23/11/21

Dirección y Control
de Proyectos
ESAN, Perú
Diciembre de 2021 y Enero 2022

AGENDA

• La Dirección de Proyectos
• El Control de Proyectos
• El Control de la Triple Restricción (Alcance, Tiempo y Costo)
• Desempeño del Proyecto
• Monitoreo y Control de Riesgos, Gestión de Contratos, Cierre y
Lecciones Aprendidas

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Presentación personal

Por favor, en el PADLET colocar el Nombre, la

Profesión, la Empresa en donde trabaja y al
menos 2 expectativas sobre qué se quiere llevar al
final del curso.
En el chat se colocará el enlace. La palabra clave
es ESAN2021.

AGENDA

• La Dirección de Proyectos
• Proyectos complejos
• ¿Qué es un proyecto exitoso?
• Gestión de la Calidad
• El costo de la calidad

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La Dirección de Proyectos

Origen de la GP

• La Gerencia de Proyectos es tan vieja como la civilización.

• Ejemplos de proyecto:
• Las Pirámides de Egipto (Giza 2550 AC)
• El Coloso de Rodas (300 AC)
• La Gran Muralla China (208 AC-1368)
• La Catedral de Notre Dame (1163)
• El templo del Taj Mahal(1654)
• El Canal de Suez (1869)
• El Canal de Panamá (1904-1914) y (2005-2016)

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Entorno actual de los proyectos

• Cambio acelerado - incertidumbre

• Globalización - Rápida competencia
• Consumidor nunca satisfecho y más selectivo (sin lealtad)
• Presiones económicas - al menor costo posible - optimización de
presupuestos
• Más valor por menor costo
• Rápidos cambios tecnológicos - inestabilidad
• Tecnología accesible para todos
• Ciclos de vida menores de productos
• Recursos limitados
• Retorno sobre la inversión (parámetros estrictos y gran presión en
inversiones)
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Proyectos complejos

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Clasificación de los proyectos

Simple. se puede
conocer fácilmente

Complejo. no se puede
conocer completamente, Complicado. no es
pero es razonablemente simple, pero aún se puede
predecible. conocer

Caótico. ni conocido,
ni previsible

Cynefin

Educación y entrenamiento

Colaboración Cooperación
Reglas para la
Complejo Complicado intervención.
sondear – sentir – responder sentir - analizar – responder Experiencia
Intervenciones Práctica emergente Buena práctica técnica valorada.
flexibles en torno
a propiedades Confusión/
emergentes. Desorden
Experiencia
técnica Caótico Simple Procedimientos
insuficiente. actuar – sentir – responder sentir - categorizar – responder operativos
Práctica novedosa Mejor práctica estándar

Coordinación

Cynefin Framework by Snowden & Kurtx http://www.youtube.com/watch?v=N7oz366X0-8

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La llave de mi
automóvil es simple

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Mi automóvil
es complicado

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El tráfico
es complejo.

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La movilidad
es caótica.

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Ejemplos de proyectos simples/complicados

Campaña ecológica Mudanza

Subasta Matrimonio

Prepararse para
Fiesta
un examen

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Ejemplos de proyectos complejos

Autopistas Fábricas

Aeropuertos Subestación eléctrica

Oleoductos Software

Juegos Olímpicos Estación espacial

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Complicado Complejo
Mi computador es complicado Mi proyecto de software es
complejo.
Mi casa es complicada Mi hogar es complejo

Escribir un documento es Expresar mis pensamientos

complicado es complejo.

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Construir una extensión en una casa

Proyecto
simple

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Cambio de oficina

Proyecto
complicado

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Cambio de oficina

Proyecto Grupo 1
Grupo 2
complicado

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Cambio de oficina

Proyecto Grupo 1
Grupo 2
complicado Grupo 3

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Cambio de oficina

Proyecto
complicado

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Construcción de una urbanización

Proyecto
complejo

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Resumiendo lo anterior

Entre más complejos sean los

proyectos, más restricciones

vamos a tener.

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Complejidad de proyectos y enfoques de ciclos de proyectos

Simple Complicado Complejo Caótico

Previsibilidad Proyectos Incertidumbre

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Características de la complejidad

Multiplicidad: gran cantidad de elementos que

interactúan.

Interdependencia: individuos que dependen del

Proyectos trabajo de otros para completar sus propias tareas.
complejos
Diversidad: la finalización del proyecto requiere una
amplia gama de experiencias profesionales y técnicas.

Novedad: la medida en que los participantes están

familiarizados con el resultado del proyecto.

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Siete factores de la complejidad de la gestión de proyectos

1. Estabilidad del contexto general del proyecto.

2. Número de disciplinas, métodos o enfoques distintos involucrados en la ejecución del
proyecto.
3. Magnitud de las implicaciones legales, sociales o ambientales de la ejecución del
proyecto.
4. Impacto financiero general esperado (positivo o negativo) en los interesados del
proyecto
5. Importancia estratégica del proyecto para la organización u organizaciones
involucradas
6. Cohesión de los interesados con respecto a las características del producto del
proyecto.
7. Número y variedad de interfaces entre el proyecto y otras entidades organizacionales.

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Análisis de la complejidad de un
proyecto

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¿Qué es un proyecto exitoso?

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Casa de la Opera en Sydney

Éxito?

Fracaso?

1500% por encima de presupuesto y 250% de atraso en tiempo, pero la

Casa de la Opera en Sydney es una de las maravillas del mundo.

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Definición de Proyecto Exitoso

• Factores Primarios
• A tiempo
• Dentro del presupuesto aprobado
• Con la calidad especificada
• Satisfacción de cliente y usuarios

• Factores Secundarios
• Alineación con planeación estrategia
• Penetración en el mercado
• Oportunidad de mejora
• Rentabilidad financiera
• Superioridad técnica
• Reputación corporativa
• Satisfacción de equipo
• ...
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Razones de los fracasos

• Los problemas no se definen correctamente.

• Nadie está a realmente cargo.
• La planeación de recursos es inadecuada.
• La gente no trabaja en equipo.
• No se le hace seguimiento al proyecto contra del plan.
• La gente pierde de vista el objetivo original del proyecto.
• La planeación se basa en datos insuficientes.
• Las estimaciones del proyecto se hacen sin información histórica.
• La Alta Dirección se niega a aceptar la realidad.
• Las estimaciones “a dedo” se convierten en objetivos oficiales.

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¿Cuál de los siguientes proyectos fue considerado como un

"éxito"?

Proyecto A
• Este proyecto de un computador personal, completado a
mediados de la década de los 70s, redefinió literalmente las
capacidades técnicas de toda una industria.
• Producido en un tiempo récord, utilizando la creatividad del
talento científico de TI, el proyecto produjo finalmente las
innovaciones tecnológicas que se convirtieron en puntos de
referencia en la industria de los microcomputadores hasta el
final del siglo pasado.

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¿Cuál de los siguientes proyectos fue considerado como un

"éxito"?

Proyecto B
• Este gran proyecto de construcción se inició sin directrices claras
definidas, con diagramas esquemáticos pobres o inexistentes u otros
detalles de ingeniería, y características técnicas inciertas que tuvieron que
ser reestructuradas varias veces durante el transcurso de la construcción.
• Un proyecto que se esperaba durará cerca de 3 años para completarse
terminó tomando más de 10 años. Su presupuesto inicial de $7 millones
de dólares superó los $100 millones. Las disputas sobre el proyecto entre
los desarrolladores fueron tan duras que cuando el edificio fue finalmente
terminado y entregado, el arquitecto se negó a asistir a la gran
inauguración.

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¿Cuál de los siguientes proyectos fue considerado como un

"éxito"?

Proyecto C
• Un avión tecnológicamente sofisticado que fue diseñado para ser la
entrada de Europa en el negocio de las líneas aéreas comerciales.
• Este proyecto se completó dentro de parámetros de cronograma
aceptables y recibió una tremenda cobertura de prensa y suficientes
órdenes iniciales para animar a la compañía que había incursionado en la
“era del futuro” y que sería la primera en comercializarla.
• “Para la empresa el proyecto parecía muy positivo, el futuro brillante, y la
organización a punto de cosechar grandes beneficios financieros.”

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Proyecto A

El computador personal Alto de Xerox, nunca fue introducido

formalmente al mercado por Xerox porque la tecnología era tan
vanguardista que no pudieron concebir cómo comercializar y
vender el producto.

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Proyecto B

La Casa de la Ópera de Sídney, un proyecto tan desastroso en

costos, excediendo todos los plazos y con tantos problemas
técnicos que Australia finalmente se vio obligada a instituir una
lotería nacional para pagar su terminación.

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Proyecto B

• Si bien es cierto que el proyecto fue un desastre técnico y de

control de costos desde el principio, se trataba de un proyecto
de "prestigio nacional", por lo que muchas de estas métricas
tradicionales de desempeño del proyecto no fueron tenidas en
cuenta.
• Hasta el día de hoy, la Casa de la Ópera de Sídney sigue
siendo uno de los símbolos más representativos de Australia.

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Proyecto C

El DeHavilland Comet, primer avión comercial de propulsión,

cuya carrera en llegar al mercado llevó a la empresa a reducir
medidas de calidad y a renunciar a las pruebas adecuadas, sólo
para descubrir que algunas de sus innovaciones fueron mortales,
lo que resultó en decenas de muertes antes de que el avión
fuera retirado del mercado en 1955.

https://www.youtube.com/watch?v=_BZnn5OYcBc

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Análisis del éxito de un proyecto

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Gestión de la Calidad

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¿Qué es calidad?

• "Conformidad con las especificaciones"

• ”Conveniencia para el uso"
• "Cumplir los requisitos de los clientes"
• "Hacer las cosas bien la primera vez"
• “Las capacidades y características de un producto o servicio
que dependen de su capacidad para satisfacer una necesidad
declarada”

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¿Qué es calidad?

9 dimensiones de la calidad
• Desempeño • Facilidad de servicio
• Características • Estética
• Confiabilidad • Seguridad
• Calidad percibida
• Conformidad
• Durabilidad

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Dimensiones de la calidad

• Desempeño
– Las características operativas principales de un producto
• Características
– Elementos adicionales a las especificaciones básicas
• Confiabilidad
– La probabilidad de que un producto funcione
correctamente durante un período de tiempo determinado
en condiciones específicas

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Dimensiones de la calidad

• Conformidad
– Qué tan bien cumplen las características físicas y de
desempeño con los estándares establecidos
• Durabilidad
– Cuánto tiempo dura el producto antes de que deba ser
reemplazado
• Facilidad de servicio
– La facilidad de darle servicio o reparar un producto.
Servicio postventa.

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Dimensiones de la calidad

• Estética
– Qué tan bien se ve, siente, huele o sabe el producto
• Seguridad
– Garantía de que el cliente no se lastimará ni lastimará a
alguien cuando use el producto.
• Calidad percibida
– Evaluación subjetiva basada en imagen, publicidad o
marca.

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¿Qué es calidad?

Significado diferente para un:

• Diseñador - características, seguridad
• Fabricante - conformidad
• Distribuidor - calidad percibida, facilidad de servicio
• Cliente - confiabilidad, estética, seguridad
• Ingeniero - ?????

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Introducción

• La gestión de calidad del proyecto incluye el proceso

requerido para asegurar que el proyecto satisfaga las
necesidades para las cuales se lleva a cabo.
• También incluye todas las actividades de la función
gerencial que determinan la política de calidad, los
objetivos y las responsabilidades y las ponen en
práctica dentro del sistema de calidad.

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Procesos de la gestión de calidad del proyecto

• Planeación de la Calidad: identificar qué normas de calidad son

relevantes para el proyecto y cómo satisfacerlas
• Aseguramiento de la Calidad: evaluar el desempeño general
del proyecto para asegurar que el proyecto va a satisfacer los
estándares de calidad pertinentes
• Control de la Calidad: hacer seguimiento de los resultados
específicos del proyecto para asegurarse de que cumplen con
los estándares de calidad relevantes, identificando las formas
de mejorar la calidad general

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Planeación de la calidad

• Incorporar la calidad en el plan del proyecto

• Comunicar los factores que afectan directamente a los
requisitos
• Centrarse en las variables con mayor influencia:
• Funcionalidad / Características
• Confiabilidad / Desempeño
• Salidas
• Mantenibilidad

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Aseguramiento de la calidad

• Actividades relacionadas con el cumplimiento de los

estándares
• Mejora continua de la calidad
• Benchmarking
• Generar ideas de mejora
• Auditorías de Calidad
• Lecciones aprendidas para ayudar a proyectos
futuros / actuales

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Control de la calidad

• Salidas principales
• Aceptación, Retrabajo, Ajustes
• Técnicas/herramientas
• Análisis de Pareto
• Muestreo (Desviación estándar, etc.)
• Diagramas (Regla de los siete, Six Sigma)
• Pruebas

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Ciclo PHVA (Rueda o ciclo de Deming)

4. Institucionalizar el cambio 1. Planear un cambio

o abandonarlo o hacerlo dirigido a la mejora.
otra vez.

4. Actuar 1. Planear

3. Verificar 2. Hacer

3. Estudiar los resultados y 2. Ejecutar el cambio.

preguntarse si funcionó?
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El costo de la calidad

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Costo de la calidad

• Costo de calidad se considera cualquier costo en el que

la compañía no hubiera incurrido si la calidad del
producto o servicio fuera perfecta.
• Los costos totales de calidad son la suma de los costos
de prevención, los costos de evaluación y los costos de
fallas internas y externas.

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El costo de la calidad aumenta con el tiempo

Alto Costos de demandas y responsabilidad civil

Falla encontrada por el cliente

Costos de falla

Costos de reparación en campo

Falla encontrada en la instalación

Falla encontrada en la inspección final

Falla encontrada al inicio de la fabricación

Falla encontrada durante la fase de diseño

Costos de prevención
Bajo

Bajo Tiempo en que se encontró la falla Alto

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Costos ocultos de la mala calidad

Costos Reprocesos
visibles
Devoluciones de los clientes
Rechazos
Gastos por garantías

Costos
Ventas perdidas Pérdida de good will
escondidos

Tiempo extra para corregir errores

Tiempos de inactividad de
Inventario extra los procesos
Retrasos
Aumento el costo de despacho
de mercancías Capacidad de proceso adicional

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Costo de la calidad

Bueno, rápido o barato Hecho

Escoja 2 rápidamente

Barato y Rápido y
rápido = Baja bueno
calidad = Caro

Bajo Alta
Barato y de
costo alta calidad calidad
= Baja prioridad

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El costo de la mala calidad

Representa la diferencia entre

• El costo real de producción o del servicio

• cuál sería el costo si el proceso fuera efectivo en la fabricación de

productos que
• satisfagan las necesidades del cliente y
• no tengan defectos

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Costo de la calidad (mala calidad)

Ocasionados por productos o servicios defectuosos o insatisfactorios

Costos de
prevención

Costo
Costos de de la Costos de
fallas externas calidad evaluación

Costos de
fallas internas
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60

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Costos de la calidad

Los costos de calidad pueden significar dos cosas:

• Costo de alcanzar calidad
• Costo de mala calidad
Pueden representar del 10 al 30% de las ventas o del 25
al 40% de los gastos operativos

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Costos de prevención

Elaborar un producto de calidad, para prevenir

incumplimientos
• Capacitación

• Documentar procesos
• Equipamiento

• Tiempo para hacerlo bien

• Estudios

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Costos de evaluación

• Asociados con la evaluación del nivel alcanzado por el

sistema en las operaciones
• Cuando las medidas preventivas mejoran la calidad, los
costos de evaluación disminuyen

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Costos de fallas

• Costos incurridos porque existen productos de

baja calidad
• Se pueden dividir en:
- Costos de fallas internas
- Costos de fallas externas

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Costos de fallas internas

• Resultado de los defectos que se descubren durante la

elaboración de un producto o servicio
• Categorías principales
• pérdidas de rendimiento
• costos de reprocesos

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Costos de fallas externas

• Se producen cuando el producto o el servicio ya ha sido

entregado al cliente
• costos de reponer los materiales o elementos
• costos por retirar productos del mercado
• costos de pérdida del cliente
• costo por ejecución de garantías
• costos por juicios
• acciones de organizaciones de defensa del consumidor
• publicidad negativa

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El costo de la calidad
Reducción potencial a largo plazo
Antes

Después
Desviaciones
(Costo
primarios)
Desviaciones
(Costo
primarios)
Evaluación Evaluación

Prevención
Prevención

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Implementación de medidas para contrarrestar el costo

de la mala calidad

Con poco o ningún cambio en sus finanzas los fabricantes de dispositivos

médicos pueden:
• Identificar los costos de fallas externas
• separar estos costos por producto, síntoma del reclamo, uso de piezas, números seriales,
cliente y región
• Hacer una gráfica de Pareto de estos costos y priorizar acciones correctivas

A través del análisis estadístico apropiado pueden:

• Identificar cualquier cambio en costos para un problema en particular y atarlo a la línea
de tiempo.
• Determinar si existen diferencias en números de serie / números de lote o regiones
Esta información adicional puede reducir drásticamente el tiempo dedicado
a investigar la causa raíz.

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Datos

”Al analizar los datos ya recopilados a través de nuestro sistema

de calidad, hemos podido determinar que
• Costos de reemplazo de piezas en todo el mundo = 3.4% de
las ventas
• Costos de manejo de reclamos a nivel mundial = 0.8% de
las ventas
• Costos de visitas de servicio de campo a nivel mundial =
4.8% de las ventas
• Costos directos por falla externa total = 9% de las ventas.”

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Ejemplo de costos de Bayer

COPQ* como porcentaje de los costos totales Antes Después

• Costo de fallas 6.3% 4.0%
• Costo de evaluación 2.8% 2.2%
• La acción preventiva cuesta 0.2% 0.6%
• Total 9.3% 6.8%
Ahorros
• Los costos de tasación redujeron US$ 430.000
• La chatarra y el reproceso se redujeron en US$ 2.068.000
• Los costos de la queja redujeron US$ 536.000
Referencia: Control de calidad total, Armand V. Feigenbaum, p.131 COPQ = Cost of poor quality

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Análisis del costo de la calidad

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FIN

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