Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Modulo4 Excel 2016
Modulo4 Excel 2016
Competencias Digitales
Hoja de cálculo
Microsoft Excel 2016
1. Uso de la aplicación........................................................................................................ 1
1.1. Primeros pasos .................................................................................................... 1
1.2. Configuración del entorno ................................................................................... 9
2. Operaciones básicas ..................................................................................................... 11
2.1. Insertar datos .................................................................................................... 11
2.2. Editar datos ....................................................................................................... 12
2.3. Seleccionar celdas ............................................................................................. 13
2.4. Borrar el contenido de las celdas........................................................................ 14
2.5. Filas y columnas ................................................................................................ 14
2.6. Duplicar y mover celdas ..................................................................................... 16
2.7. Facilitar la entrada de datos ............................................................................... 17
2.8. Buscar y Reemplazar .......................................................................................... 19
2.9. Ordenar datos ................................................................................................... 21
2.10. Hojas de cálculo ............................................................................................. 22
3. Formato ....................................................................................................................... 23
3.1. Formatos de número ......................................................................................... 23
3.2. Formatos de letra .............................................................................................. 26
3.3. Alineación y orientación .................................................................................... 27
3.4. Añadir bordes y color de fondo .......................................................................... 28
3.5. Copiar formatos entre celdas ............................................................................. 28
4. Cálculos ....................................................................................................................... 29
4.1. Fórmulas simples ............................................................................................... 29
4.2. Mensajes de error ............................................................................................. 30
4.3. Referencias a celdas .......................................................................................... 31
4.4. Funciones .......................................................................................................... 32
4.5. Revisar los cálculos ............................................................................................ 37
5. Gráficos ....................................................................................................................... 38
5.1. Crear un gráfico para el análisis de datos ............................................................ 38
5.2. Modificar un gráfico .......................................................................................... 39
5.3. Duplicar, mover y eliminar un gráfico ................................................................. 39
6. Impresión .................................................................................................................... 40
1. USO DE LA APLICACIÓN
Una vez abierta la aplicación, pide qué plantilla queréis usar para crear el nuevo documento;
podéis escoger una de las plantillas que ofrece o, si queréis un documento en blanco, escoged la
primera plantilla: Libro en blanco. Aparece la pantalla de Excel, con un libro de trabajo (Libro1)
que contiene 1 hoja (Hoja1):
1
La interface de Excel 2016 es muy parecida a la de las versiones 2010 y 2013. Presenta muchos
cambios respecto a la versión 2003: la barra de menús, las barras de herramientas y la mayoría de
subventanas de tareas han sido substituidas por la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y la
Cinta de Opciones. Respecto a la versión 2007, el cambio principal es la sustitución del Botón de
Microsoft Office por la ficha Archivo.
Algunas partes de la ventana mantienen las mismas funcionalidades que en versiones anteriores:
Barra de Título: contiene el nombre de la aplicación, el del documento y los botones para
minimizar, maximizar y cerrar la aplicación.
Zoom: Barra que nos permite indicar el porcentaje de visualización del documento.
2
Cinta de opciones: Contiene las opciones, agrupadas según la tarea a hacer.
Dependiendo de lo que se esté haciendo, aparecen nuevas fichas (fichas contextuales) con las
opciones necesarias para lo que se está haciendo.
Inicialmente tendréis sólo una hoja de cálculo (en las versiones anteriores había 3) pero podréis
pedir tantos como necesitéis. En principio las hojas de cálculo se llaman de forma genérica Hoja1,
Hoja2, Hoja3... Más adelante veréis la manera de cambiar este nombre.
Cada hoja de cálculo está constituida por un conjunto de filas y columnas. El número de columnas
(cada una se nombra con una o más letras, comenzando por la A) y de filas (cada una se nombra
con un número comenzando por el 1) es ilimitado.
La intersección entre una fila y una columna se llama celda, y aquí se almacena la información. La
forma de nombrar una celda es con la letra de la columna y el número de la fila. Así, la celda H4 es
la intersección de la columna H con la fila 4. Llamamos celda activa a la celda seleccionada.
Para cerrar un documento seleccionad la opción Cerrar de la ficha Archivo. Si habéis hecho
alguna modificación después de la última vez que guardasteis, os preguntará si queréis guardar
estos cambios. També podéis usar el botón de la Barra de Título pero, si sólo tenéis un libro
abierto, cerrará la aplicación.
3
- Abriendo primero la aplicación:
Una vez encontrado el documento, hacedle clic encima para que quede resaltado en azul y,
después, haced clic sobre el botón Abrir. Lo podéis hacer más rápido haciendo un doble clic en el
documento. Ya podéis trabajar con el documento y hacer todos los cambios que queráis.
Podéis abrir diversos libros de hojas de cálculo sin necesidad de cerrar los que están abiertos.
Esto os permitirá comparar o intercambiar información entre ellos. Los libros abiertos se pueden
ver y activar en la Barra de Estado de Windows.
Si queréis ver todos los documentos en el mismo tiempo, podéis clicar el botón Organizar todo en
el grupo Ventana (ficha Vista). La aplicación reducirá el tamaño de los documentos de manera
que se puedan visualizar todos en el mismo tiempo. Cuando queráis ver sólo uno, será suficiente
con maximizar su ventana.
4
1.1.5. Crear un nuevo libro de hojas de cálculo
En cualquier momento podéis pedir un libro nuevo, con la opción Nuevo de la ficha Archivo o
clicando el botón de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
Si se pide por la ficha Archivo, os preguntará qué plantilla que queréis usar:
Por defecto, Excel utiliza la plantilla Libro en blanco. Una plantilla es un documento preparado
para una tarea específica, por ejemplo, un presupuesto. Escogiendo una plantilla os podéis
ahorrar trabajo.
Una vez escogida la plantilla, normalmente aparece una ventana con información.
En la parte superior tenéis un campo para buscar plantillas en línea y unos temas sugeridos.
5
1.1.6. Guardar un libro en el disco duro o en un USB
Todo lo que habéis escrito en el documento está guardado en memoria RAM y, por tanto, si
desconectáis el ordenador, o si se quedara sin corriente eléctrica o si se produce algún error de
sistema, todo lo que habéis hecho se pierde y no hay manera de recuperarlo. Para evitar esta
pérdida tenéis que guardar el trabajo en el disco duro o en un USB. Es aconsejable guardar a
menudo el documento si no queréis perder el trabajo.
Para guardar, seleccionad la opción Guardar de la ficha Archivo o clicad el botón de la Barra
de Herramientas de Acceso Rápido.
La primera vez que guardéis el documento, aparece la ventana Guardar como (en realidad, si es la
primera vez que se guarda el documento, es indiferente usar la opción Guardar o la opción
Guardar como) con varias opciones:
OneDrive: para guardar en la nube
de Microsoft.
Este PC: para guardar en la carpeta
Documentos.
Agregar un sitio: permite añadir, a
esta ventana, una ubicación
concreta de vuestro disco duro o
de la red.
A partir de ahora, cada vez que volváis a guardar, ya no preguntará nada porque el documento ya
tiene nombre y sabe dónde ha de guardarlo.
6
1.1.7. Guardar un libro con un nombre, ubicación o formato diferente
Si queréis guardar el documento con otro nombre o en otra carpeta o en un USB, los pasos que
han de seguirse son:
1. Seleccionad la opción Guardar como de la ficha Archivo. De esta manera volverá a aparecer
el cuadro de diálogo de Guardar.
2. Con la opción Guardar en del cuadro de diálogo, indicad dónde queréis guardar la copia. Si se
quiere guardar la copia en un USB, seleccionad la unidad Disco extraíble.
3. Si queréis guardar el archivo con otro nombre, en la opción Nombre de archivo, poned el
nuevo nombre.
4. Finalmente haced clic sobre el botón Guardar y habréis finalizado la copia. Hay que tener en
cuenta que ahora tenéis dos copias del mismo documento.
Normalmente se usa este procedimiento para guardar una copia de seguridad. Cuando acabéis el
trabajo con el documento, guardadlo (en el disco duro) y después seleccionad Guardar como para
tener una copia en otro soporte.
Un libro se puede guardar con otro formato para poder abrirlo desde otras aplicaciones. Para
guardar un libro con otro formato, se utiliza la misma opción (Guardar como).
7
1.1.8. Usar las funciones de ayuda de la aplicación
8
1.2. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO
El zoom es la herramienta que permite aumentar o disminuir la vista del documento. Tenéis dos
sitios donde podéis determinar el porcentaje de visualización:
Las hojas pueden contener muchos datos y, por tanto, no siempre podréis verlos todos en
pantalla a la vez. Imaginad que tenéis una tabla que recoge el resultado de 100 pruebas hechas a
150 alumnos:
En pantalla sólo veis hasta la prueba 12 Si utilizáis las barras de desplazamiento para
(columna M) y hasta el alumno de la fila 14. ver datos situados más a la derecha y/o más
abajo, perderéis de vista los títulos (la
primera fila y la primera columna).
Por ejemplo, no se puede saber de quién es ni de qué prueba la puntuación de la celda R15.
9
En el ejemplo anterior, seleccionaríais la celda
B2 y, entonces, la primera fila y la primera
columna quedarían fijadas. Al desplazaros, veis
que la puntuación de la celda R15 es de la
prueba 17 de Albert M.
Las diferentes opciones están clasificadas por temas (a la izquierda). Es conveniente echar un
vistazo para ver si alguna de las opciones nos puede ser útil modificarla.
10
2. OPERACIONES BÁSICAS
Para activar una celda de otra hoja, se ha de activar la hoja haciendo clic en la etiqueta.
11
Para introducir datos en una celda, sólo hay que
activarla y escribir el valor correspondiente. También lo
podéis hacer situando el cursor en la barra de fórmulas
o haciendo un doble clic sobre la celda. Una vez hayáis
acabado de escribir, pulsad la tecla Intro para aceptar
el dato o usad el botón de la barra de fórmulas.
El valor introducido en una celda se visualiza en la barra de fórmulas si la celda está activada.
Si se pulsa la tecla Intro, se pasa a la siguiente celda; por tanto, no se puede usar para hacer un
salto de línea dentro de una celda. Para hacerlo, hay que presionar la combinación de teclas Alt +
Intro.
Los textos quedan alineados a la izquierda de la celda mientras que los números y las fechas lo
hacen a la derecha de la celda. Después, mediante formatos, podréis alinear el contenido de la
celda donde queráis. Si un número o fecha quedan alineados a la izquierda significa que no se ha
introducido correctamente.
El botón Deshacer ( ) de la barra de acceso rápido se usa para volver atrás en las
acciones que vais realizando. Si, por ejemplo, borráis una tabla, podéis volver a recuperarla.
Podéis ir deshaciendo todo lo que habéis hecho desde la última vez que se ha guardado el
documento.
Igual que utilizáis el botón Deshacer para anular las últimas acciones, también encontraréis, en la
barra de acceso rápido, el botón Rehacer ( ) que permite anular la acción de deshacer.
12
2.3. SELECCIONAR CELDAS
Cada celda tiene un nombre según la letra de la columna y el número de fila donde está. Por
ejemplo, en la imagen anterior, la celda seleccionada es la B2.
Se define un rango de celdas como un conjunto de celdas. Los rangos se identifican por la celda
inicial seguida de dos puntos y la celda final. Por ejemplo, el rango A5:A20 representa todas las
celdas que hay entre la A5 y la A20, ambas incluidas.
En cualquier selección siempre la primera celda queda en blanco y el resto pintadas. Si tecleáis un
valor, se introducirá en la celda en blanco.
Para seleccionar la hoja entera, clicad la casilla gris situada a la izquierda de las etiquetas de
columnas y sobre las etiquetas de filas.
Podéis dar un nombre a un rango de celdas para hacerle referencia más tarde. Seleccionad el
rango, haced clic dentro del cuadro de nombres, escribid el nombre y, para acabar, pulsad la tecla
Intro. En la figura, el rango A2:B4 tiene el nombre de "dades". Si en cualquier momento quisierais
seleccionar este rango, sólo tendríais que desplegar el cuadro de nombres y escogerlo.
13
2.4. BORRAR EL CONTENIDO DE LAS CELDAS
Para borrar el contenido de las celdas de un rango seleccionado, utilizad la tecla Supr. Borrará el
contenido (aquello que habéis tecleado) pero no eliminará el formato que tengan las celdas o los
comentarios que se hayan insertado. Por ejemplo, si borráis una celda que tiene formato de
fecha, quedará vacía pero, en el introducir otro número en esta celda, lo mostrará como fecha ya
que el formato se ha mantenido.
Si lo hacéis con el botón Borrar del grupo Modificar (ficha Inicio) dispondréis de cuatro opciones
para escoger lo que queréis borrar:
14
2.5.2. Insertar y eliminar filas y columnas
Si queréis insertar más de una fila o columna, seleccionad tantas filas o columnas como queráis
añadir.
Para borrar el contenido de una fila o de una columna, primero
seleccionad y después presionad la tecla Supr.
Para eliminar la fila o columna completa, seleccionad toda la fila o toda
la columna y clicad el botón Eliminar del grupo Celdas (ficha Inicio). En el
desplegable del botón escoged la opción deseada.
Si seleccionáis un rango de filas o columnas y modificáis la altura o el ancho de una de las filas o
columnas seleccionadas, todas tendrán la misma altura o ancho. Si le hacéis un doble clic, cuando
el cursor cambia, la altura o el ancho se adaptará al contenido de las celdas.
Podéis ocultar filas y columnas con las opciones Ocultar filas y Ocultar columnas de la opción
Ocultar y mostrar. Las encontraréis en el botón Formato (grupo Celdas de la ficha Inicio).
Para volver a mostrarlas, seleccionad las filas o columnas anterior y posterior a la ocultada y pedid
Mostrar filas o Mostrar columnas.
15
2.6. DUPLICAR Y MOVER CELDAS
Para copiar el contenido de una celda en otra, seguid los pasos siguientes:
2. Clicad el botón Copiar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Una copia de la celda
seleccionada queda guardada en el Portapapeles (parte de la memoria RAM).
3. Seleccionad la celda de destino, donde queréis copiar el contenido.
4. Clicad el botón Pegar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Esta opción inserta el
Para copiar y pegar un rango de celdas se sigue el mismo procedimiento descrito pero
seleccionando el rango previamente. Una vez copiada una celda o un rango de celdas, podéis
activar otra hoja o abrir otro libro y pegarla.
Otra forma de copiar y pegar un texto seleccionado es mediante el teclado: se pulsa Control+C
para copiar y Control+V para pegar.
2. Clicad el botón Cortar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). La celda seleccionada
queda enmarcada con una línea discontinua y guarda una copia en el Portapapeles.
3. Seleccionad la celda de destino, donde queráis dejar el contenido.
4. Clicad el botón Pegar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Esta opción inserta el
Para mover un rango de celdas se sigue el mismo procedimiento descrito, pero seleccionando el
rango previamente. Una vez cortada una celda o un rango de celdas podéis activar otra hoja o
abrir otro libro y pegarla.
Otra manera de mover celdas o rangos de celdas es seleccionar y arrastrar, cogiendo la selección
por el borde (no comencéis a arrastrar hasta que el puntero del ratón sea una flecha en lugar de
una cruz). Tenéis que tener en cuenta que, si la celda de destino contiene algún valor, os
aparecerá un cuadro de diálogo en que preguntará si queréis reemplazar el contenido. Si hacéis lo
mismo, pero con la tecla Control presionada, lo que haréis es duplicar.
16
2.7. FACILITAR LA ENTRADA DE DATOS
Hay situaciones en que hay que rellenar las celdas de un rango con una secuencia determinada de
datos; por ejemplo, días de la semana, meses del año, una serie de números que siguen una
secuencia lógica, serie de fechas o simplemente repetir un valor un número determinado de
veces.
17
Las series de días y meses sólo las puede hacer en castellano; si la queréis en catalán u otro
idioma, le tenéis que enseñar con el botón Modificar listas personalizadas que encontraréis en el
apartado Avanzadas (subapartado General) de la opción Opciones (ficha Archivo):
Dispondréis de más posibilidades si pedís las series con la opción Series del botón Rellenar (grupo
Modificar de la ficha Inicio). Antes de pedir la serie hay que escribir el primer valor de la serie y
seleccionarlo.
Series en: la serie se puede hacer hacia a la derecha (Filas) o hacia abajo (Columnas).
Tipo: tipo de incremento, que puede ser sumando el incremento (Lineal), multiplicando por
el incremento (Geométrica), por fechas (Cronológica) o de repetición del valor
(Autorrellenar). Para pedir el último tipo hay que seleccionar el rango de celdas donde se
repetirá, junto con el valor a repetir.
Unidad de tiempo: si pedís una serie de fecha, especificad si el incremento será en días, días
laborables (sin sábados y domingos), meses o años.
18
2.8. BUSCAR Y REEMPLAZAR
En el campo Buscar escribiréis el valor que buscáis. Después tenéis que ir haciendo clic sobre el
botón Buscar siguiente. Os mostrará, una a una, las celdas que tengan el valor indicado.
Para ver todas las opciones disponibles hay que clicar el botón Opciones:
Botón Formato: especificar que busque el valor con un determinado formato. Os aparecerá
un cuadro de diálogo donde escoger el formato buscado. Si clicáis sobre el triángulo del
botón os mostrará 2 opciones más:
Elegir formato de celda: determinar el formato
clicando en una celda que tenga este formato.
19
También podéis obligar que haya coincidencia total de mayúsculas y minúsculas y/o que el valor
buscado corresponda a una celda completa.
La pestaña Reemplazar (también lo podéis pedir con la opción Reemplazar del botón Buscar y
seleccionar) cambia el cuadro de diálogo para poder substituir contenidos:
El funcionamiento de esta opción es el mismo que cuando se utiliza la opción Buscar. La diferencia
es que, una vez ha encontrado la palabra o frase, podrá ser substituida por lo que se escribe en la
casilla Reemplazar con utilizando el botón Reemplazar. El botón Reemplazar todos substituye
todas las ocurrencias sin pedir confirmación.
20
2.9. ORDENAR DATOS
Microsoft Excel permite ordenar los datos de una tabla pero necesita saber cuál es la columna de
referencia para ordenar los registros (filas de la tabla). Para indicar cuál es la columna de
referencia sólo hay que hacer clic en cualquier celda de la columna escogida (en la tabla). Después
podéis utilizar los dos botones de ordenación del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos:
Si queréis utilizar más de una columna como referencia, clicad el botón Ordenar, en la ficha
Datos, o la opción Orden personalizado del botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio (antes haced
un clic en cualquier celda de tabla). Esta opción permitirá determinar diferentes criterios de
ordenación. A continuación tenéis un ejemplo de cómo se ordenaría una tabla por el edificio,
como primer criterio, y por el aula, como segundo criterio (este segundo criterio ordenará los
datos del mismo edificio por el aula):
Al clicar el botón
Agregar nivel,
aparecerá una nueva
línea (Luego por) para
indicar más criterios.
Podéis poner los que
necesitéis.
21
2.10. HOJAS DE CÁLCULO
Un libro de Excel tiene 1 hoja pero se pueden añadir más. Para hacerlo, pedid la opción Insertar
hoja del botón Insertar. Creará una nueva hoja y la colocará a la izquierda de la hoja activa. Se
puede añadir más de una hoja a la vez seleccionando tantas hojas como hojas se quiera añadir.
Para cambiar el nombre de una hoja sólo hay que hacer doble clic sobre la su etiqueta (el nombre
quedará seleccionado) y ya podéis escribir el nuevo nombre. También se puede hacer haciendo
un clic con el botón derecho del ratón y escogiendo la opción Cambiar nombre o con la opción
Cambiar el nombre de la hoja del botón Formato.
La opción Eliminar hoja del botón Eliminar elimina la hoja activa. Si queréis eliminar más de una
hoja a la vez, seleccionadlas previamente.
Podéis ocultar la hoja activa con la opción Ocultar y mostrar del botón Formato. Para volver a
mostrarla pedid la opción Mostrar hoja de la misma opción; os preguntará qué hoja, de las que
tenéis ocultas, queréis mostrar.
22
3. FORMATO
Para modificar el formato de la hoja, celdas, filas o columnas es necesario, primero, seleccionar
sólo lo que se quiere modificar; hay que recordar que, cuando hacéis cualquier selección, la
primera celda siempre queda en blanco.
Las órdenes de formato más usuales las encontraréis en los grupos Fuente, Alineación y Número
de la ficha Inicio:
Por defecto, las celdas tienen asignado el formato General. En la opción Categoría podéis escoger
la más adecuada:
23
Categoría Descripción Ejemplo
Siempre utiliza los separadores de decimales.
Es como el anterior, excepto porque deja un sangrado a
Contabilidad 2.345,00 €
la derecha de la celda.
Fecha Podéis escoger el formato de visualización de la fecha. 03/07/07
Hora Podéis escoger el formato de visualización de la hora. 20:30
Transforma un tanto por 1 en tanto por 100 y le asigna
Porcentaje el símbolo de porcentaje. Permite escoger el número de 0,56%
decimales.
Fracción Permite elegir entre diferentes formatos de fracciones. 7/8
Pone el número en notición científica, con una E.
Científica 8,E+06
Permite escoger el número de decimales.
Texto Trata el número como si fuera un texto. 08200
Útil para hacer un seguimiento de valores de bases de
Especial
datos y listas.
Permite que el usuario se defina los formatos propios
Personalizada
que no están incluidos en las categorías anteriores.
3.1.1. Número
Seleccionad la categoría
Número y determinad:
Posiciones decimales:
definir el número de cifras
decimales después de la
coma. También podéis usar
los botones Aumentar
decimales ( ) y
Disminuir decimales ( )
del grupo Número.
Usar separador de miles (.): pedir el punto que sirve como separador de miles. También
podéis usar el botón Estilo millares ( ) del grupo Número pero tened presente que dejará
un poco de espacio a la derecha de la celda.
Números negativos: escogiendo el formato -1234,10 mostrará los números negativos en rojo
y, escogiendo el formato 1234,10, mostrará los números positivos en rojo.
24
3.1.2. Moneda
3.1.3. Porcentaje
Las celdas con formato de porcentaje tendrán añadido el símbolo de % al final de su contenido.
Tened presente que multiplicará el valor de la celda por 100. En realidad lo que hace es
transformar un tanto por 1 en tanto por 100. Por ejemplo, si en la celda ponemos el valor 0,1
mostrará 10%.
3.1.4. Fecha
25
3.2. FORMATOS DE LETRA
Cualquier selección que hagáis quedará visible en el recuadro de Vista previa, el cual permite ver
cómo quedará el texto, antes de aceptar los cambios.
Si seleccionáis sólo una parte del contenido de una celda (lo podéis hacer en la barra de fórmulas,
haciendo un doble clic para entrar dentro de la celda o con la tecla F2) estos serán los únicos
formatos que se pueden aplicar. El resto de formatos se aplican a la totalidad de la celda.
26
3.3. ALINEACIÓN Y ORIENTACIÓN
Con estos botones o con el apartado Alineación del texto del cuadro de diálogo
podéis determinar la alineación horizontal y vertical.
Para ajustar la orientación del contenido, utilizad el apartado Orientación donde podéis
especificar los grados de inclinación del texto o si queréis poner un carácter bajo el otro.
Para títulos, una opción muy útil es Ajustar texto ya que, si está activada, modificará
automáticamente la altura de la línea para que el contenido no quede cortado si la columna se
hace demasiado estrecha.
Un problema que os podéis encontrar es tener que centrar un título sobre un rango de celdas. Si
el número de celdas del rango es impar y todas tienen la misma anchura, sólo habrá que escribir
el título en la del medio del rango. Pero esto no pasará siempre; si es este el caso, seguid los
siguientes pasos:
En realidad, con el botón habéis pedido dos formatos a la vez: la opción Combinar celdas y la
alineación horizontal centrada. Para anular este formato se puede hacer con el mismo botón.
27
3.4. AÑADIR BORDES Y COLOR DE FONDO
Si el mismo formato se quiere aplicar a diversas celdas no consecutivas, se hará lo mismo pero
con un doble clic sobre el botón . Una vez modificadas todas las celdas, habrá que
desactivarlo haciendo un clic en el mismo botón.
28
4. CÁLCULOS
La utilización de fórmulas permite realizar cálculos con los valores introducidos en las celdas. Para
que una fórmula sea reconocida ha de comenzar por los siguientes caracteres: signo igual (=),
signo positivo (+) o signo negativo (-). En caso contrario será reconocido como un texto.
Normalmente se utiliza el signo igual.
Las operaciones básicas son: suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/).
Normalmente, cuando se trabaja con fórmulas, se utilizan los nombres de las celdas para
referenciar el contenido. A continuación veréis un ejemplo de cada operación básica:
SUMA MULTIPLICACIÓN
RESTA DIVISIÓN
Dado que las fechas y horas se consideran valores numéricos, podéis utilizarlas para hacer
cálculos como los siguientes:
Sumar días Días entre fechas
29
4.2. MENSAJES DE ERROR
Excel puede detectar algunos errores al escribir un cálculo y lo indica con unos códigos. Los
errores más frecuentes asociados a las fórmulas son:
Aparece cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.
#N/A
Valor inadecuado para el argumento.
#¡NUM! Aparece cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función.
#¡NULO! Aparece cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.
30
4.3. REFERENCIAS A CELDAS
Una referencia relativa en una fórmula o función consiste simplemente en especificar el nombre
de la celda.
Por ejemplo, la fórmula =(C5*B6)/C3 contiene tres referencias relativas a las celdas C5, B6 y C3.
Se dice que es relativa porque, si copiáis esta fórmula, los nombres de las celdas variarán.
Pasaría lo mismo si, en lugar de copiar la fórmula en una misma fila (varían los nombres de las
columnas), lo hicierais en una misma columna (varían los números de las filas).
Una referencia absoluta en una fórmula o función consiste en especificar el nombre de la celda,
pero utilizando el signo "$". Lo podéis usar de diversas maneras:
Se dice que es absoluta porque, si copiáis esta fórmula, los nombres de las celdas no varían. Esto
será necesario cuando queráis fijar la referencia de una celda para que no cambie al copiarla.
31
4.4. FUNCIONES
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
llamados argumentos, en un orden determinado. Por ejemplo, la función SUMA sumará los
valores de varias celdas o de rangos de celdas.
Inicio de la fórmula.
Nombre de la función.
Argumentos.
=SUMA(argumento1;argumento2)
El punto y coma separa cada argumento.
Los argumentos han de ir entre paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores numéricos (50), referencies a celdas (A10), rangos (B5:B10) o
incluso fórmulas (A10/B10).
=SUMA(A10;B5:B10;50;37)
Esta función suma el contenido de la celda A10, más el rango B5:B10, más el valor 50 y más el
valor 37. El resultado es 152.
Para la función SUMA disponéis del botón (lo encontraréis en las fichas Inicio y
Fórmulas) que os escribirá toda la función. Una vez pedida, antes de pulsar la tecla Intro,
comprobad que los argumentos que ha puesto sean los que queréis sumar; si no lo son, los
modificáis.
32
En el primer paso del asistente podéis
indicar qué función queréis. Las funciones
están ordenadas por categorías, para que
sea más fácil encontrarlas.
Tenéis que buscar y seleccionar la función que necesitáis. En la parte inferior aparecerá una
pequeña definición de la función escogida y el acceso a la ayuda de esta función.
Si no tenéis claro qué función utilizar podéis escribir una breve descripción en el campo Buscar
una función y clicar el botón Ir para que Excel os haga alguna sugerencia.
Para ver con qué celdas queréis operar podéis mover la ventana u ocultarla con el botón .
Dependiendo de la función escogida pedirá los argumentos que necesite. En la misma ventana os
pondrá el resultado del cálculo con los datos indicados.
También disponéis de un grupo (Biblioteca de funciones) en la ficha Fórmulas con las funciones
clasificadas:
33
4.4.1. Funciones básicas
Dependiendo de los cálculos que tenéis que hacer deberéis utilizar diferentes funciones pero hay
algunas que seguro que usaréis como, por ejemplo, la función SUMA; su sintaxis es:
Por ejemplo:
=SUMA(B3:H7): suma un rango de celdas. En este caso sólo hay un argumento y es un rango.
Fijaos que al escribir en el campo Número2 aparece, automáticamente otro campo por si tenéis
que indicar otras celdas.
34
Para escribir funciones condicionales es más cómodo hacerlo con el asistente. Por ejemplo, si
queréis saber cuántas celdas del rango A2:A100 contienen el valor 3, pediríais la función
CONTAR.SI y en los argumentos pondríais:
Si queréis sumar, dentro del rango A2:A100, sólo las celdas que contengan un valor superior a 3,
pediríais la función SUMAR.SI y en los argumentos pondríais:
Si en el argumento Rango_suma no se posa nada, Excel interpreta que los valores a sumar se
encuentran en el rango especificado en el argumento Rango. Este argumento sólo se rellena
cuando el rango a sumar no coincide con el rango donde ha de mirarse si se cumple la condición.
35
4.4.3. Función lógica SI
Con la función SI podéis determinar que Excel haga un cálculo o que ponga un valor en una celda
cuando se cumpla una condición. Esta función tiene 3 argumentos y la su sintaxis es la siguiente:
=SI(condición;sí;no)
Por ejemplo, si en una celda queréis que ponga grande cuando el valor de la celda A1 sea mayor
de 10 y pequeño para el resto de valores, escribiríais:
=SI(A1>10;"grande";"pequeño")
Cuando lo que ha poner es un texto, lo tenéis que escribir entre comillas y si no ha de hacer nada
pondríais "" (sin espacio en medio).
También podéis poner más condicionales dentro de un condicional. Si, por ejemplo, tenéis las
notas de una clase (columna B) y al lado (columna C) queréis que os ponga la nota con palabras
haríais:
=SI(B2<5;"Suspenso";SI(B2<7;"Aprobado";SI(B2<9;"Notable";"Sobresaliente")))
Si la nota es menor que 5 pondrá Suspenso pero si no se cumple esta condición no hay un solo
resultado (Aprobado, Notable o Sobresaliente); por lo tanto, tendréis que poner otra condición en
la posición de lo que ha hacer cuando no se cumple la condición. Así iríais poniendo condicionales
hasta que sólo haya un resultado posible (Sobresaliente).
=SI(Y(condición1;condición2;...);sí;no)
=SI(O(condición1;condición2;...);sí;no)
36
4.5. REVISAR LOS CÁLCULOS
Para comprobar algunos errores en los cálculos podéis utilizar las herramientas de auditoría que
encontraréis en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas:
Opción Función
Seleccionando una celda de cálculo os indica, con flechas de color
azul, las celdas que intervienen en este cálculo (celdas
Rastrear precedentes
precedentes). Cada vez que hacéis clic os muestra más niveles de
precedentes.
Mostrar fórmulas Optar por mostrar, en las celdas, los valores o las fórmulas.
Haciendo doble clic sobre una flecha os seleccionará la celda que indica la flecha.
37
5. GRÁFICOS
Para crear un gráfico, primero tenéis que seleccionar los datos de la tabla. Es
muy importante seleccionar toda la información necesaria para el gráfico.
Clicando el Indicador
de cuadro de diálogo
( ) de este grupo,
mostrará el cuadro de
diálogo de inserción
de gráficos donde
encontraréis todos los
tipos y variantes de
gráficos.
38
5.2. MODIFICAR UN GRÁFICO
Para modificar el tamaño de un gráfico, si está dentro de una hoja de cálculo, seleccionadlo y
arrastrad por los puntos de selección que lo rodean (el cursor pasará a ser una flecha doble). Para
que sea proporcional utilizad la tecla Mayúsculas.
Teniendo en cuenta Área del gráfico Título del gráfico Área de trazado
que un gráfico está
formado por diferentes Líneas de
división
partes (título, ejes,
valores, columnas, Eje de
Valores (Y) Leyenda
fondo,…), para
modificarlas hay que,
primero, hacerle un clic
sobre la parte a
Eje de categorías (X) Series
modificar.
Para modificar el formato de cualquiera de las partes del gráfico usaréis las mismas herramientas
de la ficha Inicio que usáis para los textos y números de las celdas: tipo de letra, tamaño, negrita,
color, alineación,...
Al seleccionar un gráfico, se activan automáticamente las fichas contextuales Diseño y Formato
donde encontraréis las herramientas necesarias para modificar el gráfico:
Para mover un gráfico, situaros sobre cualquier área vacía del gráfico y, sin soltar el botón del
ratón, lo arrastráis; el cursor se transforma en cuatro flechas.
Para duplicar un gráfico, utilizad los botones Copiar y Pegar del grupo Portapapeles (ficha Inicio).
Para eliminar un gráfico, seleccionadlo y presionad la tecla Supr o el botón Borrar (Borrar Todo)
del grupo Modificar (ficha Inicio).
39
6. IMPRESIÓN
Antes de imprimir una hoja de cálculo hay que tener presente que no se trata de una o varias
hojas con un determinado tamaño como pasa con aplicaciones como Microsoft Word. Excel
trabaja con hojas que no tienen unas dimensiones predeterminadas y, al imprimir, recorta la
parte de la hoja que contiene datos en fracciones correspondientes al tipo de papel determinado.
Las líneas que marcan las páginas aparecen después de pedir, por primera vez, la vista preliminar.
Para verlas mejor pedid Vista previa de salto de página (grupo Vistas de libro de la ficha Vista).
Después volved a la vista Normal.
Podéis imprimir la hoja de cálculo con los botones y de la Barra de acceso rápido o con
la opción Imprimir de la ficha Archivo.
40
Si lo hacéis desde la ficha Archivo o con el botón aparecerá una ventana donde podréis
visualizar el documento tal y como se imprimirá y hacerle algunas modificaciones:
Si lo que se quiere imprimir es un gráfico situado dentro de una hoja de cálculo, sin el resto de la
hoja, sólo hay que seleccionar el gráfico antes de pedir la opción de impresión.
Si las configuraciones son correctas, sólo hay que clicar el botón Imprimir de esta ventana. Si no
es el caso, modificadlas:
Apartado Imprimir:
Apartado Impresora:
Determinar a qué impresora enviar la impresión. Excel utiliza, por defecto, la impresora
predeterminada en Windows, pero permite seleccionar otra impresora en la lista desplegable.
Dependiendo de la impresora escogida, las opciones posteriores pueden variar.
41
Apartado Configuración:
Imprimir hojas activas: Por defecto se imprime la hoja de cálculo activa (Hojas activas) pero
podéis imprimir sólo las celdas que habéis seleccionado previamente (Selección) o podéis
especificar que imprima todas las hojas del libro (Todo el libro).
La ventaja de esta opción es que, a partir de ahora, se imprimirá siempre la zona seleccionada
sin necesidad de volver a seleccionarla. Para anular esta opción pedid Borrar área de
impresión (no hay que seleccionar nada).
Páginas: Indicar qué páginas queréis imprimir. Hay que tener en cuenta que podéis indicar
páginas aisladas, separándolas con el carácter coma (,), y páginas consecutivas, mediante el
carácter guión (-).
Intercaladas: Indicar si queréis intercalar o no las páginas. Si pedís intercalar, imprimirá una
copia entera del documento antes de imprimir la copia siguiente. Si pedís no intercalar,
imprimirá todas las copias pedidas de cada página antes de imprimir las copias de la página
siguiente.
Márgenes personalizados: Especificar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho del
documento.
Sin escalado: Indicar si queremos imprimir a tamaño real, sólo en una página o hacer otras
reducciones o ampliaciones.
42
Con el enlace Configurar página accedéis a un cuadro de diálogo con la mayoría de las opciones:
43
Podéis escribir en las tres secciones, según queráis que quede situado el texto a la izquierda,
centrado o a la derecha. La función de los botones es la siguiente:
1. Cambiar el formato del texto.
2. Insertar el número de página. Inserta el código: &[Página].
3. Insertar el número total de páginas del documento completo. Código: &[Páginas].
4. Insertar la fecha actual. Código: &[Fecha].
5. Insertar la hora actual. Código: &[Hora].
6. Insertar la ruta del libro. Código: &[Ruta de acceso]&[Archivo].
7. Insertar el nombre del libro. Código: &[Archivo].
8. Insertar el nombre de la hoja. Código: &[ Pestaña].
9. Insertar una imagen. Código: &[Imagen].
10. Modificar el formato de la imagen.
Esta opción hace que la fila y/o columna de títulos se repita en cada página facilitando la lectura
cuando una tabla ocupa más de una página. Para indicarlo, una vez esté abierta esta ventana,
clicad en el cuadro correspondiente (Repetir filas… o Repetir columnas…) y haced un clic en
cualquier celda de la línea o columna de títulos, según sea el caso. Si lo queréis escribir y los títulos
están en la línea 1 poned $1:$1; si están en las columnas A y B poned $A:$B.
44