LEGALIZACIÓN CAJA MENOR

1. El tiempo máximo para la aplicación de la legalización del gasto es de quince

(15) días calendario posterior a la ejecución del gasto, si no realiza dicha
legalización debe ser incluido en el proceso de descuento por no cumplimiento
de la regulación. Es importante tener en cuenta que el usuario receptor de
recursos (Caja Menor), en lo posible, solo debe disponer de ellos cuando
se tenga la seguridad del uso de los mismos, de lo contrario deben
permanecer en la tarjeta y no ser retirados.

2. Debe registrar su legalización por medio de la plataforma E-BOX ubicada en

internet con el link http://190.24.134.137/portal/ (Adjunto) Manual de uso
Plataforma

3. Para el dinero recibido por medio de transferencia se da un plazo de ocho (8)

días calendario para legalizar por medio de la plataforma E-SBOX.

4. Tener en cuenta para la legalización los siguientes ítems:

• Facturas:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes
o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Resolución de la Dian vigente
g. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados.
h. Valor total de la operación.
i. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
j. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
k. Adjuntar RUT (Registro Único Tributario) cuando su valor sea de
$80.000 en adelante.
l. Todas las facturas deben venir a nombre de Serdan
 • Cuentas de cobro:

a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes

o servicios;
b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago
o abono.
c. Todas las cuentas de cobro deben llevar un consecutivo, si no lo lleva
se dará por repetida y se rechazara la legalización.
d. Fecha de inicio y fin de la prestación del bien o servicio.
e. Concepto por el cual se solicita el bien o servicio.
f. Tiempo de duración de la prestación del bien o servicio.
g. Valor del bien o servicio.
h. Todas las cuentas de cobro deben venir dirigidas a Serdan
i. En caso de alquiler de vehículo, la cuenta de cobro no debe estar
a nombre propio sino a nombre del tercero.

• Taxis:

a. Especificar el trayecto del taxi día y hora.

b. Los taxis que sean de la casa a retirar dinero, recoger llaves, ir a
bodega o ir a enviar documentos y/o recogerlos, no serán aprobados
por auditoría ya que hacen parte de la labor.
c. Los tickets para taxis deben ser de operación, los tickets no deben
ser administrativos. Únicamente son válidos administrativos siempre
y cuando sea para temas relacionados directamente por Serdan y
estén debidamente autorizados y validados.
d. Los encargados y responsables de dar el visto bueno a los trayectos
que se estén especificando son los coordinadores.

Nota: No se aceptará ticket administrativo para envíos de documentos, legalizaciones

de fletes o de comisiones. Todas las actividades que se realicen en campo, deben
tener su ticket operativo correspondiente, de lo contrario, será rechazado.

ADJUNTOS A LOS SOPORTES:

Para realizar legalización de gastos es necesario adjuntar:
1. CORREOS DE APROBACIÓN DE ACUERDO A NORMATIVIDAD.
2. RUT (REGISTRO UNICO TRIBUTARIO)
3. EN CASO DE QUE LA CUENTA DE COBRO SUPERE 700.000 DEBE VENIR
ADJUNTA LA PLANILLA DE SEGURIDAD SOCIAL COMO PERSONA NATURAL.
ENVÍO DE SOPORTES
Para el envío de soportes físicos el plazo máximo es de cinco (5) días hábiles a la
siguiente dirección de Serdán S.A en la ciudad de Bogotá; carrera 10 # 65 - 35
Edificio El Escorial. El envío se realizará una vez se tenga la aprobación del
coordinador; y/o jefe aprobador en plataforma E-BOX.

Lo anterior rige a partir del 11 de diciembre en caso de no cumplir con dichos requisitos y
las indicaciones que se dieron inicialmente se dará por rechazada la actividad en la
plataforma.