La funcion de control

Conceptos generales
La función de control a través de los años ha sido uno de los principios básicos de la
Administración. Desde esta perspectiva, es el proceso mediante el cual se evalúa la
ejecución de las metas establecidas en términos de eficiencia y de efectividad.

Mucho se ha escrito sobre me tema, con el propósito de mejorar la calidad de los servicios
en las empresas e intentar reducir sus costos a través de controlar y disminuir los riesgos
de errores o irregularidades.

“La función de control a aquella que tiene por finalidad asegurar que todos y cada uno de
los actos de una organización obtengan los objetivos previstos, dentro de límites
prefijados."

Es el conjunto de estrategias o mecanismos definidos con la finalidad de condicionar una

actividad a su realización, conforme a métodos específicos; de determinar el grado en que
cada actividad da el resultado esperado, y finalmente informar los resultados y las
desviaciones.

Naturaleza de los controles

Los controles, por su naturaleza, pueden ser: disuasivos, preventivos, detectives o
recuperativos. Otros autores lo clasifican en controles básicos y disciplinas sobre los
controlas básicos.

Controles disuasivos
Los controles disuasivos están diseñados para detener situaciones antes de su ocurrencia.
Persiguen conseguir que las personas desistan en su intento de provocar dichas situaciones.
Controles preventivos
Los preventivos colocan una barrera física o lógica para evitar la ocurrencia de una amenaza
de errores y de omisiones, intencionales o no, o para reducir la probabilidad de su
ocurrencia. Dentro de esta categoría se mencionan los controles de custodia sobre activos
valiosos, las rutinas de validación incorporadas en los programas de computador durante la
captura de datos, las contraseñas, la documentación, el establecimiento de estándares y
procedimientos, el control administrativo de la función de PED, los totales de lote. etc.

Este tipo de control es mucho más potente que los demás, si se aplica en combinación con
los controles detectivos. A nivel informático, estos controles se aplican durante el desarrollo
de un sistema. Aunque la separación de funciones no es considerada como un control, se
incluye dentro de las acciones que tienden a prevenir que se puedan cometer y ocultar
errores o irregularidades.

Controles detectivos
Los controles de detección o detectivos contribuyen a identificar un evento anormal, un
error o una pérdida después de su ocurrencia. Están diseñados para identificar errores que
hayan ocurrido en más de un proceso o en varias ocasiones. Estos controles deber
identificar tipos de errores esperados y alertar a los usuarios sobre irregularidades en el
sistema o proceso, tan pronto ocurren.

Tienden a ser el foco de atención en una evaluación de Auditoría, debido a que requieren
una acción conectiva en la que por lo general se omite la supervisión y pueden producirse
otros errores o irregularidades lamentables. Después de la detección del error o evento, lo
que procede es una medida correctiva y recuperativa. Para cada control detectivo debe
existir uno o más controles correctivos.
Controles recuperativos
Un control recuperativo se aplica cuando ya se han materializado los hechos y se requieren
acciones para recuperar los daños. Los procedimientos de recuperación para los cuales
intervienen los archivos de respaldo (Back- Up), pólizas de seguro. etc. se consideran dentro
de esta categoría.

Controles correctivos
Los controles correctivos, como su palabra lo indica, requieren ajustes para normalizar
situaciones y evitar que vuelvan a ocurrir. Se pueden citar: la corrección automática de
errores de entrada de datos, pistas de auditoria, rastro de las transacciones, estadísticas de
fallas, listados de error o de excepción, reporte de discrepancias, identificación de
violaciones al sistema, procedimientos de recuperación. etc.

Controles basicos
Por otro lado, los controles básicos son "aquellos procedimientos y acciones que se aplican
directamente a los datos, programas, salidas o en algunos pasos del proceso manual."

Disciplinas sobre los controles basicos

Las disciplinas sobre los controles básicos son "procedimientos y acciones que confirman o
aseguran que los controles básicos han Sido ejecutados." Persiguen asegurar que los
controles continúan adecuadamente. Esta continuidad es el enlace mediante el cual el
permanece inalterable, aunque se cambie el medio.

Objetivos de la funcion de control

Los controles se establecen con el propósito de reducir la posibilidad o frecuencia de
ocurrencia de una amenaza o para corregir y recuperar perdidas de activos, de ingresos o
de imagen, así como de oportunidades de nuevos negocios. Asimismo, reducir al mínimo la
tarea de localizar los errores ocurridos. O tal vez para corregir la disminución de la eficiencia
o calidad en los servicios. Se controla no sólo para detectar errores que han ocurrido, sino
esencialmente para mejorar y fortalecer las actividades que se van a realizar.

La función de control tiene por misión condicionar cada acción para que sea realizada tal
como fue planificada. También, determinar la medida en que cada actividad logra el
resultado esperado, ponderando el margen de desviación ocurrida. Además, informar los
resultados y las eventuales desviaciones, retroalimentando el proceso operativo de la
organización.

Cuando se ejerce la función de control se tiende a la disciplina y al orden. En las áreas donde
se aplica, se inclina por la acción programada y es propensa a la fijación de objetivos y metas
definidas. Resulta viable en aquellas empresas que tienen sus objetivos claramente
definidos. Pero también especificando los pasos debidamente programados, los cuales se
deben seguir para alcanzar dichas metas.

El control interno
El propósito de un control interno es prevenir o detectar errores de omisión y comisión para
preservar los activos. Funcionan cuando se supervisa su cumplimiento. "Es el plan de
organización y todos los sistemas relacionados, establecidos por la gerencia de una entidad
económica con el fin de que a través de estos se alcancen sus objetivos". Esta definición
está orientada de manera general a la eficiencia y efectividad de las operaciones incluyendo
la ejecución y rentabilidad de las metas establecidas.

Es el "Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos

coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información
confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a
su política administrativa". Significa que involucra a todo el personal, pasando a ser un
proceso conducido por todas las unidades de una Organización con un marco que afecta la
confiabilidad de las informaciones financieras y el cumplimiento de las normas, en adición
a la eficiencia y efectividad de las operaciones.

El control interno "es la medición de los resultados obtenidos y su conformación con los
resultados esperados, analizando las desviaciones". Abarca actividades de dirección,
financiamiento, promoción, producción y distribución.

Así también, elaboración de procedimientos, establecimiento de mecanismos para

determinar las desviaciones mediante la confrontación de los resultados obtenidos con los
esperados y la aplicación de los correctivos de lugar. Requiere que se fijen las bases para el
establecimiento de un sistema de información que facilite la toma de decisiones.

En otras palabras, para que el control interno esté presente se requiere que:
a) Las transacciones se ejecuten y procesen en concordancia con autorizaciones específicas.
b) Las transacciones se registren de manera que puedan permitir la preparación de estados
financieros, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
c) El acceso a los activos solamente sea permitido con autorización de la administración.
d) Los registros de los activos contabilizados sean comparados con los activos existentes. a
intervalos de tiempo razonables. Se requiere una acción apropiada con respecto a las
diferencias encontradas.
e) La transacción sea identificada, capturada, procesada y reportada total y exactamente
los sistemas de información.
f) La información es obtenida de las fuentes internas y externas con la exactitud que fue
generada, por las personas autorizadas y con el suficiente nivel de detalle para llevar a cabo
sus responsabilidades eficientemente.

El control interno determina el grado de confiabilidad de las cuentas y de la información

que una empresa maneja. Cuando se efectúa una evaluación del riesgo de control, es
necesario examinar la estructura de control interno existente. La misma debe estar
encaminada a evitar o detectar errores significativos, proteger los activos de la entidad y
garantizar la confiabilidad de los registros contables.

Esta estructura debe estar integrada por:

a) El ambiente de control.
b) El sistema de contabilidad instalado.
c) Los con les internos.

La necesidad del control interno

Considerando que el control interno se ha convertido en una parte importante debido a
que es vital para la eficiencia y efectividad de una organización, se requiere la certeza de
que funciona como se diseña. Se hace necesario, además, que organismos independientes
verifiquen su existencia y detecten sus debilidades y desviaciones porque ellas son el
presagio de problemas más serios.

Los sistemas de control interno no reemplazan, sino que asisten en la adecuación de una
Organización. Proveen mecanismos para evitar caos, crisis gerenciales y otros eventos
anormales que interfieren con el desenvolvimiento normal de una empresa. La claridad de
la definición de las responsabilidades y lo adecuado de la estructura de una organización
justifican la necesidad del control interno.

La administración necesita exactitud en las operaciones le interesa detectar y corregir los

errores oportunamente en el proceso de registro de las mismas. Requiere el diseño de
sistemas de control que funcionen confiablemente, que faciliten el examen de las
transacciones significativas. "Un sistema de control interno apropiado debe también ser
diseñado para proveer una seguridad razonable de que la institución se acogerá a leyes y
reglamentaciones".
La alta gerencia de una empresa se esfuerza por determinar si su estructura organizativa es
firme y adecuada para alcanzar los objetivos propuestos. Al determinar si las metas se
logran, se mide la gestión de la Administración. Necesita mantenerse en permanente
revisión, debido precisamente a las constantes condiciones cambiantes.

En tal sentido, se justifica la ayuda del auditor para mantener los sistemas de control
interno, De lo contrario tendrá que revisar periódicamente los procedimientos para
asegurar su cumplimiento, que sean adecuados y ejercer la acción correctiva.

Los controles se diseñan para prevenir y detectar errores en el registro de las

transacciones. En particular:

a) Que solamente se registren transacciones válidas.

b) Que todas las transacciones se registren una sola vez. con exactitud y en el periodo
correcto.
c) Que se valoren y se correctamente.

Tipos de control interno

Existen tres tipos de control interno que algunos autores definen como controles generales
que se derivan de las políticas, los objetivos y de la estructura de la organización. Se incluyen
los controles de aplicación, los cuales corresponden a los procedimientos que afectan la
información financiera y, por último, los controles de ambiente que la afectan
indirectamente.

Por tradición, existen dos tipos de controles internos: los controles contables y los controles
operacionales o administrativos.

Sin embargo, algunos autores también lo clasifican en:

• Controles organizacionales o administrativos.
• Control interno contable.
• Verificación interna.