MACROPROCESO: PROCESO:

GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN CG-GS-SST-PR- 019

SOSTENIBILIDAD EL TRABAJO
Rev. No.: 05
PROCEDIMIENTO INGRESO DE VISITANTES Última Actualización:
Marzo de 2020

1. GENERALIDADES
Nombre Procedimiento Ingreso de Visitantes.

Líder del Proceso Responsables de Contrato.

Objetivo
Cuál es la misión y el fin del
proceso/procedimiento.
Alcance
Límites del proceso/procedimiento:
Dónde empieza y dónde termina.
Tipo de Información del
Documento:
Marque con una X
Glosario
Establecer los lineamientos para el ingreso seguro de los visitantes a las
instalaciones de la mina y proyecto Buriticá.
Aplica para todo el personal que ingrese a las instalaciones de la mina y
proyecto Buriticá, como rol de visitante. Los responsables de la aplicación
eficaz de este procedimiento son todos los colaboradores Continental Gold,
con apoyo de las diferentes áreas encargadas de dicho proceso.
De uso
Confidencial Restringida Pública X
interno
Elementos de protección personal (EPP): es cualquier equipo o
dispositivo destinado para ser utilizado o sujetado por el trabajador, para
protegerlo de uno o varios riesgos y aumentar su seguridad o su salud en
el trabajo. Las ventajas que se obtienen a partir del uso de los elementos
de protección personal (EPP) son las siguientes:
- Proporcionar una barrera entre un determinado riesgo y la
persona.
- Mejorar el resguardo de la integridad física del trabajador.
- Disminuir la gravedad de las consecuencias de un posible
accidente sufrido por el trabajador.

Nivel de riesgo: Determina el riesgo al que está expuesto el trabajador y

está asociada a los centros de trabajo que tiene la empresa.

Seguridad social: conjunto armónico de entidades públicas y privadas,

normas y procedimientos y está conformado por los regímenes generales
establecidos para pensiones, salud, riesgos laborales, subsidio familiar y
los servicios sociales complementarios que se definen en la ley.

Visitante: Toda aquella persona que desee ingresar a las instalaciones de

la compañía, para realizar actividades determinadas en un lapso de tiempo
y las cuales no son renumeradas. Se tienen los siguientes tipos de
contratistas:
• Tipo 1: inversionistas, autoridades gubernamentales, visitas
presidenciales, visita de altos directivos
• Tipo No. 2: proveedores, prestador de servicios, auditores,
contratistas, entre otros.
• Tipo No. 3: Visitas institucionales, Visitas de la comunidad.

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Prevsis: Herramienta corporativa para el sistema de gestión SST,

Protección, y temas relacionados con RRHH.

2. ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROLES Y RESPONSABILIDADES
CARGO RESPONSABILIDAD
• Coordinar las visitas y acordar previamente las fechas en las que se realizarán.
• Solicitar la visita con 72 horas de anticipación y enviar la documentación
requerida para la revisión pertinente. Documentación solicitada visitantes tipo 3:
✓ Póliza de seguro.
✓ Formato de tratamiento de datos.
✓ Fotocopia de la cedula y/o identificación.
• Consolidar y enviar de los visitantes tipo No. 1 y 3 las tallas correspondientes
para el suministro de los EPP con 72 horas de anticipación.
• Coordinar el transporte al proyecto minero y su respectiva inspección de
Gerencia de validación de ingreso.
Comunicaciones • Reservar la sala para la inducción de SST y asegurar los respectivos equipos en
las instalaciones del proyecto (Rampa Sur – Yaragua – Higabra – Platanal).
• Garantizar el uso correcto de los EPP por parte de los visitantes.
• Garantizar el retorno de los EPP de los visitantes al área de SST.
• Acompañar constantemente a los visitantes en las instalaciones del proyecto.
• Reportar cualquier tipo de novedad con los visitantes durante la estadía en el
proyecto.
• Liderar durante una emergencia la evacuación del personal que acompaña hasta
los puntos de encuentro establecidos.

• Solicitar la visita con 72 horas de anticipación y enviar la documentación

requerida para la revisión pertinente. Documentación solicitada visitantes tipo 2:
✓ Seguridad social
✓ Formato de tratamiento de datos
✓ Fotocopia de la cedula y/o identificación
✓ Concepto Medico ocupacional de pre-Ingreso o Periódico, vigencia: No
mayor a 1 año de su emisión).
• Consolidar y enviar de los visitantes tipo No. 1 y 3 las tallas correspondientes
para el suministro de los EPP con 72 horas de anticipación.
• Coordinar el transporte al proyecto minero y su respectiva inspección de
Responsables de contratos validación de ingreso.
• Reservar la sala para la inducción de SST y asegurar los respectivos equipos en
las instalaciones del proyecto (Rampa Sur – Yaragua – Higabra – Platanal).
• Garantizar el uso correcto de los EPP por parte de los visitantes.
• Garantizar el retorno de los EPP de los visitantes al área de SST.
• Acompañar constantemente a los visitantes en las instalaciones del proyecto.
• Reportar cualquier tipo de novedad con los visitantes durante la estadía en el
proyecto.
• Liderar durante una emergencia la evacuación del personal que acompaña hasta
los puntos de encuentro establecidos.
• Verificar la vigencia de la seguridad social.
Área SST • Verificar la clasificación adecuada del nivel de riesgo de acuerdo con el
documento CG-GS-SST-IN-052.

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CARGO
Área de Operaciones
Área de Protección
ROLES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD
• Informar al solicitante de la visita la viabilidad o no de esta.
• Suministrar los elementos de protección personal, según requerimientos.
• Realizar la inducción de SST para visitantes.
• Prestar los primeros auxilios en caso de una emergencia.
• Autorizar el ingreso y/o retiro de personal visitante del proyecto.
• Realizar acompañamiento durante las visitas, según requerimientos o
necesidades.
• Realizar acompañamiento a los visitantes al interior de las labores mineras.
• Garantizar las condiciones de seguridad de las labores mineras durante la visita.
• Revisar el documento de tratamiento de datos y de identificación.
• Autorizar el ingreso y/o retiro de personal visitante del proyecto.
• Validar el ingreso de personal en los puntos de control en los diferentes sitios del
proyecto.

• Verificar que los parámetros del presente procedimiento se cumplan.

Coordinador de visita • Verificar cierre de la visita.
• Revisar los correos enviados de las diferente áreas que están solicitando visita.

3. TAREAS

TAREAS (describir según ciclo PHVA)

Ejecuta la
No PHVA Actividad (Qué) Descripción de la actividad (Cómo)
actividad (Quién)
Determinar el tipo de objetivo de la visita:
Visitante tipo No. 1: inversionistas –
autoridades gubernamentales – visitas
Área que
presidenciales – visita de altos directivos
1. P Necesidad de visita Programa la Visita
Visitante tipo No. 2: proveedores, prestador de
de CNL
servicios, auditores, contratistas, entre otros.
Visitante tipo No. 3: visitas institucionales,
visitas de la comunidad.
Definir a que área específica se dirige la visita,
número de visitantes, número de acompañantes,
tiempo de permanencia, actividad a desarrollar y
elementos que se requieren para esta.

Para las visitas tipo No. 2 y 3, se debe cargar la

información a la plataforma PREVSIS, en el
siguiente enlace: Área que
2. P Coordinar la visita Programa la Visita
https://continentalgold.prevsis.com de CNL

Ver anexo.

Nota: notificar a los visitantes tipo 2 que para el

ingreso se requieren los siguientes EPP: casco con
barbuquejo, gafas de seguridad, botas de seguridad,
chaleco reflectivo y el uso de camisa manga larga y
pantalón largo.

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Nota: para los tipos de visitante tipo 1 y 3, gestionar

con el área SST la disponibilidad de los EPP
requeridos y necesarios para la visita.
Acordar entre las partes una fecha de la visita,
teniendo en cuenta que esta planeación debe ser
con un margen mínimo de 72 horas de
anticipación para dar cumplimiento y aprobación
a los requisitos de ingreso.

Requisitos de ingreso con nacionalidad

Colombiana:
• Fotocopia de la cedula
• Seguridad social (ARL – EPS – Pensiones)
o póliza de salud
• Formato de tratamiento de datos
Área que
• Concepto medico ocupacional de preingreso
Programa la Visita
o periódico, vigencia: No mayor a 1 año de
3. P Programar la visita de CNL / Área SST
su emisión).
/ Área Protección /
Visitante
Nota: la seguridad social o póliza de salud
depende del tipo de visitante.

Requisitos de ingreso personal extranjero:

• Póliza de salud internacional
• Pasaporte
• Carta de la empresa donde se evidencie
vínculo laboral y motivo del viaje
• Concepto medico ocupacional de preingreso
o periódico, vigencia: No mayor a 1 año de
su emisión).

Realizar la verificación de los documentos para

garantizar que se encuentren vigentes y de esta
forma poder generar autorización de ingreso.

Nota: se debe tener presente lo establecido en el Área SST / Área

4. H Verificar información documento CG-GS-SST-IN-052 para lo establecido en Protección
el nivel de riesgos laborales.

Nota: Si los visitantes no cuentan con nivel de riesgo

se debe solicitar aprobación de ingreso al Gerente de
SST.

Notificar mediante plataforma PREVSIS a la

persona que solicita la autorización, la
aprobación de los documentos para el ingreso de Área SST / Área
5. H Notificar aprobación las personas en la visita solicitada. Protección
Nota: en caso de que los documentos no cumplan con
lo requerido, se notifica por medio de la plataforma

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PREVSIS con una negación en la autorización de

ingreso y descripción de las correcciones necesarias.

Registrar en Portería La Validar aprobación de ingreso del personal que

6. V Área Protección
Estrella viene para la visita y realizar registro de este.

Realizar inducción SST, en el sitio acordado por

el anfitrión de la visita.

Los temas por tratar en la inducción son:

- Generalidades del proyecto
- Política de alcohol, sustancias psicoactivas y
tabaco
7. H Inducción SST - Emergencias Área SST
- Riesgos SST
- Uso de EPP
- Mecanismos de prevención y
recomendaciones

Nota: el anfitrión debe garantizar este proceso.

Entregar los EPP requeridos, teniendo en cuenta

lo solicitado y los sitios en donde se encontrará
el personal de la visita.
8. H Entregar EPP Área SST
Nota: estos serán suministrados a los visitantes tipo 1
y 3, y deben ser solicitados con 72 horas de
anticipación.

El área encargada de la visita asignará un

acompañante permanente durante esta. Área que
Realizar actividad
9. H Programa la Visita
programada
Nota: el área SST realizará acompañamiento de CNL / Área SST
permanente si es requerido y solicitado.
Realizar verificación permanente del uso
Área que
adecuado de EPP en los diferentes sitios en
Asegurar condiciones Programa la Visita
10. V donde se encuentran, adicional, de verificar en
durante la visita de CNL / Áreas de
compañía de las áreas soporte las condiciones
soporte
en donde se encuentren.
Devolver los EEP al final de la visita al área SST Área que
11. V Regreso de EPP en perfectas condiciones. Programa la Visita
Al terminar la jornada se debe registra la salida
en el punto de control correspondiente al ingreso.
Área que
12. A Registrar salida
Adicional, tomar las medidas necesarias para Programa la Visita
próximas visitas frente a los desarrollado.

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4. LINEAMIENTOS

LINEAMIENTOS
No. Descripción
Los visitantes en ningún momento pueden estar solo dentro en las instalaciones de CNL - Proyecto, siempre
1. deben estar acompañados por un colaborador del área que solicita la visita. Según la complejidad de la
actividad a ejecutar se realiza acompañamiento de personal SST.
El visitante no debe pasar sin ser autorizado a las áreas restringidas, disponer de ningún tipo de material o
documentos, ni operar ningún tipo de equipo sin ser autorizado.
2.
No se deben realizar filmaciones o tomar fotografías a los procesos de la operación sin ser autorizados. No
se deben tomar fotografías en las zonas demarcadas como prohibidas para tal fin.
Está prohibido fumar, ingerir o estar bajo influencia de bebidas alcohólicas y sustancias psicoactivas dentro
3. las instalaciones del Proyecto, y les aplicará igualmente la Política de no alcohol, tabaco y sustancias
psicoactivas.
Todo personal que ingresa al Proyecto debe seguir los siguientes lineamientos frente al porte de elementos
de protección personal:

a) Superficie
• Casco de seguridad
• Barbuquejo
• Lentes de seguridad
• Guantes
• Chaleco reflectivo – Ropa de trabajo con reflectivo
4. • Botas con punta de seguridad
• Camisa manga y pantalón largos

b) Subterráneo: adicional, a los EPP establecidos anteriormente, se deben portar:

• Lámpara minera
• Autor rescatador
• Placas de identificación
• Candado

Nota: Está estrictamente prohibido el uso de gorra debajo del casco de seguridad.
Todo vehículo que ingrese al Proyecto debe ser inspeccionado para su ingreso por parte del área SST, y se
debe validar la información de este y del conductor.
5.
Nota: la solicitud de la inspección del vehículo se debe realizar con 72 horas de anterioridad al ingreso y esta se realizará
en el sitio establecido por el área SST.
Los vehículos deben cumplir con las normas básicas de transito dentro del Proyecto:
• Velocidad máxima de 20 Km/h en vías internas
• Mantener las luces encendidas durante los recorridos, al igual, que las luces estacionarias
• Mantener el uso del cinturón de seguridad, por parte de todos al interior del vehículo
• Usar doble tracción 4 X 4, desde el ingreso al Proyecto (La Estrella)
• Probar los frenos antes de ingresar al proyecto
6. • Está prohibido transportar personas en el volcó de las camionetas
• Está prohibido adelantar, de no ser coordinador este movimiento
• En su recorrido encontrará personas a caballo y caminando, deberá orillarse y ceder el paso
• En su recorrido encontrará trabajadores en la vía, deberá circular a 10 Km/h

Nota: para los vehículos con visitantes tipo 2 y 3, se debe realizar la inspección a vehículos siguiendo los parámetros
den el formato CG-GS-SST-FR-003
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LINEAMIENTOS
No. Descripción

A continuación, se enuncian los motivos por los cuales se podrían cancelar las visitas:

a) Orden directa del Presidencia, CEO, COO, Gerencias de CNL.

b) Movimiento de personal no seguro.
c) Condiciones en el proyecto que puedan afectar el desarrollo de la visita bajo condiciones seguras.

7. La suspensión y/o cancelación de la visita será notificada al área responsable de esta. Se suspenderá o
cancelará según las causas presentadas. Por fuerza mayor podrá suspenderse imprevistamente cualquier
visita en el caso de no poder garantizar la seguridad física y/o industrial de la visita, y cualquier otra causa
fuera del control de CNL que impida el desarrollo y el cumplimiento del presente procedimiento.

En caso de posponerse la visita por un término mayor a 7 días, el área organizadora de la visita deberá
plantear una nueva fecha para esta y empezar de nuevo el proceso de solicitud según este procedimiento.
Si alguna visita es considerada urgente o estratégica para la empresa, el cual no cumpla con la notificación
8. previa de las 72 horas, esta deberá ser aprobada por el COO y/o Gerente SST de CNL, quienes revisarán
la urgencia o conveniencia de la visita.

5. DOCUMENTOS Y NORMATIVIDAD

Documentos y normatividad Relacionada

Son artefactos documentales (formatos, matrices, otros procesos) que brindan pautas relevantes para la
ejecución del procedimiento que se está caracterizando, o que son necesarios para su ejecución, o que quedan
como registro de la misma.
Tipo de Documento
No Código Nombre
(Matriz, formato, ley, documento)
Verificación nivel de riesgo para
1. CG-GS-SST-IN-052 Documento
ingresar al Proyecto
2. CG-GS-SST-FR-003 Inspección Vehículos Formato
3. N.A Tratamiento de datos Documento
4. N.A Pago de seguridad social Documento

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6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Versión Descripción del cambio Elaborado por Revisado por Aprobado por
(dd/mm/aa)
Se incluyen nuevos roles con sus
responsabilidades, aclaración de documentos a
2 15/05/2018 verificar, tipo de visitas, y nuevas actividades a Luisa Fda. Triviño Abel Sánchez Donald Gray
desarrollar. Adicional, se modifica estructura Coordinador SST Gerente SST Chief Operating
documental. Officer
Se realiza modificación en los Ítems:
-Roles, responsabilidades y tareas (se incluye
documentación solicitada para visitantes tipo 2)
3 25/02/19 -Tareas, coordinación de la visita (se eliminan
roles en esta coordinación) y registro en portería
Luisa Fda.
estrella (se elimina registro de entrega en este
Cabrera Mario Carmona Abel Sánchez
sitio).
Coordinador SST Jefe SST Gerente SST

Se actualiza el correo de verificación quedando: Luisa Fda.

4 10/05/19
autorizacionsst@continentalgold.com Cabrera Mario Carmona Abel Sánchez
Coordinador SST Jefe SST Gerente SST

Se actualiza el proceso de aprobación por la Luisa Fda.

5 14/05/19 plataforma PREVSIS, (se retiran los correos Cabrera Mario Carmona Abel Sánchez
electrónicos para aprobación), se anexa paso a Coordinador SST Jefe SST Gerente SST
paso para subir información al sistema.

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Anexo

1. Ingresar al enlace https://continentalgold.prevsis.com

En la pestaña Acreditación, dar clic en la opción Formulario de ingreso y diligenciar los siguientes datos:

✓ Tipo de solicitud: Visita residente (cedula /cedula extranjería) o Visita Internacional (No residente
pasaporte)
✓ Nacionalidad
✓ Identidad Nacional
✓ Nombres
✓ Apellidos
✓ Fecha de Nacimiento
✓ Nivel de riesgo
✓ Persona contacto: Persona que aprueba el ingreso
✓ Lugares de acceso: Control de acceso Higabra, la Estrella, Rampa Sur, Yaraguá, Platanal o Filadelfia
✓ Periodo de Ingreso: Fecha desde hasta
✓ Turno
✓ Jornada
✓ Horario de ingreso: Hora desde hasta
✓ Descripción de la labora realizar.

Dar Clic en Guardar.

Dar clic

Dar clic una vez se

registren los datos

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1. Después de la aprobación de la visita por parte de la persona de contacto, se debe dar click en el botón Ingreso
de Documentación, subirla por bloques en el icono

Dar clic

Dar clic para subir

la documentación
cargada
Dar clic para
cargar y elegir de
archivos del PC la
documentación.

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2. Luego de subir la documentación dar clic en la opción Si, según sea el caso para pasar a REVISIÓN.

Nota: Tener presente las 72 horas para la aprobación de la visita.

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