FARMART LTDA IPS CODIGO INSTRUCTIVO

VERSIÓN 01
NOTIFICACIÓN DE DESABASTECIMIENTO PAGINA 1 DE 1
DE PRODUCTOS FECHA 12-01-2022

1. OBJETIVO:

Determinar la ruta y plan de contingencias frente a la situación de desabastecimiento de

productos.

2. ALCANCE: 

El presente documento es aplicado por el área de compras y el servicio farmacéutico.

3. RESPONSABILIDAD:

Es responsabilidad del personal del área de compras notificar al servicio farmacéutico

cuando se tenga carta de agotado por parte del proveedor.

4. DEFINICIONES:

Desabastecimiento de productos: Falta de determinados productos en el stock del

proveedor, el soporte del desabastecimiento de productos es la carta de agotados por
parte del laboratorio que elabora el medicamento o dispositivo médico.

5. CONDICIONES GENERALES

Teniendo en cuenta que el stock mínimo de medicamentos y dispositivos médicos, el cual

es el tiempo máximo que el área de compras debe suministrar la reposición y continuo
consumo del producto. En caso de que el área de compras no pueda garantizar la
entrega, se debe realizar la siguiente ruta de notificación de desabastecimiento teniendo
en cuenta el proceso de compras desde la solicitud de pedidos.

6. PASO A PASO

6.1. Realización de pedido para compra de productos de consumo del Hospital: Estos
pedidos son proyectados de forma quincenal desde el área de compra y
supervisado por el regente del servicio farmacéutico.

6.2. Orden de compra de productos a proveedores: Después de definido el pedido de

productos y sus cantidades, el área de compras emite documentos de “órdenes de
compra” a sus proveedores para el suministro de productos”.

6.3. Notificación de despachos: El proveedor realiza notificación de despacho

informando mediante correo electrónico la siguiente información:
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En el cuadro de relaciona el detalle de la información del pedido realizado tal

como:
Número de pedido, fecha del pedido, fecha de la factura, transportadora de la
mercancía, numero de guía de la transportadora, numero de factura, destino, cajas
y link de acceso para seguimiento de entrega de mercancía, así mismo se
relacionan los productos que serán entregados. Dicha relación contiene la
siguiente información: códigos de barras, descripción de mercancía, nombre
comercial, presentación, laboratorio, cantidad pedida, cantidad a suministrar,
faltantes del producto con link de acceso a su soporte.
6.4. Link de acceso a soporte de desabastecimiento: Teniendo en cuenta la imagen
anterior, se puede evidenciar en la última columna nombrada Soporte de faltante,
en donde el área de compras tiene acceso a link dando click en la opción “ver”
(resaltado con color azul) para evidenciar las cartas de agotado por parte de los
laboratorios fabricantes de productos solicitados.

A continuación, se observa un ejemplo de carta de agotado por parte un

laboratorio.
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6.5. Búsqueda de otros proveedores para el suministro del producto: El área de

compras realiza búsqueda de los medicamentos y/o dispositivos médicos
agotados con diferentes proveedores para suplir las necesidades del hospital, sin
embargo, al persistir el desabastecimiento, se deberá notificar al hospital sobre la
novedad, ya que es información indispensable para la correcta dispensación de
productos.

6.6. Entrega de cartas de agotado por parte del proveedor: se deben entregar los
soportes de desabastecimiento de o de los productos a los coordinadores de la
farmacia informando que no será posible su suministro; estos a su vez, deben
informar al hospital para que todas las partes tengan la misma información y para
que el servicio asistencial revise y analice la posible sustitución de los productos
en los servicios.

6.7. Ofertas/ cotización de otras marcas alternativas: En caso de existir el producto de

marca comercial, se realiza la cotización al hospital informando sobre la alternativa
de suministro al que RED VITAL queda a disposición sobre la autorización de
entrega por parte del hospital. Lo anterior, debido a que la junta directiva del
Hospital debe analizar la situación teniendo en cuenta el valor de la oferta y su
necesidad para su aprobación o negación.
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7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

No Aplica

8. ANEXOS 

No Aplica

9. HISTORIAL DE CAMBIOS  

VERSION  DESCRIPCIÓN DEL MOTIVO DEL CAMBIO  FECHA 

CAMBIO 
01  Elaboración del N/A  12/01/2022
documento 
 

ELABORÓ  REVISÓ  APROBÓ 

Nombre: Milena Pacheco Moreno Nombre: Lucila Loaiza Millán Nombre: Martha Lucia Ovalle 
Cargo: Química Farmacéutica  Cargo: Coordinador Calidad Cargo: Gerente  
Firma:
Firma:   Firma: