ÍCONCEPTOS DE SISTEMAS Y

CIENCIA DE LA
A_ DMINISTRACION
______J

•Elementos *Clasficacion *Ciencia de

beeicos de la la
moros

*Uso de modeliu para

*Conceptos de analiza', las
sistemas cerecteri.sticas del

*Tedia

1
■Enfoque de
eitirtemes en la *Simulación
solución de
problemas y en

OBJETIVO: Estudiar la naturaleza de los sistemas y mostrar cómo la ciencia

de la administración se sirve del enfoque de sistemas en la solución de pro-
b l e m a s y e n e I d i s e ñ o J

31
32 Adminisvación, Información y Sistemos

Fs lloro Creici que lo fo«rpo de

onda de lo sa lid a e rg ig ua l a

15-

hitoswerns rebíero de 1975 p

ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA TEORIA DEL SISTEMA DE

INFORMACION ADMINISTRATIVA

En el presente capitulo nos concentramos en una clase particular de sistemas:

d sistema de información administrativa (MISI T conforme expliquemos la natu-
raleza general de los sistemas y la ciencia de la administración. A fin de tener
presente este lema central, enumeraremos las estructuras básicas de la teoría
del sistema de información administrativa, con lo cual este capítulo y los siguientes
estarán relacionados cun dicha leería, Esos aspectos fundamentales son los
siguientes:
rum APOWACION A LA TtOl\IA DE SJSTENLA3 Y Al MIS

Definición. dosificaciones de Closifica los sistemas paro ayudar a hacer lo clescrIpción

5iSterrios y teoría general de y los análisis
5111'El-1105 Aclaro lo descripclon y opefación de los sistemas

Ciertcla de la adrninlsrrOdán El modelado ayudo o definir y analizor los sistemas (Se

sirve del enfoque de sistemas.)
[Os mode[os suministren inforrnaclán que apoyan las de•
agones en general lo mismo que a deassiones pfo-
grarnocto5

Sistemas otgenizacionales D•sarr,:llid la recrío del diseño y funcionamiento de lo

d..Drgonización
Peloclana lo función de la información con lo sorucion
de los p rOb le fr ia 5 a rge niza cionoles

C_Óritrai y cprnunicociones Identifico el tipo de control por ret/oplimentoción, on•

teolimentoción dirección
Desarrolla la teoría de retrodimentadón y control de tos
arganizilicione5.
ConCeptos de SrSterrias y Crencin de la AdrrinSrracóri 33

TEMA APORTACION A LA. TEORIA DE SISTEMAS Y AL MIS

Sistemas, computacionales Lo extraordinario velacrdad y capacidad de almacena

miento para el procesamiento de datos permite eio
boror y apurar muchos modelos complejos
Pone o disposición uno Ton cHve(slciad de infarrneoón
e n un peri odo breve
Incorpora lo organización de datos paro almacena-
miento y recupeind6n

Torno de decisiones Relaciona la ¡función de lo informacion con la toma de

deci5kanes
Favorece una mejor estruaurocian de ins deasiarie.s y lo
torno de de cisiones programa dos
Relaciono lo computadora con e.I proceso de deosiones

Diseño de sistemas ()frece un enfoque de sistemas ert el diseca del MIS paro
alcanzar lo antes posible el funcionamiento Optima del
sisserna

¿QUE ES UN SISTEMA?

Ya no compramos cámaras fotográficas, estantes para libros, aparatos de alta

fidelidad ni rasuradores eléctricos, Ahora compramos sistemas fotográficos, sis-
temas de estantería, si.qemas de estéreo y sistemas lie rasurado. ¿Por qué la pa -
labra "sistema" ha alcanzado tanta popularidad? 1,a respuesta es que un
"sistema" implica integridad, totalidad y unificacián de partes para lograr
un funcionamiento óptimo de un conjunto de componentes.
loas sistemas de interis para nosotros son los tangibles y empíricos que exis -
ten en el mundo real. Asi pues, un sistema puede definirse corno un grupo orde -
nado de elementos como lo son los componentes físicos y la gente. Estos
elementos se disponen, estructuran y relacionan para efectuar procesos sobre
las erradas y producir así las salidas deseadas, El proceso es un cambia de ma -
teriales. información o energía entre los componentes o entre éstos y el .ambiente,
tics aqui una concisa definición de sistema:

El sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en in-

teracción. que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello so-
bre datos o información sobre energía o materia u organismos en una
referencia temporal para producir como salida información o energía o ma -
teria u organismos.

Los sistemas de los cuales nos ocuparemos en el libro reciben entradas del
ambiente y envían salidas hacia el. El sistema es un procesador que cambia las
entradas en salidas, La figura 2-1 muestra esto en el caso de una rompaftía in -
dustrial. Lo que en la Figura 2.1 no podemos indicar, pues si lo hiciéramos re -
sultaría incomprensible, es la red de comunicaciones entre los elementos del
sistema: el sistema de información,
 34 Administración, Información y Slsternos

14«, ENTRAD
e EL
SISTEMA SALIDA

Sistema Productos,
Materia
de

Informac Inforrneci

(Elementos: personas, máquinas,

edificiosi

F IG U RA 2- 1 El siste m a com o p roce sa d or

TABLA 2-1 Algunos sistemas y sus característicos básicos

SISTEMA METAS BÁSICAS ELEMENTOS ENTRADAS SAL IDAS

1 T i e nd o de Proporcionar los bie- Personas. edificios Bienes adquiridos Bienes servicios

departamentos nes adecuados en máquinas dinero d ine ro e ne rg ía información
momento oportuno información

2 Banco Guardar el dinero Personas. edificios, Dinero Dinero servidos

de los clientes dor má q uina s d ine ro información información
préstamos servicios energio
de fideicomiso
servicios de cuentos
d e che q ue s y
crédito

3 Em p re sa d e Dar asesoría a los Personas. edificios. Información. Informes,

Posesoria clientes máquinas dinero, energía servicios
administrativo

4 Universidad Generar y difundir Personas. edificios. Personas dinero, Personas

información. crear máquinas información, información
líderes prestar energía servicios
servicios a lo
com unid ad
5 Servicios Proporcionar Personas edificios, Energía Energia en
eléctricos energía en forma máquinas información formo de
de electricidad electricidad

6 Hospital Prestar atención Personas. edificios Personas Personas

médico realizo( máquinas materiales. cuerpos
investigaciones. energia dinero. informes.
enseñar o médicos Información servicios
y enfermeros
Conceptos de 5isfernas y Ciencia de to Adrnrnistroodn 35

A continuación describiremos lbs aspectos esenciales del sistema para varias

instituciones con objeto de aclarar aún más el significado de sistema. Esos aspectos
Los hemos incluido en la tabla 2 - 1. En el caso de una firma mercantil, recuérdese
que las metas varíen desde la fabricación o venta de productos has ta La
generación de informes de consulta destinados a la formación profesi ❑nal.
En la compañia industrial de la figura 2-1, las entradas del sistema son ma-
teriales y componentes en bruto; energía en forma de fuerza eléctrica; informa-
ción en forma de demanda del mercado, acciones de la competencia, actividad
económica y datos afines; y el dinero. Esta empresa actúa sobre las entradas
anteriores por medio de un sistema de personas, máquinas e instalaciones para
obtener salidas. Sus principales salidas son los productos derivados del cambio
de forma en los materiales de entrada. Otras salidas son los desperdicios y dese -
chos. Además, la empresa puede producir información en forma de manuales
de operación y mantenimiento, artículos publicados en revistas, pólizas de ga -
rantía y material publicitario. Una importante salida para los dueños del nego cio
es el dinero, que gana la compañia y que es transferido a ellos. La compañía
también está en condiciones de hacer donativos a varias grupos y causas.
Los sistemas incluidos en la tabla 2-1 pueden ampliarse de modo seme¡a_n te
para que su,descripción sea más específica. En servicios como los hospitales.
barberías y universidades, cambiamos la forma física o los sentimientos de la
gente, ¿Hemos de incluir a los clientes como entrada o salida en las tiendas de
departamentos y en los bancos? En tales casos, es la gente la que es sometida
a procesamiento por el sistema.

CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS

Ahora que ya hemos definido el sistema, podemos profundizar en su estructura

general. Las siguientes categorías son importantes para el estudio de los siste -
mas de información y de empresas.

Sistemas naturales y artificiales

Los sistemas naturales abundan en la naturaleza. La ecología de le vida

es un sistema natural, y cada organismo es un sistema natural especial. El siste ma
del agua del mundo, por lo menos antes que e] hombre lo modificara, era un
sistema natural, como también lo es el sistema solar.
Los sistemas artificiales aparecen en una infinita variedad alrededor de
nosotros, extendiéndose desde el sistema de fabricación de una empresa hasta
el sistema de exploración espacial. Sus objetivos varían enormemente. Un sistema
se centrará en la defensa nacional; otro será un sistema de transporte. La
organización de una compañía es un sistema con muchos sistemas más peque ños
incorporados a él (producción, contabilidad, etc.) y otros, como los siste-
36 AdminIstración, Infotrnanán y Sistemas

mas de comunicaciones y los d# distribución de oficinas, sobrepuestos a la

principal organización económica de la gente.
Los sistemas pueden encontrarse en un continuo que abarca desde lo me -
ramente natural hasta lo totalmente artificial. Las aguas territoriales de Estados
Unidos se componen de lagos. ríos y canales hechos por el hombre y por modi -
ficaciones de las aguas: por tanto, se trata de un sistema en parte natural y en
parte artificial.

Sistemas sociales, hombre-maquina y mecánicas

Los sistemas integrados por personas pueden considerarse como sistemas

sociales puros, distinguiéndose de otros sistemas. objetivos y procesos. Las em -
presas, las dependencias gubernamentales, los partidos políticos, los clubes so -
ciales y Las sociedades técnicas son ejemplo de sistemas que pueden estudiarse
desde esta perspectiva. Es verdad que todos ellos utilizan objetos y artefactos
que constituyen los sistemas físicos. pero los aspectos más relevantes son la es -
tructura organizacional y la conducta humana.
La mayor parte de los sistemas empíricos caen dentro de la categoría de
hornbre-máquina. En la actualidad, casi todos los hombres emplean equipo
de una ❑ otra clase en sus trabajos organizados.
Los sistemas puramente mecánicos deben obtener sus propias entradas y
mantenerlas. La invención de sistemas de máquinas que se reparan a si mismas
los hará MÁS semejantes a los organismos vivos. Esos sistemas deberán adaptar se
a su ambiente. Los sistemas mecánicos totalmente autosuficientes y autorre -
parables todavía pertenecen a la ciencia ficción, pese a que algunos sistemas
eléctricos generadores de energía eléctrica se acercan cada vez más a la autosu -
ficiencia.

Sistemas abiertos y cerrados

El sistema abierto es aquel que interacttla con su ambiente. Todos los sis-
temas que contienen organismos vivos son abiertos, porque en ellos influye lo
que es percibido por los organismos. En un sentido más importante. las organi-
zaciones suelen ser sistemas que operan dentro de otros más extensos y, por
lo mismo, son abiertos. Por ejemplo, la estructura de mercadotecnia de una em -
presa es un sistema que forma parte de otro más grande la compañia entera,
Y ésta a su vez es un sistema en el interior del sistema industrial global.
El hecho de que una compañia interactúe con su ambiente [un sistema más
amplio) hace de ella un sistema abierto, El sistema abierto puede caracterizarse
ulteriormente por su influencia individualmente pequeña en el ambiente y por
una retroalimentación inadecuada proveniente de él. Como admitirán segura-
mente los gerentes, a menudo deben dirigir la compañia ignorando en gran me-
dida el efecto futuro de las condiciones ambientales. El sistema ambiental con
el que más se relacionan es el sistema de la industria de la cual forman parte.
Conceptos de Sj,sternos y Ciencia de ic AdminisrfacIón 37

Así pues, prosiguiendo en esterden de ideas, señalamos que la industria

es parte del sistema económico del país, el cual a su vez es un sistema dentro
de la sociedad. La sociedad es un sistema en el interior del sistema mundial y
éste forma parle del sistema solar; y así sucesivamente hasta llegar a lo desco -
nocido.
Es más difícil la cuestión de qué cosa constituye un sistema cortado, El
ambiente que rodee a un sistema cerrado no cambia y, si lo hace, se levantará
una barrera entre el ambiente y él para impedir cualquier influencia. Aunque
es poco probable que existan realmente los sistemas cerrados, este concepto tie ne
importantes implicaciones. En la investigación tratamos de idear modelos que
sean esencialmente sistemas cerrados. Cuando emprendemos experimen tos en
el laboratorio para estudiar el comportamiento humano, estamos inten tando
establecer temporalmente un sistema cerrado. Los científicos que diseñan un
sistema de laboratorio con objeto de medir la elasticidad de un metal están
suponiendo la existencia de un sistema cerrado tal que se eviten los cambios
ambientales que afectarían a los resultados, En el mundo de los negocios los
problemas son resueltos algunas veces como si hubiera un sistema cerrado; ello
se hace con el propósito de simplificar la situación lo suficiente para que se ob -
tenga, por lo menos. una primera aproximación.
Desde el punto de vista técnico, el sistema es abierto o cerrado. No obstan te,
algunos autores se refieren a los grados de apertura. Es decir, un sistema que
interactna muy poco con su ambiente recibe el nombre de "parcialmente abierto",
Algunos autores distinguen ulteriormente entre sistemas abiertos que simplemente
son influidos pasivamente por el ambiente y los que reaccionan y se adaptan
al ambiente. Estas subclases se llaman sistemas adaptivos y no adaptivos.

Sistemas permanentes y temporales

Relativamente pocos sistemas artificiales son permanentes. Sin embargo,

en la práctica se dice que son "permanentes" aquellos que duran mucho más
que las operaciones que en ellos realiza el ser humano. Nuestro sistema econó -
mico, que está cambiando gradualmente, es esencialmente permanente respec to
a nuestros planes para el futuro. En el otro extremo, las políticas de una
empresa son "permanentes" en lo tocante a las operaciones anuales. Es verdad
que pueden introducirse importantes cambios de política, pero éstos durarán
entonces un tiempo indefinido respecto a las actividades diarias de los em -
pleados.
Los sistemas verdaderamente temporales están destinados a durar cierto
periodo y luego desaparecen. El sistema de televisión que se establece para re -
gistrar y transmitir las actividades de una convención política nacional no es
más que un sistema temporal. Un proyecto pequeño de una investigación en
grupo realizada en el laboratorio es un sistema temporal. Algunos sistemas tem-
porales no lo son por diseño, Un ejemplo de ello lo encontramos en la forma -
ción y quiebra repentina de una compañia. Los sistemas temporales son
8 Admiblettción, Iritnrrnoción y Siscerncs

importantes para el logro de tarea* específicas en los negocios y la investiga -

ción científica.

Sistemas estables y no estables

Un sistema estable es aquel cuyas propiedades y operaciones no varían

de manera importante o la hacen sólo en ciclos repetitivos. La fábrica automati -
zada, la dependencia gubernamental que procesa los pagos al seguro social, la
operación de tienda de supermercado, los planteles de enseñanza media y el
sistema de transbordador son ejemplos de este tipo de sistema.
Una empresa publicitaria, un sistema de defensa continental, un laborato rio
de investigación y desarrollo, un ser humano son ejemplos de sistemas no
estables.
Comparemos ahora el sistema estable luna fábrica automatizada) con el sis-
tema no estable de defensa continental. En la fábrica automatizada, las cantida des
del sistema pueden cambiar con el tiempo y los niveles de operación pueden variar
dentro de ciertos limites. Sin embargo, hay un ciclo de fabricación que se
repite con un cambio relativamente pequeño. Ese sistema puede ser complejo en
extremo y su costo puede ser exorbitante. El fracaso quizá no sea permanente,
pues es posible modificar la fábrica para que funcione bien. En el caso del
sistema de defensa continental, el costo es igualmente grande. Una diferen cia
básica consiste en que el fracaso inicial tiende a excluir la posibilidad de revisar
el sistema. En los sistemas no repetitivos. el fracaso en un caso no siempre
facilita la modificación exitosa de casos diferentes en el futuro,

Subsisternas y supersistemas

En los apartados anteriores se ha advertido que cada sistema está incluido

en un sistema más grande. El sistema en la jerarquía que más nos interesa estu -
diar o controlar suele llamarse "el sistema". La empresa mercantil se considera
como "el sistema" o '`el sistema total", cuando el interés se centra en la produc -
ción, en la distribución de los bienes y en las fuentes de utilidades e ingresos.
Como dice Stanfard L. Optner: "El sistema total consta de todos los objetos, atri-
butos y relaciones necesarias para alcanzar los objetivos dadas varias restric -
ciones". La palabra sistema se utiliza con mucha frecuencia en el sentido de
sistema total. El objetiva de este último define la finalidad para la cual todos
los objetos, atributos y relaciones del sistema han sido organizados. 2
Los sistemas más pequeños incorporados al sistema reciben el nombre de
subsistamos. Esta distinción tiene importantes implicaciones en la práctica res-
pecto e la optimización y al "enfoque de sistemas", según veremos más adelante.
El suprasisterna no suele usarse en antítesis can subsistema; denota siste-
mas extremadamente grandes y complejos. El suprasistema puede referirse a
cualquier sistema que incluya al que está estudiándose. La economía puede con-
siderarse un suprasistema en relación con la empresa mercantil.
 Conceptos dé 5istemas y Gencio de IÓ Acirtunarfacsón 39

.5istemas odaptativos y no adaptativo*

Otra gama o espectro de posibilidades del sistema abarca los adaptativos

y los no adaptativos.
Un sistema que reacciona con su ambiente en tal forma que mejora su fun-
cionamiento, logro o probabilidad de supervivencia se llama sistema adaptati vo.
Los organismos vivos de alto nivel, entre ellos los animales y el hombre, se sirven
de la adaptación para afrontar las amenazas de los cambios en el ambiente físico o
los que se producen en su sociedad, La teoría evolucionista se basa so bre todo en
el concepto de un sistema adaptativo. Observamos que los negocios prósperos son
aquellos que se adaptan a los cambios en el ambiente; en cambio, muchos fracasos
son atribuidos al hecho de que una empresa no reaccione oportunamente ante un
cambio externo.
Por último, asociamos a la adaptación la fuente de energía, el aprendizaje
y la modificación de sí mismo. Por ejemplo, si las computadoras pudieran co-
nectarse por sí mismas a una fuente de energía duradera, "aprender" a modifi -
caree y repararse sin intervención del hombre, se convertirían en sistemas
adoptivos.

—Clasificación de los sistemas organizacionales y del sistema de

información administrativa

Podemos examinar los sistemas organizacionales y el sistema de información

administrativa a la Luz de las clasificaciones anteriores.

Sistemas organizacionales
1 Naturales, si estamos considerando al hombre como parte de la ecología de la
vida en la tierra; artificiales, si estamos estudiando cualquier otra organización
del hombre.
2 Sociales, Todas las agrupaciones de origen humano son sistemas sociales, cuya
conducta ha sido ob¡eto de exhaustivas investigaciones.
3 Abiertos. Toda organización social es abierta porque reacciona ante el ambiente.
En particular, las unidades organizacionales dentro de una compañía inter actúan
entre si.
4 No hay manera de determinar si una organización será perznanente. Algunas
organizaciones, como algunos países muy firmes, la Lloyd's de Londres o la General
Motora, pueden considerarse permanentes porque seguramene durarán un tiempo
indefinido. En el interior de una industria, podemos tratar algunos sistemas
organizacionales como permanentes en la planeación actual. Se sabe que algunas
organizaciones son temporales y los planes que hagamos corresponderán a esa
característica.
5 No estables, en general. Los sistemas organizacionales tienden a cambiar y adap-
taras a las modificaciones ambientales a la larga. En el corto plazo podemos con-
siderar algunos de los mencionados antes como estables para facilitar su estudio.
do Administración información y Sisterrios

6 Subsistemas, sistemas y suprSsistemas. Los sistemas organizacionales incluyen

desde las unidades de dos personas hasta los grandes grupos humanos. El "91B-
tema- que se esté considerando en un momento determinado es el centro en esta
gama.
7 Adaptativus, en general. 63.13 organizaciones tratan de perpetuar su existencia.
Y para ello deben adaptarse al ambiente. Las compañías con restricciones in -
trínsecas, digamos una alta gerencia incompetente, no se adaptan y por lo mis mo
quiebran. A menudo una compañia se adapta porque contrata una nueva
gerencia.

Sistemas de información administrativa

1 Artificiales. Los sistemas de información humana son ideados por el hombre y

no simplemente "nacen''.
2 Sedales y hombre-máquina. El sistema de información administrativa puede con -
siderarse puramente desde el aspecto humano y social, lo cual incluye la comu -
nicación y la toma de decisiones. En su forma más refinada tiene equipo corno
las computadoras electrónicas y, por tanto, es un sistema de hombre-máquina.
3 Abiertos. Cada segmento o subsisterna del sistema de información administrati va
requiere entradas de otros subsisternas. por lo cual cada uno es un sistema
abierto. El sistema de información administrativa depende en su totalidad de
las entradas provenientes de las operaciones de la empresa y de las provenientes
del ambiente, de modo que también es un sistema abierto.
4 Temporales. Los sistemas de información administrativa se revisan constante -
mente, tanto de modo formal como informal.
5 Estables. Una vez diseñado, el sistema de información administrativa debe ma -
nejar ciertos tipos de problemas en una forma más o menos rutinaria y aportar
información a la gerencia conforme a un programa especificado.
6 Sistemas y subsistemas. El sistema de información administrativa debe ser un
sistema de toda la compañía o un subsistema, como el de finanzas o el de pro-
ducción.
7 Adaptativos. Dado que las personas forman parte del sistema de información
administrativa, éste se adaptará en cierta medida por medio de cambios peque -
ños. Si se ha planeado en forma deficiente, lo más seguro es que sólo un redisa ño
completo lo haga más eficaz.

CONCEPTOS DE SISTEMAS

La ciencia plantea la pregunta: "¿Cuáles son las partes?". Al hacer un diseño

es preciso preguntar: "¿De qué se componen los sistemas?". En esta sección asu -
miremos una perspectiva conceptual de los sistemas para contestar esta pregunta,
pues la respuesta ya ha sido dada: los sistemas empíricos constan de objetos de
la vida real. La identificación de conceptos será importante en el desarrollo
de la teoría de sistemas, en el diseño de sistemas y en la evaluación de sistemas.
Los conceptos de sistemas ofrecen además una introducción a los modelos de
sistemas.
Para ayudar a explicar esos conceptos, nos referiremos al sencillo sistema
de información de mercadotecnia que se muestra en la figura 2-2.