Contextualizar el Diseño de un Proceso

Angie Katherine Valbuena Cárdenas, Luis Alfredo Rojas Díaz, Leidy

Johanna Pardo Rodríguez y María Consuelo Yara Ramírez

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras,

Administración de Empresas
Fundación Universitaria del Área Andina
Diseño de Procesos Grupo 607, virtual
Actividad Eje 2
Oscar Humberto Quintero Landinez
Bogotá D.C., 07 de marzo 2022
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Tabla de contenido

Introducción 2
Objetivos 3
Procesos empresariales 4
Proceso de ventas 4
Proceso de Apoyo 10
Proceso talento humano administración de personal. 13
Tipo de procesos 18
Análisis del tipo de procesos 20
Metodología y técnica del modelado de procesos 22
Análisis comparativo de los procesos actuales y procesos innovadores 24
Conclusión 26
Bibliografía 27
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Introducción

El diseño de procesos es de gran importancia para las organizaciones teniendo en

cuenta las necesidades de las mismas, cuyo fin es lograr la satisfacción de los clientes

llevándola a la gran competitividad, contemplando priorizar y proyectarse como empresa

u organización innovadora.

Este taller nos lleva a identificar el diseño de procesos que se gestiona en cada

una de las empresas, dándonos la oportunidad de observar de una manera más amplia la

realidad de ellas, para así poder desarrollar y aplicar los procesos operacionales, de

acuerdo a las necesidades requeridas por los clientes en búsqueda de una mejor

innovación.
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Objetivos

General

Identificar y reconocer los diferentes tipos de procesos siguiendo la metodología,

aplicando la técnica de modelado en ellos, donde la estrategia está enmarcada en los

procesos operacionales empresariales; con el fin de proponer e investigar diferentes

ejemplos y su aplicabilidad en el contexto empresarial, basados en la mejora continua.

Específicos:

 Revisar, estudiar y analizar los ejemplos de los diferentes procesos

empresariales enmarcados en la realidad que vivimos día a día.

 Identificar casos reales de la aplicabilidad de la estrategia en los procesos

según la actualización de su contexto en pro de la innovación.

 Estudiar y comprender la importancia en el desarrollo de los procesos

como estructura clave y fundamental a la hora de tomar decisiones en un determinado

escenario.
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Procesos Empresariales

Proceso de ventas

La distribuidora Alger S.A.S. Está ubicada en la ciudad de Neiva Huila, cuya

razón social es sociedad por acciones simplificada y su actividad principal es “comercio

al por menor de lubricantes (aceites grasos) aditivos y productos de limpieza para

vehículos automotores”.

Esta empresa tiene la metodología para la elaboración de propuestas, cotizaciones,

portafolio, brochures para la consecución de nuevas oportunidades de negocios, con la

finalidad de garantizar que los requisitos exigidos por el cliente en el pliego de

condiciones, términos de referencia, invitaciones a cotizar o en los contratos, se cumplan.

Cuyos lineamientos para efectuar ventas externas y las ventas directas con el fin

de satisfacerlas necesidades de nuestros clientes, estableciendo las estrategias comerciales

y de mercado orientadas a la fidelización de cliente.

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Descripción del Proceso:

DOCUMENTO

ACTIVIDADES RESPONSABLE QUE APLICA

Identificación del cliente: realizar la Asesor comercial Base de datos de

identificación de los clientes potenciales por clientes

medio de consulta a través de la plataforma

VISIÓN, referenciados, sistema de mapeo;

por otros clientes, directorios telefónicos (base

de datos Cámara de Comercio), entre otros.

Ofrecer productos al cliente: Una vez Asesor comercial Agendamiento de

identificado el cliente potencial y los datos de citas

la persona de contacto se procede a programar

el agendamiento para citas ya sea

personalmente o por teléfono.

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Identificación de la necesidad: Se ejecuta la Asesor comercial Formato Análisis

programación del agendamiento de citas, se de costo de

realiza la visita al cliente y se identifica la propiedad

necesidad, se realiza la presentación de los

productos DISTRIBUIDORA ALGER S.A.S, Propuesta de

identificando las líneas de negocio (CVL, beneficio

PVL, MCO) que se pueden potencializar de

acuerdo a la actividad económica del cliente,

para posteriormente focalizar una línea de

producto. Cuando es un cliente nuevo, para su

creación debe tener los siguientes

documentos: Cámara de Comercio, Rut,

fotocopia de la cédula del representante legal

y diligenciar los formatos de la empresa;

adicionalmente para clientes crédito: pagaré,

carta de instrucciones y habeas data.

NOTA: CVL: vehículos livianos;

PVL: vehículos pesados; MCO: motocicletas.

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Legalización: Una vez el contrato se realiza Asesor comercial Formato Listado

la legalización junto con los documentos de Clientes

requeridos para la entrega de los productos. potenciales

Toma de pedido: Una vez el contrato, la Asesor comercial Formato Listado

orden de servicio o la orden de compra sea de Clientes

revisado y aprobado por ambas partes. potenciales

Facturación: Aceptado los requisitos por Asesor comercial Se realiza por

parte del cliente o elaborada la factura o medio del

remisión, es enviada al área de bodega, para programa

que ubiquen los productos solicitados, se SYSCAFE.

realiza el respectivo alistamiento y la entrega

final del producto al cliente.

Forma de pago: Una vez entregado el Asesor comercial Formato Listado

producto se procede a realizar el pago, si es de Clientes

cliente de contado; para clientes crédito potenciales

cuentan con un plazo de pago de 30 días

calendario.
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Cobro de cartera: Se realiza un seguimiento Asesor comercial Listado de

al cliente con el fin de obtener puntualidad Clientes en mora o

con sus compromisos de pagos en las fechas por falta de cobro.

establecidas.

Seguimiento: Periódicamente los asesores Asesor comercial Alternativas para

comerciales realizan el seguimiento a las la fidelización de

cotizaciones que no han llegado a la etapa de clientes.

Negociación y Cierre, buscando su aprobación

y/o determinación de las razones por las

cuales no fueron aprobadas.

FIN DEL PROCESO

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Figura 1. Flujograma proceso de ventas Distribuidora Alger S.A.S.

Fuente: Elaboración propia

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Proceso de Apoyo

La Universidad el Bosque, es una entidad privada ubicada en Bogotá Colombia

fundada en 1977, su actividad económica es la Educación Superior, se dedica a la

formación integral de las personas comprometidas con el conocimiento y los valores

ético-morales para la construcción de una sociedad integral.

Desde el Comité de Ética se maneja el siguiente proceso encaminado a la mejora

continua y al aporte en el crecimiento del desarrollo de la investigación.

Descripción del Proceso:

ACTIVIDAD RESPONSABLE
Unidades Académicas de
Transferencia de proyectos al Comité de ética.
la Universidad
Secretaria administrativa
Recepción de los documentos del proyecto.
del Comité
Si la documentación se encuentra completa y cumple con los Secretaria administrativa
requisitos, se radica, de lo contrario se devuelve a la Unidad del Comité
Académica.
Pre evaluación del proyecto para así designar evaluador Presidente del Comité
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Secretaria administrativa
Envío del proyecto al evaluador asignado.
del Comité
Se emite concepto de aprobado o solicitud de correcciones y/o
Evaluador
aclaraciones del proyecto.

Sí es aprobado se realiza el aval ético; de lo contrario se envían

correcciones a la Unidad Académica (investigador principal o Secretaria administrativa
docente de apoyo, con copia al Coordinador de la Unidad del Comité
Encargada)

Unidades Académicas de
Se realizan las correcciones solicitadas
la universidad
Secretaria
El proceso regresa a la actividad 1 administrativa del
Comité
Sí las correcciones emitidas por el evaluador son confusas y
repetitivas, se realiza una sesión con todos los miembros del comité Comité y evaluador
para deliberar el proyecto y concluir el mismo.
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Figura 2. Flujograma Proceso de apoyo Universidad el Bosque

Fuente: Elaboración propia

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Proceso talento humano administración de personal.

Américas business process services es una compañía dedicada a la fidelización

del cliente, actualización de la tecnología, innovación en el enfoque de resultados y

trayectoria del desarrollo de procesos de negocio agregando valor a través de la

prestación de servicios de procesos de negocio apoyados del talento humano de alto

desempeño y tecnología especializada.

Descripción del Proceso:

Descripción del cargo Se define las funciones y Reclutador

requisitos para la vacante

Publicación de la vacante Se realiza la debida Reclutador

publicación de la vacante en

los diferentes portales

digitales de atracción como

magneto, computrabajo

redes sociales.
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Selección y verificación de Recolección de hojas de Reclutador

hojas de vida vidas que cumplan con el

perfil de la vacante

Base de datos del personal Se verifican datos y Reclutador

seleccionado conocimientos acerca de la

vacante.

Pruebas psicotécnicas Se le notifica por medio de Reclutador

un link a su correo

electrónico donde el

candidato debe realizar las

pruebas psicotécnicas.

Entrevista Se realiza la verificación de Psicóloga

conocimiento, habilidades

competitivas que promuevan

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el desarrollo y eficiencia de

la compañía

Capacitación Se realiza la capacitación al Formador

personal seleccionado

durante el tiempo

establecido por el cliente

Examen medico Se procede a citar a examen Auxiliar de pre contratación

médico a los candidatos, se

realza la debida verificación

de los mismos.

Contratación Se solicita documentación al Auxiliar de contratación

personal para su debida

contratación
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Se procede con la base de Auxiliar de contratación

datos para la afiliación a

seguridad social

Firma de contrato Auxiliar de contratación

Inducción al trabajador Se le brinda la debida Capacitador de formación

información de la empresa al inducción al personal-

trabajador, como normas

derechos y deberes

FIN DEL PROCESO.

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Figura 3. Flujograma de Selección y Contratación del Personal

Fuente: Elaboración propia

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Tipo de Proceso

Distribuidora Se logró identificar que es un proceso de gestión ya que se optimiza de

Alger S.A.S. manera integral con el fin de lograr objetivos comerciales estratégicos y

obtener un trabajo con eficiencia y un servicio de calidad cuyo fin es tener

como resultado un cliente satisfecho y fidelizado con el producto y servicio

prestado.

Universidad el Este Proceso Básico requiere de eficacia, eficiencia, responsabilidad y

Bosque cumplimiento en su revisión y ejecución, puesto que debemos organizar,

verificar y vigilar que se cumpla lo establecido y aprobado por el comité, ya

que el comité de ética se encuentra supervisado ante la Red Centro Nodo de

Comités a nivel nacional.

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Americas bps Se logra identificar que el proceso externalizado ya que Américas bps

contrata personal para diferentes clientes “campañas” esto define que este

proceso se encarga de la tercerización de procesos prestando un servicio de

selección y contratación de personal para así transformar los procesos de

negocios de sus clientes.

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Análisis del tipo de procesos

Distribuidora Alger S.A.S

En este proceso se identifica como primer paso, los aspectos que funcionan en el

proceso de gestión donde se permiten conceptualizar y desarrollar un seguimiento

continuo, el cual corresponde a las necesidades específicas y pertinentes de acuerdo a los

objetivos planteados; por ende, la empresa logra una ejecución en el proceso de manera

óptima. Al observar estos procedimientos y recursos que brinda la empresa se logra

alcanzar la metas y objetivos de una manera sustancialmente productiva, sin embargo, es

de vital importancia utilizar cualquier herramienta que permita tomar decisiones sobre si

el proceso es útil e innovador para el mercado o producto ofrecido y seguir con una

mejora continua.

Universidad el Bosque

Es un proceso de apoyo ya que busca gestionar los proyectos de primera

necesidad desde las facultades, (quienes) están encargadas de velar porque la actividad

económica de la entidad se cumpla. En el momento que presentan dichos proyectos los

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cuales buscan el desarrollo y la proyección para alcanzar el objetivo Institucional de la

Universidad.

Américas Business Process Services

Este proceso nos permite identificar la máxima optimización en los servicios de y

modelos de negocios, la externalización es una ventaja que ha llevado a que muchas

empresas prefieren que sean tercerizadas y se caracterizan por no ser parte de la estrategia

empresarial. Teniendo en cuenta que son imprescindibles para que la compañía pueda

concentrarse en su actividad principal.

La decisión de contratar a terceros se fundamenta en que se lleve a cabo una parte

de la actividad en este caso la de atracción del personal, puesto que de ello dependerá la

eficiencia y eficacia para la rentabilidad de la compañía.

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Metodología y Técnica de modelado de los procesos

Distribuidora Alger S.A.S.

Para este proceso se ha utilizado la metodología y técnica de modelado de los

procesos la Diagramación estándar, debido a que representa de manera secuencial las

actividades que conforman los procesos de dicha empresa, logrando así resaltar o

proporcionar una ruta visual clara de un proceso de principio a fin.

Universidad el Bosque

Es un proceso de apoyo ya que busca gestionar los proyectos de primera

necesidad desde las facultades, (quienes) están encargadas de velar porque la actividad

económica de la entidad se cumpla. En el momento que presentan dichos proyectos los

cuales buscan el desarrollo y la proyección para alcanzar el objetivo Institucional de la

Universidad.
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Américas Business Process Services

En este proceso la metodología y técnica utilizada es la de BPMN “ “Business

process modeling notation” que nos permite modelar visualmente los flujos de procesos

utilizando una percepción común por parte de los analistas basándose principalmente en

el diagrama de actividades y toma de decisiones. En este caso actividad-decisión

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Análisis comparativo de los procesos actuales y procesos innovadores

Se identifica que los tres procesos que se realizaron en el transcurso del material

de procesos de diseños llevan relación al tema del cliente y un producto final ya sea

tangible o intangible. Realizando la comparación entre la empresa de La distribuidora

Alger S.A.S. que se reconoce con el proceso de ventas, la Universidad el Bosque con el

proceso de Apoyo y la empresa Américas Business Process Services con el proceso

Talento Humano Administración de Personal. Se puede apreciar que llevan un continuo

seguimiento verificando detalladamente el proceso interno realizado para poder generar

un crecimiento continuo empresarial y generar un calidad sólida e innovadora al cliente.

La distribuidora Alger S.A.S (Proceso de Ventas)

Crear por medio de redes sociales publicidad promocionando los productos que

maneja la empresa como lubricantes (aceites grasos) aditivos y productos de limpieza

para vehículos automotores logrando una mayor participación en el mercado.

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Universidad el Bosque (Proceso de Apoyo)

El proceso de apoyo que maneja el comité de ética de la Universidad el Bosque es

muy completo porque se encuentra bajo la normatividad de instituciones como el

INVIMA, la Red Nodo Centro de Comités de ética, lo cual le permite evaluar todo tipo

de proyectos de investigación, en busca de realizar un trabajo exitoso para mantener el

nivel empresarial y educativo enfocado en el desarrollo y el crecimiento de la

transferencia de conocimientos en pro de la sociedad. Sin embargo, debería implementar

la metodología de CERO PAPEL, pensando en la conservación y preservación del medio

ambiente.

Américas Business Process Services (Proceso Talento Humano Administración de

Personal)

Dar manejo a nueva tecnología implementando plataformas que ayude agilizar los

procesos y sea de mayor productividad en la gestión.

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Conclusiones

- Se identificaron y reconocieron los diferentes tipos de procesos de acuerdo a las

metodologías, donde se aplicó la técnica de modelo logrando la identificación de los

procesos empresariales, con el fin de interactuar en el contexto empresarial para la mejora

continua de las mismas.

- Por consiguiente, se determinó que cada proceso operacional que se debe

aplicar a una organización, debe tener en cuenta la competitividad, factibilidad e

innovación para que genere constantemente un beneficio a la compañía y así mismo,

satisfaciendo las necesidades de los clientes.

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Bibliografía

181_eje2 diseño de procesos.pdf