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FUNCIONES ÁREA JURÍDICA

1. LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS

a. Llegada del contrato (Revisión según cotización enviada-valor contrato y anticipo,


plazo, retención en garantía-Esta información la facilita Sandra)
b. Imprimir dos copias y pasar a firma con el Ingeniero Gonzalo.
c. Escanear y guardar en la carpeta de pólizas y recibos de pago.
d. Crear en el sistema, en caso de que el contrato tenga suministro o mantenimiento y sea
de un valor considerable, se le debe solicitar a Elizabeth código contable, para
registrarlo al momento de la creación.
e. Cuando lleguen contratos con nuevos clientes, solicitarle a Sandra que cree el cliente en
el sistema, para ello se debe solicitar el RUT.
f. Solicitar la expedición de pólizas o garantías contractuales requeridas en el contrato,
para ello, cada contrato estipulará con cual intermediario se deben tramitar, en caso de
que no diga nada al respecto, nuestro corredor de seguros es SEGUROS GUÍA y las
pólizas se tramitan a través del correo: cumplimiento@asesoresguia.com
g. Una vez lleguen las garantías, se debe revisar que cumplan las condiciones requeridas
en el contrato, si están bien, pasar a firma con Ingeniero Gonzalo.

Si tienen algún error, se envía la solicitud de corrección al mismo correo.

h. Luego de la firma, deben escanearse y cargarse al sistema.


- Si en el contrato se estipula que deben entregarse con recibo de pago, debe enviar
las pólizas al correo a Ingrid Sánchez y Luis Enrique para que las contabilicen y
pasen para pago, ellos deben entregarle el respectivo soporte
- Si el contrato no solicita pago, debe traer una constancia de pago, que deberá
entregar junto con las garantías, en este caso se le deben enviar las pólizas
escaneadas a Ricardo, para que el las archive y las pase para pago ya que no son
urgentes.
i. Cuando se tenga toda la documentación requerida en el contrato, se le debe solicitar a
Jenifer la realización de cuenta de cobro por concepto de anticipo, para ello se le debe
entregar el contrato, para que calcule el valor del mismo.
j. Cuando se tenga la totalidad de documentos, elaborar una carta de remisión dirigida al
contratante, con la relación de los documentos a entregar y se le entrega a Harry para
que lo lleve a la oficina respectiva (Enviar carta adicional para firma del recibido).
k. Cuando estos contratos tengan adiciones en tiempo y en valor (Otrosí) deben cargarse
en el sistema y solicitar la actualización de las pólizas según dicho documento (Revisar
y cargar al sistema)
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l. Si el contratante devuelve uno de los ejemplares del contrato firmados, entregarlo a


Ricardo para que lo archive en la respectiva carpeta.

2. REVISIÓN DEL SIC

Se debe verificar constantemente el vencimiento de las fechas de los contratos en el SIC en aras de
solicitarles a los ingenieros encargados de cada proyecto un adicional, acta de terminación y
facturación dependiendo lo que aplique.

3. COBRO DE LA RETENCIÓN EN GARANTÍA

Algunos contratos retienen un porcentaje del valor para garantizar alguna eventualidad durante la
ejecución del contrato, por lo que se debe revisar el plazo que estipula el contrato en el cual se
puede realizar el trámite de dicha devolución, cada contrato pide documentación diferente para ello,
pero generalmente se envía: pólizas actualizadas, firma del acta de liquidación, cuenta de cobro,
pago del FIC, paz y salvo de trabajadores, paz y salvo parafiscales, etc.)

ELABORACIÓN DE CONTRATOS POR PARTE DE EME S.A.

a. A solicitud del área comercial o del área técnica, se realizará la elaboración de contratos,
que se deben efectuar basados en la cotización enviada al cliente. Existe una carpeta
llamada CONTRATOS COMERCIALES (Se encuentra dentro de la carpeta KATHRYN)
en la cual se encuentran formatos de contratos con su respectivo número consecutivo para
que por favor siga el orden asignado.
b. Enviar al contratante para su revisión, en caso de que no tenga observaciones, continuar con
el proceso; si tiene observaciones verificar la viabilidad de estas modificaciones y enviar
para firma nuevamente.
c. Se deben pasar a firma por parte del ingeniero.
d. Se deben crear en el sistema, verificar si se le debe asignar código contable.
e. Solicitar pólizas.
f. Solicitar cuenta de cobro, en caso de que haya anticipo.
g. Enviar el paquete al contratante (Contrato, pólizas, cuenta de cobro)

4. COBROS PREJURIDICOS

Según solicitud realizada por presidencia o por parte del área de cartera, se realizarán los cobros pre
jurídicos, para lo cual se deberán solicitar las respectivas facturas a Jenifer, para liquidar los
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intereses moratorios. (Mirar carpeta cobros pre jurídicos- Modelo y Excel para realizar la
liquidación)

5. REVISIÓN DE PROCESOS EN LA PÁGINA DE LA RAMA JUIDICIAL

Una vez a la semana, puede ser los días viernes, se debe revisar en la página de la rama si se
encuentra radicado algún proceso nuevo en contra de la empresa y adicional a ello revisar los
procesos activos que se cursan en contra de la misma.

Procesos activos EME DEMANDADO:

- Proceso de reparación directa San Gil Radicado: 2015-459, se apeló fallo de


primera instancia.
- Proceso de reparación directa Girón Radicado: 2019-0020600, se encuentra
pendiente la fijación de audiencia inicial.
- Proceso de responsabilidad fiscal Radicación: URFR-PRF-001-2020 Gobernación
de Arauca. Se encuentra en indagación preliminar.
- Proceso ejecutivo Arauca, Radicado: 2019-00065, Proceso terminado por pago
total de la obligación, se solicitó copia del expediente y devolución de los títulos,
no lo han enviado, estar pendiente de este trámite.
j1ccarau@cendoj.ramajudicial.gov.co

Procesos activos EME DEMANDANTE:

- Proceso ejecutivo, radicado: 201-287 en contra de Margarita Rosa Roa y Yomar


Gomez (Este proceso lo lleva la Abogada Rosalba Carrillo, pero toca estar
pendiente) Se encuentra en proceso de embargo y secuestro de bienes.
- Proceso de reorganización empresarial ACUALAGO, Radicado: 20170003100. Se
encuentra en Proyecto De Calificación Y Graduación De Créditos Y Derechos De
Voto.

REQUERIMIENTOS JUDICIALES DE EMBARGO DE SALARIO A TRABAJADORES

Actualmente se encuentran activos dos procesos por este concepto:

1. Proceso Ejecutivo Radicado: 2018-00456, el demandado es Carlos García, a este trabajador


se le debe descontar la suma de $180.600 hasta completar la suma de $5.000.000. El
soporte de la consignación lo entrega Ingrid cada mes, se debe enviar dicho soporte al
correo del juzgado. Enviar soporte de pago a: ofejcmbuc@cendoj.ramajudicial.gov.co.
2. Proceso Cuota Alimentaria Radicado: 2018-00048, el demandado es Sergio Torres, el valor
es por $220.000. A él no se le hace descuento por parte de la empresa, por lo que
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mensualmente se le debe solicitar el soporte de la consignación. Se debe enviar dicho


soporte al correo del juzgado. Enviar soporte de pago a:
juzgado5familiabucaramanga@hotmail.com

3. LICITACIONES

Se debe apoyar al área comercial en la revisión de los procesos licitatorios, por tal razón se deben
revisar los pliegos de condiciones para verificar si la empresa cumple los requisitos o para realizar
observaciones a los mismos, según el cronograma del proceso.

Se debe verificar previo el envío de la documentación, si esta cumple con lo solicitado, mirar
vigencias, revisar pólizas, etc.

En los procesos adjudicados en SECOP II, ingresar con el usuario de la empresa Y aceptar el
contrato (En caso de que el ingeniero lo solicite) cargar las pólizas en la plataforma y estar
pendiente de su aprobación por parte del funcionario de la entidad.

4. CONTRATOS LABORALES

A solicitud de la jefe de recurso humano, se elaborarán los contratos laborales según la


documentación que ella entregará.

Dichos contratos deben ser guardados por mes y año dentro de la carpeta que lleva su mismo
nombre.

Dentro de esas carpetas podrá encontrar las funciones de acuerdo al cargo a contratar, en caso de
duda preguntar al área de recurso humano.

Estar pendiente de fijar bien lo plazos del contrato, y el periodo de prueba.

5. PREAVISOS

En atención a que la mayoría de los contratos son realizados a término fijo, se debe estar pendiente
de las fechas de preaviso de los mismos, la cual se debe notificar independientemente de si el
contrato se vaya a terminar o no, por directriz de presidencia, una vez se pase el preaviso, se le debe
preguntar al ingeniero si se va a ejecutar dicha notificación.

Cuando se tenga la firma de recibido de estas cartas, hacer la entrega a recurso humano (Que firme
el recibido).

6. PROCESO DISCIPLINARIO
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A través del área de recurso humano se recibirán las solicitudes para iniciar el proceso, para lo
cual se debe:

- Fijar fecha y hora para la diligencia de descargos.


- Enviar citación al trabajador (Firma de recibido)
- Elaborar acta de descargos con las preguntas a realizar en la diligencia.
- Convocar dos testigos para que estén presentes en la reunión.
- Los descargos se llevaran a cabo en la fecha calendada, en presencia de la jefe
de recurso humano, dos testigos y el trabajador implicado.
- La sesión será grabada.
- Una vez terminada la diligencia, el acta será firmada por los asistentes.
- Según lo demostrado por parte del trabajador en la diligencia, se decidirá si se
le impone un memorando, carta informativa o un llamado de atención.
- El documento precedente será entregado al trabajador para firma del recibido
- La actuación se archivara en la carpeta del trabajador, por lo cual se entregará
la documentación a Ricardo.

7. APOYO SG-SST
1. Se debe actualizar la matriz de requisitos legales con la normatividad reciente expedida por
el gobierno nacional y sus organismos, esto se realizará a solicitud de Carlos Páez.
2. Se debe impulsar la solicitud de la certificación de vinculación de personal en situación de
discapacidad expedido por el Ministerio del Trabajo, este tiene una vigencia de 6 meses,
por lo tanto el próximo debe ser tramitado finalizando el mes de marzo. (La documentación
la recolecta Carlos Páez)

8. PROPIEDAD HORIZONTAL

EME INGENIERIA S.A. es propietaria de varios inmuebles, por lo que es necesario asistir a las
asambleas ordinarias y extraordinarias de copropietarios que sean fijadas por parte de la
administración de la copropiedad, si no se asiste a las mismas impondrán sanción a la empresa, por
lo que es importante tener claras las fechas y realizar el respectivo poder.

9. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

A solicitud de la Gerente Financiera y Administrativa se realizarán los contratos de arrendamiento


de los bienes inmuebles propiedad de EME INGENIERIA, CONSTRUCTORA BRIJALES,
GONZALO JAIMES, ELSA CRISTINA MANTILLA, GLORIA AYALA, entre otros.

10. CONTRATOS DE PROMESA DE COMPRAVENTA


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A solicitud de la Gerente Financiera y Administrativa se realizarán los contratos de promesa de


compraventa, para lo cual se deberán solicitar la totalidad de documentos para realizar el contrato.

11. TRÁMITES NOTARIALES

En la notaria segunda del circulo de Bucaramanga, se deben realizar todos estos trámites, ya que
tienen registrada la firma del Ingeniero, él nunca se desplaza a firmar, por lo que se debe solicitar el
servicio de domicilio en la misma notaria. Esto en el evento en que se vaya autenticar firma para un
poder, se vaya a legalizar una compraventa o se solicite el englobe o desenglobe de algún bien,
entre otros trámites.

12. FUNCIONES VARIAS

- Redacción y revisión de actas consorciales y UT.


- Redacción y revisión de acuerdos de pago.
- Redacción y revisión de acuerdos de confidencialidad.
- Contestación de requerimientos judiciales.
- Contestación y redacción de derechos de petición y acciones de tutela.
- Requerimientos UGPP (Está pendiente la devolución de un dinero por parte de
ellos, pasar derecho de petición preguntando estado del trámite)
- Creación de empresas ante la cámara de comercio. (Redactar estatutos y realizar
registro)
- Elaboración de las actas de asamblea ordinarias de EME INGENIERIA S.A.
anualmente y extraordinarias cuando se requiera.
- Reclamaciones ante aseguradoras.
- Oficios solicitando entrega de inmuebles.
- Contratos de prestación de servicios.
- Representación judicial.
- Brindar asesoría jurídica frente a las diversas situaciones que se presenten a diario
en la empresa.
- Contestación de requerimiento entidades estatales y privadas.

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