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1 Administracion de Contratos
1 Administracion de Contratos
UNIDAD I
ASPECTOS GENERALES DE PROCESOS Y CONTRATOS
SEMANA 1
INTRODUCCIÓN
Por lo mismo quien haga uso de esta guía debe tener claro que al enfrentar el
mundo laboral se encontrará con modalidades que pueden ser diferentes a las
aquí descritas en términos de nomenclaturas y de procedimientos, aunque
siempre adhiriendo a los principios básicos de una administración responsable,
equitativa, bien informada y, fundamentalmente, honesta.
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IDEAS FUERZA
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DESARROLLO
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2.1. Organigrama
Para ello en el organigrama hay casillas que contienen el nombre del cargo y el
nombre de la persona que lo ocupa. Estas casillas cuando están unidas por líneas
sólidas indican la dependencia que tiene el nivel inferior con el nivel superior,
definiendo, además cuales son los canales formales de comunicación entre los
diversos integrantes de la organización.
A su vez, si las casillas están conectadas por una línea segmentada, se debe
entender que los puestos se apoyan entre sí en forma directa en ciertos aspectos
específicos, sin necesidad de pasar por los niveles superiores cuando se trate de
asuntos definidos en los procedimientos para operación que tenga la empresa. Así
entonces, la línea segmentada no establece dependencia entre dos puestos de
trabajo, pero sí define que ambas deben concurrir en la ejecución de determinadas
actividades.
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Pedro Pérez M.
Gerente General
Fig. 1
Pedro Pérez M.
Gerente General
Juan Martínez J. Julio Fonseca G. Martín Pérez F. César Marín O. Juan J. Ureta A. Marcelo Rojo D. Raúl Mora N.
Gte. Finanzas Gte.de Ventas Gte. Adquisiciones Gte. Prev. Riesgos Gte. M. Am biente Gte. Control Calidad Gte. Técnico
Víctor Molina A.
Contador Sup. Prev. Riesgos Sup. M. Am biente Jefe Laboratoro Jefe de Ingeniería Jefe de Construcción
Daniel Ojeda D
Adquisiciones Jefe de Vendedores Com prador Jefe Expertos Expertos
María Cáceres R.
Jefe Personal Jefes Especialidad Jefes Especialidad
Rebeca Ríos K.
Rem uneraciones Jefe de Bodega Laboratoristas Dibujantes Ver organigram a de
la obra
Fig. 2
Los ejemplos anteriores son absolutamente ficticios y están presentados sólo con
el propósito de demostrar que hay diversas formas para organizar la fuerza de
trabajo de una empresa.
Cabe destacar que si el resultado del organigrama tiene una forma plana o
piramidal, ello sólo indica que la distribución de las obligaciones y las
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Debe entenderse que para una empresa no es estrictamente necesario contar con
un organigrama “oficial”. Muchas empresas han constituido un esquema de
funcionamiento que han ido afinando con el transcurrir del tiempo, sin dejarlo
graficado. Sin embargo internamente todos sus trabajadores tienen claro cuáles
son sus obligaciones y responsabilidades; y cuáles son las líneas de dependencia
jerárquica dentro de la organización y las vías de comunicación cuando deben
resolver asuntos que escapan a su competencia.
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Es por esta última razón que en el mercado existen empresas que prestan
servicios temporales a empresas mineras, forestales o manufactureras cuando,
con motivo de la construcción de una nueva instalación o la ampliación o
mantenimiento de una existente, deben recurrir a la licitación del servicio
respectivo.
La simpleza del criterio antes indicado está respaldada por argumentos más
contundentes, radicados en las responsabilidades y obligaciones que emanan del
Código aplicable a cada modalidad.
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Tal práctica, que está muy generalizada entre las empresas que tienen una
posición preponderante en el mercado o que tienen una presencia, obliga a
llegar a un acuerdo con el vendedor antes de adjudicar la orden de compra,
para evitar conflictos futuros. Finalmente, en el caso que el comprador
requiera de algún servicio en faena del vendedor para completar la solicitud
de pedido que dio origen a la orden de compra, tales servicios en terreno
deben quedar establecidos en un contrato separado y distinto de ella.
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Los Contratos son gobernados por leyes civiles generales y no por leyes
especiales de comercio. Las Partes contratantes deben establecer sus
acuerdos en forma muy completa y bien definida porque la ley general no
cubre vacíos que pudieran producirse en el Contrato como sucede con las
leyes especiales uniformes de la orden de compra.
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Todo proceso de adquisición consta de etapas muy definidas y cada una de ella
suele tener un conjunto de documentos tipo que, en algunos casos, pasan a
etapas posteriores, debidamente ajustados para reflejar los cambios que surjan
durante el desarrollo del proceso. Las etapas del proceso de adquisición son:
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Las buenas prácticas recomiendan que sean a los menos tres (3) los
proveedores que sean considerados durante la etapa de evaluación de las
ofertas de cualquier proceso de adquisición. Es por ello que la práctica
recomienda que el proceso de licitación considere un mínimo de cinco (5)
proveedores al inicio, en prevención de deserciones a lo largo del proceso o el
descarte de ofertas fuera del rango de tolerancia aceptado internamente.
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Por lo tanto el agente debe evitar solicitar antecedentes cuya única forma de
calificación sea “cumple” o “no cumple”, ya que ello automáticamente le
asignará al tema una calificación 0 (cero), lo que derivará en que el candidato
quede eliminado de inmediato. Un ejemplo al caso es cuando se le solicita la
invitado que informe si cuenta con una acreditación emitida por de una
entidad certificadora de calidad. Porque si tal acreditación es necesaria para
la empresa, es preferible así informarlo en la carta invitación, para que quien
no la tenga se abstenga de participar en el proceso.
Fig. 3
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Fig.4
Por lo tanto, habrá tantos formularios tipo Fig. 4 como invitados que hayan
sido calificados.
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