Código: IT-06

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OBJETIVO

Describir los pasos necesarios para el ingreso del solicitante al proceso de certificacióncon
garantías de bioprotección tanto para el profesional del área como para el candidato.

ALCANCE:

Aplica para las condiciones previas al ingreso en el sistema de información de los solicitantes
por parte de la administración, requerido para el inicio de la evaluación realizada por los
profesionales del CRC CONDUPASTO IPS

CONTENIDO

Las condiciones previas al inicio de operaciones por parte de la auxiliar administrativa son:

 Limpieza y desinfección de las superficies de trabajo donde se realiza el proceso de

recepción; así mismo, sillas, mesones y pisos deben estar en óptimas condiciones, de lo
contrario se debe dar aviso al personal de servicios generales para cumplir dicha actividad
 Portar obligatoriamente y de forma adecuada los elementos de protección personal EPP
tales como: uniforme pijamero (consta de una camisa y un pantalón en material antifluido),
tapabocas quirurgico/desechable, gafas de protección y/o máscara de protección, guantes
para cuando sea aplicable su uso como lo describe el manual de bioprotección PC-11 de
la entidad.
 Desinfección de teclado y demás comandos de cómputo con alcohol etanol al 70%
incluyendo cámara y pad de firma digital con su respectivo lapicero.
 Verificar las conexiones de los equipos correspondientes a recepción.
 Cables de poder del regulador de voltaje, monitor, CPU.
 Cables de conexión de los equipos asociados (dispositivo biométrico, cámara, mouse,
teclado, pad de firmas, cables de red).
 Encender el equipo de cómputo de manera que permita el ingreso al sistema operativo.
 Abrir y ejecutar el programa de SINCRO.
 Entrar al navegador de Google Chrome.
 Ingresar al sistema de información desde el puesto de trabajo mediante el programa
(SINCRO) el cual está con el usuario y clave personal e intransferible los cuales envían
previamente al correo proporcionado por el profesional.

La auxiliar procede a desinfectar sus manos antes y después de la atención con alguna de las
siguientes metodologías:

Lavado de manos:

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Gel antibacterial: También se puede efectuar higiene de manos utilizando un gel antibacterial
a base de alcohol etílico con una concentración mayor al 80%.

 Posteriormente al haber hecho una revisión de los equipos a utilizar en recepción, el

profesional debe registrar inmediatamente en el formato FR- 53 el cual corresponde a la
RUTINA DIARIA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO, las observaciones
correspondientes a los equipos del área de recepción.

La auxiliar administrativa da las indicaciones de bioseguridad a los candidatos para poder

ingresar a cada uno de los servicios:

1. Porte obligatorio de tapabocas, limpio y en buen estado.

2. Lavado de manos antes de diligenciar documentación dentro del CRC.
3. Ingreso solo sin compañía al interior del establecimiento y a cada uno de los servicios.
4. Desinfectar sus manos antes de cada ingreso a cada una de las pruebas médicas.
5. Practicar la higiene respiratoria dentro del establecimiento.
6. Las demás estipuladas en el manual de bioseguridad PC – 11 de la entidad.

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La auxiliar administrativa debe garantizar la disponibilidad de la documentación requerida para

el ingreso de los solicitantes.

A continuación, se describe paso a paso la forma de atención por parte de la persona

encargada de Recepción:

1. Saludar cordialmente al aspirante.

2. Entregar al aspirante los formatos FR-24 y sus anexos, describir los formularios para que
el aspirante los diligencie con su información personal
3. Solicitar documento de identidad original.
4. Consultar en: http://www.runt.com.co la información relacionada al documento de
identidad del candidato.

5. Gestionar la compra de PIN en: https://www.paynet.com.co/ de acuerdo al sexo, fecha de

nacimiento, tipo de trámite, CRC, datos personales y forma de pago.
6. Se imprime la verificación del PIN y se entrega al aspirante, para que realice la compra del
mismo.

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7. Recibir el formato de ingreso FR-24 (diligenciado), verificando su total diligenciamiento por

parte del usuario. En este punto en recepción se debe identificar si el solicitante posee
algún tipo de discapacidad, si es una mujer embarazada, conductor carnetizado o
pertenece al grupo de adultos mayores, ya que si corresponde a estos parámetros se les
debe dar prioridad en la atención, ubicándolos en el inicio de actividad del momento, por
lo tanto se debe explicar al público que por su condición los usuarios anteriormente
mencionados deben tener una atención prioritaria, así mismo se le informa a los
profesionales que se va a registrar con prioridad a estos candidatos de condición especial.
8. Ingresar al sistema SINCRO la información para lo cual debe autenticarse usando el
método de validación con el respectivo usuario y contraseña.

9. El sistema solicita la huella de la recepcionista, para validar la identidad, Luego la

recepcionista debe capturar la huella que le solicita el sistema. Una vez, el sistema valida
la identidad se debe dar clic en Aceptar.

10. A continuación se visualiza las respectivas opciones que tiene la recepcionista, Se

requiere ir al menú principal y seleccionar Citas- Nueva Cita.

11. A continuación se despliega una pantalla para generar la referencia, para lo cual se
requiere ingresar los datos del aspirante, tales como el tipo de documento, documento,

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referencia y pin Recuerde: la generación de la referencia y obtención del pin se hace por
medio del sistema PAYNET, Ver manual Recepcionista – Recaudador Paynet.

12. Si los datos de referencia y pin corresponden, se visualiza el siguiente ícono.

13. A continuación se procede agendar la cita al aspirante, indicando la fecha y la hora.

14. Adicional se debe señalar las opciones de protección de datos y dar clic en crear cita.

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15. Una vez se crea la cita, se visualiza el listado de citas.

16. A continuación, se da clic en el icono rojo de la cita agendado, donde se procede a

escanear el documento de identidad, para dar inicio al proceso, se debe dar clic en el
botón “Capturar”.

17. El escaneo del documento se realiza mediante Sincro Desktop, dando clic en el botón
Escanear documento” una vez se cargue la imagen escaneada y se carguen los datos, se
da clic en el botón “Aceptar”

Luego se visualiza una pantalla que permite escáner el documento, en dicha pantalla se debe
dar clic en el botón “Escanear documento” para que se suban los datos del documento.
Posteriormente se hace la captura de la otra cara del documento, dando clic en el botón
“Capturar”. Se procede a realizar el escaneo del documento, dando clic en el botón “Escanear
Documento”. Una vez escaneado el documento en su totalidad se debe dar clic en el botón
“Guardar”.

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18. A continuación, se diligencian todos los datos personales del usuario:

• Datos del documento de identidad.

• Datos introducidos del usuario.

• Información de contacto y domicilio.

• Datos en caso de emergencia: nombres, apellidos, teléfono y parentesco.

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• Datos Generales, donde se indica el departamento de residencia, se debe seleccionar la

fecha de expedición del documento, se debe indicar la EPS del usuario, se debe indicar
el estado civil.

19. Una vez se diligencien todos los datos solicitados, se debe dar clic en el botón “Guardar
Datos Personales”. Y finalmente se debe dar clic en el botón continuar.

20. A continuación, se realiza la toma de la foto dando clic en el botón “Capturar Foto”.

21. Seleccione el botón “Capturar Foto”, posicione al usuario frente a la cámara, presione los
botones “Tomar Captura” y “Guardar”.

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22. Seleccione el botón “Capturar Firma”; indicar al usuario que firme en el dispositivo de
firmas y haga clic en “Guardar”.

23. Una vez realizada la captura de la firma, se procede a capturar las huellas, dando clic en
el botón “Capturar Huellas Enrolamiento”.

24. En la siguiente ventana se debe dar clic en el botón “Capturar”.

25. Una vez tomada la huella respectiva, se da clic en el botón “Aceptar”

26. Una vez, realizada la toma de huellas de manera exitosa, se da clic en el botón “Guardar”

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27. Luego se verifica el estado del Data crédito, dando clic en validar con Data crédito.

28. Donde abre una ventana de validación de identidad con preguntas sobre el aspirante, al terminar
de responder se da clic en cerrar.

Finalmente se despliega la siguiente ventana donde nos indica que el ingreso ha sido
exitoso y el aspirante ahora candidato ya puede iniciar su examen de aptitud, física,
mental y de coordinación motriz

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29. Una vez aprobado y de acuerdo con la disponibilidad de los profesionales se le informa al
solicitante que pase al consultorio N° (1), luego al consultorio N° (2), posteriormente al
consultorio N° (3) y terminadas las pruebas el candidato podrá pasar al consultorio de
medicina general N°(4) y finalmente al área de certificación consultorio N° (5) para hacer
entrega de los resultados obtenidos durante las pruebas que se encuentran reflejados en
el certificado. Así mismo, si hay varios candidatos para entregar su certificado, se le
solicita al usuario dirigirse a sala de espera hasta que su resultado sea impreso y
mantener el distanciamiento social.

30. El Auxiliar Administrativo le informa al candidato certificado que es el final del proceso de
certificación para lo cual le da las gracias por confiar en nuestra empresa y que con gusto
se le atenderá en una nueva oportunidad.

31. En caso de presentarse una apelación sobre los resultados generados por el organismo
de certificación debe aplicarse el procedimiento PC-02 correspondiente a QUEJAS Y
APELACIONES.
32. Al finalizar la semana se archiva las historias clínicas en el archivo general.
33. Cuando un candidato ha sido remitido y este regresa:
34. Se informa de la situación al administrador y/o profesional que realizó la remisión para que
valore el resultado solicitado o lo remita al profesional competente.
35. Cuando un candidato es reprobado:
35.1.1 Se informa de la situación al administrador.
35.1.2 Lo que lleva al proceso a seguir con el ítem 3.4., si quiera pedir una apelación a la
decisión.

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36. Al terminar la atención de un candidato la auxiliar administrativa realiza la limpieza y

desinfección de las superficies de trabajo donde se realiza dicho proceso de ingreso,
sillas, mesones y pisos debe estar limpios para poder ingresar al siguiente candidato
luego realiza la desinfección de manos por cualquiera de los métodos anteriormente
contemplados en el presente instructivo además de aplicar la metodología de SINCRO

37. Si es el término de la jornada laboral, el profesional debe garantizar todas las condiciones
necesarias en cuanto aseo limpieza y desinfección de los equipos y elementos que
estuvieron en contacto directo con los usuarios o candidatos, así como también debe
cumplir con los requisitos y condiciones que se estipulan en al manual de bioseguridad de
la entidad PC-11 y antes de retirarse del área debe garantizar que los equipos
electrónicos estén debidamente apagados y los cables de poder de queden
completamente desconectados.

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