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por
Lizbet Hernández
C.I.7.305.258
Al profesor José Achue por sus valiosas y oportunas orientaciones durante todo el
proceso de investigación.
RESUMEN
Los sistemas de control de costos de producción, al igual que cualquier otro tipo de
sistema de información, se diseñan para satisfacer las necesidades de las empresas. Un
sistema de costos de producción registra, clasifica, procesa y resume todas las actividades
relacionadas con la producción. Entre estas actividades, según Neuner y Deakin (1995) se
encuentran:
…los pedidos, la recepción y uso de materiales para la producción, los costos de
mano de obra, incluyendo la determinación de las cuotas de salarios y las
prestaciones laborales, ...el análisis y la aplicación de los costos o gastos indirectos
que comprende casi todos los costos de operación de las instalaciones fabriles.
Para Vega (1999), los cambios ocurridos en el escenario económico en el que actúan
las organizaciones han afectado sus pautas tradicionales de operatividad y gestión. El auge
económico de la década de los años setenta, donde existía un mercado cautivo y una alta
demanda de bienes y servicios, propició el uso de sistemas de control de costos de
producción fundamentados en las filosofías de costeo por absorción o costeo variable. Estos
sistemas utilizaban metodologías de acumulación por procesos, u órdenes de trabajo con
fines de control y registro, dependiendo de la naturaleza del proceso de manufactura. Las
características de estos sistemas de costos obedecían al gran peso financiero de los costos
primos (materiales y mano de obra directa) dentro de la estructura de costo del producto, lo
que generaba la necesidad de controlar las horas hombre y la eficiencia en el consumo de
materiales.
Esta evolución tecnológica sólo se lleva a cabo en aquellas empresas que tienen
acceso a capitales significativos, producto de la acumulación por utilidades sostenidas en
años anteriores o de financiamientos bancarios externos, debido a los altos costos de
inversión de la tecnología de avanzada. Por tanto la gran mayoría de las empresas
clasificadas como medianas o pequeñas, hoy en día se enfrentan a las condiciones
perniciosas del mercado con debilidades tecnológicas y de información. Rivas (1998) en su
estudio sobre las Características de la Gestión de Costos en las empresas Manufactureras
de Alimentos del Municipio Iribarren del Estado Lara, observó que la orientación en las
pequeñas y medianas empresas, tenía un enfoque tradicional, en tanto que en las grandes
empresas se daban indicios de la aplicación de la información de costos con fines de
carácter estratégico.
Además de ello, dichas organizaciones carecen de las características estructurales y
organizativas necesarias para aplicar las nuevas técnicas de costeo. Así lo afirma, Sánchez
(1996) en su investigación sobre La Calidad Total en la Zona Industrial de Barquisimeto
Estado Lara. En este estudio descriptivo, de la gestión de calidad y los elementos que
inciden en el aseguramiento interno de la pequeña y mediana industria, determinó que estas
organizaciones poseen como debilidades la indefinición de políticas y objetivos de calidad;
la carencia de estructuras organizacionales y sistemas productivos, tecnológicos y de
información eficientes; así como la insuficiencia de recursos humanos aptos para la
aplicación de las nuevas técnicas de costeo.
Las grandes empresas, consorcios o corporaciones son los agentes económicos que
utilizan sistemas automatizados de control de costos de producción, que en la mayoría de
los casos se encuentran integrados al resto de los programas administrativos y contables.
Los sistemas Flexline, Baam y SAP son ejemplos de software de control de gestión para
grandes empresas, utilizados en el país.
El sector Agroindustrial esta constituido en noventa y dos por ciento (92%) por
pequeños y medianos productores. De acuerdo con datos publicados por OCEI para el año
mil novecientos noventa y siete (1997), la categoría alimentos, bebidas y tabaco, esta
compuesta en un ochenta y dos por ciento (82%) por pequeños productores, lo que equivale
a dos mil ochocientos veintinueve (2.829) empresas; en un doce por ciento (12%) por
medianas empresas lo que corresponde a cuatrocientos ocho (408) productores y sólo el
seis por ciento (6%), representado por ciento ochenta y nueve (183) entes, son grandes
compañías o corporaciones.
Dentro de este universo se encuentra la compañía anónima PROALCA, ubicada en la
Zona Industrial III de Barquisimeto. Su objetivo fundamental, según consta en el registro
de comercio, es la producción, distribución, almacenamiento y comercialización de
productos agrícolas y pecuarios, así como también la elaboración, comercialización y
distribución de alimentos concentrados para animales.
Los insumos del proceso productivo son: maíz, harina de soya, afrecho de trigo,
subproducto de maíz, harina de carne, melaza, sales, carbonato de calcio, harina de arroz,
fosfato de calcio, sal y minerales. Las cantidades utilizadas dependen de la formulación de
cada presentación a comercializar. Considerando que algunos de los materiales utilizados
en el proceso son de producción estacional, se hace imperante la necesidad de la
programación y aseguramiento de la materia prima. En consecuencia el control de los
costos de producción constituye la herramienta informativa esencial para la definición de
políticas de comercialización tendientes a garantizar los niveles de rendimiento.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
• Elaborar un diagnóstico de la situación administrativa, productiva y de costo de la
empresa PROALCA C.A.
• Diseñar un sistema de control de costos automatizado adecuado a las características
de la empresa productora de alimentos concentrados para animales PROALCA C.A.
Objetivos Específicos
• Analizar los procedimientos administrativos inherentes al control de los materiales
utilizados en la empresa.
• Analizar los procedimientos administrativos necesarios para la elaboración de la
nómina.
• Analizar los procedimientos administrativos utilizados por la gerencia para el control
de los gastos indirectos de fabricación.
• Analizar los procedimientos administrativos relacionados con el control de
inventario de productos terminados actualmente adoptado por la empresa.
• Analizar la metodología utilizada por la empresa para determinar el costo de
producción de cada producto.
• Describir el proceso productivo para las tres líneas de productos.
• Describir una estructura de costo actual de la empresa.
• Determinar el proceso de acumulación de costos acorde con el proceso productivo.
• Determinar los procedimientos administrativos necesarios para la recolección de la
información requerida por el sistema.
• Diseñar los formularios de recolección de la información necesaria para el sistema.
• Diseñar la base de datos requerida para la automatización del proceso.
• Estructurar los módulos del sistema automatizado de control de costos de producción.
Justificación
Alcances y Limitaciones.
Desde el punto de vista de una gestión de proyecto, el diseño del software se realiza
en dos fases. La primera de ellas, comprende el diseño preliminar o externo del programa.
En esta fase se definen los requerimientos de información, los formatos de los reportes a
emitir, las características funcionales y la estructura general del producto (programa). El
diseño externo se preocupa del refinamiento de los requisitos anteriores, así como la
definición estructural del sistema.
El diseño interno del sistema automatizado abarco sólo la fase preliminar, que incluye
la determinación de la estructura de costo, la metodología, los módulos, las base de datos y
los procedimientos administrativos y formularios de captura de la información. Esta
estructura conceptual a futuro puede ser concluida por un profesional de la informática, que
mediante la programación en el lenguaje apropiado cree un software de aplicación.
Antecedentes de la Investigación
Dentro del mismo enfoque metodológico, un año después Romero (1998) llevó a
cabo un Diseño de una Metodología de Acumulación de Costos para las Plantas de
Refinería Cardón, del Complejo Refinador Paraguaná, PDVSA, Manufactura y Mercadeo.
La investigación tuvo como objetivos el diseño de una metodología de acumulación de
costos para las Plantas de la Refinería Cardón Amuay, del Complejo Refinador Paraguaná.
Este estudio partió de un análisis de la situación administrativa actual de las Plantas con la
respectiva descripción del proceso productivo, sobre el cual se logró identificar el sistema
de acumulación de costos por procesos, como el más acorde para el proceso productivo de
la empresa. La metodología de costeo siguió los parámetros generales dictaminados por la
gerencia administrativa general de Petróleos de Venezuela, y constituyó una plataforma
para la implementación del sistema gerencial SAP. La investigación planteo una
metodología de costeo automatizada, para la cual utilizó como herramienta de desarrollo
del programa, el Microsoft Access.
Bases Teóricas
1. Contabilidad de Costos
A este respecto Sáez y otros (op.cit) son muchos más específicos debido a que
expresan dos definiciones de la Contabilidad de Costos considerando dos puntos de vistas,
el financiero y el de gestión. La Contabilidad de Costos enmarcada en el ámbito financiero,
es un sistema de información, que permite la valoración de los bienes y servicios derivados
la actividad productiva, cumpliendo con ello con los principios contables generalmente
aceptados. Mientras que la Contabilidad de Costos desde el punto de vista de gestión, es un
sistema de información acerca de la actividad productiva de la empresa, que genera
información relevante y oportuna para la planeación de las actividades.
Es pues el término Administración de Costos el fin último de la Contabilidad de
Costos moderna, cuyo significado es el conjunto de actividades que cumplen los gerentes
para elaborar productos que satisfagan el mercado a la par que valora, reduce y controla los
insumos sacrificados en la fabricación. Este nuevo enfoque administrativo es reafirmado
por Hansen y Mowen (1996) al expresar que:
“Los administradores deben ser capaces de determinar los costos de largo y corto
plazo de las actividades y procesos, así como los costos de bienes y servicios. Los costos de
las actividades y procesos no aparecen en los estados financieros; pero se usan para la
planeación, el control y toma de decisiones”.
2. Teoría de Sistemas
Para Kast y Rosenzweig (1997) la teoría de sistemas ofrece un nuevo paradigma para
el estudio de las organizaciones sociales y su administración. Un sistema es un todo
organizado y unitario, compuesto de dos o más partes, que trabajan en forma coordinada y
dependiente para generar beneficios mayores a los que se obtendrían en el funcionamiento
de cada uno de los componentes por separado. Cada sistema esta inserto a su vez en un
macro sistema conocido como ambiente del cual toma los insumos necesarios para su
desenvolvimiento y entrega los resultados de sus procesos internos.
Los autores anteriores sostienen que una organización es pues un subsistema inserto
en su medio orientado a la consecución de sus objetivos que posee internamente los
siguientes subsistemas:
• Subsistema técnico: que agrupan las técnicas y conocimientos, equipos e
instalaciones.
• Subsistema estructural: donde se refleja el trabajo en conjunto de los individuos
• Subsistema psicosocial: presente por al interrelaciona social de individuos
• Subsistema administrativo: encargado de planificar y controlar el esfuerzo global.
Por su parte, el subsistema administrativo juega un papel central en la determinación
de objetivos, planeación, diseño de la organización control de actividades, para ello
requiere procesos administrativos efectivos y rápidos que sirvan de apoyo a la toma de
decisiones. La Contabilidad de Costos constituye pues un sistema de apoyo para los
administradores de organizaciones ya que facilita el procesamiento de los datos y la
integración de la información, necesaria en el proceso de toma de decisiones.
3. Sistemas de Producción
Las salidas son los productos de la transformación de bienes y los servicios post venta
que puedan brindar la compañía a sus clientes. La singularidad de estos bienes o servicios y
la capacidad técnica de procesamiento, determinan generalmente la metodología de
acumulación de costos a aplicar, costos por proceso o por órdenes de producción.
Aquellas empresas donde sus procesos industriales generen una producción masiva
homogénea, donde la producción de una unidad es idéntica a otra utilizarán la metodología
de costeo por procesos. Por el contrario en aquellas compañías donde se elabora una gran
variedad de productos únicos y claramente diferenciados, ya que se trabaja por pedidos o
siguiendo las características de cada cliente, utilizarán la metodología por órdenes de
producción, Hansen y Mowen (op.cit).
4. Sistemas de Costos
Las normas y procedimientos contables utilizados por la contabilidad para asignar los
costos de producción a los bienes y servicios, se les denomina sistemas de costos. Para
Hansen y Mowen (op.cit) un buen sistema de costos debe ser flexible y confiable, al tiempo
que satisfaga las necesidades de acumulación, medición y distribución de costos. Además
agregan estos autores que la acumulación de costos es el reconocimiento y registro de los
costos; la medición de costos es la determinación monetaria de los insumos usados durante
la producción y la distribución de costos consiste en la asignación de los costos a las
unidades fabricadas. Estas tres funciones están interrelacionadas y debe ser ejecutadas
siguiendo el orden presentado a continuación.
Tradicionalmente se habían definido solo dos metodologías para acumular los costos
de producción, por órdenes de trabajo y por procesos. Sin embargo, las nuevas corrientes
administrativas dentro del enfoque de la contabilidad de costos dieron origen a una tercera
forma, la acumulación de costos por actividades.
Los sistemas de producción que se adaptan a este patrón de cálculo, son aquellos
donde se elaboran productos en serie, es decir, donde la producción presente características
homogéneas. Las industrias alimenticias, del calzado, textiles son ejemplos fieles de la
aplicación de este método de asignación de costos.
No obstante, el costeo por órdenes de producción, tiene como unidad de costo un
grupo o lote de productos con características iguales. El registro de los costos se realiza en
una orden de producción a la par que se elabora el producto, por lo que el cálculo del costo
unitario se remite a la división del total de costos reflejados en la orden entre el número de
unidades fabricadas.
La teoría del costo variable o costeo directo considera comportamiento de los costos
en relación al volumen de producción, por lo cual divide a los costos de producción en
variables y fijos, asignando a los productos solo los primeros, ya que no existe una relación
directa de causalidad entre los costos fijos y la producción. Al respecto Torrencilla y otros
(1993) definen al sistema de costeo variable o directo como aquel sistema que incorpora al
producto aquellos costes que pueden afectársele directamente (materia prima y mano de
obra), así como cualquier otro coste que, sin ningún tipo de ambigüedad, pueda ser
asignado al producto. Por tal motivo, según este enfoque, los costos indirectos fijos, debido
a su característica ambigua, forman parte de los gastos del período y no deben ser
capitalizados en los inventarios.
Mientras que la teoría de costeo variable asigna a los productos solo los costos
variables, la teoría del costeo total o por absorción de acuerdo con Neuner y Deakin (op.cit)
acumula los elementos del costo y los asigna a todos los productos fabricados, haciendo
caso omiso del comportamiento de los costos.
La razón económica de esta concepción es que todas las actividades productivas
deben generar suficientes recursos para cubrir todas las erogaciones realizadas durante la
fabricación de los productos. La eficiencia productiva se alcanzara cuando con la capacidad
instalada de producción, reflejada en los costos fijos, se elaboren el número de unidades
máximas permitidas. Esta teoría tradicional de costo justifica el funcionamiento de una
empresa dentro de un mercado no cautivo donde la colocación de sus productos tiene un
costo mayor para garantizar la operatividad de la misma.
Los materiales directos son aquellos insumos que pasan a convertirse en parte
principal del producto. Existen otro tipo de materiales que a pesar de que son consumidos
durante la elaboración del bien, no forman parte integral de éste o presentan un costo tan
ínfimo en relación al costo total de la producción que no amerita control alguno. Este tipo
de materiales, Neuner y Deakin (op.cit) los clasifican como indirectos.
La mano de obra directa esta representada por los trabajadores que manualmente o
custodiando procesos automatizados transforman la materia prima en productos acabados.
Mientras que aquellos trabajadores que sirven de apoyo o supervisan el proceso de
producción constituyen la mano de obra indirecta.
Al igual que los materiales indirectos, los costos de la mano de obra indirecta son
convencionalmente incluidos dentro de los costos indirectos de fabricación. Para Horngren
(op.cit) la clasificación de mano de obra como costo directo es un concepto que varía según
la tecnología implantada en la fábrica o empresa. En investigaciones realizadas por
W Turk citada en la obra de Horngren (op.cit), la mano de obra puede incluirse dentro de
los costos indirectos de fabricación cuando representa un costo menor al esfuerzo
administrativo que implica su control.
Por otro lado, existen diferentes posiciones sobre que remuneraciones deberían
formar parte del costo de la mano de obra y que beneficios o asignaciones de la mano de
obra directa deberían ser incorporados dentro de los gastos indirectos de fabricación.
Hargadon y Munera (op.cit) sostienen que el costo de la mano de obra debe " incluir
el salario básico más el costos de las prestaciones sociales correspondientes al tiempo en
labores productivas", excluyendo así los costos de horas extras, tiempo no productivo,
bonificaciones, vacaciones y las contribuciones sociales (Seguro Social, Ince, Ley Política
Habitacional) que dispone la ley. Según este autor estas últimas erogaciones forman parte
de los costos indirectos.
En oposición, Neuner y Deakin (op.cit) expresan: "los argumentos a favor del cargo a
la mano de obra directa (de las horas extras, beneficios laborables y contribuciones
sociales) se basan en la suposición de que éstos son los costos de tener empleados
trabajando para la compañía y por tanto reflejan los costos de producción para un artículo
en particular".
Sin embargo, todos los autores antes mencionados coinciden en que la asignación de
estas erogaciones dentro de los costos directos dependerá de las políticas administrativas
adoptadas por la gerencia.
Polimeni y otros (1997) expresan que " los costos indirectos de fabricación es el
elemento de costo utilizado para acumular los materiales indirectos, mano de obra indirecta
y todos los otros costos indirectos de manufactura (excluyendo los gastos de venta y
generales porque son costos no relacionados con la manufactura)....". Por su parte Neuner y
Deakin (op.cit) señalan que "son los costos no directos de la fábrica, que no pueden ser
atribuidos a unidades de producción específica o en algunos casos a departamentos o
proceso específico".
Así mismo, Horngren (op.cit), define que " los costos indirectos de fabricación son
todos los costos de fabricación diferentes al material directo y a la mano de obra directa,
que están asociados al proceso de fabricación". Para Backer y Ramírez (1990) constituyen
" los costos que intervienen en la transformación de los productos, con excepción de la
materia prima y la mano de obra directa..."
De las anteriores definiciones se puede resaltar que el tercer elemento del costo es
conceptualizado por los diversos autores consultados, considerando que comprenden todas
aquellas erogaciones que se incurren en el proceso productivo y que son distintas a la mano
de obra directa y los materiales directos, pero que son indispensables en proceso de
fabricación y en el mantenimiento de las condiciones operativas. Este elemento se clasifica
entonces en: materiales indirectos, mano de obra indirecta y los otros gastos de fabricación
entre los cuales se pueden citar: la depreciación, los seguros, los alquileres, el consumo
eléctrico, el agua y las reparaciones ordinarias.
No obstante, los datos son estímulos o signos que por sí solos carecen de importancia
para el agente preceptor en un momento dado, Scott (1990). Al analizar ambas definiciones
puede observarse que el concepto de información incluye la definición de datos pero ambos
no son equivalentes. La información esta conformada por datos relevantes y necesarios que,
en el ámbito administrativo, se usa en el control de las operaciones.
La información de costos producida por el sistema de información administrativo de
costos debe ser útil y benéfica como un todo. Para que un sistema de contabilidad de costos
cumpla dichas características, es imprescindible que la información reflejada en los reportes
posea una serie de características, entre las cuales se tienen:
• Relevante: los informes internos pueden ser diseñados de acuerdo con el estilo
administrativo que dirija la organización, pero siempre deben tomar en cuenta la
pertinencia de la data en relación al proceso productivo.
• Verificable: para que la información pueda ser fácilmente entendida por auditores
o personas que no manipulan la información cotidianamente.
• Objetiva: los sistemas de acumulación deben estar acorde con la realidad del
proceso productivo.
• Libre de perjuicios: para lo cual deben definirse normas de presentación que
garanticen la objetividad de la información presentada.
• Económica: se debe analizar la viabilidad de la obtención de la información
contra el beneficio que generaría conocerla, debido a que una inversión mayor al
beneficio no justificaría la creación de procedimiento alguno.
6. Sistemas de Información
La formulación de la teoría contable que impulso los sistemas contables, junto con las
modernas teorías de la administración y la introducción de los computadores, fueron las
que dieron origen al enfoque moderno de sistemas administrativos, Murdick (op.cit). Este
autor define a los sistemas administrativos como el conjunto de subsistemas de información
que están racionalmente integrados y que transforman los datos en información en una
variedad de formas para mejorar la productividad, conforme a los estilos, características y
criterios de calidad de los administradores. Los sistemas de costos constituyen uno de los
subsistemas de información administrativos que generan productos para usuarios internos
(información) consumiendo para ello insumos internos (personal, equipos y controles) y
externos (datos).
Diversidad de autores han realizado estudios sobre los proceso de información en las
empresas. La gran mayoría han coincidido en que el principal criterio de clasificación es el
tipo de información que brindan al usuario. Para Scott (op.cit) los sistemas administrativos
se clasifican en: sistemas administrativos o gerenciales; sistemas funcionales o de procesos;
y sistemas transaccionales.
Hartman (1975) menciona tres causas por las que se origina el análisis de un sistema
de información en una empresa. La primera de ellas se refiere a la necesidad de obtener una
visión global de conjunto y comprender la situación de la compañía; la segunda busca
medir desempeños y efectividad; la tercera investiga detalladamente operaciones
específicas.
Una vez caracterizados los sistemas de información, estos pueden ser evaluados
siguiendo diversas técnicas. La auditoria operativa constituye una ellas. Arens y
Loebbecke (1996) expresan que no existe consenso entre los conocedores del área para
definir la auditoria administrativa u operativa. Sin embargo, estos autores concluyen que las
auditorias administrativas en forma amplia, tienen como propósito determinar la efectividad
o eficiencia de cualquier parte de la organización, por lo que la verificación del
cumplimiento de los controles internos por un auditor interno forma parte de una auditoria
operacional.
Los autores agregan más adelante que a pesar de existir normas de control interno
para cada tipo de operación, se pueden generalizar algunos lineamientos para la emisión de
documentos, tales como:
• Cada operación específica debe ser soportada por un documento.
• Cada documento debe poseer ejemplares suficientes de acuerdo con el número
de departamentos involucrados en la operación.
• Todos los documentos deben ser preimpresos y emitidos en forma consecutiva
y sin interrupciones numérica alguna.
• El flujo de la documentación debe estar diseñado en tal forma que ningún
formato tenga necesidad de volver a su punto de origen para seguir su curso
posterior.
Tanto las normas de control interno como los índices de actividad constituirán
parámetros de evaluación utilizados en el diagnóstico de los sistemas transaccionales
existentes en PROALCA C.A, requerido para diseñar el sistema de costos automatizado
planteado.
7. Control Interno
Anzola (1993) define el control de materiales como el sistema que permite conocer
de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en
existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar más. Es pues, el subsistema
administrativo de control de materiales el encargado de recoger y procesar toda la
información relacionada con las operaciones productivas que demandan y consumen
materiales.
Para Anzola (op.cit) una orden de compra debe contener como mínimo los siguientes
aspectos: fecha del pedido, nombre del proveedor, cantidad de material, precio unitario,
valor total (sin impuesto), porcentaje de impuesto y su valor, valor total con impuesto,
descripción de la forma de pago y fecha de entrega.
El principal propósito del control de inventarios, tal cual como lo afirman Neuner y
Deakin (op.cit), es mantener una inversión mínima en inventarios, compatible con
programas de producción que operan con fluidez. Estos autores señalan más adelante en su
obra, que el control de los inventarios se inicia con un presupuesto de materiales o
programa de abastecimiento, para luego regular las actividades de compra, recepción,
almacenamiento, entrega y valoración de los materiales.
De igual forma Anzola (op.cit) coincide con Neuner y Deakin (op.cit), en el
propósito que tiene el control de inventarios y agrega que debe procurar disponibilidad en
todo momento sin que ello afecte económicamente a la empresa por exceso del mismo.
Una vez realizado el proceso de compra se debe esperar hasta la fecha pautada de
entrega para recibir la mercancía. El almacén es usualmente la unidad orgánica encargada
de realizar la recepción de los materiales adquiridos, por lo que su ubicación física dentro
de las instalaciones de la empresa, debe permitir el fácil acceso al exterior. El informe de
recepción es el documento administrativo que recoge las condiciones, cantidades y
características de los insumos recibidos. Hargadon y Munera (op.cit) establecen que dicho
formato debe ser llenado por el almacenista dando cuenta en él, de los materiales recibidos,
la fecha de la recepción y el estado de los materiales.
Junto con el informe de recepción debe existir una factura del proveedor que avale la
entrega del material por parte del mismo. “Una factura es el documento que ampara y
formaliza el contrato de compra y venta”, Anzola (op.cit). Para este autor estos documentos
deben ser de archivados de manera tal que se posibilite su fácil localización, además
deberían contener los siguientes aspectos: fecha de la factura, cantidad, precio unitario,
valor total por artículo, porcentaje de descuento y condiciones, porcentaje de impuestos y
valor del mismo, descripción de cargos adicionales y su valor si los hay y el valor total de
la factura en número y letra.
La salida del material del almacén se produce regularmente por dos causas: la
requisición de materiales de producción para ser incorporados al proceso de transformación
y el desecho del material dañado o defectuoso. Al respecto Neuner y Deakin (op.cit) opinan
que cada una de estas causas deben ser soportadas con formularios, como la solicitud de
materiales o requisición de insumos y los informes de materiales dañado o defectuoso. Los
autores agregan que ambos formatos deben tener campos o registros claves de
identificación que permitan su fácil acceso a los sistemas de computación.
Por su parte, Álvarez y otros (op.cit) definen a las mermas como los productos que
en un determinado momento del proceso de fabricación, o al finalizar todo el proceso, no
reúnen las normas de calidad mínimas exigidas al producto principal; estas mermas se
derivan, normalmente, de las condiciones en las que se lleva a cabo el proceso de
fabricación y, por ende, no son pérdidas ineludibles, como el residuo. Para estos autores
los residuos son los desechos ineludibles derivados de las características propias técnicas
del proceso de fabricación empleado, ya sea por los materiales o los suministros aplicados.
Hoy en día, el control de asistencia del personal a sus puestos de trabajo se lleva de
diversas formas, las cuales abarcan desde la firma de listados de entrada y salida, pasando
por los relojes marcadores, hasta llegar a sistemas computarizados que registran el tiempo
diario de trabajo de cada empleado según un código asignado.
Estos autores resaltan la importancia del control del tiempo extraordinario, diciendo
que debe sujetarse a un conjunto de requisitos y autorizaciones que constituyen la garantía
de su debida justificación y aprobación. Por eso proponen utilizar formatos de autorización
individuales de tiempo extraordinario o controles de tiempo de horas extras.
Por otra parte, el control de las horas hombre trabajadas y su distribución entre
departamentos de producción o apoyo, es una de las tareas que deben realizarse de forma
coordinada entre el departamento de personal y el departamento de costos.
Ramírez (op.cit) expresa que: “La empresa necesita saber en que ha empleado el
trabajador el tiempo transcurrido desde que entra en la fábrica o centro de trabajo hasta su
salida del mismo, no solo con objeto de control sino ante todo para distribuir correctamente
el total devengado por el trabajador entre los distintos trabajos o procesos”. Para ello este
autor plantea la necesidad de utilizar un informe diario de tiempo, donde cada trabajador o
el supervisor registre el tiempo utilizado por cada una de las tareas desempeñadas dentro de
la metodología de costeo aplicada (órdenes o procesos). Este informe diario debe contener
los siguientes datos: nombre y código del trabajador, departamento al cual está asignado,
fecha de las tareas anotadas, orden de producción o proceso al cual debe asignársele el
costo, la tarea y tipo de trabajo realizado, producción (cantidad y tipo), hora de comienzo y
hora de terminación del trabajo realizado, entre otros.
Ortega (op.cit) opina que para cumplir con este cometido, se amerita del uso de
tarjetas de distribución de tiempo colectivo, o en su defecto del control visual del
supervisor de cada sección productiva como el encargado de registrar el tiempo por tareas.
Para Ramírez (op.cit) la nómina es el documento que adopta la forma de relación de los
pagos y retenciones que por concepto de mano de obra hace una empresa en un lapso
remunerativo específico. Es pues un informe de tipo contable que parte de los registros de
tiempo y condiciones salariales reseñadas en los contratos de trabajos.
El segundo grupo de información posee datos variables para cada período y tiene su
origen en los siguientes documentos: tarjetas de tiempo, autorizaciones individuales de
trabajos, memorandum internos y autorizaciones de permisos.
La determinación de los costos indirectos es una tarea si se quiere fácil frente a los
inconvenientes presentados en su contabilización Teniendo en cuenta las características
propias de los costos indirectos anteriormente señaladas, cualquier empresa puede
identificar del total de costos la parte que corresponde a los gastos indirectos asignable a la
producción.
Según Arens y Lobbecke (op.cit) en una compañía con buenos controles internos, los
artículos terminados se guardan bajo control físico en un área separada de acceso limitado,
y su control forma parte del ciclo de ventas y cobranzas.
Una medida de control de inventarios utilizada frecuentemente por las empresas para
verificar la confiabilidad del personal del almacén, es el conteo físico del material o de los
productos terminados. Este conteo físico requiere de preparación del material y la
supervisión por parte de los gerentes o auditores internos, esto reduce mucho el tiempo de
la toma física y aumenta la exactitud de los mismos, Ramírez (op.cit).
En los últimos años, se han desarrollo diversas técnicas de diseño de software, entre
las cuales se pueden mencionar: el refinamientos de pasos, los niveles de abstracción, el
diseño orientado a estructura de datos, el diseño orientado a flujo de datos y el diseño
orientado a objetos. Estas técnicas se pueden aplicar de forma pura o combinada
dependiendo del problema a solucionar.
Dijkstra describió por primera vez los niveles de abstracción como una técnica de
enfoque hacia arriba, en la cual comenzó a delimitar los elementos de los niveles 0
(inferiores) hasta llegar al nivel de procesamiento de programas independientes del usuario.
Según esta concepción un sistema de información sencillo se puede dividir en: un conjunto
de procedimientos para el manejo de datos (nivel 0); un conjunto de rutinas para manejar
archivos (nivel 1) y un conjunto de procesos para manejar información (nivel 2).
En esta técnica las funciones siguen una línea jerárquica, los niveles más altos
involucran los niveles más bajos, sin que niveles inferiores puedan acceder a información
de niveles superiores restringiendo la entrada del sistema.
Esta técnica con enfoque arriba-abajo tiene como finalidad, de acuerdo a Farley
(op.cit), la conversión sistemática de los diagramas de flujo de datos en cartas de estructura.
La representación gráfica constituirá entonces el punto de partida del diseño para esta
modalidad. El diseño orientado a estructuras de datos es una técnica muy aplicada en el
diseño de sistemas de información comerciales, de operación y de ingeniería o
administración.
A pesar de que cada método orientado a estructura de datos tiene sus propios matices,
existen una serie de pasos generales a cumplir, como son:
a) Evaluar las características de la estructura de datos.
b) Representar los datos en términos de formas elementales (secuencia, selección y
repetición).
c) Transformar la representación de la estructura de datos en una jerarquía de control
para el software.
d) Desarrollar una definición procedimental del software.
Al analizar la secuencia de pasos de esta técnica se puede inferir que no existe una
clara definición entre la fase de diseño arquitectónico y la fase de diseño de detalle.
Este autor expresa que la transición se cumple por medio de los siguientes pasos:
a) Se establece el tipo de información, representándolos en diagramas de flujo.
b) Se convierte el diagrama de flujo en estructura del programa.
c) Se define la jerarquía de control de la información.
d) Se refina la estructura propuesta, usando la técnica de refinamiento progresivo.
Definición de Términos
Algunos de los conceptos fundamentales más sencillos que deben manejarse para
realizar el diseño de un software son los siguientes:
• Arquitectura de software: comprende la estructura jerárquica de procedimientos
y la estructura de datos. En esta etapa de diseño se debe relacionar la solución del
problema o necesidad planteada con los elementos del programa llegando a la
generación de modelos, Pressman (op.cit).
• Base de datos: conjunto de archivos ordenados que contienen información
procesada a través de registros conformados por campos, siempre del mismo tipo,
Pressman (op.cit).
• Batch: tanda, número o cantidad de cosas que se reciben, se despachan o
confeccionan. Unidad de medida para el procesamiento en lote, Appleton (1966).
• Compilación: traducción de mandatos desde el lenguaje del programa hacia
códigos entendibles por el enlazador del sistema operativo con que se esta
trabajando, Pressman (op.cit).
• Diagrama de flujo de datos: es una técnica gráfica que describe el flujo de
información y las transformaciones que se aplican a los datos, conforme se
mueven de la entrada a la salida de un sistema, Pressman (op.cit).
• Documento: medio duradero de contener información mediante la anotación de
uno o mas campos, Ortega (op.cit).
• Estructura de datos : en ella se dictaminan según Pressman (op.cit), la
organización, métodos de acceso, grado de asociación y alternativa de
procesamiento para la información. Debido a que la forma de organizar la
información influye en la concepción de los procedimientos, la definición de la
estructura de datos posee un nivel de importancia igual a la estructura del
programa, Farley (op.cit).
• Estructura de programa: representa la organización usualmente jerárquica de los
componentes del programa. Esta estructura se representa en forma de diagrama de
árbol, que es una especie de mapa mental de conceptos donde se observan las
distintas relaciones, Pressman (op.cit).
• Modularidad: es el atributo más sencillo de software que permite que el
programa sea manejable, ya que descompone el sistema en sus unidades
funcionales, Pressman (op.cit).
• Módulo: en una entidad definida que tiene las siguientes características:
a) contiene instrucciones, lógica de proceso y estructura de datos; b) pueden ser
compilados aparte y almacenados en una biblioteca; c) pueden quedar incluidos
dentro de un programa; d) poseen segmentos que pueden ser utilizados por medio
de una llamada con parámetros (mandato) y e) pueden ser usados por otros
módulos, Farley (op.cit).
• Objetos: es un componente del mundo real que se transforma en el dominio del
software en un procedimiento o consumidor de información, o en un elemento de
información. Ejemplo: máquinas, órdenes, archivos, cadenas alfanuméricas, etc,
Pressman (op.cit).
• Ocultamiento de la información: también es conocida como la cobertura interna
de la información. Según Pressman (op.cit) "es un proceso de diseño fundamental
que plantea que la información contenida en un módulo sea inaccesible a otros
módulos que no necesiten de tal información”. De este concepto se deduce que
pueden existir módulos independientes y módulos interdependientes.
• Orden de producción: formato donde se resumen de costos de producción de un
lote de productos, Neuner y Deakin (op.cit).
• Pellets: pelotilla, píldora, bola. Appleton (1966). Forma cilíndrica dada al
alimento concentrado.
• Procedimientos de software: el autor anteriormente citado expresa que el
procesamiento debe dar una especificación precisa de las secuencias de sucesos,
los puntos de decisiones exactos, las operaciones repetitivas e inclusive
referencias de módulos subordinados por cada módulo del sistema.
• Programa: conjunto de instrucciones que cuando se ejecutan suministran la
función y comportamiento deseado, Farley (op.cit).
• Sistema: todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, componentes
o subsistemas interdependientes y delineados por límites identificables de su
suprasistema ambiente, Kast y Rosenzweig (1997).
• Software: estructura de datos que facilitan a los programas manipular
adecuadamente la información, Pressman (op.cit).
• Ticket de Mezcla: autorización emitida al departamento de producción para que
inicie la fabricación de determinada cantidad de producto. Neuner y Deakin
(op.cit).
• Zaranda: Cedazo de metal para limpiar el grano, García (1982).
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Diseño de la Investigación
Las características del objeto de estudio definen las técnicas de recolección de datos
más aptas para la investigación. Para Ramírez (1993), el objeto de estudio es quien, dada su
propia naturaleza, determina el método a utilizar para su abordaje. En virtud de esto, se
siguió un diseño de investigación no experimental, porque el estudio no tuvo control sobre
el fenómeno investigado.
Población y Muestra
Las unidades de análisis de esta investigación están representadas por los procesos
administrativos relacionados con el costo, el proceso productivo y los tres elementos que
conforman la estructura de costo (materiales, mano de obra y gastos indirectos de
fabricación), que han sido definidos como variables específicas de la investigación. Las
técnicas de observación fueron aplicadas en sus dos modalidades, directa e indirecta. Esto
condujo a que las unidades de observación fueron clasificadas en directas, representadas
por los procesos observados, e indirectas materializadas por los trabajadores y gerentes
seleccionados intencionalmente para suministrar información.
En esta investigación se utilizaron dos tipos de técnicas de muestreo de acuerdo con
la naturaleza de las unidades de observación. Las unidades de observación indirectas fueron
seleccionadas de manera intencional, por lo cual la técnica de muestreo fue no
probalílistico. El grado de información que tenían las personas a entrevistar sobre el
procedimiento o elemento de costo analizado constituyó el criterio utilizado para la
selección
Tratamiento de la Información
La información del diagnóstico se organizo de acuerdo con cada una de las variables
específicas de la investigación: procesos administrativos, proceso productivo y estructura
de costo. La información relacionada con los procedimientos administrativos se analizó en
forma cualitativa utilizando para ello una matriz de tres entradas. En la primera entrada se
describió la situación actual de la empresa, en la segunda entrada se presentó un análisis
crítico de la situación, destacando las fortalezas y debilidades encontradas; y en la tercera
entrada se plantearon acciones a tomar necesarias para facilitar la viabilidad del modelo.
El encargado de planta respondió los ítems del 7 al 16 de la primera parte del guión
de entrevista 2 que se relacionan con el control de inventarios de productos terminados;
mientras que el gerente de administración, contestó el ítem 12 de la segunda parte del
cuestionario personalizado. La observación directa y verificación de los pasos de los
procedimientos se computaron en la matriz de verificación 8 y 9.
Los datos para dichos cálculos se obtuvieron de la revisión documental de las tablas
de formulación y los tickets de mezclas. El análisis de esta data se registro en las matrices
de verificación 11,12 y 13. Además de ello, para el análisis se consideró la información
suministrada por el gerente de administración, al responder los ítem del 2 al 10 de la
segunda parte del cuestionario personalizado.
de la empresa PROALCA C.A. se organiza en atención a las tres variables específicas del
estudio, utilizando una metodología de análisis e interpretación diferente para cada una de
utilizada es cuantitativo porcentual para cada elemento, expresando las relaciones en forma
procedimientos administrativos.
Matriz de Análisis 1:
COMPRA DE MATERIALES
Situación actual Análisis Recomendación
Pasos:
• El encargado de planta informa
verbalmente al gerente general las fallas
existentes de materia prima o insumos
requeridos para la producción semanal
planificada según los pedidos. § Emitir órdenes de
• El gerente general procede a solicitar requisiciones en forma
cotizaciones. conjunta con la planificación
La ausencia de documentos formales de
• El gerente de administración emite orden semanal de la producción, en
de compra según la opción seleccionada fallas (necesidad de insumos) en el proceso de original y copia. Original para
por el gerente general. gerencia general y copia para
adquisición de materia prima retrasa los procesos
• El gerente general informa al encargado almacén.
de planta la fecha de la recepción de la productivos y por ende el despacho de productos,
materia prima o insumos, quien procede a afectando la imagen comercial de la empresa.
ajustar la planificación de la producción, si
esto fuese necesario.
Formularios:
La orden de compra es emitida en forma § Emitir la orden de compra
manual, con un número correlativo, en en forma automatizada por el
original y copia; la original es entregada al sistema de inventario en
proveedor y la copia es archivada en original y dos copias. Original
administración. para el proveedor, primera
copia para la administración,
segunda copia para el
almacén.
Formalidad y normas: La emisión manual de la orden de compra
Actualmente el procedimiento de compra § Diseñar manuales de
constituye una subutilización de los recursos
de materiales o insumos no ha sido escrito, funciones y procedimientos
codificado y normado. automatizados de la empresa, ya que el sistema de administrativos y operativos
control de inventario instalado permite emitir
órdenes de compra y registrar la recepción del
pedido en inventario.
• El recepcionista de la materia
prima entrega al encargado de planta la
boleta de pesaje. • Permitir la entrada al
Durante el proceso de recepción de macros y almacén de materiales sólo de
• La analista de control de calidad micros no existe un control de calidad efectivo ya aquellos insumos que posean
toma una muestra de la mercancía recibida que el material entra en el almacén sin considerar los parámetros químicos
y realiza el análisis químico pertinente. los resultados de los análisis que se le practican. mínimos para la elaboración
Esta situación genera posibles cambios en la de las fórmulas.
• El encargado de planta ordena al combinación de ingredientes para mantener la
recepcionista de la materia prima que calidad de los productos, por lo que pueden ocurrir
proceda con la descarga del material en los cambios a su vez en la programación de compras.
silos de almacenamiento.
Situación actual Análisis Recomendación
• El obrero encargado de la recepción
de la materia prima procede junto con el
transportista a pesar de nuevo la unidad
vacía o tara, y entrega la boleta de pesaje al • Cambiar el nombre del
encargado de planta. Siendo la emisión de la nota de entrega interna formato de nota de entrega
• El encargado de planta determina el el documento que respalda la entrada de mercancía por nota de recepción
peso real del material recibido según las al almacén de materia prima, debería llamarse nota
boletas de pesajes, y coteja la cantidad con de recepción de materia prima.
lo especificado en la nota de entrega del
proveedor. Emite la nota de entrega interna
dejando constancia en el documento de la
existencia de algún tipo de diferencia, si
ese fuere el caso. • Emitir notas de
Las normas de control de inventarios debe ser recepción una vez que se
• En el caso de los materiales recibidos, uniformes para todos los materiales que ingrese al recibe materiales micros o
sean micros u otros insumos (materiales de almacén, por tanto la recepción de los materias cualquier otro tipo de insumos
empaque, lubricantes), el encargado de micros o cualquier otro insumo debe generar su en el almacén.
planta sólo verifica la cantidad recibida respectiva nota de entrega.
con la factura entregada por el proveedor y
ordena su ingreso al almacén sin emitir la
orden de entrada interna.
• La asistente de administración
procede a determinar las deducciones por
concepto de seguro social y ley de política § Elaborar la nómina
habitacional. directamente en el sistema
automatizado de la empresa
• La asistente de administración emite (Data Pro).
un resumen de nómina y lo entrega al La determinación de las asignaciones y
gerente de administración. deducciones de la nómina en forma manual,
• La asistente de administración
elabora el (los) cheque (s) de cambio de
nómina entrega a la gerente de
Situación actual Análisis Recomendación
administración y posteriormente al
gerente general.
Formularios:
El resumen de nómina es elaborado en una § Diseñar manuales de
hoja de cálculo (Excel) y no presenta un funciones y procedimientos
correlativo preestablecido. administrativos y operativos
Formularios:
Los avisos de contabilidad (ADC) son los
formatos utilizados para el registro de los
gastos de personal. Sus correlativos
involucran el día del registro y la
numeración consecutiva del comprobante.
Los datos que posee cada comprobante son
los siguientes: fecha, referencia, cuentas,
debe y haber.
Formalidad:
La empresa no posee un procedimiento de § Diseñar manuales de
distribución de costos de mano de obra funciones y procedimientos
escrito y codificado. administrativos y operativos
Formalidad:
La empresa no posee un procedimiento
de determinación de gastos indirectos de § Diseñar manuales de
fabricación escrito y codificado. funciones y procedimientos
administrativos y operativos
Normas:
• Los gastos indirectos de fabricación no
son imputados al producto, sin embargo son
estimados junto con los costos de mano de
obra en un margen de Bs. 40 por kilogramo
de producto, al establecer el precio de venta.
Formalidad y Normas:
El procedimiento de contabilización de § Diseñar manuales de
gastos indirectos de fabricación no ha sido funciones y procedimientos
escrito, codificado y normado. administrativos y operativos
Formularios:
No existe un formulario que controle el
ensaque del producto terminado y su
posterior arrumen en el almacén.
§ Diseñar manuales de
Formalidad y Normas: funciones y procedimientos
El procedimiento de recepción de administrativos y operativos
productos terminados en el almacén no ha
sido escrito, codificado y normado.
DESPACHO
Situación actual Análisis Recomendación
A granel
Pasos:
• Continuar verificando
• El transportista se presenta en la empresa La pesada del transporte del cliente (antes y la cantidad de producto
con la orden de carga o pedido del cliente y después del proceso de despacho) constituye una terminado despachado
la entrega al encargado de planta. medida de control de inventario que garantiza el a granel.
• El encargado de planta verifica si el control exacto de las salidas de productos
pedido está dentro de la programación. En terminados a granel.
caso de que la entrega este programada
ordena al obrero de recepción de materia
prima que acompañe hasta el servicio de
romana contratado y proceda al pesaje de
la tara o transporte vacío. Dado el caso
contrario informa al cliente que no se le
puede despachar y lo anexa a la
programación de pedidos de la semana.
• El obrero recepcionista de la materia
prima, entrega la boleta de pesaje al
encargado de planta e inicia la carga del
transporte utilizando para ello, un sin fin
que traslada el producto desde los silos de
producción hasta el transporte.
• Culminada la carga, el obrero encargado
de la recepción de materia prima vuelve
junto con el chofer del cliente a pesar el § Emitir la orden de
transporte ya cargado, y entrega la boleta despacho en forma
de carga al encargado de planta. automatizada por el sistema de
inventario, en original y dos
• El encargado de planta determina el monto inventario, en original y dos
de kilogramos despachados y emite la copias. Original para el
orden de despacho en original y copia; cliente, primera copia para la
envía la original a la administración para administración, segunda copia
que se emita la factura y la copia la archiva para el almacén.
en el almacén.
La emisión de la orden de despacho en forma
manual, sin conexión con el sistema de inventario
automatizado manejado en administración, duplica
el proceso administrativo de control de existencias
y genera cuadres de unidades que no permiten
obtener la información necesaria para calcular los
costos al final del período de manera oportuna.
Situación actual Análisis Recomendación
En sacos
Pasos:
§ Emitir la orden de
• El transportista se presenta en la empresa La emisión de la orden de despacho en despacho en forma
con la orden de carga o pedido del cliente y automatizada por el sistema de
forma manual, sin conexión con el sistema de
la entrega al encargado de planta. inventario, en original y dos
• El encargado de planta verifica si el inventario automatizado manejado en copias. Original para el
pedido esta dentro de la programación. En cliente, primera copia para la
administración, duplica el proceso administrativo
caso de que la entrega este programada administración, segunda copia
ordena a los caleteros la carga del de control de existencias y genera cuadres de para el almacén.
transporte. unidades que no permiten obtener la información
• El encargado de planta emite la orden de
despacho en original y copia, con el mismo necesaria para calcular los costos al final del
tratamiento del despacho a granel.
tratamiento del despacho a granel. período de manera oportuna.
• Insumos
En el proceso productivo se utilizan dos tipos de materiales para llevar a cabo la
producción, los materiales macros y los materiales micros. Los materiales macros son las
harinas de arroz, de maíz, de trigo, de carne, de soya y de galleta; el maíz amarillo y el
afrechillo. Entre los materiales micros se tienen la melaza, sebo, fosfatos, calcio,
methionina, lisina, sal industrial, además de otros componentes médicos.
N° de
Cargo Procesos Trabajadores
Receptor materia Pesaje de Materia Prima 1
prima.
Operador del Molienda, Zaranda y 1
microprocesador Enfriamiento
Prensista Pelletizado 1
Ensacadores Ensacado 2
• Etapas
El proceso de producción de alimentos concentrado para animales consta de ocho
etapas descritas a continuación:
§ Pesado de la Materia Prima
El pesado de la materia prima se cumple de forma automática y manual. Al recibir el
ticket de mezcla, el operador del microprocesador introduce los datos del número y
contenido de kilogramos de cada fórmula en el visor programador, para que éste
proceda de forma automática a dosificar la salida de los materiales macros que se
encuentran en los silos, de forma que caigan en la tolva báscula para ser pesados.
§ Molienda
Se inicia cuando se abre la compuerta de la tolva de los molinos y su contenido cae en
los molinos de martillos, que al llenarse comienzan a funcionar, reduciendo a polvo
todos los ingredientes que pasan luego a la tolva del mezclador.
§ Mezclado
Al estar la totalidad de los ingredientes molidos, se deja verter a una máquina de
mezclar (mezclador), en la cual se agregan manualmente los materiales micros, la
melaza y el sebo. Este último ha sido previamente calentado a través de serpientes
(tuberías con pequeños orificios por donde sale vapor de agua) antes de ser inyectado
al mezclador por medio de una bomba. Cuando los materiales constituyen una pasta
homogénea, la mezcla cae a un elevador de cangilones que en condiciones normales,
la lleva a la tolva pelletizadora.
§ Pelletizado
En la tolva pelletizadora, la mezcla permanece por ciento tiempo hasta que se
alcancen los niveles de temperatura y presión óptimos luego de haber prendido el
equipo. Esta máquina, consta de tres partes a través de las cuales se cubre tres
momentos distintos en esta etapa. La primera parte es un acondicionador que regula la
entrada de la mezcla. La segunda parte es un mezclador, donde se adiciona la melaza
junto con vapor de agua, lo cual le da el sabor y actúa como aglutinante en la
formación del pellet. La última parte es una prensa, quien tiene como función
comprimir y pasar el alimento por una malla para darle forma de taco (pellet).
§ Enfriamiento
Los pellests obtenidos, debido a la temperatura adquirida por la inyección de vapor
de agua, deben pasar a un enfriador para evitar que se compacten durante su
almacenamiento. Este enfriador, tiene un ventilador que succiona el calor de los
pellets, y lo transfiere a un ciclón-elevador, el cual expulsa ese calor al exterior.
Luego de haberse enfriado el producto éste continúa su proceso de transformación y
pasa la zaranda.
§ Zaranda
En esta operación se controla la longitud, el grosor y la dureza del producto. Por
medio de una zaranda se separa los pellets óptimos (con grosor y longitud definidos)
de los pellets finos (no deseados). Estos pellets óptimos caen a un elevador de
cangilones que los conduce a un transportador y éste a su vez, a los silos de producto
terminado. Por otra parte, los pellets finos, son devueltos en un sin fin a la
pelletizadora para ser reincorporados al proceso.
§ Ensacado
Cuando la comercialización del producto es en sacos, se abre la compuerta del silo y
el alimento cae a un transportador (tornillo sin fin) y éste lo conduce a la tolva de
ensaque, en el cual se almacena brevemente, mientras se va ensacando.
Posteriormente un ensacador coloca los sacos debajo de la tolva, baja la palanca que
abre la compuerta, y cae el alimento dentro del saco, en la cantidad estipulada (40 Kg.
o 20 Kg.), cerrándose la compuerta en forma automática.
Una vez que el saco está lleno, el ensacador acciona una segunda palanca y el
producto empacado cae a una cinta transportadora, que permite que el saco pueda ser
cosido por una máquina en su extremo superior. Al mismo tiempo que el saco está
siendo cosido, se le coloca una tarjeta de identificación, ésta contiene el nombre de la
empresa que lo fabrica, tipo de animal al que esta dirigido el alimento, peso,
indicaciones, análisis garantizado y materias primas utilizadas.
• Líneas de productos
Existen tres tipos de líneas de productos en la empresa: alimento para aves, cerdos y
bovinos. Para cada una de estas líneas existe una clasificación de productos según
fórmulas, que se adaptan a las etapas del desarrollo del animal y a su condición física. La
comercialización de todos los productos en las diferentes líneas se realiza en tres tipos de
presentaciones: a granel, en sacos de 40 kilogramos y en sacos de 20 kilogramos.
En el gráfico 1 que aparece en la página siguiente, se observa como para los meses de
julio y agosto, el costo de los materiales representó de la totalidad de los gastos reflejados
en los estados de resultados correspondientes, un setenta y ocho punto noventa por ciento
(78,90 %) y ochenta y dos punto cero ocho por ciento (82,08 %) respectivamente. Por ello
se infiere que la estructura de costo de la compañía está representada en forma significativa
por los materiales utilizados en la elaboración de los productos.
Gráfico 1
COSTOS DE PRODUCCIÓN Y VENTA PARA LOS MESES DE JULIO Y
AGOSTO DE 2001
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los
meses Julio y Agosto del 2001.
El segundo gran elemento de la estructura de gastos observada en el gráfico 1, son
los gastos indirectos de fabricación, que incluyen los costos indirectos generales y la mano
de obra indirecta. En el mes de julio este rubro alcanzó el ocho punto once por ciento
(8,11 %), mientras que para el mes de agosto se incremento en cero punto sesenta y uno por
ciento (0,61%). Tal situación es característica de las empresas con procesos productivos
altamente automatizados, donde los costos de personal son desplazados por los gastos de
mantenimiento y depreciación de equipos e instalaciones.
Gráfico 2
En la línea de productos para cerdos, la fórmula más fabricada para el período julio y
agosto del año dos mil uno (2001) fue cerdo crecimiento medicado. Para la elaboración de
este producto se incurrió en un costo de materiales de bolívares cinco millones sesenta y
siete mil veinticuatro con ochenta y nueve céntimos (Bs. 5.067.024,89) en el mes de julio y
nueve millones quinientos cincuenta y un mil setecientos noventa y ocho con setenta y tres
céntimos de bolívares (Bs.9.551.798,73) en el mes de agosto, que representan un
veintinueve por ciento (29%) y un cuarenta y uno por ciento (41%) , del costo total de los
materiales destinados a la producción de alimentos para cerdo. El consumo de materiales
de esta línea de producción presentó un incremento en el mes de agosto del treinta y
cuatro por ciento (34%) en relación al mes de julio, producto del aumento en el número de
unidades producidas de un cuarenta por ciento (40%). La tendencia mostrada en el
gráfico 2 para el mes de julio, refleja como fórmulas más costosas en lo que a material se
refiere, las del cerdo en la etapa de crecimiento bien sea medicadas o normales, mientras
que en el mes de agosto, se le agrega a la lista la fórmula de cerdo terminador que es
aquella que garantiza el mantenimiento en peso del animal, en la fase de comercialización y
venta del mismo.
Gráfico 3
COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LÍNEA BOVINO EN LOS MESES DE
JULIO Y AGOSTO DE 2001
Gráfico 4
COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LÍNEA AVES EN LOS MESES DE
JULIO Y AGOSTO DE 2001
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los
meses Julio y Agosto del 2001.
Cuadro 5
COSTO DE MATERIALES UNITARIOS POR LÍNEA DE PRODUCCIÓN DURANTE
EL MES DE AGOSTO DE 2001
Costo
Costo de Unidades unitario por
LINEA DE PRODUCCIÓN Material Producidas Kilogramo
Línea de alimentos para cerdos 23.249.986,53 176.359,00 131,83
Línea de alimentos para bovinos 40.906.129,75 361.087,00 113,29
Línea de alimentos para aves 4.714.317,17 39.680,00 118,81
Entre las tres líneas de productos fabricadas por la compañía aparentemente la línea
para ganado bovino es la que requiere una mayor inversión en materiales, sin embargo los
costos unitarios calculados demuestran lo contrario. En el mes de agosto la inversión total
en materiales fue de bolívares cuarenta millones novecientos seis mil ciento veintinueve
con setenta y cinco céntimos (Bs.40.906.129,75) correspondiente a un total de trescientos
sesenta y un mil ochenta y siete kilogramos (361.087,00 Kg.). De esta relación se puede
calcular un costo promedio de bolívares ciento trece con veintinueve céntimos por
kilogramos (113,29 Bs./Kg.).
De la comparación de los tres costos unitarios se infiere que a pesar de que la línea de
ganado bovino presentó una inversión global más significativa en materiales, es la que por
el contrario, poseía el costo unitario menor, debido al alto número de unidades producidas.
Gráfico 5
DISTRIBUCIÓN PORCENTUAL DE LA MANO DE OBRA PARA EL PERÍODO
JULIO- AGOSTO DE 2001
Los costos de personal que contabiliza la empresa como costos de mano de obra
incluyen cuatro conceptos: sueldos y salarios, antigüedad, aporte seguro social y horas
extras. Tal como se puede observar en el gráfico 5, entre estas erogaciones la de mayor
relevancia es sueldos y salarios que representa un setenta y cuatro punto setenta y dos por
ciento (74,72 %) del total de los costos de mano de obra, seguida por la antigüedad con un
doce punto catorce por ciento (12,14 %), el aporte al seguro social con un siete punto
treinta y uno por ciento (7,31%) y el pago de horas extras con un cinco punto ochenta y tres
por ciento (5,83 %). Esta composición denota el criterio de la empresa de incluir todos los
gastos del personal productivo como parte del costo de mano de obra, sin discriminar como
lo hacen algunos autores, la carga parafiscal (seguro social) dentro de los costos indirectos.
Gráfico 6
DISTRIBUCIÓN PORCENTUAL DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE
FABRICACIÓN PARA EL PERÍODO DE JULIO- AGOSTO DE 2001
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
A nivel costo:
§ Implementar la propuesta que se anexa, la cual contempla:
o El diseño de un sistema de acumulación de costos por órdenes
específicas que permita registrar los tres elementos del costo.
o La elaboración de presupuestos estimados de gastos indirectos de
fabricación que incluyan los costos de mano de obra indirecta y
permitan predeterminar los costos indirectos de fabricación.
o La distribución de los gastos indirectos de fabricación entre los
productos, considerando como base de aplicación el tiempo de
fabricación de cada orden.
o La contabilización los costos indirectos de fabricación en forma
predeterminada, con la finalidad de determinar las variaciones de
materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación, al finalizar
el período.
CAPITULO VI
PROPUESTA
Diseño de un sistema automatizado de Control de Costos de Producción (CCP)
1. Estructura de Costo
Dentro de los gastos indirectos de fabricación existen costos fijos y costos variables.
Los costos fijos generalmente están representados por remuneraciones de personal que
tiene funciones de apoyo a la producción. Entre las erogaciones clasificadas por la
administración de PROALCA C.A. como gastos indirectos de fabricación fijos se
encuentran: los sueldos del gerente de producción, del encargado de planta y del
encargado de control de calidad; salarios y demás remuneraciones del personal de
mantenimiento; salarios y demás remuneraciones de los ensacadores; además del seguro de
planta y los gastos de depreciación de los equipos.
Los gastos indirectos de fabricación variables constituyen erogaciones que cambian
según el volumen de producción y que en el caso de la empresa estudiada comprenden: los
gastos de insumos y químicos para el mantenimiento de la caldera, el consumo de
combustibles y lubricantes, la energía eléctrica, los materiales e implementos de seguridad
industrial, los gastos de pesaje y caletas, así como los repuestos y servicios de
mantenimientos externos.
Cuadro 6.
NOMENCLATURA DE ELEMENTOS
MATERIAS PRIMA 1
MANO DE OBRA 2
GASTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN 3
Para cada producto se debe diseñar una tabla de estructura de costos que registre la
fórmula de materiales a mezclar, el número de unidades de material de empaque a utilizar,
el costo unitario de mano de obra estimado por hora de producción y la tasa
predeterminadas de gastos indirectos de fabricación a aplicar. Las tablas de costos deben
ser revisadas mensualmente durante el primer año de funcionamiento del sistema y
trimestralmente a partir del segundo año.
Debido a que en el proceso productivo de la empresa PROALCA C.A. todos los tipos
de productos presentan la misma estructura de costo, donde sólo varía la combinación de
ingredientes y el tiempo estimado de producción, en el formato 1 se presenta un modelo de
tabla de estructura de costo por producto, cuya asignación de materiales y recursos
productivos se establecen en base a la unidad mínima de producción de la empresa, un
batch o dos mil kilogramos (2.000 Kg.).
Formato 1
MATERIAS PRIMAS
Macros
Código Descripción Cantidad Costo
1XXXX Material Macro
1XXXX Material Macro
Micros
Código Descripción Cantidad Costo
1XXXX Material Micro
1XXXX Material Micro
Material de Empaque
Código Descripción Cantidad Costo
1XXXX Sacos
1XXXX Tarjetas
1XXXX Hilo
MANO DE OBRA
Código Descripción
2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones recepcionista de materia
prima
2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones operador de planta
2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones premezcla
2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones prensista
2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones recepcionista de materia
prima
COSTO ESTIMADO
Por hora de producción
El CCP ha sido diseñado para una metodología de costeo por órdenes específicas. En
este sistema los productos son concebidos como la combinación de ingredientes primarios
o de mezclas secundarias, que son sometidos a procesos de transformación y clasificados
por lotes de producción. En una orden específica se resumen los insumos de la
transformación de un lote de producción. Los costos se acumulan para cada lote de
producción por separado y la obtención de los costos unitarios es cuestión de una simple
división de los costos totales de cada orden entre el número de unidades producidas.
2.1. Metodología de acumulación de los costos de los materiales
En el caso de la empresa PROALCA C.A., las órdenes de fabricación son
denominadas ticket de mezcla, formatos en los cuales se registra, previo al proceso
productivo, el consumo de materiales estimados según la fórmula preestablecida, y durante
la fabricación, el consumo real de materiales y el tiempo de producción. Tal información
alimenta al sistema de costos para el cálculo automático de los costos unitarios por tipo de
elemento y lotes de producción, generando luego de haber culminado el proceso de
fabricación y cerrado el ticket de mezcla, la orden de producción.
El costo unitario real de los materiales deberá ser actualizado por ticket de mezcla, al
igual que aquellos consumos no definidos en fórmulas pero necesarios durante la
elaboración de los productos, con el objeto que al finalizar el periodo de costos (un mes) se
proceda a cerrar los tickets de mezcla, emitir las órdenes de producción y calcular las
variaciones de materiales.
Para calcular el salario integral de cada uno de los puestos de trabajo, se deben
realizar dos tipos de análisis:
1. Análisis de los beneficios: donde se calcula en días de trabajos remunerados el costo
que implica para la empresa las políticas de beneficios contractuales como son: los
uniformes, los bonos por nacimiento, matrimonio, hijos, navidad, producción, los
seguros de vida hospitalización, cirugía maternidad y evaluaciones médicas, entre otros.
Para expresar los beneficios contractuales en días trabajados y pagados se procede a:
• Definir el período que se estima a analizar.
• Determinar los meses, semanas y días efectivos de trabajo correspondiente al
período para el cual se realiza la estimación.
• Determinar el número de trabajadores que cumplen la misma función o tienen el
mismo puesto de trabajo
• Determinar el salario promedio de un trabajador.
• Determinar el total de horas que comprenden la jornada habitual de trabajo.
• Definir los beneficios que goza (n) el (los) trabajador (es) del puesto de trabajo
según las políticas de la empresa o la contratación colectiva vigente para la
fecha del análisis.
• Determinar la ocurrencia del evento que brinda la posibilidad del beneficio
según estadísticas de la empresa.
• Determinar el importe económico para la ocurrencia de solo un evento.
• Multiplicar el número de ocurrencias del evento por su importe económico
unitario y por el número de trabajadores que gozan del beneficio. Dicha
operación se realizó por puestos de trabajos o grupos de trabajadores cuyos
salarios son homogéneos.
• Dividir el resultado de la operación anterior entre el número de días
efectivamente laborables.
• Totalizar las erogaciones en días y los días no trabajados
Cuadro 7
Un factor de incidencia del cero punto cuarenta y uno (0,41), como el que se observa
en el cuadro 8 de la siguiente página, expresa que el patrono cancela adicional al
salario diario o mensual convenido por día hábil, cero como cuarenta y un veces (0,41)
del salario estipulado. Es por ello que el salario promedio de bolívares cuatro mil
ochocientos (Bs.4.800,00) pagado al recepcionista de materia prima de la empresa
PROALCA C.A, se incrementa en un cuarenta y uno punto veintiocho por ciento (41,28
%), equivalentes a bolívares mil novecientos como ochenta y uno con noventa y un
céntimos (Bs.1.981,91), para alcanzar un salario integral de bolívares seis mil
setecientos ochenta y uno con noventa y un céntimos (Bs.6.781,91). En el cuadro 8 se
sintetiza el cálculo del salario integral para recepcionista de materia prima de la
empresa PROALCA C.A.
Cuadro 8
A partir del factor salario integral se procede a determinar el costo integral de la hora
hombre de mano de obra directa por medio de las siguientes acciones, las cuales se pueden
observar en forma gráfica en la tabla de la siguiente página:
• Multiplicar el factor de incidencia económica por el sueldo nominal de cada
puesto de trabajo o grupo de trabajadores y a su vez por el número de
operarios de ese grupo.
• Aplicar al sueldo integral de los trabajadores del puesto o grupo el porcentaje
de actividades productivas que realizan en sus jornadas habitúales de trabajo.
• Totalizar los costos de mano de obra de las distintas áreas o puestos de
producción y dividir entre el total de operarios para calcular el sueldo
promedio ponderado de la mano de obra directa.
• Dividir el sueldo promedio ponderado calculado en el paso anterior, entre los
días hábiles del mes, para calcular el salario promedio ponderado. En el
cuadro 9 se utilizó como promedio de días hábiles veintiuno (21).
• Por el último, dividir el salario promedio ponderado entre el número de horas
normales de la jornada de trabajo, para determinar el costo unitario de la hora
hombre de mano de obra directa. En el cuadro 9 se utilizó como jornada
habitual de trabajo lo definido por la ley de trabajo ocho horas (8).
Cuadro 9
TABLA DE CÁLCULO DE LA HORA HOMBRE PROMEDIO PONDERADA
Definido el costo unitario de la hora hombre por el sistema, se procede a distribuir los
costos de mano de obra entre los distintos ticket de mezclas, de acuerdo con el número de
horas de producción estimadas, para lo cual se multiplican el tiempo de producción
estimado por el costo unitario de la hora hombre calculado según el procedimiento
detallado.
Para calcular el costo unitario real de la mano de obra directa se importarán del
sistema de contabilidad administrativo los costos de mano de obra del departamento de
planta, los cuales se procederán a dividir entre el total de horas de producción reales
consumidas. La razón resultante se multiplicará por las horas de producción y se
determinarán las variaciones en los costos de mano de obra.
Una vez definida la capacidad presupuesta a fabricar, se listan los gastos indirectos
fijos y variables que se estima consumir para ese nivel de producción.
4. Base de Datos
La base de datos preliminar ha sido diseñada a partir de los grupos de datos más
importantes y las funciones principales del sistema. La estructura que se presenta a
continuación ha sido diagramada utilizando el Microsoft Access 2002 y no pretende ser un
marco de acción limitante para los especialistas en informática, sino una idea inicial de la
data que requiere el sistema para operar.
Gráfico 7. Estructura Base de Datos
Para que la información de costos emitida por el CCP sea veraz y oportuna, es preciso
que la administración de la empresa mejore los procedimientos administrativos
relacionados con la producción. Seguidamente se describen de forma narrativa los nuevos
procedimientos a utilizar, y se detallan las características de los nuevos formularios
utilizados para recolectar la información de entrada al sistema.