Facultad de Ingeniería de

Sistemas y Electrónica

Carrera Profesional de Ingeniería de Sistemas e

Informática

Tesis para optar el Título Profesional de

Ingeniero de Sistemas e Informática

“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
EN OSINERGMIN”

Autor:
Luis Gustavo García Reyna

Asesor:
Pablo Edwin Salcedo Giron

Lima – Perú
2016

1
 Dedicatoria

Esta tesis se la dedico a Dios quién ha sido mi guía, por darme fuerzas para seguir
adelante y no abandonarme en los problemas que se presentaban, el camino fue largo
pero la meta era única y con él nunca estuve sólo. A mi familia que gracias a ellos soy
lo que soy, en especial para mis padres Luis y Maritza, mis abuelos Heriberto y
Adibertha que gracias a sus consejos, comprensión, amor y el apoyo en los momentos
más difíciles, y por sobre todo por ser el motor en mi vida para seguir siempre
adelante. Me han dado todo lo que soy como ser humano, mis valores, mis principios,
mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi coraje para conseguir mis objetivos. A
mi hermana Kelly por estar siempre presente, acompañándome para poderme
realizarme. Y ahora en este momento tan importante en mi vida se lo dedico
especialmente a mi esposa Rosa y a mis hijas Cielo y Gía porque son mi motivación,
inspiración y felicidad en mi existir (Maktub).

“La vida es como montar en bicicleta. Para mantener el equilibro hay que seguir pedaleando.”
Albert Einstein

2
 RESUMEN

El presente proyecto se llevó a cabo en la empresa OSINERGMIN; Organismo

Supervisor de la Inversión en Energía y Minería.

La solución que se planteó localizó y capturó los documentos de la empresa (en

formato físico o digital) y fueron organizarlos con coherencia y eficacia. Mejorando en
gran medida el acceso a la información permitiendo incrementar la eficacia de casi
todos los procesos, permitiendo a los empleados leer, compartir y modificar el mismo
documento sin la confusión que ocasiona crear varias versiones. El archivador central
de documentos se integró con las aplicaciones ya existentes tales como el correo
electrónico, la contabilidad, y plataformas de planificación de recursos y gestión de
relaciones con los usuarios.

La implementación del sistema de gestión de tramite documentaria permitió que la

información quede asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las
necesidades de hoy y mañana. La implementación del sistema de gestión de tramite
documentaria permitió consultar los documentos en cualquier momento a través de
distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio.
Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital.

La implementación del sistema de gestión de tramite documentaria permitió compartir

los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y
cuentas de correo. Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden
pasar a diferentes formatos como .DOC* de word y .PDF*, extensiónes muy usada en
la web.

La implementación del sistema de gestión de trámite documentaria permitió disminuir

costos de logística en envíos de documentos, viajes, correo físico y los problemas de
seguridad. Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes,
rayones u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

3
 ABSTRACT

This project was carried out in the company OSINERGMIN; Supervisory Agency for
Investment in Energy and Mining.

The solution was raised locate and captured documents of the company (in physical or
digital format) and were consistently and efficiently organize them. Greatly improving
access to information allowing to increase the effectiveness of almost all processes,
allowing employees to read, share and edit the same document without causing
confusion create multiple versions. The central document was integrated with existing
applications such as e-mail, accounting, and resource planning platforms and
managing relationships with users.

Implementation of documentary management system allowed the information

processed is guaranteed for life, adapted and updated to the times and the needs of
today and tomorrow.

Implementation of documentary management system allowed to consult the

documents processed at any time through various digital media such as notebooks,
mobile phones and desktop PCs. They can be authenticated and secured through the
use of digital signatures.

Implementation of documentary management system allowed to share documents

processed quickly using online services like social networks and email accounts.
Scanned documents can be modified and can be passed to different formats such as
Word .DOC and .PDF * * extensions widely used on the web.

Implementation of documentary management system process helped to reduce

logistics costs in shipments of documents, travel, email and physical security problems.