TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoría interna – AA3 que se muestra a continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la
asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA
EMPRESA: CAFILCULTORES DE COLOMBIA S.A.S

Representante: FEDERICO GUTIERRES YEPES

Dirección: Carrera 81 #22D - 37 Armenia
Tel: (094) 55555-55
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx@cafedecolombia.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxx@gmail.com

Menorando reunión de apertura

Para: “responsable de proceso” / Copia “Alta Gerencia”

De: “Responsable de Ejecutar la auditoria”
Fecha: “del memorando”

Objetivo: Verificar mediante auditoría interna de la compañía el estado actual y la eficacia

del Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de “Gestión Humana y establecer las
mejoras a las que haya lugar en la empresa CAFICULTORES DE COLOMBIA SAS.

Alcance: Verificar si las actividades actuales en el proceso de “Gestión Humana”

concuerdan con las normas y los procedimientos establecidos junto con los formatos
empleados y políticas de la empresa mediante instructivos de acuerdo a la norma SGC

Criterios de Auditoria
• Sistema Gestión de Calidad (SGC) de Medical Research Council (MRC)
• Política de Cliente
• Manual de Procedimientos
 • Norma ISO 9001:2015
• Política Anticorrupción de la empresa
• Política de contratación de la empresa
• Procedimiento “Gestión Humana”
• Manual de funciones
• Manual de procedimientos

Oficialización de la Auditoria

Reunión de Apertura:
1 de julio de 2021, Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
30 de agosto de 2021, Hora 2:30 pm

De manera respetuosa nos permitimos dirigirnos a usted responsable del proceso de

“Gestión Humana” con el fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditoria
establecida por el Área de Control Interno y aprobado por la alta gerencia de la empresa, se
debe llevar a cabo la auditoria de su dependencia en el presente mes, con el fin de verificar
los objetivos planteado en el presente memorando, la visita será precedida por el área de
Auditoria, se requiere de su disposición y de su equipo de trabajo de acuerdo el tiempo y
solicitudes realizadas, es necesario que para le reunión de apertura cuente con su personal a
cargo.

En la reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con la documentación y

visita inicialmente requeridas; pueden seguir el criterio del equipo de trabajo auditor, se
puede solicitar información adicional.

Cordialmente,
Control Interno de la empresa

Indicadores
• Indicadores de Rotación Personal
• Indicadores de Gestión

Procedimiento a Auditar
• Contratación de funcionarios
• Bienestar y salud ocupacional
• Formación del personal
• Liquidación y finalización de costo
• Afiliación del personal
• Escala salarial del personal
 Responsable Área:
“Nombre de los funcionarios designados por el área de Control Interno para realizar la
Auditoria”

ASISTENTES Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

Nombre Cargo Firma

Gustavo Morales Experto Técnico SGC
Melissa Hernández Ingeniero de Procesos
Carlos Torres Ingeniero de Procesos

AUDITADOS Coordinador de la entrega de materiales parala construcción

Nombre Cargo Firma

RAMON ELÍAS ESCALANTE SAMPER Coordinador de proceso
ANDERSON BELLOS JULIO Receptores materiales
MOISÉS ABREUS CARDALES Entrega de materiales

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA: 1 DE JUNIO 2020
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Reunión de apertura Gustavo Morales Representante Experto técnico 7:45 a. m.
Dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Maritza Gómez Secretaria General 8:00 a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Sebastián Pérez Coordinador de plantas 10:00 a. m.
ALMUERZO 12:00:00 m.
Medición y análisis de mejora Melissa Hernández Ingeniero de proceso 3:00 p. m.
Reunión de cierre Gustavo Morales Representante Experto técnico 4:30 p. m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma

español.
 b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No. Documento revisado Observaciones del documento

Revisión estándares ISO, Actualización y

1 Política de Contratación.
posibles oportunidades de mejora.

Evaluación conocimientos Comprensión y conocimiento de la

2
política de calidad y objetivos. política de calidad y objetivos.

Procedimiento de contratación Revisión de hojas de vida al azar y su

3
(evidencia, hoja de vida de debida estandarización de calidad.
funcionario)

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación

que usará durante la auditoría.
➢ La escucha activa

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
➢ Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y
escritas.

e. Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 1 julio de 2020 Auditor (es): Grupo auditor
Proceso Auditado: “Gestión Humana” Auditado (s): “Dueño del proceso”
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
Se evidencia que la
Proceso de Política de contratación de los
1 contratación. contratación. funcionarios se está X
haciendo acorde a las
normas establecidas.

Se evidencia que un
Evaluación, Conocimiento y 35% de los
2 conocimiento, comparaciones de la funcionarios que X
política de política y objetivos de interactúan en el
Calidad y calidad. proceso no cuentan
objetivos. con el conocimiento
requerido.
 Fecha: 1 julio de 2020 Auditor (es): Grupo auditor
Proceso Auditado: “Gestión Humana” Auditado (s): “Dueño del proceso”
Se evidencia la
Procedimiento Estandarización de los implementación que
de bienestar y documentos y no se encuentran
3 salud referencia en los estandarizados y
X
ocupacional. procedimientos. adicional no son
referenciados en el
procedimiento matriz.

El procedimiento se
ajusta de acuerdo con
Procedimiento Estandarización de los los
formación de documentos y documentados y sus
4 X
personal. referencia en los documentos se
procedimientos. encuentran
debidamente
estandarizados.
Revisión de formatos Se evidencia que no
Liquidación y de retiros y hojas de existe formatos ni
5 financiación de vida al azar y su debida entrevistas de retiros de X
contratos. estandarización de funcionarios de
calidad. acuerdo con los
procedimientos.
Proceso de Revisión de plantillas La afiliación de los
6 afiliación de de afiliación de los funcionarios se hace a X
personas últimos tres meses. tiempo y en los
términos requeridos
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos

cuando se requiera en busca de mejoras optimización del mismo.
• Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de auditoria.
• Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política de Calidad y
los objetivo.
• Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo
con la No Conformidad Mayor (NCM) hallada.
 g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso de estandarización en
los procesos y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de
actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin
de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización
teniendo en cuenta los indicadores de calidad que sirven para mejorar los procesos
internos de la misma .

Es necesario, estar atentos a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, es
importante tener identificado el dueño de cada proceso y que este cuente con toda la
disponibilidad de tiempo posible para entregar toda la información, y esta que la auditoria
pueda ser concluyente por parte del auditor y poder llegar a feliz termino.