Tecnologías

Colaborativas
Groupware

Unidad Temática II
Google Drive

1
Google Drive:
Google Drive es un moderno y potente servicio de almacenamiento de
información en línea que permite además acceder a un conjunto de
herramientas ofimáticas.
ofimáticas En sus inicios recibía el nombre de Google Docs pero
a medida que fue incorporando nuevos servicios no sólo sirvió para crear
documentos, sino que fue incorporando otros como hojas de cálcul cálculo,
presentaciones multimedia,
multimedia dibujos, formularios, mapas, etc.

Como se trata de un servicio de almacenamiento en la nube, tiene la ventaja de

que los archivos que se trabajen en él, estarán accesibles desde cualquier lugar
en el que tengamos una conexión a Internet y con independencia
ependencia de que
dispositivo que estemos utilizando, ya sea una PC, un SmartTV, TV, un teléfono
móvil, una tablet, etc.

Si compartimos nuestros archivos con otros usuarios, cualquier cambio que

cualquiera de ellos haga también estará utilizable,, de forma inmediata, para
todos sin necesidad de enviar nuevas versiones por correo electrónico
electrónico u otros
medios. Actualmente,, el servicio es gratuito con un límite de almacenamiento
de 15 GB (que se comparten con Gmail, el correo web de Google, y con Google
Fotos), pero puede aumentarse comprando más espacio.

Características
aracterísticas y ventajas de Google Drive:

 Permite almacenar, administrar y compartir cualquier tipo de archivo

archivos;
Ess una unidad on-líne
on para recopilar lo que deseemos. Pero también
permite utilizar sus aplicaciones ofimáticas para crear nuestros
archivos.

 Incluye funciones de colaboración en tiempo real para la elaboración de

archivos ofimáticos. Es decir, por ejemplo, es posible editar o modificar
un documento
ocumento entre dos o más usuarios y ver instantáneamente los
cambios que cada uno realiza.

 Soporta
oporta muchos tipos de formatos, por lo que es posible no sólo
guardar, sino también ver archivos en PDF, imágenes, videos, etcétera
e incluso editar algunos de ellos,
ellos, como los archivos de Microsoft Office.

 Como se trata de un servicio

s de Google, cualquier
ier mejora que
introduzca en sus aplicaciones estará disponible a los usuarios

2
 inmediatamente, sin necesidad de instalar actualizaciones en ningún
dispositivo.

 Los archivos de Google Drive se graban automáticamente conforme los

vamos creando, por lo que es muy difícil perder información por algún
fallo en el sistema o corte de energía.. Asimismo, genera un historial de
los cambios realizados, por lo que es fácil volver siempre
siempre a una versión
anterior de los mismos no importa cuantos días hayan transcurrido los
cambios.

Cómo usar Google Drive

Para utilizar Google Drive necesitamos poseer una cuenta de Google y una
conexión a Internet. En este módulo temático 2 veremos cómo crear una
cuenta de Google, cómo iniciar Google Drive, qué exigencias específica
específicas tiene
que tener nuestro navegador para utilizarlo, cómo administramos nuestros
archivos con él, cómo utilizamos las funciones de las diferentes aplicaciones
ofimáticas
máticas para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones
presentaciones.

Como ya explicamos, Google Drive es un servicio on-line.. Esto significa que es

una aplicación web a la que debemos acceder a través de nuestro na navegador
de Internet. Si bien,
bien existen diversoss navegadores en los distintos
dispositivos, Google Drive es compatible con las dos últimas versiones de los
siguientes navegadores:

 Chrome: Es el propio navegador de Google. Si tu PC no cuenta con él,

puedes descargarlo aquí.

 Mozilla: Es un popular navegador de Internet de software libre, el cual

puedes obtener aquí.
aquí

Existen otros navegadores de Internet, como Ópera, Internet Explorer, etc

pero no se garantizan la disponibilidad de todas las funciones del sistema.
Además, el navegador a utilizar debe tener activado el uso de cookies y
JavaScript, aunque ambas funciones están activas en los navegadores de
modo predeterminado. Por otra parte, es obvio que si vamos utilizar Google
Drive es recomendable utilizar el propio navegador de Google, Chrome, para
evitar cualquier incompatibilidad y, preferentemente, en su última versión
versión.

Para obtener
tener la última versión se debe ir al menú de Chrome,, que son los tres
puntos verticales que están en la esquina superior derecha del navegador, y

3
 luego utilizar la opción Ayuda > Información de Google Chrome
Chrome, el cual te
mostrará la versión actual, pero al mismo tiempo automáticamente buscará
las nuevas actualizaciones y las instalará.

El resultado debe ser como sigue.

Aplicaciones de Google Drive

4
Ya hemos mencionado que Google Drive es mucho más que almacenamiento
en línea, también incluye un grupo de aplicaciones ofimáticas.. Podemos definir
la ofimática como el conjunto eficiente de aplicaciones para la creación de
documentos, comunicación y análisis de información.
información En Google Drive estas
aplicaciones son:

 Documentos
 Hojas de cálculo
 Presentaciones
 Formularios
 Dibujos
 Mapas

Pero no son las únicas. Podemos añadir aplicaciones a Google Drive desde
la Chrome Web Store,, muchas de esas aplicaciones son gratuitas. (Éste tema
será abordado en la unidad temática 4)

Una vez que añadimos aplicaciones a Drive,, como veremos con detalle más
adelante, éstas aparecen en la lista de aplicaciones de su menú:

5
 Para utilizar Google Drive,
Drive, es necesario tener una cuenta de Google, por
ejemplo, una cuenta de Gmail,
Gmail, o bien de Google+, o la que utilizamos con
teléfonos con sistema operativo Android, entre otras posibilidades. (Si usted
posee en su snartphone un sistema operativo Android puede utilizar la cuenta del
mismo)

Si alguna vez te has registrado en algún servicio

icio de Google (Reader, Sites,
youTube, Blogger, etc...) ya tendrás una, y puedes usarla. Si no tienes una,
puedes obtener una totalmente gratuita a través de éste enlace

Una vez que contamos con una cuenta de Google, basta con iniciar sesión con
ella en https://drive.google.com Inmediatamente nos presentará el formulario
para indicar nuestra cuenta para iniciar sesión.

Si ya sos usuario Google inicia (o mantienen abierta) su sesión en el navegador,

también puedes usar el menú de aplicaciones que está a la derecha en
www.google.com, tal y como podemos ver aquí:

6
Una opción alternativa que también iremos viendo, aunque no en la misma
cantidad de detalles,
alles, es ingresar a través del Smartphone. En ese caso La
aplicación Drive puede encontrarse, descargarse e instalarse fácilmente en
nuestro teléfono móvil o tableta desde las respectivas tiendas de
aplicaciones, Google Play para el sistema operativo Android o la App Store de
Apple.

Una vez instaladas, se añaden las respectivas aplicaciones en el dispositivo y se

ejecutan con un toque en sus pantallas táctiles, la imagen con que ilustramos
corresponde
rresponde a un sistema Android.

7
La pantalla de Drive en dispositivos
dispositivos móviles no difiere realmente mucho entre
dispositivos y su uso es muy similar al de su versión web.

En cualquier caso podremos trabajar con Google Drive,, así que comencemos
conociendo sus elementos de pantalla. La pantallaalla que vemos es el navegador
al entrar a Google Drive tiene los siguientes elementos:

(Si al abrir Google drive se encuentra en inglés y deseas cambiar al español sigue las
siguientes instrucciones)

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1. Botón Nuevo: Sirve para crear carpetas, archivos ofimáticos
(documentos, hojas de cálculo, etc.) y para subir archivos o carpetas.
2. Panel de Archivos:
Archivos: Opera como bandeja de documentos en ella se alojan
o nos facilita la búsqueda de archivos de trabajo.
trabajo. Los archivos y carpetas
que se presentan en el área de la derecha
derecha dependen de la elección que
hagamos en este panel
3. Caja de búsqueda:: Como veremos, es posible, buscar archivos en nuestra
unidad de Google Drive,
Drive, pero también contenido específico en el interior
de éstos.
4. Menú de Aplicaciones: notificaciones y cuenta de usuario.
suario. El primer
icono muestra una lista de otras aplicaciones a las que tenemos acceso
con nuestra cuenta de Google, como GMail. El segundo, que tiene forma
de campana, nos alerta de las distintas notificaciones de la cuenta de
Google, finalmente, tenemos
tenemos acceso a nuestra cuenta de usuario Google,
con ese icono podemos cerrar nuestra sesión, o bien, cambiar la
configuración de nuestra cuenta.
5. Indicador de ubicación:
ubicación Muestra qué archivos estamos viendo o si
estamos ubicados en alguna carpeta.
6. Botones Vista, Ver detalle y Configuración.. El primero cambia el tipo de
vista en que se mostrarán nuestros archivos y carpetas (cuadrícula o
lista), el de Ver detalle muestra un panel de detalles del archivo o carpeta
seleccionado.do. El botón en forma de engranaje permite te modificar la
configuración de Google Drive.
Drive
7. Área de archivos y carpetas. En esta área veremos nuestros archivos y
carpetas almacenados en Drive, independientemente si son archivos

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 nativos (creados con las aplicaciones ofimáticas de Drive) o que los
hayamos
mos subido desde nuestro disco duro.

Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando. Para ello

proponemos que tengan dos sesiones abiertas,, una con este curso y otra
con Google Drive.. Así cuando lo crean oportuno pueden pasar a la sesión
de Google Drive para practicar lo que aquí lean.
lean

En tanto, deben tener en cuenta que cerrar la ventana del nave navegador, o la
pestaña donde está la sesión de Drive, no cierra la sesión, se mantie
mantiene abierta,
por lo que, si están usando una PC pública,
públ es posible que otros vean ssus
archivos en Drive e incluso sus correo de Gmail. Si están usando una PC
privada,, no tendrán mucho de qué preocuparse,
preocuparse, pero si no es así, deberá
deberán
asegurarsee de cerrar la sesión antes de cerrar el navegador o su pestaña.

Para cerrar
ar tu sesión, debes hacer click en la esquina superior derecha de
Drive y pulsar sobre tu imagen de perfil, se desplegará un menú en donde
podrás cerrar tu sesión.

En esta unidad temática trataremos todo lo relativo a la administración de

archivos y carpetas: Crearlos, subirlos, descargarlos, copiarlos, visualizarlos,
renombrarlos, editarlos, borrarlos, etcétera. Como veremos, Google Drive es
un completo y potente entorno para crear y administrar una estructura de
carpetas y archivos, lo que implica toda
toda una serie de acciones sobre ellos.

En el caso de los teléfonos móviles la presentación no difiere tanto de lo ya

visto. Al ingresar a Google Drive nos mostrará la siguiente pantalla:

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 Vemos que tocando
ocando el botón de menú
de la parte superior izquierda Mi
Unidad encontramos varias de las
opciones del panel de Drive en el
navegador, así como de la barra de
herramientas. En cualquier caso, se
trata de comandos que ya hemos visto.

En tanto que el menú que está a la

derecha de los archivos y carpetas, nos
da también funciones comunes que
podemos realizar con los mismos. En la
medida que comencemos a trabajar las
herramientas y las ejecuciones de la
barra de menú a través del navegador
podemos también ir ejercitando
algunas de ellas en nuestro teléfono
móvil

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Crear Carpetas
Hasta hace algunos años, la única alternativa para guardar y utiliz
utilizar archivos
en nuestra PC eran las unidades
unid de almacenamiento físico (disco duro) del
mismo, aunque también podíamos hablar de memorias PenDrive, CD's , DVD's
o discos externos.. Y en estas unidades físicas solemos tener un problema
común: conforme va aumentando el número de archivos es necesario
establecer
ecer algún criterio y mecanismo para mantenerlos organizados. Dicho
mecanismo es organizarlos
organiza por carpetas. Una carpeta es un espacio que
creamos para colocar ahí archivos de cierto tipo o tema que deseamos
mantener separados del resto. Dentro de una carpeta
carpeta es incluso posible crear
otra carpeta y dentro de ésta otra u otras. De modo que se va creando una
estructura de carpetas para organizar nuestros archivos.

En Google Drive el principio es el mismo, la diferencia es que la unidad de

almacenamiento nto no está en nuestra PC,
PC sino en la famosa Nube.. Es decir, en un
servidor de Internet en donde se grabarán estas carpetas y archivos, por lo
que estarán disponibles desde cualquier parte
parte donde tengamos una conexión
a Internet,, incluso, con independencia de la PC o dispositivo (Smartphone,
tablet, smart TV, etc ) que usemos para conectarnos.

Por tanto, lo primero que debemos ver es cómo crear carpetas en nuestra
unidad de Google Drive,
Drive, e incluso una estructura de carpetas para que
nuestros archivos estén organizados desde el principio.

Para crear una carpeta debemos tener presente que ésta se generará en el
punto que esté indicado en el panel de la izquierda (nótese la pequeña línea

vertical azul), por default, Mi unidad.

La indicación de la ubicación también se muestra sobre el área de archivos del

este modo: . Como veremos, ambos elementos son muy útiles

para no perdernos entre nuestras carpetas y archivos cuando su número sea
muy alto.

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Para crear nuestra carpeta, utilizamos la primera opción del botón nuevo que
está sobre el panel de la izquierda. Al hacer clickk en él se despliega su menú
en donde,
e, simplemente, seleccionamos la opción Nueva Carpeta..

Al hacer clickk en esa opción de menú, aparece un cuadro de diálogo donde

debemos indicar el nombre que tendrá nuestra carpeta (Curso Groupware) y
luego pulsamos Crear.

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Ahora el área de archivos y carpetas mostrará la carpeta recién creada.

En tanto estemos ubicados en Mi unidad,, tal y como lo indica la pequeña barra

azul del panel de la izquierda, cada vez que repitamos este procedimiento se
añadirán nuevas carpetas a nuestro espacio en Drive. Una alternativa para
crear carpetas es hacer clickk con el botón derecho del ratón sobre un espacio
vacío del área de archivos y carpetas, con ello aparecerá un útil menú
contextual, que usaremos con frecuencia, en donde podemos elegir, otra vez,
la opción de menú Nueva Carpeta. Ahora bien, estructura de carpetas suele
incluir carpetas dentro de las carpetas. Para entrar en una carpeta,
simplemente debemos hacer doble click en ella, como es previsible, nuestras
carpetas aún no contienen archivos, por lo que su apariencia es así:

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Ahí podemos crear archivos nuevos o subir algunos desde nuestr
nuestra PC.
También podemos crear otras carpetas con el procedimiento que ya
conocemos, al hacerlo, Drive queda ahora así.

Aquí debemos observar dos detalles. Uno de ellos es el cambio en el indicador

de ruta que está sobre el área de carpetas y archivos, como dijimos, nos
muestra el punto en donde estamos ubicados. En este caso, dentro de la
carpeta Curso GROUPWARE que, a su vez, está en Mi unidad.

El segundo detalle lo podremos

po ver si hacemos click en el pequeño triángulo
azul que está a la izquierda de Mi unidad en el panel. Nos mostrará una
estructura de árbol de las carpetas que hemos creado hasta ahora, observa
que cada carpeta que a su vez tenga carpetas, mostrará también
también un pequeño
triángulo, al pulsarlo, desplegará su respectiva estructura:

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 Esto nos lleva a entender fácilmente que para movernos en la estructura de
carpetas de nuestra unidad de Drive, basta con hacer click en la carpeta
deseada, ya sea en la vista de
d la organización del panel, o en el indicador de
ruta o ubicación. En cualquiera de los dos casos, Drive cambiará para mostrar
el contenido de la carpeta seleccionada en el área de carpetas y archivos, por
lo que navegar en Drive es muy sencillo.

Una vez que hemos aprendido a crear una estructura de carpetas para
organizar nuestros archivos, podremos ver cómo subir archivos y carpetas
desde nuestro disco duro. Más adelante veremos cómo crear archivos nuevos
con las aplicaciones ofimáticas de Drive.

En tanto
o que para crear una carpeta desde el Smartphone:

Cuando ingresemos nos mostrará el

contenido de MI UNIDAD en donde
muestra su interfaz de modo
simplificado, pero con
on las mismas
funciones básicas que nos muestra en
el navegador de una PC.
Para crear carpetas nuevas, subir
archivo, abrir o generar documentos

debemos pulsar el botón que

aparece en la pantalla principal
principal.

(Como yapa, y ya que estamos aquí, u una

función exclusiva de Drive en dispositivos
móviles es la de poder escanear documentos y
guardarlos en nuestra unidad con formato
PDF)
.

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 Es posible que una vez tomada la
imagen, la función no tome la página
completa. Con la herramienta de
recorte de imágenes de la parte
superior podemos corregir la zona de la
página. El siguiente icon
icono nos permite
indicar si la imagen va a quedar a color
o blanco y negro. En la parte inferior
vemos un icono para añadir páginas al
documento PDF resultante, volver a
tomar la imagen o bien aceptar el
conjunto y concluir la operación. Como
es lógico, el PDFF final quedará grabado
en Drive.

Subir y descargar carpetas y archivos

Si bien es cierto que podemos tener en nuestra unidad de Google Drive
archivos que hayamos creado con sus propias aplicaciones ofimáticas, tal como
veremos más adelante,, lo más probable es que coloquemos ahí en primer lugar
archivos provenientes de nuestro propio disco duro. Podemos subir archivos
en lo individual, o bien carpetas con archivos e incluso con subcarpetas que a
su vez pueden contener más archivos.

Para hacerlo hay tres

res vías muy sencillas. La primera de ellas es probable que ya
la hayas descubierto cuando creamos carpetas. Es utilizando el botón Nuevo.
En primer lugar debemos asegurarnos de estar ubicados en la carpeta donde
queremos que el archivo a subir se guarde. Ejemplo: subamos
ubamos un archivo a la
carpeta Curso
urso Groupware/Documentos
Groupware del Curso. Para ello,, nos ubicamos en esa
carpeta usando el panel o entrando con doble click a las carpetas hasta llegar
ahí. Luego usamos el menú Nuevo - Subir archivo.

17
 La cual abre un cuadro de diálogo donde podremos navegar en las car
carpetas
de nuestra PC para buscar y seleccionar el archivo a subir. Podemos incluso
seleccionar varios archivos simultáneamente y éstos se guardarán en nuestra
nube de Drive. El proceso de carga se muestra en una ventana en la esquina
inferior derecha del navegador. Ahí podremos ver la lista de archivos que se
están subiendo y la indicación cuando este proceso ha terminado.

Un segundo método es utilizar la misma opción del menú contextual que

aparece haciendo click en el área de archivos y carpetas. Se vuelve a abrir la
ventana para seleccionar archivos, por lo que no es necesario repetir el
procedimiento.

El método para subir carpetas es exactamente igual y tiene las mismas

alternativas: El menú Nuevo - Subir carpeta,, la misma opción del menú
contextual, o bien, arrastrando una carpeta desde nuestra PC hasta el área de

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archivos y carpetas de Drive. Las carpetas se crean en Drive y en ellas se
copian también los archivos y subcarpetas que contengan. Si usam
usamos el
menú Nuevo o el contextual, debemos seleccionar la carpeta a subir con un
cuadro de diálogo para ese propósito.

Otra vez, una ventana nos indicará el progreso de esa acción. Nótese que nos
indica que estamos subiendo una carpeta (Aprobados2017) 1 elemento, pero
que ésta tiene, a su vez, 5 documentos.

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La acción contraria es la descarga de archivos. El proceso es muy sencillo,
basta con seleccionar el archivo o carpeta deseado y luego
seleccionar Descargar del menú contextual o bien de un menú que aparece
solamente cuando tenemos algún elemento seleccionado.

20
En el caso de descargar una carpeta, Drive la comprime en un solo archivo
formato .zip (que puede abrirse con aplicaciones tipo WinRar), ), aunque las
opciones de menú son las mismas. Por tanto, una vez que seleccionamos la
carpeta a descargar, inicia el proceso de compresión, del que informa a través
de una ventana en la esquina inferior derecha y luego la descarga.

En el navegador Chrome,
Chrome por ejemplo, los archivos descargados
gados quedan
disponibles para el usuario en una barra inferior con un menú donde podemos
abrirlos o abrir la carpeta del disco duro donde se encuentren (por defecto y
salvo que indiquemos un destino diferente en la configuración de Chrome los
archivos o zip
p descargados los deposita en “Descargas”).. Por tanto, las dos
descargas, un archivo y una carpeta, se verían así.

Hay una característica atrayente de Google Drive a tener en cuenta: cuando

descargamos un documento hecho con Google Docs (es decir, con una
aplicación propia de Google Drive),
Driv el archivo se convierte primero al formato de
Word y luego se descarga. De ese modo, Google Drive nos ayuda a mantener
la compatibilidad con Microsoft Office de los archivos que creemos con sus
aplicaciones ofimáticas..

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Existen muchos servicios que ofrecen almacenamiento de archivos en la nube
(Microsoft OneDrive, AmazonWeb, ICloud, Dropbox, Mega entre los más conocidos)
inclusive,, muchos de ellos con un buen espacio de almacenamiento y, además,
también gratuitos. Lo que distingue a Google Drive es, además del
almacenamiento, la disponibilidad de aplicaciones ofimáticas. Con ellas
podemos crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones en pantalla,
formularios, dibujos, mapas para uso personalizado y sitios web. P Para crear
archivos con cualquiera de estas aplicaciones basta con seleccionarla en el
menú del botón Nuevo..

Como podemos observar a través de la opción podemos crear

documentos interactivos como Documentos (compatibles a Word); Hojas de
Cálculo (Excel);
); Presentaciones (Power Point) ; Formularios, encuestas;
Mapas, etc. En la siguiente unidad temática abordaremos cada una de éstas
herramientas.

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Crear un Documento en Google Drive:
Al igual que cuando subimos archivos, debemos tener presente que el archivo
nuevo a crear se graba en la carpeta en la que estemos ubicados en el
momento de iniciar la aplicación. Por Por tanto, no debemos olvidar esta
referencia y entrar siempre primero a la carpeta deseada. Después usamos el
menú y abrimos la aplicación, por ejemplo, Nuevo/Documentos
Documentos de Google

Al abrir la aplicación se activa una nueva ventana del navegador en donde

podremos comenzar a escribir nuestro documento al instante.

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Si observan la imagen notarán que ahora tenemos dos pestañas abiertas en
nuestro navegador, una con Google Drive en la carpeta en donde nos hemos
ubicado y otra con la aplicación de editar documento que seleccionad
seleccionado.

Comenzamos dando un nombre a nuestro documento, para ello debemos

hacer clic en la caja de la esquina superior izquierda de la interfaz de la
aplicación, en este caso, donde dice Documento sin título, allí podremos darle
un nuevo nombre al archivo.

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 Gestionar Elementos

Si has utilizado antes un procesador de textos como Microsoft Word, descubrirás

que ese modo de nombrar al archivo ya marca una diferencia con Documentos de
Google. Otra diferencia sustancial es que los cambios que hagamos al documento
se graban automáticamente
camente conforme escribimos, de modo tal que aunque
cerremos la pestaña donde se encuentra la aplicación en el navegador, o se
produce un corte de energía el archivo y los contenidos de éste no se pierden.

En el área de registros de Drive, cada archivo que creemos con sus aplicaciones
ofimáticas las distinguiremos por sus iconos, para no confundirlas con aquellos
documentos creados con Word de Microsoft Office. Solo para efectos de ejemplo,
hemos creado tres archivos con el mismo nombre (Modelo de Aprendizaje), un
documento de texto,, una hoja de cálculo y una presentación multimedial para
habituarnos con los iconos en Google Drive. Finalmente, es substancial mencionar
que si descargamos un archivo de sus aplicaciones
aplicaciones ofimáticas a nuestra PC , éste se
convierte a un formato común Office.
O fice. Por ejemplo, los documentos se convierten al
formato de Word, las hojas de cálculo adquieren el formato de Excel, y las
presentaciones en formato de PowerPoint.

Abrir archivos en Google Drive es realmente muy sencillo. Si se trata de

archivos creados con sus propias aplicaciones ofimáticas, entonces se abrirán
en modo de edición para que continuemos trabajando en ellos. Para eso,
simplemente, damos doble clic en el archivo correspondiente.
cor diente. Como ya hemos
advertido,, el archivo se abre en una pestaña nueva del navegador. Si, en
cambio, se trata de archivos de otro tipo, entonces se abrirán para su
previsualización. Por ejemplo, un archivo de Word se vería del siguiente
modo:

25
Por
or lo pronto debemos mencionar que en esta vista no podemos editar el
documento,, pero podemos convertirlo a la aplicación de Drive que le
corresponda. Si es un archivo de Word,, se transformará a un documento de
Google, uno de Excel a hoja de cálculo, etcétera.
etcétera. En algunos casos si el formato
no se puede abrir con ninguna aplicación de Drive, entonces veremos
sugerencias para conectar con otras aplicaciones para su edición.

Una alternativa para abrir un archivo y editarlo sin pasar por la

previsualización, es usar el menú contextual, el cual nos ofrece una lista de
aplicaciones en la opción Abrir con.

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 Si abrimos una imagen, un documento PDF o algún otro formato no
contemplado en las aplicaciones ofimáticas, Drive nos ofrecerá una lista de
aplicaciones distintas
intas para su edición

Búsqueda, detalles y previsualización de archivos

Como hemos señalado,, en la pantalla de inicio hay algunas otras herramientas
e iconos que podemos utilizar para trabajar con los archivos almacenados en
Drive. Una de esas herramientas es la caja de búsqueda que está en la parte
superior de la pantalla.

Evidentemente, lo que escribamos en la caja de búsqueda se seleccionará de

entre los archivos y carpetas que tengamos almacenados en la nube de Google
Drive.. Las búsquedas abarcan el nombre
n de los archivos
ivos y carpetas, pero
también su contenido. Es decir, si la palabra o frase se encuentra en un
documento, aunque ésta no coincida con su nombre, se mostrará entre los
resultados.

En el siguiente ejemplo, escribimos la palabra Turnos El resultado no sólo es un

archivo de imagen con ese nombre, sino también un documento que contenía
dicha palabra. Si hubiera existido una carpeta llamada así, también hubiera
aparecido.

27
Sin embargo, tal vez haya ocasiones en las que deseemos limitar la búsqueda al
nombre del archivo y/o de la carpeta, o al revés, a una frase contenida en algún
documento. Para esos casos podemos abrir el cuadro de diálogo que nos
mostrará opciones de búsqueda. Dicho cuadro aparece cuando pulsamos el
pequeño triángulo que está a la derecha de la caja de búsqueda.

 Tipo.. En tipo podemos especificar el tipo de archivo a buscar:

Documentos, hojas de cálculo, PDF's, imágenes, videos, etcétera.

 Fecha.. Permite indicar una fecha o rango de fechas de última

modificación del archivo
arc para su búsqueda.

 Nombre del elemento.

elemento. Restringe las búsquedas al nombre del
archivo, ignorando el contenido.

 Incluye las palabras.

palabras. Con esta opción buscamos en el contenido de
los archivos.

 Propietario.. Como veremos más adelante, podemos colaborar con

otros usuarios con Drive. Esta opción nos permite buscar archivos

28
 que hayamos creado, que nos hayan compartido e incluso restringir
la búsqueda a un usuario en particular.

 Compartido con: Esta búsqueda nos permite buscar entre los

archivos que tengamos compartido nosotros con alguien en
específico.

 Hacer seguimiento.
seguimiento. Cuando veamos el tema de la colaboración entre
usuarios, veremos que es posible asignar tareas en los archivos a
otros usuarios o hacer sugerencias a las cuales, a su vez, puede
dárseles seguimiento.
uimiento. Por tanto, esta herramienta permite buscar
tareas que nos asignen en algún archivo o las indicaciones contenidas
en los documentos.

Por otra parte, tal vez, una vez que tengamos un archivo de nuestro interés, o
deseemos saber cuándo lo hemos editado,
editado, con quién lo hemos compartido u
otros detalles del mismo. Para eso podemos seleccionar el archivo con un clic y
luego usar la opción Ver detalles o el icono del mismo nombre que resaltamos
en rojo en la siguiente imagen. Como es de suponer, el menú co contextual
también incluye esta opción.

29
En cualquier caso, se abre un panel del lado derecho del área de archivos y
carpetas en donde ofrece información del archivo seleccionado en dos
categorías: Detalles y Actividad.
Actividad

En síntesis, la información que veremos

ve en el panel es:

 Detalles.. Muestra una visualización del contenido, quién es el

propietario del archivo, quiénes pueden editar, cuándo se creó, en qué
carpeta se encuentra y quién lo editó por última vez. Ahí mismo
podemos añadir una descripción o comentario
comentario al archivo que veremos
siempre que abramos este mismo panel.

 Actividad.. Veremos la secuencia de acciones que se han realizado

sobre el archivo, como la edición (y qué usuario lo editó) y cuándo se
compartió, entre otras.

Copiar, mover, renombrar, destacar y eliminar archivos

Cuando trabajamos con archivos en nuestra PC,, las actividades más
recurrentes suelen ser copiar, mover y eliminar archivos. Estas y algunas otras
también son posibles realizar con Drive.

Para copiar uno o más archivos, podemos utilizar el menú que aparece en la
barra superior al seleccionarlos, o bien el menú contextual (click derecho sobre el
archivo seleccionado). La copia del archivo se realiza en la misma carpeta en
donde estemos ubicados en ese momento.

30
Después podemos utilizar el mismo menú de la barra, o el contextual, para
mover la copia a otra carpeta de Drive. En la siguiente imagen usamos el menú
contextual para mostrar que la copia se distingue del original por su nombre.

Al seleccionar dicha opción se abre una ventana que nos permite seleccionar
una de nuestras carpetas o bien crear una nueva.

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Otra acción es cambiar el nombre de archivos o carpetas. Esta gestión también
se encuentra en los menús que estamos estudiando y podemos aplicarlo, por
ejemplo, a la copia
ia que acabamos de mover.

Al seleccionarlo, aparece un cuadro de diálogo en donde debemos indicar el

nuevo nombre.

Por su parte, destacar archivos es distinguirlos del resto con una estrella
dentro de la carpeta donde se encuentran. Pero, al mismo tiempo,
tiempo, esa opción
nos permite ver rápidamente los archivos destacados cuando seleccionamos
esa opción en el panel de la izquierda. Veamos ambas funciones.

Para destacar uno o más archivos simplemente los seleccionamos y usamos la

opción correspondiente de los ya conocidos menús de la barra y el menú
contextual.

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De este modo podemos destacar todos los archivos o carpetas deseados, lo
que añadirá una estrella a los mismos a la derecha de su nombre.

Para ver sólo los destacados, simplemente hacemos clic en esa opción en el
panel de la izquierda. Con lo que es una manera sencilla de crear un grupo de
archivos que distinguimos del resto sin moverlos de carpeta.

Finalmente, podemos borrar uno o más archivos y carpetas seleccionados

pulsando la tecla Del (Supr) de nuestro teclado, o bien eligiendo la
opción Eliminar del menú contextual. Esto mueve el archivo a la
carpeta Papelera,, desde donde podremos eventualmente rescatar archivos o
carpetas suprimidas.s. Para acceder a la papelera pulsamos sobre la opción del
mismoo nombre del panel de la izquierda.

33
A su vez, si eliminamos archivos o carpetas de la papelera, entonces quedarán
definitivamente borrados y no habrá manera de rescatarlos, por lo que es una
acción que debemos realizar siempre con cuidado. Por ello, el menú contextual
de los archivos en la papelera muestra las siguientes opciones que se
corresponden con los iconos de la barra superior, es decir, es igual usar una
opción u otra:

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