continua para la toma de decisiones

3.6.3 Desplegar las tarjetas de ideas

Se transcribieron estas ideas a tarjetas, poniéndose de acuerdo en cómo expresar las


ideas en las tarjetas. Una vez hecho esto, se distribuyeron las tarjetas de forma aleatoria en un
tablero:

3.6.4 Clasificación de las ideas

Las tarjetas se agruparon en grupos relacionados, empezando por dos tarjetas


relacionadas y a partir de ahí, siguiendo con la clasificación del resto de las tarjeras, en
consenso por todo el equipo.

La agrupación, resultó en cuatro grupos principales o encabezamientos. Se prepararon


sendas tarjetas para denominar a los grupos:

‰ Organizar y dar soporte a equipos


eficaces
‰ Aplicar la orientación en los procesos
‰ Comunicar a otros niveles de
conocimiento
‰ Difusión en todo el ámbito de la
empresa.

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El resultado de la agrupación fue el siguiente:

Después de discutir las agrupaciones, el grupo llevó el resultado a un Diagrama de


Afinidad en soporte papel.

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3.7 Lección 2.2.7: Diagrama de Relaciones

El Diagrama de Relaciones es una herramienta de mejora


continua que ayuda a desarrollar un contexto lógico para ideas,
opiniones, temas, aspectos a considerar, etc… explotando e
identificando las relaciones causales existentes entre estos
elementos.

3.7.1 Qué es?

Un DIAGRAMA DE RELACIONES es una herramienta para la


mejora continua que ayuda a presentar las relaciones entre
factores/problemas. Toma la idea principal o problema y
presenta la conexión entre los ítems relacionados.

3.7.2 ¿Cuándo utilizarla?

La herramienta Diagrama de relaciones se utiliza, por lo general, para analizar las


relaciones causales existentes entre las ideas generadas mediante la herramienta Diagrama de
Afinidad. Así como el Diagrama de Afinidad provoca que afloren estructuraciones creativas, el
Diagrama de Relación hace emerger estructuras lógicas.

Se adapta tanto a temas operativos o específicos, como a


cuestiones generales de tipo organizativo: desde un problema de
tiempos excesivos en la inspección en recepción, como un problema
de planteamiento global sobre cómo divulgar el uso de las
herramientas de Calidad en la organización.

En particular, el Diagrama de Relaciones, se utiliza cuando:

‰ Un problema es lo suficientemente complejo como para comprender y aclarar


las interrelaciones entre las ideas.
‰ Sea crítico para la resolución del problema o tema a tratar el secuenciar de
forma correcta las actividades relacionadas.

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‰ Se piense que en realidad, el problema o situación a tratar es en realidad sólo


un síntoma y que hay unas causas detrás.
‰ Existen una gran cantidad de causas posibles y la relación entre éstas es
significativo y difícil de analizar por separado.

3.7.3 Relación con otras Herramientas:

Un Diagrama de Relaciones generalmente se relaciona con las siguientes herramientas de


mejora continua:

‰ Tormenta de Ideas
‰ Diagrama de Afinidad
‰ Diagrama de Causa-Efecto (Ishikawa)
‰ Diagrama de Árbol

3.7.4 ¿Cómo se utiliza?

1. DEFINIR EL TEMA O PROBLEMA A TRATAR

El facilitador elegido describe el objeto de la reunión, es decir, el


problema, tema a tratar o asunto de discusión y las ideas recogidas.

‰ Se recomienda que el tema a tratar esté visible durante la


sesión, anotándolo en un rota-folio o en una pizarra.

2. RECOGER IDEAS

Si previamente se ha realizado un Diagrama de Afinidad, el


Diagrama de Relación se realiza con las ideas correspondientes a las tarjetas
de título (las que agrupaban a otras ideas). Si no, se iniciará un proceso de
generación de ideas (p.e. Tormenta de ideas) y su agrupación por afinidad.

En cualquier caso, las ideas se plasman en tarjetas o notas


adhesivas, teniendo en cuenta lo siguiente:

‰ Deben recogerse de la manera más precisa posible.


‰ Se tenderá a que las expresiones contengan, al menos, un
verbo y un sustantivo.
‰ Deben escribirse con claridad

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3. DESPLEGAR LAS TARJETAS DE IDEAS

Adosar las tarjetas de las ideas a un panel, pizarra, plano de papel o


cualquier otra superficie.

‰ En principio, se colocarán de forma ALEATORIA, siguiendo


las agujas del reloj. También es recomendable tener
presente cual es tema a tratar y resolver.
‰ Se recomienda identificar cada tarjeta con una letra para
no dejarse ninguna sin analizar posteriormente.

4. ORGANIZAR LAS CAUSAS Y EFECTOS

Las tarjetas se deberán organizar las ideas de forma que se


establezcan relaciones de causalidad, para ello:

‰ Se selecciona la primera idea, por ejemplo la tarjeta A.


‰ Se selecciona otra idea, (por ejemplo, la tarjeta B).
‰ El grupo se ha repreguntar qué relación existe entre las
dos tarjetas (*).
‰ Una vez que se haya completado la ronda para la tarjeta A
con el resto de las ideas, se repite el proceso para la
siguiente tarjeta.
‰ Esta fase finaliza hasta que se ha realizado el proceso para
todo par de tarjetas (ideas).

(*) Ejemplo: Entre la tarjeta A y B, ¿la tarjeta A es causa o tiene influencia en esta otra
idea (tarjeta B)?.

‰ Si la respuesta es afirmativa, se trazará una flecha desde A hasta B (A -> B).

En caso contrario, realizar la pregunta en sentido contrario:

‰ Si la respuesta es afirmativa, se trazará una flecha desde B hasta A (B -> A).

Si la respuesta es negativa, no existe relación causal o de influencia entre estas dos


tarjetas. (No se traza ninguna flecha).

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5. ANALIZAR EL DIAGRAMA DE RELACIONES

Se contabilizan las flechas que entran y salen de cada una de las


tarjetas:

‰ Registrar el número de flechas que salen (síntoma de que


es causa) y el número de flechas que entran a la tarjeta
(síntoma de que es efecto).
‰ Detectar los efectos principales: las ideas (tarjetas) que
tienen muchas más ideas entrantes que salientes.
‰ Detectar las causas principales: las ideas (tarjetas) que
tienen muchas más ideas salientes que entrantes.

Además, por consenso, el grupo se pueden identificar otras ideas


(tarjetas) que aun no teniendo el mayor número de flechas, pueden ser
causas relevantes.

3.7.5 Recomendaciones finales

La utilidad del Diagrama de Relaciones radica en identificar cuales de entre


las ideas son causas principales del proceso y cuales son efectos o resultados
principales, ayudando a la resolución del problema o tema a tratar.

Al construir e interpretar el Diagrama de Relaciones, tener en cuenta lo


siguiente:

‰ Utilizar el sentido común al seleccionar las ideas que tienen puntuaciones


parecidas (número de flechas). Al fin y al cabo, esta herramienta no es una
ciencia exacta, porque, las herramientas no solucionan los problemas, las
personas sí.
‰ Comprensión del tema a tratar: Se trata de que la cuestión planteada
(problema, tema a tratar) sea conocida y comprendida por todos para poder
generar ideas.
‰ Mantener un ambiente de respeto: Hay que mantener a ultranza un respeto
sobre las opiniones de los otros miembros, evitando la crítica o el desprecio.
Bajo ningún pretexto deben permitirse comentarios marginales a favor o en
contra de las ideas propuestas o las agrupaciones realizadas.

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‰ Participación de todos: Todas las personas involucradas deben contribuir


activamente. El facilitador de la reunión debe cuidar la participación
completa. Para ello se debe crear un clima que favorezca esta participación.

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3.8 Lección 2.2.8: Ejemplo Diagrama de Relaciones

3.8.1 ¿Tema a tratar?

En una reunión anterior del grupo de trabajo, se les planteó el siguiente tema a tratar:

Eficacia de los equipos de trabajo

Se les pedía que establecieran las ideas o conceptos relacionados y que analizaran cuales
podrían ser las la relaciones causales entre éstos y el tema expuesto.

3.8.2 Ideas generadas

El grupo generó una serie de ideas o conceptos preguntándose ¿qué influye en los equipos
de trabajo?, ¿cómo se consigue esa eficacia? ¿quién influye en los equipos?, etc… El resultado de
la Tormenta de ideas fue una serie de propuestas, reducidas mediante la Multivotación y que,
utilizando la herramienta de Diagrama de Afinidad, se agruparon en una serie de ideas de
encabezamiento, reflejadas en sendas tarjetas adhesivas:

‰ Selección / formación de los miembros del


grupo
‰ Interferencias funcionales en la consecución
de los objetivos del equipo (se refiere a
conflicto de intereses entre los miembros de
los equipos que suelen ser inter-funcionales,
de distintas áreas).
‰ Falta de apoyo por parte de la dirección.
‰ Dinámica de las sesiones
‰ Falta de objetivos del grupo

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3.8.3 Despliegue de las ideas

Se dispusieron estas tarjetas en un tablero, con el fin de empezar a analizar las


relaciones causa-efecto entre ellas.

3.8.4 Organización de las causas y efectos

Para la organización de las ideas, se empezó por la tarjeta A: “Selección / formación de


los miembros del grupo”

El grupo se planteó "preguntas causales” para establecer relaciones causa-efecto entre


las ideas del tablero, preguntas tales como por ejemplo:

‰ ¿La idea (A) Selección y


formación de los miembros del
grupo es causa o puede afectar a
la idea (E) Falta de objetivos del
grupo? SÍ, puesto que la falta de
formación y actitudes puede
llevar a que no se llegue al
consenso o que incluso no se sepa
cómo resolver los temas
plateados.
‰ Y así, sucesivamente. El resultado
final para esta idea A, según el
grupo, es el que se presenta en la
figura:

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Se completó el proceso para todas las ideas, obteniendo el resultado que se obtiene en la
figura:

3.8.5 Análisis del Diagrama de Relaciones

Una vez que se habían establecido las relaciones causa-efecto, se contabilizaron el


número de flechas que entraban y salían de cada una de las tarjetas:

Sin perder de vista el tema a tratar (“Eficacia de los equipos de trabajo”), se analiza el
Diagrama de Relaciones.

Una vez contabilizadas las flechas, se encontró que:

‰ Todos los elementos del Diagrama tenían un número igual de flechas (que
entraban o salían).

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‰ Existían una idea, “Falta de apoyo de la dirección” que tenía el mayor


número de flechas salientes (4), es decir, de este diagrama se desprende que
tiene una relación de causalidad grande en la eficacia de los equipos.
‰ También tienen una influencia importante la “Selección /formación de los
miembros del equipo” y las “Interferencias funcionales en la consecución
de los objetivos del equipo”.
‰ Del diagrama se desprende que como efecto principal, además, de la
ineficacia de los equipos (tema principal), es la “Dinámica del grupo”. Es
lógico pensar que si se da alguna de las causas anteriores, la dinámica del
grupo se ve afectada y por tanto, la eficacia del equipo de trabajo.

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4. ENLACES DE INTERÉS DE LA UNIDAD

A continuación le mostramos algunas páginas Web que pueden resultarle útiles para la
comprensión de esta Unidad:

Página del Instituto Aragonés de Fomento (IAF) y Programa EMPRESA


http://www.iaf.es/publicaciones/articulo/cap15.htm
Desde esta página, se proporciona una descripción de algunas de las
herramientas de mejora continua explicadas en esta unidad.

Descripción del BRAINSTORMING


http://www.emprendedores.cl/articulos/e19.htm
En esta página se proporciona una descripción de la herramienta
Brainstorming (Tormenta de Ideas).

Página de la Comunidad de Madrid


http://www.madrid.org/pres_atencion_ciudadano/calidad_servicios/herra
mientas_calidad/principal.htm
Desde esta página se proporcionan recursos para los emprendedores,
incluyendo la descripción de algunas de las herramientas de gestión y
planificación.

Página de TECNOCIENCIA
http://www.tecnociencia.es/especiales/sistemas_gestion/calidad/8.htm
El Ministerio de Educación y Ciencia, a través de la Fundación Española para
la Ciencia y la Tecnología, describe brevemente algunas de las herramientas y
técnicas para la gestión y planificación, de utilidad para las empresas

Página de Ciencia y Técnica administrativa (Argentina)


http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/herramientas_calidad/
herramientas_calidad.htm
Desde esta página se proporcionan ejemplos de algunas de las herramientas
de generación de ideas.

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