Ayudando al

gerente
Bloque II
¿Qué hacen exactamente los
asistentes para proporcionar
apoyo?

1. Anticipa necesidades
2. Actúa como enlace de comunicación
3. Actúa como un intercesor
4. Considera por encima de todo los
proyectos de su jefe
1. Anticipa necesidades
• Un excelente asistente administrativo
es aquel que como un radar está un
paso adelante del juego. Por ejemplo
si el gerente muestra cierta
preocupación por ponerse en
contacto con un cliente, el asistente le
asegura que él ya se hizo cargo y que
lo llamó hace dos días.
Anticipar necesidades
• Cuando el jefe llame para tomar
dictado, debe acudirse a su oficina
con disposición. Será preciso llevar ya
abierta la libreta y lista la pluma para
iniciar la tarea. Conviene asegurarse
de que se tienen a mano todas las
fuentes de referencia que deban
usarse, informes, correspondencia
recibida datos estadísticos y
cualquier otro material pertinente.
De esta forma se evitara la perdida
de tiempo que significaría ir a
buscarlo a otro escritorio o a los
archivos, cuando se necesiten
durante el dictado.
 Puede ocurrir que cuando te llamen para registrar
un dictado se este trabajando en algún tema
confidencial; en estos casos, será conveniente
guardar dicho material en una carpeta y
asegurarlo en un cajón del escritorio para
protegerlo de posibles riesgos.
Anticipar En otras palabras lo importante será dejar el
necesidades escritorio despejado y en orden, cuando el jefe
solicite que se le tome dictado.
Así mismo, es aconsejable pedir a los compañeros
de oficina que atiendan las llamadas telefónicas,
siempre que deba concurrirse al despacho de un
superior para tomar dictado.
2. Actúe como un enlace
de comunicación.
• Enlace: significa “vínculo o conexión”. “una
comunicación para establecer y mantener una
comprensión mutua”.
• Los asistentes administrativos son los enlaces
que mantienen una comprensión mutua y
conexiones entre el gerente y el personal,
clientes y otros gerentes.
• La comunicación es la columna vertebral de
cualquier organización.
 Haciendo la conexión

• Sus habilidades de conexión

deben ser excelentes, cada
suceso de comunicación –si
este es una presentación
formal o una conversación
casual- tiene siete elementos,
cuando se manejan estos siete
elementos la comunicación es
eficaz, cuando esto no sucede
ocurre la mala comunicación.
 Emisor-Receptor
• Son las personas involucradas en el suceso
o evento de comunicación.
• Como comunicadores necesitamos tener
cuidado de ir a la fuente para verificar la
exactitud de la información.
• Al enviar un mensaje (hablado) sea
consciente de los mensajes no-verbales que
han sido enviados al oyente. El bostezo, el
seño fruncido, la sonrisa y el asentir con la
cabeza nos dicen como nuestro mensaje
está siendo escuchado.
 1. Para que un mensaje sea claro
debe ser conciso, cuando esté
entregando un mensaje piense en
la claridad desde la perspectiva
del oyente(s).
2. Al dar instrucciones, a menudo
nos apresuramos en darlas
porque ya estamos familiarizados
con el proceso, pero esta puede
ser la primera vez que el oyente
ha oído hablar del mismo.
3. Evite términos vagos como: Quizá,
probablemente, definitivamente,
por cierto, sin duda alguna, etc.
Mensaje
Medios
• Es el canal por medio del cual
un comunicador transmite un
mensaje. Los canales
comerciales comunes son:
Cara a cara

Teléfono

e-mail

Fax
 • Asegura la claridad y entendimiento de un mensaje.
Reacción o • Aumenta la exactitud del mensaje y la satisfacción de las
Retroalimentación personas involucradas
• Nos permite corregir cualquier equivocación.
Contexto

• El contexto está formado

por una serie de
circunstancias (como el
tiempo y el espacio físico)
que facilitan el
entendimiento de un
mensaje
Ruido

• Se refiere a todos los

sonidos externos y los
pensamientos que pueden
interrumpir o interferir con
el mensaje
Filtros mentales

• Son las ventanas de nuestras mentes que protegen todos los mensajes que
oímos.
• Estas pantallas o filtros están basadas en nuestras expectativas y experiencias
pasadas
3. Actúe como un intercesor
de comunicación
• Los intercesores tienen dos
metas:
1. Proteger el tiempo de
privacidad del Gerente.
2. Proveer a las personas que
están en contacto con el
administrador de la
información deseada o
solución para un problema.
Intercesor de una
llamada típica

Explique quién es usted

Especifique claramente
como lo puede ayudar
Resuelva el problema o
conteste la pregunta.
Intercesor de una
llamada desagradable

Reconozca la situación o
frustración emocional.
Discúlpese.
Actúe para resolver el problema.
4. Considera por encima de
todo los proyectos de tú jefe
• Un asistente administrativo
profesional antepondrá ante todo los
proyectos del jefe, para llevarlo a
cabo haga una lista de actividades
pendientes de realizar y ponga un
signo a las más importantes, examine
las operaciones de oficina y carga de
trabajo. Puede usted delegar alguno
de sus trabajos y enfocarse a los que
señaló como de importancia para su
jefe.
Adecuación del personal
de apoyo a la organización.
• Un asistente
administrativo debe
tener la habilidad y la
buena voluntad para
tomar riesgos como:

1. Aprender cuando decir

no
2. Aprender a preguntar
que esperan de él.
3. Aprender a ser directo
Adecuación del personal de
apoyo a la organización.

4. Aprender a valorarse y promoverse a sí mismo

5. Aprender a ser responsable
6. Aprender a pensar más allá de la tarea
inmediata
7. Aprender a saborear la satisfacción que viene
de aprender.
Cambio de
Paradigmas
Proviene del griego y significa
modelo, teoría, percepción, supuesto
o marco de referencia.
En general es el modo en que
“vemos” el mundo, no en términos de
nuestro sentido de la vista, sino como
percepción, comprensión e
interpretación.
Un modo simple de pensar los
paradigmas consiste en considerarlos
como mapas, todos sabemos que “un
mapa no es el territorio”, sino
simplemente la explicación de ciertos
aspectos de un territorio.
Paradigmas
En una oficina un paradigma cambia con el
establecimiento de nuevas políticas y
procedimientos. Algunos empleados
difícilmente aceptan el cambio y continúan
comportándose como la hacían en el
pasado. Otros rompen las reglas del juego y
toman sus propios riesgos.
El factor productividad en la oficina

Muchas relaciones de
trabajo se vuelven más
productivas cuando la
gente dentro de ellas
identifica sus fortalezas y
habilidades logrando un
trabajo más productivo.
 • INCREMENTO DE
SATISFACCION EN EL
TRABAJO
• MEJORA LAS RELACIONES DE
TRABAJO
• AUMENTO DE ESTADO DE
ÁNIMO Y MORAL
• GRAN RESPETO POR SÍ
MISMO Y POR LOS
COLABORADORES
• MENOS HORAS EXTRA

CAMBIOS POSITIVOS
 • MENOS TIEMPO ENFERMO
• MENOS NIVEL DE TENSIÓN
• MENOS TIEMPO GASTADO
• MÁS O MEJORES
OPORTUNIDADES DE CRECER
• MÁS POSIBILIDADES DE
PROMOCIÓN Y AUMENTO
DE SUELDO

CAMBIOS POSITIVOS
ESTILOS DE TRABAJO DEL
ASISTENTE

• LA PAPA DE ESCRITORIO
• LA ABEJA OCUPADA
• EL QUE PRODUCE RESULTADOS
LA PAPA DE
ESCRITORIO
• Ve el trabajo como una
renta.
• El trabajo le brinda poca
satisfacción.
• Ve al “jefe” como la
autoridad.
• Ofrece pocas ideas.
• Se queja de su jefe.
• No está seguro de que esa
clase de trabajo sea para él.
LA ABEJA OCUPADA
• Siente gran satisfacción al
agregar algo más a su lista.
• Está constantemente ocupada.
• Siempre dice “sí”.
• Raramente pide ayuda.
• Tiende a entrar temprano y
quedarse hasta tarde.
• No tiene tiempo para su familia
amigos, etc.
EL QUE PRODUCE
RESULTADOS

• Conoce su valor.
• Ve sus relaciones de trabajo como
una sociedad.
• Ve el trabajo como un área que
ofrece múltiples oportunidades
personales y de crecimiento.
• Está orientado hacia los resultados.
• No acepta trabajos que no va a
poder completar.
• Anticipa necesidades.
Estilos de Trabajo del
gerente
• Gerente que no te da
información o no te orienta.
• Gerente Controlador
• Gerente verdadero Líder
Gerente que no te da
información o no te orienta
• Se enfoca en las tareas no en los
resultados.
• Tiene dificultad para establecer
sus prioridades y metas.
• Carece de habilidades para
comunicarse eficazmente.
• No brinda la información que
requiere el asistente
admnistrativo.
• Completa proyectos simples
fácilmente.
• No sabe dirigir a su equipo.
Gerente Controlador
• Es exigente y quiere más y mejor e
insiste en hacer las cosas a su manera.
• Siente gran preocupación y dedicación
para obtener productos y servicios de
alta calidad.
• Completa muchas tareas en un periodo
corto de tiempo.
• No le gusta delegar proyectos ni
responsabilidades.
• Frecuentemente está tenso y
preocupado.
 • Puede trabajar con muchos
estilos diferentes de asistente.
• Tiene habilidades para
comunicarse eficazmente y
motivar a otros.
• Se enfoca sobre resultados no
sobre tareas.
• Quiere resultados de largo
alcance, no de corto.
• Suele formar sociedades de
alto rendimiento trabajando de
una manera más inteligente, no
más duro.
Gerente verdadero Líder • Es responsable de sus acciones.