OFIMATICA GOOGLE DRIVE

1.1. ¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un moderno y potente servicio de almacenamiento en línea que
además permite acceder a un conjunto de herramientas ofimáticas para crear
documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos y formularios fácilmente,
entre otras aplicaciones. Antes recibía el nombre de Google Docs. Como se trata
de un servicio de almacenamiento en la nube, tiene la ventaja de que los archivos
que se guarden en él, estarán disponibles desde cualquier lugar en el que
tengamos una conexión a Internet y con independencia del dispositivo que
estemos utilizando, ya sea una PC, un teléfono móvil o una tableta.

Si compartimos nuestros archivos con otros usuarios, cualquier cambio que hagamos también
estará disponible inmediatamente para ellos sin necesidad de enviar nuevas versiones por correo
electrónico u otros medios. Además, el servicio es gratuito con un límite de almacenamiento de
15 GB (que se comparten con Gmail, el correo web de Google, y con Google Fotos), pero puede
aumentarse comprando más espacio.
Las diversas características y ventajas de Google Drive son :

Permite almacenar, administrar y compartir cualquier tipo de archivo; como su nombre lo

indica, es una unidad en línea para almacenar lo que deseemos. Pero también permite utilizar sus
aplicaciones ofimáticas para crear nuestros archivos.

Incluye funciones de colaboración en tiempo real para la elaboración de archivos ofimáticos.

Es decir, por ejemplo, es posible editar un documento entre dos o más usuarios y ver
instantáneamente los cambios que cada uno realiza.

Google Drive soporta muchos tipos de formatos, por lo que es posible no sólo guardar, sino
también ver archivos en PDF, imágenes, videos, etcétera e incluso editar algunos de ellos, como
los archivos de Microsoft Office.

Como se trata de un servicio en línea, cualquier mejora que introduzca Google en sus
aplicaciones estará disponible a los usuarios inmediatamente, sin necesidad de instalar
actualizaciones en ningún dispositivo.

Los archivos de Google Drive se graban automáticamente conforme los vamos creando, por lo
que es muy difícil perder información por algún fallo en el sistema. Asimismo, genera un
historial de los cambios realizados, por lo que es fácil volver siempre a una versión anterior de
los mismos.

Para utilizar Google Drive necesitamos básicamente una cuenta de Google, un navegador y una
conexión a Internet. Sin embargo, es importante mencionar que, aunque no es obligatorio,
también podemos instalar la aplicación Google Drive para PC, Android, Ipad y iPhone, con
distintas funciones que podemos aprovechar, como veremos más adelante. En este curso
veremos cómo crear una cuenta de Google, cómo iniciar Google Drive, qué requisitos
específicos tiene que cubrir nuestro equipo y navegador para utilizarlo, cómo administramos
nuestros archivos con él, cómo utilizamos las funciones de las diferentes aplicaciones ofimáticas
para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, formularios, Mapas y Sitios de
Google y, finalmente, cómo podemos compartirlos o colaborar con otros usuarios para su
elaboración.

Mg. WALTER P. PEREZ MORALES

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1.2. Requisitos para usar Google Drive

Para utilizar Google Drive utilizando nuestro ordenador, es importante tener un manejo mínimo
de este último. Debes conocer funciones básicas tales como manejar el ratón, teclado, manejar
ventanas, etc.
Como ya explicamos antes, Google Drive es un servicio en línea. Esto significa que es una
aplicación web a la que debemos acceder a través de nuestro navegador de Internet. Sin
embargo, existen diversos navegadores en los distintos dispositivos, Google Drive es compatible
con las dos últimas versiones de los siguientes navegadores:

Chrome. Es el propio navegador de Google. Si tu ordenador no cuenta con él, puedes

descargarlo.
Es un popular navegador de Internet de software libre.
Internet Explorer y Microsoft Edge, Son los navegadores de Windows. Microsoft Edge es el
último navegador que viene incluido en Windows 10 e Internet Explorer es el navegador de
versiones anteriores de ese sistema operativo.
Safari. Es el navegador de Internet de los dispositivos de Apple.

Existen otros navegadores de Internet, como Ópera, pero no se garantiza la disponibilidad de

todas las funciones del sistema. Además, el navegador a utilizar debe tener activado el uso de
cookies y JavaScript, aunque ambas funciones están activas en los navegadores de modo
predeterminado. Por otra parte, es obvio que si vamos utilizar Google Drive, tendremos interés
en no tener ningún problema en el funcionamiento del sistema, por lo que es recomendable
utilizar el propio navegador de Google, Chrome, para evitar cualquier incompatibilidad y,
preferentemente, en su última versión, al momento de escribir estas líneas se trata de la versión
54, que es el que utilizaremos en este curso, por lo que te sugerimos instales este navegador o te
asegures que se encuentra actualizado.

Para ello, puedes ir al menú de Chrome, que son los tres puntos verticales que están en la esquina
superior derecha del navegador, y luego utilices la opción Ayuda > Información de Google
Chrome, el cual te mostrará la versión actual, pero al mismo tiempo buscará por nuevas
actualizaciones y las instalará automáticamente.

Mg. WALTER P. PEREZ MORALES

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El resultado debe ser como sigue.

En el caso de utilizar otros dispositivos, los requisitos mínimos para utilizar Google Drive son:

Para teléfonos móviles o tabletas con Android: Versión 4.1

Para iPhone y iPad: iOS 7.1

Por otra parte, hemos mencionado que además de acceder a Google Drive a través del navegador
de Internet, también podemos usar una aplicación en nuestros dispositivos de escritorio (también
llamada Google Drive, por supuesto) que nos dará acceso a nuestros archivos almacenados ahí,
así como a las aplicaciones ofimáticas a las que nos vamos referir en el curso. Esta aplicación
también tiene requisitos mínimos según el sistema operativo:

Windows: Windows Vista y posteriores.

Mac: Lion (10.7) y posteriores.

Linux: No existe una aplicación de Google Drive para este sistema operativo, aunque sigue
disponible a través del uso de navegadores..

Finalmente, reiteramos que el otro requisito indispensable para usar Google Drive es tener una
cuenta de Google, volveremos a ello pronto.

1.3. Aplicaciones de Google Drive

Ya hemos mencionado que Google Drive es mucho más que almacenamiento en línea, también
incluye un grupo de aplicaciones ofimáticas. También ya mencionamos que de modo
predeterminado dichas aplicaciones son:

Documentos
Hojas de cálculo

Presentaciones

Formularios

Dibujos

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Mapas

Pero no son las únicas. Podemos añadir aplicaciones a Google Drive desde la Chrome Web
Store, muchas de esas aplicaciones son gratuitas.

Una vez que añadimos aplicaciones a Drive, como veremos con detalle más adelante, éstas
aparecen en la lista de aplicaciones de su menú:

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1.4. Ir a Google Drive

 Como ya mencionamos, para poder utilizar Google Drive, es necesario tener una cuenta de
Google, por ejemplo, una cuenta de Gmail, o bien de Google+, o la que utilizamos con teléfonos
con sistema operativo Android, entre otras posibilidades.

Si alguna vez te has registrado en algún servicio de Google (Reader, Sites, youTube, Blogger,
etc...) ya tendrás una, y puedes usarla. Si no tienes una, puedes obtener una totalmente gratuita
siguiendo los pasos que aquí te explicamos.

Una vez que contamos con una cuenta de Google, basta con iniciar sesión con ella en
https://drive.google.com. Inmediatamente nos presentará el formulario para indicar nuestra
cuenta para iniciar sesión.

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Claro que si eres de los que entran a Google e inician (o mantienen abierta) su sesión en el
navegador, también puedes usar el menú de aplicaciones que está a la derecha en
www.google.com, tal y como podemos ver aquí:

En cualquier caso podremos trabajar con Google Drive, así que comencemos conociendo sus
elementos de pantalla.

1.5. La pantalla de Inicio

La pantalla que vemos en el navegador al entrar a Google Drive tiene los siguientes elementos:

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1. Botón Nuevo para crear carpetas, archivos ofimáticos (documentos, hojas de cálculo, etc.) y
para subir archivos o carpetas.
2. Panel de filtros. Los archivos y carpetas que se presentan en el área de la derecha dependen de
la elección que hagamos en este panel.
3. Caja de búsqueda. Como veremos, es posible, buscar archivos en nuestra unidad de Google
Drive, pero también contenido específico en el interior de éstos.
4. Menú de Aplicaciones, notificaciones y cuenta de usuario. El primer icono muestra una lista
de otras aplicaciones a las que tenemos acceso con nuestra cuenta de Google, como GMail. El
segundo, que tiene forma de campana, nos alerta de las distintas notificaciones de la cuenta de
Google, finalmente, tenemos acceso a nuestra cuenta de usuario Google, con ese icono
podemos cerrar nuestra sesión, o bien, cambiar la configuración de nuestra cuenta.
5. Indicador de ubicación. Muestra qué archivos estamos viendos o si estamos ubicados en
alguna carpeta.
6. Botones Vista, Ver detalle y Configuración. El primero cambia el tipo de vista en que se
mostrarán nuestros archivos y carpetas (cuadrícula o lista), el de Ver detalle muestra un panel
de detalles del archivo o carpeta seleccionado. El botón en forma de engrane permite
modificar la configuración de Google Drive.
7. Área de archivos y carpetas. En esta área veremos nuestros archivos y carpetas almacenados
en Drive, independientemente si son archivos nativos (creados con las aplicaciones ofimáticas
de Drive) o que los hayamos subido desde nuestro disco duro.

Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Una buena
forma de hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso y otra con Google Drive en el
navegador. Así cuando lo creas oportuno puedes pasar a la sesión de Google Drive para practicar
lo que acabas de leer.

Si no sabes cómo ir pasando de Google Drive a este curso, que también tendrás abierto en tu
navegador, o cómo tener en cada mitad de la pantalla una sesión, aquí te lo explicamos.

En la próxima unidad veremos cómo trabajar con los archivos y carpetas en Drive: Cómo
subirlos, crearlos, borrarlos, renombrarlos, compartirlos, etcétera.

En tanto, debes tener en cuenta que cerrar la ventana del navegador, o la pestaña donde está tu
sesión de Drive, no cierra la sesión, se mantiene abierta, por lo que, si estás usando una PC
pública, es posible que otros vean tus archivos en Drive e incluso tu correo de Gmail. Si estás
usando un ordenador privado, al que sólo tú tienes acceso, no tendrás mucho de qué preocuparte,
pero si no es así, deberás asegurarte de cerrar la sesión antes de cerrar el navegador o su pestaña.

Para cerrar tu sesión, debes hacer clic en la esquina superior derecha de Drive y pulsar sobre tu
imagen de perfil, se desplegará un menú en donde podrás cerrar tu sesión.

Mg. WALTER P. PEREZ MORALES

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Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso, Iniciar y
cerrar sesiones.

Sólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.
Contesta todas las preguntas y haz clic en el botón Corregir para ver la solución.
Si pulsas Restablecer podrás repetir la evaluación.

1. ¿Podemos acceder a nustra cuenta Google Drive desde distintos ordenadores?

a) No, sólo podemos acceder desde donde activamos la cuenta.

b) Sí, pero nuestros documentos no estarán disponibles.

c) Sí, con nuestro usuario y contraseña de GMail.

2. Podemos elegir libremente el nombre con el que queremos guardar un documento.

a) Verdadero.

b) Falso.
3. Es obligatorio instalar y usar una aplicación llamada Google Drive para PC.

a) Verdadero.

b) Falso.
4. En Google Drive...

a) Podemos grabar nuestros archivos

b) Podemos crear archivos con sus aplicaciones ofimáticas.

c) Ambas respuestas son ciertas.

5. Con Google Drive podemos...

a) Compartir archivos sin necesidad de enviarlos por correo electrónico.

b) Colaborar con otros usuarios para elaborar documentos en tiempo real..

c) Las dos anteriores respuestas son correctas.

Mg. WALTER P. PEREZ MORALES