1. DISEÑO, ANALISIS Y EVALUACIÓN DE CONTROLE...

Una de las actividades que son habituales en el control interno gubernamental es

el diseño de controles. En ocasiones, hay que partir de cero y en otras, hay que
mejorar o reforzar controles previamente existentes. Sea cual fuere la situación,
hay que tener en cuenta ciertos elementos para crear controles efectivos y
pertinentes. A continuación, algunos de ellos: 

1. Priorizar los riesgos:

Cada industria, sector económico o institución pública tienen riesgos típicos. Así
mismo, cada empresa en particular tiene sus propios riesgos. Una de las primeras
acciones al diseñar controles es, luego de la identificación de riesgos, priorizarlos.
Existen diversas metodologías para este propósito. Normalmente se sigue un
proceso en el que se clasifican en función de su probabilidad de ocurrencia junto
con el impacto que pueda tener su materialización en los activos  y/o en el
cumplimiento de los objetivos empresariales. 

2. Clasificar los controles:

Usualmente se acostumbra a clasificar los controles en preventivos, detectivos y

reactivos o posteriores. Un proceso debería contar con diferentes tipos de
controles, de manera que se busque la mayor cobertura de las causas que
originan los riesgos y así mitigar su probabilidad de ocurrencia. 

3. Costo del control:

 Es necesario (aunque a veces no se tiene en cuenta) que el costo de implementar

y usar un control sea menor al costo de solucionar el problema que origine la
materialización del riesgo que se está mitigando. No hay que olvidar que los
costos de usar un control incluyen diversos gastos, tales como su compra o
desarrollo, la instalación, configuración, operación y mantenimiento, así como la
capacitación y supervisión. Hay que hacer un análisis de costos para decidir la
bondad de su implementación. 

4. Evitar la redundancia:

Un apropiado conocimiento del proceso permite identificar los puntos de control y

facilita determinar qué tipo de control puede implementarse. Hay que evitar la
redundancia en los controles, pues esto incrementa los costos, consumen mucho
tiempo y no dan valor agregado. Su resultado es un trabajo duplicado. Debe haber
claridad sobre que riesgos específicos son cubiertos por los controles en cada
proceso. 

5. Fortalecer la segregación de funciones:

A pesar de la existencia de controles, si no hay una apropiada segregación de
funciones, es más factible que ocurra un fraude. En los casos en que hay
concentración de funciones que deberían estar separadas, así existan los
controles, esta indebida concentración puede ser nociva. Sin embargo, siguen
siendo frecuentes los fraudes en empresas donde las funciones de contabilidad y
tesorería o contabilidad y recursos humanos no están separadas, no hay
segregación ni revisiones cruzadas. 

6. Automatizar:

En cuanto sea posible, es conveniente automatizar los controles, con el propósito

de evitar el error humano. Obviamente se requiere una acertada parametrización
de los sistemas, reportes oportunos y labores de seguimiento y monitoreo.  Para
efectos de la gestión de riesgos, es conveniente el uso de aplicativos y programas
que faciliten las labores repetitivas tales como actualización de contraseñas,
perfiles de usuario, límites y atribuciones para operaciones, validación de accesos,
cifras totales de control, horarios, generación de reportes, etc. 

7. Supervisión:

Los controles deben supervisarse con cierta periodicidad. Bien sea que esta labor
la ejecute el líder del proceso o la auditoría, debe haber evidencia de que el
control funciona tal cómo está concebido y que, en caso de alguna excepción o
falla, se ha efectuado la revisión y evaluación correspondiente acerca de lo
sucedido. Para el efecto es importante que haya documentación del control,
valores típicos de respuesta, margen de error, excepciones, etc.

Aunque las anteriores consideraciones no son totalmente exhaustivas, el tenerlas

en cuenta garantiza que los controles diseñados o evaluados contribuyen al
fortalecimiento del sistema de control interno de las instituciones y orientan la
implementación de sistemas de control interno. 

Valoración de los controles – diseño de controles

Antes de valorar los controles es necesario conocer cómo se diseña un control, se

deben conocer los aspectos más importantes.