Guia Didactica

Contabilidad y
Auditoría
Modalidad Abierta y a Distancia
Computación Aplicada
Guía didáctica
4 créditos
Ciclo Carrera
7 ■ Contabilidad y Auditoría
La Universidad Católica de Loja
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

Departamento de Ciencias Empresariales
Computación Aplicada
Guía didáctica
4 créditos
Carrera Ciclo
Contabilidad y Auditoría VII
Autora:
Melida Piedad Rivera Viñan
La Universidad Católica de Loja

Asesoría virtual:
www.utpl.edu.ec
COMPUTACIÓN APLICADA
Guía didáctica
Melida Piedad Rivera Viñan
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
4.0, CC BY-NY-SA
Diagramación y diseño digital:

EDILOJA Cía. Ltda.
Telefax: 593-7-2611418
San Cayetano Alto s/n
www.ediloja.com.ec
edilojainfo@ediloja.com.ec
Loja-Ecuador
Primera edición
ISBN digital - 978-9942-25-592-1
La versión digital ha sido acreditada bajo la licencia Creative Commons 4.0, CC BY-NY-SA:
Reconocimiento-No comercial-Compartir igual; la cual permite: copiar, distribuir y comunicar
públicamente la obra, mientras se reconozca la autoría original, no se utilice con fines comerciales
y se permiten obras derivadas, siempre que mantenga la misma licencia al ser divulgada. https://
creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/deed.es
7 de abril, 2020
2. Índice
2. Índice 4
3. Introducción 6
4. Bibliografía 8
4.1. Básica 8
4.2. Complementaria 8
5. Orientaciones generales para el estudio 10
6. Proceso de enseñanza-aprendizaje para el logro de competencias. 13
PRIMER BIMESTRE
UNIDAD 1. CONCEPTOS BÁSICOS 13
1.1. Definición 13
1.2. Procesos generales 13
Autoevaluación 1 16
UNIDAD 2. MÓDULOS DEL SISTEMA: INGRESO DE INFORMACIÓN 19
2.1. Módulo auditoría 19
2.2. Módulo contabilidad, plan de cuentas 19
2.3. Módulo Ítem 20
2.4. Módulo inventario 21
2.5. Módulo bancos 22
2.6. Módulo directorio 23
2.7. Módulo cuentas por cobrar 24
2.8. Cuentas por pagar 25
2.9. Contabilidad 25
2.10. Módulo ventas 26
SEGUNDO BIMESTRE
UNIDAD 3. APLICACIÓN PRÁCTICA 34
3.1. Módulo compras 34
3.2. Módulo bancos 38
3.3. Módulo cuentas por cobrar 39
3.4. Módulo cuentas por pagar 42
3.5. Módulo anexo 43
3.6. Módulo contabilidad 44
7. Solucionario 52
8. Glosario 55
9. Referencias Bibliográficas 56
Guía didáctica: Computación Aplicada PRELIMINARES
3. Introducción
Computación Aplicada es una asignatura que se oferta a través de la Modalidad

Abierta y a Distancia en el séptimo ciclo de la carrera de Contabilidad y auditoría
y trata sobre el conocimiento y ejecución del software contable Visual Fac; el
mismo, que sirve para llevar un control preciso y en tiempo real de la información
comercial y contable utilizando la tecnología, en empresas comerciales y/o de
servicios, constructoras, concesionarias de vehículos, etc. Sus diferentes módulos
permiten facturar ventas, adquisiciones, controlar el inventario, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, contabilidad, aplicando las normas contables generalmente
aceptadas y bajo el régimen tributario ecuatoriano.
El estudio de esta materia es atractiva y didáctica, pues como sabemos que los
estudiantes deben integrarse al mercado laboral en poco tiempo, razón por la cual
es preciso que dominen herramientas tecnológicas necesarias para hacerlo en
forma responsable y eficiente.
Los estudiantes deben tener conocimientos de contabilidad general y tributación

para llevar a cabo con éxito esta asignatura, la misma que se encuentra
organizada de la siguiente manera:
En el primer bimestre se estudia dos unidades, en la primera se aborda conceptos

básicos, la parte teórica y operativa del funcionamiento de cada módulo, y el
proceso de instalación del software contable; en la segunda unidad se ejecuta el
proceso contable; es decir, se ingresa información en cada uno de los módulos
para ir enlazando, alimentando e integrando los datos al módulo contabilidad que
es el que genera reportes financieros y permite a los usuarios tomar decisiones
acertadas para el bienestar y progreso de la empresa.
En el segundo bimestre se desarrolla la tercera unidad, por lo que se continúa

con el ingreso de la información utilizando todos los módulos del sistema para
al final del periodo contable consolidarla y generar reportes: libro diario, libro
6 MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

mayor, balance de comprobación, estados financieros. Además le permite obtener

informes de compras, ventas, conciliación bancaria, que son necesarios para
elaborar los formularios y anexo transaccional para la declaración y pago de
impuestos.
Apreciado estudiante, siempre se puede ser mejor… le deseo éxitos en el

desarrollo de la asignatura.

4. Bibliografía
4.1. Básica
Vásquez, L., Torres, E., Ludeña, E., Torres, C., y Cuenca, F. (2013). Manual de
Usuario de Sistema de Gestión Empresarial VIsualFAC. Loja- Ecuador:
Ediloja Cía. Ltda.
El texto básico antes mencionado contiene información sobre el

funcionamiento y procesos para ingresar datos de transacciones comerciales
en cada uno de los módulos del software Visual Fac, el mismo que permite
generar reportes contables tributarios y estados financieros.
El aporte que brinda el texto en el estudio de la asignatura, es conocer cómo

realizar el proceso contable informatizado, facilitando los registros en los
libros contables, y generar información financiera confiable rápida y oportuna
en cualquier momento que sea requerida por los socios o el gerente de una
empresa.
4.2. Complementaria
De Pablos Heredero, C., López Hermoso Agius, J. J., Romo Romero, S. M., &
Medina Salgado, S. (2019). Organización y transformación de los sistemas
de información en la empresa. Madrid: ESIC.
El enorme desarrollo de las tecnologías de la información ha experimentado

en las dos últimas décadas la forma en que las empresas operan y
compiten, creando además nuevas y numerosas posibilidades y expectativas
de desarrollo, el sistema de información empresarial constituye el conjunto
de recursos, componentes y medios de comunicación de la empresa, siendo
la base de las actividades realizadas en la administración empresarial.

El aporte que brinda el texto a la asignatura es conocer el impacto e

importancia de los sistemas de información que tienen en el entorno
empresarial, a través del análisis de los principales aspectos relacionados
con su diseño, gestión y mantenimiento.

5. Orientaciones generales para el estudio
El estudio de la asignatura Computación Aplicada es a través del sistema contable

Visual Fac que es amigable y fácil de manejar, permite llevar el proceso contable
de manera eficiente y eficaz, dando lugar al cumplimiento de las competencias y
resultados de aprendizaje que constan en el plan docente.
Con el aprendizaje de la asignatura el estudiante está capacitado para gestionar

sistemas y procedimientos contables, generar información económica y financiera,
utilizando herramientas informáticas para el control contable de las empresas
y organizaciones públicas y privadas, aplicando el marco jurídico legal vigente.
Además conoce la estructura general de un software contable, el funcionamiento
de los principales módulos de un sistema contable informatizado, organiza las
actividades de la empresa y condensa la información en el sistema, interpreta
los resultados de los reportes y documentos emitidos y elabora, comprende y
presenta información financiera a través de la tecnología.
Es importante recalcar que para lograr el éxito las personas que estudian a
distancia dependen mucho de la autopreparación y disciplina, optimizando el
tiempo para aprovechar los recursos que la Universidad le facilita a través de
la plataforma virtual, donde dispone de una gama de actividades asíncronas
(foro, cuestionarios, videos tutoriales), y actividades síncronas (chat, video
colaboración).
Para la óptima utilización de los materiales y recursos que la Universidad facilita

al estudiante a través de la plataforma virtual, se presentan algunas orientaciones
metodológicas:
▪▪ El texto básico en digital que puede ser leído en dispositivos electrónicos,

celular, tablet, o computador y la guía didáctica que orienta el proceso de
aprendizaje.

▪▪ Para el logro de las competencias se recomienda utilice ciertas técnicas de

estudio como la lectura comprensiva, identificando el proceso de integración
de los módulos y los gráficos que arroja el sistema en cada registro; así
mismo, para aprender el manejo operativo de cada módulo ingrese la
información facilitada por la docente. También puede elaborar esquemas,
flujogramas para apoyar el proceso de aprendizaje.
▪▪ Para el logro de un aprendizaje efectivo, es necesario que organice su

tiempo dando prioridad a su preparación académica parte de su tiempo libre,
para ello se recomienda dedique mínimo dos horas diarias para el estudio de
la asignatura.
▪▪ Durante el estudio y desarrollo de la práctica que tiene que hacer en el

sistema se presentarán dudas e inquietudes, se sugiere realice las consultas
necesarias a la docente, a través de los chats de tutorías, vía telefónica
en los horarios establecidos, o comuníquese mediante la mensajería de la
plataforma virtual.
▪▪ Refuerce su aprendizaje con el desarrollo de las autoevaluaciones y

actividades recomendadas que constan en la guía didáctica.
▪▪ La UTPL tiene a disposición de los estudiantes varios recursos tecnológicos

como la plataforma virtual que permite la comunicación interactiva con la
comunidad universitaria, la biblioteca virtual donde encontrará publicaciones,
catálogos, libros electrónicos entre otros; los Recursos Educativos Abiertos,
relacionados con la asignatura que aportan a la enseñanza – aprendizaje.
▪▪ El plan docente contiene la planificación de la asignatura donde se define

las competencias, los resultados de aprendizaje, los contenidos de cada
bimestre, las actividades de aprendizaje, el detalle de la evaluación de
la asignatura a través de los componentes de docencia, (ACD) 16 horas,
prácticas de aplicación y experimentación (APE), 12 horas y aprendizaje
autónomo (AA) 36 horas, en concordancia a los recursos de aprendizaje,

el tiempo de dedicación y la calificación de las actividades síncronas y

asíncronas.
▪▪ Además el plan docente contiene la planificación de las actividades

académicas síncronas (chat y videocolaboración), y asíncronas, (foro,
wiki) de cada bimestre y las fechas programadas para su participación
y cumplimiento. Es importante su asistencia virtual a dichas actividades
para comprobar el avance en su aprendizaje y hacerse acreedor al puntaje
correspondiente que suma a la calificación global del bimestre. Y
▪▪ También está planificado el desarrollo en el sistema de un ejercicio práctico

y los avances que debe enviar el estudiante en un archivo adjunto al entorno
virtual de aprendizaje cada semana, el mismo que será calificado con
rúbricas.
▪▪ La evaluación constituye un medio de verificación del logro de las

competencias; por lo tanto, se recomienda participar conforme a las fechas y
horarios establecidos por la Universidad en las evaluaciones presenciales.
▪▪ Para el estudio de la asignatura se cuenta con el texto básico, Manual de

Usuario de Sistema de Gestión Empresarial, en el que consta el manejo
operativo de cada módulo con imágenes para su mayor comprensión, el
mismo que debe ser revisado y estudiado cada uno de sus apartados:
auditoría, ítem, inventario, cuentas por cobrar, directorio, cuentas por
pagar, bancos, contabilidad, ventas, compras, anexos SRI. De acuerdo a
la planificación del plan docente y el estudio progresivo de las unidades es
deber del estudiante revisar cada apartado.

Guía didáctica: Computación Aplicada PRIMER BIMESTRE
6. Proceso de enseñanza-aprendizaje para el logro de competencias.
PRIMER BIMESTRE
UNIDAD 1. CONCEPTOS BÁSICOS
1.1. Definición
Para que tenga éxito en el estudio de la asignatura es importante primero revisar

el Manual de Usuario de Sistema de Gestión Empresarial, para luego con la
ayuda de la guía didáctica vaya desarrollando en el sistema el ejercicio planteado
y conforme el avance va haciendo capturas de pantalla y ordenando en un
documento de Word para el envío a la plataforma virtual, en un archivo adjunto en
las fechas indicadas en el plan docente.
Para que se le facilite operar con transacciones en el sistema se sugiere aplicar

ciertas técnicas de estudio como: la lectura comprensiva, capacidad de retención
visual de las imágenes, interactuar con los íconos de cada módulo, elaborar
mapas conceptuales o esquemas, organizando los módulos en secuencia del ciclo
contable. Puesto que el software Visual Fac es un sistema de gestión empresarial
que permite llevar el proceso contable a través de los diferentes módulos que
integran y almacenan información financiera con la finalidad de generar reportes
financieros confiables para la correcta toma de decisiones.
1.2. Procesos generales
Estimado estudiante como es de su conocimiento en esta asignatura tiene que

aprender a manejar el sistema contable Visual Fac, por tal razón permítame
sugerirle lo siguiente: debe hacer una lectura general del texto básico manual
de usuario de gestión empresarial, revisar la guía didáctica, el plan docente y
revisar con frecuencia los anuncios que se publicarán en la plataforma virtual,

e ir corroborando con las actividades que tiene que trabajar de acuerdo al plan
docente, esto contribuye a su formación académica, al logro de competencias,
resultados de aprendizaje e incentiva a la investigación y autopreparación que es
fundamental en el ser humano.
Conozca los procesos que realiza el sistema revisando el manual de usuario,

en cada uno de los apartados indica el manejo operativo y funcionamiento de
cada uno de sus módulos. Para que empiece a manipular el sistema, le invito a
instalarlo en su computadora.
Actividad recomendada 1
Instale el sistema en su computadora, siguiendo los pasos que a continuación se

detallan:
• Descargar los instaladores de la plataforma virtual EVA, descomprima

el archivo y proceda a instalar, primero debe conocer de cuantos bits es
su computadora.
• Clic derecho en equipo
• Seleccione propiedades
• Revise de cuantos bits es el sistema operativo de su computadora
• Si es de 32 o 64 bits seleccione el instalador que corresponda y

ejecútelo,
• Una vez ejecutada la instalación, en la opción buscar seleccione

(configurar orígenes de datos ODBC) presione agregar, busque la
opción MySQL ODBC 5.1 Driver y llene los campos que se visualizan
en la Figura 1. En el campo password digite académico sin tilde y
presiona ok.

Figura 1. Pantalla Connector ODBC.

Fuente: Sistema Visual Fac
Para ingresar al sistema primero debe ejecutar el ícono monitor, presiona

comenzar, digita la contraseña monitor, clic en el visto; minimiza la pantalla y
ejecuta el ícono visual Fac, en el campo usuario, digita la palabra usuario y la
contraseña, nuevo clic en el visto.
Una vez instalado el sistema ya puede trabajar en cada uno de los módulos.

Autoevaluación 1
Con el propósito de verificar si realizó la lectura y se familiarizó con el Manual de

usuario de gestión empresarial Visual Fac, base para operar, registrar y procesar
las transacciones en el sistema, le invito a desarrollar la evaluación 1 que se
detalla a continuación.
Seleccione la respuesta correcta en cada uno de los siguientes enunciados:
1. Para el correcto funcionamiento del programa VisualFac es requisito

fundamental hacer la conexión.
a. Server
b. ODBC
c. Data base
2. Para iniciar, el programa VisualFAC solicita:
a. Correo electrónico y clave

b. Usuario y clave
c. No requiere autenticación
3. En el módulo Auditoría: existe el siguiente menú de opciones:
a. Parametrización de la empresa, administrador de auditoría, usuarios

del sistema
b. Pistas de auditoría, parametrización de la auditoría, usuarios y
auditores
c. Parametrización del sistema, administración de usuarios, pistas de
auditoría

4. Definir y editar los productos y servicios que comercializa la empresa,

son operaciones del módulo.
a. Contabilidad
b. Ítem
c. Ventas
5. ¿Por qué se debe evitar el uso de asteriscos, comillas, entre otros

caracteres al registrar un nuevo cliente?
a. Porque imposibilitaría utilizar el buscador alfabético.

b. Para facilitar el enlace con contabilidad
c. Para que no de error al validar compras o ventas en los Anexos
6. Definir tributariamente a un proveedor permite
a. Evitar errores al generar los reportes

b. Alimentar la información de los formularios 103 y 104 del SRI
c. El enlace con el módulo Compras
7. El módulo cuentas por Cobrar, se integra con el módulo
a. Clientes
b. Ventas y contabilidad
c. Ventas
8. El módulo cuentas por pagar está integrado con el módulo compras, lo

que implica que al registrar las compras a crédito se genere de manera
automática:
a. El reporte de proveedores
b. El comprobante de retención
c. La cuenta por pagar

9. En el módulo bancos, los diferentes tipo de pago:
a. Se crean y modifican previa autorización

b. Se crea de acuerdo la necesidad de la empresa
c. Vienen por defecto en el sistema
10. El módulo que permite identificar, medir, registrar y enlazar la

información económica de una organización o empresa es:
a. Auditoría
b. Anexos
c. Contabilidad
Una vez que dio respuesta a cada una de las preguntas, verifique sus respuestas
en el solucionario que consta al final de la guía didáctica; en caso que no
respondió correctamente, revise nuevamente los contenidos, de tal manera que
demuestre el dominio de la unidad.

UNIDAD 2. MÓDULOS DEL SISTEMA: INGRESO DE INFORMACIÓN
Estimado estudiante en la unidad 2 se trata de ingresar información en los

diferentes módulos y hacer el estado de situación inicial, base para el desarrollo
del proceso contable, a tal efecto es importante que realice una lectura general de
cada apartado de acuerdo al progreso de estudio de cada tema.
2.1. Módulo auditoría
Señor estudiante, para operar el módulo de auditoria realice una lectura

comprensiva del tema antes indicado en el texto básico.
Conforme usted ha verificado en la lectura del texto para el funcionamiento

del módulo de auditoría se ingresa los datos de la empresa de la cual se está
trabajando la práctica contable, a continuación se indica el proceso: clic en el
módulo auditoría, parametrización del sistema, se digita toda la información de
la empresa: nombre, dirección, contactos, cédula del representante legal, RUC
del contador, etc. Información de las facturas de ser el caso cuando son físicas:
número de autorización, validez, fecha de autorización, digitar en cada uno de
los casilleros en los espacios en blanco los datos y para guardar los cambios clic
en el visto, el sistema pide un password digite, 3-nuevo, presione la tecla enter y
finalmente aparece un mensaje de confirmación. Para salir del módulo hace clic el
ícono salir.
Confirme su aprendizaje y el funcionamiento del módulo de auditoría realizando el

proceso en el sistema que ya lo tiene instalado en su computador.
2.2. Módulo contabilidad, plan de cuentas
El siguiente módulo que corresponde estudiar es el de contabilidad, plan de

cuentas, el mismo que se encuentra explicado de manera detallada en el texto
básico, por lo que es importante que realice una lectura comprensiva de este
apartado.

De acuerdo a la información revisada, es necesario crear un plan de cuentas de

acuerdo a las necesidades de la empresa, el mismo que debe estar enmarcado
en las normas contables puesto que, éste permite enlazar información con otros
módulos. El sistema viene por defecto con un plan de cuentas básico, que puede
ser modificado. Para ello debe hacer clic en el módulo contabilidad, opción
plan de cuentas, allí lo puede visualizar, de ser necesario puede agregar más
cuentas, modificar o eliminar. Para agregar una cuenta, clic en el ícono nuevo, en
descripción se digita el nombre de la cuenta, en categoría se debe seleccionar
a que grupo pertenece la cuenta, al activo, pasivo, patrimonio, etc. Al digitar el
código de la cuenta debe terminar en punto así: 1. ACTIVO cuando es cuenta
de grupo. Y se activa la opción cuenta de detalle solo cuando es una cuenta de
movimiento y su código contable no termina en punto ejemplos: 1.1 caja. Pero
recuerde que una cuenta debe permanecer con el mismo nombre todo el periodo
contable, y su nombre se puede cambiar al inicio de uno nuevo.
Corrobore su aprendizaje y el funcionamiento del módulo contabilidad, opción el

plan de cuentas, registrando el proceso en el sistema ya instalado.
2.3. Módulo Ítem
Continuamos con el estudio del módulo ítem, es aquí donde se crean los nombres
de los productos y/o servicios que la empresa va a vender, dependiendo de su
actividad económica y la explicación del mismo se encuentra en el texto básico,
por lo que es necesario que realice una lectura de este tema.
Además de crear los nombres de los productos y/o servicios que vende o
distribuye la empresa, también se crea la propiedad, planta y equipo. Se inicia
dando clic en nuevo y se llena todos los campos tales como: nombre del producto,
código, precio, grupo, marca, categoría, etc. Todos los datos se los debe
crear, para luego si algún producto se repite la marca, el grupo o la categoría
solo se selecciona, también hay opciones que se deben activar con un check
dependiendo si el ítem creado es gasto o servicio, cuando se trata de propiedad
planta y equipo, en datos especiles se activa la opción no venta, con la finalidad
que en el momento de facturar no aparezca. La opción código contable se habilita

con un check para visualizar el plan de cuentas y seleccionar la cuenta Ventas

12% o 0% dependiendo si el producto o servicio grava tarifa 12% o 0% esto para
que al momento de integrar en contabilidad, se genere de forma automática en el
registro contable en el libro diario.
Valide su aprendizaje y el funcionamiento del módulo ejecutando el proceso en el

sistema ya instalado en su equipo.
2.4. Módulo inventario
Señor estudiante, vamos avanzado con el estudio de los diferentes módulos del
sistema, ahora corresponde revisar el módulo de inventarios que trata sobre el
ingreso del stock de los ítems creados, para una mejor comprensión realice una
lectura en el texto básico sobre este apartado.
Como usted pudo constatar acceda al módulo inventario, opción entradas

de inventario, se ingresa la información que solicita el sistema: donde dice
proveedor seleccione inventario inicial, esta opción ya viene dada en el sistema,
en referencia: digite inventario inicial, en fecha la que ingresa el inventario, en
responsable: contador y en recibe: bodega, luego de clic en el ícono nuevo y
digite el código del producto a ingresar al inventario, si no recuerda el código
digite ** y presione enter, allí podrá visualizar la lista de los ítems y con un clic
seleccione uno por uno, digite la cantidad y el costo unitario del producto y grabar,
seguidamente presione el ícono que tiene la forma de una carpeta y está de color
amarillo, esto para salir de la ventana, revise que los productos estén ingresados
correctamente y vuelva a grabar, el sistema le da un mensaje Archivar, presione
Sí. Para seguir cargando más productos al inventario repita el proceso.
Luego de realizar este procedimiento las tarjetas kardex se generan de forma

automática con la cantidad del stock cargada, las debe revisar en la opción
kardex, digitando el rango de fecha desde, hasta; allí se visualizan dos botones
de adelantar y retroceder cada tarjeta o producto para ir revisando las entradas,
salidas y el stock actualizado de cada una.

Es pertinente indicar que si por error digitó mal la cantidad ingresada al inventario,
puede eliminar haciendo el siguiente procedimiento:
Dentro del módulo inventario: seleccionar la opción listado de entradas, clic

en archivadas, en periodo, digite la fecha que ingresó el producto a eliminar y
con un visto seleccione el producto que va ser eliminado, haga clic en el ícono
reversar, el sistema presenta un mensaje ¿Reversar entrada? presione Si, allí
debe digitar el password 3-nuevo y en nota una referencia del porqué desea
eliminar el producto y presiona enter, luego al producto reversado lo busca en la
opción pendientes y con un visto selecciona el producto y clic en el ícono anular,
el sistema le presente el mensaje, ¿Anular entrada? presione Sí, y digita el
password 3-nuevo y una nota por qué se va anular el producto, y presiona enter.
Luego en el módulo inventario elija la opción procesos de clic en actualizar

inventario general, el sistema le pregunta ¿actualizar inventario?, presione Sí,
seguido digite el password 3-nuevo y enter. Concluido este proceso, revise el
stock en las tarjetas kardex debe estar cero (0) también es necesario revisar en
el módulo ítem en la columna de stock; debe estar cero (0) e ingrese la cantidad
correcta, aplicando el proceso indicado.
Nota. Por cada movimiento que tenga el inventario por compras y/o ventas es
necesario revisar en las tarjetas kardex los ingresos y egresos de mercaderías,
según corresponda.
Confirme su aprendizaje y el funcionamiento del módulo estudiado haciendo el

proceso en el sistema que ya lo tiene instalado en su ordenador.
2.5. Módulo bancos
Seguidamente nos compete revisar el módulo bancos, el mismo que permite

de manera fácil organizar y registrar transacciones bancarias, y llevar el control
contable de las mismas. El contenido de este módulo revíselo en el texto básico
en el apartado correspondiente.

2.5.1. Creación de cuentas bancarias
Primero se debe crear el nombre de la institución bancaria, clic en el módulo

bancos, seleccionar la opción bancos, clic en nuevo y se completa la información
que solicita el sistema: nombre de la institución financiera, dirección, ciudad,
contactos, y en código contable, de clic en las palabras (Cod. Contable) para que
pueda visualizar el plan de cuentas y seleccionar la cuenta que corresponde.
Ejemplo: Banco de Guayaquil.
Luego se procede a crear la cuenta bancaria, ingresar al módulo bancos, clic en

nuevo, digitar el nombre de la institución bancaria, nombre del titular de la cuenta,
puede ser a nombre del representante legal o de la empresa, la fecha, el saldo
inicial, monto con el que se va a aperturar la cuenta, selecciona el nombre del
banco, el código contable y grabar.
Para revisar la cuenta bancaria creada, clic en el módulo bancos, opción libro
bancos, allí puede visualizar el saldo inicial, los débitos, créditos y balance.
2.6. Módulo directorio
Estimado estudiante, a continuación vamos a estudiar el módulo directorio, éste

permite registrar el ingreso de clientes y proveedores, su clasificación y definición
tributaria. Para su mayor comprensión revise este tema en el texto básico se
encuentra explicado de forma detallada.
2.6.1. Creación de clientes
Clic en el módulo directorio, opción clientes, nuevo; debe llenar los campos que
solicita el sistema: ejemplo, nombre del cliente, dirección, contactos, número
de RUC o cédula, código contable, según el tipo de contribuyente activa con un
check aplica retención. Grabar. Con un clic selecciona el nombre del cliente y
en la opción datos especiales, puede asignar una categoría a cada uno de ellos,
ejemplo: categoría A – B – C.

2.6.2. Creación de proveedores
Clic en el módulo directorio, opción proveedores, nuevo y se completa los datos

solicitados por el sistema: código, nombre del proveedor, contactos, dirección,
número de RUC, código contable, etc. Con un clic selecciona el nombre del
proveedor, y en la opción parametrización de impuestos del proveedor, puede
activar con un check la definición tributaria: es contribuyente especial, institución
pública, sociedad jurídica, artesano, RISE, etc. También debe digitar la serie de la
factura, caducidad de la misma, número de autorización y la numeración desde –
hasta, esto si son facturas físicas. Según la definición tributaria activada se ubican
los porcentajes de retención de IVA y renta de forma automática. Grabar.
Afirme su aprendizaje interactuando en el módulo estudiado y realice el proceso

en el sistema ya instalado en su computador.
2.7. Módulo cuentas por cobrar
Apreciado estudiante continuamos con el estudio de la materia y el módulo

que corresponde estudiar es cuentas por cobrar, permite registrar abonos
y cancelaciones, crear nuevas cuentas por cobrar, obtener reportes, llevar
un control de las cuentas pendientes de todos los clientes. Para facilitar la
operatividad en el sistema realice una lectura comprensiva en el texto básico del
tema enunciado.
2.7.1. Ingreso de valores iniciales
Clic en el módulo cuentas por cobrar, opción nueva cuenta por cobrar, seleccionar
el nombre del cliente, digitar la fecha, el vencimiento de la deuda, el número
de documento, el total de la deuda, el tipo de documento, de ser necesario, el
banco, cuenta bancaria, referencia y una nota ejemplo: estado de situación inicial.
Grabar, el sistema le da un mensaje, registrar nueva cuenta por cobrar, presione
sí.
Valide su aprendizaje y el funcionamiento del módulo realizando el proceso en el

sistema.
2.8. Cuentas por pagar
Estimado estudiante, para su mayor comprensión revise este tema en el texto

básico se encuentra explicado de manera detallada, como usted ha verificado en
la lectura este módulo permite llevar un control de las deudas a sus proveedores,
elaborar informes, registrar abonos y/o cancelaciones totales y crear nuevas
cuentas por pagar.
2.8.1. Ingreso de valores iniciales
Clic en el módulo cuentas por pagar, nuevas cuentas por pagar, seleccionar el
proveedor, digitar la fecha, el vencimiento de la deuda, el número de documento,
el total de la deuda, de ser necesario, banco, referencia, cuenta y una nota,
ejemplo: estado de situación inicial. Grabar, el sistema le da un mensaje, registrar
nueva cuenta por pagar, presione sí.
Ratifique su aprendizaje interactuando en el módulo estudiado y realice el proceso

en el sistema que ya lo instaló.
2.9. Contabilidad
Continuamos con el avance del estudio de los diferentes módulos del sistema
Visual Fac y corresponde analizar contabilidad: permite identificar, medir, registrar
y enlazar la información económica de una empresa. El contenido de este módulo
revíselo en el texto básico en el apartado correspondiente.
2.9.1. Registro de apertura o estado de situación inicial
Clic en el módulo contabilidad, libro diario, digitar el rango de fecha desde – hasta
y presionar el visto, este asiento se lo registra de forma manual, clic en nuevo,
otra vez nuevo, presione enter para visualizar el plan de cuentas, seleccione la
cuenta y el valor digítelo en la columna del debe o haber según corresponda,
para seleccionar la siguiente cuenta, clic en nuevo, el sistema le arroja la misma
cuenta, se borra el código y presiona enter, y selecciona la cuenta que desea y así

sucesivamente hasta concluir el registro del estado de situación inicial, en la parte

inferior de la pantalla hay un espacio en blanco, digite para registrar (p/r) estado
de situación inicial. Grabar.
Valide su aprendizaje y el funcionamiento del módulo interactuando y

desarrollando el proceso en el sistema.
2.10. Módulo ventas
Estimado estudiante, con el estudio de este módulo se concluye las unidades

planificadas en el primer bimestre, para entender de mejor manera realice una
lectura comprensiva en el texto básico sobre este tema.
Como usted ha verificado en la lectura del texto, este módulo permite elaborar
comprobantes de venta de bienes y/o servicios de una manera fácil y segura,
haciendo clic en el módulo ventas, nueva factura, allí la fecha se asigna por
defecto la actual (fecha del servidor del sistema), el tipo de comprobante se ubica
de forma automática factura, digitar el número de Ruc o los nombres del cliente,
en el primer casillero en blanco en la fila que dice consumidor final, en caso que
el mismo no se encuentre ingresado presione nuevo y se sigue los mismos pasos
que fueron detallados en el módulo directorio opción clientes, automáticamente
se coloca en la factura todos los datos de dicho cliente, la secuencia de la
numeración de las facturas la lleva el sistema automáticamente, pero si requiere
cambiar el número debe activar con un clic la etiqueta S para digitar el número
de factura. Para seleccionar los productos a vender ubíquese en el ícono nuevo
y digite el código, si no lo recuerda con **enter puede buscar y seleccionar
con doble clic, digite la cantidad del producto a vender, el precio se ubica
automáticamente y por defecto el precio A, mismo que fue definido en el módulo
ítem, de ser necesario vender a precio B o C, debe dar clic en cualquier opción
del precio que desea vender, y graba. Así sucesivamente carga todos los ítems o
productos a la factura, para salir de la pantalla clic en la opción cerrar. Allí podrá
visualizar la factura con todos los productos que van a ser vendidos, revisa que
sean los correctos y en la parte inferior de la factura están las formas de pago,

haga clic en archivada muestra las opciones posibles de pago. Crédito o contado,
misma que se describen en el siguiente numeral.
En caso que desee dejar la factura en estado pendiente muestra el siguiente

mensaje, ¿dejar pendiente?, se usa esta opción cuando el comprobante de venta,
se va modificar y no se quiere utilizar aún una secuencia de documentos en venta
ni establecer una forma de pago aún, los documentos en estado pendiente no
afectan a ninguno de los módulos.
2.10.1. Facturación de ventas con diferentes formas de pago
Una vez elaborada la factura presione archivada puede escoger las formas de
pago crédito o contado.
Forma de pago contado. Existen tres opciones: efectivo F12, con cheque F9, con
tarjeta de crédito F8.
Al seleccionar F12 presenta el siguiente detalle: los casilleros para retenciones

de ser el caso de IVA y/o renta, debe seleccionar el código de retención. A
continuación se puede visualizar el total de la factura, en el campo valor a pagar
refleja el valor a cancelar luego de aplicar la retención en caso que se realice, en
el campo recibido se digita el valor que entrega el cliente y en la opción cambio
de forma automática se ubica el valor que tiene que dar vuelto de ser el caso la
persona que está facturando y graba.
Al seleccionar F9 muestra el siguiente detalle: el valor total a pagar de la factura,

puede seleccionar los códigos de retención de IVA y renta según corresponda, en
el casillero valor se ubica de forma automática la cantidad a pagar ya restada las
retenciones, la fecha se asigna por defecto la actual del servidor, selecciona el
banco, digita la fecha de vencimiento, el número de cheque, el número de cuenta
bancaria, el nombre del titular de la cuenta o del dueño del cheque y presiona el
visto.

Al seleccionar F8 venta con tarjeta de crédito muestra el siguiente detalle: el

total a pagar, en este caso deben conocer que no están sujetos a retención en
la fuente los pagos que realicen los tarjeta - habientes según el artículo 122 del
Reglamento para aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, en el campo
valor se puede visualizar la cantidad que se cancela con la tarjeta de crédito, la
fecha se asigna por defecto la actual del servidor, seleccione la tarjeta de crédito,
digite la fecha de vencimiento, el número de lote, de tarjeta, y presione el visto.
Forma de pago crédito. Existen tres opciones: F11 venta a crédito, cuando la
deuda es cancelada después de un lapso de tiempo, o en el caso de que el pago
se haga por terceros. (Créditos a instituciones, descuento a nómina, etc.)
F7 venta a crédito diferido, se puede diferir el valor del crédito del cliente para
pagos iguales mensuales. F6 dinero electrónico, esta opción está desactivada en
el sistema.
Al presionar F11, se visualizan los siguientes campos: el total a pagar, en el

casillero efectivo digite el valor cuando el cliente realiza algún abono en efectivo,
la opción cheque se utiliza para hacer un abono o alcance con cheque, puede
seleccionar los códigos de retención de ser el caso y en crédito corriente,
automáticamente se ubica el valor del crédito por la venta, grabar.
Al presionar F7, o su equivalente en el teclado, venta a crédito diferido se

visualizan los siguientes campos: total a pagar por la venta, efectivo y cheque
se utilizan cuando el cliente realiza algún abono en efectivo o cheque, en crédito
corriente automáticamente se ubica el valor del crédito restado los abonos en
efectivo o cheque en caso de existir, luego debe digitar el número de cuotas, para
cuantas se va a diferir el crédito y presiona el visto. En caso de existir recargo
de interés se debe colocar el porcentaje % que se va a cobrar, para hacerlo el
sistema le pide el password, digite 3-nuevo y presiona el visto, grabar.

2.10.2. Módulos que se integran con ventas según su forma de pago
Las ventas realizadas en efectivo, con cheque y tarjeta de crédito se enlazan con
el módulo caja, los valores los puede revisar ingresando al módulo caja, opción
cierre de caja, selecciona rol, digita la fecha y presiona el visto.
Las facturas emitidas a crédito y crédito diferido se enlazan con el módulo cuentas
por cobrar, los valores los puede revisar ingresando al módulo cuentas por cobrar,
opción cuentas por cobrar vigentes, presionar el visto.
2.10.3. Integración de facturas de venta en el módulo contabilidad
Ingrese al módulo contabilidad, opción libro diario, digite un rango de fecha, desde
– hasta, presione el visto y en la parte inferior desde la opción todos, seleccione
ventas, allí junto está el ícono integrar asientos, presione y el sistema le pide el
password digite 3-nuevo y podrá visualizar las facturas de venta realizadas. Si
desea revisar el asiento contable, se ubica en el ícono editar o con doble clic
puede ver el registro que el sistema lo ejecuta automáticamente.
De la misma manera que integró ventas, seleccione costo de ventas, presione

integrar asientos, el sistema pide digitar el password 3-nuevo y se genera el
asiento contable del costo de ventas, para revisarlo siga el proceso indicado en el
párrafo anterior.
Confirme su aprendizaje y el funcionamiento del módulo interactuando y

desarrollando el proceso en el sistema.

Indique en qué módulo se ingresa la siguiente información:
Datos Módulo
Crear el nombre de un ítem
El stock de un ítem
Deudas de clientes
Deudas de proveedores
Apertura de cuenta bancaria
Registro del estado de situación inicial
Tabla 1. Movimientos que se ejecutan en los módulos del sistema Visual Fac.
Fuente: Elaboración propia.

Autoevaluación 2
Concluido el estudio de la unidad 2 y con el propósito de verificar el progreso de

su aprendizaje, se recomienda el desarrollo de la siguiente evaluación:
1. Al registrar un ítem, el precio puede ingresarse
a. Sin impuestos
b. Incluido impuestos
c. Ambas opciones
2. Opción que debe activarse cuando no se va a llevar inventario de un

ítem.
a. Servicio
b. Gasto
c. No venta
3. El código de un ítem es un número.
a. Colocado ya sea de forma manual o automática activando la casilla

correspondiente
b. Secuencial colocado automáticamente por el sistema
c. Manual colocado por el usuario

4. Cada ítem debe estar asociado a una Marca determinada, para en lo

posterior facilitar.
a. La búsqueda de un ítem
b. La revisión de las marcas existentes
c. El ingreso de nuevas marcas
5. Al ingresar la información de un cliente, se debe seleccionar el código.
a. De la tarjeta de crédito para generar el asiento contable

b. De retención para generar dicho comprobante
c. Contable para el enlace con el módulo contabilidad
6. El módulo directorio, la opción institución permite ingresar

instituciones o empresas mediante las cuales se puede otorgar crédito
a los clientes.
a. Falso
b. Verdadero
7. El código contable del proveedor: corresponde a la cuenta contable

con la que se va a enlazar:
a. Sistemáticamente
b. Tributariamente
c. Contablemente
8. En el módulo cuentas por cobrar la opción “Notificaciones” genera

notificaciones cuando los créditos:
a. No han sido cancelados

b. Están por vencer
c. Están vencidos

9. Para depositar cheques posfechados al confirmar la orden del

depósito, el sistema le pedirá.
a. El monto del depósito

b. Su número de cédula
c. Su clave personal
10. Para obtener el listado de comprobantes de pago se digita:
a. El código del proveedor

b. El código del comprobante
c. Un rango de fecha
Una vez que ha concluido con el desarrollo de la evaluación, lo invito a verificar

sus aciertos en el solucionario que consta al final de la guía didáctica. En
caso que considere necesario reforzar ciertos temas que no están claros, se
recomienda revisar nuevamente los contenidos de la unidad. Así mismo, de ser
necesario consulte a su tutor sobre dudas e inquietudes que se presenten sobre
el funcionamiento u operatividad de los diferentes módulos estudiados.

Guía didáctica: Computación Aplicada SEGUNDO BIMESTRE
SEGUNDO BIMESTRE
Estimados estudiantes, luego de haber concluido con éxito el estudio del primer
bimestre, con el mismo entusiasmo y dedicación continuamos con el desarrollo
del segundo bimestre.
UNIDAD 3. APLICACIÓN PRÁCTICA
3.1. Módulo compras
Para que se le facilite la ejecución del módulo compras se sugiere realizar una
lectura comprensiva del capítulo 2 del texto básico. Como usted ha podido
confirmar en la lectura efectuada, este módulo permite facturar compras, con su
respectivo comprobante de retención y sus formas de pago, contado y crédito.
Para el manejo de este módulo realice un clic en el módulo compras, opción

compras directas, inicie digitando el apellido o nombre del proveedor, presione en
el casillero serie para que se carguen de forma automática los datos de la factura,
serie, autorización, dirección, etc. (estos datos ya fueron creados previamente
en el módulo directorio), en caso que el proveedor no se encuentre ingresado,
realice un clic en nuevo y presenta la pantalla para crear un proveedor, siga
los mismos pasos de cómo crear un proveedor en el módulo directorio, ícono
proveedores; digite el número de factura, en referencia escriba efectivo o crédito
según corresponda y seleccione la forma de pago en la pestaña que indica, clic
en nuevo y con el código seleccione los productos, o con ** enter puede visualizar
la lista, y con doble clic cargue el producto a la factura, digite la cantidad, el costo,
elija el código contable, inventario de mercaderías. En caso de no estar creado
el ítem, presione el ícono de color amarillo que está seguido del casillero código,
presenta la pantalla para crearlo siguiendo los mismos pasos de cómo crear un
producto en el módulo ítem. Grabe y sale de esa ventana haciendo clic en el
ícono cerrar. Revise que los productos a comprar sean los correctos, solo cuando

no vaya a generar el comprobante de retención allí activa con un check (no

generar retención) ejemplo: compra de combustible. Clic en la opción archivada,
el sistema le confirma con un mensaje, archivar documento, presione sí, se puede
visualizar el comprobante de retención pre llenado, digite el número secuencial,
la fecha de caducidad del comprobante y para grabar presione en el visto aplicar
retención.
Nota: la opción pendiente se utiliza cuando se necesita dejar la compra aún sin
ingresar al módulo cuentas por pagar, ni generar la retención.
Estimado estudiante: confirme su aprendizaje y el funcionamiento del módulo

compras, interactuando y ejecutando el proceso en el sistema.
3.1.1. Módulos que se integran con compras, según su forma de pago
Las formas de pago que existen y que presenta el sistema son: en efectivo, con
cheque y a crédito, para registrar cualquiera de estas, se requiere realizar un
comprobante de egreso en el momento de cancelar la factura: cuando el pago
es en efectivo la información se enlaza con el módulo caja, si es con cheque
se vincula con el módulo bancos, y cuando es a crédito el valor se genera en
el módulo cuentas por pagar; entonces en la fecha que se cumpla el plazo del
crédito, se cancela y en ese momento se registra un comprobante de pago. Y
cada vez que realice cualquier abono o pago a proveedores es importante generar
un comprobante de egreso puesto que alimenta la información:
• Contable porque registra el asiento en el libro diario.
• Del módulo bancos porque el sistema genera el cheque o documento

respectivo en el libro bancos.
• Del módulo cuentas por pagar porque cancela las cuentas de los
proveedores.

Forma de pago efectivo: desde el módulo contabilidad, comprobante de pago,

presione un clic en nuevo, active (seleccione) y elija el nombre del proveedor,
en nota describa la forma de pago: en efectivo, o cheque, en Docs presione la
pestaña y escoja el documento a ser cancelado, automáticamente se carga la
siguiente información: en nota, pago factura número y fecha, en importe, se ubica
el valor de la factura, en caso de ser un abono presione el ícono editar y modifica
el valor, en cuenta, proveedores por pagar; en la parte superior del comprobante
de pago (parte deudora) y, en la parte inferior acreedora, de clic en nuevo, en
enlace seleccione (no) cuando se cancela en efectivo, (si) cuando se cancela con
cheque, y llena todos los campos. En tipo, escoge efectivo, nota, escribe pago a
proveedores, siguiente casilla el nombre del proveedor, número de comprobante,
en vencimiento la fecha de registro, en importe el valor a cancelar al proveedor
y en cuenta seleccione caja. Para que este pago afecte al módulo caja, active
con un check la opción mostrar en cierre de caja y elija el usuario. Solo cuando
el pago es con cheque en enlace activa (si), selecciona la cuenta bancaria, en
número digite el del cheque y de forma automática se ubica la cuenta contable.
Grabe. Cuando el pago es con cheque revise el módulo bancos opción libro
bancos, la información se enlaza desde el comprobante de pago.
Seguidamente en el módulo cuentas por pagar descargue el valor cancelado,

realice un clic en el módulo cuentas por pagar, opción lista de cuentas por pagar,
con doble clic seleccione el nombre del proveedor, presione registrar pagos (ícono
carpeta color rojo) y complete los casilleros: recibo número, en la parte inferior
active con un check la casilla Sel. El valor se ubica automáticamente en la casilla
pago, en caso de ser un abono allí digite el valor a cancelar, seleccione la forma
de pago, en el espacio en blanco escriba pago o abono a proveedores, presione
el visto verde y grabe. El sistema le da un mensaje registrar pago, confirme sí;
El valor lo puede revisar en la opción cuentas canceladas. Y cuando la forma de
pago de la compra es a crédito el valor lo descarga en el momento que cancela al
proveedor siguiendo el proceso indicado.
Apreciado estudiante con la finalidad que confirme su aprendizaje y el

funcionamiento de los módulos estudiados, interactúe en el sistema ingresando la
información de la práctica que será publicada semanalmente en la plataforma de
la Universidad.
3.1.2. Integración y registro contable en el módulo contabilidad
En este módulo se integra automáticamente el registro contable del comprobante

de pago y el asiento por la compra: realice clic en el módulo contabilidad, libro
diario, digite el rango de fecha, en la parte inferior donde dice todos, seleccione
compras, presione integrar asientos, el sistema le pide el password, digite 3-nuevo
y se visualiza el registro, si desea revisar las cuentas hágalo con doble clic, o
presione en el botón editar.
3.1.3. Notas de crédito por devolución de mercaderías
Esta opción se utiliza en caso de existir una devolución de mercaderías, por

lo que es necesario elaborar una nota de crédito: realice un clic en el módulo
compras, listado de compras, con un clic seleccione el proveedor y en la parte
inferior presione el ícono (NC) emitir nota de crédito, digite el número, en
referencia devolución, seleccione la forma de pago, por lo general es la misma
que se efectuó al momento de la compra, de clic en nuevo y con el código del
producto o ** enter, va eligiendo los ítems a devolver, grabe y presione el ícono
cerrar. Revise que los productos a devolver sean los correctos y haga clic en la
opción archivada, el sistema le da un mensaje, archivar documento, confirme
sí. Cierre la pantalla y puede revisar en el menú notas de crédito, listar notas de
crédito. Luego desde el módulo contabilidad, libro diario, integra desde la opción
compras y con doble clic puede visualizar las cuentas en el registro contable.
Seguidamente, revisa el módulo inventario, tarjetas kardex, allí se refleja la salida
de la mercadería por la devolución en compra.
Cuando se trate de una devolución es en ventas siga el siguiente proceso:
Ingrese al módulo ventas, lista de ventas, digite la fecha, presione el visto, con
un clic seleccione el nombre del cliente, en la parte inferior de clic en nota de
crédito, el sistema le da un mensaje devolver, confirme sí, allí puede visualizar
la N/C con todos los datos y los productos vendidos, estos se cargan de forma
automática, en caso que se devuelvan todos los productos, activa con un check la
columna Sel, pero si no se devuelve la totalidad y solo una parte, entonces de clic

en nuevo, digite el código en la columna correspondiente, seguida la cantidad a

devolver, activa con un check la fila (s) del (s) producto (s) a devolver, el sistema
le pregunta desglosar IVA, confirme sí o no dependiendo de cómo vendió, incluido
o desglosado en el precio, y grabe. Para revisarla ingrese al módulo ventas, en
el menú notas de crédito en ventas, listar notas de crédito. Luego integra en el
módulo contabilidad desde ventas y desde costo de ventas, seguido revise en el
inventario el ingreso de las mercaderías en las tarjetas kardex.
Vamos avanzando en el aprendizaje, por lo que se recomienda que revise el

funcionamiento de los módulos estudiados realizando el proceso en el sistema
que usted ya lo tiene instalado.
3.2. Módulo bancos
Este módulo permite de manera fácil organizar y registrar las transacciones

relacionadas con: el libro bancos, depósitos, retiros, transferencias, giros de
cheques, notas de crédito y débito bancarias. Para mayor comprensión de este
apartado revise en el texto básico el capítulo 7. Luego de haber leído el contenido,
usted pudo constatar el tipo de transacciones y registros que se realizan en el
módulo antes indicado.
Con el propósito de afianzar sus conocimientos a continuación se realiza una

explicación detallada del módulo.
3.2.1. Libro bancos
Es importante reconocer que la información enlazada con el módulo bancos

siempre proviene de una transacción ya realizada, por adquisición de bienes
o pagos por servicios prestados. Pero también existen movimientos bancarios
tales como: depósitos por recaudación de ventas, notas de débito, de crédito
que emite el banco, etc. que se registran directamente en el libro bancos. Para
el funcionamiento de un clic en nuevo, digite la fecha, en tipo de transacción
seleccione la operación a realizar: depósito, cheque, nota de débito, de
crédito, transferencia, etc. A continuación escribe el nombre del beneficiario del

movimiento bancario, en cada tipo de transacción se activa la casilla débito o

crédito según corresponda y digite el valor, el número de documento, de folio y
una nota descriptiva por el concepto de la operación registrada. Grabe. Active
la opción contabilizar, en la parte superior derecha haga un check donde dice
contable, seleccione la cuenta que corresponde a la transacción bancaria: ejemplo
si es una nota de débito por entrega de chequera, clic en la pestaña para que
visualice el plan de cuentas y elija servicios bancarios. De forma automática se
genera un ícono que dice ver asiento, al presionarlo puede revisar el registro en el
libro diario.
3.2.2. Conciliación bancaria
Como es de su conocimiento para realizar la conciliación bancaria se necesita

el libro bancos, que usted como contador lo tiene en sus archivos y el estado de
cuenta que es el documento que lo puede descargar de la banca electrónica.
Para efectuar la conciliación bancaria presione un clic en el módulo bancos,

opción libro bancos, visualice las transacciones registradas, (es su libro bancos),
debe ir conciliando o comparando en este caso imaginariamente con el estado de
cuenta (porque no lo tenemos), clic en la opción conciliar, se activan las casillas
en la columna conciliado y con un check vaya conciliando una por una todas
las transacciones. En la parte inferior está la impresora, presione el ícono para
imprimir y visualizar en la pantalla el reporte de la conciliación. En caso de dejar
una transacción sin conciliar, cuando visualiza el resumen se pueden leer no
efectivizada.
Apreciado estudiante, valide su aprendizaje y el funcionamiento del módulo

bancos, ejecutando el proceso en el sistema.
3.3. Módulo cuentas por cobrar
Estimados estudiantes, continuamos con el estudio de la asignatura, ejecutando

el proceso contable en el sistema Visual Fac. Nos corresponde trabajar el módulo
cuentas por cobrar, el mismo que se encuentra explicado de manera detallada en

el texto básico en el capítulo 4, por lo que es importante que realice una lectura
comprensiva de este apartado. Como usted verificó en la lectura del texto, este
módulo permite efectuar abonos y cancelaciones, crear nuevas cuentas por
cobrar, obtener reportes, llevar un control de las cuentas pendientes de todos
los clientes. Recuerde que en el primer bimestre creamos cuentas por cobrar; es
decir, se ingresó valores iniciales en el módulo por lo que, ahora vamos a registrar
abonos y pagos de clientes.
3.3.1. Registro de abonos y pagos de clientes
Para proceder con el registro de abonos y pagos de clientes se inicia con un clic
en el módulo cuentas por cobrar, opción cuentas por cobrar vigentes, presione
el visto, con doble clic seleccione el nombre del cliente, presione registrar pagos
(ícono carpeta color rojo) y complete los casilleros: recibo número, en la parte
inferior active con un check la casilla Sel. El valor se ubica automáticamente en
la opción pago, en caso de ser un abono allí digite el valor a recibir, seleccione
la forma de pago, y complete los campos requeridos, en el espacio en blanco
escriba pago o abono de clientes, escoja el vendedor, presione el visto verde y
grabe. El sistema le da un mensaje registrar pago, confirme sí; el valor lo puede
revisar en la opción cuentas canceladas, cuando el valor ha sido cobrado en su
totalidad, pero si el cliente canceló un abono, el valor búsquelo en la opción listar
recibos.
Formas de pago en cuentas por cobrar: dependiendo de la forma de pago por

parte de los clientes, se procede:
Efectivo: cuando se utiliza esta forma de pago, debe depositar el valor

manualmente en el libro bancos.
Cheque: al seleccionar esta forma de pago, a pesar que el valor se cancela, pero
sigue visualizándose en la lista de cuentas por cobrar vigentes está con saldo
cero, para que se quite de la lista tiene que depositarlo. De clic en el módulo
cuentas por cobrar, reporte de cheques posfechados, depositar cheques en
custodio, el sistema le da un mensaje, se va a proceder a depositar, confirme si, el

sistema le vuelve a preguntar, se van a depositar documentos, presione continuar,

digite el password 3-nuevo y enter. Le da un mensaje depositar en el libro bancos,
corrobore que sí, allí selecciona la cuenta bancaria, activa con un check generar
asiento, elije las cuentas para enlazar en el libro diario y grabe.
Al depósito revíselo en el módulo bancos, opción libro bancos, y en cuentas por

cobrar desaparece el valor.
Transferencia y depósito: se enlazan directamente con el libro bancos.
Tarjeta de crédito: siga el mismo procedimiento como si fuera el pago con

cheque.
3.3.2. Reporte de cuentas por cobrar
Para generar un reporte de cuentas por cobrar ingrese al módulo cuentas por
cobrar, opción reportes, estado de cuenta, presione el visto verde, y puede
seleccionar el nombre del cliente, allí visualice los valores cancelados y el saldo
de cada cliente. Dentro de la misma opción puede obtener más reportes de
acuerdo a sus requerimientos.
3.3.3. Registro contable de abonos y pagos de los clientes
Para contabilizar este tipo de registro, acceda al módulo contabilidad, libro diario,
en la parte inferior de la pantalla integre desde cuentas por cobrar, de clic en
integrar asientos, digite el password 3-nuevo, en la parte superior haga clic en
la opción archivados, puede visualizar los registros y con doble clic los puede
revisar. En caso que no estén en esta opción, busque en pendientes, se carga
aquí cuando falta ingresar algún valor o cuenta, ejemplo: intereses ganados,
porque no a todos los clientes se les cobra intereses, depende de la forma de
pago o tipo de crédito. Con doble clic ubica la cuenta que falta y grabe.
Para verificar su aprendizaje se recomienda que interactúe en el módulo y realice

el proceso estudiado en el sistema.

3.4. Módulo cuentas por pagar
Seguimos con el estudio de la asignatura, verificando el funcionamiento de cada

módulo. Recuerde que en el primer bimestre creamos cuentas por pagar; es decir,
ingresó valores iniciales en el módulo por lo que, ahora vamos a registrar abonos
y pagos a los proveedores: para mayor compresión del tema revise en el texto
básico el capítulo 5 y, complemente con las explicaciones que constan en la guía
didáctica.
Como usted ha evidenciado en la lectura este módulo permite llevar el control de

las deudas pendiente a sus proveedores, elaborar informes, realizar abonos o
cancelaciones totales y crear nuevas cuentas por pagar.
3.4.1. Registro de abonos y pagos a proveedores
Para registrar este tipo de transacciones primero debe elaborar un comprobante

de pago, el proceso a seguir se indica en el numeral 3.1.1 luego desde el módulo
cuentas por pagar, opción lista de cuentas por pagar, con doble clic seleccione
el nombre del proveedor, presione registrar pagos (ícono carpeta color rojo) y
complete los casilleros: recibo número, en la parte inferior active con un check la
casilla Sel. El valor se ubica automáticamente en la opción pago, en caso de ser
un abono allí digite el valor a cancelar, seleccione la forma de pago, en el espacio
en blanco escriba pago o abono a proveedores, presione el visto verde y grabe. El
sistema le da un mensaje registrar pago, confirme sí; el valor lo puede revisar en
la opción cuentas canceladas, cuando se ha saneado el total de la deuda, pero si
es un abono lo puede revisar en listar pagos. Una vez ejecutado este proceso, en
el módulo contabilidad, libro diario, puede visualizar el asiento contable.
3.4.2. Reporte de cuentas por pagar
Para generar un reporte ingrese al módulo cuentas por pagar, opción reportes,
haga clic en listar cuentas por pagar vigentes, digite un rango de fecha, presione
el visto y visualice el total, abonos y el saldo de los proveedores. Dentro de la
misma opción puede obtener más reportes de acuerdo a sus requerimientos.

3.4.3. Registro contable en el módulo contabilidad
Al realizar el comprobante de pago, la información se enlaza de forma automática

en el libro diario, revise el asiento contable ingresando al módulo antes indicado.
Estimado estudiante: confirme su aprendizaje y el funcionamiento del módulo

cuentas por pagar, ejecutando el proceso en el sistema Visual Fac.
3.5. Módulo anexo
Estimados estudiantes, seguidamente nos corresponde estudiar el módulo

anexo, el mismo que arroja las obligaciones tributarias que tiene que cumplir el
contribuyente con el Sistema de Rentas Internas, aquí se generan los formularios
de declaración de IVA, retenciones en la fuente y el anexo transaccional
simplificado. El contenido de este módulo revíselo en el texto básico en el capítulo
8, en el apartado Anexos y efectúe una lectura comprensiva del tema.
3.5.1. Formulario de IVA
Como usted ha verificado en la lectura del texto para generar este formulario,
ingrese al módulo anexo, opción formularios, seleccione formularios 104, presione
nuevo, en la parte superior con un clic active anexo y seleccione en la pestaña la
opción que le da el sistema, digite el año, el mes, haga clic en tomar datos desde
Visual Fac. El sistema le da un mensaje, confirme sí, y presione el ícono calcular,
los valores se cargan de forma automática en el formulario en los diferentes
casilleros, ventas, compras, retenciones etc. Como puede observar los valores
son tomados de las facturas y comprobantes de retención emitidos; en la parte
inferior del formulario complete los datos, cédula del representante legal y número
de RUC del contador, elija la forma de pago, y grabe. Luego presione el ícono
archivo XML, (formato que el servicio de rentas internas exige para el envío). El
sistema le da un mensaje, generar archivo XML, confirme sí. Asigne un nombre al
documento y guarde en la carpeta que usted desee, o puede ser en el escritorio
de su computadora.

3.5.2. Formulario de retenciones
De la misma manera que el formulario de IVA, genere el de retenciones en

la fuente; pare ello haga clic en el módulo anexos, formularios, elija la opción
formularios 103, presione nuevo, y siga el procedimiento del formulario anterior.
Los valores se cargan de forma automática en cada uno de los casilleros
dependiendo del tipo de compra. Ejemplo: (bienes) casillero 312. Transferencia de
bines muebles de naturaleza corporal.
3.5.3. Anexo Transaccional Simplificado
Para generar este anexo ingrese al módulo y seleccione la opción anexo

transaccional simplificado, de clic en ATS, presione nuevo, complete los datos
que el sistema le pide: año, mes, número de cédula o ruc del representante
legal, dirección, contactos y grabe. Luego de clic en compras, importar compras,
el sistema le da un mensaje, confirme sí, en la parte inferior derecha, de clic
validar compras. De la misma forma valide las ventas, exportaciones y facturas
anuladas, en caso de existir. Cierre la ventana y lo puede visualizar al anexo en la
primera fila, selecciónelo con un clic y presione validar anexo, el sistema le da un
mensaje, confirme sí, y en caso de tener errores el sistema le arroja. Para generar
el talón resumen de clic en la imagen de la impresora, allí junto está el ícono para
guardar el archivo en formato XML, asigne un nombre al documento y guárdelo en
cualquier carpeta o en el escritorio de su computadora. Lo comprime y está listo
para ser enviado al Servicio de Rentas Internas.
Para que valide su aprendizaje se recomienda que interactúe en el sistema y

ejecute en el módulo estudiado el procedimiento descrito.
3.6. Módulo contabilidad
Con el estudio de este módulo se concluye el segundo bimestre y los diferentes

módulos del sistema Visual Fac.

La información de éstos se consolida en el módulo contabilidad, con el propósito

de generar reportes contables e informes financieros, mismos que son de valía
para los accionistas, socios o interesados en los resultados que reflejan los
estados financieros de la empresa para la acertada toma de decisiones.
Para una mejor comprensión de este módulo, es importante que realice una
lectura comprensiva del capítulo 8 en el texto básico, puesto que se encuentra
explicado de forma detallada.
Como usted ha verificado en la lectura del texto los informes que se generan son
los siguientes:
3.6.1. Registros contables
El sistema le genera registros de estricto cumplimiento que debe realizar y

archivar el contador: plan de cuentas, comprobantes de pago, libro diario, libro
mayor, balance de comprobación.
Para operar este módulo ingrese al módulo contabilidad donde puede verificar:
▪▪ La opción plan de cuentas, aquí puede crear, editar o eliminar las cuentas.
▪▪ Comprobantes de pago: seleccione esta opción y puede revisar o editar

cualquier comprobante.
▪▪ Libro diario: digite el rango de fecha, presione el visto, visualice los asientos
contables, active con un check la casilla (detallado) y en la parte superior
izquierda de clic en el ícono que tiene la forma de una X y seleccione
de forma automática todas las transacciones, presione la imagen de la
impresora y visualice los asientos contables detallados y numerados.
▪▪ Libro mayor: en la opción reportes, haga clic en mayor general, la opción

acumular saldos, la activa o desactiva dependiendo del informe requerido,
en la pestaña seleccione la cuenta a mayorizar, presione el visto; así
sucesivamente mayoriza cada una de las cuentas.

▪▪ Balance de comprobación: de clic en la opción reportes, elije balance de

comprobación, digite el rango de fecha y presione el visto; para facilitar el
análisis imprima en la pantalla en el gráfico de la impresora.
Señor estudiante se recomienda que confirme su aprendizaje y el funcionamiento

del módulo interactuando en el sistema.
3.6.2. Reportes contables
Este apartado le facilita obtener reportes que son los resultados del proceso
contable ejecutado, que reflejan la situación financiera de la empresa y son:
▪▪ Estado de resultados integrales o de pérdidas y ganancias

▪▪ Balance general o estado de situación financiera
A este efecto realice un clic en el módulo contabilidad, opción reportes, presione

Estado de Pérdidas y Ganancias, digite el rango de fecha, y de clic en el visto.
La casilla acumular saldos la activa cuando necesite un reporte con valores
acumulados. Para visualizarlo en la pantalla presione el gráfico de la impresora.
De la misma manera seleccione Balance General, digite el rango de fecha y

presione el visto, haga clic en el ícono de la impresora para que lo visualice en la
pantalla.
De esta manera se ha concluido con éxito el estudio de esta asignatura, no sin

antes agradecer su firme compromiso de estudiar y prepararse académicamente,
siendo disciplinados en las actividades que se ha organizado en el presente
ciclo académico y, felicitar el esfuerzo y perseverancia de su parte lo que permite
cumplir con sus metas y objetivos planteados.
Ser profesionales prósperos capaces de que, con los conocimientos adquiridos y

valores éticos impartidos, contribuyan al desarrollo y progreso de la sociedad que
actualmente está en decadencia.

La educación es el alma de la sociedad, sin ella estaría perdida.

Anónimo
En el sistema Visual Fac., realice lo siguiente:
1. Desde el módulo compras ingrese:
• El nombre de un proveedor (Jorge Luis Ortega Sangurima) propietario

de Distribuciones “Decor Hogar” S.A. la ubicación es en la ciudad de
Loja, en las calles Bolívar – 05 – 986 y José Antonio Eguiguren, los
contactos son: 072568945 – 0984258713.
• Un ítem (centro de mesa) marca elegance. Compre 12 unidades a 35

USD cada uno (el precio de venta es de 50 USD cada unidad)
• Ejecute el proceso en el sistema y realice el registro contable de la

compra.
2. En el módulo bancos:
• Realice un retiro de dinero por el valor de la compra, y genere el

asiento contable.
3. Al mismo proveedor:
• Compre 24 colecciones de velas decorativas marca (love) a 15 USD

cada colección, (precio de venta 27 USD)
• La forma de pago es con cheque
• Ejecute el proceso en el sistema y realice el registro contable de la

compra

4. Devolución de mercadería por encontrarse en mal estado.
• 2 colecciones de velas decorativas marca love
• Se recibe un cheque N.- 234 del banco de Guayaquil
• Deposite el cheque en el módulo bancos
• Ejecute el proceso en el sistema y realice el registro contable de la nota

de crédito por la devolución.
5. Con la información ingresada genere el formulario de IVA y el anexo

transaccional simplificado en el módulo anexo.

Autoevaluación 3
Con el propósito de verificar el progreso de su aprendizaje le invito a desarrollar la

evaluación que se detalla a continuación.
1. De qué opción puede hacer uso para listar todas las facturas de
compra.
a. Analítico de ganancias
b. Informe de adquisiciones
c. Listado de compras
2. En la opción “listado de compras”, para visualizar la lista de facturas

de un determinado proveedor se elige el nombre en la lista desplegable
que proporciona el sistema.
a. Verdadero
b. Falso
3. Qué opción debe elegirse cuando al ingresar una factura de compra, se

desea dejar aun sin ingresar al módulo de cuentas por pagar, ni generar
la retención.
a. Archivada
b. Pendiente
c. Aplazada

4. En el comprobante de retención, el campo “base imponible” presenta el

valor calculado de impuesto (IVA, ICE) en base a los porcentajes.
a. Verdadero
b. Falso
5. Para reversar una factura de compra que tiene algún pago, se debe
anular el pago en el módulo cuentas por cobrar.
a. Verdadero
b. Falso
6. Durante el proceso de anulación de una compra el sistema solicita

digitar la contraseña de usuario.
a. Verdadero
b. Falso
7. Cuando se lista las cuentas por cobrar vigentes, la opción “saldo

cuentas por cobrar” es el valor de la cartera a recuperar.
a. Verdadero
b. Falso
8. A qué opción del módulo anexo se debe acceder para realizar la

declaración de IVA y retenciones en la fuente.
a. Formularios
b. Talón resumen
c. Lista retenciones

9. Qué reporte presenta un resumen del movimiento de todas las cuentas

del periodo contable.
a. Mayor general
b. Indicadores financieros
c. Balance de comprobación
10. Qué transacciones no son tomadas en cuenta para los informes

financieros.
a. Archivadas
b. Pendientes
c. Ocultas
Una vez que ha concluido con el desarrollo de la evaluación, lo invito a verificar

sus aciertos en el solucionario que consta al final de la guía didáctica. En
caso que considere necesario reforzar ciertos temas que no están claros, se
recomienda revisar nuevamente los contenidos de la unidad. Así mismo, de ser
necesario consulte a su tutor sobre dudas e inquietudes que se presenten sobre
el funcionamiento u operatividad de los diferentes módulos estudiados.

Guía didáctica: Computación Aplicada SOLUCIONARIO
7. Solucionario
Autoevaluación 1
Pregunta Respuesta Retroalimentación
1 b Sin la conexión ODBC no funciona el sistema
2 b Por seguridad del sistema cada usuario tiene una clave
3 c El módulo administra usuarios y genera directrices al hacer
una auditoría
4 b En este módulo se crean los nombres de los productos
5 c Los programas informáticos no validan signos
6 b Cada módulo alimenta información hacia otro para
consolidar información
7 b Los módulos se integran de acuerdo a su función y según
el criterio del contador
8 c La información de los módulos se enlaza automáticamente
9 c Algunas funciones contables por defecto ya vienen
creadas en el sistema
10 c En contabilidad se consolida toda la información financiera
para generar reportes

Autoevaluación 2
1 c El sistema es flexible para las dos tarifas de IVA
2 b Control de inventario se lleva solo de productos
3 c El producto lleva un código personalizado por la empresa
4 a La búsqueda de un producto se facilita por la marca
5 c El enlace al módulo contabilidad se realiza mediante el
código contable
6 b El sistema permite realizar convenios con instituciones
para otorgar créditos a los empleados
7 c El código contable de cada módulo enlaza la información y
se consolida en el módulo contabilidad
8 c El sistema alerta una notificación cuando algún crédito
está vencido
9 c Por seguridad cada usuario del sistema tiene una clave
personal
10 c Una de las características del sistema es generar reportes
por rango de fechas para facilitar el análisis

Autoevaluación 3
1 c Es la opción que permite detallar todas las facturas
2 a De la lista que arroja el sistema se selecciona el proveedor
3 b Se deja esta opción cuando falta completar algún dato en
la factura
4 b En la base imponible solo presenta el valor calculado de
IVA
5 b Porque el valor se lo anula en el módulo cuentas por pagar
6 a Cada usuario maneja una contraseña personal
7 a El saldo que arroja el sistema es la cartera a recuperar
8 a Las declaraciones de IVA y retenciones en la fuente se
declaran mediante formularios
9 c Este reporte presenta el resumen de los movimientos de
todas las cuentas al término de un periodo contable
10 b Solo las transacciones archivadas se enlazan con los
diferentes módulos

Guía didáctica: Computación Aplicada GLOSARIO
8. Glosario
ODBC. Conector de datos para el correcto funcionamiento del sistema
Cód. Contable. Cuenta de detalle que se elige del plan de cuentas
Cod. Retención. Código que se asigna según el porcentaje de retención
Usuario. Es el nombre dado al momento de autentificación para ingresar al

sistema contable
Contraseña. Es una autentificación que se utiliza información secreta para

controlar el acceso hacia algún recurso.
Ítems. Es la lista de producto a vender
Monitor. Es la primera interfaz del programa al momento de ejecutarse
Sel. Seleccionar
Fec. Cont. Fecha del registro contable

Guía didáctica: Computación Aplicada REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
9. Referencias Bibliográficas
Vásquez, L., Torres, E., Ludeña, E., Torres, C., y Cuenca, F. (2013). Manual de
Usuario de Sistema de Gestión Empresarial VIsualFAC. Loja- Ecuador:
Ediloja Cía. Ltda.

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Contabilidad y

La Universidad Católica de Loja

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

 Contabilidad y Auditoría VII

La Universidad Católica de Loja

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

Diagramación y diseño digital:

5. Orientaciones generales para el estudio 10

6. Proceso de enseñanza-aprendizaje para el logro de competencias. 13

UNIDAD 1. CONCEPTOS BÁSICOS 13

1.2. Procesos generales 13

UNIDAD 2. MÓDULOS DEL SISTEMA: INGRESO DE INFORMACIÓN 19

2.1. Módulo auditoría 19

2.2. Módulo contabilidad, plan de cuentas 19

2.3. Módulo Ítem 20

2.4. Módulo inventario 21

2.5. Módulo bancos 22

2.6. Módulo directorio 23

2.7. Módulo cuentas por cobrar 24

2.8. Cuentas por pagar 25

2.10. Módulo ventas 26

UNIDAD 3. APLICACIÓN PRÁCTICA 34

3.1. Módulo compras 34

3.2. Módulo bancos 38

3.3. Módulo cuentas por cobrar 39

3.4. Módulo cuentas por pagar 42

3.5. Módulo anexo 43

3.6. Módulo contabilidad 44

Computación Aplicada es una asignatura que se oferta a través de la Modalidad

Los estudiantes deben tener conocimientos de contabilidad general y tributación

En el primer bimestre se estudia dos unidades, en la primera se aborda conceptos

En el segundo bimestre se desarrolla la tercera unidad, por lo que se continúa

6 MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

mayor, balance de comprobación, estados financieros. Además le permite obtener

Apreciado estudiante, siempre se puede ser mejor… le deseo éxitos en el

7 MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

El texto básico antes mencionado contiene información sobre el

El aporte que brinda el texto en el estudio de la asignatura, es conocer cómo

El enorme desarrollo de las tecnologías de la información ha experimentado

8 MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

El aporte que brinda el texto a la asignatura es conocer el impacto e

9 MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

5. Orientaciones generales para el estudio

El estudio de la asignatura Computación Aplicada es a través del sistema contable

Con el aprendizaje de la asignatura el estudiante está capacitado para gestionar

Para la óptima utilización de los materiales y recursos que la Universidad facilita

▪▪ El texto básico en digital que puede ser leído en dispositivos electrónicos,

10 MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

▪▪ Para el logro de las competencias se recomienda utilice ciertas técnicas de

▪▪ Para el logro de un aprendizaje efectivo, es necesario que organice su

▪▪ Durante el estudio y desarrollo de la práctica que tiene que hacer en el

▪▪ Refuerce su aprendizaje con el desarrollo de las autoevaluaciones y

▪▪ La UTPL tiene a disposición de los estudiantes varios recursos tecnológicos

▪▪ El plan docente contiene la planificación de la asignatura donde se define

11 MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

el tiempo de dedicación y la calificación de las actividades síncronas y

▪▪ Además el plan docente contiene la planificación de las actividades

▪▪ También está planificado el desarrollo en el sistema de un ejercicio práctico

▪▪ La evaluación constituye un medio de verificación del logro de las

▪▪ Para el estudio de la asignatura se cuenta con el texto básico, Manual de

12 MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

6. Proceso de enseñanza-aprendizaje para el logro de competencias.

Contabilidad y Auditoría VII