Compilación realizada por LUIS FERNANDO CARDENAS URAN

ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS. 1

1. Cuál es la importancia de los archivos?

Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.

Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su

nacimiento para preservar su valor y significado. Los documentos
son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos
seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.

2. Cuál es el objetivo de los archivos?

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la

documentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

3. Los documentos son los grandes testigos de la evidencia

tanto de los eventos del pasado como para la toma de
decisiones en el presente. Un archivo estructurado y bien
gestionado contribuye al avance de cualquier sociedad,
desarrollándose de manera plena. Los documentos son importantes
para cualquier aspecto de la vida, facilitando los procesos de
educación e investigación, garantizan la protección de los derechos
judiciales, fiscales e incluso de los derechos humanos. El Consejo
Internacional de Archivos (ICA), a través de la Declaración
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Universal sobre los Archivos busca dar un paso importante para 2

mejorar la comprensión y el conocimiento de los archivos dentro del
público en general y para los encargados de la toma de decisiones.
La declaración promueve la preservación y accesibilidad universal
del patrimonio documental mundial, debido a que los archivos
protegen los derechos humanos, fortalecen la memoria colectiva y
sostienen gobiernos y procesos transparentes.

La declaración está dividida en tres partes: La importancia de los

archivos en la sociedad, el reconocimiento de la necesidad de los
archivos y el compromiso del Consejo Internacional de Archivos
para trabajar colectivamente otorgándoles la importancia que se
merecen.

Ahora bien, veamos cómo se componen cada una de estas tres

partes, o más concretamente, las razones para archivar nuestros
documentos:

La importancia de los archivos en la sociedad

 Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.
 Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable.
 Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su
nacimiento para preservar su valor y significado.
 Los documentos son soportes confiables de nuestra
información, garantizándonos seguridad y transparencia en
las actuaciones administrativas.
 Los archivos cumplen una función muy importante en la
sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria
individual y colectiva.
 El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento,
promueve la democracia y protege los derechos de todos los
ciudadanos.

La necesidad de reconocimiento de los archivos

 Los archivos son fieles testimonios de las actividades
administrativas, culturales, sociales, etc., en definitiva, son el
reflejo de la evolución de una sociedad.
 Los archivos nos garantizan una gestión eficaz, responsable y
transparente, protege los derechos de los ciudadanos y
asegura la memoria colectiva, preparándonos para el futuro.
 La función de los archivos es dejar constancia de las
actividades de la humanidad.
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 Los archivos se conservan en diversos formatos: físico, 3

electrónico, etc.
 Los profesionales de archivística brindan su conocimiento
salvaguardando esta memoria documental.
 Todos los ciudadanos somos responsables, gestores,
propietarios y protectores tanto de los archivos públicos como
de los privados.

El compromiso colectivo en la gestión de archivos

 El compromiso para aplicar políticas y normas legales en
materia de archivos.
 El compromiso de todas las organizaciones para utilizar
archivos en ejercicio de sus funciones, aplicando
eficientemente la gestión de archivos.
 El compromiso de obtener los recursos necesarios que nos
proporcione una gestión transparente incluyendo procesos
cualificados.
 El compromiso de la conservación documental para asegurar
fiabilidad e integridad de los documentos.
 Compromiso para que los archivos sean accesibles a todos,
respetando las leyes que se rigen sobre el mismo y que
contemplen los derechos de las personas, tanto de
propietarios como de usuarios.
 El compromiso de usar los archivos en pro de contribuir al
desarrollo de una sociedad.

En definitiva, los archivos constituyen herramientas por medio del

cual los gobiernos pueden rendir cuentas a los ciudadanos y
promover valores democráticos. En menor escala las empresas que
implementan una buena gestión de archivos aseguran una
administración eficaz y responsable .Los Archivos son importantes
para la administración y la cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas
en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad
Nacional. También son importantes porque nos sirven para: Toma
de decisiones; Imagen confiable; Respaldo legal; Memoria
Institucional; Fuente Cultural; Refleja Resultados; Procedimientos
Únicos; Historia
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de archivo son importantes porque